INTEGRASI SPIP DAN QMS ISO 9001:2015 SEBAGAI KUNCI KEBERHASILAN PELAKSANAAN REFORMASI BIROKRASI BADAN POM DALAM RANGKA MEWUJUDKAN GOOD GOVERNANCE

(1)

INTEGRASI SPIP DAN QMS ISO 9001:2015

SEBAGAI KUNCI KEBERHASILAN

PELAKSANAAN REFORMASI BIROKRASI BADAN POM

DALAM RANGKA MEWUJUDKAN

GOOD GOVERNANCE DAN CLEAN GOVERNMENT

Oleh :

Dra. Zulaimah, Apt., M.Si

Inspektur Badan POM

Peningkatan Kompetensi Tim Quality Assurance QMS Badan POM

Jakarta, 19 Mei 2016

(2)

Kunci Keberhasilan Pelaksanaan RB

Sasaran

Indikator

Satuan Baseline Target 2019

Birokrasi yang bersih

dan akuntabel

1. Opini WTP atas Laporan

Keuangan K/L % 74 95

2. Tingkat kapabilitas APIP Skor 1-5 1 3

3. Tingkat kematangan

implementasi SPIP Skor 1-5 1 3

4. Instansi pemerintah yang

akuntabel (skor B atas SAKIP) K/L % 39,3 85 5. Penggunaan e-procurement

terhadap belanja pengadaan % 30 80

Birokrasi yang efektif

dan efisien

1. Indeks RB rata-rata nasional K/L Skor

1-100 47 75

2. Indeks profesionalitas ASN Skor

1-100 76 86

3. Indeks e-gov nasional K/L Skor 0-4 2,66 3,4

Birokrasi yang memiliki

pelayanan publik

berkualitas

1. Indeks integritas nasional (Pusat) Skor 0-10 7,22 9 2. Survei Kepuasan Masy % 80 95 3. % kepatuhan pelaks UU Pelay

Publik (Zona Hijau) K/L %

K : 64

(3)

PERANAN SPIP DALAM MENENTUKAN

KEANDALAN PELAPORAN

Keandalan Pelaporan

Keuangan dan Kinerja

LAPORAN

KEUANGAN

LAPORAN

KINERJA

Keandalan SPI menjadi dasar

dari pemberian opini

Sistem AkuntansI Instansi (SAI) Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP)

Full Disclosure

Keandalan SPI

Kepatuhan

Terhadap Peraturan

OUTCOMES: KESEJAHTERAAN,

SUSTAINABLE DEVELOPMENT, DAN

SOCIAL RESPONSIBILITIES

Dasar pemberian opini

3

(4)

Pentingnya SPIP (Amanah UU 1/2004)

Pasal 55 ayat (4) ; Statement of Responsibility

Menteri/pimpinan lembaga selaku pengguna anggaran/ pengguna barang

memberikan pernyataan bahwa pengelolaan APBN telah diselenggarakan

berdasarkan sistem pengendalian yang memadai dan akuntansi keuangan telah

diselenggarakan sesuai dgn SAP.

PP 60/2008 :

Merupakan komitmen yang nyata dari pemerintah untuk memperbaiki akuntabilitas

keuangan negara  resep agar tidak disclaimer dan mencegah penyimpangan

(prevention)

(5)

5

Untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi tercapainya :

a) Efektivitas dan Efisiensi pencapaian tujuan penyelenggaraan pemerintahan negara

b) Keandalan Laporan Keuangan

c) Pengamanan aset negara

d) Ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan.

TUJUAN SPIP

(6)

PRINSIP DASAR SISTEM PENGENDALIAN INTERN

•SPI adalah suatu proses yang terintegrasi dan

melibatkan semua tahapan manajemen dalam suatu

organisasi,

•SPI

diharapkan

memberikan

keyakinan

yang

memadai (reasonable

assurance) atas tercapainya

tujuan organisasi

•Memiliki Hard Control

(kebijakan dan prosedur,

struktur organisasi, birokrasi) dan Soft Control

(kompetensi, komitmen trust, nilai-nilai luhur dan

kepemimpinan)

(7)

PENGELOLAAN KEUANGAN NEGARA ...KESEHATAN BEBAS KKN YANBLIK... Peru-musan Kebijaka n Perenca-naan Pengang -garan Pelaksa-naan Anggara n Panata-usahaan Pelapo-ran Monev AKUNTABILITAS KEUANGAN AKUNTABILITAS KINERJA WAJAR TANPA PENGECUALIAN

