PEDOMAN
AUDIT MUTU INTERNAL
SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN AISYIYAH BANDUNG
BADAN PENJAMINAN MUTU
STIKES ‘AISYIYAH BANDUNG
Jl. KH. Ahmad Dahlan Dalan (Banteng) No.6 Bandung Phone 022 7312423 ║ Fax 022 7305269
2
PEDOMAN
AUDIT MUTU INTERNAL
No kode dokumen MM-SAB-002
Revisi
1
Tanggal berlaku
2 september 2017
Dirumuskan
Koordinator bidang Audit Mutu Internal
Nurhayati
Diperiksa oleh
Ketua BPM
Popy Siti Aisyah S.Kep.,Ners.M.Kep
Disetujui oleh
Ketua STIKes
3
VISI, MISI DAN TUJUAN
SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN ‘AISYIYAH BANDUNG
SK BPH No. 043.A/SK.01/STIKes-AB/VI/2012
VISI
“Menjadi Perguruan Tinggi yang Unggul di bidang Kesehatan spiritual Islami di Tingkat Nasional Tahun 2022”
MISI
1. Menyelenggarakan pendidikan tenaga kesehatan yang berlandaskan nilai nilai islam.
2. Menyelenggarakan kegiatan penelitian dalam pengembangan ilmu kesehatan berorientasi nilai nilai islam
3. Menyelenggarakan pengabdian masyarakat dengan mengitegrasikan nilai nilai islami dalam pembangunan kesehatan masyarakat.
4. Menyelenggarakan tata kelola perguruan tinggi yang berkualitas, transparan dan berbasis nilai islam.
5. Mengembangkan kemitraan yang menunjangtri dharma perguruan tinggi
TUJUAN
1. Menghasilkan tenaga kesehatan yang profesional dan islami
2. Menghasilkan penelitian yang mengintegrasikan nilai nilai islam dalam pengembangan keilmuan kesehatan.
3. Menghasilkan kegiatan pengabdian kepada masyaarakat yang mengintegrasikan nilai nilai islam dan pembangunan kesehatan masyarakat.
4. Terwujudnya tata kelola perguruan tinggi yang berkualitas, transparn dan berbasis islam
4
KATA PENGANTAR
Bismillaahirrohmaanirrahiim
Puji syukur, penulis panjatkan kepada Allah SWT, karena atas rahmat dan karunia-Nyalah penulis mampu menyusun Panduan Audit Mutu Internal (AMI). Panduan AMI ini disusun sebagai salah satu implementasi SPMI berdasarkan SNPT No. 44 tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.
Penyusunan panduan AMI mendapat dukungan dari berbagai pihak, oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dan memberikan dukungan. Semoga segala bantuan dan kebaikan, menjadi amal sholeh yang akan mendapat balasan yang lebih baik dari Allah SWT.
Penulis juga menyadari panduan AMI masih belum sempurna, dengan kerendahan hati penulis sangat mengharapkan masukan dan saran yang membangun dari berbagai pihak demi perbaikan selanjutnya. Penulis berharap semoga modul ini dapat memberikan manfaat positif demi perkembangan ilmu kebidanan. Aamiin Ya Robbal ‘Alamiin.
Bandung, Desember 2017
Penyusun
5
PENDAHULUAN
Penjaminan mutu pendidikan tinggi merupakan kegiatan sistemik untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan. Fungsi dari pendidikan tinggi adalah :
1. Mengembangkan kemampuan dan membentuk watak serta peradaban bangsa yang bermartabat dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa;
2. Mengembangkan sivitas akademika yang inovatif, responsif, kreatif, terampil, berdaya saing, dan kooperatif melalui pelaksanaan Tridharma; dan
3. Mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi dengan memperhatikan dan menerapkan nilai humaniora.
Penjaminan mutu pada pendidikan tinggi dilakukan melalui penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, dan peningkatan Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SNPT). Sistem penjaminan mutu Pendidikan Tinggi terdiri atas :
1. Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang dikembangkan oleh Perguruan Tinggi
2. Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) yang dilakukan melalui akreditasi. SPMI yang akan dilaksanakan di STIKes Aisyiyah Bandung adalah bertujuan menjamin pemenuhan Standar Nasional Dikti dan Standar mutu Perguruan tinggi Muhammdiyah Aisyiyah secara sistemik dan berkelanjutan sehingga tumbuh dan berkembang budaya mutu di setiap Program Studi dilingkungan Stikes Aisyiyah Bandung Standar Nasional Pendidikan tinggi menurut Permenristekdikti nomor 4 tahun 2015, Undang-undang nomor 12 Tahun 2012 meliputi :
1. Standar nasional Pendidikan 2. Standar nasional Penelitian
3. Standar Nasional Pengabdian Kepada Masyarakat.
Sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi dilakukan terhadap ketiga standar pada SN Dikti, denga melalui 3 (tiga) kegiatan, yaitu;
1. Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) yang dilakukan dengan menggunakan borang akreditasi BAN-PT untuk Institusi dan LAM PT-Kes untuk Program Studi kesehatan.
6
2. Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang dilakukan oleh ITS.
