4
MICROSOFT POWERPOINT (Azniah Ismail, Modi Lakulu)
Objektif di akhir pelajaran ini adalah:
Merekabentuk satu persembahan multimedia yang mengandungi elemen multimedia.
Membina slaid soalan untuk latih tubi dengan menggunakan konsep Hyperlink (pautan hiper).
Membina jadual dan carta.
Menukarkan persembahan yang telah dibina ke dalam bentuk laman web.
4.1 Pengenalan
Microsoft PowerPoint 2010 adalah perisian persembahan yang disediakan dalam pakej Microsoft Office. Perisian ini menyediakan ruang untuk pembinaan persembahan elektronik yang terdiri dari beberapa slaid.
Persembahan elektronik biasanya digunakan untuk tujuan pembentangan seperti pembentangan seminar, pembentangan oleh kuliah oleh pensyarah, pembentangan tugasan oleh pelajar, pembentangan produk untuk tujuan perniagaan, pengajaran di bilik darjah dan berbagai jenis lagi pembentangan.
Walaupun terdapat pelbagai jenis pembentangan, modul ini menerangkan bagaimana merekabentuk sebuah persembahan secara umum di mana ianya boleh diubahsuai untuk diaplikasikan dalam pembentangan yang dikehendaki.
Seterusnya ianya juga menerangkan bagaimana sebuah pembentangan boleh dijadikan laman web.
Situasi
Anda dipilih untuk memberi taklimat mengenai pulau-pulau pelancongan di Malaysia sempena Kempen Cuti-Cuti Malaysia. Cipta satu persembahan yang menarik untuk dibentangkan sempena kempen tersebut. Persembahan anda mesti mengandungi beberapa slaid yang mempunyai elemen multimedia.
4.2 Teknik-teknik Asas dalam Powerpoint
Di antara teknik-teknik asas dalam perisian persembahan PowerPoint ialah memulakan perisian, memilih rekabentuk dan susunatur slaid, memasukkan
4.2.1 Membuka Perisian PowerPoint
Sebelum anda boleh membina slide persembahan, anda perlulah membuka perisian PowerPoint terlebih dahulu. Berikut adalah langkah-langkah untuk memulakan perisian PowerPoint:
a. Memulakan Perisian PowerPoint 1. Klik ikon Start.
2. Klik All PROGRAM.
3. Klik Microsoft Office.
4. Klik PowerPoint.
Apabila anda memulakan perisian PowerPoint, satu paparan seperti dalam Rajah 4.1 akan terhasil.
Rajah 4.1: Paparan slaid apabila perisian PowerPoint dimulakan.
slaid
Slaid persembahan
Nama fail Menu bar
b. Memilih Rekabentuk Slaid
PowerPoint menyediakan beberapa rekabentuk latarbelakang slaid.
Anda boleh memilih sebarang rekabentuk yang anda minati untuk persembahan anda.
1. Klik Design pada menu bar.
2. Klik Slide Design yang menjadi pilihan anda.
(Beberapa rekabentuk akan dipaparkan seperti yang ditunjukkan dalam
Rajah 4.2 ).
Rajah 4.2: Paparan pilihan rekabentuk slaid.
Dari paparan rekabentuk, klik pada rekabentuk yang anda minati. Secara automatik, semua slaid persembahan anda akan ditukar kepada rekabentuk tersebut.
Rekabentuk slaid
c. Memasukkan Teks (Tajuk Persembahan)
1. Klik pada perkataan Click to Add Title.
2. Taipkan “Pulau-Pulau Pelancongan di Malaysia”.
Tukarkan saiz dan warna tulisan mengikut citarasa anda.
3. Klik kotak Click to Add Subtitle dan klik ikon Cut untuk memadam kotak tersebut.
d. Menyimpan Fail Persembahan 1. Klik pada menu File.
