1 I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sistem informasi memiliki definisi sebagai sistem buatan manusia yang berisi himpunan terintegrasi dari komponen manual dan komponen-komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data, menyimpan data, memproses data, dan menghasilkan informasi. Para era globalisasi seperti sekarang ini, tidak dapat dipungkiri bahwa sistem informasi memiliki peran yang penting. Persaingan usaha yang sangat terbuka serta keterbatasan waktu dan jarak menjadi alasan mengapa sistem informasi sangat dibutuhkan. Perusahaan secara tidak langsung diharuskan melakukan pengelolaan sebuah sistem informasi yang baik dan membuat usaha mereka menjadi sebuah aktifitas yang efektif dan efisien sehingga dapat mempermudah perusahaan dalam pelaksanaan aktivitas produksi, distribusi, kontrol, dan penjualan produk akhirnya. Tanpa pengelolaan sistem informasi yang baik, suatu perusahaan akan tidak dapat bersaing dan bis tertinggal jauh oleh kompetitornya baik dalam maupun luar negeri dan tidak memiliki daya saing yang kompetitif dalam penjualan produk akhir mereka. Pengelolaan sistem informasi yang baik pun akan memberi dampak bagus bagi perusahaan seperti penjualan maupun pengelolaan internal perusahaan yang lebih baik
Agribisnis sebagai salah satu sektor unggulan di Indonesia pun membutuhkan sistem informasi dalam pengelolaannya. Sistem infomasi yang sederhana sekalipun akan dapa membantu perusahaan di sekor agribisnis dalam mengelola pegawainya, lahan ataupun lokasi yang dikelola, data-data produksi, dan sebagainya. Apalagi jika perusahaan agribisnis tersebut melakukan transaksi hingga skala internasional. PT Tenggara Maleber sebagai salah satu perusahaan yang berkecimpung di bidang agribisnis yakni teh hingga skala ekspor ke luar negeri, tentunya membutuhkan sistem informasi yang dapat mendukung produktivitasnya. PT Tenggara Maleber yang sudah puluhan tahun berdiri ini tentunya mengembangkan strategi untuk menghadapi tekanan kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam dunia usaha hingga bertahan dalam jangka waktu yang panjang, terutama pada sistem informasinya.
2 1.2 Masalah
1. Sumberdaya manusia, hardware, software, sumber data, dan produk informasi yang dapat dikenali di PT Tenggara Maleber.
2. Input, processing, output, storage, dan aktivitas kendali yang dapat dikenali di PT Tenggara Maleber.
3. Penggunaan teknologi informasi dapat menguntungkan PT Tenggara Maleber.
1.3 Tujuan
Dengan adanya penyusunan makalah ini, diharapkan mahasiswa dapat mengetahui sejauh mana penerapan sistem informasi dapat berguna bagi perusahaan PT Tenggara Maleber dan memahaminya.
3 II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pengertian Sistem danInformasi
Sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu “systeme”yang mempunyai pengertian :
a. Suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian.
b. Hubungan yang berlangsung diantara satuan-satuan atau komponen-komponen secara teratur.
Kata sistem dalam bahasa Indonesia adalah cara, metode atau teknik. Pengertian sistem yang lain adalah suatu kesatuan yang terdiri dari unit-unit kesatuan yang saling bekerjasama dan saling ketergantungan untuk mencapai tujuan usaha tertentu. Ciri-ciri atau sifat-sifat sistem adalah :
a. Terdiri dari komponen-komponen yang saling berinteraksi. b. Mempunyai lingkungan luar.
c. Mempunyai interface (jalinan).
d. Terdiri dari masukan, pengolahan dan keluaran.
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar dari batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Penghubung merupakan media penghubung antara suatu subsistem yang lainnya. Keluaran dari suatu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal.
Masukan perawatan dimaksudkan supaya sistem dapat beroperasi sedangkan sinyal untuk mendapatkan keluaran. Keluaran adalah hasil dari energi yang diperoleh dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisi pembuangan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran sari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan sistem. (Jogiyanto, 2001) . Dari
4 uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem adalah bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama-sama untuk mencapai beberapa sasaran dan tujuan.
Informasi dalam sebuah organisasi sangat penting peranannya. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi lemah dan akhirnya berakhir. Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.
