II. LANDASAN TEORI
1. KONSEP DASAR INFORMASI
Informasi dibutuhkan oleh manajemen untuk menghindari proses enthropi.
Proses enthropi adalah proses berakhirnya keberadaan suatu sistem manajemen yang didahului kondisi tanpa pola dan tidak menentu. Informasi adalah hasil pengolahan data yang dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.
Data sebagai bahan baku informasi adalah gambaran kejadian yang berwujud karakter, angka, atau simbol tertentu yang memiliki arti.
1.1 Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat berbicara banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan tindakan lain yang akan membuat sejumlah data kembali.
Data yang ditangkap dianggap sebagai input, diproses kembali melalui model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Menurut John Burch dan Gary Grudnitski, ("Information Systems Theory and Practice", John Wiley and Sons, New York 1986) siklus ini disebut dengan Siklus Informasi (Information Cycle) atau Siklus Pengolahan Data ( Data Processing Cycle).
Pe nctttsft
Keputusan
tindafcan (mdakan
Gambar 2.1 Siklus informasi 1.2 Kualitas Informasi
Agar informasi dapat mempunyai manfaat dalam proses pengambilan keputusan, informasi harus mempunyai kualitas dan nilai. Kriteria kualitas informasi adalah:
- Akurat : yang berarti informasi harus tidak bias atau menyesatkan dan bebas dari kesalahan.
- Tepat waktu : yang berarti informasi yang sampai kepada penerima tidak boleh terlambat. Mahalnya nilai informasi saat ini adalah karena harus cepatnya informasi tersebut didapatkan, sehingga diperlukan teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkan.
- Relevan : yang berarti informasi harus mempunyai manfaat bagi pihak yang menerimanya.
16
1.3 Konsep Umpan Balik
Konsep umpan balik informasi menjelaskan perihal pencarian sasaran dan saling mempengaruhi antar bagian sistem yang mengkoreksi dengan sendirinya. Pada dasam ya konsep umpan balik ini berkaitan dengan cara informasi digunakan untuk maksud pengendalian. Pengendalian sebagai konsepsi inti sistem sangat membutuhkan umpan balik informasi.
Informasi tentang mekanisme sistem atau input sistem jika perlu, untuk menjaga agar sistem bekerja sesuai dengan rencana pencapaian sistem.
1.4. Pendekatan Sistem Dalam Pertukaran Informasi
Pendekatan sistem adalah suatu gagasan yang bersumber pada paham sinergistik, yang menyatakan bahwa total keluaran suatu organisasi dapat ditingkatkan jika bagian-bagian komponennya dapat diintegrasikan.
Penerapan konsep umpan balik informasi, yang juga merupakan pengertian dasar pendekatan sistem, selaras dengan paham sinergistik.
Pada masa lalu, efektivitas organisasi bisnis berada di bawah titik optimum karena terhambatnya komunikasi yang dapat disebabkan oleh birokrasi atau ketiadaan teknologi. Dewasa ini ketika kemajuan teknologi yang semakin pesat menyebabkan umur hidup relatif bertambah pendek, organisasi bisnis mulai membutuhkan suatu sistem yang bisa mengintegrasikan bagian atau sub sistem yang ada, melalui pertukaran informasi agar tetap hidup.
Pendekatan sistem diperlukan untuk mengubah mekanisme pertukaran informasi antara setiap bagian sistem yang terhubungkan melalui jalur
35
kewenangan klasik, agar menjadi hubungan informasi antar setiap bagian sistem secara terintegrasi.
2. SISTEM INFORMASI DAN KOMPUTERISASI
Sebenarnya sistem informasi telah ada sejak dulu, yang baru pada saat ini adalah komputerisasinya. Sebelum ada komputer, teknik sistem informasi manajemen telah ada untuk memberi manajer sistem informasi yang memungkinkan mereka merencanakan serta mengendalikan operasi. Pada saat ini, ketika segala urusan yang berkaitan pemakaian informasi sudah semakin rumit dan kompleks, maka mutlak diperlukan bantuan komputer. Ada 6 karakteristik komputer sebagai pengolah informasi sebagai alasan tepat dalam pemakaian komputer, yaitu :
- Kecepatan
Dalam distribusi informasi dan pengolahan data, faktor kecepatan sangat dibutuhkan oleh manajemen
- Kapasitas
Volume data yang sangat besar bisa diolah dengan cepat.