2. Pilih Save.
3. Taipkan nama fail “Pulau-pulau pelancongan” dan tekan Save.
Rajah 4.3: Contoh slaid yang telah siap.
e. Membina Slaid Baru
1. Klik pada menu Home.
2. Klik pada ikon New Slide.
Pada ikon New Slide, beberapa pilihan susunatur slaid (slide layout) akan dipaparkan seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 4.4.
3. Klik pada susunatur jenis Title and Content.
Satu slaid baru akan dipaparkan.
Rajah 4.4: Beberapa pilihan susunatur.
Susunatur slaid
Tutorial 1
Lakukan aktiviti berikut pada slaid baru ini:
Taipkan tajuk “Pulau-pulau pelancongan di Malaysia” pada Click to Add Title dan ayat “Pulau adalah destinasi percutian yang semakin diminati para pelancong dalam dan luar negara” pada Click to Add Text.
4.2.2 Memasukkan Grafik
Grafik merupakan salah satu elemen multimedia. Dalam persembahan, grafik yang dimasukkan boleh diimport dari fail atau Clip Art.
a. Kaedah Memasukkan Grafik 1. Klik menu Insert.
2. Bawa kursor ke Picture dan klik From File.
3. Pilih gambar sesuai dari Folder PowerPoint atau Internet dan tekan Open
4. Anda juga boleh memilih gaya persembahan gambar pada picture style
Rajah 4.5 : Ikon untuk memasukkan grafik.
b. Memasukkan Teks di bawah Grafik 1. klik Insert.
2. Klik Text Box.
3. Bawakan kursor ke bawah gambar. Klik pada bahagian kanan tetikus dan heretkan sehingga membentuk satu kotak untuk menaip teks.
4. Taipkan perkataan ”Pulau yang cantik” dan tekan Enter (rujuk Rajah 4.6).
Rajah 4.6: Slaid yang telah dimasukkan grafik dan teks.
Tutorial 2
Anda dikehendaki memasukkan gambar pantai atau pulau ke dalam slaid kedua. Letakkan gambar tersebut di sebelah gambar pulau yang cantik.
Gambar tersebut boleh diperolehi dari folder PowerPoint atau melalui carian di internet.
4.2.3 Membina Animasi bagi Teks dan Grafik
Dalam aktiviti ini, anda akan membina animasi bagi teks dan grafik dalam slaid persembahan yang telah dibina. Anda perlu aktifkan slaid pertama untuk aktiviti ini.
1. Klik menu Animations.
2. Hitamkan (highlight) teks “Pulau-Pulau Pelancongan di Malaysia”.
3. Klik Add Animation dan pilih bentuk animasi yang dikehendaki. Sebagai contoh pilih bahagian Entrance dan klik fly in (Rujuk Rajah 4.7)
Rajah 4.7: Animations.
(Catatan : Langkah yang sama digunakan untuk membina animasi grafik).
Tutorial 3
Bina animasi teks dan grafik bagi slaid kedua. Anda akan perolehi hasil seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 4.8.
Penerangan Rajah Urutan Nombor Animasi
Menunjukkan urutan animasi yang akan dihasilkan semasa persembahan slaid.
Butang Play Melihat keadaan sebenar animasi (preview) apabila persembahan dilaksanakan.
Rajah 4.8: Paparan slaid yang menunjukkan animasi yang telah dibina.
Urutan Nombor Animasi
Urutan Animasi
Tutorial 4
Anda dikehendaki membina dua slaid baru yang mempunyai maklumat seperti berikut:
Slaid 3
Slaid 4
Seterusnya, masukkan grafik dan animasi yang bersesuaian untuk kedua-dua slaid yang dibina.
4.2.4 Memasukkan Elemen Bunyi ke dalam Persembahan
Salah satu elemen multimedia ialah bunyi. Microsoft PowerPoint menyediakan fungsi untuk merakam suara atau bunyi untuk dimainkan semasa persembahan. Perisian ini juga memberi pilihan untuk mengimport sebarang bunyi seperti lagu ke dalam persembahan.