3. Serta didukung oleh ketersediaan Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) yang terintegrasi secara nasional
SPME dan SPMI dilakukan dengan berdasarkan SNPT ditambah dengan SPT-PT Muhammadiyah sebanyak 28 standar. Pelaksanaan SPMI mengikuti kaidah PPEPP, yaitu Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Pengembangan standar yang telah ditetapkan. Tahapan E – Evaluasi dapat dilakukan melalui kegiatan Audit. Terdapat dua macam audit yaitu,
1. Audit internal adalah audit yang dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian terhadap
2. Standar mutu organisasi (standar Internal) melalui kegiatan AMI
3. Audit eksternal adalah audit yang dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian terhadap standar eksternal.
Audit mutu internal merupakan sebuah proses yang sistematis, mandiri, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevauasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah terpenuhi. Buku Panduan Audit Mutu Internal ini merupakan buku panduan untuk semua auditor dalam melaksanakan audit mutu internal (AMI) Prodi di lingkungan STIKes Aisyiyah Bandung.
BAB II
7
A. Definisi
Audit Mutu Internal (AMI) merupakan suatu pemeriksaan yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah kegiatan dalam menjaga mutu serta hasilnya telah dilaksanakan secara efektif sesuai dengan standar pendidikan tinggi di lingkungan STIKes Aisyiyah Bandung (SAB). Standar mutu pendidikan STIKes Aisyiyah Bandung ditetapkan untuk mencapai tujuan SAB, yang dituangkan Standar Mutu SK. AMI adalah salah satu tahapan / cara dalam siklus penjaminan mutu pendidikan tinggi dalam upaya peningkatan mutu pada tahapan evaluasi.
B. Tujuan Audit Mutu Internal
Audit bukan merupakan asesmen / penilaian melainkan pencocokan antara pelaksanaan dengan standar yang sudah ditetapkan.
1. Tujuan umum :
Melaksanakan verifikasi kesesuaian antara pelaksanaan dengan standar pendidikan tinggi dalam rangka mendapatkan rekomendasi ruang peningkatan mutu dan menjamin akuntabilitas berdasarkan praktik baik serta temuan atau ketidaksesuaian antara penyelenggaraan pendidikan tinggi dengan standar pendidikan tinggi.
2. Tujuan khusus
a. Untuk memeriksa kesesuaian atau ketaksesuaian pelaksanaan dan standar yang telah ditetapkan.
b. Untuk memeriksa proses dan hasil proses pencapaian mutu sehingga dapat ditentukan keefektifan pencapaian dari tujuan yang telah ditetapkan (Indikator Kinerja Kunci).
c. Untuk menyiapkan laporan kepada teraudit (auditee) sebagai dasar perbaikan mutu selanjutnya
d. Untuk memberi kesempatan teraudit memperbaiki sistem penjaminan mutu. e. Untuk membantu institusi/program studi dalam mempersiapkan diri dalam
8
C. Manfaat AMI
Manfaat AMI, secara langsung adalah diperoleh rekomendasi peningkatan mutu pendidikan tinggi. Rekomendasi bermanfaat bagi pimpinan / pengelola Prodi tersebut dalam mengembangkan berbagai program untuk mencapai Visi,misi , tujuan, sasaran SAB.
AMI merupakan salah satu langkah untuk mengetahui kesesuaian standar dengan pelaksanaan yang telah dilakukan pada berbagai aspek yang ditetapkan dalam lingkup AMI, antara lain:
1. Konsistensi penjabaran kurikulum dan silabus dengan tujuan pendidikan, dan kompetensi lulusan yang diharapkan (Learning Outcomes).
2. Konsistensi perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi proses pembelajaran terhadap pencapaian kurikulum dan silabus.
3. Kepatuhan perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi proses pembelajaran terhadap manual prosedur dan instruksi kerja program studi.
4. Kecukupan penyediaan sarana – parasarana dan sumber daya pembelajaran, penelitian dan /atau pengabdian kepada masyarakat.
5. Konsistensi perencanaan, pelaksanaan, evaluasi penelitian dan pengabdian serta kerjasama
6. Konsistensi integrase Al islam Kemuhamadiyahan Keaisyiyahn dalam pelaksaanaan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat.
D. Siklus AMI
Siklus yang dilakukan pada audit mutu internal, secara umum meliputi tahapan yang ditunjukkan pada Tabel berikut ini.