- Repetitif
Dalam pengolahan data yang memiliki prosedur sama, pengolahan dengan komputer akan memakan waktu yang singkat.
- Input yang pasti
Komputer membutuhkan input yang pasti, karenanya intuisi dan pertimbangan bukanlah merupakan atribut mesin.
18I
- Output yang akurat
Hasil yang sangat akurat bisa diperoleh dan hal ini tidak terpengaruh oleh kebosanan dan kelelahan. Dalam sistem manajemen modem, sebenarnya tidak perlu lagi dipermasalahkan tentang perlu tidaknya pemakaian komputer dalam sistem informasi. Yang menjadi masalah seharusnya adalah menentukan bagian mana yang tidak atau menentukan sampai sejauh mana Pemrosesan informasi harus dikomputerisasi.
Yang perlu dipikirkan adalah, bahwa meskipun komputer hanyalah sebuah alat untuk mengolah data tetapi banyak orang dari pihak manajemen yang memandangnya sebagai elemen sentral sistem informasi. Sikap ini cenderung terlalu menyanjung dan bahkan akan mengganggu peran komputer yang sesungguhnya. Peran sebenarnya dari komputer adalah menyajikan informasi untuk pengambilan keputusan dan perencanaan serta pengendalian operasi.
3. BASIS DATA DAN MANAJEMEN BASIS DATA
Sistem yang digunakan adalah DBMS (Database Management System) atau Sistem Manajemen Basis Data. DBMS memiliki prosesor yang digunakan untuk basis data, dan juga memiliki manajer basis data yang menjadikan isi dari basis data tersebut berguna untuk para pemakainya.
Basis data merupakan suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, terorganisir dan disimpan dalam suatu aturan tertentu sehingga mudah untuk dipanggil kembali. Integrasi dari record-record dalam banyak file inilah yang disebut sebagai konsep basis data. Tujuan utama konsep basis data adalah
untuk meminimalkan data dan mendapatkan data yang independen. Yang dimaksud dengan data yang independen adalah kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan-perubahan pada program pemroses data. Data independen dapat dicapai dengan meletakkan spesifikasi data dalam tabel-tabel yang terpisah dari program.
4. DATA FLOW DIAGRAM
Untuk memudahkan penggambaran suatu sistem yang ada atau sistem yang baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa memperhatikan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan, maka kita menggunakan Data Flow Diagram (DFD). DFD merupakan alat yang cukup populer sekarang, karena dapat menggambarkan arus data di dalam suatu sistem dengan terstruktur dan jelas.
Dalam menggambarkan sistem perlu dilakukan pembentukan simbol, berikut ini simbol-simbol yang sering digunakan dalam DFD :
1. External Entity (Kesatuan Luar) atau Boundary (Batasan)
Setiap sistem pasti memiliki batas sistem yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output bagi lingkuangan luarnya. Kesatuan luar merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lain yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input serta menerima output dari sistem. Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan notasi kotak dapat dilihat pada gambar berikut (Gambar 2.2).
20
Gambar 2.2
Notasi Kesatuan Luar Di DFD
2. Data Flow (Aliran Data)
Arus data pada data flow diagram diberi simbol panah. Arus data ini mengalir di antara proses, penyimpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus atau aliran data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut ini - Formulir atau dokumen yang digunakan.
- Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem.
- Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh sistem.
- Masukan oleh komputer.
- Komunikasi ucapan.
- Surat-surat atau memo.
- Data yang dibaca atau direkam pada suatu file.
- Surat isian yang dicatat pada buku agenda.
- Transmisi data dari satu komputer ke komputer yang lain.
Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti.
Nama dari arus data dituliskan di samping garis panahnya. Simbol untuk arus data dapat dilihat pada gambar di bawah ini (Gambar 2.3)
N*m» «iusd*U
---».
Gambar 2.3 Notasi arus data di DFD
3. Process (Proses)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Untuk Physical Data Flow Diagram (PDFD), proses dapat dilakukan oleh orang, mesin atau komputer. Sedangkan untuk Logical Data Flow Diagram (LDFD), suatu proses hanya menunjukkan proses dari komputer. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang dengan sudut-sudutnya yang tumpul. Berikut ini simbol untuk proses (Gambar 2.4).
^
J
a;auGambar 2.4 Notasi proses di DFD
/ tdmttfitaa \ Ndma
V /
Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi : a. Identifikasi Proses
Identifikasi ini umumnya berupa angka yang menunjukkan nomor acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas simbol proses.
b. Nama Proses
Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut.
