SMK IPTEK BEKASI/ Adm. Per kant or an/ X/ S.1 Page 1 Indikat or:
Mampu memproses dokumen-dokumen dengan prosedur perusahaan yang benar dan batasan waktu yang tepat
Mampu menggunakan peralatan kantor secara benar untuk memproses dokumen
Mampu mengindentifikasi secara tepat dan memperbaiki serta melaporkan sesuai prosedur perusahaan
A. PENGERTIAN DOKUM EN DAN DOKUM ENTASI
DOKUM EN
KUBI
Dokum en adalah sesuat u yang t ert ulis at au t ercet ak yang dapat dipergunakan sebagai bukt i at au ket erangan
Ensiklopedi Adm inist rasi
w arkat asli yang digunakan sebagai alat pem bukt ian at au sebagai alat unt uk m endukung ket eranganDOKUM ENTASI
Bahasa Inggris : Docum ent at ion / Bahasa Lat in : Docum ent um (art inya: Pencarian)
2 Unsur Dokum ent asi:1) Kum pulan dokum en yang dapat m em berikan ket erangan at au bukt i 2) Akt ivit as yang berkait an dengan
proses pengum pulan & pengelolaan dokum en secara sist em at is sert a penyebarluasan kepada pem akai inform asi
B. JENIS-JENIS DOKUM EN
1. Dari segi Pem akaian
a. Dokumen Pribadi
surat pent ing unt uk kepent ingan pribadico/ STTB, KTP, Akt e Kelahiran, dll
b. Dokumen Niaga
surat berharga sebagai pem bukt ian t ransaksi jual belico/ S. Pengant ar, Fakt ur, Kuit ansi, L/ C
c. Dokumen Pemerint ah
surat yang digunakan dalam kegiat an pem erint ahanco/ UU, PP, Kepres, Perda, dll
d. Dokumen Sejarah
surat / cat at an pent ing unt uk alat pem bukt ian perist iw a yang t erjadi m asa lalu.co/ Teks Proklam asi, Rekam an Film Perjuangan, M onum en
2. Dari segi Fungsi
a. Dokumen Dinamis
Dokum en yang dipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kant or
3 m acam dokum en st at is:1) Dinamis Aktif : dipakai secara t erus m enerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kant or
2) Dinamis Semi-Aktif: Penggunaannya sudah m enurun 3) Dinamis Inaktif: sudah sangat
jarang digunakan
b. Dokumen St at is
PROSES DOKUM EN-DOKUM EN KANTOR
A. PENGERTIAN DOKUM EN DAN DOKUM ENTASI B. JENIS-JENIS DOKUM ENTASI
C. KEGIATAN DOKUM ENTASI M ELAKUKAN PROSEDUR
SMK IPTEK BEKASI/ Adm. Per kant or an/ X/ S.1 Page 2
Dokum en yang t idak secaralangsung dipergunakan dalam pekerjaan kant or
3. Dari segi Ruang Lingkup dan Bent uk Fisik
a. Dokumen Korporal
Dokum en berupa benda bernilai (M erupakan koleksi M useum sejarah) M isalnya: Arca / Pat ung, Pakaian Adat , Uang Kuno, Kerisb. Dokum en Lit eral
Dokum en yang dicet ak, dit ulis, direkam dan digam bar. (Dokum en ini m erupakan koleksi Perpust akaan) co/ :Buku, surat kabar / m ajalah, Film / m icrofilm / pit a kaset , dllc. Dokum en Privat
Berupa surat / arsip yang bersifat t ert ut up (digunakan oleh yang berkepent ingan saja)M isalnya : Surat dinas, surat niaga, surat berharga, surat t anda bukt i, laporan, dll
5 m acam (berdasarkan Isi): 1) Personal Record 2) Product ion Record 3) Financial Record 4) Invent ory Record 5) Sales RecordC. KEGIATAN DOKUM ENTASI
1. M encari dan m engum pulkan dokum en
Tujuannya unt uk dijadikan bahan dokum ent asi2. M encari dokum en ke dalam buku induk dokum en
buku induk t erdiri dari:no urut , t anggal pencat at an, judul, pengarang, kot a t em pat t erbit , penerbit , t ahun t erbit , jum lah, cara perolehan, ket .3. M engolah dokum en m enjadi bahan dokum ent asi
Langkah-langkahnya: a. m em ilih dokum enb. m elengkapi dan m engkaji isi c. m em buat abst rak at au t erjem ahan d. m enet apkan sebagai dokum ent asi e. m enklasifikasikan
f. m endist ribusi dan m enggandakan sesuai kebut uhan
4. M ereproduksi dokum en
kegiant an menggandakan dokum en sesuai dengan kebut uhan.5. M enyajikan dan m enyebarluaskan dokum en