Tabel 3.1 Siklus AMI
No Kegiatan Petugas
9
2. Merencanakan audit (dapat dilakukan secara periodik tahunan)
Pimpinan SAB dan kepala BPM
3. Menetapkan sasaran dan lingkup audit
Pimpinan SAB dan kepala BPM
4. Membentuk tim audit Koordinator bidang AMI 5. Mengkaji ulang dokumen dan
menyiapkan daftar pemeriksaan
Koordinator bidang AMI
6. Menyelenggarakan rapat koordinasi tim audit
Koordinator bidang Ami dan tim Auditor
7. Menetapkan jadwal audit dan sosialisasi jadwal
BPM, coordinator bidang Ami, auditor, auditee
8. Melaksanakan audit di tempat obyek audit (Audit Kepatuhan)
Auditor dan auditee
9. Menyusun laporan audit Auditor dan koor.bidang Ami 10. Melakukan kaji ulang oleh pihak
manajemen (dapat disertai dengan auditor / konsultan
BPM dan pimpinan SAB
E. Lingkup AMI
Lingkup AMI yang dilakukan di lingkungan STIKes Aisyiyah Bandung (SAB) adalah mengidentifikasi capaian standar mutu pendidikan tinggi yang ditetapkan oleh SAB meliputi 27 standar mutu. Lingkup Audit mutu internal mencakup pemeriksaan terhadap :
1. Dokumen akademik
Dokumen akademik yaitu dokumen Kebijakan akademik, Standar akademik, Peraturan akademik, Panduan akademik, Spesifikasi Program Studi, Peta kurikulum. Pemeriksaan lingkup akademik lebih dikenal dengan audit mutu akademik internal (AMAI)
2. Dokumen mutu
Dokumen mutu yaitu dokumen Kebijakan mutu, Standar mutu, Manual mutu, Manual prosedur, Instruksi kerja
10
3. Struktur Organisasi
a. Dokumen wewenang dan tanggung jawab serta dokumen standard eksternal yang terkait dengan struktur organisasi
b. Komitmen (tanggung jawab) manajemen
4. Sumber daya, meliputi Sumber daya manusia, Infrastruktur. 5. Proses dan pengendaliannya
Yang dimaksud proses adalah keefektifan sistem penjaminan mutu dalam pemenuhan standar internal dan eksternal, sedangkan yang dimaksud dengan pengendalian adalah pemenuhan standar internal dan standar eksternal
6. Evaluasi dan perbaikan
F. Obyek atau Area AMI
Obyek atau area AMI adalah unit yang akan dilakukan audit, dapat meliputi semua aras dan unit kegiatan dalam STikes Aisyiyah Bandung. Beberapa obyek AMI yang dapat ditentukan, antara lain:
1. Tingkat Program Studi 2. Tingkat STIKes 3. Laboratorium 4. Perpustakaan
5. Unit Teknologi Informasi
6. Unit Kerja Penunjang Perguruan Tinggi, yaitu: Kepegawaian, Keuangan, Sarana-Prasarana, Keamanan dan Keselamatan, humas dan kerja samadll Obyek audit dapat dilakukan pula pada dokumen. Lingkup berlakunya dokumen dapat dibedakan dalam tingkatan unit kerja mulai dari STIkes sampai dengan Program Studi.
G. Formulir kelengkapan dalam AMI
Beberapa dokumen / formulir yang diperlukan dalam AMI: 1. Dokumen standar
2. Borang SPMI
11
4. Formulir tindakan koreksi
Checklist merupakan daftar pertanyaan yang diperlukan oleh auditor sebagai
pemandu saat visitasi. Checklist akan digali lebih lanjut tentang kecurigaan atas ketidak sesuaian. Checklist bersifat informatif, mudah dipahami, sesuai dengan proses pembelajaran di Prodi yang di audit, serta sebagai alat pemandu audit visitasi.
BAB III
12
Standar dalam pelaksanaan AMI adalah dengan melalui 4 tahapan meliputi perencanaan AMI, pelaksanaan audit dokumen, pelaksanaan audit kepatuhan dan pelaporan hasil AMI , dan rencana tindak lanjut AMI. Adapun penjelasan secara singkat setiap tahapan sebagai berikut :
A. Perencanaan AMI
Perencanaan AMI dalam hal ini dilakukan oleh Kepala Badan Penjaminan Mutu SAB yang dalam hal ini bertindak sebagai Penanggung Jawab Program AMI (MP-AMI) SAB. Kepala BPM dibantu oleh koordinator bidang AMI dalam lingkup proses penetapan standar AMI, sosialisasi standar AMI, sampai dengan distribusi laporan hasil AMI. Perencanaan AMI meliputi tiga hal, yaitu:
1. Penentuan lingkup audit
Penentuan lingkup audit yaitu menetapkan standar sebagai area / cakupan dalam audit mutu internal. Kegiatan disini mencakup menyiapkan dukungan administrasi kegiatan.
2. Penentuan Auditor
Penentuan auditor adalah pemilihan seseorang auditor mutu yang telah mengikuti dan lulus pelatihan auditor mutu. Apabila auditor belum tersedia atau terdapat penetapan standar mutu baru maka BPM STikes Aisyiyah melakukan pelatihan auditor. Penentuan Auditor ditetapkan melalui surat keputusan Ketua Stikes sebagai auditor pada periode AMI yang ditentukan. Auditor berasal dari dosen atau tenaga kependidikan yang kompeten yang berada ada di lingkungan STIKES Aisyiyah Bandung.
3. Penetapan jadwal audit
Penetapan jadwal audit ini termasuk penetapan jadwal auditor dan diketahui oleh auditee. Pada tahap ini auditor dan auditee mengadakan pertemuan dalam rapat pembukaan AMI untuk membahas ruang lingkup audit, penekanan audit, dan point point penting yang akan ditekankan dalam pelaksanaan audit. Jadwal audit meliputi:
13
b. Tanggal dan jam pelaksanaan audit yang disepakati bersama antara Auditor dengan Teraudit (Auditee).
c. Lama waktu audit.
d. Tempat/ lokasi pelaksanaan audit e. Tim Auditor yang bertugas
Pada tahap perencanaan Ami sebaiknya pimpinan Instititusi dan penanggung jawab kegiatan AMI memperhatikan hal-hal berikut :
1. Hasil dan pengalaman /evaluasi AMI sebelumnya.
2. Apakah ada keluhan/masukan mahasiswa/stakeholder yang muncul sebelum pelaksanaan AMI.
3. Apakah ada perkembagan /hal-hal penting yang sedang terjadi di dalam organisasi yang terkait/ dapat terkait dengan pencapaian sasaran mutu yang telah ditetapkan.
