13
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Tinjauan Perusahaan
PT.Fitrah Lestari Abadi adalah perusahaan yang bergerak di bidang industri karet. Dalam rangka menunjang program pemerintah dibidang pembangunan sub sector Perkebunan Komodti Karet merupakan salah satu bahan indutri yang menunjang kepada export non migas.
Industri pengolahan karet merupakan salah satu industri hasil pertanian.
Dengan memahami hasil pengolahan karet, diharapkan dapat memahami industri- industri hasil pertanian lainnya secara khusus dan industri-industri umum lainnya.
Karet alam merupakan salah satu komoditi pertanian yang penting baik untuk lingkup internasional dan teristimewa bagi Indonesia. Di Indonesia karet merupakan salah satu hasil pertanian terkemuka karena banyak menunjang perekonomian negara. Hasil devisa yang diperoleh dari karet cukup besar.
Bahkan, Indonesia pernah menguasai produksi karet dunia dengan melibas negara-negara lain dan negara asal tanaman karet sendiri di daratan Amerika Selatan (Nazaruddin, dkk., 1996).
Didalam kegiatan usaha dan pengelolaannya PT.Fitrah Lestari Abadi tidak terlepas dari partisipasi Tripartit ( Pengusaha,Karyawan /SPSI dan pemerintah ) yang disesuaikan dengan tujuan pokok Tridarma perkebunan yaitu :
1. Penghasilan Devisa dan rupiah 2. Menyerap tenaga kerja
3. Melestarikan alam dan lingkungan 3.1.1 Sejarah Perusahaan
Perkebunan karet Kahuripan didirikan dan di bangun tgl 2 Agustus 1893 dengan nama NV. CULTUUR MA ATSHAPPIJ KAHOERIPAN PANGAJAR , yang terdiri atas , yang terdiri atas persil Pangajar dan Kahoeripan yang tercatat
sebagai tanah erfpacht perpooding nomor I seluas 1.579.270 m2 pada tahun 1953 perkebunan ini dibeli oleh R. Hikmat Wiradilaga yang selanjutnya dengan akte No. 117 Notaris Mr. Radean Soedjadi , Jakarta tanggal 14 Pebruari 1955 dilakukan pembentukan badan hukumnya menjadi CV. KAHURIPAN yang berkedudukan di Tasikmalaya , yang mengusahakan sebuah Perkebunan Kahuripan .
Pada tahun 1957 membeli lagi 2 ( dua) perkebunan yaitu perkebunan Bantardawa dan Perkebunan Binangun yang terletak di Kabupaten Ciamis , pada tanggal 1 Maret 1958 dilakukan lagi perubahan bentuk badan hukumnya yang semula bernama CV. Kahoeripan menjadi Perseroan Terbatas WIRIACAKRA Estate & Industrial Coy. Ltd. disingkat PT WIRIACAKRA berkedudukan dan berkantor pusat di Bandung dengan akte No. : 4 Notaris Noezar di Bandung yang kemudian tanggal 30 September 1958 diadakan perubahan di hadapan Notaris yang sama dengan akta N o : 184 dan telah disahkan oleh Mentri Kehakiman Republik Indonesia tanggal 25 Oktober 1958 No . J .A. /101/8 dan telah diumumkan dalam tambahan berita Negara R.I. tanggal 25 Oktober 1959 No. 92 .
Perusahaan didirikan untuk jangka waktu 75 ( Tujuh Puluh Lima ) tahun . satu dan lainnya maka PT Wiriatjakra dalam hal ini melanjutkan perusahaan – perusahan dari perseroan komoditer C.V. Kahuripan . Kemudian pada tahun 1958 membeli lagi sebuah Perkebunan yaitu Perkebunan Cimangsud yang terletak di Kabupaten Bandung . Sejak didirikan sampai dengan sekarang perusahaan telah mengalami beberapa kali perubahan anggaran dasarnya , perubahan terakhir di kukuhkan di hadapan Notaris Masri Husen SH di Bandung dengan akta No. 258 tanggal 18 April 1983 dan akta perbaikan dan perubahan No. 16 tanggal 14 Juli 1983 dari notaries yang sama , akta – akta tersebut telah mendapat pengesaha dari Mentri Kehakiman Republik Indonesia , pada tanggal 30 Juli 1983 No. 02 – 5273 HTOL – 04 tahun 1983 dan telah diumumkan dalam tambahan berita Negara RI 13 September 1983 .