2.2. Sistem Informasi manajemen
Menurut O’ Brien (2006), sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang bekerja menuju pencapaian tujuan bersama dengan menerima input dan menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Umpan balik adalah data mengenai kinerja sistem. Pengendalian adalah komponen yang mengawasi dan mengevaluasi umpan balik serta membuat penyesuaian apa pun yang dibutuhkan untuk komponen input dan pemrosesan dalam memastikan bahwa dihasilkan output yang benar.
Sistem informasi manajemen didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk suatu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan yang lainnyadengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data, pengolahan data (processing), dan menghasilkan keluaran (output) (Sutanta, 2003). Output yang dihasilkan berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan pada masa saai itu juga maupun masa yang akan datang baik mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi dengan memanfaatkan berbagai sumber yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut untu mencapai tujuan.
Sistem informasi manajemen terdiri dari beberapa komponen berdasarkan komponen fisik penyusunnya, antara lain sebagai berikut:
5 Perangkat keras dalam sistem informasi manajemen meliputi piranti-piranti yang digunakan oleh sistem komputer untuk masukan dan keluaran (input/output device), memory, modem, pengolah (processor), dan peripheral lain.
b) Perangkat lunak (software)
Perangkat lunak dalam sistem informasi manajemen berupa program-program komputer yang meliputi sistem operasi (perting System/ OS), bahasa pemograman (Programming Language), dan program-program aplikasi (Aplication).
c) Berkas (file)
Berkas merupakan sekumpulan data yang disimpan dengan cara-cara tertentu sehingga dapat digunakan kembali dengan mudah dan cepat membentuk suatu berkas.
d) prosedur (procedure)
Prosedur meliputi prosedur pengoperasian untuk sistem operasi manajemen, manual dan dokumen-dokumen yang memuat aturan-aturan yang berhubungan dengan sistem informasi dan lainnya.
e) manusia (brainwaare)
Manusia yang terlibat dalam sistem informasi manajemen meliputi operator, programmer, system analyst, manajer sistem informasi, manajer pada tingkat operasional, manajer pada tingkat manajerial, manajer pada tingkat strategis, serta individu lain yang terlibat didalamnya.
Sistem informasi memiliki tugas menerima data masukan, mengolah data masukan, dan mengeluarkan data berupa informasi. Oleh karena itu sistem informasi memiliki fungsi berdasarkan pengolahan dan berdasarkan keluaran. Fungsi sistem informasi berdasarkan pengolahan antara lain mengolah transaksi (mengolah data), memelihara file historis (memenuhi kebutuhan informasi di masa datang), menghasilkan keluaran, dan interaksi user-pengolah. Fungsi sistem informasi manajemen berdasarkan keluaran antara lain dokumen traksaksi,laporan kerja terjadwal/rutin, jawaban atas pernyataan terjadwal, laporan tidak tejadwal (adhoc), jawaban atas pertanyaan tidak terjadwal (adhoc), dan dialog user machine.
6 III. PEMBAHASAN
3.1. Profil Perusahaan
PT Tenggara Maleber merupakan perusahaan yang bergerak di sektor perkebunan teh. Perkebunan teh tersebut memiliki tiga bagian penting antara lain sebagai berikut:
a. Kantor sebagai pusat informasi b. Kebun dengan luas 89 Ha c. Pabrik sebagai pusat pengolahan
PT Tenggara Maleber ini memiliki sistem informasi langsung dan menggunakan teknologi. PT Tenggara Maleber merupakan salah satu anak perusahaan dari Medco Group yang berkantor pusat di Jakarta. Sistem informasi dari PT Tenggara Maleber menggunakan email dan handphone.
Dalam keseharian sistem informasi yang dijalankan di perusahaan menggunakan sistem koordinasi dimana setiap kebun mempunyai dua koordinator yaitu kepala kebun dan mandor kebun. Mandor kebun terdiri dari tiga bagian, yaitu:
Mandor petik
PT Tenggara Maleber memiliki dua orang mandor petik yang bekerja di dua area yang memantau 33 pemetik. Mandor petik tersebut ditugaskan di dua lokasi yaitu blok atas dan blok bawah, dengan komposisi pemetik blok atas berjumlah 19 orang dan pemetik bawah berjumlah 14 orang. Setiap hari para pemetik teh memetik dengan menggunakan siklus petik selama 25 hari kerja/siklus dengan jumlah luasan area 2 hektare perharinya dalam kondisi normal, sedangkan jika pucuk dalam kondisi banyak jumlah areal yang dapat dipetik hanya 1 hektare perharinya. Mandor petik bertugas memberikan informasi kepada mandor perawatan dan mandor pemberantasan hama jika terdapat hama pada areal perkebunan teh tersebut.