- dist ribusi akt if : penyebaran rut in - dist ribusi pasif : penyebaran kepada
pihak yang m emerlukan
6. M enyim pan dan m em elihara dokum en
1. Jelaskan pengert ian dokum en m enurut Ensiklopedi Administ rasi! 2. Terangkan bahw a dokum en
m em punyai pengert ian sangat luas! 3. Jelaskan perbedaan pengert ian
dokum en dan dokum ent asi
4. M engapa dokum en sangat penting bagi organisasi1
5. UUU’45, PP dan Keppres t erm asuk dokum en …
6. Jelaskan prosedur pengolahan dokum en m enjadi bahan dokum ent asi!
7. Penyim panan dokum en dapat dilakuakn dengan dua cara. Jelaskan! 8. Jelaskan meng eai dist ribusi akt if dan
pasif!
9. Terangkan perbedaan sist em penyim panan dokum en asli t ercet ak dan t ak t ercet ak?
10. M engapa dokum en perlu dicat at pada buku induk dokum en?
SMK IPTEK BEKASI/ Adm. Per kant or an/ X/ S.1 Page 3 Indikator
Sisw a m am pu : Menjelaskan peranan surat bagi organisasi
Membedakan pengertian surat dan surat-menyurat
Menjelaskan tujuan penulisan surat dan memperinci fungsi surat
menggolongkan jenis-jenis surat dan mencari contoh masing-masing jenis surat
A. Peranan Surat Bagi Organisasi
Surat m em iliki peranan pent ing karena surat m em iliki bukti berupa t ulisan dan t anda t angan juga dapat m enym paikan inform asi sesuai dengan sum bernya.
B. Pengertian Surat M enyurat
Surat adalah alat unt uk menyam paikan inform asi/ pernyat aan secara t ert ulis yang dibuat oleh seorang pejabat kepada pihak lain at as nam a sendiri m aupun jabat annya dalam organisasi.
Surat -menyurat (korespondensi) adalah kegiat an saling berkirim an surat secara
b. m em perlancar arus inform asi
c. m em buat si penerim a paham dan m engert i t erhadap isi surat sehingga kom unikasi dapat berkelanjut an
D. Fungsi Surat
1. alat bukt i t ert ulis (hit am diat as put ih) 2. pedom an unt uk bert indak
3. alat pengingat / berpikir
4. dut a at au w akil si penulis/ pengirim
gabungan sam pul dan kert as surat e. t elegram : berit a yang dikirim dari kepada orang t uanya
set engah resm i
surat lam aranb. surat rahasia: t idak boleh dibaca oleh orang yang t idak berkepent ingan. 2
A. PERANAN SURAT BAGI ORAGANISASI B. PENGERTIAN SURAT M ENYURAT
C. TUJUAN M ENULIS SURAT dan FUNGSI SURAT D. PENGGOLONGAN SURAT
M ELAKUKAN PROSEDUR
SMK IPTEK BEKASI/ Adm. Per kant or an/ X/ S.1 Page 4 at au SR pada 2 am plop didalam.
am plop luar t idak perlu diberi kode.
4. Proses Penyelesaian
a. surat biasa: t idak m enjadi priorit as b. surat segera: segera disam paikan c. surat sangat segera : m enjadi priorit as
pert am a karena m em erlukan t anggapan secepat nya.
5. Kegiatan
a. surat int ern: dit ujukan dalam lingkungan organisasi
b. surat ekst ern : unt uk keluar organisasi
6. Sasaran yang Ditinjau
a. surat biasa: dit ujukan unt uk seseorang/ organisasi t ert ent u b. surat edaran: jum lahnya lebih dari 1
7. Dinas Pos a. surat biasa
b. surat kilat : harus dit anggapi penerim a lebih dulu
c. surat kilat khusus: m engirim an dengan priorit as ut am a
d. surat t ercat at : surat biasa yang ada t anda pengirim annya (resi)
e. surat berharga: dapat dipercaya kebenarannya secara hukum .