Perkebunana Binangun Perpanjangan HGU pada Tgl.21-4-1997 dengan Surat keputusan Mentri Negara Agraria /Kepala Badan Pertanahan Nasional Tgl 23-12-1996.HGU No 29/HGU/DA/73/A/6/1996 Masa berlaku nya HGU Tgl 20-
4-2022.selama 25 Tahun Luas Areal Kawung luwuk.1358570.m2 Areal Ciparay/margajaya.712510.m2.penerbitan Sartipika Tgl 23 Juni 1997. Dan sekarang peralihan dan pergantian nama perusahaan menjadi PT. Fitrah Lestari Abadi.
3.1.1 Struktur Organisasi Dan Fungsi
Di dalam suatu organisasi atau perusahaan, masalah organisasi memegang peranan yang sangat penting. Setiap perusahaan harus mempunyai organisasi yang baik agar kordinasi dan tata kerja dapat tergambar dengan jelas, sehingga dapat berfungsi dengan maksimal. Bentuk organisasi ada berbagai macam dan untuk memilih yang terbaik sangat tergantung dengan situasi dan kondisi masing- masing perusahaan atau organisasi serta tujuan yang ingin dicapai.
Struktur organisasi yang baik harus dapat menggambarkan fungsi-fungsi pengelompokan kerja masing-masing personil atau bagian. Peranan dari struktur organisasi menunjukan tipe atau bentuk organisasi yang dipergunakan, juga merupakan perwujudan hubungan fungsi-fungsi wewenang dan tanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas masing-masing personil atau bagian.
Sebagaimana penjelasan penjelasan diatas, PT. Fitrah Lestari Abadi juga berusaha menggunakan struktur organisasi yang baik. Berikut adalah gambar Struktur Organisasi serta fungsi tiap personil atau bagian yang ada di PT. Fitrah Lestari Abadi :
Gambar III.1 Struktur Organisasi 1. PIMPINAN KEBUN / MANAGER
a. Tugas Pokok .
1. Memimpin / melaksanakan pengelolaan perkebunan sesuai dengan petunjuk / policy yang telah ditetapkan oleh direksi dengan melalui dan di bawah bimbingan para Direktur .
2. Merupakan pemegang policy / kebijaksanaan pimpinan sebagai pelaksanaan dalam aktifitas strategi dasar pengelolaan perkebunan meliputi perencanaan , mengorganisasi , menggerakan potensi tenaga dan pengawasan terhadap pelaksana dari semua kegiatan .
3. Berusaha meningkatkan daya hasil perkebunan , baik kuantitas maupun kualitas dengan cara melakukan penataran ,pengerahan baik personil , materil maupun teknis .
4. Menjunjung tinggi kehormatan perusahaan dan merahasiakan segalan macam soal mengenai perusahaan yang diketahui dan diberitahukan kepadanya .
5. Menjaga dan memelihara keselamatan segala kekayaan perusahaan yang berada dalam tanggung jawabnya .
b. Tugas Rutin
6. Mengatur dan mengawasi kegiatan pekerjaan di perkebunan sesuai dengan kedudukannya juga di luar perkebunan jika hal tersebut berguna bagi perusahaan sehingga tercapai kerjasama dan keserasian pelaksanaan yang baik dan efisien .
7. Menggunakan serta mengembangkan sumber tenaga kerja yang efisien dan efektif dengan menempatkan tenaga kerja yang tepat sesuai dengan keahlian dan keterampilannya.
8. Memberikan petunjuk dan memberikan tindakan – tindakan atas segala kegiatan pekerjaan di perkebunan agar dicapai hasil kerja yang tepat yang efisien dengan produktifitas tinggi
9. Membuat RAB didasarkan atas policy perusahaan yang telah ditetapkan . 10. Menyelenggaakan statistik dan percobaan dengan cermat dan seksama
guna kelancaran dan kemajuan perusahaan
11. Menciptakan suasana kerja yang harmonis,tentram dan penuh kegairahan.
12. Menjaga keamanan dan ketertiban dalam lingkungan perkebunan serta memelihara hubungan ,baik instansi pemerintahan / swasta dan pimpinan masyarakat setempat
c . Wewenang
1. Melaksanakan semua fungsi manajemen secara efektif dan efisien.
2. Bertindak dan memberikan perintah kepada bawahannya dalam ruang lingkup tanggung jawabnya.
3. Meminpin semua bawahannnya dalam usaha untuk mencapai tujuan /sasaran pokok perusahaan.
4. Memberikan pembinaan dan pengarahan kepada semua karyawan bawahannya.
d . Tanggung Jawab
Diangkat dan diberhentikan oleh direksi , bertanggungjawab kepada Direktur.
