HALL, ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS

Accounting Information Systems, 6^th edition James A. Hall

COPYRIGHT © 2009 South-Western, a division of Cengage Learning. Cengage Learning and South-Western are trademarks used herein under license

Objectives for Chapter 7

y Elements and procedures of a traditional production  process

y Data flows and procedures in a traditional cost accounting  system

y Accounting controls in a traditional environment

y Principles, operating features, and technologies of lean  manufacturing

y Shortcomings of traditional accounting methods in the  world‐class environment

y Key features of activity based costing and value stream  accounting

y Information systems of lean manufacturing and world‐

class companies

The Conversion Cycle

y Transforms input resources, raw materials,  labor, and overhead into finished products  or services for sale

y Consists of two subsystems:

y

Physical activities – the production system 

y

Information activities – the cost accounting 

system

Revenue Cycle

Expenditure Cycle

Purchase Requisitions

Marketing System

Conversion Cycle

Sales Forecast

Sales Orders

Labor Usage

General Ledger and Financial Reporting System

Work In Process

Finished Goods

Conversion Cycle in Relation to Other Cycles

Production System

y

Involves the planning, scheduling, and control of  the physical product through the manufacturing  process

y determining raw materials requirements

y authorizing the release of raw materials into  production

y authorizing work to be conducted in the  production process

y directing the movement of work through the  various stages of production

Production Methods

y

Continuous Processing creates a homogeneous  product through a continuous series of standard  procedures.

y

Batch Processing produces discrete groups  (batches) of products. 

y

Make‐to‐Order Processing involves the fabrication  of discrete products in accordance with customer 

specifications.

Overview: Traditional Batch  Production Model…

y consists of four basic processes:

y

plan and control production 

y

perform production operations 

y

maintain inventory control 

y

perform cost accounting

y Production Planning and Control

y Materials and operations requirements 

y Production scheduling

y Materials and Operations Requirements 

y Materials requirement – the difference between what is  needed and what is available in inventory

y Operations requirements – the assembly and/or 

manufacturing activities to be applied to the product

Batch Production System 

y Production Scheduling

y Coordinates the production of multiple batches 

y Influenced by time constraints, batch size, and  other specifications

y Work Centers and Storekeeping

y Production operations begin when work centers  obtain raw materials from storekeeping.

y It ends with the completed product being sent to  the finished goods (FG) warehouse .

Batch Production System 

y Inventory Control

y Objective: minimize total inventory cost while  ensuring that adequate inventories exist of 

production demand

y Provides production planning and control with 

status of finished goods and raw materials inventory 

y Continually updates the raw material inventory  during production process 

y Upon completion of production, updates finished  goods inventory

Batch Production System 

EOQ Inventory Model

y Very simple too use, but assumptions are not always  valid

y demand is known and constant

y ordering lead time is known and constant

y total cost per year of placing orders decreases as the  order quantities increase

y carrying costs of inventory increases as quantity of  orders increases

y no quantity discounts

Reorder Point

EOQ

IN VENTORY LEVEL

Time (days)

Lead Time

Daily Demand

EOQ Inventory Model

Inventory Cycle

Information: Documents in 

the Batch Production System 

y Sales Forecast ‐ expected demand for the  finished goods

y Production Schedule ‐ production plan  and authorization to produce

y Bill of Materials (BOM) ‐ specifies the  types and quantities of the raw materials 

and subassemblies used to produce a single 

finished good unit

y

Route Sheet ‐ details the production path a  particular batch will take in the manufacturing  process

y sequence of operations

y time allotted at each station

y

Work Order ‐ uses the BOM and route sheet  to specify the exact materials and production  processes for each batch

Information: Documents in 

the Batch Production System 

y Move Ticket ‐ records work done in each  work center and authorizes the movement  of the batch

y Materials Requisition ‐ authorizes the  inventory warehouse to release raw 

materials for use in the production process

Information: Documents in 

the Batch Production System 

Sales Forecast

Inventory Status Report Engineering Specifications

BOM and Route Sheets

Raw Materials Requirements

(Purchase Requisitions)

Operations Requirements

Production Scheduling

Work Orders Move Tickets

Materials Requisitions Open Work Orders

Cost Accounting

Work Centers

Job Tickets Time Cards

Completed Move Tickets

Payroll

Production Planning and Control

Prod. Plan. and Control

Upon Completion of the Production Process…

Finished Product

and Closed Work Order

Finished Goods Warehouse

Closed Work Order

Inventory Control

Status Report of Raw Materials and Finished Goods

Journal Voucher

Prod. Plan. and Control General Ledger

Cost Accounting System

y Records the financial effects of the events  occurring in the production process

y Initiated by the work order

y Cost accounting clerk creates a new cost  record for the batch and files in WIP file y The records are updated as materials and 

labor are used

Inventory Control

materials requisitions

Work Centers job tickets

completed move tickets

STANDARDS

COST ACCOUNTANTS

Update WIP accounts DL

DM

Mfg. OH.

