KESUKSESAN DAN KEGAGALAN IMPLEMENTASI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) DAN CONTOH STUDI KASUS PT SEMEN GRESIK & FOX MEYER

KESUKSESAN DAN KEGAGALAN IMPLEMENTASI ENTERPRISE

RESOURCE PLANNING (ERP) DAN CONTOH STUDI KASUS

PT SEMEN GRESIK & FOX MEYER

Sistem Informasi Manajemen Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, Msc

DEWI MARGARETH L TORUAN (PO56132372.48)

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR

Abstract

An increasingly rapid economic development led to the increasingly stringent business competition. Especially with the development of increasingly sophisticated technology, these companies are competing in utilizing technology to enhance competitive advantage and efficiency of their company’s performance than its competitors. One of the investment in information technology that is popular today is the Enterprise Resource Planning (ERP) system, is an application package that offers best practice of doing business by using a single database that is accessible by all divisions within the company. There are many advantages that can be felt by companies to implement ERP systems, such as reducing production costs, improve data integration, and reduce inventory levels. For many research results, it was found that ERP implementation can be quickly improve enterprise performance but some of the enterprise was fail. The success of ERP implementation was caused by key users (ERP project team) and one of the factors that caused the failure is the presence of user resistance to change. Resistance from users has also led the company can not maximize the benefits of ERP system implementation.

Abstrak

Perkembangan ekonomi yang semakin cepat menyebabkan persaingan bisnis yang semakin ketat. Apalagi dengan adanya perkembangan teknologi yang semakin canggih, perusahaan-perusahaan tersebut berlomba-lomba dalam memanfaatkan teknologi untuk meningkatkan keunggulan kompetitif dan efisiensi kinerja perusahaan mereka dibandingkan pesaingnya. Salah satu investasi teknologi informasi yang populer saat ini adalah system

Enterprise Resource Planning (ERP) yaitu paket aplikasi yang menawarkan “best practice”

dalam menjalankan bisnis dengan menggunakan satu basis data yang dapat diakses oleh semua divisi dalam perusahaan. Terdapat banyak keuntungan yang dapat dirasakan oleh perusahaan dengan mengimplementasikan system ERP, seperti mengurangi biaya produksi, meningkatkan integrasi data, dan mengurangi level inventori. Dari beberapa penelitian didapatkan bahwa implementasi ERP dapat meningkatkan dengan cepat kinerja perusahaan dan beberapa mengalami kegagalan, sehingga dapat merusak sistem perusahaan. Keberhasilan ini dicapai dengan kesuksesan implementasi ERP yang ditentukan oleh key users (tim project ERP) dan salah satu faktor yang menyebabkan kegagalan ini adalah adanya resistensi pengguna terhadap perubahan. Resistensi dari pengguna ini juga menyebabkan perusahaan tidak dapat memaksimalkan keuntungan dari implementasi system ERP.

DAFTAR ISI

Hal

Abstract ... i

Abstrak ... ii

Daftar Isi ... iii

Daftar Gambar ... iv

Daftar Tabel ... v

BAB I Pendahuluan ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Tujuan Penulisan ... 3

BAB II Tinjauan Pustaka ... 4

2.1 Sistem Informasi Manajemen ... 4

2.2 Peran Sistem Informasi dalam Bisnis ... 8

2.3 Enterprise Resource Planning ... 9

2.3.1 Defenisi ERP ... 9

2.3.2 Implementasi ERP ... 11

2.3.3 ERP Critical Success Factor ... 12

2.3.4 Organization Culture ... 15

2.3.3 Critical Success Factor terhadap Implementasi ERP ... 16

2.3.3 Faktor-faktor yang menyebaban kegagalan dalam Implementasi ERP ... 17

BAB III Pembahasan ... 20

3.1 Contoh Studi Kasus Implementasi ERP yang sukses (PT Semen Gresik) ... 20

3.1.1 Latar Belakang Implementasi ERP ... 20

3.1.2 Proses Implementasi ERP ... 21

3.1.3 Kendala-Kendala Dalam Implementasi ... 24

3.1.4 Hasil Implementasi ERP ... 25

3.2 Contoh Studi Kasus Implementasi ERP yang gagal (Fox Meyer) ... 25

3.2.1 Latar Belakang Implementasi ERP ... 25

3.2.2 Kegagalan Implementasi ERP ... 26

BAB IV Kesimpulan………... 28

4.1 Kesimpulan ... 28

4.2 Saran ... 29

DAFTAR GAMBAR

Hal

Gambar 1. Siklus Informasi ... 5

Gambar 2. Model Umum Suatu Sistem ... 6

Gambar 3. Informasi dan SIM untuk semua tingkatan Manajemen ... 8

DAFTAR TABEL

Hal Tabel 1. Faktor Keberhasilan ERP (Nah, Islam & Tan) ... 12 Tabel 2. Faktor Keberhasilan ERP (Supramaniam & Kuppusamy) ... 13 Tabel 3. Faktor Keberhasilan ERP (Fui-Hoon & Santiago) ... 14

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Persaingan global meningkat seiring dengan bertambahnya jumlah perusahaan yang ada di dunia. Persaingan global cukup ketat sehingga perusahaan yang tidak memiliki daya saing, lamban dan menghasilkan produk yang kurang berkualitas akan tergerus di pasaran. Pada akhirnya perusahaan tersebut akan bangkrut. Perusahaan yang mampu bersaing dan selalu meningkatkan kualitas produk dan internal perusahaannya akan dapat berkembang. Perusahaan yang masuk ke dalam persaingan global harus dapat mempertahankan

competitive advantage yang dimilikinya. Salah satu cara untuk mewujudkan kesuksesan

perusahaan adalah dengan cara menerapkan dan mengintegrasikan sistem informasi.

Sistem informasi diperlukan untuk membantu dan menunjang kinerja perusahaan. Tujuan sistem informasi yaitu memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam sub-unit perusahaan. Sistem informasi menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika. Sistem informasi terdiri dari enam komponen yaitu : komponen input, komponen model, output, teknologi, basis data dan kontrol. Setiap komponen diidentifikasi dan dievaluasi apakah sudah sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, sinergi antar komponen ini diperlukan agar kegagalan sistem informasi dapat dihindari.

Efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Dengan adanya sistem informasi, diharapkan perusahaan yang menerapkannya mampu masuk ke dalam persaingan dan unggul di dalamnya. Sistem informasi diharapkan dapat meningkatkan produktivitas, mencapai tujuan dan efisien dalam perusahaan.

Enterprise Resources Planning (ERP) merupakan sebuah teknologi komputerisasi sistem informasi terintegrasi yang digunakan oleh perusahaan kelas dunia dalam meningkatkan kinerjanya. ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan atau aktivitas inti perusahaan yang meliputi penjualan dan pemasaran, pemeliharaan, produksi/ manufakturing, pengadaan/ logistik, gudang, SDM, Umum dan Keuangan ke pusat penyimpanan data (server) dan dapat dengan mudah diakses oleh semua unit kerja yang membutuhkan. Manfaat ERP bagi suatu perusahaan adalah sebagai berikut :

1. Proses bisnis “Best Practice”

2. Integrasi dan real time 3. Fungsi Pengendalian

4. Proses lebih cepat dan efisien (tidak ada duplikasi) 5. Ketepatan posting jurnal akuntansi

6. Pencatatan dari sumber transaksi 7. Flexible dan mudah dalam pemakaian 8. Paperless

Terlepas dari semua manfaat yang dapat dirasakan dengan penggunaan ERP, implementasi ERP merupakan permasalahan kompleks yang masih menjadi isu hingga saat ini. Pada dasarnya keberhasilan sistem ERP terletak pada bagaimana sistem ERP yang telah diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan, mampu membantu pemecahan masalah dan memberikan manfaat.