1. Berhasil atau tidaknya atas program kerja yang telah digariskan . 2. Kelancaran seluruh proses aktifitas kerja.
2. Kepala Tata Usaha / Administrasi a. Tugas Pokok
Mengkordinasi / memimpin / mengawasi dan atau melaksanakan pekerjaan administrasi umum dengan membawahi seksi – seksi pembukuan , harga pokok , inventaris , kas . anggaran belanja , laporan keuangan dan statistik . b. Tugas Rutin
1. Membina dan membibimbing serta mengawasi para bawahan yang menjadi tanggungjawabnya .
2. Memberikan penjelasan petunjuk dan saran kepada para bawahannya dalam menjabarkan ketentuan dan ketertiban tata administrasi yang berlaku sesuai dengan instruksi pimpinan .
3. Menjamin ketertiban dan kebenaran data – data administrasi / pembukuan / laporan keuangan / statistik atas dasar kenyataan .
4. Membuat laporan sesuai dengan yang telah digariskan oleh pimpinan baik ketetatapan waktu laporan maupun tata tertib administrasinya .
5. Memelihara barang inventaris kantor serta memelihara kebersihan lingkungan kantor
6. Menciptakan dan melaksanakan suasana kerja yang harmonis , tentram dan penuh kegairahan .
7. Menjunjung tinggi kehormatan perusahaan dan merahasiakan segala soal perusahaan yang diketahui dan diberitahukan oleh pimpinan .
c. Wewenang
1. Bertindak dan memeberikan perintah kepadac bawahan dalam ruang lingkup tanggung jawabnya sesuai dengan ketentuan yang telah digariskan oleh pimpinan .
2. Memimpin , membina dan mengarahkan para bawahannya sesuai dengan ketentuan dan petunjuk dari pimpinan .
3. Meningkatkan semua potensi yang ada dalam ruang lingkup tanggungjawabnya dengan memperhatikan petunjuk dari pimpinan .
3. Bendahara a. Tugas Pokok
Melaksanakan kegiatan administrasi umum / pembukuan , menampung data – data statistik , menampung data – data inventaris dan menampung dokumentasi kebun dan mengatur keuangan perusahaan .
b. Tugas Rutin
1. Menampung dan membuat laporan harian dari seluruh aktivitas kerja.
2. Menjamin ketertiban dan kebenaran data – data administrasi / pembukuan /statistik atas dasar kenyataan.
3. Membuat laporan gaji karyawan dan pegawai
4. Secara rutin dan periodic membuat laporan sesuai dengan yang telah ditetapkan.
c. Tanggung Jawab
Diangkat dan diberhentikan oleh Manager / Pimpinan kebun dan bertanggung jawab kepada kepala Tata Usaha.
4. Statistik
a. Tugas pokok
Menampung/mencatat data – data statistik,inventaris dan dokumentasi kebun.
b. Tugas Rutin
1. Menghimpun,mencatat dan membut data-data statistik, untuk bahan laporan kepada kepala Tata Usaha / Manager.
2. Membuat laporan sesuai dengan yang telah ditetapkan.
3. Mnjamin kebenaran data - data statistik atas dasar kenyataan.
4. Membuat /mengisi gambar grafik produksi, curah hujan dll. Yang berkaitan dengan aktifitas kebun.
5. Menyimpan /memelihara dokumentasi kebun dan barang – barang inventaris kantor
6. Menjalankan semua intruksi baik dari kepala Tata Usaha maupun dari Administratur yang melalui Tata Usaha.
7. Menciptakan dan melaksanakan kerja yang harmonis,tentram,penuh disiplin.
8. Menjunjug tinggi kehormatan perusahaan dan merahasiakan segala macam soal perusahaan yang diketahui dan diberitahukan oleh pimpinan.
c. Tanggung Jawab
Diangkat dan diberhentikan oleh Manager / Pimpinan kebun dan bertanggung jawab kepada kepala Tata Usaha.
5. Kepala Bagian Pemeliharaan Tanaman a. Tugas pokok
1. Mengelola tanaman yang diusahakan oleh perusahaan sesuai ruang lingkup tanggung jawab kedudukannya, sehingga seluruh tanaman memenuhi syarat – syarat kultur tehnis,berproduktifitas tinggi dengan kualitas yang baik.
