38
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Sekolah
3.1.1 Sejarah SMK Surya Dharma
Sekolah Surya Dharma berdiri pada tanggal 16 Juli 1990. Sejak awal pendiriannya terdapat empat lembaga yaitu TK, SD, SMP dan SMK. Lembaga- lembaga ini didirikan mengingat kebutuhan yang tinggi akan pendidikan yang berkualitas.
Dalam awal pendiriannya SMK Surya Dharma membuka jurusan dengan program studi akuntansi. Sekolah yang dibangun di Jalan Toapekong No. 14 Kebayoran Lama, Jakarta Selatan ini mengalami banyak sekali perkembangan, diantaranya bangunan yang semakin besar, bertambahnya jalinan kerja sama dengan pihak perguruan tinggi dan perusahaan serta perhargaan dan akreditasi.
Pada tahun 1991 SMEA Surya Dharma yang kini beralih menjadi SMK Surya Dharma mendapat ijin operasional Kep.041/101.A1/I/1991 dan terdaftar di Kantor Wilayah Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi DKI Jakarta dengan status terdaftar. Tahun 1993 sekolah ini melaksanakan Ujian Nasional pertama kalinya bergabung dengan SMEA Negeri 27.
Pada tahun 1994 SMK Surya Dharma mendapatkan pengakuan dari Kantor Wilayah Provinsi DKI Jakarta dari status terdaftar menjadi diakui, sehingga pada tahun ajaran 1994/1995 SMK Surya Dharma telah melaksanakan Ujian Nasional secara mandiri. Pada tahun 2006 SMK Surya
Dharma mendapatkan piagam penghargaan dari Dirjen Pendidikan Kemendiknas Provinsi DKI sebagai peserta NETKUIS TEK-INFOTEL.
Setelah adanya badan akreditasi sekolah yang sekarang menjadi badan akreditasi pendidikan, SMK Surya Dharma telah melaksanakan 4 kali akreditasi dan yang terakhir dilaksanakan pada bulan Agustus 2010 dengan nilai Baik (B). Sejak berdiri sampai sekarang SMK Surya Dharma sudah 19 kali meluluskan siswa. Dari 19 kali lulusan tersebut sebagian besar siswa melanjutkan pendidikannya ke perguruan tinggi dan ada pula yang berwiraswasta.
Semua hasil pencapaian prestasi akademik dan kemajuan dalam infrastruktur membuat Sekolah Surya Dharma menjadi sebuah tempat belajar yang dinamis dan menyenangkan dimana para siswa dapat fokus dalam pelajaran dan memiliki banyak kesempatan untuk mengembangkan bakat mereka.
3.1.2 Visi dan Misi
Di dalam menjalankan panggilannya di bidang pendidikan tentunya Surya Dharma memiliki suatu Visi dan Misi yang mulia, adapun visi dan misinya adalah sebagai berikut :
Visi Surya Dharma :
Menyiapkan lulusan menjadi tenaga madya dalam bidang Akuntansi yang terdidik (beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa berbudi pekerti luhur) terampil, berjiwa wira swasta, memiliki sifat profesional agar dapat mengisi kebutuhan tenaga kerja baik lokal maupun global.
Misi Surya Dharma :
1. Meningkatkan pembinaan akhlak dan budi pekerti siswa 2. Mengembangkan sekolah sebagai pusat ilmu dan budaya 3. Meningkatkan mutu dan relevansi lulusan
4. Meningkatkan profesionalisme SDM
5. Meningkatkan kuntitas dan kualitas sarana dan prasarana pendidikan 6. Memasukkan bahasa mandarin sebagai mata diklat wajib
3.1.3 Struktur Organisasi
Berikut ini adalah struktur organisasi pada sekolah Surya Dharma yang tersaji pada Gambar 3.1
Sumber : SMK Surya Dharma (Tahun 2011)
Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMK Surya Dharma, Kebayoran Lama
3.1.4 Tugas dan Wewenang
Uraian tugas dalam suatu organisasi adalah hal yang sangat penting karena dengan adanya uraian tugas secara jelas, setiap komponen / subkomponen suatu organisasi dapat melakukan tugas dengan baik dan terarah serta dapat terhindar dari tumpang tindih kepentingan yang dapat merusak pola kerja sama yang seharusnya selalu terpelihara.
Apapun juga bentuk suatu organisasi, kerja sama sebagai suatu tim adalah hal yang paling utama, tetapi haruslah dalam keadaan yang terkoordinir dengan baik. Semua anggota yang terlibat dalam organisasi harus memiliki peran dan peran itu dapat berfungsi dengan baik apabila diberikan arahan yang jelas tentang apa, bagaimana dan kapan peran itu dijalankan.
Adapun tugas dan tanggung jawab dari tiap-tiap anggota yang ada didalam struktur organisasi diatas adalah sebagai berikut :
1. Komite Sekolah
a. Membantu proses belajar mengajar di sekolah serta kegiatan-kegiatan atau acara-acara yang diadakan sekolah.
b. Memberikan masukan, pertimbangan (advisory agency) dan rekomendasi pada satuan pendidikan mengenai :
a. Kebijakan dan program pendidikan.
b. Rencana anggaran pendidikan dan belanja sekolah (RAPBS) c. Kriteria tenaga kependidikan
d. Kriteria kinerja satuan pendidikan e. Kriteria fasilitas pendidikan
f. Hal – hal yang terkait dengan pendidikan
2. Kepala Sekolah
Kepala Sekolah memiliki tanggung jawab secara keseluruhan dalam mengkoordinasi seluruh kegiatan sekolah, baik kegiatan internal sekolah maupun kegiatan dengan pihak luar sekolah yang mencakup :
a. Menjadi suritauladan bagi guru, karyawan, siswa, dan anggota masyarakat pendidikan (tentang kedisiplinan, bersikap, dan bertutur bahasa baik lisan dan tertulis dengan sopan menyangkut kerajinan dan kerapihan).