Sebuah sistem ERP akan membantu bagian-bagian dalam sebuah organisasi untuk berbagi data dan informasi, pengurangan biaya, dan perbaikan manajemen dari bisnis proses. Dengan keuntungan-keuntungan yang ditawarkan sistem tersebut, banyak perusahaan yang tergiur untuk mengimplementasikan. Satu hal yang penting ketika mengimplementasikan ERP adalah perlu mempertimbangkan 3 komponen penting dalam sistem informasi yaitu

business process, people dan IT.

Banyak juga sistem ERP yang mengalami kegagalan pada saat implementasi. Rata-rata kegagalan implementasi software ERP didunia berdasarkan hasil survey adalah 50 persen sampai 70 persen. Dalam banyak tulisan, angka 70% dapat dikatakan ”standar” kegagalan yang dapat diterima bersama dalam proyek IT. Selanjutnya, Standish Group menyatakan hanya 10 persen perusahaan yang berhasil menerapkan ERP, 35 persen proyek dibatalkan dan 55 persen mengalami keterlambatan. Kondisi tersebut dialami juga oleh perusahaan di Indonesia, banyak yang bernasib sama dengan perusahaan di luar negeri yaitu mengalami kegagalan implementasi ERP setelah berinvestasi besar-besaran. Namun kegagalan tersebut jarang terungkap karena rata-rata perusahaan malu mengungkapkan detil kegagalan yang akan menurunkan citra perusahaan dan mengecewakan para konsumen dan shareholdersnya (Garside, 2004)

1.2. Tujuan Penulisan

Penulisan Makalah ini bertujuan untuk :

1. Menjelaskan secara umum faktor-faktor yang menyebabkan kesuksesan atau kegagalan dalam implementasi sistem Enterprise Resource Planning (ERP) 2. Memberikan contoh studi kasus implementasi ERP pada PT Semen Gresik dan

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Sistem Informasi Manajemen

Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerjasama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna dalam mencapai suatu tujuan.

Sistem menurut O’Brien (2005) adalah suatu kumpulan dari komponen yang saling berhubungan tetapi memiliki batasan-batasan yang jelas, saling bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu dengan cara menerima input dan menghasilkan output dalam proses pengolahan yang terorganisir. Terdapat tiga komponen dengan fungsi berbeda yang mendukung kelancaran kerja sistem yaitu:

1. Input, merupakan kegiatan pengumpulan dan penyusunan bagian-bagian informasi yang akan dimasukkan dan diolah di dalam sistem,

2. Pengolahan (processing), merupakan kegiatan yang mentransformasi dan mengubah input menjadi output, dan terakhir

3. Output, merupakan kegiatan transfer bagian-bagian yang telah diolah untuk mencapai tujuan akhir yang diinginkan.

Informasi merupakan bagian yang paling kritis dalam suatu operasi dan manajemen dalam suatu organisasi. Kegiatan-kegiatan manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan membutuhkan informasi-informasi tertentu yang harus didapatkan pada waktunya. Jika kebutuhan akan informasi ini dipenuhi dalam waktu yang telah ditentukan, maka perusahaan atau organisasi akan mampu menjalankan kegiatan operasinya dengan lebih baik dan dapat bertahan dalam lingkungan yang kompetitif. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi harus mempunyai persyaratan umum sebagai berikut :

 Harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan / pengambilan keputusan

 Harus mempunyai nilai surprise, yaitu hal yang sudah diketahui hendaknya jangan diberikan

 Harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Suatu keputusan tidak selalu menuntut adanya tindakan.

Sistem informasi harus mempunyai beberapa sifat seperti :

 Pemrosesan informasi yang efektif. Hal ini berhubungan dengan pengujian terhadap data yang masuk, pemakaian perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai

 Manajemen informasi yang efektif. Dengan kata lain, operasi manajemen, keamanan dan keutuhan data yang ada harus diperhatikan

 Keluwesan. Sistem informasi hendaknya cukup luwes untuk menangani suatu macam operasi

 Kepuasan pemakai. Hal yang paling penting adalah pemakai mengetahui dan puas terhadap sistem informasi.

Siklus informasi dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

Gambar 1 Siklus Informasi

Informasi memiliki karakteristik yang relevan, timeliness, akurat, cost effective, dapat diandalkan dan dapat diperbaharui dan dikumpulkan (Babu, 2000). Menurut McLeod (1995), kegagalan dalam penerapan sistem informasi akan menyebabkan penurunan mutu pelayanan

perusahaan. Jika penurunan ini dirasakan oleh konsumen maka akan berakibat pada menurunnya tingkat kepercayaan konsumen terhadap perusahaan. Kegagalan penerapan sistem informasi ini juga dapat menurunkan produktivitas perusahaan. Keberhasilan dalam penerapan sistem informasi akan meningkatkan kualitas perusahaan sehingga pada akhirnya meningkatkan penerimaan perusahaan, menurunkan biaya, pertumbuhan perusahaan dan tentu saja akan meningkatkan pandangan konsumen terhadap perusahaan.

Manajemen dapat diartikan sebagai proses pemanfaatan berbagai sumberdaya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat dimaksudkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang-orang menjalankan pekerjaan. Umumnya, sumberdaya yang tersedia dalam manajemen meliputi manusia, modal dan material. Dalam sistem informasi manajemen, sumber daya manajemen meliputi tiga sumber daya tersebut ditambah dengan sumberdaya berupa informasi. Menurut Paradigma Anthony dalam pengembangan TI yang meliputi tida lapis: di puncak adalah level strategi bisnis yang ditangani manajemen papan atas, kemudian level pengawasan yang dipegang oleh manajemen madya, terakhir, level operasi yang dikelola penyelia

Nilai sebuah informasi lebih berharga daripada nilai investasi. Oleh karena itu, dalam membuat sebuah informasi diperlukan sebuah sistem yang dapat membuat sebuah informasi yang tepat dan akurat. Sistem Informasi Manajemen perlu didefinisikan lebih detail untuk mendapatkan informasi yang lebih spesifik. Model umum suatu sistem adalah terdiri atas masukan (input), pengolah (process), dan keluaran (output), sebagaimana ditunjukkan oleh gambar berikut:

Sistem Informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan bagian lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi denagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik saat ini maupun dimasa yang akan datang, mendukung kegiatan operasional, menejerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan. Sistem informasi menggunakan SDM (people), perangkat keras (hardwere), perangkat lunak (softwere), data dan jaringan kerja (network) untuk menampilkan aktivitas input, processing,

output, storage, dan control yang mengubah sumberdaya data menjadi produk informasi.

Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung maupun tidak langsung. Suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi antara lain:

 Menambah pengetahuan  Mengurangi ketidakpastian  Mengurangi resiko kegagalan

 Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan

 Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan.

SIM yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan analisis perhitungan data-data. Dalam suatu organisasi, setiap tingkatan manajemen mempunyai kebutuhan-kebutuhan rencana sendiri yang berbeda. SIM yang dikembangkan harus mampu mendukung setiap kebutuhan tersebut. Dengan demikian suatu SIM manajemen yang baik harus mampu memberikan dukungan pada proses-proses berikut:

 Proses perencanaan  Proses pengendalian

2.2 Peran Sistem Informasi dalam Bisnis

Sistem informasi, baik mulai pada tahap operasional (pemrosesan transaksi) hingga penggunaan internet (e-commerce/e-business) mempunyai tiga peran utama:

1. Mendukung proses bisnis dan operasional

2. Mendukung pengambilan keputusan oleh karyawan dan manajemen 3. Mendukung strategi untuk memperoleh keunggulan kompetitif

Kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level manajemen dan pihak non-manajemen yang akan menggunakan informasi. Oleh karena itu, sistem informasi yang dibangun atau dipakai dalam sebuah organisasi perlu mengakomodasi kebutuhan pemakai berdasarkan level manajemen. Namun sebelum membicarakan sistem informasi seperti itu, berbagai level manajemen dalam suatu organisasi akan dibahas terlebih dulu.

