BAB I. PENDAHULUAN
Liaison Officer (LO) adalah orang yang bertugas menjadi penghubung diantara dua organisasi untuk berkomunikasi dan berkoordinasi di setiap aktifitas mereka. Intinya kurang lebih LO dari sisi tugasnya hampir sama dengan interpreter dan ‘guide” tapi secara deskripsi pekerjaan LO lebih kompleks serta resmi.
Liaison Officer lebih sering dijumpai pada profesi tertentu, misalnya terkait entertainment, event, olahraga, militer dan lain sebagainya. Dalam hal ini, ruang lingkup yang bisa di amati adalah pada LO entertainment, yaitu orang yang menghubungkan antara artis dari luar Indonesia dengan segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan artis itu selama mereka di Indonesia, (promotor dengan artisnya). LO ini selalu ikut kemanapun artisnya berkegiatan, contoh : penjemputan dan pengantaran ke airport. Bila seorang artis membutuhkan sesuatu dia akan menghubungi sang LO untuk memenuhi permintaan artisnya, bila ada press conference LO sebagai penghubung antara media dengan artisnya. Dengan arti kata, LO berusaha menciptakan kondisi yang nyaman. harapannya dengan mood yang tetap baik, mereka akan tampil secara maksimal.
BAB II. Teori Dasar
Struktur organisasi membatasi karyawan dan mengendalikan apa yang mereka lakukan. Misalnya dengan organisasi yang memiliki struktur dengan tingkat spesialisasi dan tingkat formalisasi yang tinggi, kesetiaan yang tinggi pada rantai perintah, pendelegasian wewenang yang terbatas, dan rentang kendali yang sempit memberikan sedikit otonomi pada karyawan. Kendali pada organisasi tersebut sangat ketat dan perilaku cenderung seragam. Sebaliknya, organisasi yang memiliki struktur dengan tingkat spesialisasi dan formalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas dan semacamnya akan memberi kebebasan yang lebih besar kepada para karyawan, sehingga organisasi semacam ini dicirikan dengan beragamnya perilaku yang lebih besar.
Struktur organisasi menetapkan cara bagaimana tugas dan pekerjaan dibagi, dikelompokkan dan dikoordinir secara formal. Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem atau jaringan kerja terhadap tugas-tugas, sistem pelaporan dan komunikasi yang menghubungkan secara bersama pekerjaan individual dengan kelompok (Hirdinis, 2012).
Semua organisasi betapapun kecilnya, mempunyai semacam struktur karena secara umum suatu struktur dirancang dengan maksud untuk memastikan bahwa organisasi dirancang dengan cara yang paling baik untuk mencapai sasaran-sasaran dan tujuan-tujuannya. Pernyataan ini juga mengacu pada enam unsur kunci dalam membuat keputusan pengorganisasian, termasuk di dalamnya kegiatan membentuk organisasi baru, memperbaiki organisasi yang sudah ada atau mengganti sistem yang sudah ada. Enam unsur kunci tersebut adalah :
1. Pembagian kerja, adalah membagi seluruh beban pekerjaan menjadi banyak tugas yang secara wajar dan nyaman dapat dilaksanakan oleh individu dan kelompok dengan penuh rasa tanggung jawab. Tidak ada pekerjaan tidak bisa terbagi sehingga terlalu berat dan akhirnya tidak mungkin dikerjakan. Seluruh pekerjaan harus terbagi habis menjadi banyak tugas yang dapat diselesaikan dengan baik, sesuai dengan kemampuan anggota organisasi.
2. Pendelegasian wewenang. Mengenai orang yang khusus mengambil keputusan, tidak untuk melakukan pekerjaan. Manajer memutuskan bagaimana wewenang harus didelegasikan untuk setiap pekerjaan dan pemegang pekerjaan tersebut.
3. Departementalisasi, Menggabungkan beberapa tugas secara logis sehingga diperoleh keberhasilan pencapaian tugas (efektif) dan efisien. Pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama.
4. Span of control (hirarki organisasi). Menetapkan siapa yang membuat laporan dan kepada siapa laporan disampaikan. Hubungan lini ke atas dan ke bawah, dalam arti penentuan siapa atasan dan siapa bawahan diperlukan untuk meminta pertanggung jawaban.
5. Koordinasi, adalah mekanisme yang menyatukan kegiatan departemen menjadi satu kesatuan dan memantau efektivitas integrasi tersebut. Koordinasi diperlukan untuk menghilangkan rasa menang atau rasa benar sendiri dalam satu departemen. Demikian juga berguna untuk menyelaraskan pencapaian tugas lintas departemen.
6. Formalisasi. Mengenai besarnya pengharapan terhadap maksud dan akhir dari pekerjaan yang spesifik, laporan dan pelaksanaannya. Sebuah struktur organisasi menjelaskan seberapa tinggi formalisasi yang dilakukan seseorang sesuai aturan dan prosedur yang ditentukan apakah yang harus dilakukan setiap individu. Seperti organisasi telah menulis SOP, pengarahan khusus dan kebijakan eksplisit. Yang berkenaan dengan empat disain keputusan, formalisasi adalah hasil dari spesialisasi tenanga kerja yang tinggi, pendelegasian wewenang yang tinggi, penggunaan depatemen fungsional dan rentang kendali yang lebar (Robbins, 2007).
Organisasi Virtual
Organisasi virtual sifatnya menciptakan jaringan-jaringan hubungan yang memungkinkan mereka untuk mengontrak produksi, distribusi, pemasaran atau setiap fungsi bisnis lain dimana manajemen merasa orang lain dapat melakukan dengan lebih baik atau lebih murah.
Dukungan Interact untuk bisnis akhirnya melahirkan organisasi yang dikenal dengan sebutan organisasi virtual (virtual organization). Yang dimaksud dengan organisasi virtual adalah suatu jaringan organisasi yang independen yang dihubungkan melalui teknologi informasi dengan tujuan untuk mengeksploitasi peluang pasar dengan berbagi ketrampilan, biaya, dan akses pasar. Organisasi seperti ini biasa beroperasi berdasarkan proyek, namun ada juga yang beroperasi secara permanen. Umumnya, organisasi seperti ini Memiliki sedikit sekali pegawai tetap dan fasilitas administrasi secukupnya saja. Ketika terdapat proyek baru, organisasi akan menghimpun sumber daya dari organisasi- organisasi mitra kerjanya. Organisasi virtual merupakan suatu organisasi inti yang kecil, yang menggunakan sumber luar bagi fungsi-fungsi bisnis yang utama. Dalam istilah struktural, organisasi virtual adalah sangat tersentral, dengan sedikit atau tanpa departementalisasi.
Organisasi virtual telah menciptakan jaringan-jaringan hubungan yang memungkinkan mereka untuk mengontrak produksi, distribusi, pemasaran, atau setiap fungsi bisnis lain dimana manajemen merasa orang lain dapat melakukan dengan lebih baik atau lebih murah. Keuntungan utama dari organisasi virtual adalah fleksibilitasnya. Misalnya, organisasi itu memungkinkan seseorang dengan suatu gagasan inovatif dan sedikit uang, seperti Michael Dell dan perusahaan Dell komputernya, bisa sukses bersaing melawan perusahaan besar seperti IBM. Kekurangan utama dari struktur ini adalah kurangnya control manajemen atas bagian-bagian utama dari bisnisnya.
BAB III. Studi Kasus
Dewasa ini, gubernur negara bagian tenggara membentuk suatu Departemen. Sumber Daya Manusia. Departemen ini merupakan gabungan lembaga negara yang sebelumnya berbeda yang dilakukan dalam program kesehatan dan kesejahteraan. Struktur organisasi departemen disajikan dalam :
Gambar . Struktur Organisasi Departemen Sumber Daya Manusia
Pada gambar bagan di atas, dapat dilihat bahwa Departemen Sumber Daya Manusia akan mengeluarkan dukungan keuangan bagi orang tidak mampu, pengangguran dan miskin dan juga akan mengeluarkan kupon makanan serta membantu dalam pembayaran terkait medis. Biro Pelayanan Sosial akan memberikan pelayanan kesejahteraan anak, anak asuh, adopsi, pelayanan keluarga dan semua konseling umum lainnya dalam mendukung keluarga dan individu yang memerlukan bantuan untuk pembangunan manusia sukses dan memadai.
Biro Pelayanan Kesehatan akan mengoperasikan semua program departemen yang menyediakan pelayanan kesehatan, termasuk semua program kesehatan fisik dan mental. Biro ini akan mengambil alih fungsi dari Departemen Kesehatan, Departemen Kesehatan Psikologis dan Komisi untuk Anak Cacat. Biro Jasa Tenaga Kerja akan mengoperasikan semua peningkatan angkatan kerja dan program penempatan kerja , termasuk semua hal perekrutan tenaga kerja dan fungsi penghubung bisnis, pelatihan kerja, fungsi kesiapan pekerja serta konseling pekerjaan dan penempatan. Biro Administrasi dan Operasi akan mengkonsolidasikan berbagai layanan dukungan, seperti preaudits, akuntansi, pengolahan data, pembelian, dan duplikasi yang kini dilengkapi dengan 19 unit terpisah.
Setelah departemen mulai beroperasi dibentuk reorganisasi, masalah utama yang muncul di arahkan ke Biro Administrasi dan Operasi (BAO). Sebelum reorganisasi, setiap departemen telah memiliki staf pendukung sendiri untuk pengolahan data, akuntansi, personalia dan penganggaran. Pegawai di departemen dan semua peralatan telah dipindahkan dan ditempatkan di bawah arahan komisaris BAO. Karyawan yang sebelumnya khusus dalam menangani satu area kerja, seperti kesehatan mental, kini diharapkan untuk melakukan pekerjaan untuk semua biro. Selain itu, mereka harus merevisi bentuk, prosedur, program komputer, rekening dan catatan agar sesuai dengan kebijakan departemen baru. Akibatnya, departemen mulai mengalami masalah administrasi. Payrolls terlambat dan tidak akurat; pembayaran kepada vendor dan klien yang tertunda dan anggota yang menyalahgunakan dokumen. Akhirnya, integritas program layanan departemen itu dalam bahaya.
Staf eksekutif departemen, yang terdiri sekretaris, komisaris, dan administrator kantor kebijakan dan anggaran, ditemukan bahwa para staf ini menghabiskan lebih banyak waktu berurusan dengan masalah administrasi dibandingkan dengan formulasi kebijakan. Rupanya, efektifitas departemen akan tergantung pada kemampuan perusahaan untuk mengintegrasikan fungsi dari BAO dengan kebutuhan biro program. Disamping itu, staf eksekutif bukanlah divisi yang tepat untuk menangani masalah ini. Selain dari banyaknya jumlah waktu yang dihabiskan pada masalah administrasi, juga banayaknya timbul konflik interpersonal antara komisaris. Komisaris BAO diperintahkan oleh sekretaris untuk memberikan perhatian penuh untuk merancang sarana dalam mengintegrasikan fungsi administrasi. Setelah konsultasi dengan stafnya, ide tentang menghubungkan antara petugas administrasi dirumuskan. Komisaris BAO mempresentasikan makalah yang menggambarkan pekerjaan baru kepada staf eksekutif untuk diskusi dan adopsi. Menurut komisaris, ada prosedural atau perencanaan sarana untuk mengintegrasikan fungsi administrasi. Sebaliknya, itu akan terus menjadi proses yang mengundang konflik sehingga membutuhkan perhatian individu yang ditugaskan untuk masing-masing empat biro.
Exhibit 2. Deskripsi Tanggung Jawab, Pengantar Administrasi Liaison Officer
Executive Order 86-777 menghapuskan biro SDM dan fungsi mereka digabung menjadi sebuah departemen baru. Unsur utama dalam konsep organisasi pada departemen baru ini adalah sentralisasi administrasi dan dukungan kegiatan ke Biro Administrasi dan Operasional, yang mendukung empat departemen biro program. Sementara sentralisasi kegiatan administrasi dan dukungan hanya termasuk pada fungsi-fungsi yang terletak di unit administratif terpusat di lembaga bekas SDM, ukuran Departemen Sumber Daya Manusia menyatakan bahwa tingkat tambahan usaha diterapkan untuk memastikan koordinasi dan kerjasama yang erat antara empat biro program dan Biro Administrasi dan Operasional. Sebagai salah satu unsur dalam jangkauan komprehensif dari upaya yang sedang diterapkan untuk memastikan tingginya tingkat responsif dan kerjasama antara Biro Administrasi dan Operasional dan masing-masing biro program, maka akan dibentuk empat posisi dalam kantor Komisaris untuk Administrasi dan Operasional sebagai petugas administrasi penghubung, salah seorangnya akan diberi tanggung jawab sebagai penghubung dengan masing-masing biro program.
Tanggung Jawab
1. Setiap petugas administrasi penghubung akan memberikan, bersama komisaris biro program dan pejabat lainnya yang ditugaskan, bantuan dalam bidang-bidang berikut:
a. Identifikasi dan definisi dari dukungan administratif dan operasional kebutuhan biro program tersebut.
b. Penentuan prioritas relatif kebutuhan untuk layanan.
c. Identifikasi persyaratan program dan operasional biro program yang dapat dibantu oleh penegakan peraturan administratif oleh Biro Administrasi dan Operasional.
d. Identifikasi sumber daya yang tersedia di dalam Biro Administrasi dan Operasi yang mungkin penting bagi biro program.
e. Koordinasi pemberian pelayanan oleh berbagai divisi dari Biro Administrasi dan Operasional ke biro program.
f. Interpretasi data dan informasi yang diberikan oleh Biro Administrasi dan Operasional.
g. Interpretasi dan distribusi peraturan dan prosedur administratif yang dikeluarkan oleh Biro Administrasi dan Operasional sehubungan dengan tanggung jawabnya berdasarkan kebijakan digambarkan oleh sekretaris dan komisaris dari Departemen Sumber Daya Manusia.
2. Setiap petugas penghubung administrasi akan memberikan bantuan kepada Komisaris untuk Administrasi dan Operasional dan pejabat lain dari Biro Administrasi dan Operasional dalam bidang berikut:
a. Pengembangan strategi untuk memberikan kualitas maksimal dan kuantitas layanan pendukung yang dapat tersedia bagi petugas biro program tertentu dalam batasan anggaran dan kebijakan. b. Memahami kebutuhan khusus dan masalah biro program masing-masing.
c. Identifikasi prosedur baru dan sistem dimana pelayanan yang diberikan biro program dapat mengakibatkan koordinasi ditingkatkan antara semua unit organisasi dari Departemen Sumber Daya Manusia.
d. Identifikasi kekurangan atau kesenjangan dalam layanan yang tersedia saat ini disediakan oleh Biro Administrasi dan Operasional.
e. Arah dan / atau koordinasi gugus tugas dan unit organisasi sementara yang dibuat dalam Biro Administrasi dan Operasi ditugaskan untuk menyediakan sumber daya khusus untuk biro program.
f. Pengawasan dari semua personil dari Biro Administrasi dan Operasi yang mungkin pada tugas tugas sementara ke biro program yang petugas yang ditugaskan.
Penyusunan Ulang Operasional
1. Para petugas penghubung administrasi akan ditunjuk untuk posisi di Kantor Komisaris sebagai Administrasi dan Operasional.
2. Tugas dari seorang petugas penghubung administratif ke biro program akan memerlukan persetujuan dari komisaris.
3. Kantor Administrasi Liaison Officer akan secara fisik terletak di dalam suite kantor komisaris biro program untuk menjalankan tugasnya.
4. Petugas Liaison Officer akan menghadiri semua rapat staf komisaris biro program yang ditugaskan dan semua rapat staf Komisaris Administrasi dan Operasional.
BAB IV. PERMASALAHAN
Yang menjadi pertanyaan dalam kasus ini diantaranya :
1. Mengevaluasi konsep “petugas penghubung administrasi” sebagai strategi untuk mencapai integrasi. Apakah ini contoh dari strategi penyesuaian yang saling menguntungkan?
2. Bagaimana petugas mencapai integrasi ketika mereka tidak akan memiliki kekuasaan atas fungsi administrasi atau program yang akan diintegrasikan?
3. Apa yang akan menjadi karakteristik pribadi yang paling penting yang harus dicari untuk mengisi posisi ini?
BAB V. PEMBAHASAN
1. Liaison officer menjadi penting dalam organisasi karena mereka merupakan kunci utama membangun hubungan yang baik dengan stakeholders lainnya. Mereka juga mempertahankan atau menjaga hubungan kerjasama antara organisasinya dengan pihak lainnya atau. Liaison officer itu pada prinsipnya adalah seseorang yg harus bisa berhubungan baik dgn berbagai pihak baik , lingkup kerjanya yang memang harus berkenaan dengan pihak luar. Bisa diartikan liaison officer menjadi tonggak diplomasi antara suatu kantor dengan kantor lainnya, dengan kata adalah representatives dr organisasinya. Penggunaan strategi “LO” bisa menjadi strategi jitu untuk bisa menggali lebih dalam informasi dan mendeteksi permasalahan lebih dini. Dengan dibentuknya Liaison Officer dalam struktur organisasi yang baru bisa dkatakan bahwa ini adalah suatu strategi untuk menciptakan pemusatan organisasi. Pembentukan liaison officer mewujudkan sebuah pola pekerjaan yang menghubungkan satu divisi dengan divisi lainnya. Jadi lebih memudahkan semua elemen yang ada untuk berinteraksi dan saling berkomunikasi satu dengan yang lainnya. Selain itu tugas masing-masing biro mempunyai goal oriented yang sama walaupun dalam bidang yang berbeda. Ini akan menguntungkan banyak pihak, karena akan meminimalisir tumpang tindih tanggung jawab. Selain itu dengan adanya Liaison Officer, adanya wadah untuk menyampaikan kepentingan dari masing-masing dan nantinya akan memudahkan manajemen organisasi untuk mengambil keputusan, mana divisi yang butuh perhatian dan mana kebijakan yang membutuhkan koordinasi antar bagian. Hal ini mempermudah manajemen untuk lebih dini mengecek dan mereview jalannya operasional sehingga lebih efisien dan efektif.
2. Liaison harus mempunyai kewenangan dalam hal hubungan dengan beberapa pihak, jika mereka tidak mempunyai kewenangan atas fungsi administrasi maka dengan sendirinya mereka akan sulit dalam menjalankan program organisasi, karena posisi kunci keberhasilan sebuah program sebagian besar terletak di liasion officernya. Pendelegasian tugas bagi “LO” memudahkan seseorang yang menduduki posisi ini akan lebih leluasa mengambil sikap dan membantu pencapaian tujuan organisasi. Bila Liasion Officer tidak mempunyai kekuasaan atas fungsi administrasi atau program yang akan diintegrasikan, perlu disegerakan adanya koordinasi dengan pihak dalam organisasi yang mampu menghubungkan pihak-pihak terkait. Karena koordinasi sangat penting dalam pencapaian tujuan organisasi.
3. Seorang Liaison officer harus mempunyai kecerdasan, kemampuan komunikasi yang baik serta kemampuan adaptasi dalam kondisi apapun, selain itu harus bisa bekerjasama dalam kelompok maupun individu. Merunut pada teori perilaku individu :The Big Five Model. Seorang liaison officer selayaknya bisa memenuhi persyaratan karakteristik: Conscientiousness, Extraversion–introversion Agreeableness, Emotional stability, Openness to experience.
VI. KESIMPULAN
Dari kasus diatas dan pembahasan permasalahan yang telah diuraikan, terlihat bahwa integrasi sangat dibutuhkan dalam sebuah struktur organisasi. Dimana struktur organisasi dan desain organisasi menjadi cerminan keberhasilan organisasi tersebut dalam mencapai tujuan. Struktur organisasi nantinya akan membentuk budaya organisasi yang muncul mempengaruhi pribadi-pribadi yang ada di dalam organisasi.
Pada masa yang akan datang, Liaison Officer akan menjadi sangat penting dalam sebuah struktur organisasi. Karena untuk memasuki dunia global akan dibutuhkan penghubung-penghubung pihak terkait yang berkepentingan dalam pencapaian tujuan organisasi. Dalam organisasi liaison officer) akan meningkatkan sinergi antara pihak organisasi dan pihak di luar organisasi. Hal ini bisa dilihat pada organisasi virtual. Jadi peran LO sangat mendominasi dalam penataaan organisasi dan orientasi serta pengembangan organisasi. Manager juga harus bisa memerankan fungsi LO karena untuk berkompetisi membutuhkan informasi-informasi. Dan semua informasi yang dibutuhkan akan mudah didapat jika manager dibantu oleh LO. Untuk menjadi penghubung baik di dalam maupun di luar organisasi, dibutuhkan kewenangan dan kekuasaan untuk bisa masuk kedalam elemen organisasi. Karena desain dan struktur organisasi merupakan faktor penting yang mempengaruhi perilaku individu dan kelompok-kelompok yang ada di dalam organisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Gibson James L. – Ivancevich John M., James A. Donnely (2000) : Organization Behavior, Structure and Process, Burr Rdge, H Irwin.
Hirdinis, 2012. Struktur dan Desain Organisasi Universitas Mercu Buana : Jakarta.
Priyangga, Rizki. 2012. Struktur Organisasi Perusahaan. http://priyangga-rizki.blogspot. com/2012/04/struktur-organisasi-perusahaan.html.
Ramasyafardi, 2012. Perilaku Dan Karakteristik Dalam Organisasi. Universitas Tanjung Pura : Pontianak.