Pemetikan teh dibagi dalam tiga kategori pemetikan, yaitu: a. Petikan Halus,
b. Petikan Medium c. Petikan Kasar
7 Pemetikan dilakukan dengan menggunakan gunting agar bidang petiknya rata (jika produksinya sedang bagus). Pemetik harus menyisakan bakal atau pucuk-pucuk agar bisa dipetik kembali pada bulan selanjutnya. Pemetik dibayar dengan sistem upah seharga Rp 450/kg (petikan kasar) Ada tiga kategori siklus pemetikan, yaitu
o Petikan halus (siklus 11 hari) o Petikan medium (siklus 20 hari) o Petikan kasar (lebih dari 20 hari) Mandor perawatan
Mandor perawatan bertugas untuk memberantas gulma, dan setiap 4 tahun sekali melakukan pemangkasan agar tunas baru tumbuh. Mandor perawatan mengkoordinir pekerja, melakukan pengabsenan dan merencanakan kegiatan perawatan sesuai area yang sudah dibagi-bagi. Mandor pemberantasan hama
Mandor pemberantasan hama bertugas untuk memberantas hama penyakit teh dengan cara melakukan penyemprotan pestisida. Mandor pemberantasan hama melakukan koordinasi dengan mandor petik untuk memberikan informasi bagian mana yang boleh di petik dan mana yang tidak boleh dipetik (tanaman yang baru disemprot tidak boleh dipetik). Hama penyakit sangat dipengaruhi oleh musim. Mandor pemberantasan hama mengkoordinir pekerja untuk melakukan pemberantasan hama sesuai dengan bloknya, mengatur jumlah pekerja, dan mengkomposisi jumlah pemakaian pestisida.
PT. Tenggara Maleber mengolah 5 jenis teh dari hasil perkebunan yaitu. Teh Grade 1 (pucuk+2 daun)
Teh Grade 2 (pucuk+4 daun) Teh Grade 3 (pucuk+ >5 daun)
White Tea (kuncup yang belum merekah) Teh Paucong
8 Gambar 1 (a). Teh Grade 1, Grade 2, Teh Grade 3
Gambar 1 (b). White Tea Gambar 1 (c). Teh Poucong
Teh yang dihasilkan dari perusahaan ini masih dalam bentuk curah tergantung permintaan dari buyers. Jika buyers menginginkan jenis teh grade 1 maka pola petik diubah untuk mendapatkan daun teh grade 1. Bahan baku yang digunakan berasal dari kebun sendiri. Pabrik mampu menghasilkan daun teh kering sebanyak 3 ton perharinya. Dari 1 kg daun teh basah bisa menghasilkan 200gr daun teh kering.
3.2. Proses Pengolahan Teh
Proses pengolahan pembuatan teh sembilan tahap pemrosesan. Tahapan proses pengolahan teh antara lain sebaga berikut:
a) Pengumpulan Pucuk Daun Teh
Pucuk teh yang telah dipetik oleh pemetik dari kebun kemudian dikumpulkan di Pabrik. Biasanya pucuk teh datang ke pabrik pukul 14.00 WIB. Selain untuk diolah sendiri pucuk teh yang dihasilkan PT Maleber juga dijual dengan harga Rp 2 200,00
9 Gambar 2. Pucuk Teh
b) Pelayuan
Sebelum digiling, pucuk teh dilayukan dari pukul 14.00 WIB sampai pukul 07.00 WIB. Proses pelayuan pucuk daun teh menggunakan sistem angin yang diberikan hawa panas pada pucuk teh tersebut. Alat yang digunakan untuk melayukan daun teh tersebut terbuat dari bambu dan berlubang yang disusun bertingkat (Gambar 3).
Gambar 3. Rak Pelayuan Daun Teh
c) Penggilingan.
Setelah dilakukan pelayuan, pucuk dibawa menggunakan troli ketempat penggilingan dengan cara dijatuhkan ke cerobong yang langsung menuju ke area penggilingan. Terdapat tiga mesin giling yang digunakan untuk menggiling daun teh tersebut. Masing-masing mesin yang dugunakan memiliki kapasitas 300kg/jam.