WTP

WILAYAH TERTIB ADMI-NISTRASI WILAYAH BEBAS KORUPSI WTA WBK GOOD GOVERNA NCE & CLEAN GOVERN-MENT

SPIP

REFORMASI BIROKRASI

NAWACITA

Hard Control Soft Control

8 AREA PERUBAHAN

SPIP YANG EFEKTIF PADA SELURUH TAHAPAN PROSES MANAJEMEN

PENGELOLAAN KEUANGAN DAN KINERJA

(8)

(9)

9

SISTEM MANAJEMEN MUTU PENGELOLAAN KEUANGAN

(10)

PP 60/2008 – SPIP

10

SPIP _PenutupBab IV

Bab I Umum Bab III Penguatan Bab II Unsur SPIP Pengawasan Intern Pembinaan Umum Lingkungan Pengendalian Kegiatan Pengendalian Umum _Pemantauan Informasi & Komunikasi DAFTAR UJI Ps. 47 Ps. 48-58 Ps. 59 Ps. 60-61 Ps. 1-2 Ps. 3 Penilaian Risiko Ps. 4-12 Ps. 13-17 Ps. 18-40 Ps. 41-42 Ps. 43-46

(11)

Definisi Pengendalian Intern – SPIP

11

“Proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan

secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk

memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi”

Proses

Dipengaruhi

manusia

Keyakinan

memadai

Mencapai

_tujuan

• Pimpinan • Pegawai • Tidak mutlak • Memiliki keterbatasan • Terintegrasi • Terus-menerus Operasi, pelaporan, ketaatan, pengamanan aset

(12)

12

Keyakinan memadai

karena memiliki keterbatasan.

• Pertimbangan (judgement)

• Gangguan (breakdown)

• Pengabaian manajemen

• Kolusi

(13)

Visualisasi Pengendalian Intern – SPIP

13

LINGKUNGAN PENGENDALIAN PENILAIAN RISIKO

KEGIATAN PENGENDALIAN INFORMASI & KOMUNIKASI

PEMANTAUAN U N I T A U N I T B K E G I A T A N 1 K E G I A T A N 2

UNSUR

LINGKUP

IMPLEMENTASI

TUJUAN

(14)

SPIP Terintegrasi Dengan Kegiatan Instansi Pemerintah

14

Unsur SPIP:

• Dapat diterapkan pada level instansi

maupun level kegiatan

• Menyatu dan menjadi bagian integral

kegiatan instansi pemerintah

• Disesuaikan dengan kebutuhan instansi

Dasar Integrasi SPIP dengan kegiatan Instansi Pemerintah (manajemen)

Pimpinan instansi pemerintah bertanggung jawab untuk mengembangkan

kebijakan, prosedur dan praktik detil untuk menyesuaikan dengan kegiatan

instansi pemerintah dan untuk memastikan bahwa unsur tersebut telah

menyatu dan menjadi bagian integral dari kegiatan instansi pemerintah.

(15)

LINGKUNGAN PENGENDALIAN

15

“Kondisi dalam instansi pemerintah

yang mempengaruhi efektivitas

pengendalian intern.”

(16)

Lingkungan Pengendalian

16

Struktur organisasi yang

sesuai kebutuhan

Kepemimpinan yang kondusif

Komitmen terhadap kompetensi

Penegakan integritas dan

etika

Hubungan kerja yang baik

Peran APIP yang efektif

Kebijakan yang sehat tentang

pembinaan SDM

Pendelegasian wewenang dan

tanggung jawab yang tepat

(17)

PENILAIAN RISIKO

17

“Penilaian atas kemungkinan kejadian

yang mengancam pencapaian tujuan

dan sasaran instansi pemerintah.”

(18)

• Menentukan

dampak

risiko terhadap tujuan.

• Prinsip

kehati-hatian

untuk menentukan risiko

yg dapat diterima

• Menggunakan metodologi yg

sesuai dengan tujuan.

• Mengenali risiko dari faktor

eksternal dan internal.

• Menilai faktor lain yg dapat

meningkatkan risiko.

Penilaian Risiko

18

Analisis Risiko

Identifikasi Risiko

Penetapan tujuan

• Tujuan instansi

• Tujuan kegiatan

S P I P

(19)

KEGIATAN PENGENDALIAN

19

“Tindakan yang diperlukan untuk mengatasi

risiko serta penetapan dan pelaksanaan

kebijakan dan prosedur untuk memastikan

bahwa tindakan mengatasi risiko telah

dilaksanakan secara efektif.”

