DRAFT
PANDUAN PELAKSANAAN PELAYANAN TERPADU SIDANG KELILING PENGADILAN NEGERI DAN PENGADILAN AGAMA/MAHKAMAH SYAR'IYAH DALAM
RANGKA PENERBITAN AKTA PERKAWINAN, BUKU NIKAH DAN AKTA KELAHIRAN
BAGI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL
1 KATA PENGANTAR
DIREKTUR JENDERAL KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL
2 BAB I
PELAYANAN TERPADU
A. Pengertian Pelayanan Terpadu
Pelayanan Terpadu, selanjutnya disebut Yandu, adalah pelayanan yang dilakukan oleh Pengadilan Negeri (PN)/Pengadilan Agama (PA)/Mahkamah Syar’iyah, Kantor Urusan Agama (KUA) dan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil). Di dalam Pelayanan Terpadu dilakukan pengesahan perkawinan/itsbat nikah oleh Pengadilan Negeri/Pengadilan Agama/ Mahkamah Syar’iyah (selanjutnya secara bersama-sama disebut sebagai Pengadilan), pencatatan pernikahan/perkawinan oleh Kantor Urusan Agama (KUA)/Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) dan pencatatan kelahiran oleh Disdukcapil.
Merujuk pada Peraturan Mahkamah Agung No. 1 Tahun 20151, Pelayanan terpadu didefinisikan sebagai rangkaian kegiatan yang dilakukan secara bersama-sama dan terkoordinasi dalam satu waktu dan tempat tertentu antara Pengadilan Negeri atau Pengadilan Agama/Mahkamah Syar’iyah, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota, Kantor Urusan Agama Kecamatan, dalam layanan keliling untuk memberikan pelayanan pengesahan perkawinan dan perkara lainnya sesuai kewenangan Pengadilan Negeri dan itsbat nikah sesuai kewenangan Pengadilan Agama/Mahkamah Syar’iyah dan untuk memenuhi pencatatan perkawinan dan pencatatan kelahiran.
Pelayanan Terpadu adalah pelayanan keliling yang dilakukan secara terpadu oleh Pengadilan Negeri (PN)/Pengadilan Agama (PA), Kantor Urusan Agama dan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil untuk melayani pengesahan perkawinan/itsbat nikah, pencatatan perkawinan dan pencatatan kelahiran.
Bagi penganut agama Islam, pelaksanaan Yandu melibatkan Pengadilan Agama/
Mahkamah Syar’iyah, KUA dan Disdukcapil. Bagi penganut agama lainnya (Kristen/Katolik/Hindu/Buddha/Khonghucu), Yandu melibatkan Pengadilan Negeri dan Disdukcapil. Ketentuan yang sama juga berlaku bagi penganut kepercayaan dan masyarakat adat.
1Peraturan Mahkamah Agung No. 1 Tahun 2015 tentang Pelayanan Terpadu Sidang Keliling Pengadilan Negeri dan Pengadilan Agama/Mahkamah Syar’iyah dalam Rangka Penerbitan Akta Perkawinan, Buku Nikah dan Akta Kelahiran.
3 Pelayanan Terpadu bagi penganut agama Islam digambarkan sebagai berikut:
Gambar 1. Ilustrasi Pelayanan Terpadu bagi penganut Islam
Pelayanan Terpadu bagi penganut agama selain Islam digambarkan sebagai berikut:
4 Gambar 2. Ilustrasi Pelayanan Terpadu bagi penganut agama lainnya
B. Output Pelayanan Terpadu terdiri dari tiga dokumen:
Output Pelayanan Terpadu terdiri dari 3 (tiga) dokumen, yaitu :
1. Penetapan pengadilan tentang pengesahan perkawinan/itsbat nikah (PN/PA/
Mahkamah Syar’iyah);
2. Buku nikah/akta perkawinan (KUA/Disdukcapil); dan 3. Akta Kelahiran (Disdukcapil)
Tergantung pada kebutuhan, Pelayanan Terpadu dilakukan secara keliling oleh Pengadilan Agama/Mahkamah Syar’iyah, KUA dan Disducapil atau Pengadilan Negeri dan Disdukcapil. Pada umumnya, Yandu dilakukan di kantor kecamatan atau kantor desa/kelurahan dan dilakukan dengan jadual yang sudah ditentukan.
Mengingat jumlah hakim yang terbatas, pelaksanaan Yandu disesuaikan dengan jadual persidangan di PN/PA/Mahkamah Syar’iyah. Pelayanan secara keliling ini dimaksudkan untuk lebih mendekatkan pelayanan kepada masyarakat.
Berdasarkan studi Pusat Kajian Perlindungan Anak Universitas Indonesia (PUSKAPA UI, 2013), jarak merupakan 1 dari 3 hambatan masyarakat dalam mendapatkan dokumen kependudukan/identitas hukum. Semakin jauh jarak tempuh ke titik layanan, semakin besar biaya yang harus dikeluarkan.
Pelayanan Terpadu juga memangkas birokrasi. Jika sebelumnya pemohon harus mendatangi (sedikitnya) dua kantor layanan, melalui Yandu pemohon hanya perlu berurusan dengan satu pihak saja, yakni Tim Pelaksana Teknis Pelayanan Terpadu (TPT Yandu) yang dibentuk Pemerintah Kabupaten/Kota. TPT Yandu beranggotakan unsur dari Pemerintah Kabupaten/Kota dan unsur dari PA/KUA/
Mahkamah Syar’iyah/Disdukcapil atau PN/Disdukcapil. Tim inilah yang melakukan pendataan pemohon, menerima berkas permohonan, melakukan verifikasi dan validasi data, dan meneruskan berkas permohonan kepada masing-masing lembaga yang terlibat dalam Pelayanan Terpadu.
Pelayanan Terpadu bukanlah pelayanan satu hari (one day service). Pengalaman di banyak kabupaten/kota menunjukkan, semakin banyak pemohon yang dilayani, semakin tidak mungkin TPT Yandu menerbitkan dokumen pada hari yang sama. Selain ditentukan oleh jumlah pemohon, penerbitan dokumen juga dipengaruhi oleh jumlah petugas dan sarana pendukung layanan (komputer, akses internet, sistem informasi, dll). Karena berbagai alasan, dua hal terakhir ini tidak selalu dapat dipenuhi oleh TPT Yandu. Oleh karena itu sejak awal Pelayanan Terpadu tidak dimaksudkan sebagai one day service. Untuk memastikan seluruh dokumen diterbitkan dan diterima oleh pemohon, dalam
5 setiap kegiatannya TPT Yandu memiliki tahap tindak lanjut untuk menentukan tenggat waktu penerbitan dokumen dan merencanakan distribusinya kepada pemohon.
C. Urgensi, Tujuan dan Sasaran Pelayanan Terpadu
1. Urgensi Pelayanan Terpadu
Data Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) tahun 2016 semester I mencatat baru 39.594.808 anak di Indonesia yang memiliki akta kelahiran. Sementara itu anak yang belum memiliki akta kelahiran (namun sudah memiliki NIK dan terdata di KK dan SIAK) mencapai 37.713.051 juta anak Indonesia yang berusia 0-18 tahun belum memiliki akta kelahiran. Secara nasional cakupan kepemilikan Akta Kelahiran anak- anak (usia 0-18 tahun) masih berada di angka 51,22 persen. (SIAK status kapan?)
Salah satu kendala mendapatkan akta kelahiran adalah ketiadaan bukti perkawinan yang dimiliki orang tua. Sebelum pemberlakuan Permendagri Nomor 9 Tahun 2016, masyarakat hanya disodori pilihan mendapatkan akta kelahiran anak seorang ibu. Oleh banyak orang tua, pilihan dianggap bertentangan dengan budaya yang menghendaki disebutkannya nama ayah dan ibu dalam akta kelahiran seorang anak. Anak seorang ibu bisa bermakna apa saja, yang pada umumnya dianggap negatif. Padahal, pada faktanya, anak tersebut memiliki ayah biologis yang karena ketiadaan bukti perkawinan tidak dapat disebutkan dalam akta kelahiran. Studi PUSKAPA (2013) menunjukkan 64 persen orang tua menolak pilihan ini.