b. Membina guru dan karyawan dalam rangka pelaksanaan kegiatan yang menyangkut teknis maupun administrasi pendidikan.
c. Mengawasi kelancaran, kegiatan pendidikan serta buku-buku administrasi termasuk buku kleper, induk, dan laporan pendidikan (rapor, ijazah, transkip, dan lain-lain).
d. Selalu berusaha meningkatkan kualitas tenaga pelajar dan kualitas pendidikan, mengizinkan guru untuk mengikuti pengembangan pendidikan baik yang dilaksanakan oleh Diknas maupun rekanan.
e. Meneliti dan menandatangani serta melakukan perbaikan Rencana Program Pengajaran dari seorang guru.
f. Menginstruksikan kepada semua guru untuk membantu mempersiapkan dan menyukseskan suatu perayaan atau kegiatan.
g. Memberikan peringatan secara lisan atau tertulis kepada guru yang tidak disiplin atau melalaikan tugas dan tanggung jawabnya dan atau menentang kebijakan Kepala Sekolah atau Yayasan.
3. Wakil Kepala Sekolah
Dalam melaksanakan tugas, setiap wakil Kepala Sekolah bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah kecuali Kepala Sekolah sedang berhalangan menjalankan tugasnya langsung bertanggung jawab kepada Yayasan.
A. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum
Bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah dalam kegiatan yang berhubungan dengan kurikulum, diantaranya :
a. Penentuan Kurikulum berstandar Nasional.
b. Hubungan dengan pihak Depdiknas.
c. Membuat kalender pendidikan yang mengacu pada kalender pendidikan yang dikeluarkan Kandep dan disesuaikan dengan kurikulum setempat.
d. Memberikan pengarahan kepada guru tentang kurikulum yang berlaku dan informasi-informasi yang berkenaan dengan hal tersebut.
e. Mengkoordinir guru untuk membuat : 1. Program semester
2. Silabus
3. Rencana pelaksanaan pembelajaran 4. Analisis ulangan harian / semester
5. Membuat jadwal pelajaran dan jadwal tes.
6. Membantu Kepala Sekolah untuk supervise kelas.
7. Mengkoordinir kegiatan kokurikuler dan ekstrakulikuler.
8. Membuat daftar buku pengangan / panduan murid.
9. Membuat daftar buku pegangan guru.
B. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan
Bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah dalam kegiatan yang berhubungan dengan siswa yang mencakup :
a. Mengkoordinir penerimaan murid baru.
b. Mendata jumlah murid.
c. Membuat data-data statistik kesiswaan.
d. Sebagai koordinator ketertiban dan kedisiplinan murid di sekolah.
e. Sebagai pembina Organisasi Intra Sekolah (OSIS) dengan tugas sebagai berikut :
1. Membimbing murid dalam hal pelaksanaan pemilihan pengurus OSIS.
2. Memberi pengarahan dan bimbingan kepada pengurus OSIS untuk membuat rencana kerja OSIS.
3. Memberi pengarahan dan bimbingan kepada pengurus OSIS untuk melaksanakan program kerja OSIS.
4. Membina hubungan dengan badan-badan swasta dalam rangka pembinaan pelaksanaan rencana kerja OSIS.
5. Mengarahkan dan membina semua kegiatan OSIS untuk menunjang keberhasilan pelajaran di sekolah.
C. Wakil Kepala Sekolah Bidang Prasarana
a. Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan perbaikan sarana fisik secara keseluruhan.
b. Bertanggung jawab atas pengadaan sarana dan prasarana belajar yang mencakup :
1. Kebutuhan intrakulikuler 2. Kebutuhan kokurikuler 3. Kebutuhan ekstrakulikuler
c. Bertanggung jawab atas kebersihan lingkungan belajar.
d. Bertanggung jawab atas keindahan dan kerindangan lingkungan sekolah.
D. Wakil Kepala Sekolah Bidang Humas
a. Menangani tugas-tugas yang berhubungan dengan instansi terkait lainnya.
b. Sebagai penghubung antara sekolah dan orang tua murid dalam hal penyampaian informasi.
c. Mengkoordinir kegiatan yang berhubungan dengan publikasi sekolah di masyarakat luas.
4. Unit Perpustakaan
a. Membantu proses kegiatan belajar mengajar yang sesuai dengan tujuan kurikulum masing-masing.
b. Mengembangkan kemampuan murid dalam menggunakan sumber informasi.
c. Menyediakan bacaan yang dapat dijadikan sebagai sumber / obyek penelitian sederhana dalam berbagai bidang studi.
d. Membantu murid dalam memperjelas dan memperluas pengetahuannya tentang suatu pelajaran di kelas.
e. Membantu siswa dalam mengembangkan minat, kemampuan dan kebiasaan membaca yang menuju kebiasaan belajar mandiri.
f. Membantu anak untuk mengembangkan bakat, minat dan kegemarannya.
g. Menyediakan koleksi buku-buku paket dari departemen pendidikan nasional dan sarana lain yang dapat menunjang proses belajar mengajar.
h. Menyediakan bahan pustaka yang memuat informasi tentang berbagai cabang ilmu pengetahuan yang bermutu dan up to date yang disusun secara teratur dan sistematis, sehingga memudahkan para petugas dan pemakai dalam mencari informasi yang diperlukannya.
i. Melakukan pencatatan, penyelesaian dan pemrosesan bahan-bahan pustaka serta menyelenggarakan sirkulasi yang praktis, efektif, dan efisien.
j. Menyediakan buku-buku yang bersifat rekreatif (hiburan) dan bermutu, sehingga dapat digunakan para pembaca untuk mengisi waktu senggang, baik oleh siswa maupun oleh guru.