B. Pelaksanaan audit dokumen /desk evaluasi
Audit dokumen adalah aktifitas dalam pemeriksaan dokumen pendukung bukti mutu dari pelaksanaan standar. Pemeriksanaan dokumen yang dimiliki oleh auditee lazim disebut audit kecukupan atau deskevaluation. Hasil dari pelaksanaan audit dokumen: berupa daftar checklist atau daftar pertanyaan yang akan ditanyakan kepada auditee saat audit kepatuhan / visitasi. Persiapan dalam audit dokumen, yaitu:
1. Kenali proses yang akan diaudit (input, proses, output, proses owner, pelaksana dan pengguna)
2. Identifikasi persyaratan standar dan peraturan yang berlaku 3. Identifikasi resiko/potensi kegagalan dan kritis proses 4. Review kesesuaian dokumentasi
5. Buat checklist atau daftar pertanyaan bila perlu sesuai dengan lingkup audit. Checklist berisi tentang ketidakcukupan, potensi penyimpangan ataupun penyimpangan dari sistem mutu yang dilaksanakan khususnya dalam standar. Setiap auditor biasanya menyiapkan sejumlah pertanyaan dari dokumen yang diperiksa.
Checklist seringkali dikatakan sebagai daftar pengecekan dalam AMI. Checklist merupakan salah satu cara sederhana yang lazim digunakan untuk mengurangi kesalahan
14
atau bahkan kegagalan yang dapat ditimbulkan oleh keterbatasan memori / perhatian manusia saat melakukan audit lapangan. Manfaat daftar checklist adalah :
1. Alat pengingat dan menjaga agar audit tetap dalam lingkup audit. 2. Audit lebih sistematis& terstruktur.
3. Menjadi panduan auditor.
4. Alat untukmenyusun catatan-catatanselama audit. 5. Membantu penyiapan laporan akhir.
Untuk menyamakan persepsi dalam hal kecukupan dokumen, auditor akan melaksanakan rapat. Rapat juga digunakan untuk menentukan langkah kedua yaitu audit kepatuhan atau audit lapangan Tugas lead auditor/ketua tim auditor dalam proses audit dokumen:
1. membacakan identitas teraudit, lingkup audit, dokumen yang tersedia.
2. membagi tugas kepada semua anggota tim tentang dokumen yang harus diaudit yang menjadi tanggung jawabnya.
C. Pelaksanaan audit kepatuhan / audit lapangan
Audit lapangan dilakukan untuk memverifikasi potensi temuan yang telah dipersiapkan pada daftar checklist yang ditemukan pada audit dokumen. Audit lapangan adalah melakukan verifikasi terhadap bukti-bukti (evidence), yaitu verifikasi terhadap dokumentasi, bahan material, personil proses, peralatan, dan sebagainya. Audit lapangan/visitasi (Audit kepatuhan/compliance) merupakan tahapan kedua dalam pelaksanaan AMI. Tahapan ini dilakukan setelah tim auditor menyelesaikan audit dokumen/sistem dan jadwal audit kepatuhan telah ditetapkan dan disetujui oleh tim auditor dan teraudit/auditee. Audit lapangan dilakukan untuk memverifikasi potensi temuan yang telah dipersiapkan pada daftar checklist. Apabila AMI ini dilaksanakan di tingkat Program Studi maka verifikasi idealnya dilakukan terhadap pimpinan program studi dosen, tenaga kependidikan, kepala laboratorium, mahasiswa, sampai pada alumni dan pengguna alumni. Hal – hal yang merupakan penyimpangan atau potensi penyimpangan yang ditemukan saat verifikasi maka dicatat sebagai temuan.
Tahapan audit kepatuhan adalah sebagai berikut:
15
a. Ketua tim auditor memperkenalkan seluruh anggota tim.
b. Ketua tim auditor menyampaikan tujuan audit dan lingkup audit.
c. Ketua tim auditor menyampaikan jadwal acara audit untuk disetujui oleh teraudit.
d. Ketua tim auditor mengkonfirmasi ketersediaan sumberdaya dan fasilitas e. Ketua tim auditor mengkonfirmasi tentang kerahasiaan.
2. Pelaksanaan audit, dimana tim auditor melakukan hal-hal berikut ini:
a. Audit dilakukan dengan berpedoman pada checklist yang telah dibuat pada saat audit dokumen/desk evaluation / audit sistem.
b. Tehnik Pengumpulan bukti audit
Metode yang digunakan untuk mengumpulkan bukti audit pada umumnya mencakup wawancara, pemeriksaan dokumen, pengamatan kegiatan di lapangan (aktivitas/proses/kondisi). Banyak nya dokumen yang harus dikumpulkan sifatnya acak (sampling). Sample yang diambil didasarkan pada tingkat kepentingan dari area/proses yang diaudit, namun bukan hanya mengambil satu sampel saja.
