Modul ke:
Fakultas
Program Studi
ORGANIZATION
THEORY AND DESIGN
EFEKTIFITAS ORGANISASI
Dr. Mochammad Mukti Ali, ST., MM.
Pascasarjana
Magister Manajemen
www.mercubuana.ac.id
Mata Kuliah OTD
Daftar Isi
1) Efektifitas Organisasi
Silabus Kuliah
– Tatap Muka 1:
Kontrak perkuliahan, ruang lingkup teori dan desain organisasi, pengertian dan perspektif organisasi
– Tatap Muka 2:
Evolusi teori organisasi, perilaku organisasi
– Tatap Muka 3:
Efektifitas organisasi
– Tatap Muka 4:
Dasar-dasar konsep perilaku organisasi
– Tatap Muka 5 – 7
Lingkungan organisasi dan desain
– Tatap Muka 7: Ujian Tengah Semester
– Tatap Muka 9 – 10:
Struktur dan culture organisasi
– Tatap Muka 11:
Inovasi, kreatifitas dan perubahan
– Tatap Muka 12:
Proses pengambilan keputusan
– Tatap Muka 13:
Managemen konflik
– Tatap Muka 14 - 15:
Perkembangan organisasi
– Tatap Muka 16: Ujian Akhir Semester
Aturan Perkuliahan
• Semua gadget switch-off atau silent
• Menerima telp diperbolehkan diluar ruangan
• Tidak ada UTS dan UAS
• Pengganti UTS dan UAS diberikan tugas
individu maupun kelompok ( tugas diberikan 2
minggu sebelum UTS dan UAS )
Komponen Penilaian
• Penilaian Terdiri dari :
1) Kehadiran ( Absensi & Keaktifan ) : 10%
2) Ujian Tengah Semester ( UTS ) : 30%
3) Ujian Akhir Semester ( UAS ) : 30%
4) Tugas ( Kelompok & Individu ) : 30%
Pengantar
• Efektivitas didefinisikan sebagai sejauhmana sebuah organisasi mewujudkan tujuan-tujuannya
• EO didefinisikan sebagai tingkat pencapaian organisasi atas tujuan jangka pendek dan tujuan jangka panjang.
Pilihan definisi mencerminkan konstituensi strategis, minat
mengevaluasi dan tingkat kehidupan organisasi
Pengantar
• Pengertian Efektivitas berbeda-beda …
• “berbeda karena terbatasnya pandangan tentang
• konsep efektivitas…”
• Ahli ekonomi/ahli keuangan : Laba investasi
• Manager Produksi : Kuantitas Output
• ILmuwan : Jumlah paten/
penemuan produk baru
• Sarjana ilmu sosial : Kualitas hidup pekerja
• dll.
Konsep Efektifitas Organisasi
Kebanyakan rumusan mengenai efektivitas organisasi bergantung pada masalah seberapa berhasilnya
suatu organisasi mencapai sasaran atau tujuan yang
diinginkan.
Efektivitas Organisasi
Efektivitas Kelompok
Efektivitas Individu
Hasil karya individu..
Hasil karya kelompok..
Hasil karya individu
dan kelompok
PERSPEKTIF
EFEKTIVITAS
Faktor yang Mempengaruhi Efektifitas
9 Efektivitas Individu : ciri fisik, sifat psikologis, dan motivasi ...
9 Efektivitas Kelompok : kepemimpinan kelompok, komunikasi, sosialisasi …
9 Efektivitas Organisasi : teknologi, hambatan
lingkungan & peluang, kecakapan individu,
proses imbalan, …
Kriteria Tentang Efektifitas Organisasi
• Efektivitas keseluruhan
• Produktivitas
• Efisiensi
• Laba
• Kualitas
• Kecelakaan
• Pertumbuhan
• Kemangkiran
• Labour turn over
• Kepuasan karyawan
• Motivasi
• Moral/semangat kerja
• Kontrol
• Konflik/solidaritas
• Fleksibilitas/penyesuaian
• Perencanaan dan penetapan tujuan
• Konsensus tentang tujuan
• Internalisasi tujuan organisasi
• Ketrampilan interpersonal manajerial
• Ketrampilan manajerial
• Manajemen informasi dan komunikasi
• Kesiapan
• Pemantapan lingkungan
• Evaluasi pihak luar
• Stabilitas
• nilai sumber daya
• Partisipasi dan pengaruh yang digunakan
• Penekanan pada pelatihan dan pengembangan
• Penekanan pada kinerja
John P. Campbell
Pendekatan dalam Mempelajari Efektifitas
The Goal Approach ; menentukan efektivitas berdasarkan pada gagasan bahwa organisasi adalah alat utk mencapai tujuan, sehingga efektivitas selalu diukur dengan “sejauh mana tujuan tertentu dapat tercapai”.