2. Meningkatkan dan mengamati seluruh proses aktivitas kerja meliputi kuantitas dan kualitas hasil kerja dalam bidang pemeliharaan tanaman secara efektif dan efisien.
3. Meningkatkan daya hasil tanaman dan sumber daya manusia secara efektif dan efisin.
4. Meminpin,membina dan membimbing serta mengawasi para bawahan dalam ruang lingkup tanggung jawabnya.
b. Tugas Rutin
1. Memberikan petunjuk , saran dan penjelasan kepada para bawahan dalam menjabarkan instruksi dari pimpinan .
2. Mengamati , mempertahankan dan meningkatkan jalannya proses pekerjaan sehingga tidak menyimpang dari ketentuan kultur teknis .
3. Mencatat seluruh masalah yang berhubungan dan atau bersangkutan dengan perusahaan yang berada dalam ruang lingkup tanggungjawabnya .
4. Melaksanakan statistik dan percobaan dengan cermat dan seksama untuk tercapainya kelancaran dan kemajuan perusahaan .
5. Mengembangkan mekanisme kerja dan menilai kondite bawahannya yang menjadi tanggungjawabnya .
6. Menjaga / memelihara keselamtan dan kekayaan perusahaan yang menjadi tangungjawabnya .
7. Menjunjung tinggi kehormatan perusahaan dan merahasiakan segala macam soal perusahaan yang diketahui dan diberikan oleh pimpinan . 8. Memelopori kerja yang baik antara seluruh bawahan yang menjadi
tanggungjawabnya .
9. Menciptakan suasana kerja yang harmonis , tentram serta penuh kegairahan .
c. Wewenang
1. Bertindak dan memberikan perintah kepada bawahan dalam ruang lingkup tangung jawabnya dengan ketentuan yang telah digariskan oleh pimpinan . 2. Memimpin , membina dan mengarahkan para bawahan dalam ruang
lingkup tanggung jawabnya seuai dengan ketentuan yang telah digariskan . 3. Meningkatkan semua potensi yang ada dalam ruang lingkup tanggung
jawabnya sesuai dan dengan memperhatikan petunjuk dari pimpinan . d. Tanggung Jawab
Diangkat dan diberhentikan oleh Adm. / pimpinan dan bertanggung jawab kepada Adm. / Pimpinan kebun .
6. Mandor Pemeliharaan a. Tugas pokok
1. Mengelola memelihara tanaman karet,coklat dan cengkeh secara kultur tehnis yang baik sesuai dengan intruksi dari atasan guna memperoleh tanaman dengan pertumbuhan yang baik dan kondisi yang baik pula.
2. Meminpin,membimbing tenaga kerja bawahannya sehingga prestasi kerja dapat dicapai dengan baik sesuai dengan standar prestasi kerja dan setiap obyek kerja.
b. Tugas Rutin
1. Setiap hari kerja datang terlebih dahulu di kebun / kantor (sebelum jam 05.00 pagi) untuk mencatat keadaan tenaga kerja,pembagian tugas kerja dan menandatangani absensi pegawai.
2. Setiap hari sehabis jam kerja, rol /laporan hasil kerja termasuk didalamnya tenaga kerja,obyek kerja biaya dan harga kesatuan serta buku laporan harus dilaporkan kepada kepala bagian pemeliharaan.
3. Melaksanakan pencegahan dan pengendalian hama /penyakit serta pemberantasan gulma.
4. Mengamati dan meneliti pertumbuhan semua tanaman pokok,seperti pengukuran lilit batang,kepekaan akan hama /penyakit dan lain-lain.
5. Melaksanakan program penyulaman untuk seluruh tanaman pokok (Untuk mandor TBM).
6. Harus mempertahankan dan meningkatkan kualitas dan kuantitas hasil kerja sesuai dengan setandar prestasi kerja .
7. Berusaha agar tenaga trpenuhi setiap hari kerja,sesuai dengan kebutuhan/keperluan.
8. Menjaga /memleihara disiplin dan semangat kerja demi demi tnaga kerja bawahannya.
9. Menjaga keselamatan kekayaan perusahaan berupa tanaman,alat – alat dan barang lainnya yang menjadi tanggungjawabnya.
10. Menjungjung tinggi kehormatan perusahaan – perusahaan dan merahasiakan segala macam soal perusahaan yang di ketahui dan diberitahukan oleh pimpinan .