Permendagri Nomor 9 Tahun 2016 memungkinkan orang tua yang tidak memiliki bukti perkawinan untuk mendapatkan akta kelahiran anak dengan menyebutkan nama kedua orang tuanya. Namun, aturan ini pun dibatasi hanya pada orang tua yang dalam Kartu Keluarganya (KK) disebutkan menikah. Jika tidak, maka pilihan orang tua kembali pada akta kelahiran anak seorang ibu. Permendagri Nomor 9 Tahun 2016 pun mengharuskan disebutkannya frasa “yang perkawinannya belum tercatat sesuai perundang-undangan” terkait status perkawinan orang tua di dalam akta kelahiran anak. Masih ada perbedaan di dalam data SIAK antara jumlah status pernikahan dan jumlah penerbitan akta perkawinan. Data SIAK pada ……menyebutkan………
6 Pelayanan Terpadu adalah solusi yang paling mungkin bagi orang tua yang tidak memiliki bukti perkawinan untuk mendapatkan akta kelahiran seorang anak dengan menyebutkan nama kedua orang tuanya. Yandu juga solusi yang paling mungkin bagi orang tua untuk menghindari frasa
“yang perkawinannya yang belum tercatat sesuai perundang-undangan”
dalam akta kelahiran seorang anak. Mengapa? Karena melalui Yandu perkawinan orang tua yang telah terjadi beberapa waktu sebelumnya (bahkan mungkin terjadi puluhan tahun lalu) disahkan terlebih dahulu oleh Pengadilan sebelum orang tua mengajukan permohonan akta kelahiran bagi seorang anak. Karena perkawinan telah disahkan, secara otomatis orang tua berhak atas bukti perkawinan, baik yang diterbitkan oleh KUA (bagi muslim) maupun Disdukcapil (bagi agama lainnya). Karena orang tua telah memiliki bukti perkawinan yang sah, maka anak berhak menyandang nama kedua orang tuanya di dalam akta kelahiran. Dengan begitu, Pelayanan Terpadu memenuhi dua kebutuhan dokumen kependudukan/identitas hukum sekaligus: bukti perkawinan bagi orang tua dan akta kelahiran bagi seorang anak.
Untuk mendapatkan kedua dokumen tersebut, biasanya pemohon harus mengunjungi PN/PA/Mahkamah Syar’iyah, KUA dan Disdukcapil secara terpisah. Melalui Yandu, proses itu dilakukan secara bersamaan pada hari dan lokasi yang sama (umumnya dilakukan di kantor kecamatan/desa/kelurahan). Ini memudahkan pemohon, baik dari sisi biaya, waktu, prosedur maupun jarak yang harus ditempuh.
Keseluruhannya berimplikasi pada rendahnya biaya yang harus dikeluarkan pemohon untuk mendapatkan dokumen kependudukan/identitas hukum (selanjutnya disebut bergantian dalam pengertian yang sama sebagai dokumen kependudukan atau identitas hukum).
Pelayanan Terpadu adalah solusi yang paling mungkin bagi orang tua yang tidak memiliki bukti perkawinan untuk mendapatkan akta kelahiran anak dengan menyebutkan nama kedua orang tuanya.
7 Alur Pelayanan di Luar Yandu (serta hambatannya: jarak, waktu, biaya):
Gambar 3. Ilustrasi Pelayanan di Luar Yandu
Alur Pelayanan Terpadu:
8 Gambar 4. Ilustrasi Pelayanan Terpadu
2. Tujuan Pelayanan Terpadu
Secara umum, Pelayanan Terpadu bertujuan untuk: 2
a. Mewujudkan pemenuhan hak atas identitas hukum (Buku Nikah/Akta Perkawinan dan Akta Kelahiran) yang dilakukan dengan mudah, cepat dan biaya ringan;
b. Membantu masyarakat, terutama masyarakat miskin, dalam memperoleh hak atas identitas hukum;
c. Meningkatkan akses terhadap keadilan;
d. Meningkatkan kesadaran masyarakat tentang pentingnya pencatatan pernikahan dan pencatatan kelahiran;
e. Meningkatkan kesadaran masyarakat tentang urgensi kepemilikan identitas hukum.
3. Sasaran Pelayanan Terpadu
Salah satu tujuan Pelayanan Terpadu adalah memenuhi hak masyarakat atas identitas hukum
Pada prinsipnya, setiap orang dapat dilayani dalam Pelayanan Terpadu tanpa membedakan latar belakang dan status sosial ekonominya. Namun terdapat kaitan yang erat antara kemiskinan dengan ketiadaan identitas hukum. Semakin miskin seseorang, semakin kecil peluang untuk memiliki identitas hukum. Kesulitan memiliki identitas hukum juga dialami oleh para penyandang disabilitas di mana mereka 5 kali lebih tidak mungkin memilikinya (PUSKAPA, 2013).
Beranjak dari kenyataan tersebut, sasaran Pelayanan Terpadu diutamakan bagi:3
a. Masyarakat miskin yang pernikahannya belum dicatatkan; dan
b. Kelompok masyarakat yang sulit mengakses pelayanan di gedung Pengadilan, KUA dan Disdukcapil, baik karena alasan geografis dan atau
2 Pelatihan Bagi Petugas dan Mitra Kerja Pelayanan Terpadu : Sidang Itsbat Nikah, Penerbitan Buku Nikah dan Penerbitan Akta Kelahiran (AIPJ, 2015)
3 idem
9 hambatan fisik (penyandang disabilitas).
Menyasar lapisan miskin dalam Pelayanan Terpadu merupakan strategi yang tepat dan sejalan dengan target RPJMN 2015 -2019 dimana sasarannya adalah memenuhi kebutuhan identitas hukum bagi 40%
masyarakat termiskin di Indonesia.
Pelayanan Terpadu diutamakan bagi masyarakat miskin dan mengakomodasi kepentingan penyandang disabilitas
D. Jenis Perkara yang Dapat Dilayani dalam Pelayanan Terpadu
Sekali pun dimaksudkan untuk memudahkan masyarakat mendapatkan identitas hukum, tidak semua perkara dapat dilayani dalam Pelayanan Terpadu, khususnya menyangkut perkara pengesahan pernikahan/itsbat nikah. Menurut Perma 1 Tahun 2015, perkara yang dilayani Pengadilan dalam Pelayanan Terpadu adalah perkara pengesahan pernikahan/itsbat nikah yang bersifat permohonan (voluntair) dan dihadiri oleh pasangan suami istri secara pribadi (in persoon). Artinya, Yandu hanya melayani permohonan pengesahan pernikahan yang bersifat sederhana dan tidak melayani perkara yang bersifat gugatan (contensius).
Permohonan atau gugatan voluntair ditandai dengan ciri-ciri sebagai berikut:4
1. Masalah yang diajukan bersifat kepentingan sepihak saja (for the benefit of one party only);
2. Permasalahan yang dimohon penyesuaian kepada pengadilan pada prinsipnya tanpa sengketa dengan pihak lain (without dispute or differences with another party);
3. Tidak ada orang lain atau pihak ketiga yang ditarik sebagai lawan, tetapi bersifat mutlak satu pihak (ex-parte).
Contohnya, Pelayanan Terpadu melayani permohonan pasangan suami istri yang yang datang langsung menghadiri persidangan dengan menyertakan saksi-saksi yang diperlukan. Hakim akan menguji bukti-bukti materil dalam persidangan dan memeriksa saksi-saksi. Jika hakim merasa yakin dengan bukti-bukti materil dan keterangan saksi-saksi, hakim akan menetapkan perkawinan pasangan suami istri yang telah terjadi di masa lampau sebagai perkawinan yang sah. Pengadilan akan menerbitkan penetapan sebagai dasar KUA/Disdukcapil menerbitkan buku nikah/akta perkawinan.
