1/8
Pengelolaan Arsip Berbasis Digital dan Alih Media di Pemerintah Kabupaten Pati
Nama Diklat : Diklatpim Tingkat III Angkatan XXIXTahun : 2017
Ruang lingkup inovasi : Kabupaten/Kota Cluster inovasi : Pelayanan Publik
Inovator : Bernadeta Rachmat Kusumawati, SS. MM
Jabatan : Kabid. Kearsipan pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kab. Pati Instansi : Pemerintah Kabupaten Pati
Latar Belakang
1. LATAR BELAKANG
Arsip akan selalu dihasilkan oleh setiap organisasi, sepanjang organisasi itu masih aktif melaksanakan fungsi dan tugasnya, arsip akan selalu tercipta terus menerus
setiap tahunnya. Semakin tinggi organisasi akan semakin besar perannya dan semakin banyak fungsinya. Organisasi yang mempunyai banyak fungsi tentunya arsip yang dihasilkan juga akan banyak, dan semakin banyak arsip yang dihasilkan akan semakin sulit dalam pengelolaannya. Dengan demikian peluang yang sangat besar terhadap hilang, rusaknya arsip ketika diperlukan. Oleh karena itu perlu pengelolaan dan pelestarian arsip dengan baik
Hilangnya arsip akan berakibat negatif bagi organisasi misalnya organisasi tidak dapat beroperasi lagi, timbul kekacauan dalam organisasi, dan lain-lain. Oleh karena itu arsip perlu mendapatkan perhatian dan perlindungan serta melakukan penataan yang baik dan benar. Hal ini memberikan pengertian bahwa arsip harus dilindungi dan diselamatkan dengan melakukan pengelolaan manajemen kearsipan.
Apresiasi yang tinggi terhadap arsip-arsip yang tercipta akan berdampak positif dalam proses penataan yang mungkin digunakan oleh organisasi. Perhatian serius terhadap arsip vital akan berdampak positif terhadap keamanan fisik dan informasi arsip vital. Selain penataan, harus ada perlindungan terhadap arsip-arsip yang merupakan arsip vital bagi organisasi, perlindungan yang dimaksud meliputi perlindungan fisik arsip dan juga informasi yang terkandung di dalamnya.
2/8
alat untuk mengolah, mengakses dan penyebaran, serta pelestarian arsip. Pengelolaan dan pelestarian arsip dapat dilakukan secara konvensional dan elektronik. Dengan demikian perlakuan terhadap arsip harus ditingkatkan mulai dari pengelolaan sampai pelestariannya.
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pati sebagai lembaga kearsipan daerah seharusnya mampu menjadi pusat pengelolaan dan pelestarian arsip setiap organisasi perangkat daerah. Hal ini akan terwujud antara lain apabila didukung oleh optimalisasi kemampuan dan sarana prasarana dan yang ada.
Petugas kearsipan adalah motor penggerak yang strategis dalam terwujudnya tertib administrasi di Pemerintah Kabupaten, petugas kearsipan diharapkan selalu semangat dan siap dalam pelaksanaan tugas dan harus mengetahui tahap-tahap pengelolaan dan pelestarian dengan benar untuk dibagi ke organisasi perangkat daerah atau masyarakat. Pengelola kearsipan harus benar-benar kenal, paham, peduli dan menguasai arsip sehingga fungsi arsip benar-benar dirasakan oleh pengguna arsip.
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pati dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 13 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah.
Berdasarkan Peraturan Bupati Pati Nomor 42 Tahun 2016 tentang Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pati adalah dinas yang membantu Bupati melaksanakan urusan pemerintahan bidang perpustakaan dan urusan pemerintahan bidang kearsipan dan tugas pembantuan yang diberikan pada daerah.
Visi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan adalah Arsip dan Perpustakaan sebagai warisan budaya, wisata edukasi dan sumber informasi yang mendukung pelaksanaan tata kelola pemerintahan yang baik.
Misi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pati, yaitu :
1. Memberdayakan lembaga kearsipan dan perpustakaan.
2. Meningkatkan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia kearsipan dan perpustakaan.
3. Mengembangkan sistem jaringan informasi kearsipan dan perpustakaan.
4. Memasyarakatkan arsip dan perpustakaan.
3/8
6. Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan.
Dinas dalam melaksanakan tugas mempunyai fungsi :
1. Perumusan kebijakan urusan pemerintahan bidang perpustakaan dan kearsipan;
2. Pelaksanaan kebijakan urusan pemerintahan bidang perpustakaan dan kearsipan;
3. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan urusan perpustakaan dan kearsipan;
4. Pelaksanaan administrasi urusan pemerintahan bidang perpustakaan dan kearsipan;
5. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Bupati terkait tugas dan fungsinya.
Bidang Kearsipan dalam melaksanakan tugas mempunyai fungsi :
1. penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan akuisisi arsip, layanan dan pelestarian arsip, pembinaan, dan monitoring dan evaluasi kearsipan;
2. pengelolaan dan penyelenggaraan kegiatan pengelolaan dan akuisisi arsip, layanan dan pelestarian arsip, pembinaan, dan monitoring dan evaluasi kearsipan untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi dinas;
3. pengoordinasian dan pengendalian pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan akuisisi arsip, layanan dan pelestarian arsip, pembinaan, dan monitoring dan evaluasi kearsipan;
4/8
Tabel 1
Perbandingan Kondisi
No. Kondisi Sekarang Kondisi Yang Diharapkan
1. Kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip
Terlaksananya pelayanan administrasi kearsipan sesuai dengan prosedural. 2. Kualifikasi persyaratan pegawai tidak
dipenuhi.
Terlaksananya pelayanan arsip tepat waktu.
3.
Belum adanya petugas khusus yang memenuhi kualifikasi dalam pengelolaan arsip.
Tersedianya petugas khusus yang memenuhi kualifikasi dalam pengelolaan arsip.
4. Dinas Kearsipan belum menjadi pusat layanan dan pelestarian arsip setiap OPD.
Terwujudnya Dinas Kearsipan sebagai pusat layanan dan pelestarian arsip setiap OPD.
5. Depo Arsip belum memenuhi standar penyimpanan arsip.
Depo arsip sesuai dengan standar penyimpanan arsip
6. Pemanfaatan sarana prasarana dan teknologi yang ada belum maksimal.
Pemanfaatan sarana prasarana dan teknologi yang ada secara optimal. 7. Belum adanya Perda tentang Arsip Terbentuknya Perda tentang Arsip
Manfaat
5/8
a. Untuk Peningkatan Kinerja Organisasi dalam Rangka Mendukung Reformasi Birokrasi di Instansi
Menggiatkan kembali pengelolaan dan pelestarian arsip dimulai dari internal lembaga kearsipan daerah agar siap melaksanakan tugas kearsipan sebagai motor penggerak tertib administrasi yang disegani dan berguna bagi Pemerintah Daerah.
b. Untuk Perbaikan/Peningkatan Pelayanan Publik
Tersedianya data dan informasi secara cepat dan tepat bagi peneliti, mahasiswa dan tamu/pengguna arsip yang membutuhkan.
c. Manfaat bagi Para Stakeholder/Pengguna
Tersedianya data dan informasi secara cepat dan tepat dan terjaminnya keutuhan dan keamanan arsip guna mendukung manajemen pemerintahan, pembangunan dan bahan penelitian.
Milestone
MILESTONE
Tabel 7
6/8
NO. TAHAPAN UTAMA (Milestone) OUT TAHAPAN UTAMA WAKTU
A. Jangka Pendek (Mei-Juni 2017)
1. Koordinasi dengan stakeholder tentang pengelolaan arsip berbasis digital dan alih media Dokumentasi dukungan
Minggu III
April 2017
2.
Rancangan SOP tentang Pengelolaan Arsip Berbasis Digital dan Alih Media
Tersusunnya SOP Minggu IV April 2017
3. Integrasi dokumen (Undang-Undang, peraturan, juklak, dan lain-lain).
Terkelompoknya Undang-Undang, peraturan, juklak, dan lain-lain.
Minggu V April 2017
4. Melaksanakan Bimtek Pengelolaan Arsip Berbasis Digital dan Alih Media Petugas kearsipan yang
terlatih
Minggu V April 2017
5. Melaksanakan digitalisasi arsip aset vital di BPKAD Backup arsip aset Minggu I dan II
Mei 2017
6.
Melaksanakan akuisisi arsip tekstual (kertas) dan arsip non tekstual (kaset, foto, CD, dan lain-lain) di Bagian Humas SetdaTerlaksananya akuisisi arsip di Bagian Humas Setda
Minggu III
Mei 2017 7. Kolaborasi pengelolaan arsip hasil alih media dengan Badan Kearsipan dan Perpustakaan Propinsi Jawa Tengah Terlaksananya alih
media dari kaset ke CD
Minggu IV Mei 2017
8. Monitoring dan evaluasi kegiatan digitalisasi dan alih media
Tersusunnya laporan monev digitalisasi dan alih media
Minggu V
7/8
B. Jangka Menengah (Juni – Desember 2017)
1.
Bimtek pengelolaan dan pelestarian arsip melalui Sistem Informasi Kearsipan Daerah (SIKD)
Petugas pengelola arsip 55 orang
Minggu II
Juni 2017
2. Pelaksanaan entry data arsip lewat aplikasi Terlaksananya entry
data arsip
Minggu III
Juni 2017
3. Penyusunan Raperda Arsip Tersusunnya Perda
Arsip
Minggu I Juli s/d Minggu II Agustus 2017
4. Koordinasi dengan stakeholder tentang digitalisasi arsip desa. Dokumentasi
dukungan
Minggu II
September 2017
5. Melaksanakan digitalisasi arsip aset desa di Kecamatan Pati sebagai percontohan.
Terlaksananya digitalisasi arsip aset
desa di Kec. Pati Mingu III September 2017
6. Monitoring dan evaluasi pelaksanaan entry data arsip lewat aplikasi Tersusunnya hasil
monev
Minggu III Desember 2017
C. Jangka Panjang (Tahun 2018-2019)
1. Menentukan dan melaksanakan digitalisasi arsip aset desa di kecamatan
Terlaksananya digitalisasi arsip aset desa
8/8
2. Melaksanakan Pelayanan Otomasi Kearsipan
Terwujudnya pelayanan otomasi kearsipan
Tahun 2018
3. Melaksanakan digitalisasi arsip aset pribadi (masyarakat) di daerah yang rawan banjir.
Terdokumentasi aset pribadi (masyarakat) yang rawan bencana
Tahun 2018 -2019
Dicetak melalui website E-Proper BPSDMD Provinsi Jawa Tengah (https://bpsdmd.jatengprov.go.id/eproper) pada 20 Jul 2021 19:48:00