11. Bekerja giat dan rajin serta berdisiplin dengan loyalitas yang tinggi terhadap perusahaan maupun atasan bersopan santun dan jujur dalam segala tindakan dan selalu harus berhubungan baik dengan rekan kerja.
c. Wewenang
1. Mengenal daerah bidang tanggung jawabnya meliputi,luas dan batas area ,jumlah /jenis tanaman dan mengenal para bawahannya.
2. Mempunyai catatan yang berhubungan dengan pekerjaan dalam ruang lingkup tanggung jawabnya.
3. Melaksanakan instruksi dari pimpinan sesuai dengan prosedur dan ketentuan struktur organisasi yang berlaku.
4. Memberikan laporan,baik lisan maupun tulisan kepada kepala bagian pemeliharaan .
5. Mengajukan saran dan usul kepada pimpinan /kepala bagian pemeliharaan demi kelancaran dalam proses pelaksanaan pekerjaan.
e. Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab kepada kepala bagian pemeliharaan atas berhasil atau tidaknya program kerja yang telah ditentukan .
2. Diangkat dan diberhentikan oleh Administratur /Pimpinan kebun atas usul dan saran dari kepala bagian pemeliharaan.
7. Kepala Bagian Produksi.
a. Tugas Pokok
1. Mengelola seluruh pertanaman yang diusahakan oleh perusahaan,sehingga seluruh pertanaman yang ada berproduktifitas tinggi dengan kualitas produksi yang baik dan memenuhi syarat syarat kultur teknis.
2. Meningkatkan dan mengamati seluruh proses aktivitas kerja dalam bidang produksi /penyadapan ,pengolahan hasil produksi,secara baik , efektif dan efisien.
3. Membina dan membimbing serta mengawasi para bawahan yang menjadi tanggung jawabnya.
4. Melaksanakan dan mengembangkan tenaga kerja /sumber daya manusia secara efektif dan efisien dan jumlah yang tepat dengan keahlian dan waktu yang tepat pula.
a. Tugas Rutin
1. Memberikan petunjuk nasihat dan penjelasan kepada para bawahannya dalam menjabarkan instruksi kerja dari Administrasi.
2. Mengamati, mempertahankan dan meningkatkan jalannya proses pekerjaan sehingga tidak menyimpang dari ketentuan kultur tehnis.
3. Mengembangkan mekanisme kerja dan menilai kondite para bawahannya yang menjadi tanggung jawabnya.
4. Mencatat seluruh masalah yang berhubungan atau bersangkutan dengan perkebunan yang berada dalam ruang lingkup tanggung jawabnya.
5. Melaksanakan statistik dan percobaan dengan cermat dan seksama untuk tercapainya kelancaran dan kemajuan perusahaan.
6. Menjaga dan memelihara keselamatan dan kekayaan perusahaan yang berada dalam tanggung jawabnya.
7. Menjunjung tinggi kehormatan perusahaan dan merahasiakan segala macap soal perusahaan yang diketahui dan diberitahukan oleh pimpinan.
8. Mempelopori kerjasama yang baik dengan seluruh bawahan yang menjadi tanggungjawabnya.
9. Menciptakan dan melaksanakan suasana kerja yang harmonis tentram serta penuh kegairahan..
c. wewenang
1. Bertindak dan memberikan perintah kepada bawahan dalam ruanglingkup anggungjawabnya sesuai dengan ketentuan yang telah digariskan /diberikan oleh Administratur.
2. Meminpin,membina dan mengarahkan semua bawahannya dalam ruanglingkup
Tanggung jawabnya sesuai dengan ketentuan yang telah digariskan.
3. Meningkaatkan semua potensi yang ada dalam ruanglinkup tanggung jawab
dengan memperhatikan petunjuk dari pimpinan.
d. Tangung jawab
Diangkat dan diberhentikan oleh pimpinan / Administratur dan bertanggungjawab kepada Administratur / pimpinan .
8. Mandor Sadap
a. Tugas Pokok
Mengelola pungutan produksi lateks / penyadapan sesuai dengan ketentuan teknis Penyadapan tanaman karet dengan memperhatikan / melaksanakan instruksi – instruksi dari atasan guna mendapat quantitas dan qualitas yang ditentukan .
b. Tugas Rutin
1) Selambat – lambatnya jam 05 .30 pagi para penyadap yang menjadi tangungjawabnya harus sudah masuk / mulai bekerja .