The System Approach ; menguraikan perilaku secara internal dan eksternal.
Teori Sistem dan Umpan Balik (System Theory and Feedback)
Pendekatan dalam Mempelajari Efektifitas
9Teori sistem memungkinkan kita menguraikan perilaku organisasi, baik secara internal maupun eksternal.
9Secara internal kita dapat melihat bagaimana dan mengapa orang di dalam organisasi melaksanakan tugasnya secara individu dan secara kolektif.
9Secara eksternal, kita dapat menghubungkan transaksi organisasi dengan organisasi dan lembaga lain.
9Adalah prinsip dasar bahwa semua organisasi mendapatkan sumber dari lingkungan yang lebih luas dimana organisasi merupakan bagian daripadanya, dan sebaliknya organisasi ini menyediakan barang dan jasa yang diminta oleh lingkungan yang lebih luas itu.
9Para manajer harus sekaligus menangani segi-segi intern dan esktern dari perilaku keorganisasian. Proses yang ada pada dasarnya rumit ini dapat
disederhanakan, untuk keperluan analisis, dengan menggunakan konsep dasar dari teori sistem.
Pendekatan dalam Mempelajari Efektifitas
Dalam hubungannya dengan teori sistem, organisasi dipandang sebagai satu unsur dari sejumlah unsur yang saling berhubungan dan saling
tergantung yang satu dengan yang lain.
Arus masukan (input) dan keluaran (output) merupakan titik bertolak
dalam uraian tentang organisasi. Dengan kata-kata yang paling sederhana, organisasi mengambil sumber (input) dari sistem yang lebih luas
(lingkungan), memroses sumber ini, dan mengembalikannya dalam bentuk yang sudah dirubah (output)
PROSES OUTPUT
INPUT
LINGKUNGAN LUAR
Variabel Input
9 ORGANISASI TUGAS (TASK)/STRUKTUR KELOMPOK, BERKAITAN DENGAN PEMBAGIAN KERJA (DIVISION OF LABOR) YAITU BAGAIMANA TUGAS YANG DILAKUKAN OLEH KEOMPOK DIBAGI DIANTARA ANGGOTA.
9 NORMA KELOMPOK, ATURAN INFORMAL UNTUK MENGATUR PERILAKU ANGGOTA
9 KOMPOSISI KELOMPOK, KARAKTERISTIK ORANG-ORANG YANG
MEMBENTUK (ANGGOTA) KELOMPOK: KELAMIN, USIA, PENDIDIKAN, KOMPETENSI, ETNIS, DLL.
9 KEPEMIMPINAN, PENUGASAN FORMAL DAN INFORMAL MENGENAI KEWAJIBAN PEMIMPIN. BERKAITAN DENGAN PERILAKU PEMIMPIN:
PELAKSANAAN TUGAS VS PEMELIHARAAN KELOMPOK.
Pengukuran Variabel Input Kelompok
• STRUKTUR TUGAS DAPAT DIUKUR DENGAN MENGGUNAKAN DIMENSI KOMUNIKASI (SALURAN KOMUNIKASI.
• NORMA KELOMPOK DIUKUR DENGAN KESESUAIAN NORMA DENGAN TUGAS ITU SENDIRI: KARAKTERISTIK TUGAS MENUNTUT AKURASI KERJA TINGGI, NORMA YANG IDEAL DISIPLIN, PATUH.
• KOMPOSISI KELOMPOK, DIUKUR DENGAN KEBERAGAMAN DAN KESESUAIAN DENGAN TUNTUTAN TUGAS.
• KEPEMIMPINAN, BAGAIMANA PROSES MENJADI LEADER: PENUGASAN ATAU DIPILIH. PENGALAMAN, KEKUASAAN, KEWENANGAN BERPENGARUH TERHADAP EFEKTIFITAS.
Faktor Proses Dalam Kelompok
GROUP PROCESS ADALAH PERILAKU YANG TERJADI PADA KELOMPOK, POLA PERILAKU, DAN PENGARUH LANGSUNG DARI PERILAKU DAN POLA
TERSEBUT.