Di dalam organisasi tradisional umumnya terdapat 4 kelompok, yaitu manajemen tingkat atas, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat bawah, dan pegawai non-manajemen. Keempat kelompok tersebut sering digambarkan dalam bentuk piramida sebagaimana diperlihatkan pada Gambar 2.3.

Gambar 3 Informasi dan SIM untuk semua tingkatan manajemen Manajemen tingkat atas (atau sering disebut manajemen strategis) adalah manajemen pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan strategis. Keputusan strategis adalah keputusan yang sangat kompleks dan jarang sekali menggunakan prosedur yang telah

ditentukan. Manajemen tingkat menengah (atau disebut manajemen taktis) adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap keputusan taktis, yaitu keputusan-keputusan yang mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis suatu organisasi. Manajemen tingkat bawah adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan operasional dalam suatu organisasi. Fokus utama kejadian-kejadian sehari-hari, dan melakukan tindakan-tindakan koreksi jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Para pegawai non-manajemen adalah semua pegawai yang tidak termasuk dalam non-manajemen.

Arus informasi dalam perusahaan mengalir secara vertikal dan horisontal. Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus informasi vertikal ke atas dan vertikal ke bawah. Arus informasi vertikal ke bawah berupa strategi, sasaran, dan pengarahan. Arus informasi vertikal ke atas berupa ringkasan kinerja organisasi.

2.3. Enterprise Resource Planning (ERP)

2.3.1. Defenisi ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu sistem yang terintegrasi yang

mengatur dan menggambarkan seluruh sumberdaya yang ada baik dari sisi keuangan (finance), marketing, sales, pelayanan dan pendukung lainnya (CRM) untuk memfasilitasi dan mendukung kinerja semua elemen terkait di dalam perusahaan dan juga sebagai penghubung bagi seluruh stakeholder terkait.

Dengan kata lain, “ERP” adalah sistem lintas fungsi perusahaan yang digerakkan oleh model

software suite terintegrasi yang mendukung proses bisnis dasar internal perusahaan”

(McGraw-Hill, 2002).

Lebih jauh, McGraw-Hill menjelaskan bahwa ERP merupakan core-technology (teknologi inti) dari suatu bisnis elektronik (e-business), dimana merupakan kerangka kerja transaksi secara menyeluruh dari suatu perusahaan dengan berbagai hubungan ke pemrosesan pesanan penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi dan distribusi serta keuangan. Gambar di bawah merupakan gambaran ERP sebagai pendekatan lintas fungsi sistem ERP.

Gambar 4 Enterprise Resource Planning

Dari sisi production planning, ERP bisa dilihat sebagai suatu alat untuk memberikan tampilan ataupun proses bisnis pada intinya dimana proses planning merupakan salah satu proses bisnis yang sangat menentukan, misalnya pemrosesan pemesanan dan manajemen persediaan yang disatukan oleh software aplikasi ERP dan database umum yang dipelihara oleh Data

Base Management System (DBMS). Lebih jauh, sistem ERP menelusuri sumberdaya bisnis

(seperti kas, bahan baku dan kapasitas produksi), serta status dari berbagai komitmen yang dibuat perusahaan.

ERP dari sisi integrated logistics merupakan alat yang membantu dan berfungsi sebagai mesin software penting yang dapat mengintegrasikan dan menyelesaikan proses lintas fungsi yang dihasilkannya.

Accounting/Finance dan Human Resources, ERP memegang peranan penting untuk

perusahaan untuk bisa mendapatkan efisiensi, kelincahan dan responsivitas yang dibutuhkan dalam mencapai keberhasilan di lingkungan bisnis yang dinamis pada saat ini. Dengan ERP dapat menelusuri status penjualan, persediaan, pengiriman dan pembuatan faktur serta perkiraan bahan baku dan kebutuhan sumberdaya manusia, dari perencanaan kebutuhan personel hingga administrasi penggajian dan tunjangan, serta dapat menyelesaikan sebagian besar aplikasi pencatatan keuangan serta akuntansi manajerial yang dibutuhkan.

Terakhir, ERP dalam kaitannya dengan sales distribution dan order management merupakan rangkaian yang sangat vital, mengingat dengan ERP menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang menghasilkan peningkatan signifikan dalam kualitas serta efisiensi layanan pelanggan, produksi dan distribusi.

2.3.2. Implementasi ERP

Dengan persaingan bisnis yang semakin kompleks, semakin banyak perusahaan-perusahaan yang mencoba meningkatkan konsumennya dengan melakukan pelayanan yang cepat dan biaya yang murah dibandingkan dengan kompetitornya. Salah satu cara untuk mewujudkan kesuksesan tersebut dapat dilakukan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi, peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang lebih efisien dalam business process. Ketika perusahaan menjadi lebih efisien akan meningkatkan daya saingnya di pasar bisnis (Suprjanto, 2006). Data yang diintegrasikan dapat membantu proses bisnis yang efisien dan memudahkan pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan.

Teknologi ERP dapat mengintegrasikan fungsi marketing, fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya, dan fungsi lainnya. ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dengan mudah diakses oeh semua bagian yang membutuhkan. Integrasi data pada teknologi ERP dilakukan dengan single data entry (sebuah departemen memasukkan data, maka data ini dapat digunakan oleh fungsi-fungsi lainnya pada perusahaan).

ERP merupakan suatu cara untuk mengelola sumber daya perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi. Penggunaan ERP yaang dilengkapi dengan hardware dan

software untuk mengkoordinasi dan mengintegrasikan data informasi pada setiap area business process untuk menghasilkan pengambilan keputusan yang cepat karena

menyediakan analisa dan laporan keuangan yang cepat, laporan penjualan yang on time, laporan produksi dan inventori. Program ERP sangat membantu perusahaan yang memiliki bisnis proses yang luas, dengan menggunakan database dan reporting tools manajemen yang terbagi. Business process merupakan sekelompok aktivitas yang memerlukan satu jenis atau lebih input yang akan menghasilkan sebuah input dimana output ini merupakan value untuk konsumen. Software ERP mendukung pengoperasian yang efsien dari business process dengn cara mengintegrasikan aktivitas-aktivitas dari keseluruhan bisnis termasuk sales, marketing,

manufacturing, logistic, accounting, dan staffing.

Implementasi ERP pada perusahaan di Indonesia yang mempunyai harapan untuk mempercepat proses bisnis, meningkatkan efisiensi, dan meraup pendapatan yang lebih besar. Namun, pada saat implementasi banyak faktor yang dapat menggagalkan implementasi dan

merupakan masalah yang dihadapi antara lain pertama, manajemen tidak menyediakan proyek tim yang terbaik pada proyek implementasi menyangkut kompetensi anggota tim, kredibilitas, dan kreativitas tim proyek, kepemimpinan tim yang efektif, komitmen tim, tanggung jawab tim, jumlah tim yang memadai, tanggung jawab yang tumpang tindih pada tim, pendekatan kerja yang kurang jelas, tujuan yang tidak dipahami oleh tim proyek. Kedua, manajmen tidak mampu membedakan bahwa ERP bukanlah sekedar investasi teknologi informasi melainkan perbaikan proses bisnis atau peningkatan bisnis dengan didukung oleh teknologi informasi. Akibatnya nilai investasi yang ditanamkan tidak bisa kembali, karena banyak pimpinan perusahaan yang memiliki pengertian bahwa ERP adalah sekedar investasi teknologi informasi, bukan investasi bisnis yang didukung teknologi informasi. Ketiga, manajemen kurang memahami proses imlementasi yang benar, manajemen tidak memberikan dukungan efektif terhadap impelementasi ERP di perusahaannya sendiri.

