SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SURAT PADA
STMIK MUHAMMADIYAH JAKARTA
Fitri Anggraini1, Suyanto2, Habibah Nurfauziah3
1STMIK Muhammadiyah Jakarta, Jl. Kelapa Dua Wetan Ciracas No.17, Jakarta, Indonesia 2STMIK Muhammadiyah Jakarta, Jl. Kelapa Dua Wetan Ciracas No.17, Jakarta, Indonesia 2STMIK Muhammadiyah Jakarta, Jl. Kelapa Dua Wetan Ciracas No.17, Jakarta, Indonesia
1fitrianggraini489@gmail.com 2suyanto@stmikmj.ac.id 3habibah.nurfauziah@stmikmj.ac.id
Abstrak
Sistem Informasi Manajemen surat menyurat pada STMIK Muhammadiyah Jakarta selama ini masih menggunakan pendekatan konvensial, sehingga sering mengalami kendala seperti hilangnya surat, sulit untuk mengola dan mencari data yang lama karena banyaknya jumlah surat, sering tidak sampainya surat kepada yang ditujukan dan kurang efektif dan efisien karena memakan waktu, tenaga, dan biaya. Melihat kondisi diatas, penulis bermaksud melakukan penelitian yang bertujuan untuk membantu pihak manajemen kampus dalam menyelesaikan permasalahan surat menyurat dalam bentuk pembangunan sebuah Sistem Informasi Manajemen Surat Menyurat. Untuk metodologi penelitian yaitu dengan cara wawancara dan studi Pustaka dan dikembangkan menggunakan bahasa PHP dan database MySQL; metodologi pengembangan sistem yang digunakan adalah Waterfall dengan tahapan: Requirement Analysis, System Design, Implementation, Verification, Operation & Maintenance. Hasil dari penelitian ini dapat mempermudah sistem surat menyurat dan meminimalisasi kesulitan pengolahan data surat sehingga sistem surat menyurat menjadi rapih, teratur, dan terkompeterisasi.
Kata Kunci : sistem, informasi, manajemen, surat
___________________________________________________________________
1. PENDAHULUAN
Surat merupakan sarana dalam berkomunikasi yang digunakan untuk menyampaikan kehendak, pencurahan, pikiran dan tujuan secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lainnya. Informasi yang disampaikan melalui surat dapat berbentuk pemberitahuan, perrmintaan, perintah, pernyataan atau laporan. Walaupun teknologi informasi berkembang sangat pesat, namun peran surat belum bisa digantikan. Surat masih memegang peran penting sebagai sarana komunikasi antara dua pihak atau lebih dalam suatu kelompok organisasi baik swasta maupun pemerintahan. Selain, sebagai sarana komunikasi, surat juga memiliki berbagai
fungsi seperti alat untuk menyampaikan permintaan, pemberitahuan, ide atau gagasan, sebagai bukti tertulis, terkait masalah hukum, sebagai alat untuk mengingat dalam konsep pengarsipan, digunakan sebagai bukti sejarah,dan pedoman kerja.
Sebagai lembaga pendidikan Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Dan Komputer (STMIK) Muhammadiyah Jakarta yang kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat menyurat sebagai sarana komunikasi baik dengan pihak internal maupun eksternal organisasi atau lembaga, maka diperlukan pengelolaan surat agar semua surat dapat tersusun rapih dan dapat digunakan jika dibutuhkan. Namun kegiatan pengelolaan surat di STMIK Muhammadiyah saat ini masih menggunakan sistem yang manual. Dengan pengelolaan manual dengan cara pencatatan surat dan menyimpan file surat dengan manual dapat memungkinkan data hilang, rusak dan menyulitkan dalam melakukan pencarian data jika suatu waktu diperlukan.