Wewenang auditor internal adalah penuh, bebas, dan tidak terbatas dalam melakukan akses terhadap semua dokumen, personalia penyelenggaran Program Studi/unit, obyek penyelenggaraan perguruan tinggi, dan fasilitas fisik milik perguruan tinggi guna mendapatkan data dan informasi yang diperlukan dan berkaitan dengan pelaksanaan audit nya.
Wawancara dilakukan dalam rangka penggalian informasi dan klarifikasi data. Penggalian informasi dilakukan dengan cara terpisah antara kelompok pengelola, mahasiswa, karyawan, pengguna (user), lulusan, dsb. Saat wawancara auditor tidak melakukan penilaian (assessment) tetapi melihat kesesuaian standar dengan pelaksanaaan, sehingga dapat dilakukan perumusan temuan.
Faktor yang mendukung keberhasilan audit lapangan ditentukan oleh 1) Persiapan dilakukan dengan baik
2) Wawancara dengan orang yang tepat
16
4) Wawancara dilakukan sampai mendapatkan akar masalah
Beberapa kiat dalam melakukan wawancara dengan auditee, dengan mengikuti beberapa hal berikut ini :
1) Melakukan wawancara secara terpisah antara pimpinan dengan bawahan.
2) Berupaya untuk tidak banyak bicara. Hal ini dapat dilakukan dengan cara mempersiapkan pembagian waktu mengajukan pertanyaan, sesuai dengan pembagian tugas saat audit dokumen.
3) Menghindari konfrontasi cross check pernyataan dengan auditee lain (misal atasan), jika memang diperlukan maka dilakukan konfirmasi dan ini dilakukan dengan cara bijak.
4) Menghindari kesan selalu membaca check list
5) Membuat pertanyaan yang jelas / spesifik / tidak bermakna ganda.
Tehnik Bertanya / wawancara pada saat audit lapangan harus dibedakan antara Penanggung jawab/owner standar, pelaksana, dan pengguna. 1) Tehnik bertanya pada penanggung jawab terhadap proses standar
mutu/Owner.
Pertanyaan untuk proses owner, merupakan pertanyaan yang dipastikan akan diperoleh jawaban / informasi bahwa:
a) Proses dan sasaran perbaikan telah direncanakan dan didokumentasikan.
b) Proses dan sumber daya yang diperlukan telah dijabarkan dan dipenuhi
c) Proses dimonitor dan diukur.
d) Tindak lanjut dilakukan sesuai dengan hasil analisa data 2) Pertanyaan untuk Pelaksana
Pertanyaan untuk pelaksana, merupakan pertanyaan yang dipastikan akan diperoleh jawaban /informasi bahwa:
17
a) Pelaksana mengetahui/mempunyai acuan tentang apa yang harus dilakukan.
b) Pelaksana mempunyai kompetensi yang diperlukan.
c) Pelaksana mengetahui kontribusi yang diharapkan oleh organisasi.
d) Proses terlaksana dengan konsisten 3) Pertanyaan kepada pengguna
Pertanyaan untuk pengguna merupakan pertanyaan yang dipastikan akan diperoleh jawaban / informasi bahwa:
a) Hasil proses sebelumnya sesuai dengan kebutuhan prosesnya. b) Terdapat jalur komunikasi yang jelas.
c) Umpan balik segera ditanggapi
c. Tehnik pencatatan temuan audit
Auditor saat melakukan wawancara harus mencatat hal – hal berikut ini: 1) Contoh-contoh ketidaksesuaian terhadap standar
2) Contoh-contoh ketidaksesuaian terhadap dokumentasi/rekaman 3) Aspek dari operasi yang menyimpang / cenderung mengarah kepada
ketidaksesuaian.
Catatan atas temuan tersebut, meliputi: 1) Apa yang ditemukan
2) Dimana / area ditemukan (dapt ditemukan pada owner, pelaksana, pengguna, dll)
3) Alasan apa / mengapa dianggap sebagai ketidaksesuaian 4) Siapa yang hadir / ada pada saat ditemukan.
Catatan temuan hendaknya dituliskan dalam bentuk: 1) Kalimat yang singkat dan mudah dimengerti, 2) Kalimat yang bersifat membangun dan membantu
3) Kalimat yang mengandung kebenaran, relevan dan bukan kejutan. Beberapa contoh kalimat dalam temuan dinyatakan dalam bentuk berikut ini:
18
Contoh:
Sudah disusun RPS, namun beberapa unsur dalam RPS tidak sesuai
dengan standar.
Sudah dilakukan perkuliahan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan,
namun lama waktu perkuliahan tidak sesuai dengan bobot sks.
Dalam perumusan daftar temuan audit, harus mengikuti kaidah PLOR, yaitu:
Problem (masalah yang ditemukan) Location (Lokasi ditemukan problem) Obyektive (bukti temuan)
Reference (dokumen yang mendasari)
Daftar temuan yang dituliskan dalam formulir di atas, harus disetujui oleh proses owner (auditee) dan berdasarkan bukti.
