ANALISIS DAN DESAIN APLIKASI WEB INTRANET
SEBAGAI SARANA IMPLEMENTASI
KNOWLEDGE MANAGEMENT
PADA PERWAKILAN BPKP PROVINSI JAWA TIMUR
Anis Hidayah dan Fajar BaskoroManajemen Teknologi Informasi Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya
Email : annish.nisha@gmail.com ABSTRAK
Bagi organisasi penyedia jasa, aset pengetahuan perlu dikelola secara khusus karena pada dasarnya pengetahuan adalah aset terbesar organisasi. Pengelolaan tidak hanya dilakukan untuk pengetahuan yang bersifat statis atau explicit (sudah tertulis) saja tapi juga pengetahuan yang melekat pada individu (tacit) termasuk keahlian dan talent,
yang bersifat dinamis.
Saat ini di Perwakilan BPKP Provinsi Jawa Timur (BPKP Jatim) proses transfer dan distribusi pengetahuan belum berjalan maksimal karena belum terdapat sarana pendokumentasian pengetahuan khususnya pengetahuan tacit sehingga tidak tersedia dengan mudah untuk diakses dan ditemukan kembali. Untuk itu, dibutuhkan model pengelolaan pengetahuan yang dapat memenuhi kebutuhan penciptaan, pendistribusian dan pencarian pengetahuan secara cepat. Makalah ini menyajikan hasil analisis pengelolaan pengetahuan BPKP Jatim dan desain sistem pengelolaan pengetahuan berbasis teknologi informasi. Fokus utama pengelolaan pengetahuan ini adalah sistem yang lebih efektif untuk mendorong proses yang tepat sasaran, transparan, bertanggung jawab dan tidak terbatas waktu. Untuk merealisasikannya, digunakan pendekatan
object-oriented methodology dengan unified modelling language (UML). Analisis dilakukan menggunakan diagram aktivitas, use case, class dan sequence, sedangkan desain meliputi desain arsitektur, sitemap dan antarmuka pengguna.
Dengan bantuan tool pengelolaan pengetahuan berbasis teknologi informasi tersebut, pengetahuan PFA dapat terdokumentasi, terdistribusi dan ditemukan kembali dengan mudah sehingga mempercepat proses inovasi pengetahuan baru.
Kata kunci: knowledge management, aplikasi berbasis web, knowledge searching dan knowledge communities.
PENDAHULUAN
Pengelolaan pengetahuan pada dasarnya meliputi dua hal utama yaitu menghasilkan dan mengkonsumsi pengetahuan, dimana hal tersebut melibatkan pegawai sebagai pelaku utama. Adanya faktor sosial tersebut membutuhkan hadirnya lingkungan atau komunitas yang mampu menciptakan dan mempertemukan supply dan
demand atas pengetahuan tanpa dibatasi waktu. Salah satu praktik yang telah banyak dilakukan adalah melalui pembentukan online multi-user environment (yang selanjutnya disebut knowledge communities). Beberapa alasan mengapa alternatif tersebut sebaiknya juga diterapkan di BPKP Jatim antara lain adalah agar dapat mendorong kebiasaan melakukan dokumentasi atas pengetahuan, khususnya yang melekat dan dimiliki oleh pegawai khususnya Pejabat Fungsional Auditor (PFA) sekaligus mendistribusikannya untuk memperkaya pengetahuan itu sendiri.
Makalah ini menyajikan hasil penelitian yang dilakukan dengan tujuan yaitu mengidentifikasi dan memetakan sumberdaya pengetahuan di lingkungan BPKP Jatim (map sources of internal knowledge), menyediakan referensi dan desain yang dapat diimplementasikan berupa aplikasi web untuk mendukung aliran pengetahuan (knowledge flows) mulai dari proses pemasukan/pengumpulan (generation), pendokumentasian dan pengkategorian (codification) serta penyebaran (sharing) pengetahuan
METODOLOGI
Metodologi yang digunakan seperti terlihat dalam gambar di bawah ini. Terdapat 2 (dua) kegiatan utama yaitu tahapan analisis dan tahapan desain.