5. Tata Usaha
a. Sebagai pusat administratif persekolahan mencakup : 1. Administrasi pegawai
2. Administrasi siswa
3. Administrasi surat-menyurat 4. Administrasi keuangan
b. Melakukan pengerjaan pengetikan mencakup : 1. Pengetikan surat-menyurat
2. Pengetikan naskah soal ulangan 3. Dan lain-lain
c. Melakukan tugas pembelanjaan sarana belajar dan sarana administrasi.
d. Menyampaikan dan menerima surat atau dokumen-dokumen kedinasan lainnya kepada atau dari instansi terkait.
e. Menyampaikan surat atau informasi kepada orang tua / wali murid.
6. Wali Kelas
a. Mengenal semua murid yang ada dikelasnya.
b. Mendata identitas pribadi murid.
c. Berperan sebagai guru BP untuk memecahkan masalah yang dihadapi murid.
d. Mencatat hasil pelajaran murid.
e. Membuat laporan hasil pelajaran-pelajaran semester murid (buku rapor).
f. Memeriksa absensi murid.
g. Mengadakan dan memelihara inventaris kelas.
h. Mengadakan konsultasi dengan orang tua murid dengan mengadakan kunjungan rumah (home visit) dalam rangka pembinaan murid.
i. Mengikuti kegiatan kelasnya yang mungkin dilakukan diluar sekolah.
j. Setiap akhir bulan harus melaporkan/menyerahkan daftar absensi/mutasi (laporan bulanan) paling lambat satu bulan berikutnya kepada Tata Usaha bagian administrasi.
7. Guru
a. Melaksanakan dan mengembangkan kurikulum yang telah ditetapkan dan membuat Rencana Program Pengajaran (RPP) setiap hari yang harus disetujui oleh Kepala Sekolah.
b. Bertanggung jawab atas kelancaran pendidikan sehari-hari dikelas.
c. Mengadakan monitoring terhadap peserta didik baik mengenai perkembangan kepribadian maupun mengenai kemampuan akademik.
d. Membina dan mengawasi ketertiban murid sesuai dengan tata tertib siswa yang ada di sekolah.
e. Mengembangkan dan menerapkan 5 K (Keamanan, Kebersihan, Ketertiban, Keindahan, Kekeluargaan) di lingkungan murid.
f. Selalu menunjukan disiplin dan rasa tanggung jawab yang tinggi dalam melaksanakan tugas.
g. Memiliki rasa kasih sayang cukup tinggi kepada semua peserta didik secara adil tanpa membedakan.
h. Tunduk kepada semua peraturan yang di tetapkan oleh Yayasan tanpa kecuali dan taat kepada pimpinan, minta izin bilamana harus meninggalkan Sekolah sebelum waktunya.
8. Siswa
a. Menaati peraturan yang dibuat oleh sekolah.
b. Mengikuti proses kegiatan belajar dengan sungguh-sungguh.
c. Mengerjakan setiap tugas dan ujian yang diberikan oleh guru bidang studi.
d. Memelihara semangat belajar.
e. Mengembangkan sikap saling menghormati, menghargai, dan toleransi.
3.2 Sistem yang Sedang Berjalan
3.2.1 Narasi dari sistem yang sedang berjalan
3.2.1.1 Prosedur Penerimaan Siswa Baru
Calon siswa datang ke SMK Surya Dharma untuk membeli formulir pendaftaran dan langsung membayar uang formulir ke bagian Tata Usaha.
Setelah melakukan pembayaran, bagian Tata Usaha memberikan formulir pendaftaran dan kwitansi. Selain sebagai bukti pembayaran, kwitansi tersebut juga digunakan sebagai kartu tes saringan masuk yang harus dibawa calon siswa pada saat mengikuti Ujian Saringan Masuk.
Seminggu setelah pembelian formulir calon siswa akan kembali ke sekolah untuk menyerahkan kembali formulir pendaftaran yang sudah diisi lengkap dan melampirkan dokumen terkait seperti : fotocopy Akte Kelahiran, fotocopy Kartu Keluarga, fotocopy KTP Orang Tua, fotocopy Rapor, serta fotocopy nilai UAN dan ijazah yang dilegalisir, fotocopy rekening listrik 3
bulan terakhir dan surat keterangan RT/RW/Kelurahan bagi yang tidak mampu untuk diserahan kepada bagian Tata Usaha. Apabila surat ijazah calon siswa belum ada maka dapat menyertakan surat keterangan lulus dari pihak sekolah yang bersangkutan. Pada saat itu juga bagian Tata Usaha melakukan pemeriksaan administratif untuk mengetahui kelengkapan dokumen.
Ujian saringan masuk yang diadakan adalah ujian tertulis. Setelah mengikuti ujian saringan masuk, Tim PPSB (Panitia Penerimaan Siswa Baru) akan memeriksa jawaban USM, membuat hasil USM dan mengumumkan hasil USM di papan pengumuman dua minggu setelah pelaksanaan USM.
Apabila siswa diterima, siswa tersebut didampingi orang tua atau wali dapat langsung mengikuti wawancara bersama Tim PPSB untuk membicarakan uang masuk yang dibayarkan serta menandatangani Surat Pernyataan Orang Tua / Wali yang berisi peraturan administrasi dan tata tertib sekolah. Setelah penerimaan siswa baru ditutup, Tim PPSB akan melakukan pendataan siswa baru yang diterima dan menyerahkan Data Penerimaan Siswa Baru ke bagian Tata Usaha.
Setelah mendapatkan kesepakatan antara orang tua atau wali siswa dengan pihak sekolah, maka orang tua / wali siswa membayar uang masuk yang meliputi uang masuk, uang SPP 1 bulan, uang alat dan uang kegiatan kepada bagian Tata Usaha. Setelah pembayaran selesai dilakukan, bagian Tata Usaha memberikan kwitansi sebagai tanda bukti pembayaran kepada orang tua / wali siswa dan mencatat pembayaran uang masuk ke dalam Buku Penerimaan Kas.