Compute Variances

Elements of the Cost Accounting System

Cost Accounting System

y Receipt of last move ticket signals 

completion of the production process

y

clerk removes the cost sheet from WIP  file

y

prepares a journal voucher to transfer 

balance to a finished goods inventory 

account  and forwards to the General 

Ledger department

Summary of Internal Controls

Internal Controls

y Transaction authorizations

y

work orders – reflect a legitimate need  based on sales forecast and the finished  goods on hand

y

move tickets – signatures from each work  station authorize the movement of the batch  through the work centers

y

materials requisitions – authorize the 

warehouse to release materials to the work 

centers

Internal Controls 

y Segregation of duties

y

production planning and control 

department is separate from the work  centers

y

inventory control is separate from materials  storeroom and finished goods warehouse

y

cost accounting function accounts for WIP  and should be separate from the work 

centers in the production process

Internal Controls 

y Supervision

y

work center supervisors oversee the usage of  raw materials to ensure that all released 

materials are used in production and waste  is minimized

y

employee time cards and job tickets are 

checked for accuracy

Internal Controls

y Access control

y

direct access to assets

y controlled access to storerooms, production  work centers, and finished goods warehouses 

y quantities in excess of standard amounts  require approval

y

indirect access to assets

y controlled use of materials requisitions, excess  materials requisitions, and employee time 

cards

Internal Controls

y Accounting records 

y

pre‐numbered documents

y

work orders

y

cost sheets 

y

move tickets

y

job tickets

y

material requisitions

y

WIP and finished goods files

Internal Controls

y Independent verification

y cost accounting reconciles material usage (material  requisitions) and labor usage (job tickets) with 

standards 

y variances are investigated

y GL dept. verifies movement from WIP to FG by 

reconciling journal vouchers from cost accounting and  inventory subsidiary ledgers from inventory control 

y internal and external auditors periodically verify the  raw materials and FGs inventories through a physical  count

World‐Class Companies…

y continuously pursue improvements in all  aspects of their operations, including 

manufacturing procedures y are highly customer oriented

y have undergone fundamental changes from  the traditional production model

y often adopt a lean manufacturing model

Principles of Lean Manufacturing

y Pull Processing – products are pulled from the  consumer end (demand), not pushed from the  production end (supply)

y Perfect Quality –pull processing requires zero defects  in raw material, WIP, and FG inventories

y Waste Minimization – activities that do not add value  or maximize the use of scarce resources are 

eliminated

y Inventory Reduction – hallmark of lean manufacturing

y Inventories cost money

y Inventories can mask production problems

y Inventories can precipitate overproduction

Principles of Lean Manufacturing

y Production Flexibility – reduce setup time to a 

minimum, allowing for a greater diversity of products,  without sacrificing efficiency

y Established Supplier Relations – late deliveries, 

defective raw materials, or incorrect orders will shut  down production since there are  no inventory 

reserves

y Team Attitude – each employee must be vigilant of  problems that threaten the continuous flow of the  production line

Lean Manufacturing Model

y Achieve production flexibility by means of:

y Changes in the physical organization of  production facilities

y Employment of automated technologies

y CIM, AS/RS, robotics, CAD, and CAM

y Use of alternative accounting models 

y ABC and value stream accounting

y Use of advanced information systems

y MRP, MRPII, ERP, and EDI

Physical Reorganization of the  Production Facilities

y

Inefficiencies in traditional plant layouts increase  handling costs, conversion time, and excess 

inventories.  

y

Employees tend to feel ownership over their stations,  contrary to the team concept.

y

Reorganization is based on flows through cells which  shorten the physical distance between activities.

y This reduces setup and processing time, handling costs,  and inventories.