Gambar 1. Metodologi Penelitian
Proses analisis sistem saat ini dilakukan terhadap 3 (tiga) hal yaitu fungsional, struktural dan perilaku (budaya kerja). Sumber analisis adalah dokumen yang berhubungan dengan pelaksanaan manajemen pengetahuan antara lain adalah Laporan Tahunan, Rencana Strategis dan Laporan pelaksanaan kegiatan PKS (Pelatihan Kantor Sendiri). Analisis kebutuhan pengguna dilakukan dengan kegiatan wawancara dan studi banding. Wawancara dilakukan dengan PFA yang difokuskan pada upaya untuk memperoleh informasi terkait bentuk sarana dan fasilitas yang dikehendaki dalam proses berbagi pengetahuan meliputi permasalahan dalam menggali atau membagi pengetahuan saat ini, perbaikan yang diinginkan dalam membangun organisasi berbasis pengetahuan. Sedangkan kegiatan studi banding dilakukan atas pengelolaan pengetahuan di tiga entitas yaitu PT Telkom, PT Reasuransi Nasional dan Anecdote
untuk menyimpulkan praktik terbaik penerapan pengelolaan pengetahuan. Keseluruhan kegiatan tersebut menghasilkan definisi kebutuhan pengguna dan sistem.
Dari kebutuhan pengguna dan sistem tersebut, dilakukan analisis sistem pengelolaan pengetahuan dengan menggunakan teknik use case dengan penjelasan dengan aliran event untuk mendeskripsikan perilaku sistem dalam merespon permintaan pengguna, menggambarkan kegiatan dan kejadian dari sudut pandang pengguna. Selanjutnya untuk menjelaskan bagaimana melaksanakan keseluruhan use case dan hubungan serta keterkaitan antar use case tersebut, digunakan analisis Class Responsibilty Collaborator (CRC). Untuk memodelkan kolaborasi dari seluruh obyek berdasarkan urutan waktu digunakan sequence diagram. Diagram ini juga menunjukkan
bagaimana obyek saling berinteraksi dalam skenario use case yang telah ditetapkan sebelumnya. Sequence diagram ini dibuat berdasarkan aliran events.
Kegiatan desain sistem meliputi kegiatan mendesain pengelolaan pengetahuan dengan output peta pengetahuan BPKP Jatim, kemudian desain sistem yang terdiri dari desain arsitektur dengan menggunakan deployment diagram, desain sitemap untuk memodelkan secara visual dan tekstual konten aplikasi web sehingga memudahkan pengguna melakukan navigasi dalam sistem. Langlah terakhir adalah melakukan desain antarmuka yang memberi kemudahan bagi pengguna untuk memahami sistem dan bagaimana menggunakan sistem KM
HASIL DAN DISKUSI
Kebutuhan Pengguna dan Sistem Kebutuhan fungsional
1) Pengiriman pengetahuan :
a. Dapat menyimpan, meng-edit dan menghapus pengetahuan. b. Dapat menyajikan laporan aktivitas pengelolaan pengetahuan.
2) Menggunakan konsep client - server (jaringan yang terintegrasi) sehingga proses
entry (input), output maupun view dapat dilakukan oleh masing-masing pengguna dengan mudah
3)Dilengkapi dengan mekanisme validasi dan otorisasi pengetahuan 4)Mendukung kemudahan pencarian pengetahuan bagi pengguna 5)Menggunakan konsep tampilan user friendly
6)Mempunyai fasilitas backup data.
7)Dapat memberikan informasi kepada pengguna perihal jumlah akses, pengetahuan terkait antar materi dan pengguna teraktif.
8) Penyimpanan password harus di encrypt
9) Pada proses pengiriman pengetahuan data pengguna harus disimpan 10)Perubahan database pengetahuan hanya dilakukan oleh administrator
11)Perubahan database pengguna (pegawai) hanya dilakukan oleh Kepegawaian 12)Hak akses yang diberikan dibagi sebagai berikut :
a. Petugas KM sebagai administrator, memiliki akses penuh dalam sistem.
b. PFA sebagai pengguna pengetahuan memiliki hak akses dapat melakukan pengiriman pengetahuan (statis dan dinamis), melakukan view pengetahuan, mencetak, memberikan komentar, mengunduh file dan mencari pengetahuan. c. Kepegawaian memiliki hak akses sama dengan PFA ditambah dengan akses
untuk menyusun laporan dan melakukan updating data pengguna. Kebutuhan non fungsional
1) Adanya mekanisme login
2) Sistem dapat dengan mudah diakses dengan menggunakan web browser
3) Sistem mengadopsi logo dan warna biru yang menjadi ciri khas BPKP 4) Menyajikan ketersediaan pengetahuan tanpa batasan waktu
Use Case Diagram
Untuk mengakomodasi keseluruhan kebutuhan fungsional sistem seperti telah diuraikan di kebutuhan pengguna, akan digunakan teknik use case. Use case yang diidentifikasikan adalah sebagai berikut :
1. Aktor, terdiri dari Pegawai, yang mempunyai hubungan generalisasi dengan PFA, Petugas KM dan Kepegawaian
2. Aktor Pegawai mempunyai use case Login
3. Aktor PFA mempunyai use case Kirim Buku, Kirim Artikel, Mengunduh File, Mencari Pengetahuan, Mengirim Pertanyaan (Support), Mencetak Artikel dan Mengirim Komentar
4. Aktor Petugas KM mempunyai use case Menyetujui Buku, Menyetujui Artikel, Menyetujui Komentar, Meng-edit Pengetahuan, Upload Pengetahuan dan Menjawab Pertanyaan (Support)
