43
3.1 Profil Perusahaan
Philips DAP Indonesia didirikan pada tahun Februari 1988 dengan nama perusahaan PT.Citra Kreasi Makmur oleh keluarga Nursalim. Pada awal berdirinya, perusahaan ini menjadi agen tunggal resmi semua produk Philips dari berbagai kategori, mulai dari lighting (produk pencahayaan), domestic appliances and personalcare atau household product. Philips adalah merek berbagai macam produk elektronik dan pencahayaan yang berpusat di Belanda dengan nama perusahaan Royal Philips Electronics. Seiring perkembangan, sejak tahun 2000, Philips DAP Indonesia secara resmi tidak lagi menjadi agen tunggal Philips Lighting, karena dikelola secara terpisah oleh Philips Lighting Indonesia. Meskipun demikian, kedua perusahaan ini tetap melakukan kerjasama dalam hal penyusunan strategi pemasaran produk Philips seluruh Indonesia.
Seiring perkembangan, dan kemampuannya Philips DAP akhirnya dipercaya oleh PT. Royal Philips Electronics untuk memproduksi sendiri beberapa produk Philips. Pada tahun 2000, PT. Citra Kreasi Makmur mulai memproduksi sendiri dua produk Philips , Philips dry- iron dan blender. Meskipun demikian, untuk produksi, harus memenuhi standar yang ditetapkan oleh Royal Philips Electronics. Sehingga bahan produksi dan spare-part yang digunakan masih diimpor dari Belanda. Ini dilakukan untuk menciptakan produk Philips yang berstandar tinggi demi menjaga kepercayaan konsumen terhadap produk Philips. Karena di
Indonesia, belum ditemukan bahan yang memenuhi standar seperti yang ditetapkan oleh pusat (Belanda).
Untuk kegiatan produksi dua produk Philips tersebut, PT. Citra Kreasi Makmur mendirikan pabrik di kawasan Cakung (Jakarta Utara). Kegiatan produksi tersebut masih berlangsung hingga sekarang. Selain pabrik, disana juga menjadi gudang stok produk Philips dan berbagai perlengkapan, seperti meja demo, display produk, dan keperluan event lainnya. Dari segi distribusi produk, produk Philips DAP sudah menjangkau kota-kota besar di Indonesia. Selain Jakarta, Medan, Lampung, Bandung, Pekanbaru, Palembang Semarang, Makassar, Bali, Surabaya, yang mencakup dari counter , modern retail sampai toko tradisional.
3.1.1 Visi , Misi , dan Nilai Perusahaan
Visi bagi perusahaan merupakan syarat mutlak berdirinya perusahaan yang digambarkan sebagai rumusan cita-cita perusahaan yang ingin dicapai perusahaan dan berisi arahan yang jelas mengenai apa yang akan dibuat oleh perusahaan di masa yang akan datang. Untuk mencapai cita-cita perusahaan tersebut perusahaan menetapkan sasaran perusahaan yang mencakup berbagai kegiatan dan strategi jangka pendek dan jangka panjang yang digagas dan dilaksanakan sebagai usaha untuk mencapai visi perusahaan.
Visi
“ Dalam dunia di mana kompleksitas semakin menyentuh setiap aspek kehidupan kita sehari-hari, kita akan memimpin dalam membawa sentuhan dan kesederhanaan bagi masyarakat.”
“ Kami berusaha untuk membuat dunia lebih sehat dan berkelanjutan melalui inovasi. Tujuan kami adalah untuk meningkatkan kehidupan 3 miliar orang per tahun pada tahun 2025. Kami akan menjadi tempat terbaik untuk bekerja bagi orang yang berbagi semangat bersama kami. Bersama kita akan memberikan nilai terbaik bagi pelanggan dan pemegang saham”
Misi
Misi perusahaan adalah “Meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat melalui inovasi yang berarti “
Nilai
1) Delight Customers 2) Deliver great results 3) Develop people 4) Depend on each other
3.1.2 Logo Perusahaan
Gambar 3.1 Logo Perusahaan Sumber : Data internal perusahaan
Logo Philips ini menjadi logo perusahaan sekaligus menjadi logo produk-produk yang dihasilkan oleh perusahaan.
3.1.3 Motto Produk Philips
"Lets make things better" lebih dari hanya sekedar motto bagi perusahaan dan produk Philips dan berlaku di seluruh negara tempat produk-produk Philips dipasarkan. Meskipun digagas oleh Royal Philips Electronics di Belanda, motto ini tidak hanya berlaku untuk satu divisi atau produk , melainkan mencakup jangkauan keseluruhan perusahaan produk Philips di seluruh dunia . Bagi perusahaan, motto tersebut merupakan cara untuk memberitahukan kepada semua orang tentang merek Philips. Mereka percaya, motto tersebut akan mudah dimengerti, mudah diingat dan juga menggambarkan keinginan mereka akan perasaan orang-orang ketika mereka berhubungan dengan merek Philips. Dengan kata lain, motto tersebut merupakan deklarasi dari inspirasi Philips.