1. M erupakan sarana kom unikasi yang dapat m enyam paikan pesan/ inform asi secara panjang, lebar, dan t erperinci adalah ... . a. t elepon d. surat b. t elegram e. spanduk c. radio
2. Surat yang dikirim dari sat u badan usaha dit ujukan ke badan usaha lainnya dengan t ujuan m encari langganan adalah surat ... a. pribadi dinas d. sw ast a b. niaga e. sosial c. dinas pem erint ah
3. Surat yang berbent uk kart u berukuran 10 x 15 cm yang dikeluarkan oleh Perum Pos dan Giro at au badan usaha lainnya adalah .. . baik seseorang adalah ... .
a. surat biasa d. surat rahasia kebenarannya, sepert i akt e kelahiran, akt e t anah, surat perjanjian, sert ifikat t anah, dan surat izin m endirikan bangunan disebut dengan ... .
a. surat kilat d. surat t ercat at b. surat biasa e.surat berharga c. surat kilat khusus
10. Surat yang harus secepat nya disam paikan kepada penerim anya secara t ercat at disebut dengan ... .
a. surat kilat d. surat t ercat at b. surat biasa e. surat berharga c. surat kilat khusus
SMK IPTEK BEKASI/ Adm. Per kant or an/ X/ S.1 Page 5 A. PENGGUNAAN KERTAS
1. Jenis Kert as:
a) Kert as HVS (Hout vrij schrift )
→ untuk
m enulis surat biasab) Kert as Doorslag
→ mengkopi surat
t anda bukt ic) Kert as Segel
→ membuat surat
perjanjian/ akt ad) Kert as St ensil
→ membuat surat
dalam jum lah banyake) Union skin
→ kertas pis dan kuat
2. Warna dan Tint a Kert as:
•
Warna Kert as- Surat resm i berw arna put ih
- Tergant ung dengan sifat surat dan lem baga yang m engeluarkannya
•
Tint a- Um um nya hit am
- M enggunakan t inda lain boleh kecuali m erah, w arna t erang dan m udag dibaca
3. Ukuran Kert as:
a) Folio (21 x 33 cm ) : biasa digunakan oleh Inst ansi pem erint an
b) Kuart o (21 x 28 cm at au 29,7 cm = A4) : biasa digunakan oleh Perusahaan / pihak sw ast a
c) ½ Folio / Kuart o (21 x 16,5 cm at au 14 cm ) : digunakan unt uk M enulis m em o at au not a
B. AM PLOP/ SAM PUL SURAT Jenis-jenis amplop surat :
Bent uk-Bentuk Lipatan Surat :
C. TEKNIK PEM BUATAN SURAT a. Persiapan Penulisan
Hal perlu dipaham i adalah: - M asalah yang akan disam paikan - Urut an penyusunan
- Posisi hubungan pengirim dengan penerim a
- Orang yang akan mem baca dan m enget ahui isi surat
KELENGKAPAN SURAT
KERTAS:
- Jenis Kert as
- Warna & Tint a Kert as - Ukuran Kert as
AM PLOP:
Openend, Cat alogue,
Commercial, Securit y,
Window Fold
LIPATAN:
Baronial, Low St andar
Fold, Low Accordion
Fold, Parallel Double
Fold, Single Fold,
French Fold
TEKNIK PEM BUATAN SURAT:
Persiapan penulisan,
Pengetikan &
Pengiriman
KELENGKAPAN SURAT
A. PENGGUNAAN KERTAS
B. AM PLOP DAN LIPATAN SURAT C. TEKNIK PEM BUATAN SURAT M ELAKUKAN PROSEDUR
SMK IPTEK BEKASI/ Adm. Per kant or an/ X/ S.1 Page 6 b. Penget ikan
Fakt or yang harus ada dalam hasil penget ikan:
- Kejelasan - Kerapihan - Kebersihan
c. Pengirim an
Hal yang perlu diperhat ikan: - Kebenaran penulisan alam at t ujuan - Sifat pengirim an sesuai dengan
derajat kepent ingan isi surat
- Jum lah am plop surat disesuaikan dengan keam aan isi surat
A. Pilihan Ganda
1. Jenis kert as yang dipergunakan unt uk t indasan/ t em busan surat adalah ... (A) kert as HVS
(B) kert as doorslag (C) kert as union skin (D) kert as st ensil (E) kert as buram