Progression of Automation in  the Manufacturing Process

Traditional Islands of Technology

Computer Integrated Manufacturing

Progression of Automation toward World-Class Status

y Traditional Approach to Automation

y

Consists of many different types of 

machines which require a lot of setup time

y

Machines and operators are organized in  functional departments

y

WIP follows a circuitous route through the  different operations

Automating Manufacturing

y

Islands of Technology

y Stand alone islands which employ computer numerical  controlled (CNC) machines that can perform multiple  operations with less human involvement

y Computer Numerical Controlled (CNC ) Machines

y Reduce the complexity of the physical layout

y Arranged in groups and  in cells to produce an entire part  from start to finish

y Need less set‐up time

Automating Manufacturing

y

Computer Integrated Manufacturing (CIM)

y A completely automated environment which 

employs automated storage and retrieval systems  (AS/RS) and robotics

y

Automated Storage and Retrieval Systems  (AS/RS)

y Replaces traditional forklifts and their human  operators with computer‐controlled conveyor  systems 

y Reduce errors, improved inventory control, and  lower storage costs

Automating Manufacturing

Computer‐Integrated 

Manufacturing (CIM) System

y Robotics

y

Use special CNC machines that are useful in 

performing hazardous, difficult, and monotonous  tasks

y Computer‐Aided Design (CAD)

y

Increases engineers’ productivity

y

Improves accuracy

y

Allows firms to be more responsive to market  demands

y

Interfaces with CAM and MRPII systems

Automating Manufacturing

y Computer Aided Manufacturing  (CAM)

y

Uses computers to control the physical  manufacturing process

y

Provides greater precision, speed, and 

control than human production processes

Automating Manufacturing

Achieving World‐Class Status

y

The world‐class firm needs new accounting  methods and new information systems that:

y show what matters to its customers

y identify profitable products

y identify profitable customers

y identify opportunities for improving operations and  products

y encourage the adoption of value‐added activities and  processes and identify those that do not add value

y efficiently support multiple users with both financial  and nonfinancial information

What’s Wrong with Traditional  Accounting Information?

y Inaccurate cost allocations – automation changes  the relationship between direct labor, direct 

materials, and overhead cost

y Promotes nonlean behavior – incentives to produce  large batches and inventories, and conceal waste in  overhead allocations

y Time lag – data lag due to assumption that control  can be applied after the fact to correct errors

y Financial orientation – dollars as the standard unit  of measure

Activity Based Costing (ABC)…

y is an information system that provides managers  with information about activities and cost 

objects

y assumes that activities cause costs and that  products (and other cost objects) create a  demand for activities

y is different from traditional accounting system  since ABC has multiple activity drivers, whereas  traditional accounting has only one, e.g. 

machine hours

ABC – Pros and Cons

y Advantages

y More accurate costing of products/services, customers, and  distribution channels

y Identifying the most and least profitable products and customers

y Accurately tracking costs of activities and processes

y Equipping managers with cost intelligence to drive continuous  improvements

y Facilitating better marketing mix

y Identifying waste and non‐value‐added activities

y Disadvantages

y Too time‐consuming and complicated to be practical

y Promotes complex bureaucracies in conflict with lean  manufacturing philosophy

Value Stream Accounting

y Value stream – all the steps in a process that are  essential to producing a product

y Value streams cut across functions and departments y Captures costs by value stream rather than by 

department or activity

y Simpler than ABC accounting

y Makes no distinction between direct and indirect  costs

y Including labor costs

Value Stream Product Family A

Production Labor Production

Materials

Distribution Expenses Support

Labor Facilities Rent &

Maintenance Product

Design

Cell Machines

Value Stream Product Family B

Production Labor Production

Materials

Cell Machines

Warehousing Product

Planning Manufacturing Shipping

Sales

Marketing and Selling Expenses

Cost Assignment to Value Stream

y Manufacturing Resources Planning (MRP)

y Ensures adequate raw materials for production process

y Maintains the lowest possible level of inventory on hand

y Produce production and purchasing schedules and other  information needed to control production

y MRP II

y An extension of MRP

y More than inventory management and production  scheduling – it is a system for coordinating  the 

activities of the entire firm

Information Systems that Support 

Lean Manufacturing

y

Enterprise Resource Planning (ERP) Systems

y Huge commercial software packages that support the  information needs of the entire organization, not just  the manufacturing functions

y Automates all business functions along with full  financial and managerial reporting capability

y

Electronic Data Interchange (EDI)

y External communications with its customers and  suppliers via Internet or direct connection

Information Systems that 

Support Lean Manufacturing