Setelah penerimaan siswa baru ditutup, bagian Tata Usaha membuat Laporan Penerimaan Siswa Baru sebanyak 2 rangkap. Laporan Penerimaan Siswa Baru tersebut akan didistribusikan kepada :
1. Laporan Penerimaan Siswa Baru rangkap ke-1 akan diberikan kepada Yayasan.
2. Laporan Penerimaan Siswa Baru rangkap ke-2 akan diarsip.
3.2.1.2 Prosedur Pembayaran
Pembayaran SPP pada SMK Surya Dharma mencakup uang kegiatan belajar mengajar, uang komputer dan uang bahasa mandarin. Setiap awal bulan para siswa melakukan pembayaran uang SPP dengan menyerahkan kartu SPP dan uang pembayaran SPP kepada bagian Tata Usaha. Pembayaran SPP dilakukan selambat-lambatnya pada tanggal 10. Bagian Tata Usaha kemudian memberi stamp lunas dan paraf pada kartu SPP serta mencatat pembayaran tersebut ke dalam Buku Kas Masuk. Kartu SPP tersebut kemudian akan dibagikan kembali kepada siswa setiap akhir bulan. Bagi siswa yang telat membayar uang SPP tidak diperkenankan mengikuti pelajaran. Setiap akhir bulan bagian Tata Usaha akan membuat Laporan Pembayaran Uang SPP sebanyak 2 rangkap. Laporan Pembayaran Uang SPP tersebut akan didistribusikan kepada :
a. Laporan Pembayaran Uang SPP rangkap ke-1 akan diberikan kepada Yayasan.
b. Laporan Pembayaran Uang SPP rangkap ke-2 akan diarsip.
3.2.1.3 Prosedur Penjadwalan Akademik
Proses penjadwalan akademik di sekolah dilakukan sebelum tahun ajaran baru dimulai. Pihak sekolah yang diwakilkan oleh Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum menerima kurikulum pedoman dalam mengajar dari Kementrian Pendidikan Nasional. Setelah itu Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum mengadakan rapat pembagian tugas mengajar serta mensosialisasikan kurikulum yang dipakai.
Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan pembagian tugas mengajar adalah sebagai berikut :
a. Membagikan Form Jam Mengajar untuk diisi oleh para guru. Hal ini dilakukan untuk mengumpulkan data mengenai kesediaan jam mengajar para guru.
b. Menentukan Jadwal Mengajar Guru dan Jadwal Mata Pelajaran sesuai Form Jam Mengajar yang telah diisi dan mengkoordinasikan jadwal tersebut kepada para guru. Bila pada saat menentukan Jadwal Mengajar Guru dan Jadwal Mata Pelajaran terdapat beberapa guru yang mengalami benturan jam mengajar maka Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum mengatur jadwal baru yang telah disepakati bersama.
Setelah itu Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum akan menyerahkan Jadwal Mengajar Guru dan Jadwal Mata Pelajaran kepada guru dan mengumumkan Jadwal Mata Pelajaran kepada siswa.
c. Setelah menentukan Jadwal Mengajar Guru dan Jadwal Mata Pelajaran, Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum akan membuat Jadwal Ujian yang mencakup Jadwal Ulangan Harian, Jadwal Mid Semester dan
Jadwal Ujian Akhir Semester. Mengumumkan Jadwal Ujian kepada guru dan siswa.
d. Setelah melakukan pembagian tugas mengajar, Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum akan menyusun program kerja ekstrakurikuler dan Jadwal Pelaksanaan Ekstrakurikuler. Ketika tahun ajaran baru dimulai, Jadwal Pelaksanaan Ekstrakurikuler akan diberikan kepada OSIS untuk diumukan kepada seluruh siswa. Setiap siswa wajib memilih dan mengikuti salah satu jenis kegiatan ekstrakurikuler yang diadakan.
Pelaksanaan ekstrakurikuler akan didampingi oleh guru olahraga yang bertanggung jawab dalam melatih, mengamati dan menilai keaktifan setiap siswa serta mencari siswa yang berbakat untuk diikutkan kompetisi dengan sekolah lain.
3.2.1.4 Prosedur Absensi Siswa
Kegiatan absensi siswa di sekolah dilakukan setiap hari dengan tujuan untuk mengetahui apakah siswa sakit, izin, alpha, atau terlambat untuk setiap kelas. Pada saat tahun ajaran baru dimulai setiap wali kelas membagikan Buku Daftar Hadir Siswa kepada ketua kelas untuk melakukan absensi harian dan Buku Absen Tatap Muka kepada setiap guru bidang studi untuk melakukan absensi kelas setiap awal pelajaran dimulai maupun pada saat pertukaran jam pelajaran.
Pada pertengahan semester dan akhir semester, Buku Absen Tatap Muka dan Buku Daftar Hadir Siswa diberikan kembali kepada Wali Kelas untuk diperiksa kebenarannya dengan melakukan pengecekan kesamaan
jumlah absensi dari guru bidang studi dan ketua kelas. Setelah itu Wali Kelas akan membuat persentase siswa yang sakit, izin dan alpha untuk dimasukkan ke absensi dalam Buku Rapor. Buku Rapor tersebut akan diserahkan kepada Kepala Sekolah untuk diketahui dan ditandatangani.