Tajuk : Pulau-Pulau Pelancongan di Malaysia
Teks : Di antara tarikan pulau ialah
Pantai yang cantik lagi indah.
Aktiviti menyelam (scuba diving)
Tajuk : Pulau-Pulau Pelancongan di Malaysia
Teks :
Aktiviti pantai .seperti mandi dan sukan pantai
Memancing
a. Kaedah Memasukkan Elemen Bunyi Aktifkan slaid pertama
1. Klik menu Insert.
2. Pilih ikon Sound pada bahagian media..
3. Ada tiga pilihan iaitu ’audio from file,’ clip art audio’, dan ’record audio’.
4. Pilih audio from file dan pilih fail bunyi yang anda kehendaki dan klik butang Insert.
b. Mengedit Elemen Bunyi
1. Klik simbol mikrofon (rujuk Rajah 4.9).
2. Klik bahagian Audio tools .dan pilih Playback.
Pada bahagian Playback terdapat pilihan untuk bunyi akan dipaparkan seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 4.9.
3. Pada kotak start pilih automatically untuk bunyi dan bunyi akan dimainkan secara automatik.
4. Klik kotak Loop until Stopped.
5. Klik kotak Hide during Show.
(Catatan : Langkah yang sama digunakan untuk memasukkan elemen video).
Rajah 4.9: Simbol mikrofon dan pilihan bunyi.
4.2.5 Mempersembahkan Slaid
Untuk melihat atau mempersembahkan hasil kerja anda:
1. Klik menu Slide Show.
2. Klik From Beginning untuk melihat keseluruhan hasil.
Simbol mikrofon
Audio Options
4.3 Mencipta Jadual dan Carta
Jadual berperanan memaparkan maklumat dengan lebih kemas dan berstruktur manakala carta menjadikan sesebuah persembahan maklumat itu lebih menarik. Dalam aktiviti ini, anda akan cuba membina jadual dan carta untuk slaid persembahan bertajuk ”Pulau-pulau Pelancongan di Malaysia”. Data- data yang akan anda gunakan adalah seperti di dalam Jadual 4.1.
Jadual 4.1: Statistik kedatangan pelancong ke Pulau Langkawi.
Tahun Jumlah pelancong (juta)
2005 1.84
2006 1.81
2007 2.11
2008 2.3
2009 2.38
2010 2.45
Sumber: Statistik Lembaga Pembangunan Langkawi 2011.
4.3.1 Membina Jadual
Anda perlu menambah slaid baru dengan menggunakan susun atur Title and Content sekali lagi.
1. Klik perkataan Click To Add Title.
2. Taipkan Statistik Kedatangan Pelancong ke Pulau Langkawi.
3. Dwi klik pada ikon Table dan masukkan bilangan lajur dan baris seperti pada Rajah 4.10.
Rajah 4.10: Memasukkan bilangan lajur dan baris
4. Isikan data seperti di dalam Jadual 4.1.
5. Ubahsuai saiz dan kedudukan fon mengikut kesesuaian dan kreativiti serta tambahkan teks di bawah jadual berkenaan untuk menyatakan sumber data diperolehi.
Lihat contoh hasil di dalam Rajah 4.11.
Rajah 4.11: Contoh jadual yang telah siap.
4.3.2 Membina Carta
Anda perlu menambah satu lagi slaid baru dengan menggunakan susun atur Title and Content.
1. Klik perkataan Click To Add Title.
2. Taipkan Statistik Kedatangan Pelancong ke Pulau Langkawi.
3. Dwi klik pada ikon Chart.
4. Klik menu Chart.
5. Klik jenis carta Line dan pilih Line with Marker (rujuk Rajah 4.12).
6. Klik butang OK.
Rajah 4.12: Memilih jenis carta.
7. Isikan data (daripada Jadual 4.1) ke dalam Datasheet yang disediakan (rujuk Rajah 4.13).
Rajah 4.13: Memasukkan data ke dalam Datasheet.