(20)

Kegiatan Pengendalian

20

 Reviu atas kinerja instansi pemerintah

 Pembinaan SDM

 Pengendalian pengelolaan sistem informasi

 Pengendalian fisik atas aset

 Penetapan & reviu indikator & ukuran

kinerja

 Pemisahan fungsi

 Otorisasi transaksi dan kejadian penting

 Pencatatan yang akurat dan tepat waktu

 Pembatasan akses atas sumber daya

 Akuntabilitas terhadap sumber daya

 Dokumentasi atas SPI

• Sesuai dengan tusi

• Diutamakan pada kegiatan

pokok

• Dikaitkan dgn penilaian

risiko

• Prosedur harus ditetapkan

dan dijalankan

• Evaluasi secara teratur

(21)

INFORMASI DAN KOMUNIKASI

21

“Identifikasi, pencatatan, dan komunikasi informasi

dilakukan untuk memudahkan pelaksanaan

pengendalian dan tanggung jawab.”

(22)

Informasi dan Komunikasi

22



Identifikasi, pencatatan, dan komunikasi

informasi dalam bentuk dan waktu yg tepat.



Komunikasi

atas

informasi

wajib

diselenggarakan secara efektif.



Penyediaan

dan

pemanfaatan

berbagai

bentuk dan sarana komunikasi.



Pengelolaan, pengembangan, dan perbaruan

sistem informasi secara terus menerus.

(23)

PEMANTAUAN

23

“Proses penilaian atas mutu kinerja sistem

pengendalian intern dan proses yang

memberikan keyakinan bahwa temuan audit

dan evaluasi lainnya segera ditindaklanjuti.”

(24)

Pemantauan

24

Pemantauan berkelanjutan

Pengelolaan rutin, supervisi, pembandingan, rekonsiliasi, dan tindakan lain yang terkait dalam

pelaksanaan tugas

Evaluasi terpisah

Penilaian sendiri, reviu, dan pengujian efektivitas SPIP melalui: PM-EPITE, RPT, TPPU, DUPU, TOPU, LHPPU, LAS PPU

Tindak Lanjut

Diselesaikan dan dilaksanakan sesuai

mekanisme penyelesaian rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya yang ditetapkan

(25)

Penguatan Pemantauan SPIP dan QMS

Melalui Three Lines of Defense

25 PENERAPAN SPIP&QMS Unit Operasional PEMANTAUAN Satgas&AI ASSURANCE Inspektorat



Unit operasional (Manajemen & seluruh pegawai)

menerapkan SPIP & QMS sepanjang waktu.



Satgas

SPIP

&

Auditor

Internal

membantu

manajemen pada setiap level organisasi dengan

melakukan pemantauan SPIP & QMS.



Inspektorat (APIP sekaligus Koordinator Auditor

Internal)

memberikan assurance dan konsultasi

penerapan SPIP & QMS.

(26)

Konsep Tiga Lini Pertahanan

SPIP & QMS

26

Manajemen & seluruh pegawai

Fungsi Pemantauan (Satgas SPIP & Auditor

Internal)

Fungsi Assurance (Inspektorat)

Lini Pertahanan Pertama Lini Pertahanan Kedua Lini Pertahanan Ketiga

Lini pertahanan terpenting dalam mencegah kesalahan,

mendeteksi kecurangan, serta mengidentifikasi kelemahan dan kerentanan

pengendalian.

Memantau SPIP dan QMS di setiap tingkatan manajemen

dan memperingatkan lini pertahanan pertama bila

dijumpai kelemahan rancangan dan pelaksanaan

pengendalian intern

Memberikan konsultasi dan

assurance penerapan

pengendalian intern, melaporkan kecurangan atau

kekeliruan yang terjadi dan kelemahan pengendalian yang

(27)

KESIMPULAN

• Implementasi QMS merupakan bagian tidak terpisahkan yang

mendukung implementasi SPIP.

• QMS merupakan siklus manajemen (PDCA) yang berlaku umum dan

lebih bersifat hard control, sedangkan SPIP merupakan ruh/jiwa

seluruh siklus manajemen dan lebih bersifat soft control.

• Pelaksanaan SPIP dan QMS yang terintegrasi dalam pelaksanaan

kegiatan rutin secara efektif, sangat menunjang pelaksanaan Reformasi

Birokrasi Badan POM secara terus-menerus dan berkesinambungan

dalam mewujudkan Good Governance dan Clean Government.

(28)