Nama Proses harus jelas dan lengkap mengggambarkan kegiatan proses.
Nama proses biasanya berbentuk suatu kalimat yang diawali dengan kata keija dan letaknya berada di bawah identifikasi proses.
c. Pemroses
Untuk PDFD yang menunjukkan proses tidak hanya proses dari komputer, tetapi juga proses manual, seperti proses yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer, maka pemroses harus ditunjukkan.
Pemroses ini menunjukkan siapa dan dimana suatu proses dilakukan.
Untuk LDFD yang prosesnya hanya menunjukkan proses komputer saja, maka pemroses tidak perlu disebutkan. Untuk LDFD, bila pemroses akan disebutkan, dapat juga untuk menyebutkan nama dari program yang melakukan prosesnya. Keterangan pemroses ini dapat diletakkan di bawah nama proses.
4 Data Store (Penyimpanan Data)
Simpanan data pada DFD dapat disimbolkan sebagai berikut :
M r d u N am * d al» star*
Gambar 2.5
Notasi simpanan data di DFD
Nama dari data store menunjukkan nama dari file. Untuk PDFD, supaya memperjelas simpanan data ini, penjelasan mengenai media dari simpanan data perlu dicantumkan seperti misalnya buku atau arsip atau suatu kotak dan lain sebagainya. Sedangkan untuk LDFD, penjelasan ini dapat digunakan untuk identifikasi dari simpanan data yang berguna sebagai acuan dalam merancang database.
Walaupun DFD mempunyai kebaikan-kebaikan, yaitu dapat menggambarkan sistem secara terstruktur dengan memecah-mecah menjadi level lebih rendah (decomposition), dapat menunjukkan arus data di sistem, dapat menggambarkan proses paralel di sistem, dapat menunjukkan simpanan data, dapat menunjukkan kesatuan luar, tetapi DFD juga mempunyai keterbatasan. Keterbatasan dari DFD adalah sebagai b e rik u t:
- DFD tidak menunjukkan proses perulangan (loop).
- DFD tidak menunjukkan proses keputusan {decision).
- DFD tidak menunjukkan proses perhitungan.
A Ziya Aktas ("Structured Analysis and Design o f Information Systems", Prentice-Hall, New Jersey, 1987> memberikan pemecahan untuk keterbatasan DFD ini, yaitu dengan men^tnbahkan penggunaan
24
operational operator (operator hubungan), sehingga kemampuan DFD dapat lebih ditingkatkan. Operator hubungan ini adalah :
- * menunjukkan hubungan suatu logika AND.
- 0 menunjukkan hubungan suatu logika OR.
- ® menunjukkan hubungan suatu logika XOR.
5. ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM
Gambar 2.6
Entity Relationship Diagram
1. Entity
Berupa suatu elemen lingkungan, suatu sumber, atau transaksi yang penting bagi perusahaan dan disimpan dalam bentuk data. Setiap entity mempunyai karakteristik yang disebut sebagai atribut dari entity tersebut (Gambar 2.6 - Persegi panjang).
2. Atribut
Merupakan bagian dari entitas tersebut (Gambar 2.6 - Elips).
3. Relationship
Merupakan suatu hubungan yang terjadi antara dua entity (Gambar.2.6 - Belah ketupat).
4. Penghubung (Connectivity)
Merupakan jum lah suatu entity berhubungan dengan entity yang lain.
Macam penghubung yaitu : 1 ke 1, 1 ke banyak dan banyak ke banyak (Gambar 2.6 - Garis lurus)
6. LANGKAH PERANCANGAN DATABASE
Dalam membuat suatu database diperlukan suatu langkah atau tahapan supaya pengorganisasian file dapat menjadi lebih baik. Langkah utama tersebut adalah
1. Menentukan tipe-tipe file
Basis data dibentuk dari suatu kumpulan file. File dalam pemrosesan transaksi dapat digolongkan sebagai berikut :
a. File induk (Master File)
b File transaksi (Transaction File) c File laporan (Report File)
d. File sejarah (History File) e. File pelindung (Backup File) f File kerja (Working File)
2 Membuat akses dan organisasi file
Akses file (file access) adalah suatu metode yang menunjukkan bagaimana suatu program komputer akan membaca record-record dari suatu file. File dapat diakses dengan dua cara yaitu secara urut (sequential access) atau secara langsung (direct access atau random access). Metode urut
26
dilakukan dengan membaca atau menulis suatu record di file dengan membaca terlebih dahulu mulai dari record pertama, unit sampai dengan record yang diinginkan Metode akses langsung dilakukan dengan cara langsung membaca record pada posisinya di file tanpa membaca dari record pertama terlebih dahulu. Organisasi file adalah pengaturan dari suatu record secara logika dalam file dihubungkan satu dengan lainnya.