10 Gambar 4. Mesin Penggiling Daun Teh
d) Gobekan
Proses gobekan adalan proses pemisahan hasil gilingan daun teh antara yang kasar dengan yang halus. Hasil gilingan yang kasar yang telah dipisahkan akan digiling kembali supaya didapatkan daun teh yang lebih halus.
Gambar 5. Mesin Gobekan
e) Fermentasi
Daun teh yang sudah halus kemudian dibawa ke ruang fermentasi dengan suhu 18°. Proses fermentasi dilakukan dengan menggunakan air dan kipas secara manual selama +40 menit (Gambar 6). Proses fermentasi hanya dilakukan untuk teh hitam.
11 Gambar 6. Ruang Fermentasi
f) Pengeringan
Daun teh yang telah difermentasi dikeringkan menggunakan mesin pengering. PT Maleber memiliki dua jenis mesin pengering, yaitu mesin pengeringan yaitu Mesin Siroko sejak tahun 1918 (Gambar 7 (a)) dan Mesin Chinhi sejak tahun 1919 (Gambar 7 (b)). Masing-masing mesin pengering mengguanakan bahan bakar kayu (kayu karet). Dalam proses pengeringan, satu ton daun teh membutuhkan satu ton kayu sebagai bahan bakarnya. Hal ini membuat perusahaan sengaja menanam kayu karet di sela-sela tanaman teh. Harga kayu bakar sekitar Rp 500/kg.
12 Gambar 7 (b) Mesin Chinhi
g) Quality Control (QC)
Setelah dikeringkan, daun teh diperiksa dengan cara digenggam dan dihirup aroma aromanya untuk mengetahui kering atau tidaknya daun teh tersebut. Daun teh yang belum kering sempurna akan dikeringkan kembali sampai sempurna.
Gambar 8. Daun Teh Setengah Kering
h) Sortasi
Proses sortasi dilakukan dengan cara memisahkan daun teh yang halus, setengah halus, dan kasar. Daun teh yang kasar akan dirajang kembali, sedangkan daun teh yang halus dan setengah halus akan masuk ke konveyor yang akan memilah berdasarkan berat jenis dengan mesin penyedot dan masuk ke peti miring (Gambar 9).
13 Gambar 9. Peti Miring
i) Pengemasan
Proses pengemasan dilakukan dengan cara dimasukan kedalam karung dengan ukuran berat 50 kg yang telah diapisi oleh plastik (Gambar 10). Plastik tersebut bertujuan untuk melindungi teh terutama saat hujan.
Gambar 10. Pengemasan Teh
3.3. Sistem Pemasaran Teh
Sistem pemasaran dilakukan dengan cara datang langsung ke lokasi dan melakukan transaksi jual beli. Untuk sementara ini buyer hanya berasal dari local dikerenakan jenis teh yang tidak bisa langsung dijual dipasar ekspor (pasar ekspor lebih menyukai jenis teh yang soft sedangkan teh yang diproduksi oleh PT Tenggara Maleber ini merupakan jenis teh yang tajam). Harga teh di PT Tenggara Maleber bervariasi sesuai dengan kualitas yang dimiliki teh tersebut. Harga teh tesebut antara lain sebagai berikut:
Teh grade 1, Rp 15.000/kg Teh grade 2, Rp 12.000/kg
14 Teh grade 3, Rp 9.000/kg
White tea, Rp 2.000.000/kg paucong , Rp 750.000/kg Daun teh basah, Rp 2.200/kg
3.4. Sistem Informasi PT Tenggara Maleber
Kantor bertugas untuk melakukan kegiatan administrasi dan analisa. Mandor memiliki buku harian sebagai bahan untuk melakukan analisa. Perusahaan masih menggunakan informasi secara manual karena hal ini berkaitan dengan SDM yang dimiliki perusahaan. Sebelumnya, perusahaan masih menggunakan mesin tik namun setelah tahun 2002 perusahaan mulai menggunakan PC. Awalnya hanya menggunakan 1 PC namun kini berkembang jadi memiliki 6 PC dan 2 laptop Input data dilakukan secara komputerisasi. Sistem komputerisasi untuk dikantor digunakan untuk pelaporan, analisa probabilitas dari indeks pucuk bulanan, peramalan, analisis, dll. Sistem informasi yang digunakan di PT. Tenggara Maleber adalah sebagai berikut:
a. Sumber Daya Manusia
Sumber Daya Manusia merupakan seseorang yang menggunakan dan menjalankan sistem informasi dari perusahaan tersebut. Sumber daya manusia di PT. Tenggara Maleber antara lain mandor (mandor perawatan, mandor hama, dan mandor petik), kepala kebun, karyawan,dan spesialis TI.