2.3.3. ERP Critical Success Factor

Rockart (1979) adalah orang pertama yang melakukan penelitian untuk implementasi kesuksesan IT. Menurut Rockart faktor-faktor kesuksesan adalah jika hasil kerja memuaskan maka akan menjamin kesuksesan kinerja kompetitif bagi organisasi.

ERP yang sukses didukung oleh beberapa model yang memiliki pandangan yang berbeda untuk setiap modelnya. Berikut ini adalah beberapa contoh model kesuksesan ERP :

Strategic Tactical Or ga niz ati on

 Management support berkelanjutan  Perubahan manajemen organisasi

yang efektif

 Skala proyek manajemen yang baik  Tim komposisi proyek yang

memadai

 Penanggulangan komprehensif proses bisnis

 Proyek yang unggul

 Keterlibatan dan partisipasi pengguna

 Kepercayaan antar mitra

 Dedicated staff dan konsultan

 Komuniksi yang jelas antara keluar dan kedalam

 Rencana/jadwal proyek yang diformalkan  Program pelatihan yang memadai

 Pencegah pemecahan masalah  Penggunaan konsultan yang tepat

 Teknik pengambilan keputusan diberdayakan

Te ch nol og y

 Strategi implementasi ERP yang memadai

 Avoid Customization  Versi ERP yang memadai

 Konfigurasi perangkat lunak yang memadai

 Pengetahuan sistem

Tabel 1 Faktor keberhasilan ERP (Nah, Islam, & Tan, 2007)

Critical Success Factors

1. Top managemetn support 2. Project team competence 3. Interdepartmental cooperation 4. Clear goals and objectives 5. Project management 6. Interdepartmental communication 7. Management of expectations 8. Project champion

9. Vendor Support 10. Careful package selection 11. Data analysis and conversion 12. Dedicated resources 13. Use of steering committee 14. User training on software 15. Education on new business processes 16. Business process reengineering 17. Minimal customization 18. Architecture choices

19. Change management 20. Partnership with vendor 21. Use of vendors’ tools 22. Use of consultants

Tabel 2 Faktor Keberhasilan ERP (Supramaniam & Kuppusamy, 2011) 1. Rencana bisnis dan visi

a. Rencana bisnis dan visi b. Tujuan/misi proyek

c. Pertimbangan untuk investasi ERP

2. Manajemen Perubahan

a. Menyadari adanya perubahan b. Budaya perusahaan dan struktur

manajemen

c. Komitmen untuk mengubah perubahan d. Perbaikan proses bisnis

e. Analisa respon pengguna

f. Pendidikan dan pelatihan pengguna g. Dukungan organisasi dan keterlibatan

pengguna

h. Peningkatan kemampuan tenaga kerja IT

3. Komunikasi

a. Target dan komunikasi efektif b. Komunikasi antar stockholders c. Harapan komunikasi di semua

level

d. Kemajuan proyek komunikasi

4. Tim komposisi, ketrampilan, dan kompensasi ERP

a. Orang terbaik dalam ERP b. Fungsional tim yang seimbang c. Anggota tim yang full time d. Mitra kerja, kepercayaan, insentif e. Dibiasakan pengembilan keputusan f. Kinerja terkait dengan kompensasi g. Pengetahuan bisnis, anggota tim, dan

konsultan 5. Manajemen Proyek

a. Menetapkan tanggung jawab b. Menetapkan dengan jelas ruang

lingkup proyek c. Pengendalian proyek

d. Mengevaluasi setiap perubahan yang diusulkan

e. Menilai dan mengontrol

permintaan pengembangan proyek f. Menentukan proyek

g. Menetapkan suatu kejadian penting dan tanggal akhir

h. Memastikan ketepatan waktu proyek

i. Mengkoodinasikan aktifitas proyek pada semua pihak yang terkena dampaknya

j. Target dan jalur proyek

6. Dukungan top management

a. Persetujuan dan dukungan dari top management

b. top management publik dan secara eksplisit mengidentifikasi proyek sebagai prioritas utama

c. Mengalokasi sumber daya d. Keberadaan pemimpin proyek e. Tingginya tingkat eksekutif sponsor f. Komitmen proyek sponsor

7. Analisis Sistem, seleksi, dan teknis pelaksanaan

a. Sistem legacy

b. Meminimum kustomisasi

c. Konfigurasi arsitektur ERP secara keseluruhan

d. Pengujian yang canggih dan ketat e. Integrasi

f. Penggunaan alat pengembangan vendor dan pelaksanaan

metodologi g. Seleksi paket ERP h. Seleksi ERP arsitektur

i. Seleksi data yang akan dikonversi j. Data konversi

k. Metode permodelan yang tepat l. Penyelesaian masalah

Tabel 3 Faktor Keberhasilan ERP (Fui-Hoon & Santiago, 2006) 2.3.4. Organization Culture

Budaya organisasi yaitu kumpulan asumsi yang diadakan, relatif sama dan diambil untuk diberikan dalam sebuah organisasi. Itu termasuk pengalaman kolektif, nilai-nilai, kepercayaan, dan norma-norma perilaku (Nah, Islam, & Tan, 2007). Budaya organisasi yang mempromosikan pembelajaran dan inovasi dapat sangat berpengaruh terhadap keberhasilan maupun kegagalan sebuah teknologi informasi dan strategi organisasi. Memberikan bukti studi kasus untuk menunjukkan bahwa budaya organisasi dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan implementasi ERP, budaya organisasi mendorong keterlibatan atau partisipasi dan adaptasi. Mendukung bahwa budaya organisasi berguna dalam memahami kesuksesan implementasi ERP. Melihat pentingnya budaya serta perubahan proses bisnis. Masalah ERP umumnya terletak pada karyawan yang merasa tidak nyaman dengan perubahan yang terjadi, dan yang mengikuti dari proses perubahan dalam implementasi ERP (Nah, Islam, & Tan, 2007). Dengan demikian, kecuali budaya organisasi mempromosikan keterbukaan dalam komunikasi dan fasilitas belajar, mungkin para karyawan dapat berperilaku dengan cara yang merugikan terhadap sistem ERP yang baru sehingga menyebabkan kegagalan.

Selama sepuluh tahun terakhir telah terjadi cukup banyak penelitian yang dipublikasikan pada implementasi Enterprise Systems(ES), beberapa diantaranya telah diekplorasi faktor budaya yang dapat mempengaruhi pelaksanaan dan keberhasilan relatif. Hal ini termasuk dampak nilai – nilai budaya yang terlihat dalam proses bisnis dibentuk oleh perangkat lunak, yang fungsinya untuk mendukung beberapa proses bisnis yang diperlukan dalam budaya yang berbeda lingkungan dari orang – orang dari pengembang software (Grainger & Mickey, 2007).

2.3.5. Critical Success Factor terhadap Implementasi ERP

Top Management Support sebagai faktor utama dan yang paling penting dalam

implementasi ERP. Didukung oleh komitmen yang kuat dari pemimpin menjadi suatu kondisi yang penting untuk implementasi kesuksesan ERP. Komitmen top management adalah sebagian besar faktor yang dipelajari dalam kesuksesan implementasi sistem informasi dan sekaligus sumber yang sulit dalam implementasi sistem informasi. Top Management Support bahkan lebih penting dalam kasus ERP karena skala dari proyek dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk enterprise-wide project (Nah, Islam, & Tan, 2007).

Anggota tim ERP harus terdiri dari orang-orang yang terbaik dalam organisasi untuk memaksimalkan peluang keberhasilan proyek. Tim harus memiliki cross-functional atau bersama-sama untuk mencapai tujuan dan memiliki ketrampilan teknis dan fungsional yang diperlukan untuk desain, implementasi, asimilasi. Tim harus dapat mengintegrasikan fungsi bisnis dengan kemapuan perangkat lunak serta perlu memiliki credentials atau surat kepercayaan untuk mempengaruhi perubahan proses bisnis. Selain itu penggunaan konsultan juga meningkatkan kemungkinan keberhasilan proyek. Kompensasi, insentif, dan tugas untuk implementasi kesuksesan sistem, tepat waktu dan anggaran harus diberikan kepada tim untuk membantu perkembangan kerja sama tim dalam proyek (Nah, Islam, & Tan, 2007).