Di sisi lain, "Lets make things better" menunjukkan keinginan dan ajakan untuk menghasilkan produk-produk yang lebih baik, sistem yang lebih baik dan servis yang lebih baik. Dalam bahasa Indonesia, motto tersebut diterjemahkan menjadi "Mari Jadikan Segalanya Lebih Baik".
3.1.4 Produk kategori Philips Kitchen Appliances
Kategori produk Philips Kitchen Appliances, terdiri dari berbagai alat produk rumah tangga yang biasa digunakan sehari-hari. Produk yang termasuk dalam kategori ini adalah Philips blender, juicer, rice cooker, juice maker, electric keetle, mixer.
3.1.5 Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.5 Struktur Organisasi PT. Citra Kreasi Makmur 3.1.6 Struktur Organisasi Divisi Promotion
3.1.7 Job description masing-masing divisi 1) CEO (Chief Executive Officer)
CEO bertugas dalam menyusun strategi perusahaan dalam jangka pendek hingga jangka panjang. Beliau mempunyai wewenang untuk menyetujui atau tidak menyetujui berbagai hal berkaitan dengan aktivitas perusahaan. Serta memotivasi dan memberi ide bagi karyawan. Menyusun berbagai peraturan yang harus ditaati oleh karyawan.
2) Human Resources bertanggung jawab terhadap segala hal berkaitan dengan karyawan. Mulai dari perekrutan karyawan baru, hingga pemutusan hubungan kerja adalah tanggung jawab divisi ini. Kesehatan karyawan juga menjadi tugas divisi ini. Di perusahaan
3) Divisi Accounting bertanggungjawab dalam administrasi keuangan perusahaan secara keseluruhan. Tugasnya adalah menyusun laporan keuangan, menangani pajak, dan membuat laporan anggaran. Di akhir bulan, divisi accounting akan melakukan pengecekan terhadap ketersediaaan barang di gudang.
4) Divisi Promotion bertanggung jawab terhadap strategi promosi produk, iklan, dan arus distribusi produk khusus di modern retail, seperti SOGO, Debenhams, Seibu, Metro. Divisi ini yang berhubungan langsung dengan pihak eksternal perusahaan yang ingin melakukan kerjasama lewat event-event seperti pameran besar, atau sponsorship, yang tujuan adalah branding product dan merek. Kegiatan divisi ini secara keseluruhan mencakup perencanaan dan pengimplementasian rencana
pemasaran dan promosi dengan berbagai strategi khusus untuk menarik perhatian dan minat konsumen sehingga mendorong terjadinya pembelian terhadap produk. Aktivitas yang dilakukan divisi ini adalah kegiatan above the line dan below the line .
5) IT (Information Technology) bertanggungjawab dalam hal jaringan informasi perusahaan. Berbagai file penting perusahaan disimpan dalam jaringan server yang diciptakan sendiri oleh divisi ini. Segala hal berkaitan dengan kecanggihan teknologi informasi menjadi tugas dari divisi ini.
6) Divisi Service khusus menangani masalah servis dan penggantian produk. Biasanya divisi ini yang menghadapi keluhan pelanggan berkaitan dengan kerusakan produk. Tanggung jawab dari divisi service adalah ketersediaan sparepart atau komponen untuk perbaikan produk dan menjamin produk yang mengalami kerusakan bisa segera diperbaiki dan kembali ke konsumen dalam keadaan baik.
7) Divisi Supply yang ditangani oleh Supply Planner bertanggung jawab dalam penyusunan rencana produksi produk, yang mencakup material apa saja yang dibutuhkan, disesuaikan dengan permintaan dari divisi sales. Menetapkan target dan perencanaan import produk dan menjamin barang impor tersebut bisa sampai ke gudang sesuai target. Bertanggungjawab terhadap jumlah stock barang import. Dan di akhir tahun, biasanya harus bertanggung jawab terhadap CEO dengan membuat review produksi dan import product untuk membuat rencana
produksi dan import di periode berikutnya . Divisi ini bekerjasama dengan divisi sales dalam hal perencanaan import product.
8) Divisi Sales
Divisi ini khusus menangani penjualan secara pribadi oleh tenaga salesman. Karena itu divisi ini hanya berisi tenaga salesman yang dipimpin oleh National Sales Manager. Tenaga salesman disebar ke berbagai kota besar untuk mendistribusikan produk Philips khusus toko-toko tradisional diseluruh Indonesia. Divisi ini juga menangani strategi pricing. Oleh karena itu divisi promosi selalu meng- update perubahan harga yang ditentukan oleh divisi Sales.
9) Divisi Logistic
Divisi ini khusus menangani jumlah stock produk Philips di gudang penyimpanan. Divisi ini akan berkoordinasi dengan divisi Accounting untuk perhitungan stock barang setiap bulannya.
3.1.8 Tugas dan tanggung jawab khusus di divisi promosi: 1) Activation Leader
• Bertanggung jawab terhadap aktivitas demo produk dan kegiatan dengan pihak luar perusahaan yang bertujuan menciptakan brand awareness terhadap Philips beserta produk-produknya. Kegiatan yang dilakukan oleh activation leader ini adalah demonstrasi produk, seminar, dan pameran. Untuk tiap kegiatannya, tim Activation Leader menyiapkan tenaga-tenaga SPG (Sales Promoiton Girl) yang akan
ditempatkan di counter Philips di modern retail yang menjual produk Philips DAP. Mereka sebelumnya sudah di-training tentang product knowledge dan bagaimana melayani pelanggan yang ramah. Pengetahuan akan produk adalah hal yang sangat penting. Calon konsumen membutuhkan informasi tentang produk akan dibeli dan berbagai hal yang belum diketahuinya tentang produk. Selain itu, mereka juga butuh alasan spesifik mengapa mereka harus membeli produk tersebut. Disinilah letak pentingnya tenaga SPG. Tenaga SPG ini “disebar “ di berbagai counter dan toko di seluruh kota besar di Indonesia.
• Untuk menjaga kualitas tenaga SPG, activation leader mengadakan training rutin SPG yang diadakan setiap tanggal 1 setiap bulannya. Dan untuk memotivasi SPG salah satunya dengan , tiap tahun diadakan kegiatan best menu. Ini adalah ajang kreativitas SPG untuk menciptakan menu terbaik. Ini akan mendorong kreativitas mereka dalam menciptakan menu yang terbaik juga ketika mereka mendemonstrasikan produk di hadapan calon konsumen. Tujuannya juga adalah menarik minat konsumen terhadap kemampuan produk Philips. Biasanya produk yang didemonstrasikan adalah Philips blender, rice cooker, juicer, dan sandwich maker.
• Selain itu, banyak hal yang menjadi tanggung jawab dari activation leader adalah merekrut tenaga SPG, mengganti tenaga SPG yang sudah tidak kompeten dan komitmen terhadap pekerjaan. Dari segi kinerja
SPG, Activation Leader akan “terjun langsung” ke lapangan untuk memastikan SPG bekerja dengan baik, penampilan mereka yang rapi dan bersih, serta meja demonstrasi produk yang tertata baik.
• Jika ada meja demo, banner, atau POP (point of purchase) yang rusak, Activation Leader akan bekerjasama dengan tim VM ( Visual Merchandising) untuk pembuatan ulang yang baru, dengan persetujuan juga dari CEO. Activation Leader juga bertanggung jawab menyusun laporan hasil kerja dan efektivitas SPG. Dengan koordinasi dengan tim sales, Activation Leader menyusun laporan efektivitas SPG berdasarkan hasil pengamatan di lapangan dan hasil penjualannya,
2) Product Support
Dalam divisi promosi terbagi menjadi 4 berdasarkan kategori produk , yang dijelaskan di sub bab sebelumnya. Namun keempat product support ini mempunyai tanggung jawab dan tugas yang sama yaitu :
• Menyusun strategi promosi di berbagai channel distribution . bertanggung jawab terhadap strategi promosi tersebut , menyusun marketing &promotion plan di awal tahun, bertanggungjawab terhadap pelaksanaan strategi promosi, mengembangkan kerjasama dengan berbagai pihak untuk mempromosikan produk. Setelah dilaksanakan, strategi promosi tersebut harus dianalisa efektivitasnya dalam bentuk hasil laporan penjualan. Untuk opini, kritik, dan saran dari konsumen,
product support berkoordinasi dengan Supervisor yang menangani produk Philips di counter.
• Menghadapi persaingan yang ada, product support melakukan monitoring terhadap pasar, salah satunya dengan melakukan perbandingan produk dengan competitor. Untuk kegiatan analisa competitor, product support aktif mengunjungi berbagai store dari berbagai kelas, mulai dari kelas A sampai menengah ke bawah. Lalu melakukan observasi dari tiap media (iklan), berupa bentuk sales promotion yang dilakukan competitor. Berikut adalah contoh hasil analisa competitor khusus Philips DAP.
• Untuk strategi pemasaran dan promosi kompetitor untuk didiskusikan langsung dengan Marketing Manager dan CEO. Product Support juga mengelola arus distribusi produk di kota-kota besar jangkauan nasional .Untuk itu Product Support harus berkoordinasi dengan Supervisor yang ditempatkan di daerah-daerah luar Jakarta. Setiap awal bulan, product support men-training SPG berkoordinasi dengan Supervisor untuk melatih kemampuan mereka sebagai tenaga penjual dan bagaimana cara melayani konsumen.
• Dari segi distribusi produk, produk Philips DAP sudah menjangkau kota-kota besar di Indonesia. Selain Jakarta, jalur distribusinya sudah sampai kota Medan, Lampung, Bandung, Pekanbaru, Palembang Semarang, Makassar, Bali, Surabaya, yang mencakup toko tradisional, modern retail, hingga A Class Department Store. Di setiap kota,
perusahaan mempercayai jalur distribusi pada seorang supervisor (SPV). Setiap bulan, supervisor memberi laporan
tentang hasil penjualan kepada tim promosi.
3) Data Analyst Tugas data analyst :
• Mengolah data internal perusahaan
• Membuat skala penjualan produk
• Data Analyst bertanggung jawab terhadap skala penjualan yang akan diiunput ke server perusahaan.
• Membuat surat persetujuan dengan pihak ketiga, contoh event organizer, percetakan.
• Biasanya Surat Persetujuan Kerjasama Philips DAP dengan pihak luar ditangani oleh Data Analyst, lalu bukti berkasnya disimpan dalam binder khusus, sedangkan kodenya diinput ke file server untuk memudahkan pencarian berkas di kemudian hari. VM(Visual Merchandising) bertugas menyusun segala bentuk iklan produk. Juga menjadi penghubung antara perusahaan dan pihak agensi periklanan yang ditunjuk untuk mencetak iklan dalam berbagai bentuk , katalog, brosur.
4) Counter (Head Counter)
• Menyusun strategi promosi produk khusus di department store yang bekerjasama dengan Philips DAP. Biasanya Philips DAP hanya mengikuti strategi yang ditentukan oleh tiap Department Store, misalnya discount 50% khusus Midnight Sale dan Season tertentu yang sering diadakan oleh Department Store.
• Bertanggung jawab terhadap segala aktivitas promosi di tiap counter Philips yang ditempatkan di Department Store (SOGO, Debenhams, SEIBU, METRO)
5) Administration
• Menyusun laporan penggunaan perlengkapan perusahaan ( kertas, printer, dan lain-lain).
• Menyusun laporan pemasukan hasil penjualan tiap counter dalam fileserver perusahaan.
• Mengurus pajak iklan promosi Philips.
6) VM(Visual Merchandising)
• Menyusun segala bentuk iklan produk Philips
• Menjadi penghubung antara perusahaan dan pihak agensi periklanan yang ditunjuk untuk mencetak iklan dalam berbagai bentuk , katalog, brosur.
• Bertanggung jawab terhadap pembuatan iklan dan harus mempertanggungjawabkan pengeluaran iklan.
3.2 Prosedur promosi yang dijalankan oleh Philips DAP
Pada sub bab ini, peneliti membahas prosedur atau mekanisme yang berlaku berkaitan dengan strategi promosi dalam bentuk promotion mix yang dilakukan divisi Promosi PT. Citra Kreasi Makmur demi menarik minat konsumen dalam kaitannya terhadap produk Philips, khususnya kategori product Kitchen Appliances.
1) Advertising
• Prosedur pembuatan iklan (Print-ad)
Dalam pembuatan seperti brosur, katalog (kecuali katalog modern retail), dan di media cetak mekanisme nya dimulai dari Product Support yang mengajukan permohonan ke CEO untuk pembuatan iklan dalam bentuk Surat Acara. Setelah permohonan disetujui, Product Support meneruskan bukti surat acara ke VM (Visual Merchandising), untuk segera dibuat desain materi iklannya. Dari pihak CEO, menetapkan deadline 2 (dua) hari untuk proses desain materi iklan. Setelah jadi, desain didiskusikan dulu dengan CEO Philips DAP. Jika sudah disetujui, VM menghubungi perusahaan printing untuk pencetakan brosur, poster, katalog, sticker. Sama halnya untuk pembuatan iklan di media cetak (majalah, Koran). Setelah materi iklan selesai dibuat, materi iklan dikirimkan ke media yang bersangkutan dan didiskusikan mengenai ukuran, posisi, dan harga penempatan iklan. Saat iklan sudah tercetak di media, pihak VM baru membayar biaya penempatan iklan ke media tersebut.
Sebagai salah satu bentuk strategi komunikasi pemasaran Philips dan konsumen, iklan yang dijalankan oleh Philips menggunakan dan memenuhi unsur AIDA , dimana dari segi iklan sudah berusaha mengundang perhatian audiens (attention), ketertarikan terhadap produk (interest), sehingga tercipta keinginan (desire) untuk menggunakan produk Philips kitchen appliances, yang berakhir pada pembelian produk (action). Untuk ide yang digunakan dalam advertising, menggunakan ide yang berbeda-beda untuk tiap produk. Untuk airfryer, idenya adalah menggoreng tanpa minyak. Kalimat ini selalu dicantumkan di tiap iklan dan brosur Airfryer.