Tutorial 5
Sekarang cuba anda perbaiki carta di dalam Rajah 4.14 seperti menyatakan sumber data diperolehi di bawah carta berkenaan dan lain-lain pengubahsuaian. Anda juga boleh menggunakan jenis carta yang lain. Rajah 4.15 menunjukkan contoh carta yang telah diperbaiki.
Rajah 4.15: Contoh carta yang telah diperbaiki.
4.4 Mencipta Butang Navigasi
Tujuan butang navigasi digunakan adalah supaya aliran persembahan dapat dikawal oleh pengguna dengan hanya menekan butang yang disediakan tersebut. Dalam aktiviti ini, anda perlu mengaktifkan slaid jadual dan carta anda.
1. Klik menu Insert.
3. Cari menu Action Buttons dan pilih Action Button:
Forward or Next.
4. Klik pada mana-mana bahagian dalam slaid tersebut.
5. Pada paparan Action Settings, pilih Hyperlink to: Next Slide.
6. Klik OK.
Tutorial 6
Ulangi langkah di atas untuk kesemua slaid jadual dan carta yang telah dibina.
Anda juga perlu mencipta butang Back (atau Previous) supaya semua slaid boleh kembali ke helaian slaid persembahan yang sebelumnya.
4.5 Membina Soalan
Dalam aktiviti ini, anda akan menggunakan tiga slaid untuk membina satu soalan yang lengkap. Satu daripada tiga slaid berkenaan akan digunakan untuk memaparkan soalan dan dua slaid lagi akan digunakan untuk memaparkan jawapan betul dan jawapan salah.
Tutorial 7
Sebelum membina soalan, anda perlu menambah slaid-slaid yang diperlukan untuk membina soalan latih tubi berkenaan.
A. Sediakan satu slaid untuk soalan dengan menggunakan susunatur Title and Content yang dipilih dari Slide Layout. Slaid ini akan dikenali sebagai slaid Soalan 1.
Untuk memaparkan pilihan Slide Layout berkenaan, anda boleh memilih untuk klik pada New Slide di dalam menu Home (seperti yang ditunjukkan di dalam bahagian 4.2.1e) atau anda hanya perlu klik butang kanan tetikus
kecil itu dinamakan Slides dan berfungsi untuk memudahkan anda menyusun atur keseluruhan slaid-slaid untuk fail persembahan berkenaan.
Jika tetingkap Slides tidak dipaparkan pada skrin secara automatik, lakukan langkah-langkah berikut dan tetingkap Slides akan dipaparkan di sebelah kiri skrin:
1. klik View pada menu utama,
2. klik Normal pada Presentation Views.
B. Sediakan satu slaid untuk jawapan yang salah menggunakan susunatur Title Only pula. Susunatur untuk slaid ini boleh ditukar-tukar pada bila-bila masa dengan hanya mengklik Layout dalam menu Home. Slaid kedua yang anda bina ini akan dikenali sebagai slaid Jawapan Betul. (Ulangi langkah ini untuk slaid jawapan yang betul pula).
C. Seterusnya, anda perlu memasukkan soalan latih tubi berkenaan. Katakan soalan yang hendak dimasukkan ke dalam slaid adalah seperti berikut:
Pulau Langkawi merupakan destinasi percutian yang semakin diminati para pelancong dalam dan luar negara.
Berikut adalah pilihan jawapan yang diberi:
A. Betul B. Salah
a. Memasukkan Teks Soalan
Anda perlu mengaktifkan slaid Soalan 1 untuk memasukkan soalan berkenaan.
3. Klik Click to Add Text.
4. Taipkan soalan berikut:
Pulau Langkawi merupakan destinasi percutian yang semakin diminati para pelancong dalam dan luar negara.
5. Taipkan teks pilihan jawapan berikut:
A. Betul B. Salah
b. Memasukkan Teks Jawapan yang Betul
Anda perlu mengaktifkan slaid Jawapan Betul.