File dapat diorganisasikan secara urut atau secara acak. Walaupun organisasi file dan pengaksesan file dapat dipandang secara terpisah, tetapi biasanya pembahasan mengenai organisasi file menyangkut keduanya, yaitu sebagai berikut :
a. File urut merupakan file dengan organisasi urut dengan pengaksesan secara urut pula.
b File urut berindeks atau sering disebut ISAM (Indexed Sequential Access Method) merupakan file dengan organisasi secara urut dengan pengaksesan secara langsung.
c. File akses langsung atau disebut juga dengan file alamat langsung merupakan file dengan organisasi acak dengan pengaksesan secara langsung.
7. CLIENT SERVER
Client server adalah suatu arsitektur database, dimana database tersebut disimpan dalam komputer pusat yang biasa disebut sebagai server dimana database berisi informasi yang akan digunakan secara bersama-sama oleh
beberapa user yang menjalankan aplikasi pada komputer mereka masing- masing, pihak user ini disebut sebagai client.
Struktur client sender semacam ini memberikan integritas data yang tinggi karena semua user bekerja dengan informasi yang sama, dan juga melalui aturan-aturan yang dibuat akan dapat memberikan kendali pada user mengenai hak akses mereka dan informasi apa saja yang dapat mereka ambil.
Arsitektur semacam ini juga sangat mengurangi lalu lintas network karena ia hanya akan memberikan data yang diminta oleh user saja. Sebagai contoh jika suatu database mengandung 100.000 record dan temyata hanya menghasilkan 3 record saja dalam pencariannya, maka 3 record inilah yang nantinya akan dikirimkan melalui network kepada semua komputer client sesuai dengan aturan masing-masing. Hal ini tentu saja akan sangat membantu terutama dalam proses pemeliharaan data seperti mem-backup dan merestorasi data karena dataterletak hanya pada satu tempat saja. Berikut ini adalah contoh dari penggunaan dasar arsitektur ini:
Gambar Ilustrasi Client Server
28
Database yang digunakan dalam arsitektur ini adalah sebuah database relational salah satunya adalah SOL Server yang digunakan dalam Tugas Akhir kali ini, dimana SOL Server dibagi ke dalam beberapa komponen logikal seperti tabel, view dan elemen-elemen lainnya yang terlihat oleh user, dimana elemen-elemen ini secara fisik disimpan di dalam dua atau lebih file di dalam disk. Format file atau lokasi dimana elemen-elemen logik ini ditulis, tidak diketahui oleh user system.
SOL Server bisa mengandung beberapa database yang digunakan oleh beberapa user pada beberapa departemen atau perusahaan tersebut memilki beberapa database yang hanya digunakan khusus oleh beberapa user tertentu dalam masing-masing departemen. Apabila database dibuat, user bisa memiliki izin akses yang telah diberikan kepadanya, hal ini membuat SOL Server dapat menyimpan beberapa database dan membatasi akses ke masing-masing database user saja. Berikut ini adalah komponen-komponen kunci dari SOL Server 7 :
- Database : Mengandung objek-objek untuk mewakili, menyimpan dan mengakses data.
- Tabel : Menyimpan baris-baris atau record-record data dan hubungannya dengan tabel lain.
- Database Diagram : Secara grafts menampilkan objek database sehingga dapat dimanipulasi tanpa menggunakan bahasa Transact-SOL.
- Indeks : File-file tambahan yang meningkatkan kecepatan akses dari baris- baris tabel.
Stored Procedure : Program Transact SQL yang disimpan dalam server dan akan menjalankan tugas-tugas yang telah ditentukan.
Triger : Sebuah jenis prosedur khusus yang akan dijalankan bila terjadi suatu operasi pada tabel.
Full-text indexes : Indeks khusus yang membuat pencarian lebih mudah di kolom-kolom dengan tipe data Varchar dan text.