2) Sales Promotion
• Prosedur Mengadakan Undian Berhadiah
Untuk mengadakan undian berhadiah, tim promosi (Product Support ) bekerjasama dengan PT. Globe sebagai perusahaan di bidang jasa promosi. PT. Globe bertugas mengurus prosedur pelaksanaan undian, seperti menghubungi pemerintah berkaiatan pajak pemenang, sampai jaminan hukum. Tujuannya adalah untuk mencegah adanya pihak-pihak yang menyalahgunakan undian ini ataupun menipu konsumen dengan mengatasnamakan Philips DAP atau PT. Citra Kreasi Makmur. Setelah Product Support membuat proposal undian, dan disetujui oleh CEO, tim promosi akan menghubungi PT. Globe dan mengadakan meeting. Dalam meeting akan dijelaskan prosedur pengundian, hadiah, dan
ketentuan-ketentuan yang berlaku. Setelah proses lobi mencapai kesepakatan, pihak PT. Globe akan mengirimkan Purchase Order dan SPK berisi tarif yang harus dibayarkan dan perjanjian antar kedua belah pihak. Untuk masalah perizinan dengan pemerintah dan pihak terkait, akan ditangani oleh PT. Globe. VM (Visual Merchandising) bertugas menyusun desain materi iklan untuk diserahkan kepada pihak media (majalah, tabloid). VM ini sekaligus sebagai penghubung divisi promosi dengan pihak media. Untuk sistem pembayaran, akan dilakukan setelah VM menerima pengiriman bukti penempatan iklan di media cetak. Jika tidak sesuai, VM akan complain ke media. Jika sudah sesuai, tim VM berkoordinasi dengan divisi Accounting melakukan pembayaran ke media yang terkait.
• Prosedur Event Seminar
Untuk menjalin komunikasi lewat promosi terhadap konsumen sekaligus mendorong jumlah penjualan, tim promosi mengadakan event seminar. Dalam event tersebut , biasa membahas tentang masalah kesehatan dengan mengundang narasumber yang kredibel, sesuai topik seminarnya. Dan di lokasi seminar, ada stand khusus Philips DAP yang menjual produk Philips kitchen appliances dengan harga khusus. Mekanismenya adalah sebagai berikut :
Pihak Product Support membuat surat acara untuk mendapat persetujuan dari CEO berisi hal-hal mengenai event seperti:
1) tujuan event,
2) waktu&tempat, outline susunan acara, 3) profil narasumber atau pembicara, 4) target pengunjung , dan
5) biaya pelaksanaan event.
Untuk Event Seminar, tim promosi biasanya memakai jasa Event Organizer. Setelah product support mendapat persetujuan surat acara dari Marketing Manager dan CEO, barulah menghubungi pihak Event Organizer, untuk perjanjian meeting. Dalam meeting, product support menjelaskan maksud acara dan target audiens. Disini akan dibahas juga tentang perjanjian timbal balik antara divisi promosi dan Event Organizer. Dimana pihak event organizer akan memberikan penawaran paket harga, yakni jasa event organizer meliputi narasumber (biasanya seorang pakar nutrisi dan dokter) dan penempatan iklan di majalah tertentu. Setelah ada kesepakatan, barulah Event Organizer mengirimkan Surat Penawaran (purchase order) berisi perjanjian dan tarif yang harus dibayar. Karena tiap media memiliki aturan masing-masing soal pembayaran. Baik pembayaran secara full selesai acara atau sistem down payment sebelum dan sesudah acara.
Seminggu sebelum acara, Product Support dan pihak event organizer yang bersangkutan akan melakukan strategi promosi lewat social media. Product Support akan melakukan promosi event lewat twitter dan
facebook, sedangkan Event Organizer akan mengundang pihak media dan mempromosikan event lewat majalah dan radio. Sehari sebelum acara, tim event organizer mengirimkan via email gambar lokasi yang sudah didekorasi via email ke VM dan Product Support. Tujuannya untuk memastikan kegiatan bisa berjalan lancar saat hari H.
Karena tujuan event juga untuk meningkatkan penjualan, dalam seminar, tim promosi memasang stand untuk penjualan product. Karena itu, product support berkoordinasi dengan Stock Keeper untuk masalah peminjaman dan pengiriman property ke lokasi event , seperti alat demonstrasi produk, meja, stand, dan penyediaan stock barang yang akan dijual saat event. Dan menulis laporan peminjaman dapat Form Peminjaman Demo Kit. Setelah event selesai dilaksanakan, product support bertanggung jawab terhadap Marketing Manager untuk membuat review event. Dalam review event ini dijelaskan laporan jumlah pengunjung, respons pengunjung, dan hasil penjualan produk.
3) Public Relations
• Prosedur Product Launching
Berdasarkan dari hasil informasi yang diperoleh penulis dari keempat Product Support dari divisi promosi berdasarkan masing-masing kategori produk, bahwa untuk mengadakan event besar seperti launching product, bukan hal yang mudah. Mulai dari masalah lokasi(venue), mengundang media, retailer, dan konsumen, bukan hal yang mudah. Untuk
mengundang rekan media, pihak Philips DAP Indonesia (PT. CKM) bekerjasama dengan pihak ketiga, jasa konsultan Public Relations Fleisman Hillard. Fleishmann Hillard ini adalah perusahaan konsultan PR internasional terkemuka yang memang sudah menjalin kontrak dengan pihak Philips pusat di Belanda sejak lama. Karena itu, Philips di berbagai negara menggunakan jasa Fleishman Hillard sebagai pihak ketiga untuk menangani masalah Public Relations dari Philips.
Dari segi venue, pertama kali tim promosi akan melakukan survei terhadap venue. Tujuannya adalah untuk menyesuaikan jumlah tamu undangan dengan lokasi. Untuk planning, tiap kegiatan sudah dirancakan awal tahun , dibuat dalam Promo Activities di awal tahun yang berisi kegiatan promosi yang direncanakan selama 1 tahun dan disetujui oleh manajemen (CEO). Setelah itu, baru product support menghubungi pihak eksternal yakni Fleishman Hillard sebagai pihak ketiga, untuk meeting dan persiapan acara tersebut. Dalam meeting dengan pihak Fleishmann Hillard, product support akan menjelaskan maksud dan tujuan diadakan event. Karena event berkaitan dengan promosi produk, maka Product Support mempresentasikan marketing brief yang berisi product knowledge, product keyword dan keunggulan produk. Ini sangat penting untuk dipahami pihak konsultan PR. Karena materi inilah yang akan dikembangkan oleh tim Fleishman Hillard menjadi satu kombinasi pesan yang akan dikomunikasikan saat event oleh MC (Master of Ceremony), brand ambassador, dan pengisi acara. Setelah ada kesepakatan, barulah
dibuat SPK (Surat Perjanjian Kerja) antara perusahaan dan Fleishman Hillard yang berisi apa saja bentuk kerjasama tersebut dan berapa tarif yang harus dibayar oleh Philips DAP Indonesia
Setelah acara selesai, pihak konsultan Public Relations (Fleishman Hillard) akan mengirimkan kuitansi untuk dibayar oleh tim promosi. Untuk masalah pembayaran, tim promosi berkoordinasi dengan divisi Accounting. Setelah pembayaran, bukti pembayaran akan di submit ke Data Analyst untuk selanjutnya diinput ke server perusahaan.
4) Personal Selling
Untuk aspek personal selling khusus untuk di department store kelas A kegiatan personal selling ditangani oleh supervisor yang ada di divisi promosi. Mereka bertugas menjalin komunikasi dengan pihak counter untuk masalah stock barang di counter, dan lain-lain. Sehingga hampir setiap hari, supervisor ini akan dinas keliling department store dan melaporkan perkembangan penjualan tiap harinya ke head counter.
3.3 Metode Pengumpulan Data
Karena peneliti menggunakan metode penelitian kualitatif, Metode yang digunakan untuk memperoleh data terkait penelitian adalah :
1) Observasi
Peneliti melakukan pengamatan secara langsung terhadap obyej yang diteliti ini. Adapun observasi dilakukan peneliti selama tiga bulan di PT. Citra kreasi
Makmur di divisi promosi. Untuk metode pengambilan data ini, peneliti hanya sebatas mengamati, tanpa melakukan wawancara. Peneliti melakukan pengamatan terhadap cara kerja di divisi promosi dan berbagai kegiatan promosi yang dijalankan oleh divisi promosi.
2) Wawancara
Pada metode pengambilan data ini, peneliti melakukan wawancara dengan narasumber secara tatap muka dan secara mendalam (indepth interview). Tujuannya adalah memperoleh informasi mengenai profil, sejarah perusahaan, visi,misi, dan motto perusahaan. Juga tentang kegiatan promosi apa saja yang dijalankan divisi promosi dalam mempromosikan produk Kitchen appliances Philips, dan masalah apa yang dihadapi untuk menjalankan kegiatan promosi. Narasumber yang dipilih peneliti berjumlah 4 orang yaitu Marketing Manager, Product Support khusus produk Kitchen Appliances, Head Counter, dan Visual Merchandising. Yang menjadi alasan mengapa peneliti memilih mereka sebagai narasumber adalah mereka adalah key person atau pihak yang berperan penting terhadap jalannya kegiatan promosi mulai dari perencanaan sampai pelaksanaannya di lapangan. Dengan kata lain, keempat orang ini yang memahami seluk-beluk kegiatan promosi untuk produk Kitchen Appliances Philips. Karena peneliti ingin memusatkan penelitian ini pada strategi promosi yang dijalankan untuk Kitchen Appliances Philips.
3) Studi kepustakaan
Peneliti mengamati, dan mempelajari buku-buku dan sumber informasi yang relevan dengan topik, ruang lingkup, dan tujuan penelitian ini.
Berbagai dokumen berupa gambar, tulisan, dan data elektronik dikumpulkan peneliti untuk dipelajari dan dipaparkan, kemudian dibuat kesatuan penarikan kesimpulan secara sistematis dengan menggunakan acuan dari teori-teori yang dibahas di bab 2.
Jenis dan sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah berupa data primer dan sekunder. Data primer adalah berupa hasil yang diperoleh peneliti lewat observasi dan partisipasi peneliti dalam lingkungan obyek penelitian, dan dari hasil wawancara dengan pihak internal PT. Citra Kreasi Makmur yang merupakan key person dalam perencanaan hingga pelaksanaan seluruh kegiatan promosi. Data sekunder adalah dari studi kepustakaan.
Untuk teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Pertama, peneliti melakukan pengumpulan informasi yang ada tentang perusahaan dan
strategi promosi yang dijalankan lewat observasi atau pengamatan secara langsung dan dari wawancara dengan pihak internal dari divisi promosi.
2. Langkah kedua adalah tahap reduksi , dari informasi yang terkumpul, peneliti memilah-milah informasi yang sesuai atau yang tidak sesuai dengan masalah penelitian.
3. Tahap penyajian. Dari data yang terpilih, peneliti menyajikan informasi yang berhasil dikumpulkan dalam uraian penjelasan secara narasi dan deskriptif.
3.4 Permasalahan yang ada
Berdasarkan pengamatan peneliti, tim promosi sudah berupaya dan berusaha dalam menyusun strategi promosi yang disusun berdasarkan aspek yang terdapat dalam bauran promosi. Berbagai acara dan iklan dibuat untuk menarik perhatian konsumen (attention), kemudian menciptakan ketertarikan konsumen (interest) terhadap produk, untuk kemudian muncul keinginan (desire) untuk mencoba menggunakan produk kitchen appliances, dan berakhir pada aksi pembelian produk (action). Meskipun berbagai alat promosi sudah digunakan. Tetap tim promosi merasakan kendala yang menghambat kegiatan promosi, seperti kurangnya tenaga untuk menjalankan kegiatan promosi dan kendala budget untuk promosi yang terbatas, dan bentuk promosi yang dilakukan oleh kompetitor juga menjadi kendala dalam pelaksanaan aktivitas promosi. Meskipun demikian, peneliti berusaha mencari informasi dan fokus pada bagaimana divisi promosi menjalankan kegiatan promosi berdasarkan aspek dalam bauran promosi.
Selain mengamati, peneliti juga melakukan wawancara dengan beberapa informan kunci dari perusahaan untuk mengetahui permasalahan dalam pelaksanaan kegiatan promosi. Ibu Devitasari selaku Marketing Manager PT. Citra Kreasi Makmur menjelaskan bahwa meskipun Philips telah menjadi top of mind di mata konsumen, tetap saja kendala tetap ada, terutama dari competitor. Iklan dan sales promo dari competitor menjadi tantangan dan hambatan tersendiri dalam merancang kegiatan promosi. Dikaitkan dengan komunikasi pemasaran, strategi promosi yang dijalankan oleh competitor terhadap konsumen menjadi gangguan (noise) dalam arus komunikasi pemasaran antara Philips dan konsumen.
Ditanya tentang masalah dalam kegiatan promosi, Product Support Kitchen Appliances, Ibu Natalie, memaparkan bahwa kegiatan promosi menghadapi masalah pada kurangnya tim promosi yang khusus menangani strategi promosi Kitchen Appliances, sehingga dirasa kegiatan promosi belum bisa maksimal dilakukan. Sebagai informasi bahwa strategi promosi pada mulanya dibuat berdasarkan planning dari product support.
Berbeda dengan penjelasan dari Head Counter PT. Citra Kreasi Makmur, Ibu Lianita. Menurutnya masalah dalam perencanaan kegiatan promosi adalah terletak di masalah budget atau pembiayaan. Budget promosi yang dijaga seminim mungkin dan sangat terbatas membuat kegiatan promosi tidak bisa berjalan maksimal dan menjangkau konsumen secara luas.
3.5 Alternatif pemecahan masalah
Berdasarkan permasalahan yang dihadapi, para narasumber sebagai informan kunci menjelaskan pendapat mereka sebagai alternatif pemecahan masalah. Ibu Devitasari menanggapi masalah dari competitor dengan terus menjalankan kegiatan promosi secara kontinyu. Namun, tetap harus memperhatikan segi efisiensi karena perusahaan harus hanya bisa mengeluarkan budget minim untuk promosi. Sedangkan Ibu Natalie menjelaskan bahwa di kemudian hari ada baiknya menambah orang tenaga promosi khusus Kitchen Appliances. Karena untuk promosi, banyak yang harus ditangani oleh product support, mulai dari penyusunan strategi, menganalisa competitor, kegiatan di luar kota (road show), sampai analisa
Namun, dalam kegiatan promosi, ada saja gangguan atau hambatan yang disadari atau tidak mengganggu kegiatan promosi. Peneliti melakukan wawancara dengan pihak
internal perusahaan untuk mencari tahu hambatan dalam kegiatan promosi. 1) Narasumber 1
Ibu Devi, selaku Marketing Manager Philips DAP Indonesia menjelaskan munculnya kompetitor dari berbagai merek menjadi tantangan tersendiri bagi tim promosi. Kompetitior untuk Kitchen Appliances Philips adalah merek Miyako.
Meskipun menjadi competitor Philips, beliau yakin bahwa Philips tetap menjadi nomor 1. Karena dari segi perbedaan harga yang jauh dengan Miyako, Philips bisa memastikan dan menjamin konsumen bahwa perbedaan harga sangat menentukan kualitas produk. Tinggal selanjutnya kita menyerahkan kepada konsumen untuk memilih mana yang sesuai dengan mereka. Kualitas Philips tidak bisa dibandingkan dengan produk China yang banyak di pasaran. Yang bisa dilakukan oleh Philips adalah dengan gencar melakukan promosi di berbagai channel, di majalah dan lewat event sales promo, seperti seminar, demo product.
• Mengenai hambatannya, Marketing Manager menjelaskan bahwa tidak ada masalah yang berarti dalam strategi promosi yang dijalankan divisi promosi. Memang untuk masalah budget, memang budget promosi dan iklan Philips terbilang kecil. Namun, beliau yakin dengan budget minim, promosi tetap bisa berjalan. Karena semua staf divisi ini sudah terbiasa melakukan segalanya sendiri. Kita beberapa kali mengadakan event tanpa event organizer. Tujuannya adalah untuk menekan budget seminim mungkin. Karena memang tujuannya menekan anggaran pengeluaran. Selain itu, dirasa divisi ini memang mampu menangani kegiatan promosi secara mandiri.
1) Narasumber 2 adalah Product Support khusus Kitchen Appliances, Ibu Natalia.
• Mengenai strategi promosi yang dijalankan Philips, memang sudah lewat undian, demo produk atau cooking demo, untuk produk baru kita mengadakan launching product, dengan menggunakan brand ambassador, seperti Indy Barens untuk Philips Airfryer.
• Mengenai kendalanya, memang ada, terlebih untuk kegiatan event, seringkali masalahnya ada di teknis, seperti sound system tidak lancar, juga sering bekerjasama dengan orang-orang yang kurang aware. Seperti dulu, chef yang diundang untuk cooking demo, ternyata dia tidak mempersiapkan perlengkapan masak. Dan itu dia katakan saat 1 jam sebelum demo dimulai.
• Masalah minimnya anggaran untuk strategi promosi, menjadi salah satu masalah baginya sehingga promosi terkesan berjalan setengah-setengah.
• Masalah lainnya, adalah kurangnya kemampuan sales promotion girl tentang product knowledge. Jika mereka salah menjelaskan ke konsumen, atau tidak mengerti produk konsumen tidak jadi membeli produk
• Masalah kurangnya tenaga kerja. Banyak strategi promosi yang belum dijalankan, karena masalah kurangnya tenggat waktu dan kurangnya tim promosi.
3.5 Alternatif Pemecahan Masalah
Sesuai permasalahan yang dihadapi divisi promosi khususnya untuk promosi kitchen appliances berkaitan kendala yang dihadapi, Marketing Manager sudah merasa tidak ada masalah yang berarti untuk kegiatan promosi,
Namun, beliau menjelaskan untuk menjalankan kegiatan promosi dibutuhkan kemampuan untuk mengatasi masalah sendiri, dan kreativitas tim promosi dalam membuat kegiatan promosi.
Menurut narasumber 2, Ibu Natalia memberikan alternatif pemecahan masalah yang dihadapi dalam promosi Kitchen Appliances, yaitu :
4) Penambahan tenaga kerja
Khusus menangani promosi Kitchen Appliances, bisa menambah 1 asisten khusus product support kitchen appliances.
5) Penambahan budget untuk kegiatan promosi Kitchen Appliances.
Jika budgetnya ditambah, beliau merasa strategi promosi Kitchen Appliances bisa lebih gencar dilakukan.