1. Klik Click to Add Title.
2. Taipkan Jawapan Anda Betul!
3. Buat sedikit ubahsuai dengan mengklik kotak yang mengandungi perkataan berkenaan dan heretkan ke bahagian bawah skrin (rujuk Rajah 4.16).
c. Membina Pautan Hiper (Hyperlink) untuk Kembali Semula ke Slaid Soalan
Anda masih mengaktifkan slaid Jawapan Betul.
1. Klik pada ikon Rectangle dan bina satu kotak menutupi keseluruhan skrin slaid ini.
Pastikan kotak yang dibina tidak mempunyai sebarang Fill dan Line.
Jika tidak, anda perlu dwi-klik pada kotak berkenaan untuk memilih No Fill dan No Line. (Catatan: Tujuan kotak ini adalah untuk menyediakan kawasan pautan hiper yang aktif).
2. Klik pada menu Insert.
3. Klik Hyperlink.
(i) Klik ikon di sebelah kiri Place in This Document.
(ii) Klik pada slaid Soalan 1(rujuk Rajah 4.17).
(iii) Klik OK.
Anda telah berjaya membina satu kawasan pautan hiper yang aktif.
d. Membina Pautan Hiper (Hyperlink) untuk Jawapan yang Betul Anda perlu mengaktifkan slaid Soalan 1.
1. Pilih jawapan yang betul dan hitamkan (highlight).
A. Betul
2. Klik pada menu Insert.
3. Klik Hyperlink.
(i) Klik ikon di sebelah kiri Place in This Document.
(ii) Klik pada slaid Jawapan Betul (rujuk Rajah 4.18).
(iii) Klik OK.
Rajah 4.18: Tetingkap pautan hiper untuk ke slaid Jawapan Betul.
Rajah 4.19: Contoh pautan hiper yang telah siap.
Anda telah berjaya membina pautan hiper untuk jawapan pertama iaitu jawapan yang betul.
e. Memasukkan Teks Jawapan yang Salah
Sekarang, anda perlu membina slaid untuk teks jawapan yang salah sebagaimana cara yang digunakan untuk jawapan yang betul. Walau bagaimanapun, kali ini anda perlu mengaktifkan slaid yang ketiga (slaid Jawapan Salah).
1. Klik Click to Add Title.
2. Taipkan Jawapan Anda Salah!
3. Klik pada kotak perkataan berkenaan dan heretkan ke bahagian bawah di sebelah kiri skrin (rujuk Rajah 4.20).
Rajah 4.20: Menyediakan teks jawapan yang salah.
f. Membina Pautan Hiper (Hyperlink) untuk Kembali Semula ke Slaid Soalan
Anda masih mengaktifkan slaid Jawapan Salah.
1. Klik pada ikon Rectangle dan bina satu kotak menutupi keseluruhan skrin slaid ini.
Pastikan kotak yang dibina tidak mempunyai sebarang Fill dan Line.
Jika tidak, anda perlu dwi-klik pada kotak berkenaan untuk memilih No Fill dan No Line. (Catatan: Tujuan kotak ini adalah menyediakan kawasan pautan hiper yang aktif).
2. Klik pada menu Insert.
3. Klik Hyperlink.
(ii) Klik pada slaid Soalan 1.
(iii) Klik OK.
Anda telah berjaya membina kawasan pautan hiper yang aktif.
g. Membina Pautan Hiper (hiperlink) untuk Jawapan yang Salah Anda perlu mengaktifkan slaid Soalan 1.
1. Pilih jawapan yang salah untuk soalan berkenaan dan hitamkan (highlight). Contoh:
B. Salah.
2. Klik pada menu Insert.
3. Klik Hyperlink.
(i) Klik ikon di sebelah kiri Place inThis Document.
(ii) Klik pada slaid Jawapan Betul (rujuk Rajah 4.21).
(iii) Klik OK.
Rajah 4.21: Tetingkap pautan hiper untuk ke slaid Jawapan Salah.