Komunikasi diberbagai tingkat dan fungsi organisasi diperlukan untuk sukses dalam implementasi ERP. Komunikasi merupakan faktor yang kompleks, namun tidak terbatas pada spesifikasi peran individu dan tanggung jawab, definisi yang jelas dan penting dari proyek, pra-implementasi, training, definisi dari time horizon sudah jelas. Komunikasi ini membutuhkan dua cara untuk mengjindari kesenjangan desain yang dapat terjadi jika kebutuhan bisnis yang tepat atau komentar dan persetujuan dari atasan. Juga mencatat bahwa kedua komunikasi, terdiri dari komunikasi ke luar dan komunikasi ke dalam. Komunikasi ke luar adalah komunikasi ke seluruh organisasi sedangkan komunikasi ke dalam adalah

komunikasi untuk tim proyek. Menjaga semangat yang tinggi dan meyakinkan pengguna untuk manfaat sistem ERP, dan meyakinkan mereka untuk meninggalkan sistem yang lama sehingga dibutuhkan sistem persuasif dan keahlian dari tim implementasi. Para pengguna harus menegetahui bahwa feedback yang mereka berikan akan dipertimbangkan dan ditindaklanjuti (Nah, Islam, & Tan, 2007).

Pengelolahan manajemen yang tepat dan efektif dari proyek ERP sangat penting untuk keberhasilan implementasi ERP. Program manajemen proyek ERP memerlukan tugas-tugas, akuntansi untuk sumber alokasi, mengontrol proyek yang merupakan kecenderungan proyek untuk memperoleh persyaratan perangkat lunak tambahan dan kustomisasi dan untuk mengungkap masalah tersembunyi seiring berjalannya waktu. Seorang manajer yang berkompeten adalah faktor yang paling penting kedua dalam implementasi sistem informasi. Ruang lingkup proyek harus jelas dan ditetapkan, dikelola, dan dikendalikan. Cakupan program untuk membangun sistem adalah kunci untuk implementasi ERP yang sukses. Serta perubahan yang diusulkan harus dievaluasi terhadap manfaat bisnis, dan ruang lingkup permintaan ekspansi harus diberikan waktu tambahan dan biaya perubahan yang diusulkan. Selain itu perubahan yang disetujui perlu dikoordinasikan ke semua pihak yang terkena dampaknya. Mengusulkan agar implementasi sistem ERP dapat dilengkapi dengan Total

Quality Management (TQM) dan merancang proses bismis untuk mempersiapkan organisasi

untuk menjadi lebih reseptif terhadap sistem ERP yang baru (Nah, Islam, & Tan, 2007). 2.3.6. Faktor – Faktor Penyebab Kegagalan Dalam Implementasi ERP

Dari hasil penelitian terhadap berbagai implementasi ERP di perusahaan-perusahaan di seluruh dunia, pada akhirnya di-simpulkan bahwa yang menjadi penyebab utama kegagalan implementasi dan instalasi ini ada beberapa faktor yaitu:

1. Tidak ada atau kuranngya support dan sponsorship dari Top Executive

Seperti diketahui bahwa instalasi dan implementasi ERP adalah suatu keputusan yang harus diambil dan dimulai oleh para Top Executive, artinya keputusan harusnya adalah

Top Down. Apalagi dengan implementasi dan instalasi ini akan berakibat perubahan

terhadap proses business. ERP adalah crossfuction dalam satu perusahaan.

Orang-orang harus komit untuk melakukan perubahan di bagian masing-masing. Orang yang dimasukkan dalam proyek akan meluangkan waktunya sebagian besar untuk proyek

ini yang pada awalnya tentu kelihatan seperti hal yang tidak berguna sama sekali. Disinilah dibutuhkan support dan sponsorship dari Top Executive.

2. Proyek dianggap sebagai proyek dari satu departemen saja

Sudah disebutkan diawal bahwa implemntasi dan instalasi ERP adalah crossfunction, artinya proyek tidak akan berjalan semestinya jika ada asumsi bahwa proyek ini hanya milik satu bagian atau departemen saja, misalnya saat implementasi di Departemen Finance, maka deparetemen lain merasa tidak berkepentingan dan jika terjadi fail, dianggap adalah fail tersebut hanya milik depertemen yang bersangkutan. Padahal dengan ERP ini nantinya akan terjadi keterkaitan yang erat antar departemen dan terjadi transparansi dan juga sinergi antara satu bagian dengan bagian yang lain. Sebagai contoh misalnya saat permintaan hasil produksi besar atau trendnya lagi meningkat maka otomatis bagian produksi akan segera mengetahuinya dan kapasitas produksi bisa ditingkatkan dan bagian raw material bisa menyediakan kabutuhan yang dibutuhkan dengan tepat dan online.

3. Tidak ada yang diserahkan untuk menjadi Person In Charge (PIC) atau project Manager yang full time

Untuk satu proyek seperti ini maka sangat dibutuhkan seseorang yang memang ditugaskan untuk menjadi PIC atau project manager atau owner project. Hal ini untuk meningkatkan komitmen dan mampunya terpenuhi semua pekerjaan sesuai dengan schedule yang direncanakan. Implementasi dan instalasi ini membutuhkan biaya, waktu dan resources yang tidak sedikit sehingga dibutuhkan seseorang yang bertanggung jawab.

4. Segala proses dan prosedur implementasi diserahkan hanya ke team IT saja.

Hal ini sangat umum terjadi, dimana para anggota team yang terlibat di proyek implementasi umunya suka menyerahkan saja untuk pengambilan keputusan atau perubahan prosedur ke pihak IT dengan alasan mereka orang teknikal yang menguasai secara baik bidang teknikal. Padahal yang mengetahui prosedur yang benar dibagian masing-masing adalah pihak yang terlibat utama didalamnya, misalnya orang finance untuk di bagian finance, orang produksi untuk dibagian produksi dan seterusnya.

5. Vendor yang melakukan implementasi kurang atau tidak memiliki kemampuan dan kompetensi yang baik dalam melakukan implementasi dan instalasi.

Disini dibutuhkan vendor yang akan melakukan instalasi dan implementasi sudah memiliki jam terbang yang baik sehingga sudah mengetahui kira-kira problem yang akan muncul dan memiliki kemampuan untuk melakukan memecahkan permasalahan sesuai dengan pengalaman yang telah didapat sebelumnya.

6. Tidak adanya dokumentasi untuk prosedur implementasi

Dalam implementasi ERP, dokumentasi adalah salah satu kata kunci. Setiap pihak yang terlibat didalamnya harus melakukan dokumentasi sehingga bisa diketahui sudah sampai dimana proses dan prosedur implemnatsi yang dilakukan. Ibarat system ISO, maka dokumtasi haruslah sesuatu yang utama dilakukan.

7. Kekurangan atau kegagalan di Training

Training memberikan peran yang besar untuk menentukan sukses tidaknya implementasi dan instalasi dari ERP. Karyawan yang selama ini bekerja dengan prosedur yang telah ada dan akan berubah tentu sesuatu yang sulit, tapi perubahan bisa dilakukan dengan meberikan training bagi para implementor dan user sehingga saat system dijalankan maka para user sudah mengetahui kira-kira apa yang akan dilakukan.