Namun, Yandu tidak dapat melayani permohonan pengesahan perkawinan di mana hanya istri atau suami saja yang hadir. Sekali pun pemohon membawa
4 http://www.hukumacaraperdata.com/permohonan/perbedaan-prinsip-antara-permohonan-dengan- gugatan/
10 bukti-bukti material dan saksi-saksi, persidangan tidak dapat dilakukan. Ini dilakukan untuk menghindari gugatan di masa depan akibat ketidakhadiran salah satu pihak di persidangan. Pelayanan Terpadu juga tidak dapat memproses permohonan seorang anak, yang karena alasan tertentu, mengajukan permohonan pengesahan perkawinan bagi orang tuanya. Kedua jenis perkara ini masuk kategori gugatan (contensius) dan bukan perkara voluntair. Perkara- perkara semacam ini umumnya membutuhkan waktu persidangan yang panjang yang tidak dapat dilakukan dalam Pelayanan Terpadu yang mengedapankan prinsip mudah, cepat dan berbiaya ringan.
Pelayanan Terpadu hanya melayani perkara-perkara pengesahan pernikahan/itsbat nikah yang bersifat voluntair dan bukan perkara-perkara contensius.
Perkara voluntair atau contensius ditentukan oleh PN/PA. Sebelum Pelayanan Terpadu dilakukan, pengadilan memeriksa berkas permohonan dan menentukan permohonan mana yang dapat dilakukan melalui Pelayanan Terpadu dan mana yang sebaiknya melalui persidangan reguler. Ini dilakukan untuk menghindari potensi terjadinya gugatan di masa depan terhadap penetapan pengadilan dalam pengesahan perkawinan.
E. Dasar Hukum Pelaksanaan Pelayanan Terpadu
Landasan hukum Pelayanan Terpadu adalah Peraturan Mahkamah Agung Nomor 1 Tahun 2015 tentang Pelayanan Terpadu Sidang Keliling Pengadilan Negeri dan Pengadilan Agama/Mahkamah Syar’iah dalam Rangka Penerbitan Akta Perkawinan, Buku Nikah dan Akta Kelahiran. Peraturan Mahkamah Agung (PERMA) tersebut merupakan penyempurnaan dari Surat Edaran Mahkamah Agung Nomor 3 Tahun 2014 tentang Tata Cara Pelayanan dan Pemeriksaan Perkara Voluntair Isbat Nikah dalam Pelayanan Terpadu. Jika SEMA 3/2014 hanya mengatur peran Pengadilan Agama dalam Pelayanan Terpadu, PERMA 1/2015 melibatkan peran Pengadilan Negeri untuk melayani pemeluk agama dan kepercayaan lain selain Islam.
Pelayanan Terpadu yang dilakukan secara keliling sejalan dengan semangat UU Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan UU Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan yang memberikan kewajiban pada Disdukcapil Kabupaten/Kota untuk aktif melakukan pelayanan. Ini berbeda dengan UU 23 Tahun 2006 yang menitikberatkan kewajiban pada masyarakat untuk melaporkan setiap peristiwa kependudukan dan pencatatan sipil. Di banyak kabupaten/kota, Disdukcapil memaknai kewajiban ini sebagai keharusan untuk
11 mendekatkan pelayanan dengan menggalakkan pelayanan keliling.
PERMA 1/2015 secara khusus mengatur peran Pengadilan Negeri/Pengadilan Agama/Mahkamah Syar’iyah dalam Pelayanan Terpadu, khususnya dalam mengesahkan pernikahan/itsbat nikah yang diajukan oleh pemohon. PERMA 1/2015 tidak mengatur teknis pencatatan pernikahan /perkawinan dan pencatatan kelahiran yang merupakan wewenang KUA/Disdukcapil yang secara vertikal berada di bawah kewenangan Kementerian Agama dan Kementerian Dalam Negeri. Sekali pun demikian, PERMA tersebut dapat dijadikan rujukan pelaksanaan Pelayanan Terpadu sebagaimana dilakukan di banyak kabupaten/kota di Indonesia di mana Pelayanan Terpadu dilakukan.
F. Peran Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam Pelayanan Terpadu
Peran utama Disdukcapil dalam Pelayanan Terpadu adalah menerbitkan akta kelahiran/akta perkawinan dan melakukan pemutakhiran data penduduk ke dalam Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) berdasarkan hasil pengesahan perkawinan (oleh Pengadilan) dan pencatatan perkawinan (oleh KUA). Namun, sebagai bagian dari Pemerintah Daerah, Disdukcapil dapat mengambil peran sebagai inisiator Pelayanan Terpadu. Perlu diingat bahwa pemohon yang hendak dilayani adalah penduduk kabupaten/kota yang dengan demikian berhak mendapatkan pelayanan dari Disdukcapil.
Sebagai inisiator Yandu, Disdukcapil dapat menginisiasi pertemuan antara Pemerintah Daerah dengan Pengadilan dan Kementerian Agama Kabupaten/Kota (sebagai pihak yang menaungi KUA). Pertemuan ini dilakukan terutama untuk mendapatkan pemahaman yang sama mengenai persoalan identitas hukum di kabupaten/kota, utamanya mengenai akta perkawinan/buku nikah dan akta kelahiran, yang pemecahannya memerlukan kerjasama antarsektor. Dari pertemuan ini digagas pentingnya melakukan Pelayanan Terpadu.
Untuk menentukan target dan perkiraan anggaran yang diperlukan, Disdukcapil dapat menyediakan data kebutuhan akta perkawinan/buku nikah dan akta kelahiran di kabupaten/kota yang bersumber dari SIAK. Bersama-sama Pengadilan dan Kementerian Agama, Disdukcapil merencanakan target penyelesaiannya dan membagi target tersebut dalam tahun anggaran yang berbeda-beda. Data yang sama digunakan TPT Yandu sebagai rujukan dalam melakukan verifikasi dan validasi data pemohon melalui SIAK. Dengan cara demikian akan terjadi kesesuaian dan konsistensi data pemohon antara Pengadilan, KUA dan Disdukcapil. Ini akan memudahkan penyelenggaraan Yandu.
12 Menjadikan data SIAK sebagai sumber data untuk perencanaan dan penganggaran kegiatan adalah langkah yang sejalan dengan nafas Pasal 58 UU 24/2013 Perubahan UU Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan yang mengamanatkan pemanfaatan data kependudukan untuk pelayanan publik, perencanaan anggaran dan alokasi anggaran. Pemanfataan data kependudukan untuk Yandu akan meningkatkan validitas data kependudukan itu sendiri karena terjadinya proses pemutakhiran data saat pencatatan perkawinan/pencatatan kelahiran dilakukan.
Merujuk pada paparan di atas, sedikitnya ada tiga peran yang dapat dimainkan Disdukcapil dalam Pelayanan Terpadu. Yakni sebagai pihak yang paling otoritatif untuk menerbitkan akta perkawinan dan akta kelahiran, sebagai inisiator Yandu dan sekaligus sebagai penyedia data untuk pelayanan.
Tiga peran Disdukcapil dalam Pelayanan Terpadu: menerbitkan akta perkawinan dan atau akta kelahiran, sebagai inisiator Yandu dan sebagai penyedia data untuk pelayanan.
G. Peran Pengadilan Negeri/Pengadilan Agama/Mahkamah Syar’iyah dan KUA dalam Pelayanan Terpadu
Pengadilan Negeri berperan dalam melakukan pengesahan perkawinan bagi umat beragama Kristen, Katolik, Buddha, Hindu, Khonghucu, penganut kepercayaan dan masyarakat adat. Pengesahan perkawinan dilakukan jika pasangan suami istri tidak memiliki bukti perkawinan (surat keterangan perkawinan) dari lembaga agama/kepercayaan/adat atas peristiwa perkawinan yang terjadi di masa lampau. Jika pasangan dapat menunjukkan surat keterangan perkawinan, maka pencatatan perkawinan dilakukan di Disdukcapil tanpa harus melalui Pengadilan Negeri. Disdukcapil akan menerbitkan akta perkawinan.
Pengadilan Agama/Mahkamah Syar’iyah melakukan itsbat nikah bagi pasangan suami istri yang beragama Islam. Itsbat nikah dilakukan bagi pasangan yang telah menikah secara agama namun belum melaporkan perkawinan tersebut ke KUA. Dalam persidangan, hakim memeriksa berkas dan saksi-saksi, baik saksi yang menyaksikan peristiwa perkawinan atau --jika tidak lagi dapat dihadirkan-- saksi-saksi yang memberikan konfirmasi bahwa pemohon adalah pasangan suami istri yang telah hidup bersama, memiliki anak (jika ada) dan tidak ada keberatan dari pihak ketiga. Jika berkas dan kesaksian saksi-saksi tersebut dianggap meyakinkan, hakim menetapkan bahwa pernikahan pemohon yang terjadi di masa lampau adalah sah secara hukum dan anak-anak yang lahir di
13 dalam perkawinan adalah anak-anak yang sah dari pasangan tersebut.
Penetapan Pengadilan Agama tersebut yang menjadi dasar bagi KUA menerbitkan Buku Nikah.
Selain memiliki peran tersebut sebagaimana di atas, Pengadilan dan KUA -- bersama-sama Pemerintah Daerah dan Disdukcapil-- juga menjadi bagian dari TPT Yandu. Keterlibatan PN/PA dan KUA dalam TPT Yandu bermanfaat dalam melakukan sosialisasi mengenai persyaratan, tatacara, kriteria pemohon dan jenis perkara yang dapat ditangani dalam Pelayanan Terpadu.
H. Keterlibatan Organisasi Masyarakat Sipil dalam Pelayanan Terpadu Ketersediaan data tentang jumlah pemohon Pelayanan Terpadu merupakan salah satu tantangan yang dihadapi oleh banyak kabupaten/kota yang melaksanakan Yandu. Ketersediaan data ini terkait dengan besaran anggaran yang harus disediakan oleh masing-masing lembaga, baik Pengadilan, Kementerian Agama Kabupaten/Kota maupun Disdukcapil untuk melaksanakan Pelayanan Terpadu. Faktanya, kebutuhan masyarakat terhadap Pelayanan Terpadu terbilang besar. Dapat dikatakan, anggaran yang tersedia tidak sebanding dengan kebutuhan.
Sebagaimana disinggung di bagian atas, Disdukcapil dapat menjadi sumber data untuk kebutuhan ini. Dengan merujuk pada database SIAK, Disdukcapil dapat menyajikan data jumlah anak-anak yang telah memiliki Nomor Induk Kependudukan (NIK) namun belum memiliki akta kelahiran. Data ini dapat ditelusuri lebih lanjut untuk mengetahui apa penyebab seorang anak tidak memiliki akta kelahiran dan bagaimana solusinya. Jika penyebabnya adalah karena orang tua tidak memiliki bukti perkawinan (dan dengan demikian memerlukan pengesahan perkawinan), maka Yandu menjadi solusinya.
Sumber lain yang dapat digunakan adalah data yang dikumpulkan oleh Organisasi Masyarakat Sipil (OMS). Di banyak kabupaten wilayah kerja Perempuan Kepala Keluarga (PEKKA)5, Pengadilan Agama memanfaatkan data yang dikumpulkan kader-kader PEKKA sebagai dasar untuk menentukan anggaran sidang keliling. PEKKA juga membantu Pengadilan Agama melaksanakan Pelayanan Terpadu dari sejak persiapan hingga pelaksanaan. Di Kota Surakarta, Disdukcapil bekerjasama dengan kader-kader Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga (PKK) melakukan pendataan anak-anak yang belum memiliki akta kelahiran sekaligus mengidentifikasi pasangan suami istri yang mengaku telah menikah namun belum memiliki bukti perkawinan. Di Kabupaten Lombok Utara, Lembaga Perlindungan Anak NTB (LPA NTB) melakukan pendataan terhadap pasangan yang mengaku telah menikah namun
5 http://www.pekka.or.id/index.php/en/our-area.html
14 belum memiliki Buku Nikah dan mendorong Pengadilan Agama, KUA dan Disdukcapil setempat untuk melakukan Pelayanan Terpadu.
Pendeknya, OMS memiliki peran strategis dalam mendukung Pelayanan Terpadu, baik sebagai mitra pendukung pelaksanaan di lapangan maupun sebagai pihak yang menyediakan data pemohon Pelayanan Terpadu.
Organisasi Masyarakat Sipil memiliki peran strategis dalam mendukung Pelayanan Terpadu, melakukan pendataan dan menyediakan data pemohon.
I. Mempertimbangkan Penyandang Disabilitas dalam Pelayanan Terpadu
Pemohon Pelayanan Terpadu datang dari berbagai kalangan, termasuk penyandang disabilitas atau kelompok berkebutuhan khusus. Dari sisi pengorganisasian, TPT Yandu perlu mengenali pemohon dari kelompok ini dan menyediakan sarana yang diperlukan. Misalnya, jika pemohon memiliki hambatan pendengaran, TPT Yandu perlu menyediakan penerjemah bahasa isyarat. Demikian juga bila pemohon memiliki hambatan mobilitas, maka TPT Yandu perlu memastikan kemudahan akses pada lokasi pelayanan.
Untuk mengakomodasi pemohon berkebutuhan khusus, dalam menyelenggarakan Yandu, TPT Yandu perlu memperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:
a. Terbuka, adil, dan tanpa diskriminasi;
b. Kreatif dan inovatif c. Akomodatif dan fleksibel;
d. Positif terhadap perbedaan;
e. Peka dan responsif;
f. Interaktif dalam relasi;
g. Kerjasama dan saling mendukung;
J. Tahap-tahap Pelayanan Terpadu
Secara garis besar, Pelayanan Terpadu dibagi dalam empat tahapan, yaitu (1) Tahap Persiapan, (2) Tahap Sosialisasi, Pendataan dan Verifikasi Data Pemohon, (3) Tahap Pelaksanaan dan (4) Tindak Lanjut. Secara terinci keempat tahap ini dibahas dalam Bab III - Bab VI Panduan ini.
15 1. Tahap Persiapan
a. Koordinasi Disdukcapil, Pengadilan dan KUA
Bagian ini menjelaskan koordinasi yang harus dilakukan Disdukcapil dengan Pengadilan dan KUA (melalui Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota). Siapa saja yang harus hadir, apa yang harus didiskusikan dan hal-hal apa saja yang perlu disepakati. Bagian ini juga menjelaskan langkah-langkah dalam melakukan rapat koordinasi teknis persiapan Yandu.
b. Pembentukan Tim Pelaksana Teknis Pelayanan Terpadu
Menjelaskan proses pembentukan, komposisi dan uraian tugas Tim Pelaksana Teknis Pelayanan Terpadu (TPT Yandu).
c. Menentukan Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Pelayanan Terpadu
Lokasi dan waktu pelaksanaan didiskusikan bersama antara Pengadilan, KUA dan Disdukcapil. Lokasi pelaksanaan Pelayanan Terpadu ditentukan berdasarkan data permohon yang dimiliki oleh Disdukcapil atau data lain yang disampaikan oleh pihak ketiga.
d. Penyusunan Rencana Kerja Pelayanan Terpadu
TPT Yandu menyusun rencana kerja Pelayanan Terpadu untuk kurun waktu tertentu yang disepakati bersama.
2. Tahap Sosialisasi, Pendataan dan Verifikasi Data Pemohon a. Sosialisasi Pelayanan Terpadu
Menjabarkan pentingnya melakukan Pelayanan Terpadu, terutama mengenai prosedur, persyaratan, tatacara dan kriteria pemohon yang dapat dilayani dalam Pelayanan Terpadu.
b. Pendataan dan Pengumpulan Berkas Pemohon
Bagian ini menjelaskan prosedur pendataan dan format yang digunakan dalam pendataan.
c. Verifikasi dan Validasi Data Pemohon ke SIAK
KTP dan Kartu Keluarga adalah salah satu persyaratan dalam Pelayanan Terpadu. Pengadilan, KUA dan Disdukcapil membutuhkan dokumen kependudukan sebagai dasar verifikasi status kependudukan pemohon.
Penting bagi Disdukcapil untuk memastikan validitas kedua dokumen tersebut dengan memverifikasinya melalui SIAK.
16 d. Distribusi Berkas Permohonan ke Pengadilan dan KUA
Berkas-berkas yang telah diverifikasi dan divalidasi didistribusikan kepada Pengadilan dan KUA dilengkapi dengan persyaratan yang diperlukan oleh masing-masing lembaga.
c. Prosedur Teknis Pengesahan Perkawinan/Itsbat Nikah di Pengadilan Memaparkan prosedur teknis Pengesahan Perkawinan/Itsbat Nikah di Pengadilan
d. Prosedur Pencatatan Pernikahan di KUA
Memaparkan prosedur teknis pencatatan pernikahan di KUA
e. Prosedur Teknis Pencatatan Kelahiran Berdasarkan Penetapan Pengadilan di Disdukcapil
Memaparkan prosedur teknis pencatatan kelahiran yang berlaku di Disdukcapil.
3. Tahap Pelaksanaan
a. Rapat Koordinasi Pra Pelaksanaan
Rapat ini mengevaluasi teknis persiapan yang sudah dilakukan masing- masing instansi. Bagian ini menyediakan check list yang perlu disepakati dalam rapat koordinasi pra pelaksanaan ini.
b. Survey Lokasi dan Penentuan Alur Layanan
Lokasi Yandu penting untuk disurvei terlebih dahulu untuk memastikan kelayakan lokasi serta menentukan alur pelayanan. Survei juga memastikan bahwa lokasi pelayanan dapat dengan mudah diakses oleh para penyandang disabilitas.
c. SOP Pelaksanaan Pelayanan Terpadu
Bagian ini menjabarkan SOP Pelaksanaan Pelayanan Terpadu
4. Tahap Tindak Lanjut
a. Evaluasi Pelaksanaan Pelayanan Terpadu
Bagian ini memaparkan agenda apa saja yang perlu dibicarakan dalam rapat koordinasi pasca Pelayanan Terpadu, apa yang perlu diselesaikan, waktu yang diperlukan dan person in charge (PIC) dari masing-masing instansi yang bertanggungjawab terhadap dokumen-dokumen yang belum diterbitkan. Rapat evaluasi juga melakukan penilaian terhadap pelaksanaan Pelayanan Terpadu dan merencanakan pelaksanaan pelayanan berikutnya.
17 b. Rekapitulasi Dokumen yang Belum Diterbitkan dan Tenggat Penerbitan
Dokumen
Bagian ini mengidentifikasi jumlah dokumen yang belum diterbitkan, penyebab dan tindaklanjutnya.
c. Rencana Distribusi Dokumen yang Telah Diterbitkan
Memaparkan rencana distribusi dokumen yang telah diterbitkan.
BAB II
PERENCANAAN DAN PENGANGGARAN PELAYANAN TERPADU
A. Identifikasi Kebutuhan Pelayanan Terpadu Berdasarkan Data SIAK atau Sumber Data Lainnya
Bagian ini perlu dikonfirmasi ke Dit PIAK sebelum penulisan dilakukan, terutama menjawab pertanyaan apakah SIAK memiliki kemampuan untuk memilah data pasangan yang menikah namun tidak memiliki bukti perkawinan.
B. Komponen Biaya Pelayanan Terpadu
Menurut PERMA 1 Tahun 2015, komponen biaya Pelayanan Terpadu terdiri dari:
a. biaya perkara; dan
b. biaya perjalanan dan operasional untuk layanan sidang keliling.
Biaya perkara dibebankan kepada penerima manfaat Pelayanan Terpadu, sementara biaya perjalanan dan operasional dibebankan pada APBN, APBD Provinsi atau APBD Kabupaten/Kota. Bagi pemohon yang tidak dapat memenuhi biaya perkara, pemohon dapat mengajukan permohonan pembebasan biaya dengan melampirkan Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM) -- atau surat keterangan sejenis -- yang dikeluarkan oleh lembaga/instansi yang berwenang.
Sepanjang tidak mengikat, pihak ketiga juga dapat memberikan bantuan, baik untuk biaya perkara maupun biaya penyelenggaraan Pelayanan Terpadu.
Komponen biaya Pelayanan Terpadu terdiri dari biaya perkara/penerbitan dokumen dan biaya perjalanan dan operasional untuk layanan sidang keliling.
Bagi Disdukcapil, komponen biayanya adalah biaya perjalanan dan operasional saja mengingat semua penerbitan dokumen adalah gratis.
PERMA 1 Tahun 2015 tidak mengatur komponen biaya bagi Bagi Kementerian Agama/KUA dan Disdukcapil. Ini dapat dipahami mengingat PERMA hanya
18 mengatur komponen biaya di lingkungan peradilan saja. Namun, jenis komponen biaya yang diperlukan KUA dan Disdukcapi dalam Pelayanan Terpadu kurang lebih sama.
Berdasarkan PP 48 Tahun 2014, komponen biaya pencatatan pernikahan adalah:
a. biaya transportasi; dan b. biaya jasa profesi.
Sama seperti halnya pelayanan di Pengadilan, pemohon yang tidak mampu membayar biaya penerbitan Buku Nikah dapat mengajukan SKTM atau dokumen sejenis yang menyatakan status kemiskinan seseorang.
Bagi Disdukcapil, komponen biaya yang diperlukan hanyalah biaya perjalanan dan operasional saja karena biaya penerbitan dokumen kependudukan adalah gratis menurut UU 24 Tahun 20136.
Mengingat Panduan Pelayanan Terpadu ini ditujukan bagi Disdukcapil, maka komponen biaya Yandu dalam panduan ini disesuaikan dengan kebutuhan yang dikeluarkan oleh Disdukcapil, terutama ketika instansi tersebut bertindak sebagai inisiator.
Sesuai dengan tahapan pelaksanaan Yandu, komponen biaya bagi Disdukcapil dibagi dalam 4 (empat) bagian besar:
1. Biaya Persiapan
Dalam tahap ini komponen biaya yang diperlukan adalah:
a. Biaya koordinasi dan pertemuan;
b. Biaya operasional dan honorarium Tim Pelaksana Teknis Pelayanan Terpadu;
c. Biaya pengembangan dan penggandaan materi sosialisasi (cetak, radio).
2. Biaya Sosialisasi, Pendataan dan Verifikasi Data Pemohon Dalam tahap ini komponen biaya yang diperlukan adalah:
a. Biaya sosialisasi Pelayanan Terpadu;
b. Biaya pendataan dan pengumpulan berkas pemohon;
c. Biaya distribusi berkas permohonan ke Pengadilan dan KUA;
d. Biaya perkara dan jasa profesi pencatatan pernikahan (jika ditanggung oleh APBD). Biaya ini tidak diperlukan jika pemohon mengajukan SKTM atau dokumen sejenis lainnya/
6 Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan
19 3. Biaya Pelaksanaan
Dalam tahap ini komponen biaya yang diperlukan adalah:
a. Biaya pertemuan dan koordinasi pra pelaksanaan;
b. Biaya perjalanan dan operasional;
c. Biaya penyelenggaraan Pelayanan Terpadu;
4. Biaya Tindak Lanjut
Dalam tahap ini komponen biaya yang diperlukan adalah:
a. Biaya pertemuan evaluasi pelaksanaan Pelayanan Terpadu;
b. Biaya distribusi dokumen;
c. Biaya penyusunan laporan pelaksanaan Pelayanan Terpadu.
Rincian lengkap mengenai komponen biaya dapat dilihat pada Lampiran 1 dalam panduan ini.
C. Mengintegrasikan Anggaran Pelayanan Terpadu dalam Rencana Kerja dan Anggaran (RKA)
Salah satu tantangan Pelayanan Terpadu adalah ketersediaan anggaran yang berkesinambungan. Kesinambungan ini diperlukan mengingat tingginya permintaan masyarakat terhadap Yandu. Maraknya pelaksanaan Yandu di banyak daerah mengindikasikan tingginya kebutuhan masyarakat untuk mendapatkan pengesahan perkawinan, buku nikah/akta perkawinan dan akta kelahiran. Mengingat pelaksanaan Yandu melibatkan Pengadilan, Kementerian Agama (melalui KUA) dan Disdukcapil, maka perencanaan dan penganggarannya sebaiknya dibicarakan oleh ketiga pihak.
Agar menjadi program yang berkesinambungan, Disdukcapil perlu memasukkan anggaran Yandu dalam Rencana Kerja dan Anggaran (RKA). Dengan begitu, Yandu dapat dilakukan secara rutin dan mencapai target yang ditentukan. Pada saat yang sama, Disdukcapil (dan juga KUA) harus memastikan bahwa setiap peristiwa perkawinan dilaporkan pada saat terjadinya peristiwa. Dengan begitu, jumlah pasangan yang menikah namun tidak memiliki bukti perkawinan dapat terus ditekan dan lambat laun berkurang di masa depan. Ini akan meminimalisasi jumlah anak yang tidak memiliki akta kelahiran karena orang tuanya tidak memiliki bukti perkawinan.
20 BAB III
TAHAP PERSIAPAN
A. Koordinasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, Pengadilan dan KUA
Koordinasi amat menentukan keberhasilan pelayanan terpadu. Disdukcapil, Pengadilan dan Kanwil Kemenag di tingkat kabupaten/kota, serta KUA (yang akan menjadi lokasi pelayanan), diwajibkan menghadiri pertemuan tersebut. Kanwil Kemenag perlu dilibatkan sejak awal untuk memastikan ketersediaan anggaran dan juga ketersediaan blanko buku nikah. Rapat koordinasi Yandu biasanya menghasilkan keputusan-keputusan strategis yang harus dijalankan setiap lembaga yang terlibat. Maka sebaiknya, perwakilan lembaga yang menghadiri rapat koordinasi adalah orang yang berwenang mengambil keputusan. Disdukcapil sebaiknya diwakili langsung oleh Kepala Dinas atau Kepala Bidang Pencatatan Sipil. Pengadilan diwakili Ketua Pengadilan atau Panitera. Kanwil Kemenag Kabupaten/Kota diwakili oleh Bimas Islam (atau Bimas Agama yang bersangkutan) didampingi oleh Kepala KUA yang wilayahnya menjadi sasaran Yandu. Rapat juga dapat menyertakan unsur masyarakat yang akan membantu pelaksanaan Yandu semisal aparat desa atau kader Pembinaan Kesejahteraan Keluarga (PKK).
Berikut adalah rangkaian rapat dan topik yang perlu didiskusikan dalam rapat sebelum Yandu dilakukan:
1. Rapat Koordinasi Awal
a. Membentuk Tim Pelaksana Teknis (TPT) dari perwakilan masing-masing instansi;
b. Menentukan lokasi Pelayanan Terpadu;
c. Menentukan tanggal pelaksanaan Pelayanan Terpadu
d. Menentukan jumlah pemohon yang dapat dilayani berdasarkan anggaran yang tersedia
e. Menentukan rencana kerja TPT Yandu;
2. Rapat Persiapan Sosialisasi dan Verifikasi
21 a. Membentuk Tim Pelaksana Teknis Sosialisasi dan Verifikasi bekerja sama dengan Pemda atau Pemerintah Kecamatan atau Pemerintah Desa, sesuai dengan wilayah dan lokasi pelayanan terpadu;
b. Menyusun paket-paket informasi yang akan disampaikan kepada masyarakat: persyaratan yang diperlukan untuk setiap jenis layanan, alur permohonan Pelayanan Terpadu, tanggal pelaksanaan;
c. Menentukan proses verifikasi;
d. Menyepakati waktu pelaksanaan verifikasi dokumen/persyaratan dan distribusinya ke Pengadilan dan KUA.
3. Rapat Persiapan Pelaksanaan Pelayanan Terpadu
a. Membentuk Tim Pelaksana Teknis Pelayanan Terpadu/TPT Yandu.
Berdasarkan jumlah pemohon yang akan dilayani, Pengadilan menentukan jumlah hakim dan panitera, KUA dan Disdukcapil menentukan jumlah petugas yang akan dilibatkan dalam pelayanan. Bagian ini dijelaskan lebih detail dalam bab Pelaksanaan Pelayanan Terpadu;
b. Menyepakati waktu survei lokasi pelaksanaan Yandu B. Pembentukan Tim Pelaksana Teknis Pelayanan Terpadu
Berikut adalah tabel komposisi dan peran anggota-anggota Tim Pelaksana Teknis Pelayanan Terpadu (Sumber SOP Pelayanan Terpadu 2015):
Petugas Pelaksana Peran Koordinator
Penyelenggara Mengatur keseluruhan acara pelayanan, mengkoordinir semua unsur pelaksana Petugas Informasi &
Pendaftaran Ulang Mendata Pemohon yang hadir dan daftar ulang, memberi nomor pelayanan ke Pemohon,
mengarahkan Pemohon ke Ruang Tunggu Utama, menjawab pertanyaan Pemohon seputar pelayanan terpadu
Protokoler (MC, Seksi
Acara) Mengatur kelancaran acara pelayanan khususnya acara pembukaan, memanggil dan mengarahkan Pemohon ke Ruang Sidang
Hakim Memeriksa perkara dan memberikan keputusan atas perkara
Panitera Membantu Mejelis Hakim dalam membuat Berita Acara Sidang
22 Petugas Keamanan Membantu menjaga keamanan dan ketertiban
acara Petugas Administrasi
Pengadilan Membantu Panitera menerbitkan Salinan Penetapan Pengadilan hasil Sidang Isbat Nikah/Pengesahan Perkawinan
Petugas KUA Menjalankan prosedur pencatatan nikah dan penerbitan Buku Nikah
Kepala KUA Menandatangani Buku Nikah Petugas Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Menjalankan prosedur pencatatan dan penerbitan Akta Kelahiran/Penerbitan Akta Perkawinan
Kepala Bidang
Pencatatan Sipil Melakukan verifikasi dan validasi Register Akta Kelahiran/Akta Perkawinan
Kepala Dinas
Kependududukan dan Pencatatan Sipil
Menandatangani Kutipan Akta Kelahiran/Akta Perkawinan
C.Menentukan Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Pelayanan Terpadu
1. Lokasi
Menurut penelitian Pusat Kajian Pelindungan Anak UI tahun 2014, ada 3 faktor penyebab rendahnya kepemilikan identitas hukum. Pertama biaya pengurusan dokumen yang mahal. Kedua, jarak yang jauh antara tempat tinggal dan penyedia layanan yang menyebabkan biaya transportasi menjadi mahal. Dan ketiga proses pengurusan yang rumit.
23 Untuk itu, pelaksanaan Yandu sebaiknya dilaksanakan sedekat mungkin dengan masyarakat untuk meringankan biaya, waktu dan jarak. Di banyak kabupaten/kota Yandu dilakukan di kantor desa/kantor kecamatan.
Namun, penentuan lokasi layanan juga perlu mempertimbangkan ketersediaan listrik dan akses internet. Sebagaimana diketahui, SIAK memerlukan jaringan internet untuk dapat menerbitkan dokumen kependudukan. Demikian halnya dengan Sistem Informasi Administrasi Perkara/SIADPA (yang dimiliki oleh Pengadilan Agama) dan Sistem Informasi Manajemen Pernikahan/SIMKAH yang dimiliki oleh KUA. Ketersediaan akses internet akan mempercepat proses penerbitan dokumen yang artinya juga mempercepat pemohon mendapatkan dokumen yang diperlukan.
b. Waktu Pelaksanaan Pelayanan Terpadu
Pelayanan Terpadu menggabungkan pelayanan berbagai instansi. Dalam pelayanan terpadu, Pengadilan mengesahkan perkawinan yang terjadi di masa lampau dan menerbitkan penetapan Pengadilan. Penetapan tersebut menjadi dasar bagi KUA/Disdukcapil untuk menerbitkan buku nikah/akta perkawinan. Buku nikah/akta perkawinan tersebut menjadi syarat bagi penerbitan akta kelahiran anak-anak yang dilahirkan dari perkawinan yang disahkan tersebut. Proses penerbitan dokumen tersebut tentu mengacu pada tatacara dan prosedur yang berlaku di setiap instansi layanan. Rapat koordinasi harus membuat perkiraan waktu yang cukup dari proses persiapan hingga pelaksanaan Yandu.
Pengadilan, khususnya Pengadilan Agama, memerlukan waktu minimal 14 hari dari sejak pemohon mengajukan permohonan hingga sidang pengesahan
24 perkawinan/itsbat nikah dilangsungkan. Kecepatan KUA dalam menerbitkan buku nikah sangat tergantung pada banyaknya jumlah pemohon dan jumlah petugas yang tersedia. Bila KUA memiliki SIMKAH, proses penerbitan dokumen akan lebih cepat. Namun pada saat ini belum banyak KUA yang memiliki SIMKAH sehingga penerbitan buku nikah dilakukan secara manual (tulis tangan), yang pada akhirnya memerlukan waktu yang cukup lama.
Dari paparan di atas, TPT Yandu mendapatkan gambaran kapan persisnya persiapan harus dilakukan, berapa lama waktu yang diperlukan untuk pendaftaran pemohon dan kapan Yandu akan dilakukan.
D. Penyusunan Rencana Kerja Pelayanan Terpadu
Gambaran rencana kerja Pelayanan Terpadu
Minggu
I Minggu
II Minggu
III Minggu
IV Minggu
V Minggu
VI Koordinasi dan
Pembentukan TPT Yandu
Rapat
Perencanaan
Sosialisasi Yandu
Verifikasi
Persyaratan
Proses Berkas
Permohonan
Pelayanan
Terpadu
Penyelesaian Dokumen yang belum selesai
Evaluasi
25 BAB IV
SOSIALISASI, PENDATAAN DAN VERIFIKASI DATA PEMOHON
A. Sosialisasi Pelayanan Terpadu
Sosialisasi merupakan tahapan penting dalam Pelayanan Terpadu. Melalui sosialisasi, TPT Yandu menyampaikan berbagai informasi, baik mengenai jadual pendaftaran, persyaratan, alur dan waktu pelaksanaan. Sosialisasi sebaiknya dilakukan dengan media sederhana dan pesan yang mudah dipahami. Sosialisasi juga perlu mempertimbangkan kebutuhan berbagai macam kelompok masyarakat, termasuk penyandang disabilitas.
Untuk melaksanakan sosialisasi, TPT Yandu perlu membentuk tim kecil yang bertugas melakukan sosialisasi. Untuk mudahnya disebut sebagai Tim Sosialisasi.
Anggota Tim Sosialisasi harus memahami seluruh prosedur penerbitan dokumen pada Yandu. Artinya, tim ini perlu memahami tata cara, persyaratan dan prosedur yang berlaku di Pengadilan, KUA dan Disdukcapil. Dalam melaksanakan tugasnya, Tim Sosialisasi dibekali berbagai media komunikasi seperti flyer, spanduk dan poster.
B. Pendataan dan Pengumpulan Berkas Pemohon
Karena melibatkan berbagai unit layanan, Pelayanan Terpadu juga memerlukan persyaratan yang berbeda-beda. Tabel berikut memaparkan contoh persyaratan yang harus disertakan pemohon untuk itsbat nikah, penerbitan buku nikah dan penerbitan akta perkawinan.
26 C. Verifikasi dan Validasi Data Pemohon ke SIAK
Pelaksanaan Yandu harus menggunakan SIAK sebagai sumber data kependudukan. Penggunaan SIAK memastikan setiap unit layanan yang terlibat dalam Yandu memiliki referensi yang sama terkait biodata pemohon. Penggunaan SIAK akan meminimalisasi terjadinya perbedaan nama dan tanggal lahir pemohon yang masih terjadi di beberapa daerah. Penggunaan SIAK juga akan mencegah terjadinya pemalsuan data dan status hubungan keluarga dalam sebuah Kartu Keluarga.
Melalui SIAK, data pemohon akan diverifikasi dan divalidasi. Jika data pemohon telah sesuai dengan SIAK, maka pemohon dapat mengikuti Yandu. Jika tidak
27 sesuai, maka pemohon perlu melakukan pembetulan biodata dengan menunjukan dokumen-dokumen yang relevan. Dalam hal terjadi perubahan nama, maka pemohon harus menunjukan bukti penetapan pengadilan terkait perubahan tersebut.
D. Alur Persiapan Pelayanan Terpadu
Tabel berikut menyajikan alur persiapan Yandu yang telah diterapkan di beberapa daerah.
28 D. Batas Peserta Pelayanan Terpadu
Untuk memberikan pelayanan yang maksimal, peserta Yandu harus dibatasi jumlahnya. Pembatasan ini harus dilakukan karena terbatasnya jumlah petugas yang dapat terlibat di dalam Yandu. Pelaksanaan Yandu yang dilakukan secara keliling tidak boleh mengorbankan pelayanan regular pada masing-masing unit layanan. Pada saat Yandu dilakukan, pelayanan regular di Pengadilan, KUA dan Disdukcapil harus terus berjalan. Ini berarti setiap unit layanan perlu membagi sumberdaya manusia yang tersedia. Agar berjalan maksimal, jumlah pemohon Yandu perlu disesuaikan dengan kapasitas SDM yang tersedia.
Merujuk pada pengalaman di beberapa daerah selama tahun 2014 – 2015, Yandu akan maksimal jika pemohon pengesahan perkawinan/itsbat nikah diikuti oleh 50 pasangan dengan 100 jumlah anak yang mengajukan permohonan akta kelahiran. Dengan jumlah tersebut, Pengadilan dapat menyidangkan seluruh permohonan pengesahan perkawinan/itsbat nikah. KUA dapat menerbitkan seluruh buku nikah, terutama bagi KUA yang sudah menggunakan SIMKAH.
Demikian halnya Disdukcapil dapat menerbitkan seluruh akta kelahiran. Namun, perlu ditegaskan bahwa Yandu tidak didesain sebagai pelayanan satu hari.
Dengan mempertimbangkan berbagai kendala teknis yang mungkin muncul pada saat pelaksanaan, terbuka kemungkinan Yandu tidak dapat menerbitkan seluruh dokumen yang dimohonkan. Dalam kondisi ini, TPT harus memastikan adanya tindaklanjut dari Pengadilan, KUA dan Disdukcapil serta memastikan seluruh pemohon mendapatkan dokumen yang diminta.
E. Prosedur Teknis Instansi Lain dalam Pelayanan Terpadu
Memahami langkah kerja instansi lain menjadi hal yang penting. Disdukcapil sebagai instansi terakhir dalam langkah pelayanan terpadu perlu memahami proses dan estimasi waktu yang diperlukan Pengadilan dan KUA.
Paparan berikut menampilkan garis besar proses yang terjadi di Pengadilan Agama dan KUA pada saat Yandu sebagai contoh:
1. Pengadilan Agama
Berikut adalah langkah-langkah prosedur Sidang Itsbat Nikah di Pengadilan Agama:
29 a. Panitera memanggil pasangan yang akan diitsbatkan. Hakim menanyai
pasangan tentang peristiwa pernikahan yang dulu dilakukan;
b. Panitera memanggil kedua saksi dan memerintahkan kedua saksi untuk bersumpah;
c. Hakim menanyai saksi secara bergantian;
d. Hakim menimbang keterangan yang telah dihimpun dari pemohon dan saksi-saksi;
e. Hakim mengambil keputusan (menerima atau menolak permohonan).
Jika permohonan diterima, Hakim memerintahkan Panitera membuat putusan;
f. Pemohon menerima penetapan sidang dari Panitera.