3.2.2 Rich Picture dari proses yang sedang berjalan
3.2.2.1 Rich Picture dari Proses Penerimaan Siswa Baru
Gambar 3.2 Rich Picture dari Proses Penerimaan Siswa Baru
3.2.2.2 Rich Picture dari Proses Pembayaran
Gambar 3.3 Rich Picture dari Proses Pembayaran
3.2.2.3 Rich Picture dari Proses Penjadwalan Akademik
Gambar 3.4 Rich Picture dari Proses Penjadwalan Akademik
3.2.2.4 Rich Picture dari Proses Absensi Siswa
Gambar 3.5 Rich Picture dari Proses Absensi Siswa
3.2.3 Identifikasi Event
3.2.3.1 Identifikasi Event dari Proses Penerimaan Siswa Baru
Tabel 3.1 Identifikasi Event dari Proses Penerimaan Siswa Baru
Event Actor
Melakukan Pendaftaran Calon siswa
Melayani Pendaftaran bagian Tata Usaha
Mengadakan Ujian Saringan Masuk PPSB Mengikuti Ujian Saringan Masuk Calon Siswa
Melakukan Wawancara PPSB
Melakukan pembayaran uang masuk Orang tua / Wali calon siswa
Melayani pembayaran uang masuk bagian Tata Usaha Membuat Laporan Penerimaan Siswa Baru bagian Tata Usaha Menerima Laporan Penerimaan Siswa Baru Yayasan
3.2.3.2 Identifikasi Event dari Proses Pembayaran
Tabel 3.2 Identifikasi Event dari Proses Pembayaran
Event Actor
Melakukan pembayaran SPP Siswa
Melayani pembayaran SPP bagian Tata Usaha
Membuat Laporan PembayaranUang SPP bagian Tata Usaha
Menerima Laporan PembayaranUang SPP Yayasan
Membagikan kartu SPP bagian Tata Usaha
Menerima kartu SPP Siswa
3.2.3.3 Identifikasi Event dari Proses Penjadwalan Akademik
Tabel 3.3 Identifikasi Event dari Proses Penjadwalan Akademik
Event Actor
Memberikan kurikulum ajaran baru Depdiknas
Menerima kurikulum ajaran baru Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum Melakukan pembagian tugas mengajar Wakil Kepala Sekolah
Bidang Kurikulum Menerima Jadwal Mengajar Guru dan
Jadwal Mata Pelajaran
Guru
Menerima Jadwal Mata Pelajaran Siswa
Menyusun Jadwal Ujian Wakil Kepala Sekolah
Bidang Kurikulum
Menerima Jadwal Ujian Guru, Siswa
Menyusun Jadwal Pelaksanaan Ekstrakurikuler
Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum Menerima Jadwal Pelaksanaan
Ekstrakurikuler
Guru, OSIS
3.2.3.4 Identifikasi Event dari Proses Absensi Siswa
Tabel 3.4 Identifikasi Event dari Proses Absensi Siswa
Event Actor
Melakukan absensi harian Ketua kelas
Melakukan absensi kelas Guru
Menerima Buku Absen Tatap Muka dan Buku Daftar Hadir Siswa yang telah diisi
Wali Kelas
Melakukan perhitungan absensi siswa Wali Kelas
Menyerahkan Buku Rapor Wali Kelas
Menerima Buku Rapor Kepala Sekolah
3.2.4 Event Table sistem yang sedang berjalan
3.2.4.1 Event table dari Proses Penerimaan Siswa Baru
Tabel 3.5 Event table dari Proses Penerimaan Siswa Baru
Event
Internal agent assuming
responsibility
Start when Activities in the Event
Melayani Pendaftaran
Bagian Tata Usaha
Ketika calon siswa datang ke sekolah untuk
melakukan pendaftaran
Menerima uang Formulir Pendaftaran,
Memberikan Formulir
Pendaftaran dan kwitansi,
Menerima Formulir Pendaftaran yang sudah diisi beserta fotocopy Akte Kelahiran, fotocopy Kartu Keluarga, fotocopy KTP Orang Tua, fotocopy Rapor, serta fotocopy nilai UAN dan ijazah yang dilegalisir, fotocopy rekening listrik 3 bulan terakhir dan surat keterangan RT/RW/Kelurahan, Memeriksa kelengkapan dokumen.
Mengadakan Ujian Saringan Masuk
Tim PPSB Setelah calon siswa
melakukan pendaftaran
Menerima kwitansi, Membagikan soal USM dan lembar jawaban, Memeriksa jawaban USM, Membuat hasil USM, Mengumumkan hasil USM.
Melakukan Wawancara
Tim PPSB Ketika calon siswa
diterima di SMK Surya
Membuat Surat Pernyataan Orang tua/Wali Siswa, Memberikan Surat Pernyataan Orang tua/Wali Siswa, Menerima Surat
Dharma Pernyataan Orang tua/Wali Siswa yang telah di tandatangani, Melakukan wawancara, Menyepakati hasil wawancara, Melakukan pendataan siswa baru, Membuat Data Penerimaan Siswa Baru, Menyerahkan Data Penerimaan Siswa Baru.
Melayani pembayaran uang masuk
Bagian Tata Usaha
Ketika Orang Tua / Wali siswa ingin membayar uang masuk
Menerima Data Penerimaan Siswa Baru, Menerima pembayaran uang masuk, Membuat kwitansi, Memberikan kwitansi, Mencatat pembayaran uang masuk ke dalam Buku Penerimaan Kas.
Membuat Laporan Penerimaan Siswa Baru
Bagian Tata Usaha
Setelah penerimaan siswa baru ditutup
Membuat Laporan Penerimaan Siswa Baru sebanyak 2 rangkap, Menyerahkan Laporan Penerimaan Siswa Baru.
3.2.4.2 Event table dari Proses Pembayaran
Tabel 3.6 Event table dari Proses Pembayaran
Event
Internal agent assuming
responsibility
Start when Activities in the Event
Melayani pembayaran uang SPP
Bagian Tata Usaha
Setiap awal bulan ketika siswa
menyerahkan kartu SPP
Menerima kartu SPP dan uang pembayaran SPP, Memberi stamp lunas dan paraf pada kartu SPP, Mencatat pembayaran uang SPP ke Buku Kas Masuk,
dan uang pembayaran SPP
Mengembalikan kartu SPP yang telah di stempel dan di tandatangani
Membuat Laporan Pembayaran Uang SPP
Bagian Tata Usaha
Pada akhir bulan
Membuat Laporan Pembayaran Uang SPP sebanyak 2 rangkap,
Menyerahkan Laporan
Pembayaran Uang SPP.