2) setiap jam 05 .00 pagi para mandor sadap harus sudah berada di kantor untuk mengabsen kehadiran penyadap yang menjadi tanggungjawabnya . 3) Setiap jam 06 . 00 pagi setelah meneliti kehadiran penyadap yang menjadi
tanggungjawabnya harus sudah mulai masuk ke kebun melaksanakan pengontrolan ke hanca sadapan yang menjadi tanggungjawabnya .
4) Mengusahakan kekompakan penyadap yang menjadi tanggungjawabnya , minimal guna mengejar target produksi yang telah ditentukan .
5) Mengusahakan dan menempatkan tenaga penyadap serep guna menangulangi kekurangan / penurunan hari kerja dan produksi .
6) Membina , membimbing serta memberi petunjuk kepada penyadap dalam lingkungan tanggungjawabnya untuk mencapai qualitas kerja yang baik . 7) Mencatat / menginventarisasi semua masalah yang menyangkut kekayaan
perusahaan dalam ruang lingkup tanggung jawabnya .
8) Mengawasi dan memelihara alat pemungut produksi dalam ruang lingkup tangung jawabnya .
9) Meningkatkan qualitas kerja dan menilai kondite para bawahannya yang menjadi tanggung jawabnya .
10) Bekerja giat dan rajin serta berdisiplin dengan loyalitas yang tinggi terhadap perusahaan maupun atasan serta bersopan santun dan jujur dalam segala tindakan .
11) Harus selalu berhubungan dengan baik dengan rekan sekerja secara harmonis penuh kegairahan .
c. Wewenang
1. Bertindak dan memberikan perintah kepada bawahan dalam ruang lingkup tanggung jawabnya sesuai dengan ketentuan yang telah digariskan / diintruksikan oleh pimpinan .
2. Memimpin , membina , dan mengarahkan semua bawahannya dalam ruang lingkup tanggung jawabnya sesuai dengan ketentuan dan memperhatikan petunjuk dari pimpinan .
d. Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab kepada kepala bagian produksi , berhasil / tidaknya program yang telah ditetapkan .
2. Bertanggung jawab kepada kepala bagian produksi atas kekompakan atau tidaknya semua bawahan yang menjadi tanggung jawabnya .
3. Bertanggung jawab kepada kepala bagian produksi atas buruknya qualitas / mutu pekerjaan dalam ruang lingkup tanggung jawabnya .
4. Diangkat dan diberhentikan oleh Administratur / pimpinan kebun atas saran dan usul dari atasannya / kepala bagian produksi .
9. Staff Kontrole a. Tugas Pokok
Melaksanakan pengamatan , pengawasan dan penilaian yang seksama pada bidang pekerjan cara pemungutan hasil produksi / penyadapan .
b. Tugas Rutin
1. Melaksanakan pengontrolan , pengawasan dan pengamatan yang seksama pada pohon karet yang sedang di sadap
3. Melaksanakan penilaian kondite penyadapan .
4. Mencatat segala kejadian yang berlangsung dan berhubungan dengan pekerjaan penyadapan atas dasar kenyataan .
5. Menjunjung tinggi kehormatan perusahaan dan merahasiakan segala macam soal perusahan yang diberitahukan kepadanya serta menciptakan suasana kerja yang harmonis ,tentram dan rasa penuh tangung jawab .
c. Kewajiban
1. Melaksanakan instruksi kerja yang diberikan oleh Administratur dengan penuh rasa tanggung jawab .
2. Mengajukan usul dan saran tentang semua yang berhubungan dengan tugas pekerjaan .
3. Memberikan laporan , baik lisan maupun tertulis rutin maupun periodic kepada Administratur . .
d. Tanggung Jawab
a. Bertanggung jawab kepada Administratur atas kebenaran , kenyataan laporan yang disampaikan dari hasil pengawasan tap kontrol bidang sadapan dan bertanggung jawab atas kebenaran penilaian angka kondite penyadap .
2. Diangkat dan diberhentikan oleh Administratur / pimpinan kebun . 10. KEPALA KEAMANAN
a. Tugas Pokok
Menjaga keamanan dan ketertiban dilingkungan Perusahaan, dari gangguan baik dari luar maupun dari dalam Perusahaan.
b. Tugas Rutin
1. Setiap hari kerja datang tepat pada waktu yang telah ditetapkan, dan diadakan serah terima tugas jaga, dari petugas jaga lama kepada petugas jaga baru.