2. Jenis kert as yang dipergunakan unt uk m enget ik surat yang asli adalah ...
(A) kert as HVS (B) kert as doorslag (C) kert as union skin (D) kert as st ensil (E) kert as buram
3. Kert as yang sering digunakan unt uk m engirim surat ke luar negeri karena jenis surat ini t ipis dan ringan adalah ... . (A) kert as HVS
(B) kert as dooslag (C) kert as union skin (D) kert as st ensil (E) kert as buram
4. Kert as yang memiliki ukuran 28 x 21 cm adalah …
(A) kert as ukuran folio (B) kert as ukuran kuart o (C) kert as ukuran okt avo (D) kert as ukuran sikm o
(E) kert as ukuran A4
5. Kert as yang mem iliki ukuran 29,7 x 21 cm adalah …
(A) kert as ukuran folio (B) kert as ukuran kuart o (C) kert as ukuran okt avo (D) kert as ukuran sikm o (E) kert as ukuran A4
B. Essay
6. Sebut kan jenis-jenis kert as surat yang biasa digunakan unt uk berkorespondensi! 7. M engapa t int a berw arna m erah t idak
boleh digunakan dalam menulis surat ? 8. Bagaimanakah t ahapan dalam m enulis
surat !
9. Jelaskan hal-hal yang perlu diperhat ikan sebelum m enulis surat !
10. M engapa jum lah am plop/ sam pul surat harus disesuaikan dengan keam ana isi surat ?
SMK IPTEK BEKASI/ Adm. Per kant or an/ X/ S.1 Page 7 A. BAHASA JELAS, LUGAS UM UM
1. Bahasa yang Jelas
art inya m aksud seorang penulis dipahami oleh pem baca secara ut uh dengan penafsiran t unggal.
cont oh:
Perhat ikan kalim at berikut : “ M enurut
cat at an dalam agenda sekretaris manajer personalia akan member pengarahan kepada pegawai baru.”
Dalam kalim at diat as tidak jelas siapa yang mem ber pengarahan kepada pegaw ai baru: sekret aris at au m anajes personalia. Jika yang dim aksudkan sekret aris, t anda kom a harus dit em pat kan set elah kat a agenda. Jika yang dim aksudkan m anajer, t anda koma harus dit em pat kan set elah kat a sekret aris.
2. Bahasa yang Lugas
Lugas dapat diart ikan ” sederhana, bersahaja (simple), langsung pada perm asalahan (st raight t o t he point ).” Pem akaian kat a at u ungkapan yangberlebihan sering menjadi penyebab ket idaklugasan.
Berlebihan Lugas adalah m erupakan adalah/ m erupakan agar supaya agar / supaya oleh seluruh lapisan m asyarakat .
cont oh:
“ Kami t unggu balasan Sudara selekasnya, dan unt uk itu sebelumnya kami ucapkan t erima kasih.”
Perbaikan kalim at :
“ Kami menunggu balasan Saudara
secepat nya, dan unt uk it u kami ucapkan t erima kasih.”
B. KATA BAKU dan UNGKAPAN TETAP 1. Kat a yang Baku/ st andar
disebabkan oleh; sehubungan dengan; sejalan dengan; t erdiri at as; t erbuat dari; t ergant ung pada.
C. PEM AKAIAN EYD (Ejaan Yang Disempurnakan)
1. Penulisan Huruf
a. pem akaian huruf kapit al b. pem akaian huruf m iring 2. Penulisan Kat a
3. Penulisan Unsur Serapan 4. Pem akaian Tanda Baca
a. Tanda t it ik M ELAKUKAN PROSEDUR
ADM INISTRASI
BAHASA SURAT
SMK IPTEK BEKASI/ Adm. Per kant or an/ X/ S.1 Page 8 b. Tanda kom a