Klasifikasi Temuan Audit dalam formulir di atas, ada 3 yaitu: 1) Temuan Positif
Temuan positif merupakan sebuah prestasi dan juga bisa sebagai kesesuaian terhadap persyaratan/ standar. Prestasi / keberhasilan / kesuksesan / kesesuaian yang ditemukan pada Prodi yang teraudit (Auditee) harus dicatat.
2) Observasi (OB) adalah temuan/finding yang menunjukkan ketidakcukupan/ ketidaksesuaian terhadap persyaratan sistem penjaminan mutu, dan memerlukan penyempurnaan. Pernyataan temuan harus berisi, 3 hal berikut ini:
a) Penjelasan, b) Refrensi,
c) Bukti-bukti obyektif.
Dalam OB merupakan kondisi diketemukan peluang untuk perbaikan. OB dapat diselesaikan dengan cepat dan mudah.
19
3) KeTidaksesuaian (KTS) atau Ketidak patuhan yaitu: tidak memenuhi persyaratan / standar yang ditentukan.
Terdapat 2 jenis KTS, yaitu KTS MINOR dan KTS MAJOR. a) KTS MINOR (ringan) adalah Ketidaksesuaian yang memiliki
dampak terbatas terhadap sistem penjaminan mutu mutu. Beberapa KTS dalam kategori Minor/ ringan, yaitu: (1) KTS yang mudah diperbaiki/ diralat.
(2) KTS yang tidak secara langsung mempengaruhi kualitas produk/ pelayanan.
(3) KTS yang tidak menghambat perolehan sertifikasi/ akreditasi/ registrasi.
Beberapa contoh KTS Minor, antara lain: (1) Catatan kaji ulang kurang lengkap.
(2) Instrumen/ alat-alat utama tidak memuat tanggal kalibrasi. (3) Tindak lanjut yang masih dalam proses (belum selesai) tetapi
sudah dimuat dalam laporan tindakan koreksi audit internal. (4) Ketidaklengkapan dokumentasi tentang pelatihan- pelatihan
yang dilakukan
b) KTS MAJOR (berat) adalah Ketidaksesuaian yang memiliki dampak luas terhadap sistem penjaminan mutu. Beberapa KTS dalam kategori Mayor, yaitu:
(1) KTS yang mengancam sertifikasi, akreditasi atau registrasi. (2) KTS yang berpengaruh besar terhadap kualitas produk/
pelayanan PT
(3) KTS yang menyebabkan resiko kehilangan mahasiswa (misalkan kenaikan DO, penurunan jumlah peminat).
(4) KTS yang merupakan ancaman/ gangguan terhadap kegiatan atau pelaksana dalam organisasi.
Contoh KTS Mayor antara lain:
Sejumlah besar piranti/ alat pengukuran yang penting dan
20
Laporan audit mutu internal tentang kelemahan sistem dibiarkan tanpa tindak lanjut.
Hasil kaji ulang manajemen/ management reviews tidak ditindaklanjuti secara memadai
3. Pertemuan internal auditor.
Setelah verifikasi selesai maka auditor akan melaksanakan rapat. Rapat tersebut digunakan untuk merumuskan temuan yang telah didapatkan oleh setiap auditor dan menentukan kategori temuan tersebut.
Dalam rapat ini, dipimpin oleh Ketua Tim Auditor / Lead auditor, dengan melakukan hal-hal berikut ini:
a. Melengkapi formulir ketidaksesuaian (KTS)
Pembuatan laporan KTS, berisi hal-hal sebagai berikut: 1) Tanggal pelaksanaan audit
2) Nomor/identifikasi audit 3) Lingkup/ bidang yang diaudit 4) Deskripsi/ uraian temuan KTS.
5) Informasi tentang acuan standar yang diacu. Hal ini untuk menunjukkan dasar/ landasan temuan audit.
6) Identifikasi nama auditor dan wakil teraudit
7) Tindakan yang disepakati untuk memperjelas/ menganalisis KTS 8) Tindakan nyata yang diambil untuk mengatasi/ menyelesaikan KTS.
(agar tidak terulang lagi dimasa yang akan datang)Meninjau semua ketidaksesuaian (KTS)
b. Tinjauan secara kolektif terhadap ketidaksesuaian untuk mengidentifikasi temuan mayor
c. Mempersiapkan kesimpulan audit
d. Mempersiapkan agenda rapat penutupan/ closing meeting
4. Penutupan audit lapangan
21
a. Ketua bersama anggota tim auditor mengadakan rapat penutupan audit bersama teraudit / auditee membahas temuan audit untuk disepakati. b. Tahap ini merupakan tahap persetujuan temuan auditor oleh auditee. c. Ketua tim auditor dan teraudit bersama-sama menandatangani daftar
temuan audit pada formulir ringkasan kondisi audit dan formulir deskripsi kondisi audit.