2. Mengawasi pegawai dan pekerja yang masuk dan keluar kerja setiap hari kerja.
3. Menerima dan mengawasi tamu yang datang, dan wajib memeriksa identitas dan menanyakan maksud dan tujuan datang ke Perusahaan.
4. Bila ada tamu petugas keamanan harus melapor dulu memberitahukan kepada Pimpinan maksud dan tujuan tamu tersebut, dan sebelum tamu menemui Pimpinan harus menunggu dulu keputusan Pimpinan.
5. Menjaga keharmonisan kerja di semua bidang pekerjaan yang ada di lingkungan Perusahaan.
6. Mengontrol semua areal kebun yang ada dilingkungan Perusahaan agar supaya tidak ada yang mengganggu keamanan, ketertiban dan kelancaran Perusahaan.
7. Membuat / mencatat dalam buku mutasi jaga setiap hari.
c. Wewenang
1. Meminpin dan membina semua anggota keamanan, dalam ruang lingkup tanggungjawab sesuai dengan peraturan Perusahaan
2. Meningkatkan semua potensi yang ada dalam ruanglingkup tanggungbjawab bagian keamanan.
3. Bertindak dan memberikan perintah kepada semua anggota keamanan didalam ruang lingkup tanggungjawabnya sesuai peraturan Perusahaan.
d. Kewajiban
1. Melaksanakan intruksi dari Pimpinan sesuai dengan prosedur / ketentuan yang berlaku dengan penuh rasa tanggungjawab.
2. Memberikan laporan lisan maupun tulisan, baik harian / bulanan kepada Pimpinan.
3. Menjaga dan mempertahaankan keamanan dan ketertiban sesuai dengan peraturan Perusahaan.
4. Mengajukan usul saran dan masukan kepada Pimpinan yang berhubungan dengan keamanan ketertiban Perusahaan, demi kemajuan Perusahaan.
e. Tanggung jawab
1. Bertanggung jawab kepada Pimpinan, berhasil tidaknya program yang telah ditetapkan oleh Perusahaan.
2. Bertanggunjawab baik buruknya bidang keamanan dan ketertiban di Perusahaan.
3. Bertanggungjawab terhadap semua asset perusahaan.
4. Di angkat dan diberhentikan oleh pimpinan . 3.2 Prosedur Sistem Berjalan
Kegiatan rangkaian yang terstruktur dalam pelaksanaan satu proses, dalam sistem kelancararan pengolohan tiap data, ataupun bentuk aktifitas apabila didukung dengan prosedur yang baik dan tepat, maka sistem berjalan tanpak teratur dan output yang dihasilkan serta mutu pelayanan akan lebih baik.
Pada prosedur sistem berjalan ini ada beberapa prosedur yang didetapkan pada PT. Fitrah Lestari Abadi adalah sebagai berikut :
a. Proses Rekap Absen
Hasil data absen akan masuk kebagian Administrasi, setelah itu Administrasi akan menyerahkan Rekap absen kebagian keuangan. Kemudian bagian keuangan akan membuatkan laporan gaji yang akan diserahkan ke Direktur. informasi yang didapat lalu mengarsipkan data itu kedalam arsip absen.
b. Proses Perhitungan Gaji
Bagian keuangan membuat data perhitungan gaji atas dasar data Karyawan dan rekap absen dari data yang diarsipkan oleh Administrasi kemudian diserahkan kepada bagian Keuangan, lalu bagian keuangan membuat data gaji setelah itu diarsipkan menjadi arsip data gaji.
c. Proses Pembayaran Gaji
Proses penyerahan gaji dilakukan pada awal bulan dengan bagian Administrasi mengambil data gaji yang sudah disetujui oleh bagian Keuangan dari arsip data gaji lalu dibuat slip gaji. Slip gaji dibuat dua rangkap masing-masing karyawan menerima gaji dan slip gaji lalu copy slip gaji diarsipkan.
d. Proses Pembuatan Laporan
Pembuatan laporan gaji diambil dari arsip data gaji dan arsip slip gaji.
Kemudian laporan gaji diarsipkan.
3.3 Activity Diagram
Gambar III. 2 Aktifity Diagram Absensi dan Laporan gaji karyawan 3.4 Spesifikasi Dokumen Masukan
Dalam bentuk Dokumen masukan akan dijelaskan mengenai berkas-berkas yang merupakan hasil masukan dari sistem yang telah ada dari sumber tertentu ke tujuan tertentu juga. Dokumen masukan tersebut sebagai berikut.