• UPAYA ANGGOTA KELOMPOK (GROUP MEMBER EFFORT), SEBERAPA BESAR UPAYA YANG DILAKUKAN OLEH SETIAP ANGGOTA KELOMPOK UNTUK
MENCAPAI TUJUAN KELOMPOK. UPAYA KELOMPOK DIPENGRUHI OLEH NORMA, PERSEPSI TERHADAP TUGAS, KEPEMIMPINAN.
• UTILISASI KETRAMPILAN ANGGOTA KELOMPOK, KESESUAIAN TUGAS DENGAN KEMAMPUAN ANGGOTA KELOMPOK.
• STRATEGI KERJA KELOMPOK (WORK GROUP STRATEGIES), RENCANA KERJA DARI KELOMPOK
Kelompok Output
• OBJECTIVE GROUP PERFORMANCE, OUTPUT YANG DIHASILKAN: UNIT YANG DIPRODUKSI, PENJUALAN YANG DICAPAI, DLL.
• SUBJECTIVE GROUP PERFORMANCE, KESAN ATAU PERSEPSI SESEORANG (MANAGER) TERHADAP PERFORMANCE KELOMPOK
• EFISIENSI, PERBANDINGAN HASIL DENGAN BIAYA
• KUALITAS, KUALITAS DARI PRODUK, RESPON, KEPUTUSAN, DLL.
• GROUP MEMBER COMMITMENT, KOMITMEN YANG DIBERIKAN OLEH ANGGOTA TERHADAP ORGANISASI.
Pendekatan dalam Mempelajari Efektifitas
Teori Sistem dan Umpan Balik (System Theory and Feedback)
Konsep organisasi sebagai sistem yang dihubungan dengan sistem yang lebih luas, memperkenalkan kita dengan pentingnya arti
umpan balik (feedback).
Seperti yang dikatakan di atas, organisasi tergantung dari lingkungan, tidak hanya bagi inputnya saja, tetapi juga bagi penerimaan outputnya.
Dengan kata-kata yang lebih umum, umpan balik adalah proses dinamis sejauh mana setiap organisme belajar dari
pengalamannya dengan lingkungannya
Gambar
Sumber Efektivitas (Sebab-sebab Keefektifan)
EFEKTIVITAS ORGANISASI
Sebab-sebab efektivitas organisasi:
Lingkungan, teknologi, pilihan strategis, struktur, proses, kebudayaan.
Sebab-sebab efektivitas kelompok: kepaduan, kepemimpinan, struktur, status, peranan, norma-norma.
Sebab-sebab efektivitas individu:
kemampuan, keahlian, pengetahuan, sikap, motivasi, stress
EFEKTIVITAS KELOMPOK
EFEKTIVITAS INDIVIDU
Efektifitas Organisasi
• PERSPEKTIF PENCAPAIAN TUJUAN
– PROFIT AND PROFIT-RELATED INDICES – PRODUCTIVITY
– QUALITY – GROWTH – EFFICIENCY
• PERSPEKTIF SISTEM TERBUKA
– SURVIVAL – CONFLICT
– ACQUISITION OF RESOURCES – FLEXIBILITY/ADAPTATION – INNOVATION
– DISTINCTIVE COMPETENCE
Kriteria Efektifitas Organisasi
Produksi ; kemampuan organisasi memproduksi jumlah &
mutu output sesuai permintaan lingkungan.
Ukuran : laba, penjualan, market share, mahasiswa yang lulus, …
Efisiensi ; rasio antara input – output
Ukuran : tingkat laba dari modal, biaya per unit,
sisa&pembuangan, biaya per mahasiswa,..
Kriteria Efektifitas Organisasi
Kepuasan ; sejauh mana organisasi memenuhi kebutuhan karyawan
Ukuran : sikap karyawan, turn over, absensi,keluhan- keluhan…
Adaptasi ; kemampuan manajemen menduga adanya
perubahan dalam lingkungan maupun dalam organisasi itu sendiri
Perkembangan ; kemampuan organisasi memberikan
program pengembangan karyawan.
KRITERIA EFEKTIVITAS
¾Produksi
¾Mutu
¾Efisiensi
¾Fleksibilitas
¾Kepuasan
Jangka Pendek Jangka Menengah Jangka Panjang
Kriteria Efektifitas Jangka Pendek
z Produksi :
kemampuan organisasi dalam menghasilkan sejumlah barang dan Jasa
z Mutu :
Memenuhi harapan pelanggan untuk kinerja produk/Jasa dengan ukuran & Penilaian mutu berasal dari pelanggan /klien.