8. Kesulitan perubahan cultur di organisasi

Orang biasanya cenderung mempertahankan comfort zone, dimana jika sudah merasa nyaman akan sangat sulit untuk melakukan perubahan, apalagi jika sampai saat tersebut semua operasi dan prosedur dirasa sudah cukup baik tanpa perlu memakai suatu system baru dalam hal ini ERP. Salah satu kendala terbesar dalam implementasi ini adalah merubah cultur ini. Jika seseorang terlambat atau salah dalam melakukan entry data, maka dampaknya akan sangat panjang kedepannya. Cultur ini yang mesti diubah dan dijelaskan kesemua pihak yang terlibat didalamnya.

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Studi Kasus Implementasi ERP yang sukses (PT Semen Gresik) 3.1.1. Latar Belakang Implementasi ERP pada PT. Semen Gresik

PT. Semen Gresik adalah perusahaan bergerak di industri semen, yang didirikan sejak tahun 1957. Bicara soal semen, orang mungkin langsung mengasosiasikannya dengan truk pengangkut, adukan, dan tukang-tukang bangunan. Namun, bagi manajemen PT Semen Gresik, urusan semen juga identik dengan sistem informasi yang kompleks dan rantai pasok yang mesti terintegrasi. Dengan kata lain, bisnisnya perlu ditangani dengan bantuan teknologi informasi (TI) yang memadai. Semuanya akan menjadi lebih simpel dengan diterapkannya sistem TI yang terintegrasi dan mutakhir.

Pada bulan Juni tahun 2001, ERP mulai diaplikasikan untuk mendukung bisnis proses yang ada di Semen Gresik dengan penerapan pertama kali dilakukan di bagian finansial. Dengan berjalannya waktu, implementasi dilakukan di bagian penjualan dan kemudian di bagian manufakturing.

Ada beberapa hal yang melatar belakangi Semen Gresik untuk mengimplementasikan ERP (Garside, 2004), yaitu :

1. Kebutuhan ‘Back Bone System’ yang kuat dan mampu memberikan informasi yang relevan dan tepat waktu.

2. Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen Gresik Group (SSG) guna mendapatkan sinergi yang lebih optimal. Faktor-faktor yang mendorong adanya kebutuhan integrasi tersebut diantaranya adalah :

 Bergabungnya Semen Tonasa dan Padang sebagai subsidiary Semen Gresik (distributor) Semen Gresik tersebar di wilayah Jawa-Bali sehingga membutuhkan sistem tersentralisasi untuk pengiriman ordernya agar order dapat segera diproses dan dipenuhi.

 Jaringan distribusi Semen Gresik memiliki dua pabrik, dua puluh tiga gudang penyangga, seratus dua puluh distributor dan empat puluh Ekspeditur. Order dari distributor dapat dipenuhi dari pabrik maupun gudang penyangga sehingga perlu sistem informasi yang terintegrasi diantara pabrik, gudang dan distributor.

 Jaringan pengiriman semen sangat kompleks dan melibatkan Ekspeditur untuk menyelenggarakan jasa transportasi di Semen Gresik, menyebabkan kebutuhan untuk mengintegrasikan informasi-informasi yang berkaitan dengan pengiriman barang terutama dengan pihak Ekspeditur.

Semen Gresik sebenarnya telah menggunakan aplikasi buatan sendiri (in-house

development) berbasis program Foxbase dan database Sybase sejak 1989. Sayangnya,

aplikasi-aplikasi yang digunakan hanya untuk menunjang operasional bisnis di tingkat departemen/bagian, dan belum terintegrasi antara satu dan lainnya. Dalam perjalanannya, sistem tersebut tidak bisa mengakomodasi kebutuhan perusahaan — khususnya para user — yang dari waktu ke waktu terus berkembang. Jadi, perkembangannya di-drive oleh para user. Dan dalam praktiknya, tenaga TI memang bisa mengembangkan sesuai kebutuhan mereka. Karena itu, manajemen PT. Semen Gresik akhirnya memutuskan mencari solusi baru yang lebih powerful dan bisa terintegrasi dari hulu ke hilir. Manajemen Grup Semen Gresik sangat berkeinginan memiliki sistem informasi yang bisa dipakai untuk menunjang aspek operasional, taktis bahkan strategis. Sistem itu juga harus mampu menciptakan kemudahan, kecepatan dan kenyamanan bagi mata rantai bisnis di lingkungan perusahaan: pemasok, pelanggan, tiap departemen dan unit-unit di lingkungan Grup Semen Gresik, serta stakeholder lainnya. Untuk merealisasikannya, pada Oktober 2000 dibentuklah Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik.

3.1.2. Proses Implmentasi ERP pada PT. Semen Gresik

Berikut ini adalah tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik :

a. Mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan melaksanakan perubahan proses bisnis sesuai tujuan perusahaan.

b. Melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan sebaik-baiknya, sesuai dengan target waktu yang ditentukan.

c. Mengusulkan penunjukan konsultan dan penetapan platform Sistem Informasi Perusahaan.

d. Menyusun rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya proyek.

e. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa dalam batas-batas tertentu yang ditetapkan oleh Direksi.

Setelah melalui proses cukup panjang — memakan waktu hampir 1,5 tahun — Semen Gresik akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards. Alasannya, solusi ini merupakan solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan mudah diimplementasikan. Bahkan, beberapa pemain semen terbesar di dunia menggunakan solusi ini, seperti Lafarge, Cemplank, Argos, Cockburn Cement, Cruz Azul, Calme Cementi, Ferrobeton.

Sebelum diimplementasi, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user (stakeholder

analysis) selama hampir empat bulan. Salah satu tujuannya: mengetahui sejauh mana

tanggapan dan apresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera diimplementasi. Hasilnya, beberapa calon user di sejumlah departemen memang ada yang menunjukkan resistensi terhadap perubahan, namun secara umum banyak yang menerima terhadap solusi ini.

Proses selanjutnya adalah perusahaan membeli beberapa perangkat hardware yang mendukungnya. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan membangun jaringan LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang yang tersebar di beberapa lokasi dan proses ini saja memakan waktu hingga dua tahun.

Proses implementasi modul-modul ERP ini, dimulai pada November 2000. Modul Maintenance, Inventory dan Purchasing bisa go live Oktober 2001. Menyusul kemudian modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir modul Sales Order & Transportation bisa diselesaikan pada Juli 2002.

Proses impelementasinya dilakukan secara bertahap atas pertimbangan efektivitas. Pada fase ini, Semen Gresik dibantu oleh konsultan Berca HardayaPerkasa dan Praweda. Ada sekitar 60 orang yang terlibat pada fase ini: 10 tenaga TI, dan sisanya terdiri dari para user dari berbagai departemen. Hal yang paling rumit terjadi adalah pada saat implementasi modul Sales Order & Transportation karena untuk modul ini, para user-nya tidak hanya dari kalangan internal, tapi juga berbagai mitra bisnis, seperti para buyer (distributor), toko-toko, dan perusahaan ekspeditur/transporter (pengangkut semen) yang jumlahnya sekitar 100 dan tersebar dari Serang, Madura hingga Bali. Sehingga kendalanya justru terletak pada sisi SDM-nya, bukan pada sistemnya. Oleh karena itu, sebelum implementasi, dilakukan proses sosialisasi. Antara lain, dengan mengumpulkan seluruh distributor dan memberikan briefing kepada mereka. Setelah proses implementasi selesai, dilanjutkan dengan tahap internalisasi (bersifat teknis): tim TI Semen Gresik mendatangi para distributor di tiap daerah satu per satu.

PT. Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun, biaya sebesar itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan infrastruktur di Semen Gresik, tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen Tonasa.

Anggaran Implementasi ERP di Grup Semen Gresik:

a. Perangkat lunak JD Edwards termasuk lisensi: Rp 7,3 miliar.

b. Perangkat keras (server & client), Database dan Jaringan: Rp 30 miliar. c. Jasa Konsultan: Rp 5,2 miliar.

d. Pendidikan dan Latihan: Rp 2,9 miliar. e. Umum & Administrasi: Rp 800 juta. f. Tata Ruang: Rp 400 juta.

