INSTRUKSI KERJA PENYIMPANAN LINEN DAN UNIFORM Nomor IK-HK Disetujui : Revisi 01 Tanggal 01 Juni 2008

(1)

PENYIMPANAN LINEN DAN UNIFORM

Nomor

IK-HK.04.001

Disetujui :

( Endro B. Rahmat )

Revisi

01 Tanggal

01 Juni 2008

Bagian

HOUSEKEEPING

NO. LANGKAH SASARAN

a. Sirkulasi Linen/Uniform

1 Linen untuk sirkulasi harus disimpan dan mudah untuk dikeluarkan dari linen kotor

Rapi

2 Rotasi pengeluaran ini dengan sistem FIFO (First In First Out ) adalah sangat penting untuk mengetahui bahwa linen sudah pernah digunakan

Teratur

3 Uniform harus digantung dengan hanger dan dipisahkan tiap-tiap Departementnya

Rapi, teratur

4 Linen harus dikelompokkan berdasarkan jenisnya, dilipat dengan lipatan menghadap ke depan untuk memudahkan penghitungan

Rapi, Teratur

b. Inhouse Linen dan Uniform

1 Inhouse linen/uniform disimpan di HK linen store/room Rapi

2 Untuk mencegah kerusakan dari serangga,linen dicover dengan plastik

Tertutup seluruhnya

3 Semua linen dan uniform disusun rapi berdasarkan tipe dan ukuran dilipat dengan lipatan menghadap ke depan untuk memudahkan Inventory

Rapi, teratur

4 Penyimpanan linen dan uniform harus diperiksa secara periodik untuk menghindari temuan linen dalam keadaan lembab

Teliti, konsisten

5 Untuk memonitor keluar masuknya linen dan uniform dicatat dalam bincard

(2)

PENGELUARAN LINEN F&B DEPARTMENT

Nomor

IK-HK.04.002

Disetujui :

Revisi

01 Tanggal

01 Juni 2008

Bagian

HOUSEKEEPING

1 Linen kotor yang diterima diperiksa bersama dengan control log book,dan disilang jika sama

Teliti

2 Tempatkan linen kotor pada soiled linen troley Tidak tercecer 3 Keluarkan linen bersih dan catat dalam linen control log

book mengikuti jumlah yang kotor yang dikirim dan minta tanda tangan penerima

Teliti, jelas

4 Apabila ada ketidaksesuaian harus segera dicari oleh petugas linen dan petugas dari outlet yang bersangkutan

Ditemukan, hingga jumlah sesuai

5 Apabila ada kehilangan atau kerusakan,catat dalam Lost and Damage Report untuk dilakukan penggantian (pengadaan kembali)

(3)

PEMERIKSAAN DAN PENYIMPANAN

UNIFORM BERSIH

Nomor

IK-HK.04.003

Disetujui :

Revisi

01 Tanggal

01 Juni 2008

Bagian

HOUSEKEEPING

1 Periksa kelengkapan seragam karyawan,apabila ada : - Kancing lepas, robek segera diperbaiki,

- Noda supaya dikirim kembali kelaundry untuk dispoting ulang

Seragam bersih, lengkap dan kondisi baik

2 Hitung uniform bersih yang diterima dan periksa kembali copy uniform control sheet

Jumlah Sesuai

3 Apabila ada perbedaan hitungan catat dan periksa sampai semua item yang ada didalam list

Teliti

4 Gantung semua uniform yang bersih berdasarkan departementnya ke uniform hanger untuk memudahkan mengeluarkannya

(4)

PENGIRIMAN UNIFORM KE LAUNDRY

Nomor

IK-HK.04.004

Disetujui :

Revisi

01 Tanggal

01 Juni 2008

Bagian

HOUSEKEEPING

1 Pisahkan uniform yang kotor berdasarkan : - Warna,

- Tipe,

- dan departementnya

Terkelompok

2 Hitung uniform kotor dan tempatkan pada laundry trolley Teliti, tidak tercecer 3 Catat jumlahnya dalam uniform control sheet Tercatat

4 Kirim uniform kotor ke laundry bersama dengan uniform book

Uniform terkirim sesuai form

5 Buat rekapitulasi bulanan masing-masing department/ section untuk laporan biaya pencucian uniform

(5)

PENERIMAAN DAN PENGADAAN UNIFORM

Nomor

IK-HK.04.005

Disetujui :

Revisi

01 Tanggal

01 Juni 2008

Bagian

HOUSEKEEPING

1 Waktu penukaran uniform pada jam operasional Selalu terlayani 2 Uniform kotor diterima pada :

- Shift I & II : jam 14.00 -16.00, - Shift III : jam 07.00-08.00,

dan diperiksa oleh petugas linen, apabila ada noda atau kerusakan segera laporkan ke linen dan laundry supervisor,dan dibuatkan slip penurunan uniform

Teliti, karyawan yang akan masuk dan pulang dapat menukarkan uniformnya

3 Item yang dikembalikan kepada pengambil uniform harus sama

Sesuai

4 Tempatkan uniform kotor pada tempat yang sudah dipisahkan

Terpisah

5 Apabila uniform yang diserahkan ke pemilik sudah sesuai dengan kondisinya maka catatkan pada uniform control form dan minta bukti penerima untuk ditandatangani

(6)

SORTIR LINEN OUT OF ORDER

Nomor

IK-HK.04.006

Disetujui :