d. Ketua tim auditor menutup acara audit e. Tim auditor membuat laporan audit
f. Ketua tim auditor menyerahkan laporan audit kepada Client 5. Pelaporan hasil audit
D. Pelaporan AMI
Pelaporan Ami merupakan laporan dari hasil temuan selama proses AMI dan menjadi bagian rekomendasi bagi rapat tinjauan manajemen. Lead auditor beserta auditor mencatat semua hasil audit dalam formulir laporan temuan Audit mutu ( Lampiran 2). Laporan audit internal, harus memuat berikut ini:
1. Identifikasi laporan
2. Maksud, tujuan dan ruang lingkup audit
3. Rincian program audit, auditor, tanggal dan area audit
4. Identifikasi dokumen referensi (standar, quality, manual, prosedur, kontrak, dll)
5. Ringkasan temuan
6. Pengamatan ketidaksesuaian dan bukti pendukung
Auditee dapat mengajukan cara perbaikan dan cara pencegahan berulangnya ketidaksesuaian dengan persetujuan pimpinan terkait atau disebur permintaan ketidaksesuaian. Tindakan koreksi adalah tindakan untuk meniadakan sebab-sebab ketidaksesuaian terhadap standar/rencana dan mencegah pengulangan ketidak sesuaian dikemudian hari dalam rangka peningkatan mutu secara berkelanjutan. PTK sebagai suatu permintaan perbaikan oleh manajemen kepada teraudit atas dasar laporan audit agar teraudit memperbaiki KTS atau penyebab KTS.
22
Formulir yang dapat digunakan Permintaan Tindakan Koreksi (lampiran 3) harus memuat unsur-unsur sebagai berikut:
1. Deskripsi tentang Ketidaksesuaian (KTS)
2. Tindakan perbaikan yang akan dilaksanakan oleh auditee 3. Waktu tindakan perbaikan
4. Penanggung jawab yang akan melakukan perbaikan.
E. Rencana tindak lanjut
Hasil laporan auditor harus ditindaklanjuti oleh auditee sesuai dengan kesepakatan yang tertulis dalam formulir deskripsi audit. Auditor atau koordinator bidang monev dan analisa melakukan monev atas hasil perbaikan yang dilakukan. Apabila temuan AMI tidak dapat segera diperbaiki karena berkaitan dengan kebijaksanaan SAB, maka auditee dengan sepengetahuan Pimpinan Unit terkait harus menginformasikan temuan audit tersebut kepada koordinator bidang AMI dan BPM untuk dibawakan dalam RTM terdekat.
F. Ketentuan lain
1. AMI ad-hoc dapat dilaksanakan di luar rencana tahunan bila: a. Karena suatu hal, dipandang perlu oleh BPM dan
b. Untuk persiapan Audit Eksternal (Badan Registrasi, dsb).
2. Apabila pelaksanaan/Laporan Audit dianggap kurang memuaskan, maka Badan Penjaminan mutu berwenang untuk melakukan audit ulang.
3. Apabila terdapat perselisihan pendapat dalam penentuan jenis temuan audit antara tim audit/auditor dengan auditee, maka keputusan akhir diambil oleh BPM.
BAB IV
STANDAR AUDITOR
Pelaksanakan AMI oleh Auditor dimaksudkan untuk mendapatkan ruang peningkatan dan menjamin akuntabilitas perguruan tinggi. Pelaksanaan audit mutu
23
internal dilakukan oleh tim auditor mutu internal. Tim auditor disarankan berjumlah ganjil dan lebih dari 1 (satu) orang. Dalam tim auditor terdapat 1 (satu) orang ketua tim yang dinamakan Lead auditor, dan anggota auditor.
A. Sifat Dasar Auditor pada AMI
Sifat dasar seorang auditor diantaranya : 1. Kompeten
Kompeten ditandai oleh kemampuan: trampil, ahli, berwenang dan cermat. Trampil dan ahli merupakan orang yang mempunyai pengetahuan dan pengalaman dalam melakukan audit mutu, memiliki kemampuan manajerial, serta berwibawa dan disegani dalam organisasi
2. Independensi (netral / tidak memihak, tidak merugikan pihak manapun dan obyektif). Independen merupakan tindakan tidak terlibat dalam pekerjaan teraudit (auditee)
3. Ketelitian dan kecermatan dalam menggali informasi sehingga menghasilkan kesimpulan audit yang sahih (valid)
4. Mampu melakukan Penyajian laporan yang wajar dan benar
5. Mampu berkomunikasi secara efektif, diplomatis dan Cakap dalam menjelaskan dan mengikuti aturan serta menjadi pendengar yang aktif.
6. Jujur dan tidak bias dalam melakukan penilaian.
7. Punya rasa ingin tahu dan pengamat yang baik (banyak mengamati) 8. Dapat mengendalikan diri
9. Mampu berperan menjadi pemimpin (sebagai lead auditor) maupun follower/ anak buah (anggota auditor).
10. Auditor harus bertindak sebagai konselor, fasilitator dan motivator. Auditor tidak boleh berpikir, bersikap, dan bertindak sebagai pencari kesalahan, Interogator, Investigator, Provokator, Instruktor, Kolaborator
24
1. Berpendidikan S2
2. Memahami konsep sistem penjaminan mutu internal
3. Memahami sistem/proses manajemen yang ada di lingkungan SAB 4. Menguasai tehnik audit
5. Mampu bekerja secara teliti, sistematik, tidak mudah emosi, dan tajam dalam melakukan analisa temuan audit
6. Telah mengikuti pelatihan dan lulus sebagai auditor mutu 7. Mampu bekerjasama secara tim
8. Berkarakteristik positif
C. Peran Dan Tanggung Jawab Auditor 1. Mengaudit sesuai lingkup audit. 2. Melaksanakan tugas secara obyektif. 3. Mengumpulkan dan menganalisis bukti.
