Demikian pula dengan konser musik, konser musik yang di selenggarakan di hotel berbintang akan memiliki tim yang berbeda dengan konser musik yang dilaksanakan di stadion. Perbedan tersebut didasari oleh:
1. Kebutuhan tim dalam menjalankan fungsi kerja. 2. Efektifitas dan efisiensi kerja
3. Besar kecilnya event
Project Officer/ Event Manager
Adalah pemimpin proyek. Ia bertanggung jawab terhadap kelancaran event. Mulai dari perencanaan hingga event selesai. Project Officer/event Manager ini biasanya lebih mengurusi masalah-masalah administrasif dan persiapan-persiapan; kelengkapan. Dalam kerjanya Project Officer/Event Manager ini dapat memiliki anak buah yang akan membantu menangani persiapan venue, promosi, perijinan & keamanan, konsumsi,pengadaan perlengkapan, keuangan, kesekretariatan, dan sebagainya yang biasa di sebut Field Officer
Field Officer
Adalah fungsi yang menangani persiapan venue, promosi, perijinan & dan keamanan , konsumsi, pengadaan perlengkapan, keuangan, kesekretariatan, dan sebagainya. Dengan kata lain Field Officer
Talent Officer
Menangani pekerjaan yang berhubungan dengan talent/artis/pengisi acara, mulai dari negosiasi waktu, honor, membuat MOU sampai pada kebutuhan artis saat pentas, transportasi,konsumsi, akomodasi dan lain-lainnya.
Show Director
Show Director adalah orang yang bertanggung jawab terhadap kualitas sajian acara, baik dari segi artistic maupun kenyamanan audiens. Show Director haruslah orang yang memilki seni imajinasi yang tinggi, karena ia akan mengatur pertunjukkan menjadi mengalir rapi dan berkesan. Biasanya Show Director akan memiliki tim yang terdiri dari Art Director, Stage Manager, Sound Enginer, lightingman, Security and Runner.
Art Director
Bertanggung jawab terhadap permasalahan artistic, seperti tampilan panggung, dekorasi, dan efek-efek lainnya yang berhubungan dengan estetika
Stage Manager
Bertanggung jawab terhadap kelancaran acara panggung, mulai dari kemunculan talent hingga acara selesai. Stage Manager akan mengatur kemunculan talent sesuai rundow dan menendalikan waktu tampil.
Biasanya Stage Manager akan selalu melakukan koordinasi yang intens dengan Show Director, Talent dan MC/ Pembawa Acara.
Sound Enggineer/ Soundman.
Bertanggung jawab terhadap kontrol kualitas Sound system, biasanya Sound system, biasanya Sound Enginer bukanlah orang EO namun diambil dari tenaga profesional atau tim dari supplier Sound System. Sound Enginer/ Soundman ini akan berpatokan pada rundown acara, sehingga tahu kapan sound harus buka, mic mana yang harus di tutup dan sebagainya serta selalu mengikuti instruksi dari Show Director
Lightingman
Bertanggung jawab terhadap kontrol kualitas lighthing. Sama halnya dengan Sound Enginer, Lightingman biasanya bukanlah orang EO, namun di ambil dari tenaga professional atau tim dari supplier lighting. Lightingman ini akan berpatokan pada rundown acara, sehingga tahu kapan lampu terang, remang-remang dan mati. Selain itu, Lightingman harus selalu mengikuti instruksi Show Director
Security
Security atau petugas keamanan adalah personil dari kepolisian, tetapi EO juga harus menempatkan petugas security. selain melakukan koordinasi dengan Show Director dan petugas kepolisian, security ini dapat menangani masalah-masalah yang terkadang tidak dapat di sentuh oleh petugas kepolisian. Misalnya menghalau pedagang asongan / pedagang kaki lima masuk ke arena acara dan sebagainya.
Runner sebuah tim yang terdiri dari beberapa orang, tergantung besar kecilnya event , yang bertugas serabutan, menjadi penghubung antara Show Director dengan pihak lainnya.. Meskipun dalam sebuah gelaran event masing-masing personil dalam tim sudah menggunakan alat komunikasi (HT) .disini keberadaan runner sangat di butuhkan, misalnya ada perlengkapan yang harus di bawa ke suatu tempat, mengirimkan informasi yang sangat penting kepada anggota tim agar tidak di ketahui orang lain dan sebagainya.
Client Service
Bertanggung tanggung jawab sebagai penghubung antara klien sebagai penyandang dana/ sponsor dengan Show Director dan Project Officer. Client Service ini akan menemani klient tersebut hadir di arena event hingga pulang dengan kepuasan.
Contoh-contoh di atas adalah beberapa fungsi yang biasanya ada dalam sebuah event. Tetapi, bisa terjadi dalam sebuah event ada fungsi- fungsi di atas yang justru dihilangkan karena pekerjaan dapat di- handle oleh fungsi lainnya. Misalnya fungsi Show Director dapat di tangani oleh Stage Manager. Beberapa fungsi lainnya yang tidak tercantum di atas dapat masuk sesuai kebutuhan event , misalnya:
- Officer lomba yang bertugas menangani perlombaan - Liaison Officer yang bertugas mendampingi tamu/ artis
- Crew Multi Media yang bertugas melakukan control kualitas sajian multimedia - Public Relation yang bertugas mendampingi dan melayani wartawan / pers - Dan lain-lain
Memilih Venue
Dalam penyelenggaraan event, venue atau tempat penyelenggaraan acar juga sangat berpengaruh terhadap keberhasilan sebuah event.Venue tidak hanya menentukan siapa pesertanya atau siapa yang akan bersedia hadir, tetapi juga turut membentuk karakter event itu sendiri.
Sesuai Tema
Pertama yang harus dipikirkan dalam memilih Venue adalah, apakah tempat tersebut sesuai dengan tema acara yang akan kita produksi.
Sesuai Image produk
Kita harus dapat menjaga citra dari produk yang mensponsorinya. jika citra produk itu ekslusif, maka bisa jadi kita memilih venue di Pusat Perbelanjaan Ekslusif (Mall, Super Mall, Mega Mall), atau di gedung pertunjukkan yang megah atau di ballroom Hotel berbintang .Jangan sampai tempat penyelenggaraan acara justru menjatuhkan citra sponsor, seperti contoh: menyelenggarakan event yang di sponsori produk Mobil BMW diselenggarakan di lapangan Bola.
Sesuai Target Audience
Jika event yang akan di gelar memiliki target audience anak muda, yang gaul, suka musik yang hangar bingar, bolehlah kita gunakan Diskotik sebagai venue acara , atau Hall sebuah Mall. Namun jangan sekali- sekali kita menggelarnya di ballroom Hotel Bintang Lima, mereka akan kikuk enggan masuk.
Kemudahan Akses Dan Jangkauan
Kita harus menghitung, apakah jalan menuju venue tersebut mudah dilalui, mudah di jangkau denagan segala macam kendaraan atau tidak?
Nilai Sejarah
Jika kita ingin membuat event apapun, dan ingin memadukannya dengan sejarah masa lalu bangsa kita, tak ada salahnya kita menggunakan Halaman Museum, Monumen, atau candi. Yang perlu diperhatikan, venue yang memiliki nilai sejarah biasanya memiliki persyaratan tersendiri, event-event apa saja yang boleh di selenggarakan di situ.
Tempat Wisata
Tempat wisata alam ,seperti di lereng Gunung, Tepi Sungai, Dan Pantai, saat ini banyak di pilih sebagai tempat penyelenggaraan event, Tempat –tempat ini sangat menguntungkan dari sisi promosi. Tempat tersebut sudah dikenal dan banyak didatangi orang. Jika akan menggelar event yang menargetkan penontont yang banyak , kita dapat memilih hari libur di mana banyak orang dating dengan sendirinya ke tempat-tempat wisata. Kita dapat menghemat biaya promosi.
Nilai Artistik
Banyak bangunan yang memiliki nilai artistic yang dapat di gunakan sebagai tempat penyelenggaraan event, seperti bangunan gubuk- gubuk sebuah restoran, rumah rukuno milik seorang priyayi, dan rumah mewah milik seorang pengusaha.
Faktor Keamanan & Kenyamanan
Event dapat berlangsung sukses bila pengunjung merasakan keamanan dan kenyamanan dalam menikmati event tersebut. Faktor ini di harapkan menjadi pilihan utama dalam menentukan venue. Factor Keamanan & Kenyamanan tersebut biasanya meliputi: tersedianya toilet yang representative, tempat parker yang memadai, lingkungan yang aman, dan lain sebagainya
Besar Kecilnya Event
Memilih venue event harus memperhitungkan skala event itu sendiri. Bila event berskala, nasional dan di hadiri oleh ribuan orang, maka tidak ada salahnya kita memilih stadion olah raga ataupun alun-alun yang sangt besar. Namun bila event yang kita selenggarakan hanya menghadirkan ratusan penonton mungkin cukup di gedungt pertemuan atau aula
Sesuai Badget
Badget adalah yang membatasi kita dalam memilih venue. Tempat yang bagus dengan segala fasilitas memiliki biaya sewa yang tinggi. Sangat berbeda antara biaya sewa yang tinngi sangat berbeda antara biaya aula di kabupaten dengan ballroom di Hotel bintang lima. Tapi bukan tidak mungkin karena terbatasnya biaya yang ada, kita justru mampu menemukan venue yang pas dengan event kita. Bisa jadi sebuah kebun milik seseorang dapat di kemas menjadi venue yang menarik
Sebelum memilih venue, eo harus melakukan observasi secar detil terhadap venue tersebut agar betul-betul mengenalnya, agar dapat menetahui kelebihan dan kekurangan venue tersebut, bagaimana penerangannya, berapa daya tampungnya, apa saja fasilitasnya (toilet/ urinior), akses masuk dan keluar, dan sebagainya.