5. Aktor Kepegawaian mempunyai use case Report dan Updating Data User (Add, Edit dan Delete).
Gambar 2. Diagram Use Case Class Diagram
Kelas yang teridentifikasi pertama adalah pelaku yang akan berinteraksi dengan sistem adalah pegawai, terdiri dari PFA, Kepegawaian dan Petugas KM. Kelas yang terkait dengan user interface, yaitu pengetahuan, support, search atau pencarian kembali pengetahuan serta komentar yang diberikan oleh pengguna. Sesuai dengan jenis dan karakteristiknya, pengetahuan dibagi dalam dua kategori yaitu pengetahuan eksplisit berupa buku, manual, pedoman atau pengetahuan yang sudah terkodifikasi dan pengetahuan tacit berupa pengalaman, hasil pemikiran pribadi atau pengetahuan informal lainnya yang dituangkan dalam bentuk artikel. Setelah semua kelas teridentifikasi, selanjutnya ditetapkan tanggung jawab atau responsibilities dari masing-masing kelas. Berikut adalah diagram yang menggambarkan seluruh kelas tersebut :
Gambar 3. Diagram Kelas Sequence Diagram
Sequence diagram ini dibuat berdasarkan aliran events yang telah diuraikan dalam deskripsi use case. Dalam diagram ini interaksi yang digambarkan termasuk pengguna, display atau antar muka, pesan/message dan sebagainya. Diagram sequence yang dibuat adalah untuk proses login, pemberian komentar, download file pdf, kirim pengetahuan, search, meta search, print pengetahuan, update data pegawai, pelaporan, update pengetahuan, support, setujui artikel dan menyetujui pengiriman buku.
Berikut ini adalah sequence diagram untuk proses pencarian pengetahuan.
Gambar 4. Sequence Diagram Pencarian Pengetahuan Peta Pengetahuan
Pengetahuan yang akan ditampilkan kepada pengguna disusun berdasarkan kategorisasi sesuai dengan urutan waktu penerbitan. Terdapat 10 (sepuluh) kategori
utama dalam pengetahuan yaitu pengetahuan umum (0), pengetahuan auditing (1), manajemen korporasi (2), kepemerintahan (3), perpajakan (4), pengetahuan non audit lainnya (5), pengetahuan teknologi informasi (6), pengetahuan ilmu terapan (7), pengetahuan bahasa (8) dan peraturan (9).
Desain Arsitektur
Sistem KM berbasis web ini menggunakan arsitektur three-tier. Adapun tiga proses yang dipisahkan dalam arsitektur ini adalah antarmuka pengguna di komputer klien serta data processing dan data storage (database management system) yang dijalankan di web server dan database server.
Pengguna berinteraksi dengan sistem aplikasi KM menggunakan aplikasi web browser yang terpasang dalam komputer klien yang terhubung ke server melalui jaringan. Request atas satu halaman pengetahuan tertentu oleh pengguna akan diproses oleh application server. Dengan menggunakan data dalam database server, permintaan tersebut akan dipenuhi dan ditampilkan di browser komputer client.
Gambar 5. Diagram Deployment Desain Sitemap
Seluruh kelas yang merupakan user interface secara otomatis akan menjadi satu halaman sendiri, yaitu Login, Pengetahuan buku dan artikel, Support, Search Request dan Report. Selain itu terdapat halaman untuk melayani kelas utama, yaitu PFA, Petugas KM dan Sub Bagian Kepegawaian. Untuk membantu pengguna memahami sistem KM, juga dibuat halaman yang memberikan informasi umum tentang sistem KM dan alamat email petugas yang bisa dihubungi terkait penerapan KM.
Desain antar muka
Antarmuka yang didesain terdiri dari :
1. Desain form login. digunakan pertama kali ketika user akan memasuki sistem. Saat pegawai melakukan login dengan mengisi kolom NIP dan password, sistem akan memvalidasi data NIP dengan password pada tabel Pegawai. Jika validasi berhasil maka sistem akan memberikan akses kepada pegawai untuk masuk ke halaman utama dan melakukan update terhadap tabel Pegawai yaitu jam dan tanggal akses. Sistem juga akan memilah hak akses user dalam sistem, yaitu terdiri dari akses buat PFA, Petugas KM dan Sub Bagian Kepegawaian.