2. LANDASAN TEORI
2.1. Sistem
Sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.[1]
2.2. Informasi
Informasi merupakan hasil pemrosesan data (fakta) menjadi sesuatu yang bermakna dan bernilai untuk pengambilan keputusan.[2]
2.3. Manajemen
Manajemen merupakan pencapaian tujuan organisasi dengan cara yang efektif dan efisien lewat perencanaan pengorganisasian pengarahan dan pengawasan sumber daya organsisasi.[3]
2.4. Sistem Informasi Manejemen
Sistem informasi manajemen (SIM) atau management information system (MIS) adalah sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Biasanya SIM menghasilkan informasi untuk memantau kinerja, memelihara koordinasi, dan menyediakan informasi untuk operasi organisasi lainnya, SIM mengambil data dari sistem pemrosesan transaksi.[4]
2.5. Surat
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita.[5]
3. METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Metode Pengumpulan Data
a. Wawancara
Wawancara adalah cara mendapatkan keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan si penjawab atau responden dengan menggunakan
panduan wawancara dan diharapkan dapat memberikan solusi terbaik dalam pembangunan sistem.
b. Studi Pustaka
Studi pustaka merupakan proses menyimpulkan dengan cara membaca, dan mempelajari teori-teori yang ada di dalam buku dan karya ilmiah yang berhubungan dengan judul penelitian. Studi pustaka berguna untuk menyimpulkaan data-data yang dibutuhkan. Studi yang dilakukan sebelum pemilihan masalah, penelaahan perpustakaan, termasuk mendapatkan ide tentang masalah baru untuk dirumuskan didalam penelitian. Studi pustaka dilakukan dengan mempelajari teori-teori yang berhubungan dengan sistem informasi manajemen surat menyurat. Teori-teori tersebut merupakan jurnal, buku, internet, maupun hasil karya ilmiah.
3.2 Metedologi Pengembangan Sistem
Untuk merancang sistem ini, penulis menggunakan metode waterfall versi Roger S. Pressman sebagai perancangan. Waterfall terdiri dari lima tahap, yaitu Requirement Analysis (analisis kebutuhan), Design sistem (system design), Integration And Testing, Penerapan Program (Implementasi), Pemeliharaan (Maintenance).
Gambar 1. Metode Waterfall
3.3. Alat dan Bahan
Alat dan bahan merupakan analisis sistem yang digunakan untuk merancang dan membuat sistem ini dari awal hingga akhir.
Tabel 1. Alat dan Bahan yang Digunakan
No. Jenis Komponen
1 Hardware Laptop 2 Software Sublime Text 3 PHP My Admin XAMPP Goggle Chrome Microsoft Visio 3 Database MySQL
4 Sistem Operasi
Windows 10, 64 bit, 4 GB
3.4. Sistem yang Berjalan
Berdasarkan analisa sistem yang dilakukan pada Sistem Informasi Manajemen Surat Menyurat pada STMIK Muhammadiyah Jakarta saat ini masih manual dengan pencatatan. Untuk lebih mengetahui mengenai prosedur sistem yang berjalan saat ini dijelaskan sebagai berikut menggunakan flowchat.
Gambar 3. Document flow proses surat Keluar
4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Sistem yang Diusulkan
Adapun analisa sistem yang diusulkan juga dituangkan dalam bentuk diagram flowchat, untuk diagramnya seperti berikut:
4.2. Data Flow Diagram
Rancangan diagram level 0 menunjukkan bagaimana rangkaian kerja sistem saat digunakan. Sistem ini memiliki 3 pengguna, dan 9 menu utama.
Gambar 6. Entity Rational Diagram (ERD)
4.3. Desain Antar Muka
a. Desain Halaman Login
Berikut ini adalah rancangan halaman Login dari website.
b. Desain Halaman Dasboard Sekretaris Eksekutif
Berikut merupakan rancangan dari halaman home atau tampilan utama dari website.
Gambar 8. Halaman Dasboard
c. Desain Form Input Data Surat
Berikut merupakan rancangan dari Form Input Data Surat dari website.
Gambar 9. Halaman Input data Surat Masuk
4.4. Hasil Implementasi Antar muka a. Halaman Login
Halaman login berfungsi untuk masuk kedalam sistem informasi manajemen surat menyurat pada STMIK Muhammadiyah Jakarta.
Gambar 10. Tampilan Login
b. Halaman Dasboard
Halaman Dasboard berisi informasi mengenai sistem Informasi Manajemen Surat Menyurat pada STMIK Muhammadiyah Jakarta yang telah disediakan.
c. Halaman Form Input Data Surat Masuk
Halaman Form input data surat berguna untuk menginput data surat masuk.
Gambar 12. Tampilan Input Data Surat Masuk
d. Laporan Data Surat Masuk
Sekretaris Eksekutif dapat mencetak semua jenis laporan surat Masuk.