1. Absensi
Nama : Absensi
Fungsi : Sebagai bukti kinerja dan kehadiran karyawan Sumber : Karyawan
Tujuan : Manager Media : Kertas Jumlah : 1
mencatat absensi mulai
melakukan rekapitulasi absensi
menyerahkan rekapitulasi absensi
mengarsipkan slip gaji
selesai
melakukan perhitungan gaji
membuat laporan rekapitulasi gaji karyawan
menyerahkan laporan rekapitulasi gaji karyawan
dokumen dikembalikan
menerima laporan yang sudah disetujui
membuat slip gaji rangkap 2
melakukan pembayaran gaji menerima dokumen rekapitulasi
absensi
menerima laporan
mengecek laporan
menyerahkan laporan rekapitulasi gaji [benar]
[salah]
menerima laporan untuk disetujui
mengembalian laporan rekapitulasi gaji
Direktur Manager
Bendahara Statistik
Mandor Sadap
Frekuensi : Setiap hari kerja Format : -
2. Data Karyawan
Nama : Data karyawan
Fungsi : Untuk mengetahui jumlah karyawan Sumber : Karyawan
Tujuan : Bendahara Media : Kertas Jumlah : 1 (satu) Frekuensi : Setiap bulan Format : -
3. Laporan perhitungan upah karyawan Nama : perhitungan upah karyawan
Fungsi : Sebagai perhitungan upah karyawan Sumber : Bendahara
Tujuan : Karyawan Media : Kertas Jumlah : 1 (satu) Frekuensi : Setiap bulan Format : -
3.5 Spesifikasi Dokumen Keluaran
Pada sistem keluaran dan penyajian laporan dibutuhkan suatu keluaran data dari sumber data yang ada. Untuk itu perlu adanya spesifikasi keluaran yang nantinya digunakan sebagai kerangka penyesuaian data yang dipindahkan dari sumber data. Bentuk dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut
1. Data Gaji
Nama : Data Gaji
Fungsi : Sebagai bukti perhitungan gaji karyawan Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Manager Keuangan Media : Kertas
Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap akan melakukan penggajian Format : -
2. Slip Gaji
Nama : Slip Gaji
Fungsi : Sebagai bukti penerimaan Gaji Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Karyawan Media : Kertas Jumlah : 1
Frekuensi : Setiap akan melakukan penggajian Format : -
3.6 Permasalahan Pokok
Dari hasil pengamatan serta uraian diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa dalam proses laporan gaji karyawan di PT.Fitrah Lestari Abadi masih dilakukan secara manual. Dengan dilakukan proses pengolahan data dalam penerimaan kas yang masih secara manual, hal ini menjadi tidak efektif dan efisien untuk kinerja perusahaan, sehingga dapat menghambat dan memperlambat dalam proses perhitungan, juga membutuhkan waktu yang lama dalam pencarian data dan penyusunan suatu laporan
3.7 Pemecahan Masalah
Didalam mengelola suatu perusahaan tentunya selalu ada hambatan dan kesulitan, yang seringkali pula dapat menyebabkan terjadinya suatu bentuk kesalahan. Hambatan ataupun kesulitan tersebut baik itu di bidang produksi perusahaan, sumber daya manusianya atau mesin produksi, maupun juga di bidang manajemen atau keuangan perusahaan.
Untuk mengatasi berbagai hambatan maupun kesulitan yang dihadapi perusahaan, tentunya diperlukan adanya perubahan ataupun perbaikan di segala sector yang mendukung kinerja perusahaan tersebut.
Untuk memecahkan masalah yang ada di PT. Fitrah Lestari Abadi, khususnya pada bagian yang mengelola gaji karyawan, seperti yang dijelaskan pada laporan ini, hendaknya perusahaan tersebut menggunakan sistem yang telah terkomputerisasi sehingga permasalahan yang sering terjadi dapat teratasi dengan baik, dengan data yang diproses secara terkomputerisasi maka informasi yang dihasilkan pada saat melakukan pencatatan data disimpan di sistem database sehingga pada proses pencarian data akan lebih cepat dan mudah dalam penggunaanya serta mengefisiensikan proses kerja agar lebih baik serta cepat.
Selain itu, apabila sebuah perusahaan telah menggunakan sistem yang terkomputerisasi dapat meminimalisasi adanya kecurangan juga kesalahan yang disebabkan oleh kesalahan manusia (human error).