2. Desain halaman utama, yang dikembangkan untuk memberikan kemudahan akses kepada pegawai. Seluruh pegawai yang masuk kehalama utama dapat mengakses pengetahuan berupa buku dan artikel yang terakhir kali dipublikasi (diterbitkan).
Gambar 7. Desain Antarmuka Halaman Utama 3. Desain halaman pengguna, terdiri dari 3 (tiga) pengguna yaitu :
3.1.PFA. PFA mempunyai akses terbatas pada view, print abstrak pengetahuan buku, melakukan pengiriman pengetahuan baik buku maupun artikel, memberikan komentar sesuai dengan topik. PFA perlu memperhatikan batasan jenis file yang bisa diupload ke sistem KM yaitu jenis file dengan ekstensi jpg, jpeg, gif, png dan pdf.
3.2.Petugas KM, yang mempunyai akses untuk menyetujui pengiriman pengetahuan dan komentar yang dilakukan PFA, meng-upload file pdf pengetahuan.
3.3.Kepegawaian, untuk memelihara data pegawai selaku pengguna dan melaporkan kegiatan pengelolaan pengetahuan.
4. Desain output berupa laporan kegiatan pengelolaan pengetahuan. Laporan meliputi periode, jumlah akses, jumlah buku yang dikirim, jumlah buku yang di-upload, jumlah artikel yang dikirim, judul pengetahuan yang diakses, jumlah akses sistem, jumlah akses pengetahuan, jumlah download, jumlah komentar, jumlah support dan informasi mengenai kata kunci yang digunakan dalam search request.
Hasil yang tertuang dalam makalah ini masih mempunyai beberapa keterbatasan. Keterbatasan utama adalah belum dilakukannya implementasi atas keseluruhan hasil analisis dan desain yang telah dilakukan. Selain itu, untuk mengefektifkan penerapan pengelolaan pengetahuan berbasis pengetahuan secara konsisten dan maksimal, masih perlu disusun sistem pemberian reward and punishment yang berperan penting untuk mendorong partisipasi aktif seluruh PFA
KESIMPULAN
Sebagai organisasi penyedia jasa dan mengandalkan kemampuan pengetahuan PFA, BPKP Jatim perlu melakukan pengelolaan pengetahuan organisasi dan individu secara khusus. Penelitian ini dilakukan terkait dengan bagaimana membuat desain tool
pengelolaan pengetahuan berbasis teknologi informasi dengan memanfaatkan jaringan dan komputer yang sudah ada.
Analisis dilakukan melalui kegiatan pengumpulan spesifikasi kebutuhan, sistem yang berjalan dan membuat kerangka sistem yang akan dikembangkan. Kegiatan analisis meliputi identifikasi kebutuhan pengguna dan sistem, class-responsibilties-collaborators dan diagram sequence. Kegiatan desain dilakukan dengan membuat desain arsitektur, sitemap dan antar muka.
Adanya alat bantu berbasis TI ini diharapkan mendorong proses penciptaan pengetahuan melalui partisipasi PFA untuk mendistribusikan pengetahuan sesuai dengan spesialisasinya, membaca dan mendiskusikannya sehingga memperkaya pengetahun tersebut. Diharapkan hasil penelitian ini dapat membawa dampak bagi para PFA dan penanggungjawab pengelola pengetahuan di BPKP Jatim.Untuk subyek penelitian lain terkait materi ini, diharapkan penelitian dapat dikembangkan kearah penciptaan sistem yang mampu melakukan pencarian siapa yang mempunyai pengetahuan (ahli) dan tidak hanya melakukan pencarian pengetahuan saja.
DAFTAR PUSTAKA
Dennis, Alan. Wixom, Barbara Haley. Tegarden, David. Systems Analysis and Design with UML Version 2.0 : An Object Oriented Approach. 2nd edition, 2005, John Wiley and Sons Inc.
Erickson, Thomas and Kellogg, Wendy A. Knowledge Communities: online environment for supporting KM and its social context, IBM, T.J. Watson Research Center.
Ikujiro Nonaka, Hirotaka Takeuchi, the Knowledge-Creating Company, 1995, Oxford University Press.
Tobing, Paul L. Knowledge Management Konsep, Arsitektur dan Implementasi, 2007, Graha Ilmu.