Dalam mengimplementasikan ERP di Semen Gresik, beberapa aspek teknis yang dilakukan oleh departemen Information Technology (IT) diantaranya :

1. Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards

2. Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN) 3. Membangun infrastruktur server dan database 4. Membangun tata ruang sistem informasi 5. Menyusun dokumentasi sistem.

Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada khususnya serta perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi ERP adalah :

1. Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan tidak lagi apakah Software tersebut yang ”The Best”.

2. Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama dengan bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua kemungkinan yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau sebaliknya. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai contoh proses pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti bisnis proses J.D.Edwards.

3. Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahan dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP.

4. Aplikasi ”Change Management” untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dengan adanya implementasi ERP.

3.1.3. Kendala-kendala dalam Implementasi ERP

Beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak Semen Gresik dalam implementasi dikategorikan menjadi 3 aspek :

a. Teknis, diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi model display. Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah yang sama sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain yang digunakan di Semen Gresik harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang berbahasa Inggris. Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen secara tradisional dilakukan dengan menggunakan model hard copy dimana Manajer menandatangani tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa untuk membuka komputer karena proses Approval dilakukan melalui media tersebut (model display).

b. Budaya, implementasi ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntut perubahan-perubahan yang harus dilakukan karyawan diantaranya harus aware terhadap penggunaan software tersebut (sebagai contoh selalu update data).

c. Politik, kendala yang menghambat implementasi berasal dari dalam tubuh departemen IT sendiri dan dari luar departemen.

 Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena digantikan oleh sistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapan sistem ERP, bagian IT inilah yang bertanggung jawab untuk membuat aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user disemua departemen. Beberapa karyawan di luar departemen IT juga merasa terancam dengan berkurangnya kekuasaan karena sebagian pekerjaan akan dilakukan oleh software ERP.

 Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya bisa dihapus dengan penerapan J.D.Edwards tidak dapat dilakukan.

 Keengganan user atau karyawan departemen lain pada saat diimplementasikan software karena adanya unsur ”ketidakpercayaan” terhadap departemen IT. Ketidakpercayaan tersebut timbul karena ketakutan bahwa data-data atau laporan-laporan rahasia mereka akan diketahui oleh bagian IT selaku administrator.

Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan pihak Semen Gresik :

1. Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.

2. Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut.

3. Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP.

3.1.4. Hasil Implementasi ERP

Dengan implementasi yang telah dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapa perbaikan yang diperoleh diantaranya :

 Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan penjualan semen.

 Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per tanggal lima belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan.

 Meningkatkan keakuratan informasi

 Proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien. Semua proses bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat.

 Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada survei internal perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru itu go live, umumnya user mengaku puas.

3.2. Studi Kasus Implementasi ERP yang gagal (Fox Meyer) 3.2.1. Latar Belakang Implementasi ERP pada FoxMeyer

Fox Meyer Drug (FMD) adalah salah satu perusahaan farmasi terbesar di dunia yang mengalami kebangkrutan pada tahun 1996. Salah satu penyebab kebangkrutan FMD adalah karena sebuah kesalahan implementasi pada system enterprise resource planning (ERP) yang mereka punya. FMD memilih SAP R/3 sebagai aplikasi ERP mereka. Pada bulan September 1993, FMD menandatangani kontrak dengan konsultan SAP yaitu Andersen Consulting (Accenture), untuk mengimplementasikan SAP pada proses bisnis mereka. Proyek ini meliputi Supply Chain, Inventory Control, Customer Service, Strategic Planning, Information

Karena kompetisi yang ketat, FMD membutuhkan solusi bisnis yang mampu mengakomodasi segala macam kebutuhan bisnisnya. Dengan solusi ini juga diharapkan perusahaan akan mampu mengelola pesanan, persediaan, dan aktivitas penjualan di dalam satu streamline operation serta menyediakan distribusi yang efektif dan efisien dari resep obat yang merupakan sebuah komponen penting di dalam sebuah industry farmasi.

3.2.2. Kegagalan Implementasi ERP

Berikut ini adalah beberapa faktor yang menyebabkan kegagalan dalam implementasi ERP :

1. Keselarasan antara Sistem Informasi, People, dan Business Process

Hal-hal yang menjadi penyebab kegagalan di dalam implementasi ERP ini adalah tidak adanya keterlibatan dari pengguna akhir atau end user. Perencanaan tentang pengimplementasian hanya dilakukan oleh manajemen tingkat atas (upper management) dari FMD, Andersen Consulting, serta orang-orang teknis yang berkepentingan lainnya.Orang-orang yang menjadi end user tidak dilibatkan sehingga terjadi gap yang besar antara pengguna dengan perencana sistem.Kurangnya kerjasama diantara end user juga menjadi salah satu penyebab lainnya.Tidak ada pelatihan khusus untuk para pengguna SAP di FMD. 2. Metode Pengembangan Sistem

Pendekatan implementasi yang digunakan oleh FMD adalah pendekatan bertahap. Pada musim panas tahun 1994, FMD melakukan kontrak dengan Andersen untuk menambah aplikasi pada 6 gudang baru. FMD dan Andersen berencana untuk mengimplementasikan aplikasi pada gudang tersebut untuk January dan February 1995. Salah satu keuntungan yang didapat dari pengembangan sistem secara bertahap ini adalah perusahaan dapat dengan cepat mengidentifikasi jika ada suatu kesalahan pada sistem.Tetapi yang terjadi pada FMD adalah kesalahan itu sudah tidak dapat lagi ditanggulangi karena sudah terlanjur banyak terjadi kesalahan yang mengakibatkan perusahaan rugi sekitar US$ 100 juta.

3. Pemanfaatan Project Management

Project team yang ada tidak dapat bekerja dengan optimal karena tidak adanya komunikasi antara pihak manajemen, tim proyek, dengan pengguna akhir. Hal pertama yang menyebabkanproject team tidak bekerja maksimal adalah kesalahan dalam memilih jenis software. SAP R/3 didesain untuk perusahaan manufaktur, bukan untuk perusahaan

wholesalers terutama yang membutuhkan banyak transaksi dalam proses bisnisnya. Hal lain dari kegagalan project team ini adalah tidak adanya restrukturisasi proses bisnis yang dikerjakan (change management). SAP tidak terintegrasi karena ketidakmampuan dari FMD untuk merestrukturisasi proses bisnis yang mereka jalankan dengan adanya SAP.

4. Keselarasan antara Company Direction dengan IS Direction

Perusahaan menginginkan solusi yang tepat yang bisa membantu untuk membuat rantai keputusan yang rumit dan meningkatkan penekanan cost. Berdasarkan analisis pada aktivitas Supply Chain, ERP akan memberikan solusi terbaik pada FMD untuk menyediakan informasi yang up-to-date, otomatis, dan mampu untuk mengintegrasikan sistem persediaan barang (inventory). Idealnya adalah perusahaan mampu untuk mengelola pesanan, persediaan, dan aktivitas penjualan ke dalam satu sistem serta menyediakan distribusi yang efektif dan efisien. Kenyataan yang terjadi adalah aplikasi SAP R/3 tidak mampu untuk mengakomodir semua yang menjadi tuntutan dari proses bisnis FMD karena aplikasi SAP R/3 hanya cocok untuk perusahaan murni manufaktur, bukan perusahaan yang juga bertindak sebagai wholesalers dimana banyak terjadi transaksi disana.