4. Melaksanakan tugas sesuai dengan kode etik yaitu salah satunya adalah menjaga kerahasiaan dokumen yang diaudit
5. Mampu menjawab pertanyaan
D. Penentuan Penempatan Auditor
Adanya beberapa persyaratan, wewenang dan sikap dari auditor, maka dalam penempatan auditor dalam pelaksanakan AMI di lingkungan STIKes Aisyiyah Bandung dilakukan dengan memperhatikan persyaratan sbb:
1. Tidak mengaudit pekerjaan / program studi yang menjadi tanggung jawabnya sendiri.
2. Memiliki pengetahuan/ wawasan yang cukup atas topik yang dibahas dalam audit, untuk itu dilakukan melalui pelatihan, pembekalan semua peraturan yang terkait dengan lingkup audit.
3. Tidak ada conflict of interest dengan teraudit (auditee).
25
Pengadaan auditor internal adalah melalui pelatihan auditor mutu internal di tingkat STIkes Aisyiyah bandung yang melalui program kerja Badan Penjaminan Mutu STIKes Aisyiyah bandung.
F. Etika Auditor Saat Audit Lapangan
Beberapa etika seorang auditor yang harus diperhatikan selama visitasi lapangan adalah:
1. Menyepakati jadwal antara auditor dengan auditee sebelum dilakukan kunjungan
2. Datang tepat waktu.
3. Menerapkan speak with data
4. Melibatkan auditee dalam menganalisa dan menguji kondisi yang terjadi. Ini yang
memungkinkan terjadi tanya jawab
G. Keterampilan yang harus dimiliki auditor
Keterampilan dalam pelaksanaan audit lapangan lead auditor maupun auditor harus mempunyai kemampuan dalam:
1. Teknik / cara dalam bertanya 2. Pencatatan hasil
3. Identifikasi temuan
4. Membuka dan Menutup rapat/pertemuan 5. Pelaporan
BAB V
RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
Rapat tinjauan manajemen (RTM) merupakan suatu rapat yang dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu yang bertujuan untuk membahas tindak lanjut temuan, dipimpin
26
langsung oleh pimpinan, dan dihadiri oleh seluruh jajaran manajemen. Tinjauan manajemen dilakukan untuk memastikan apakah temuan tersebut dapat ditindaklanjuti dengan baik dan memastikan bahwa sistem mutu berjalan efektif dan effisien. Tinjauan ini harus mencakup penilaian untuk peningkatan dan perubahan sistem mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu.
Dalam melakukan rapat tindak lanjut temuan audit dilakukan dengan pembahasan tentang kegiatan secara bertahap yang ditunjukkan pada Tabel di bawah ini. Tabel 5.1 Rapat pembahasan tindak lanjut temuan audit dalam rapat tinjauan manajemen
No Kegiatan Penanggung jawab
1. Identifikasi kekurangan/temuan BPM
2 Menetapkan tanggung jawab Auditee
3. Mencari akar masalah Auditee
4. Mencari solusi jangka pendek: gunakan apa adanya, perbaiki kembali, pecahkan masalah, libatkan stakeholder
Auditee
5 Menetapkan jadwal pelaksaan untuk solusi jangka pendek
Auditee
6. Verifikasi pelaksanaan Auditee
7. Identifikasi solusi jangka panjang Auditee 8. Menetapkan jadwal pelaksanaan solusi jangka
panjang
Auditee
9. Verifikasi penerapan & efektifitas Auditee 10. Temuan dinyatakan close (selesai) BPM
BAB VI PENUTUP
Pelaksanaan audit mutu internal dilaksanakan melalui desk evalution dan audit kepatuhan dengan cara visitasi ke Program Studi, dan mengevaluasi apakah seluruh standar SPMI telah dicapai / dipenuhi oleh setiap Prodi di SAB. AMI diharapkan mampu untuk
27
memberikan rekomendasi untuk perbaikan mutu selanjutnya, dan akan membantu STIKes ‘Aisyiyah Bandung dalam mempersiapkan audit eksternal atau akreditasi, baik oleh BAN PT, LAM PT KES, maupun badan sertifikasi dan/ atau akreditasi internasional.
28
DAFTAR PUSTAKA
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi (2017) Panduan Audit Mutu Internal.
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi (2017) .Bahan lokakarya AMI Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi (2017)
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, 2014,. Pedoman Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi ISBN: 978-602-70089
Majelis Diktilitbang PP Muhammadiyah edisi revisi, (2016).Pedoman SPMI PTM/PTA Majelis Diktilitbang PP Muhammadiyah (2016 )Modul Penyusunan SPMI PTM
Peraturan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi Nomor 2 Tahun 2017 Tentang Sistem Akreditasi Nasional Pendidikan Tinggi.
Peraturan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi Nomor 4 Tahun 2017 Tentang kebijakan penyusunan instrumen Akreditasi
Peraturan Menteri Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi No. 44 Tahun 2015 tentang Standar Pendidikan Nasional Tinggi