b. Hardware
Hardware yang digunakan dalam sistem informasi di PT. Tenggara Maleber antara lain PC Workstation, telepon, handy talk, form laporan, scanner, notebook, printer, dan 2 HDD 500 GB.
c. Software
Software yang digunakan dalam sistem informasi di PT. Tenggara Maleber antara lain Windows 7, website, dan Microsoft Office 2007.
d. Sumberdaya Data
Data yang digunakan dalam sistem informasi PT. Tenggara Maleber antar lain data pemetikan, data pemberantasan hama, data perawatan, dan data produksi.
15 e. Produk informasi
Produk informasi yang dihasilkan dalam sistem informasi di PT. Tenggara Maleber antara lain info pemetikan, info pemberantasan hama, info perawatan, dan info produksi.
16 Tabel 1. Matriks PT Tenggara Maleber
Sumber Daya Hardware Software SDM
Data Produk Informasi
Aktifitas Mesin Dan
Media Program Prosedur Spesialis User
Input PC Workstation Telepon Handytalk Form Laporan Scanner Windows 7 Website Microsoft Office 2007
Input data Mandor Kepala Kebun
Karyawan Data peemetikan Data pemberantasan hama
Data perawatan
Info pemetikan,
pemberantasan hama, dan perawatan Pemrosesan PC Workstation Notebook Handytalk Windows 7 Website Microsoft Office 2007
Proses data Mandor Karyawan Data peemetikan Data pemberantasan hama
Data perawatan
Status pemrosesan data
Output PC Workstation Notebook Handytalk Printer Windows 7 Website Microsoft Office 2007 Prosedur pendistribusian data Mandor Karyawan
Karyawan Data peemetikan Data pemberantasan hama
Data perawatan
Info pemetikan
Info pemberantasan hama Info perawatan
Penyimpanan 2 x HDD 500 GB Windows 7 Backup Data Spesialis TI Mandor Data produksi Info produksi Pengendalian PC Workstation Notebook Handytalk Handphone Windows 7 Prosedur pengendalian Spesialis TI Mandor Kepala Kebun
Karyawan Data produksi Data pemetikan Data pemberantasan hama Data perawatan Info Produksi Info pemetikan
Info pemberantasan hama Info perawatan
17 IV. PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Sistem informasi yang digunakan oleh PT. Tenggara Maleber masih dapat dikatakan belum maksimal. Hal tersebut dikarenakan beberapa input masih dilakukan secara manual melalui menulis manual laporan di buku harian masing-masing mandor sebagai bahan analisa perusahaan terhadap produksi teh PT. Tenggara Maleber. Namun demikian, sistem informasi di dalam kantor sudah cukup baik karena telah diterapkan sistem komputerisasi yang terhubung antara satu komputer dengan komputer lain untuk mengolah dan berbagi data. Selain itu penggunaan sistem komputerisasi di dalam kantor PT. Tenggara Maleber juga berfungsi untuk pelaporan langsung ke kantor pusat, sehingga PT. Tenggara Maleber dapat terus memantau perkembangan produk mereka.
4.2. Saran
Diharapkan PT. Tenggara Maleber dapat meningkatkan sistem informasi yang dimiliki oleh perusahaan agar pekerjaan dapat berjalan lebih efisien dan hasilnya akan optimal. Selain itu PT. Tenggara Maleber diharapkan meningkatkan kualitas SDM yang dimilikinya, agar sistem informasi pada perusahaan dapat berjalan dengan lancar sehingga PT. Tenggara Maleber dapat terus meningkatkan usahanya serta dapat bersaing dengan kompetitor lain dalam bisnis yang sejenis.
18 DAFTAR PUSTAKA
O’Brien, A J. 2006. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Jakarta: Salemba Empat.
Jogiyanto. 2001. Analisis & Desain Sistem Informasi : pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Andi, Yogyakarta.