3.2.4.3 Event table dari Proses Penjadwalan Akademik
Tabel 3.7 Event table dari Proses Penjadwalan Akademik
Event
Internal agent assuming
responsibility
Starts when Activities in the Event
Melakukan pembagian tugas mengajar
Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum
Setelah menerima kurikulum ajaran baru
Menerima kurikulum ajaran baru, Mengadakan rapat pembagian tugas mengajar,
Mensosialisasikan kurikulum, Membagikan Form Jam Mengajar, Menyusun Jadwal Mengajar Guru dan Jadwal Mata Pelajaran, Mengkoordinasikan jadwal kepada guru, Menyerahkan Jadwal Mengajar Guru dan Jadwal Mata Pelajaran.
Menetapkan Jadwal Ujian
Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum
Setelah menetapkan Jadwal Mengajar Guru dan Jadwal Mata
Menyusun Jadwal Ulangan Harian, Jadwal Mid Semester dan Jadwal Ujian Akhir Semester, Menyerahkan Jadwal Mata Pelajaran dan Jadwal Ujian.
Pelajaran Menetapkan
Jadwal Pelaksanaan Ekstrakurikuler
Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum
Setelah menentukan Jadwal Ujian
Menyusun program kerja ekstrakurikuler dan Jadwal Pelaksanaan Ekstrakurikuler, Menyerahkan Jadwal Pelaksanaan Ekstrakurikuler.
3.2.4.4 Event table dari Proses Absensi Siswa
Tabel 3.8 Event table dari Proses Absensi Siswa
Event
Internal agent assuming
responsibility
Starts when Activities in the Event
Melakukan absensi harian
Ketua kelas Awal pelajaran dimulai.
Menerima Buku Daftar Hadir Siswa, Melihat kehadiran siswa, Mencatat kehadiran siswa pada Buku Daftar Hadir Siswa, Memberikan Buku Daftar Hadir Siswa.
Melakukan absensi kelas
Guru Awal
pelajaran dimulai atau pertukaran jam mata pelajaran.
Menerima Buku Absen Tatap Muka, Melakukan absensi panggil siswa, Mencatat kehadiran siswa pada Buku Absen Tatap Muka, Memberikan Buku Absen Tatap Muka.
Melakukan perhitungan absensi siswa
Wali kelas Setelah menerima Buku Absen Tatap Muka dan Buku Daftar Hadir Siswa
Menerima Buku Daftar Hadir Siswa dan Buku Absen Tatap Muka, Memeriksa kebenaran absensi, Membuat persentase siswa yang sakit, ijin dan alpha ke dalam Buku Rapor, Menyerahkan Buku Rapor.
3.2.5 Overview Activity Diagram
3.2.5.1 Overview Activity Diagram Proses Penerimaan Siswa Baru
Gambar 3.6 Overview Activity Diagram dari Proses Penerimaan Siswa Baru
3.2.5.2 Overview Activity Diagram Proses Pembayaran
Gambar 3.7 Overview Activity Diagram dari Proses Pembayaran
3.2.5.3 Overview Activity Diagram Proses Penjadwalan Akademik
Gambar 3.8 Overview Activity Diagram dari Proses Penjadwalan Akademik
3.2.5.4 Overview Activity Diagram Proses Absensi Siswa
Gambar 3.9 Overview Activity Diagram dari Proses Absensi Siswa
3.2.6 Formulir dan Laporan yang terdapat pada sistem yang sedang berjalan
3.2.6.1 Formulir yang digunakan
a. Formulir Pendaftaran
Formulir Pendaftaran merupakan dokumen yang berisi data-data diri calon siswa baru.
b. Surat Pernyataan Orang Tua / Wali Siswa
Surat Pernyataan Orang Tua / Wali Siswa dibuat oleh Tim PPSB yang berisi hal-hal mengenai peraturan administrasi dan tata tertib SMK Surya Dharma. Surat pernyataan ini diberikan kepada Orang Tua / Wali Siswa ketika melakukan wawancara untuk dibaca dan ditanda tangani.
c. Kwintansi
Kwitansi dibuat oleh bagian Tata Usaha sebagai bukti pembayaran.
Kwitansi diberikan setelah calon siswa membayar formulir pendaftaran dan setelah membayar uang masuk. Selain sebagai bukti pembayaran, kwitansi pembayaran formulir pendaftaran juga digunakan sebagai kartu tes saringan masuk yang harus dibawa calon siswa pada saat mengikuti Ujian Saringan Masuk.
d. Kartu SPP
Kartu SPP merupakan kartu yang digunakan untuk mencatat pembayaran uang sekolah yang meliputi uang belajar mengajar, uang komputer dan uang bahasa mandarin. Kartu ini dibuat dan di pegang oleh bagian Tata Usaha dan diberikan kepada siswa setiap akhir bulan.
e. Form Jam Mengajar
Form Jam Mengajar adalah form yang digunakan oleh Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum untuk mengumpulkan data mengenai kesediaan jam mengajar para guru.
f. Buku Absensi
Buku Absensi terdiri dari Buku Daftar Hadir Siswa dan Buku Absen Tatap Muka. Buku Absensi ini digunakan untuk mencatat kehadiran dan ketidakhadiran siswa beserta keterangannya.