5. Tantangan yang Dihadapi Oleh Pengelola Sistem Informasi

Ekspektasi yang tinggi dihadapi oleh para manajer bisnis di FMD sehingga penggunaan SAP R/3 (yang pada masa itu merupakan suatu software yang paling populer) menjadi sedikit dipaksakan. Seiring dengan kebutuhan bisnis yang semakin meningkat, ada semacam keterpaksaan bagi pihak pengembang Sistem Informasi untuk mengimplementasikan SAP R/3 di FMD yang tidak terencana dengan baik. Seharusnya sebelum pengimplementasian dilakukan semacam blueprint bagi rencana yang nantinya akan dilaksanakan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN 4.1. Kesimpulan

Implementasi ERP di Semen Gresik jelas memerlukan perubahan-perubahan budaya organisasi terutama dikaitkan dengan cara bekerja, misalnya karyawan dituntut terus menerus untuk meng-update data karena informasinya diberikan oleh sistem ini harus bersifat real time. Dengan berjalannya waktu ternyata pihak Semen Gresik dapat melakukan perubahan budaya organisasi sehingga user lebih siap dalam mengoperasikan sistem yang baru. Implementasi ERP di Semen Gresik dapat dilihat bahwa perusahaan tersebut telah mengelola perubahan-perubahan dengan cukup baik, terbukti dengan dilakukannya aktivitas berikut :

1. Mengelola perubahan-perubahan yang terjadi sebagai akibat implementasi dengan mengadopsi CAP.

2. Melakukan pendekatan-pendekatan kepada departemen yang akan diimplementasi untuk mendapatkan komitmen. Komitmen ini sangat penting untuk meyakinkan bahwa mereka akan menggunakan dan mendukung sistem ERP.

Dari pembahasan diatas, ada satu faktor penting lagi yang membawa kesuksesan implementasi ERP di Semen Gresik yaitu komitmen manajemen, dimana dari awal pihak manajemen sudah mempunyai inisiatif untuk menerapkan sistem ini.

Dengan menerapkan ERP, maka perusahaan harus memilih antara merubah bisnis proses yang dimilikinya untuk menyesuaikan dengan sistem ERP atau sebaliknya. Agar dapat memilih, perusahaan yang akan mengimplementasikan ERP tentunya harus sudah mempunyai bisnis proses sehingga dapat membandingkan dengan bisnis proses dari sistem ERP. Dari perbandingan tersebut, jika bisnis proses yang dimiliki perusahaan sudah matang maka tidak banyak perubahan yang dilakukan. Semen Gresik memutuskan untuk beberapa bisnis proses ada yang mengikuti sistem J.D.Edwards dan ada yang tidak.

Dari pembahasan yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa faktor kunci kesuksesan implementasi ERP di Semen Gresik, yaitu : bisnis proses yang matang, manajemen perubahan yang baik, komitmen mulai dari level manajemen sampai ke user, dan perubahan budaya organisasi. PT. Semen Gresik berhasil mengintegrasikan perubahan dengan mempertimbangkan business process, people dan IT.

Keputusan yang dilakukan oleh Fox Meyer Drug untuk mengimplementasikan SAP R/3 perlu dikaji ulang agar segala sesuatunya dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan kebutuhan bisnisnya.Perusahaan perlu untuk melibatkan end user secara lebih mendalam karena perusahaan tidak boleh melupakan B2E atau business to employment.People perlu dikelola untuk dapat mengerti IS. Perencanaan yang baik akan menghindari perusahaan dari sebuah kegagalan implementasi sistem informas.

4.2. Saran

Implementasi ERP memang membutuhkan dan perlu mempertimbangkan tiga komponen penting dalam sistem informasi yaitu business process, people dan information

technology. Dalam ERP juga memerlukan keterlibatan (engagement) top management, project leader yang “veteran” (sangat berpengalaman), dibutuhkan pihak ketiga untuk

memberikan pengetahuan dan keahlian, adanaya change management yang dipersiapkan secara matang yang selaras dengan project planning, dan bagaimana manajemen mampu menciptakan pola pikir tentang kepuasan yang disesuaikan dengan progress dari project tersebut. Implememntasi ERP pun perlu dilihat sebagai sesuatu hal yang memiliki implikasi strategis yang dapat membawa perusahaan menjadi lebih baik dan mampu bersaing.

Ketika akan mengadopsi sebuah aplikasi pasti terjadi discrepancy sehingga ada tiga alternatif pilihan solusi yaitu mengubah/memodifikasi aplikasi, mengikuti aplikasi yang ada dan merubah prosedur atau hidup dalam perbedaan. Idealnya memang mengikuti aplikasi yang ada karena sesuai dengan best practice (desain yang terbaik dalam industri) dan mengubah prosedur yang ada dalam perusahaan. Hal ini akan lebih praktis dan mudah untuk diimplementasikan, kecuali jika business process-nya unik.

Evaluasi vendor sangat dibutuhkan mulai dari review vendor, proses demo, adanya referensi (testimony dari perusahaan lain), dan ada tim yang berfungsi untuk mengevaluasi kemampuan teknis atau fungsi-fungsinya (perlu dicoba dulu). Selain itu, pertimbangkan adanya beberapa penyesuaian dan pahami akan membutuhkan biaya berapa seberapa besar, sehingga hal ini sudah jelas di awal. Baru kemudian mengambil keputusan yang tepat.

Vendor yang dipilih adalah yang memiliki track record yang baik dan expert di bidangnya.

RFP yang dibuat oleh perusahaan kepada vendor merupakan formal document untuk mengarahkan vendor apa yang dibutuhkan secara detail.

Yang paling penting adalah bagaimana implementasi ERP diterima oleh user dan user merasa nyaman atas hal baru ini, sehingga dibutuhkan training secukupnya kepada mereka. Alangkah lebih jika user diikutsertakan dalam proses uji coba dengan vendor sehingga mereka juga bisa melakukan assessment. Peranan SDM disini menjadi salah satu faktor kritis, karena berbicara tentang ERP adalah tentang sebuah sistem yang terintegrasi sehingga jika terjadi kesalahan di berbagai titik akan berdampak signifikan bagi proses bisnis perusahaan. Sehingga, fasilitas TI ini tidak hanya berfungsi sebagai alat bantu semata, tapi juga bisa sebagai business enabler.

DAFTAR PUSTAKA

Babu, A. Ramesh., Y. P. Singh, R.K. Sachdeva. 2000. Establishing a Management

Information System.

McLeod, Raymond Jr,. 1995. Management Information System, sixth edition. Prentice-Hall Inc, New Jersey.

O’Brien JA, Marakas G. 2005. Management Information sistem. Ninth edition. Boston: Mc Graw Hill, Inc.

Martin, E. Wainright, et al., 2005. Managing Information Technology. Pearson Prentice Hall. USA.

Shanks G. Parr A, et al, “Differences in Critical Success Factors in ERP systems

Implementation in Australia and China : A Cultural Analysis” 8th European Conference on Information Systems, Vienna, 2000

Nah, Fiona Fuihoon, Zahidul Islam, Metthew Tan, 2007, Empirical Investment of Factors Influencing of Success of Enterprise Resource Planning Implementation, Journal of

Database Management, 18 (4)

Fiona Fui-Hoon Nah, dkk, 2011. ERP Implementation : Chief Information Officers Perceptions of Critical Success Factors. International Journal of Human-Computer

Interaction, vol 6 No 1 pp. 5-22

Supramaniam, M, & Kuppusamy, M (2006) ERP System Implementation : A Malaysia

perspective Journal of Information Tecjnology Management volume XXI, No 1, 35-48

Garside, Annisa Kesy. 2004. Faktor-Faktor Kesuksesan Implementasi Enterprise Resource

Planning (ERP) di PT. Semen Gresik.

Sugiarsono, Joko. 2003. Sajian Utama, Potret Kebingungan Investasi TI. SWA Edisi

02/XIX/23 Januari – 5 Februari 2003. P. 24 – 31.

Humaedi, Dedi. 21 Agustus 2003. Ketika Sang Juragan Semen Ingin Naik Kelas.

http://www.swa.co.id/swamajalah/swadigital/details.php?cid=1&id=1973