Gambar 13. Tampilan Laporan Surat
4.5. Integrataion and Testing (Pengujian)
Berikut merupakan rencana pengujian yang dilakukan pada sistem informasi manajemen surat menyurat yaitu dengsn menggunakan data uji berups data masukan dari pengguna.
Tabel 2. Rencana Pengujian Halaman Login dan Logout
No Sub
Modul Detail Uji
Jenis Pengujian 1 Login SE Melakukan Login Black Box 2 Logout Melakukan Logout Black Box
Tabel 3. Rencana Pengujian Halaman Surat Masuk
No Sub Modul Yang
Diuji Detail Uji Jenis Pengujian 1 Tambah data surat
masuk
Melakukan Tambah surat masuk
Black Box 2 Edit data surat masuk Melakukan Edit surat
masuk
Black Box 3 Hapus data surat
masuk
Melakukan hapus data surat masuk
Black Box 4 Lihat data surat masuk Melakukan lihat surat
masuk
Black Box 5 Print data surat masuk Melakukan Print data surat
masuk
Black Box 6 Export ke excel Melakukan export data
data surat masuk ke excel
Black Box
4.6. Hasil Pengujian
Berikut adalah hasil dari pengujian pada sistem informasi surat menyurat. Tabel 4. Hasil Pengujian Halaman Login Dan Logout
No Sub
Modul Detail Uji Jenis Pengu-jian
Hasil Pengu-jian 1 Login SE
Melakukan Login
Black Box Sesuai
2 Logout Melakukan Logout
Black Box Sesuai
Tabel 5. Hasil Pengujian Halaman Surat Masuk
No Sub Modul Detail Uji Jenis Pengujian Hasil pengu-ian 1 Tambah data surat masuk Melakukan Tambah surat masuk
Black Box Sesuai
2 Edit data surat masuk
Melakukan Edit surat masuk
Black Box Sesuai
3 Hapus data surat masuk
Melakukan hapus data surat masuk
Black Box Sesuai
4 Lihat data surat masuk
Melakukan lihat surat masuk
5 Print data surat masuk
Melakukan Print data surat masuk
Black Box Sesuai
6 Export ke excel Melakukan export data data surat masuk ke excel
Black Box Sesuai
4.7.Operation and Maintenance (Pemeliharaan)
a. Backup data
Membackup data penting dilakukan untuk menghindari kehilangan data jika terjadi masalah pada penyimpanan server. Lain halnya jika teratur membackup data sehigga apabila terjadi masalah, masih ada data yang bisa digunakan untuk pemulihan, backup data dilakukan setiap minggu. Adapun langkah yang dilakukan adalah masuk kedalam sistem MySQL PhpMyadmin kemudian mengeksort database ke media penyimpanan lain.
Gambar 14. Backup Dat
5. KESIMPULA DAN SARAN Kesimpulan
Kesimpulan dari pembuatan sistem informasi manajemen surat menyurat pada STMIK Muhammadiyah Jakarta adalah sebagai berikut:
1. Sistem informasi manajemen surat menyurat pada STMIK Muhammadiyah Jakarta ini memudahkan pihak STMIK dalam hal surat meyurat.
2. Sistem online database ini memudahkan pengguna atau operator mencari data surat melalui jaringan internet dimanapun dan kapanpun dibutuhkan.
Saran
Adapun saran dan masukkan dalam pembuatan program sistem informasi manajemen surat menyurat ini adalah sebagai berikut:
1. Program sistem informasi manajemen surat menyurat pada STMIK Muhammadiyah Jakarta ini pasti memiliki banyak kekurangan sehingga masukan dan saran untuk penyempurnaan sangat penulis harapkan.
2. Sistem Manajemen surat menyurat pada STMIK Muhammadiyah Jakarta ini, semoga bermanfaat lebih luas bagi penulis khususnya dan bagi khasanah keilmuan terutama bagi STMIK Muhammadiyah Jakarta.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Hartono, Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi. Yogyakarta:
CV. Andi Offset.
[2] Soeherman, Bonnie & Marion Pinontoan. 2008. Designing Information
System. Jakarta: PT Elek Media Komputindo
[3] Daft, Richard L. 2010. Management South Western. Cenggage: Learning.
[4] Kadir, Abdul. 2014. Pengenalan Sistem Informasi, Edisi Revisi. Yogyakarta: CV. Andi Offset.
[5] Sedarmayanti. 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen
