BAB 3
ANALIS IS S IS TEM YANG S EDANG BERJALAN
3.1 Deskripsi Perusahaan
Lecturer Resource Center (LRC) merupakan salah satu unit kerja dari Binus
University yang bertugas dalam mendukung segala aktivitas dosen di Binus University,
termasuk dalam kegiatan: administrasi perekrutan dosen (lecturer recruitment
administration), administrasi jenjang jabatan akademik (academic post level
administration), dan sebagai penyelenggara pelatihan pengembangan dosen (lecturer
development training) untuk mendukung pengembangan proses belajar dan mengajar di
Binus University. LRC berlokasi di Ruang 209 pada Kampus Anggrek, Binus University
di Jalan Kebon Jeruk Raya No.27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat.
Tujuan dari LRC:
1. M emberikan pelayanan dan informasi pelayanan yang baik untuk para dosen.
2. M empromosikan pengembangan profesional melalui pelatihan :
• Metodologi Pengajaran • Teknologi Informasi
Pelayanan yang diberikan LRC mencakup:
1. M enyediakan informasi untuk para dosen Binus University.
3. M engadakan pelatihan dan workshop.
4. M engorganisasi dan mengkoordinasi workshop untuk strategi pengajaran dan
kompetensi teknologi informasi.
5. M emberikan konsultasi yang berkenaan dengan permasalahan akademik
untuk para dosen.
3.2 S truktur Organisasi Perusahaan
3.2.1 S truktur Organisasi Binus University
Gambar 3.1 S truktur Organisasi Binus University
3.2.2 S truktur Organisasi LRC
Gambar 3.2 S truktur Organisasi LRC
3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab
1. LRC Manager
• Merencanakan, menjalankan, dan melaporkan program-program LRC. • Mengambil keputusan dalam data-widespread dan pelaporan kepada
management.
• Merancang ulang proses perekrutan dosen menjadi lebih efektif.
• Mengevaluasi ulang proses dan prosedur yang sedang berjalan di LRC, terutama yang berhubungan dengan Professional Services kepada dosen.
• Mengevaluasi dan merancang ulang Regulasi Homebase.
• Mengajukan kepada top management tentang pembuatan keputusan yang berhubungan dengan feasibility dosen dalam proses pengajaran.
• Mendukung aktivitas dan program LRC.
• Meningkatkan strategic issue dalam LRC untuk pengembangkan lebih lanjut (misalnya bekerja sama dengan institusi lainnya, mendukung biro
lain, dan sebagainya).
• Bertindak sebagai trainer untuk pelatihan yang diselenggarakan LRC. • Menyetujui program pelatihan yang akan diselenggarakan LRC. • Melakukan semua kegiatan yang berhubungan dengan ISO 9001. 2. Lecturer Promotion Co-ordinator
• Merencanakan, mengkoordinasi, dan memantau implementasi tugas yang berhubungan dengan:
o Jenjang Jabatan Akademik
o Dosen Binaan Jurusan
o Administrasi dan Dokumentasi LRC
• Memantau, memelihara, dan mengontrol semua data kenaikan jenjang dosen.
• Melakukan proses Penyetaraan Ijazah Luar Negeri kepada DIKTI.
• Menganalisa data dan menyediakan laporan yang berhubungan dengan program kenaikan jenjang jabatan dosen.
• Menyediakan pelayanan konsultasi dalam ruang lingkup JJA kepada dosen di Binus University.
• Memelihara SISDA (Sistem Informasi Dukungan Administrasi) untuk mendukung program pengajuan JJA (dokumentasi, analisa, dan
pelaporan).
• Bekerja dibawah pengarahan LRC Manager.
• Bekerja sama dengan LRC Manager merencanakan dan merancang kegiatan serta anggaran belanja LRC.
• Mengevaluasi dan melihat ulang pengajuan aktivitas dan anggaran belanja untuk pengembangan lebih lanjut.
• Memberi saran pengembangan kepada LRC Manager yang berhubungan dengan kegiatan pengajuan kenaikan JJA.
• Mendukung aktivitas dan program dalam LRC.
• Melakukan semua kegiatan yang berhubungan dengan ISO 9001. • Melakukan tugas-tugas lain yang diminta oleh LRC Manager. 3. JJA Staff
• Mengkoordinir perekrutan dosen JJA baru.
• Mengumpulkan berkas dosen untuk pengurusan JJA. • Menilai, meng-entry, dan mengarsipkan berkas JJA.
• Memelihara dan mengendalikan berkas-berkas dosen pengurusan JJA. • Memonitoring angka kredit JJA dosen.
• Persiapan, pelaksanaan dan pengurusan JJA.
• Mengambil, mengubah data, mengarsip dan mendistribusikan SK JJA. • Membuat laporan pengajuan JJA.
• Melaporkan laporan pengajuan JJA.
• Melaporkan SK dosen tetap untuk honor dosen tetap. • Mengkoordinasi pindah homebase dosen.
• Melakukan setiap tugasw sesuai dengan peraturan dan mekanisme ISO 9000.
• Melaksanakan tugas-tugas lain di dalam scope LRC berdasasrkan penugasan.
4. Lecturer Recruitment Development Co-ordinator
• Merencanakan, mengkoordinasi, dan memantau implementasi tugas yang berhubungan dengan:
o Program Perekrutan Dosen
o Program Perekrutan Homebase Adjunct
• Menganalisis data dan melanjutkan implementasi dan prosedur berdasarkan SK Yayasan Bina Nusantara.
• Memantau, memelihara, dan mengontrol semua data dosen.
• Menyediakan semua data dan dokumen yang dibutuhkan oleh Kejurusan. • Menyediakan semua data yang berhubungan dengan perekrutan dan
pengembangan layanan bagi dosen.
• Bekerja sama dengan LRC Manager merencanakan dan merancang kegiatan dan anggaran anggaran belanja LRC.
• Mengevaluasi dan melihat ulang pengajuan aktivitas dan anggaran belanja untuk pengembangan lebih lanjut.
• Memberi saran pengembangan kepada LRC Manager yang berhubungan dengan kegiatan perekrutan dan pengembangan.
• Mendukung aktivitas dan program dalam LRC.
• Melakukan semua kegiatan yang berhubungan dengan ISO 9001. • Melakukan tugas-tugas lain yang diminta oleh LRC Manager. 5. Training and Certification Staff
a. Training
• Menyiapkan dan membantu dalam Pelaksanaan Program Pelatihan Dosen Baru.
• Membantu jurusan dalam pelaksanaan seminar/workshop/pelatihan yang diadakan di Kejurusan.
• Mengatur kegiatan registrasi untuk pelatihan dosen.
• Menyiapkan dan bertanggung jawab atas peralatan dan fasilitas yang diperlukan untuk menunjang pelatihan beserta semua bahan yang
berkaitan dengan materi pelatihan.
• Mengolah, mengarsip dan mendistribusikan evaluasi pelatihan dosen. • Membuat laporan tentang keaktifan dosen yang telah mengikuti
pelatihan di LRC.
b. Certification
• Memonitor kuota setifikasi dosen
• Menyiapkan data dosen yang akan diajukan untuk sertifikasi.
• Berkonsultasi dengan fakultas/jurusan/prodi untuk keperluan penilaian persepsional.
• Mendistribusikan, mengumpulkan dan mengolah kuesioner dari penilaian persepsional.
• Mengumpulkan hasil penilaian personal dari calon dosen yang akan disertifikasi.
• Mengkoordinir pengumpulan berkas dosen untuk pengurusan sertifikasi.
• Mengkompilasi hasil penilaian dan dokumen persyaratan lainnya menjadi portfolio.
• Mempersiapkan surat dan dokumen penting terkait pengusulan sertifikasi dosen.
• Mengirimkan berkas portfolio kepada PTP-Serdos (Perguruan Tinggi Penyelenggara Sertifikasi Dosen).
• Memonitor hasil penilaian portfolio dan proses sertifikasi sampai terbitnya sertifikat.
• Membuat laporan pengusulan sertifikasi dosen. • Mendistribusikan sertifikat dosen.
• Membantu melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan kebutuhan program Universitas yang berkaitan dengan LRC dan peningkatan
service ke dosen.
• Memberikan masukan perbaikan untuk kegiatan pelatihan dan administrasi LRC.
6. Homebase Adjunct Staff
• Merencakan implementasi tugas yang berhubungan dengan Perekrutan
Homebase Adjunct.
• Menganalisis dan menyediakan laporan yang berhubungan dengan Perekrutan Homebase Adjunct.
• Merancang dan menganalisis aplikasi yang mendukung implementasi dari beberapa program terutama Perekrutan Homebase Adjunct.
• Mencatat dan melaporkan dokumen yang berhubungan dengan Perekrutan Homebase Adjunct.
• Bekerja di bawah pengarahan Lecturer Recruitment and Development
Co-ordinator.
• Merencanakan dan melakukan persiapan sosialisasi Perekrutan Hombase
Adjunct.
• Melakukan semua kegiatan yang berhubungan dengan ISO 9001.
• Melakukan tugas-tugas lain yang diminta oleh Lecturer Recruitment and
Development Co-ordinator.
7. Recruitment Staff
• Menerima, memasukkan, mengarsip dan mendistribusikan rekap lamaran calon dosen ke Kejurusan.
• Menghubungi calon dosen untuk panggilan wawancara.
• Membuat surat penerimaan, dan penolakan hasil wawancara terhadap calon dosen.
• Membantu Kejurusan dalam mengurus penerimaan calon dosen samapai menjadi dosen baru, meliputi hal-hal berikut:
o M engurus kelengkapan berkas dosen (lamaran, ijazah, transkrip,
dll)
o M elakukan kontak dengan calon dosen untuk proses penerimaan
dosen.
o M engkoordinir test calon dosen baru.
o M enerima hasil wawancara dari Kejurusan.
o M elakukan update data lamaran dosen.
o meng-entry data dosen baru ke database dan member kode dosen.
• Mengkoordinir pelatihan induksi dan metode mengajar untuk dosen baru. • Membantu pengurusan Binus Card Dosen.
• Mengubah data dosen.
• Melakukan semua kegiatan yang berhubungan dengan ISO 9001.
3.4 Prosedur yang Sedang Berjalan
3.4.1 Prosedur Pengurusan JJA
1. Lecturer Promotion Co-ordinator menentukan tanggal pengajuan JJA
akan dilakukan.
2. JJA Staff melakukan pendataan pemblokiran terhadap dosen-dosen yang
tidak memenuhi persyaratan inti untuk pengajuan JJA.
3. JJA Staff mencetak daftar dosen yang sudah waktunya naik jenjang dan
yang boleh menjadi kandidat pengajuan. Percetakan dilakukan per
jurusan.
4. JJA Staff mengirimkan daftar dosen yang telah dicetak ke setiap
Kejurusan.
5. Kejurusan menentukan dosen-dosen yang boleh naik jenjang dari daftar
dosen yang diberikan.
6. Kejurusan mengirimkan kembali daftar dosen yang boleh naik jenjang
untuk menjadi kandidat pengajuan.
7. JJA Staff menginformasikan kemungkinan naik jenjang kepada dosen
8. JJA Staff membuat jadwal briefing dan booklet briefing yang berisi tata
cara pengajuan, rincian butir kegiatan dan angka kreditnya, waktu
pengajuan, serta batas akhir pengumpulan berkas.
9. Dosen mengikuti briefing pengurusan JJA yang diadakan oleh LRC.
10. Dosen mengumpulkan berkas-berkas yang berkaitan dengan butir
kegiatan dalam proses pengajuan kenaikan jenjang.
11. Berkas-berkas dosen dikumpulkan dan dihitung angka kreditnya.
12. Dosen memberikan persetujuan untuk pengajuan jenjang jabatannya.
13. JJA Staff mengirimkan berkas-berkas dosen yang diajukan ke
Kopertis/DIKTI beserta data dosen dan summary dari berkas-berkas
pengajuan.
14. Kopertis/DIKTI menilai dan mengevaluasi berkas-berkas dosen.
15. Kopertis/DIKTI membuat Surat Keputusan Kenaikan JJA dan
mengirimkannya ke LRC.
16. LRC mengubah data dosen, mengarsipkan dan mendistribusikan SK JJA
kepada dosen.
3.4.2 Prosedur Pendaftaran dan Pendataan Pelatihan Dosen
1. Training and Certification Staff (T&C Staff) menentukan pelatihan yang
2. T&C Staff membuat daftar dosen yang belum pernah mengikuti pelatihan
tersebut dengan melihat data yang tersimpan di file spreadsheet.
3. T&C Staff mengirimkan undangan kepada dosen yang belum pernah
mengikuti pelatihan tersebut melalui e-mail.
4. T&C Staff menerima konfirmasi keikutsertaan dari dosen yang diundang.
5. Pelatihan dilaksanakan dan dilakukan pencatatan kehadiran dosen.
6. T&C Staff mengubah data di file spreadsheet sebagai pendataan
kehadiran dosen dalam pelatihan.
7. T&C Staff membuat dan mendistribusikan sertifikat keikutsertaan
3.5 Diagram Aliran Data (Data Flow Diagram)
3.5.1 Diagram Konteks
Sistem Pengurusan JJA dan Pelatihan di LRC Binus
JJA Staff Dosen
T&C Staff Kejurusan
Kopertis/DIKTI
Pemblokiran dosen Jadwal briefing Berkas aktivitas terdata Jadwal pengajuan Kandidat pengajuan JJA Berkas akt ivitas terdata
Laporan pendataan
Booklet briefing Daf tar aktivitas
SK kenaikan JJA Sertifikat pelatihan Berkas aktivitas dosen
Pilihan pelat ihan
Pelatihan terdaf tar Pendaftaran dosen
Penilaian kenaikan Kehadiran pelatihan
Berkas aktivitas pengajuan
Pengajuan kandidat
Pertimbangan pengajuan
Dosen yang sudah wakt unya naik
Pelat ihan terlaksana
Gambar 3.3 Diagram Konteks Sistem Pengurusan JJA dan Pelatihan di LRC Binus
3.5.2 Diagram Nol
Gambar 3.4 Diagram Nol S istem Pengurusan JJA
3.6 Analisis S pesifikasi Kebutuhan Pengguna
3.6.1 Data Requirement
1. Dosen.
Seluruh tenaga pengajar yang mengajar di Binus University,
diklasifikasikan menjadi: dosen homebase, dosen homebase
non-adjunct, dan dosen homebase adjunct.
2. Staff
Seluruh karyawan yang bekerja di LRC, termasuk manager dan
co-ordinator.
3. Butir Kegiatan
Satuan kegiatan yang dilakukan dosen sebagai penilaian atas aktivitasnya.
Setiap butir kegiatan mempunyai angka kredit yang telah ditetapkan.
4. Periode Akademik
Periode akademik dalam Binus University. Dalam satu tahun terdapat dua
periode akademik, yaitu periode ganjil dan genap.
5. Pendataan Aktivitas
Pendataan seluruh aktivitas dosen yang berhubungan dengan unsur
6. Pengajuan JJA
Pengajuan jenjang jabatan akademik dosen kepada Kopertis/DIKTI
dilakukan setelah nilai kum dosen mencukupi poin yang ditentukan
dalam tingkatan jabatan tujuan yang akan diajukan.
7. Pelatihan
Pelatihan atau training diselenggarakan LRC untuk meningkatkan
pemahaman dosen tentang metodologi pengajaran di Binus University
dan meningkatkan kemampuan profesional dalam kompetensi teknologi
informasi.
8. Pendaftaran Pelatihan
Pendaftaran dosen dalam mengikuti pelatihan atau training yang
diselenggarakan oleh LRC.
9. Pendataan Pelatihan
Pendataaan keikutsertaan dosen dalam pelatihan atau training yang telah
diselenggarakan.
3.6.2 Transaction Requirement
1. Data entry
• Memasukkan data aktivitas dosen yang akan akan digunakan untuk pengajuan JJA.
• Memasukkan data keikutsertaan dosen dalam pelatihan. • Memasukkan data pemblokiran dosen dalam pengajuan JJA.
2. Data update/deletion
• Mengubah dan menghapus record dalam pendataan aktivitas. • Mengubah status pengajuan JJA dosen.
• Mengubah tanggal pengajuan JJA.
• Mengubah dan menghapus pelatihan yang akan diselenggarakan. • Mengubah dan menghapus keikutsertaan dosen dalam pelatihan. • Mengubah angka kredit dalam butir kegiatan.
3. Data queries
• Mencetak daftar dosen yang sudah waktunya naik jenjang. • Mencetak daftar kegiatan dosen yang didatakan.
• Melakukan pencarian data dosen yang akan didatakan.
• Melakukan pencarian data butir kegiatan yang akan didatakan. • Mencetak dafar dosen yang diajukan dalam satu periode
pengajuan.
3.7 Rincian Kegiatan dalam Pengajuan Kenaikan Jenjang
Berdasarkan Surat Keputusan M ENKO WASBANGPAN Nomor:
38/KEP/M K.WASPAN/8/1999, Tanggal 24 Agustus 1999, kegiatan dosen yang dapat
diajukan dalam pengajuan kenaikan jenjang jabatan akademik, antara lain:
1. Unsur Utama Pendidikan
a. M engikuti pendidikan sekolah dan memperoleh gelar / sebutan / ijazah / akta.
b. M engikuti pendidikan sekolah dan memperoleh gelar / sebutan / ijazah / akta
tambahan yang setingkat atau lebih tinggi di luar bidang ilmunya.
c. M engikuti pendidikan sekolah dan memperoleh Surat Tanda Tamat
Pendidikan dan Pelatihan (STTP).
2. Tridharma Perguruan Tinggi
• Bidang A – Melaksanakan Pendidikan dan Pengajaran
a. M elaksanakan perkuliahan pada Fakultas / Sekolah Tinggi / Akademi /
Politeknik sendiri, pada Fakultas lain dalam lingkungan Universitas /
Institut sendiri, maupun di luar Perguruan Tinggi sendiri secara
melembaga.
b. M embimbing seminar mahasiswa.
c. M embimbing Kuliah Kerja Nyata, Praktik Kerja Nyata, dan Praktik Kerja
d. M embimbing atau ikut membimbing dalam menghasilkan disertasi,
thesis, skripsi, dan laporan akhir studi.
e. Bertugas sebagai penguji pada ujian akhir.
f. M embina kegiatan mahasiswa di bidang akademik dan kemahasiswaan.
g. M engembangkan program kuliah.
h. M engembangkan bahan pelajaran, berupa buku ajar, diktat, modul,
petunjuk praktikum, model, alat bantu, audio visual, naskah tutorial,
diklat, dll.
i. M enyampaikan orasi ilmiah pada tingkat perguruan tinggi.
j. M enduduki jabatan pimpinan Perguruan Tinggi, sebagai rektor, pembantu
rektor, dekan, direktur program pasca sarjana, ketua sekolah tinggi,
pembantu dekan, asisten direktur program pasca sarjana, direktur
politeknik, pembantu ketua sekolah tinggi, pembantu direktur politeknik,
direktur akademi, pembantu direktur akademi, ketua jurusan, sekretariat
jurusan, dan kepala laboratorium.
k. M embimbing dosen yang lebih rendah jabatan fungsionalnya.
l. M elaksanakan kegiatan datasering dan pencangkokan dosen.