2. Kantor Urusan Agama
Berikut adalah langkah-langkah prosedur Penerbitan Buku Nikah di KUA:
a. KUA menerima penetapan dari Pengadilan Agama;
b. KUA memanggil pasangan sesuai urutan untuk mengisi formulir pernikahan;
c. KUA memverifikasi formulir dan validasi data formulir dengan penetapan pengadilan;
d. KUA menuliskan buku nikah sesuai dengan data formulir/KUA menginput data pemohon ke dalam SIMKAH;
e. KUA menerbitkan/mencetak buku nikah;
f. Pemohon menandatangani buku nikah;
g. KUA menyerahkan buku nikah pada pemohon.
30 BAB V
PELAKSANAAN PELAYANAN TERPADU
A. Rapat Koordinasi Pra Pelaksanaan
Kegiatan yang sangat penting dilakukan sebelum pelaksanaan Pelayanan Terpadu adalah melakukan Rapat Koordinasi. Rapat ini melibatkan seluruh lembaga yang terlibat di dalam pelaksanaan Yandu yakni Pengadilan, KUA, Disdukcapil. Rapat bertujuan:
1. Selain Hakim, Panitera, Petugas KUA dan Disdukcapil yang melakukan tugas dan fungsinya, rapat koordinasi perlu membagi SDM untuk tugas- tugas berikut:
a. Koordinator Penyelenggara
b. Petugas Informasi dan Pendaftaran Ulang c. Protokoler
d. Petugas Ruang Sidang e. Petugas Keamanan f. Petugas Dokumentasi
2. Menyiapkan sekaligus mengecek ketersediaan peralatan yang diperlukan Yandu
3. Menyepakati tahapan dan proses pelaksanaan Yandu
B. Survey Lokasi dan Penentuan Alur Layanan
Pemilihan lokasi untuk pelaksanaan Yandu harus mempertimbangkan beberapa aspek diantaranya :
1. Lokasi pelaksanaan dekat dengan tempat tinggal pemohon;
2. Lokasi mudah dijangkau transportasi umum;
3. Lokasi yandu ramah terhadap para penyandang disabilitas, khususnya pengguna kursi roda.
31 Setelah lokasi pelaksanaan Yandu ditentukan, selanjutnya adalah menentukan alur pelayanan. Alur pelayanan terpadu secara umum dapat digambarkan sebagai berikut:
Ruang No Petugas Aktifitas
Ruang Tunggu 1 Petugas Pendaftaran Memberikan nomor pelayanan dan melakukan pendaftaran ulang.
2 Petugas Protokoler Pembukaan secara resmi,
sambutan, penjelasan mekanisme pelayanan terpadu, dan memanggil pemohon ke Ruang Sidang
Ruang Sidang 3 Majelis Hakim Melaksanakan Persidangan
(Melakukan Pemeriksaan Perkara, Melakukan Musyawarah Majelis Hakim, dan Membacakan Penetapan)
4 Panitera/ Petugas Administrasi PA
Membuat Berita Acara Sidang dan Salinan Lengkap Penetapan
Pengadilan, selanjutnya
menyerahkan ke Petugas Ruang Pelayanan.
Ruang Pelayanan
5 Petugas Ruang Pelayanan
Menyerahkan Salinan Penetapan Pengadilan ke Petugas KUA 6 Petugas KUA · Memeriksa Salinan
Penetapan
· Merekam data ke database SIMKAH
· Mencetak Register Nikah
· Meminta Pemohon dan Saksi untuk Tanda Tangan
· Mencetak Buku Nikah 7 Kepala KUA Menandatangani Buku Nikah dan
mengembalikan ke petugas KUA
32 8 Petugas KUA · Memberi stempel pada Buku
Nikah;
· Memfotokopi dan melegalisir Buku Nikah selanjutnya
menyerahkan ke pemohon
· Menyimpan berkas pada arsip
9 Petugas Ruang
Pelayanan
Menyerahkan fotokopi Buku Nikah yang sudah dilegalisir kepada Petugas Disdukcapil
10 Petugas Disdukcapil · Verifikasi dan Validasi data pada database SIAK
· Mencatat pada Buku Register
· Meminta tanda tangan pemohon pada register.
· Merekam data ke database SIAK
· Mencetak Kutipan Akta
· Menyerahkan ke Kabid.
Pencatatan Sipil 11 Kabid Pencacatan
Sipil
Memeriksa Kesesuaian data pada Register dan Kutipan Akta
selanjutnya Menyerahkan ke Kepala Dinas Dukcapil
13 Kepala Dinas Dukcapil
Menandatangani Kutipan Akta Kelahiran dan Mengembalikan kepada Petugas Disdukcapil
14 Petugas Disdukcapil · Memberi Stempel pada Kutipan Akta Kelahiran
· Menyerahkan ke Pemohon
· Menyimpan Berkas pada Arsip
33 BAB VI
TINDAK LANJUT PELAYANAN TERPADU
Sebagaimana disebutkan di atas, tidak seluruh dokumen dapat diterbitkan oleh Yandu pada hari yang sama. Karena berbagai alasan, umumnya karena kendala teknis sistem informasi atau ketiadaan akses internet, hanya sebagian dokumen saja yang terbit pada hari yang sama. Bahkan dalam situasi tertentu sangat mungkin terjadi tidak satu pun dokumen yang berhasil diterbitkan penyelenggara Yandu.
Merujuk pada pengalaman Yandu di beberapa daerah, 3 kemungkinan ini pernah terjadi.
Pertama, tidak satu pun dokumen yang diterbitkan.
Kedua, hanya penetapan Pengadilan (tentang pengesahan perkawinan/itsbat nikah) yang diterbitkan.
Ketiga, tidak seluruh akta kelahiran berhasil diterbitkan.
Jika kemungkinan pertama yang terjadi, maka TPT Yandu perlu melakukan beberapa langkah-langkah penyelesaian di bawah ini:
a. Panitera Pengadilan menyelesaikan proses penerbitan Salinan Penetapan Pengadilan dan menyerahkannya pada TPT Yandu atau langsung ke KUA Kecamatan;
b) Berdasarkan Salinan Penetapan Pengadilan, Petugas KUA menerbitkan Buku Nikah dan menyerahkannya kepada TPT Yandu;
c) TPT Yandu menyerahkan copy Buku Nikah kepada Disdukcapil bagi pemohon yang mengajukan permohonan penerbitan akta kelahiran;
d) Disdukcapil menerbitkan akta kelahiran dan menyerahkannya kepada TPT Yandu;
e) TPT Yandu mendistribusikan buku nikah dan akta kelahiran kepada para pemohon.
34 Jika kemungkinan kedua yang terjadi, maka TPT Yandu perlu melakukan langkah- langkah berikut:
a) TPT Yandu menyerahkan seluruh Salinan Penetapan Pengadilan tentang itsbat nikah kepada KUA;
b) KUA menyelesaikan proses pencatatan dan penerbitan buku nikah berdasarkan putusan sidang itsbat nikah dan menyerahkannya kembali kepada TPT;
c) TPT Yandu menyerahkan copy Buku Nikah kepada Disdukcapil bagi pemohon yang mengajukan permohonan penerbitan akta kelahiran;
d) Disdukcapil menerbitkan akta kelahiran dan menyerahkannya kepada TPT Yandu;
e) TPT Yandu mendistribusikan buku nikah dan akta kelahiran kepada para pemohon.
Jika kemungkinan ketiga yang terjadi, maka TPT Yandu perlu melakukan langkah- langkah penyelesaian sebagai berikut:
a) TPT Yandu menyerahkan copy Buku Nikah kepada Disdukcapil bagi pemohon yang mengajukan permohonan penerbitan akta kelahiran;
b) Disdukcapil menerbitkan akta kelahiran dan menyerahkannya kepada TPT Yandu;
c) TPT Yandu mendistribusikan akta kelahiran kepada para pemohon.
BAB VI PENUTUP
blablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablablabl ablablablablablablablablablablablablablablablabla