Tahniah! Nampaknya anda telah berjaya membina satu soalan yang lengkap.
Cuba anda lihat hasil kerja yang telah anda sempurnakan tadi (klik F5 untuk shortcut ke View Show).
Tutorial 8
Sekarang anda perlu membina satu soalan yang baru berkaitan PULAU PULAU PELANCONGAN DI MALAYSIA berdasarkan slaid-slaid yang telah anda sediakan sebelum ini. Gunakan susun atur Title and Content untuk slaid soalan berkenaan. Sertakan bersama slaid-slaid bagi jawapan betul dan salah menggunakan susun atur Title Only. SELAMAT MENCUBA!
4.6 Membina Laman Web
Masa kini, untuk membina sebuah laman web adalah mudah. Ini kerana perisian PowerPoint berupaya menukar format fail persembahan kepada fail HTML. Format HTML membolehkan anda meletakkan maklumat-maklumat pada Web untuk dikongsi oleh orang ramai.
Sebelum ini, perisian PowerPoint (versi terdahulu) menyediakan satu menu khusus Save As Web Page yang memudahkan proses membina laman web daripada slaid-slaid persembahan yang telah lengkap ini. Namun begitu, agak mendukacitakan apabila menu ini tidak lagi disediakan di dalam PowerPoint 2010.
Walau bagaimanapun, anda masih lagi boleh membina laman web berasaskan slaid-slaid persembahan yang telah siap dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
Langkah-langkah membina Laman Web
1. Simpan fail persembahan anda. Sebagai contoh, menggunakan nama fail Pulau.pptx.
2. Tekan butang ALT dan butang F11 serentak.
Anda akan melihat satu paparan Microsoft Visual Basic (VBA) seperti yang ditunjukkan di dalam Rajah 4.22.
3. Tekan butang CTRL dan butang huruf G serentak.
Langkah ini akan membuka tetingkap Immediate di bahagian bawah skrin VBA berkenaan.
Rajah 4.22: Paparan VBA dengan tetingkap Immediate di bawah skrin.
Anda perlu menaip sedikit kod di dalam tetingkap itu seperti yang dinyatakan di dalam langkah 4 (rujuk Rajah 4.23).
4. Taipkan kod berikut dalam satu baris:
ActivePresentation.SaveAs “C:\MyPages\Pulau.htm”, ppSaveAsHTML, msoFalse
Rajah 4.23: Kod yang ditaip di dalam tetingkap Immediate.
Secara umumnya, “C:\MyPages\Pulau.htm”adalah destinasi untuk menyimpan fail beserta nama fail yang digunakan apabila slaid berjaya ditukar ke dalam bentuk laman web. Anda boleh menukar destinasi fail berkenaan mengikut kesesuaian anda. Jika anda ingin
menggunakan destinasi seperti yang ditunjukkan di dalam di atas, anda perlu terlebih dahulu membina satu folder bernama MyPages di dalam direktori C sebelum memulakan langkah 1.
5. Tekan butang ENTER.
6. Untuk melihat hasil laman web yang telah siap dibina, buka direktori C dan klik folder bernama MyPages.
7. Klik fail Pulau.htm di dalam folder tersebut.
Hasilnya adalah seperti rajah 4.24.
SELAMAT MENCUBA!
Rajah 4.24: Contoh hasil sebagai laman web.
4.7 Latihan
1. PowerPoint mempunyai pelbagai beberapa jenis butang navigasi yang boleh digunakan untuk membantu pengguna beralih dari satu slaid ke satu slaid sewaktu persembahan. Nyatakan nama bagi setiap jenis butang berikut:
2. Rajah berikut menunjukkan dua kategori utama untuk Animations iaitu Entrance dan Emphasis. Nyatakan perbezaan di antara kedua-duanya.
3. Kita boleh membina pelbagai jenis carta di dalam slaid PowerPoint. Kenalpasti dan
namakan jenis-jenis kumpulan carta berikut:
