BAB II
PROSES BISNIS
2.1 Proses Bisnis Utama
Model rantai nilai yang dikembangkan oleh Michael Porter adalah suatu metode atau alat dasar yang sistematik untuk memeriksa semua aktifitas kinerja perusahaan dan bagaimana mereka berinteraksi sebagai dasar menganalisis sumber daya yang diandalkan dalam mendapatkan keunggulan bersaing. Poin penting mengenai model rantai nilai Porter adalah ia hanya membutuhkan sedikit adopsi ketika digunakan dalam sektor otomotif. Berdasarkan pendekatan Porter, rantai nilai Main Dealer pada umumnya dapat dikategorikan menjadi tiga, yaitu proses bisnis utama (Dealer ,Distribution(MD) dan Service) dan proses bisnis penunjang (infrastruktur perusahaan dan procurement). Gambar 2 .1 Konsep Rantai Nilai Porter (Sumber : Yusuf, 2006)
Proses bisnis utama di PT. Imora Motor adalah semua proses yang ditujukan langsung untuk melayani dealer dan konsumen mulai dari: proses
Firm Infrastructure
Procurement
Human Resource Management
Technology
Dealer
(Sales)
Service
Distribution(MD)
Sales (distribution) Marketing (promotion) Dealer Development MARGI N MA RG IN MAR GIN Kegiatan Utamapembelian oleh dealer dan konsumen (gambar 2.1) , sampai dengan proses after sales.
HONDA JAKARTA CENTER
SALES DEPARTMENT
ADMINISTRATION SLS PLAN & DIST. DELIVERY FLEET SALES
N Y N Y Y N N Y CUSTOMER FLOW CHART
EKSPEDISI SALES DEPARTMENT
DEALER HPM BELI MOBIL BUAT SPK BERDASARKAN DATA DARI CUSTOMER START
TERIMA & CEK SPK IF IF INPUT SPK KE PROGRAM H3S STOCK UNIT DI WAREHOUSE KONFIRMASI DO, SESUAIKAN DENGAN ALOKASI MD TERIMAUNIT, CEK PDI
CEK MOBIL YANG CACAT BUAT DO REPAIR SESUAI DENGAN KERUSAKAN MENGANALISA STOCK, SESUAIKAN DENGAN ALOKASI DEALER IF TERIMA FAX DO DARI HJC, SESUAIKAN UNIT DENGAN DO YANG DITERIMA TERIMA UNIT, SESUAIKAN DENGAN DO HJC, CEK PDI IF BUAT SURAT JALAN FAKTUR : CEK NAMA, ALAMAT, KODE POS
CALON PEMBELI TERIMA FAKTUR CETAK FAKTUR TERIMA UNIT, CEK FINISH TERIMA PO FLEET MEMBERIKAN DISCOUNT KHUSUS UNTUK FLEET MENDAPAT KONFIRMASI MENGENAI DISCOUNT, DELIVERY TIME &
MEMBERIKAN PROTEKSI KEPADA DEALER Gambar 2.2 Proses Bisnis inti di PT. Imora Motor KONSUMEN INDIVIDU MEMESAN MOBIL
Konsumen yang datang ke dealer akan memilih kendaraan yang akan dibeli. Konsumen akan dilayani oleh sales person dealer. Jika konsumen sudah memutuskan mobil apa yang akan dibeli, maka sales person akan membuat Surat Pesanan Kendaraan(SPK) yang sesuai dengan spek kendaraan yang diinginkan konsumen. Setelah itu pihak dealer akan menginput pesanan
akan menganalisa stok dealer yang ada maupun dengan alokasi yang ada. Jika stok dan alokasi sesuai dengan order konsumen maka MD akan membuat Delivery Order(DO). DO tersebut akan dikirimkan ke pihak ekspedisi, dan pihak ekspedisi akan mengambil mobil di MD untuk dikirimkan ke dealer. Dealer akan mencek peralatan dan kesesuaian pesanan. Jika pesanan sesuai maka MD akan membuat surat jalan guna membuat Faktur Kendaraan. Faktur akan dikirimkan MD ke ATPM untuk dicetak. Faktur dicetak membutuhkan waktu ± 2 minggu(mobil CKD) dan ± 1 bulan(mobil CBU). Setelah itu faktur akan diberikan ke dealer. Akhirnya konsumen akan mendapatkan unit mobil dan STNK mobil yang diinginkannya.
KONSUMEN PERUSAHAAN YANG MEMESAN MOBIL
Konsumen perusahaan yang datang ke dealer akan memilih kendaraan yang akan dibeli. Konsumen akan dilayani oleh sales person dealer. Jika konsumen sudah memutuskan mobil apa yang akan dibeli, maka sales person akan membuat Surat Pesanan Kendaraan(SPK) yang sesuai dengan spek kendaraan yang diinginkan konsumen. Setelah itu dealer akan mengirimkan PO Fleet sales ke MD, dan gunanya untuk mendapatkan discount tambahan dari HPM. HPM akan mengkonfirmasikan discount, delivery time, dan proteksi atas perusahaan tersebut melalui MD. MD akan akan menganalisa stok dealer yang ada maupun dengan alokasi yang ada. Jika stok dan alokasi sesuai dengan order konsumen maka MD akan membuat Delivery Order(DO). DO tersebut akan dikirimkan ke pihak ekspedisi, dan pihak ekspedisi akan mengambil mobil di MD untuk dikirimkan ke dealer. Dealer akan mencek peralatan dan kesesuaian pesanan. Jika pesanan sesuai maka MD akan membuat surat jalan guna membuat Faktur Kendaraan. Faktur akan dikirimkan MD ke ATPM untuk dicetak. Faktur dicetak membutuhkan waktu ± 2 minggu(mobil CKD) dan ± 1 bulan(mobil CBU). Setelah itu faktur akan
diberikan ke dealer. Akhirnya konsumen akan mendapatkan unit mobil dan STNK mobil yang diinginkannya.
MD MENDAPATKAN MOBIL DARI HPM
MD akan memesan mobil tiga bulan sebelum pengiriman dari HPM ke MD. HPM akan mengirimkan mobil yang sesuai dengan pesanan MD dan alokasi MD. Sebelum menerima unit, MD akan mengecek mobil apkah cacat atau tidak. Jika cacat MD akan memperbaikinya terlebih dahulu, dan jika tidak unit mobil akan langsung masuk ke warehouse atau langsung dikirimkan ke delaer. Dari alur proses bisnis utama(gambar 2.3 dan gambar 2.4), layanan utama yang ada di PT. Imora Motor, yaitu: 1. Sales(Dealer) 2. Service
Honda Jakarta Center Rev. : 1 Rev. Date : 20 Juni 2006 Jl. P. Jayakarta No.50 Division : Retail Sales Div.
Jakarta 10730 Date. : 7 Juli 2006
* harus sudah di tanda tangan * Incl: 3 set copy KTP & 2 set copy oleh SS/SM slip permintaan disc.
* Faktur jadi CBU : min. 3 mg * Faktur jadi CKD : min. 1 hari
* untuk ambil buku service & souvenir
* W O ditanda tangani bgn service
* WO telah di ttd o/ Agung
* WO telah diapproved bgn service
* Untuk proses STNK & BPKB
* BPKB : 3 bln setelah STNK
* BPKB : 3 bln setelah STNK
* Unit tidak bolh dikirim jk form klaim & BSTK belum di appv. o/ keuangan Customer Sales person Koord. Staff DJ (Oprtl) Keuangan
RETAIL SALES PROCESS FLOW CHART
Adm. Main Dealer / HPM Service Distribusi SPK : - Sls counter : 4 - Sls force : 3 Approved WO SPK Pemesanan kendaraan (DP Rp.5jt) Mulai SPK* SPK* SPK SPK Menerima konfirmasi / bukti pembayaran dari
sales Menerima konfirmasi / bukti pembayaran DP dr customer Tanda Terima Tanda Terima
Tanda Terima Tanda Terima
Booking SPK (hrs ada DP atau PO)
Approved SPK, kirim ke MD
Minta unit, Bagi unit SPK
(+ no. rangka)
Cash: min.30% unit. Leasing: PO + DP
Menerima konfirmasi / bukti pembayaran unit
Menerima konfirmasi / bukti pembayaran unit
Tanda Terima
mengisi form permohonan faktur &
W O Tanda Terima Tanda Terima
approved u/ permohonan faktur &
WO
input data permohonan faktur, surat jalan, buat WO
Approved Faktur, kirim ke MD Permohonan faktur WO W O Approved WO* W O
pengerjaan unit sesuai WO selesai? belum Approved WO* ya Surat Jalan* Surat Jalan Souvenir
Minta unit dikirim
SPK UNIT Permohonan Faktur* e-mail e-mail tagih WO/ bln Bayar WO/ bln
Cek unit, ongkos supir+bensin, surat jalan, form klaim, dll
STNK & BPKB*
Cek unit, ongkos supir+bensin, surat jalan, form klaim, dll Periksa Tagihan W O/
bln
Isi CAP, tanda tangan Surat Jalan, terima STNK, BPKB Surat Jalan CAP Surat Jalan CAP Form BSTK+ Klaim Inct. Form BSTK+ Klaim Inct. Faktur Jadi, dll.* Lunas? STNK & BPKB* ya tidak Buku Service
PDI, isi buku service
OK ? tidak ya Buku Service ongkos supir+bensin, form klaim, dll* Kirim unit
Laporan Kirim mobil Laporan Klaim Incentive Incentive (/ bulan) Gambar 2.3 Alur Proses Dealer
Konsumen yang memesan mobil akan mendapatkan SPK(Surat Pemesanan Kendaraan). SPK tersebut akan diberikan oleh sales person ke bagian Koordinator, Staff dan bagian keuangan. Di dalam SPK akan tercantum pembayaran DP yang dibayar oleh konsumen. Setelah SPK diberikan ke bagian diatas maka SPK tersebut harus disetujui oleh bagian coordinator, setelah itu SPK dikirim ke MD dengan menggunakan email. Jika unit yang dipesan sudah ada maka pihak coordinator dealer akan meminta unit ke MD yang disesuaikan dengan SPK dan nomer rangka. Setelah itukonsumen harus membayar lunas mobil atau jika menggunakan leasing dibayarkan 30%. Pembayaran harus dikonfimasi/bukti pembayaran dilampirkan oleh konsumen ke sales person, dan sales person akan mengkonfirmasi ke bagian finance. Sales pada saat itu bisa mengisi form permohonan faktur, form tersebut harus disetujui oleh pihak finance baru bisa diinput oleh staff untuk dibuat permohonan faktur, surat jalan dan buat WO dan Faktur dikirim ke MD via email. Surat jalan akan dilanjutkan ke Sales, Staff, DJ Departemnet, keuangan dan service untuk memulai menyiapkan mobil pesanan. Setelah faktur jadi diberikan ke staff dan finance dealer. Dibagian finance akan memberikan STNK&BPKB jika pembayaran sudah lunas dan melalui sales konsumen akan mobil beserta STNK dan BPKB.
Customer Reception Service Advisor Foreman
Customer Update Data Interview Diagnose
Estimate
Print Out W/O No. of Stall Job Description
Final Inspection
Cashier
Payment Invoice Final Explain
PROSEDUR KERJA DI BENGKEL
Gambar 2.4 Alur Proses Service
Konsumen yang datang terlebih dahulu mendaftar di reception untuk mengupdate data, setelah selesai customer akan dilayani oleh Service Advisor (SA)untuk interview mengenai keluhan dan keinginan konsumen, dan bagian SA akan berkonsultasi kepada Foreman untuk mendiagnosa keluhan konsumen terhadap mobil konsumen, setelah diketahui penyebab dan perbaikan apa yang akan dilakukan Service Advisor akan membuat estimasi biaya, jika biaya disetujui oleh konsumen maka pihak Reception akan membuat Work Order (WO), kemudian SA akan menunjuk nomer stall untuk mobil konsumen tersebut dan Foreman akan memberikan job description kepada teknisi. Setelah mobil selesai diperbaiki oleh tenisi maka Foreman akan melakukan Final Inspection. Jika Foreman memutuskan mobil telah selesai dan
keluhan sudah diatasi maka SA akan membuat Final Explain dan bersamaan Reception juga akan membuat Invoice sebagai syarat untuk mengambil mobil yang telah disservice. Dan yang terakhir konsumen membayar di kasir. Setelah membayar konsumen akan menerima mobilnya dari SA.