• Bidang B – Melaksanakan Penelitian
a. M enghasilkan karya ilmiah, berupa hasil penelitian atau hasil pemikiran
dalam koran/majalah umum, serta hasil penelitian atau hasil pemikiran
yang tidak dipublikasikan.
b. M enerjemahkan atau menyadur buku ilmiah yang diterbitkan atau
diedarkan secara nasional.
c. M enyunting karya ilmiah yang diterbitkan atau diedarkan secara nasional.
d. M embuat rancangan dan karya teknologi yang dipatenkan.
e. M embuat rancangan dan karya teknologi, rancangan dan karya seni
monumental/seni/pertunjukan/karya sastra.
• Bidang C – Melaksanakan Pengabdian Kepada Masyarakat
a. M enduduki jabatan pimpinan pada lembaga pemerintah/pejabat negara
yang harus dibebaskan dari jabatan organiknya.
b. M elaksanakan pengembangan hasil pendidikan, dan penelitian yang
dapat dimanfaatkan oleh masyarakat.
c. M emberi latihan/penyuluhan/penataran/ceramah pada masyarakat.
d. M emberi pelayanan kepada masyarakat atau kegiatan lain yang
menunjang pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.
e. M embuat/menulis karya pengabdian pada masyarakat yang tidak
dipublikasikan.
a. M enjadi anggota dalam suatu panitia / badan pada Perguruan Tinggi.
b. M enjadi anggota panitia / badan pada lembaga pemerintah.
c. M enjadi anggota organisasi profesi.
d. M ewakili perguruan tinggi lembaga pemerintah duduk dalam panitia
antar lembaga.
e. M enjadi anggota delegasi nasional ke pertemuan internasional.
f. Berperan serta aktif dalam pertemuan ilmiah.
g. M endapat tanda jasa/penghargaan.
h. M enulis buku pelajaran SLTA ke bawah yang diterbitkan dan diedarkan
secara nasional.
i. M empunyai prestasi di bidang olahraga/humaniora.
3.8 Permasalahan yang Dihadapi
Setelah menganalisis sistem yang ada dan masukan dari wawancara yang telah
dilakukan, maka didapatkan beberapa permasalahan yang dihadapi, antara lain:
1. Dosen kesulitan mendapatkan informasi tentang berkas dokumen yang
harus dikumpulkan untuk melengkapi angka kredit dalam pengajuan JJA.
2. Dosen kesulitan dalam memahami perhitungan angka kredit dari
3. Staff LRC harus memberikan briefing kepada dosen setiap kali pengajuan
JJA akan dilakukan.
4. Staff LRC melayani konsultasi pengajuan JJA kepada setiap dosen.
5. Pemberitahuan tentang pelaksanaan pelatihan masih dilakukan dengan
melalui pengiriman e-mail dan telepon.
6. Tidak adanya basis data sebagai tempat penyimpanan data pelatihan yang
telah diikuti oleh dosen, karena data masih tersimpan dalam file
spreadsheet.
3.9 Usulan Pemecahan Masalah
M elihat berbagai masalah yang dihadapi perusahaan sekarang ini, maka
diusulkan pemecahan masalah:
1. Dikembangkan suatu sistem aplikasi berbasis web untuk
mendistribusikan informasi pengajuan JJA dan pelatihan.
2. Dirancang fitur simulasi JJA untuk membantu dosen dalam menentukan
berkas kegiatan yang harus dikumpulkan dan perhitungan angka
kreditnya.
3. Dirancang fitur pendaftaran dosen dalam mengikuti pelatihan yang
diselenggarakan.
4. Dirancang suatu basis data yang dapat mencakup seluruh data pelatihan