3.2.6.2 Laporan yang dihasilkan
a. Laporan Penerimaan Siswa Baru
Laporan Penerimaan Siswa Baru berisi jumlah pemasukan dari pembayaran uang masuk dan jumlah pengeluaran selama proses penerimaan siswa baru. Laporan ini dibuat oleh bagian Tata Usaha setiap akhir tahun setelah penerimaan siswa baru ditutup untuk diserahkan kepada Yayasan.
b. Laporan Pembayaran Uang SPP
Laporan Pembayaran Uang SPP adalah laporan yang dibuat setiap akhir bulan oleh bagian Tata Usaha. Laporan ini berisi jumlah pemasukan dari pembayaran SPP yang mencakup uang kegiatan belajar mengajar, uang komputer dan uang bahasa mandarin setiap bulannya. Laporan ini diberikan kepada Yayasan.
c. Buku Penerimaan Kas
Buku Penerimaan Kas digunakan oleh bagian Tata Usaha untuk mencatat pembayaran uang masuk yang telah diterima dari orang tua / wali siswa.
d. Buku Kas Masuk
Buku Kas Masuk digunakan oleh bagian Tata Usaha untuk mencatat pembayaran SPP yang telah diterima dari siswa.
3.2.7 Workflow Table
3.2.7.1 Workflow Table dari Proses Penerimaan Siswa Baru
Tabel 3.9 Workflow Table dari Proses Penerimaan Siswa Baru
Actor Activity
EVENT : Melayani Pendaftaran
Calon Siswa 1. Membeli Formulir Pendaftaran
2. Menyerahkan uang Formulir Pendaftaran Bagian Tata Usaha 3. Menerima uang Formulir Pendaftaran
4. Memberikan Kwitansi dan Formulir Pendaftaran Calon Siswa 5. Menerima Kwitansi dan Formulir Pendaftaran
6. Mengisi Formulir Pendaftaran
7. Menyerahkan Formulir Pendaftaran yang sudah diisi beserta fotocopy Akte Kelahiran, fotocopy Kartu Keluarga, fotocopy KTP Orang Tua, fotocopy Raport, serta fotocopy nilai UAN dan ijazah yang dilegalisir, fotocopy rekening listrik 3 bulan terakhir dan surat keterangan RT/RW/Kelurahan
Bagian Tata Usaha 8. Menerima Formulir Pendaftaran yang sudah diisi dan berkas dokumen
9. Memeriksa kelengkapan dokumen EVENT : Mengadakan Ujian Saringan Masuk
Calon Siswa 10. Memberikan kwitansi
Tim PPSB 11. Menerima kwitansi
12. Membagikan soal USM dan lembar jawaban Calon Siswa 13. Menerima soal USM dan lembar jawaban
14. Mengerjakan soal ujian
15. Memberikan soal dan lembar jawaban yang sudah diisi kepada Tim PPSB
Tim PPSB 16. Memeriksa jawaban USM
17. Membuat hasil USM 18. Mengumumkan hasil USM EVENT : Melakukan Wawancara
Tim PPSB 19. Membuat Surat Pernyataan Orang tua/Wali Siswa 20. Memberikan Surat Pernyataan Orang tua/Wali
Siswa Orang tua / Wali
Siswa
21. Menerima Surat Pernyataan Orang tua/Wali Siswa
22. Menyerahkan Surat Pernyataan Orang tua/Wali Siswa yang telah ditandatangani
Tim PPSB 23. Menerima Surat Pernyataan Orang tua/Wali Siswa yang telah di tandatangani
24. Melakukan wawancara
Orang tua / Wali Siswa
25. Menyepakati hasil wawancara
Tim PPSB 26. Melakukan pendataan siswa baru 27. Membuat Data Penerimaan Siswa Baru
28. Menyerahkan Data Penerimaan Siswa Baru ke bagian Tata Usaha
EVENT : Melayani pembayaran uang masuk
Bagian Tata Usaha 29. Menerima Data Penerimaan Siswa Baru Orang tua / Wali
Siswa
30. Melakukan pembayaran uang masuk
Bagian Tata Usaha 31. Menerima pembayaran uang masuk 32. Membuat kwitansi
33. Memberikan kwitansi ke Orang tua/Wali Siswa
Orang tua / Wali Siswa
34. Menerima kwitansi
Bagian Tata Usaha 35. Mencatat pembayaran uang masuk ke dalam Buku Penerimaan Kas
EVENT : Membuat Laporan Penerimaan Siswa Baru
Bagian Tata Usaha 36. Membuat Laporan Penerimaan Siswa Baru sebanyak 2 rangkap
37. Menyerahkan Laporan Penerimaan Siswa Baru rangkap ke-1 ke Yayasan
38. Mengarsip Laporan Penerimaan Siswa Baru rangkap ke-2
3.2.7.2 Workflow Table dari Proses Pembayaran
Tabel 3.10 Workflow Table dari Proses Pembayaran
Actor Activity
EVENT : Melayani pembayaran uang SPP
Bagian Tata Usaha 1. Membagikan kartu SPP
Siswa 2. Menyerahkan kartu SPP dan uang SPP Bagian Tata Usaha 3. Menerima kartu SPP dan uang SPP
4. Memberi stamp dan paraf pada kartu SPP
5. Mencatat pembayaran uang SPP ke Buku Kas Masuk
6. Mengembalikan kartu SPP yang telah di stempel dan di tandatangani
Siswa 7. Menerima Kartu SPP yang sudah di stamp EVENT : Membuat Laporan Pembayaran Uang SPP
Bagian Tata Usaha 8. Membuat Laporan Pembayaran Uang SPP sebanyak 2 rangkap
Bagian Tata Usaha 9. Menyerahkan Laporan Pembayaran Uang SPP rangkap ke-1 ke Yayasan
Kepala Sekolah 10. Mengarsip Laporan Pembayaran Uang SPP rangkap ke-2
3.2.7.3 Workflow Table dari Proses Penjadwalan Akademik
Tabel 3.11 Workflow Table dari Proses Penjadwalan Akademik
Actor Activity
EVENT : Melakukan pembagian tugas mengajar
Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum
1. Menerima kurikulum ajaran baru dari Kementrian Pendidikan Nasional
2. Mengadakan rapat pembagian tugas mengajar 3. Mensosialisasikan kurikulum
4. Membagikan Form Jam Mengajar
Guru 5. Menerima Form Jam Mengajar
6. Mengisi Form Jam Mengajar
7. Menyerahkan Form Jam Mengajar yang telah diisi Wakil Kepala Sekolah