Kriteria Efektifitas Jangka Pendek
z Efisiensi :
– Rasio output dibanding input
z Fleksibel :
– Kemampuan organisasi untuk mengalihkan sumber daya dari aktivitas yang satu ke aktivitas yang lama guna menghasilkan produk-produk pelayanan yang baru & berbeda
Kriteria efektifitas jangka pendek saling mendorong satu sama lain.
z Kepuasan :
– Perasaan karyawan terhadap pekerjaan mereka dan peran di organisasi.
z Pengembangan : usaha-usaha pengembangan
z Persaingan : akan tumbuh bersamaan dengan mutu dan fleksibilitas.
Kegagalan mencapai kreteria jangka pendek akan menimbulkan masalah jangka menengah.
Kriteria Efektifitas
Jangka Menengah
z Untuk jangka panjang,
organisasi yang ingin terus bertahan, dapat dicapai jika
manajer memenuhi efektivitas jangka pendek dan menengah.
Kriteria Efektivitas
Jangka Panjang
Pengukuran Efektifitas
1. Pendekatan pencapaian tujuan (goal attainment), menganggap bahwa EO harus dinilai sehubungan dengan pencapaian tujuan akhir daripada caranya
2. Pendekatan sistem, memfokuskan pada cara-cara yaitu kemampuan untuk memperoleh masukan,memproses
masukan tersebut, keluaran atau output dan mempertahankan stabilitas dan keseimbangan di dalam sistem
Pendekatan konstituensi strategis, EO diukur dari kemampuan untuk memuaskan individu, kelompok, serta lembaga yang menjadi tempat kelangsungan kegiatan organisasi tersebut.
4. Pendekatan nilai-nilai bersaing. Kriteria EO dikelompokkan
menjadi 4 model dan masing-masing didasarkan suatu nilai
yang paling disukai sesuai dengan daur hidup organisasi
Pendekatan Pencapaian Tujuan
Asumsi : -> SMART
1. Organisasi harus mempunyai tujuan akhir
2. Tujuan harus diidentifikasi dan dan harus jelas 3. Tujuan harus sedikit dan jelas
4. Harus ada konsensus mengenai tujuan-tujuan tersebut
Contoh pelaksanaan : Management by Objectives
(MBO)
Pendekatan Sistem
• Asumsi :
1.organisasi terdiri dari sub-sub bagian yang saling berhubungan
2. Keberhasilan organisasi ditentukan dari semua
sub sistem yang ada dalam organisasi
Pendekatan Konstituensi Strategis
• Ukuran efektif apabila dapat memenuhi tuntunan dari konstituensi yang terdapat dalam lingkungan organisasi, yaitu konstituensi yang menjadi
pendukung keberlanjutan organisasi tersebut.
• Asumsi : bahwa organisasi dianggap sebagai arena politik
Yang termasuk dalam Konstituensi strategis : -> dominat coalition
• Pemilik, pegawai. Pelanggan , pemasok, serikat
pekerja, pejabar masyarakat dll.
Organisasi Tujuan
Fleksibilitas
Pengawasan
OPEN SYSTEMS MODEL
INTERNAL-PROCESS MODEL
HUMAN RELATIONS MODEL
RATIONAL-GOAL MODEL
Pendekatan Nilai Nilai Bersaing
Tugas Kelompok TM-3 sd TM-10
Review dan Presentasi ( MS Word dan Power Point )
1. Modern Organization : Theory and Practice ( Ali Farazmand )
¾ Kelompok 1 : Bab 1 ( TM-3 ) dan 5 ( TM-5 )
¾ Kelompok 2 : Bab 2 ( TM-3 ) dan 6 ( TM-5 )
¾ Kelompok 3 : Bab 3 ( TM-4 ) dan 7 ( TM-6 )
¾ Kelompok 4 : Bab 4 ( TM-4 ) dan 8 ( TM-6 )
2. Organization Theory & Postmodern Thought ( Sthepen Linstead )
¾ Kelompok 1 : Bab 2 ( TM-7 ) dan 6 ( TM-9 )
¾ Kelompok 2 : Bab 3 ( TM-7 ) dan 7 ( TM-9 )
¾ Kelompok 3 : Bab 4 ( TM-8 ) dan 8 ( TM-10 )
¾ Kelompok 4 : Bab 5 ( TM-8 ) dan 9 ( TM-10 )
Terima Kasih
Dr. Mochammad Mukti Ali, ST. MM