Revisi

01 Tanggal

01 Juni 2008

Bagian

HOUSEKEEPING

1 Pisahkan jenis linen yang : - Rusak, robek,

- Ada spot yang tidak dihilangkan, untuk masing-masing item linen

Terkelompok

2 Hitung jumlah linen yang rusak Teliti, akurat 3 Catat dalam daily linen inventory Tercatat 4 Kumpulkan pada keranjang linen OO Terkumpul 5 Isikan pada bincard item linen, jumlah out of

order yg bertambah

Tercatat

6 Jenis item linen tertentu dapat digunakan lagi untuk keperluan operational dengan dirubah bentuk, ukuran dan kegunaannya

(7)

DAILY INVENTORY BERDASARKAN JENIS LINEN

Nomor

IK-HK.04.007

Disetujui :

Revisi

01 Tanggal

01 Juni 2008

Bagian

HOUSEKEEPING

1 Catat jumlah linen yang ada di linen room Tercatat sesuai ketentuan jumlah

2 Kurangkan dengan sejumlah linen yg diambil untuk outlet / kamar

Hitungan Akurat

3 Tambahkan dgn jumlah linen kotor yang diturunkan dan telah dicuci oleh bagian laundry

Hitungan Akurat

4 Kurangkan apabila didapati dari sortir linen ada yg rusak Hitungan Akurat 5 Apabila ada linen baru yang didatangkan, maka masuk

dalam penambahan

Hitungan Akurat

6 Periksa kembali data linen yang keluar, masuk, rusak, baru datang pada hari itu

Teliti

7 Apabila ada ketidaksesuaian jumlahnya dapat ditanyakan kebagian atau outlet yang diyakini keberadaan jenis linen yang dimaksud

Ditemukan

8 Catat keterangan atas kekurangan jumlah tersebut dengan lengkap di log book

(8)

PENERIMAAN LINEN BERSIH

Nomor

IK-HK.04.008

Disetujui :

Revisi

01 Tanggal

01 Juni 2008

Bagian

HOUSEKEEPING

1 Menerima linen bersih dari laundry Diterima 2 Pisahkan :

- Jenis linen,

- dan hitung jumlahnya

Teliti, terkelompok

3 Simpan dan rapihkan pada linen rack di ruang linen Rapi 4 Catat jumlah linen yang tersimpan ke dalam bincard yang

digantung pada rack linen pada setiap jenisnya

(9)

INSTRUKSI KERJA

PENERIMAAN UNIFORM BERSIH

Nomor

IK-HK.04.009

Disetujui :

Revisi

01 Tanggal

01 Juni 2008

Bagian

HOUSEKEEPING

1 Uniform bersih diterima dari laundry Diterima 2 Periksa keadaan uniform, apabila ada yang kotor atau

rusak segera dapat diperbaiki

Teliti, lengkap, uniform dalam keadaan baik 3 Kelompokkan uniform sesuai dengan jenis dan

departement penggunanya

Terkelompok

4 Simpan uniform ditempat yang digantung yang sudah ditentukan

(10)

INSTRUKSI KERJA

CLEAR UP LINEN KOTOR

Nomor

IK-HK.04.010

Disetujui :

Revisi

01 Tanggal

01 Juni 2008

Bagian

HOUSEKEEPING

1 Angkat linen kotor dari troley Terangkat seluruhnya 2 Taruh linen kotor pada soiled linen trolley sambil dihitung

jumlahnya bersama dengan Roomboy

Teliti

3 Catat jumlah yang ada pada form penurunan linen sesuai dengan sectionnya masing-masing

Tercatat, teliti

4 Bawa linen kotor ke linen area Tidak tercecer 5 Berikan pada petugas laundry Diterima oleh laundry

(11)

INSTRUKSI KERJA

PENGISIAN EKSPEDISI LINEN KOTOR DAN BERSIH

Nomor

IK-HK.04.011

Disetujui :

Revisi

01 Tanggal

01 Juni 2008

Bagian

HOUSEKEEPING

1 Catat ekspedisi linen bersih dan kotor sesuai dengan linen kotor yang disetorkan

Tercatat, teliti

2 Isi buku ekspedisi linen bersih jika akan disuplai Tercatat, teliti 3 Kurangkan total linen kotor dengan total linen bersih untuk

mengetahui jumlah linen yang ada di linen room

Teliti , akurat

4 Masukkan data pada form pemasukan dan penurunan linen F&B maupun linen Room

(12)

PELIPATAN BED SHEET

Nomor

IK-HK.04.012

Disetujui :

Revisi

01 Tanggal

01 Juni 2008

Bagian

HOUSEKEEPING

1 Bentangkan sheet yang sudah dipressing/ dimangler, satukan ujung-ujung bed sheet melebar. Dikerjakan dua orang dan lipatan menjadi bagian yang sama

Rapi, lipatan sama

2 Lipat kembali menjadi dua bagian secara melebar Rapi, lipatan sama 3 Lipat menjadi dua bagian memanjang sebanyak dua kali Lipatan sama 4 Taruh diatas meja dan lipat memanjang lagi Rapi

5 Letakkan lipatan sheet dan susun diatas meja Bentuk lipatan searah supaya mudah dihitung

(13)

PENGAMBILAN LINEN UNTUK KAMAR

Nomor

IK-HK.04.013

Disetujui :

Revisi

01 Tanggal

01 Juni 2008

Bagian

HOUSEKEEPING

1 Siapkan linen sesuai kebutuhan dengan standar perbandingan satu setengah jumlah kebutuhan

Sesuai standar

2 Angkut linen dengan trolley ke floor station dan isikan sesuai jumlah linen yang diambil