Bidang Kurikulum
8. Menerima Form Jam Mengajar yang telah diisi
9. Menyusun Jadwal Mengajar Guru dan Jadwal Mata Pelajaran
10. Mengkoordinasikan jadwal kepada guru
11. Menyerahkan Jadwal Mengajar Guru dan Jadwal Mata Pelajaran
Guru 12. Menerima Jadwal Mengajar Guru dan Jadwal Mata Pelajaran
Siswa 13. Menerima Jadwal Mata Pelajaran EVENT : Menetapkan Jadwal Ujian
Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum
14. Menyusun Jadwal Ulangan Harian, Jadwal Mid Semester dan Jadwal Ujian Akhir Semester
15. Menyerahkan Jadwal Ujian Guru, Siswa 16. Menerima Jadwal Ujian
EVENT : Menetapkan Jadwal Pelaksanaan Ekstrakurikuler
Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum
17. Menyusun program kerja ekstrakurikuler dan Jadwal Pelaksanaan Ekstrakurikuler
18. Menyerahkan Jadwal Pelaksanaan Ekstrakurikuler Guru, OSIS 19. Menerima Jadwal Pelaksanaan Ekstrakurikuler
OSIS 20. Mengumumkan Jadwal Pelaksanaan
Ekstrakurikuler
3.2.7.4 Workflow Table dari Proses Absensi Siswa
Tabel 3.12 Workflow Table dari Proses Absensi Siswa
Actor Activity
EVENT : Melakukan Absensi Harian
Wali Kelas 1. Membagikan Buku Daftar Hadir Siswa Ketua Kelas 2. Menerima Buku Daftar Hadir Siswa
3. Melihat kehadiran siswa
4. Mencatat kehadiran siswa pada Buku Daftar Hadir Siswa
5. Memberikan Buku Daftar Hadir Siswa yang telah diisi kepada Wali Kelas
Melakukan Absensi Kelas
Wali Kelas 6. Membagikan Buku Absen Tatap Muka
Guru 7. Menerima Buku Absen Tatap Muka
8. Melakukan absensi panggil siswa
9. Mencatat kehadiran siswa pada Buku Absen Tatap Muka
10. Memberikan Buku Absen Tatap Muka yang telah diisi kepada Wali Kelas
Wali Kelas 11. Menerima Buku Daftar Hadir Siswa dan Buku Absen Tatap Muka
12. Memeriksa kebenaran absensi
13. Membuat persentase siswa yang sakit, ijin dan alpha
3.3 Analisis Temuan Hasil Survey
Tabel 3.13 Analisis Temuan Hasil Survey
Temuan 1 Kartu Ujian Saringan Masuk yang digunakan kurang memadai karena masih menggunakan kwitansi pembayaran formulir sebagai Kartu USM.
Kriteria Menurut Jones dan Rama (2006, p288), dalam pernyataannya tentang rancangan formulir, “A formatted document containing blank fields that users can fill in with data. When the form is displayed on a computer screen, the data entered in the blank fields are saved to one or more data tables.” Yang berarti rancangan formulir adalah dokumen terpola yang berisi field kosong yang dapat diisi oleh pengguna. Ketika formulir ditampilkan di layar komputer, data yang dimasukkan di field kosong disimpan ke satu tabel data atau lebih
Sebab Belum memiliki sistem yang dapat menginput data Ujian Saringan Masuk calon siswa seperti tanggal ujian, periode ujian, jam dan ruang ujian serta nomor kursi secara terkomputerisasi ke dalam sistem.
Akibat Informasi yang diterima oleh calon siswa mengenai Ujian Saringan Masuk kurang lengkap.
Rekomendasi Membuat sebuah sistem terkomputerisasi yang dapat menginput data Ujian Saringan Masuk calon siswa seperti tanggal ujian, periode ujian, jam dan ruang ujian serta nomor kursi secara terkomputerisasi ke dalam sistem sehingga mampu memberikan output informasi yang lengkap kepada calon siswa.
Temuan 2 Adanya kesulitan dalam mencari data calon siswa, data siswa dan data transaksi pembayaran siswa.
Kriteria Menurut Laudon dan Laudon (2010, p240),
“Database adalah sekumpulan data yang terorganisir untuk menyediakan banyak aplikasi secara efisien dengan memusatkan data dan mengendalikan data berulang.” Yang berarti database dapat menyimpan berbagai data sehingga kebutuhan akan informasi menjadi terpenuhi.
Sebab Pencatatan masih dicatat ke dalam buku dan kertas sehingga menyulitkan internal agent (aktor) khususnya bagian Tata Usaha dalam mencari data calon siswa, data siswa dan data transaksi pembayaran siswa.
Akibat Seringnya terjadi kehilangan dokumen maka akan terjadi proses pencarian dokumen yang hilang tersebut
dan akan memakan waktu yang cukup lama.
Rekomendasi Membuat sebuah sistem yang terkomputerisasi yang memiliki database (file Master, file Transaksi) yang dapat membantu memudahkan proses pencarian data/informasi.
Temuan 3 Belum lengkapnya laporan yang ada pada organisasi.
Kriteria Menurut Jones dan Rama (2006, p201), “A report is a formatted and organized presentation of data.” Yang berarti bahwa laporan adalah pengambilan dan penyajian data dari database yang disusun, diatur, dan dicetak untuk keperluan proses bisnis.
Sebab Pencatatan yang masih manual dikertas dan belum terintegrasi.
Akibat Menyebabkan pembuatan laporan tidak dapat dibuat secara lengkap dan memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu.
Rekomendasi Membuat sistem informasi yang terintegasi yang dapat menghasilkan laporan sebagai penunjang bagi pihak pimpinan dalam mengambil keputusan secara tepat dan jelas.
