Value Creation | Innovation | Trustworthiness | Collaboration | Passion
PAGE - 1
1
Materi Ajar
Penyusunan Bukti Dukung Manajemen Pengadaan dan Sistem Informasi
Disampaikan pada Bimtek Penyusunan Bukti Dukung Level Proaktif Model Kematangan UKPBJ
2021
Narasumber
2002-2015 2015-sekarang 2018-sekarang
Procurement Professional Procurement Trainer/Mentor Procurement Specialist/Consultant
adw
WAHYUDINATA HALIM
+62 81 269 008 001
[email protected] Procurement Specialist
Indonesia Disaster Resilience Initiative Project
BMKG – The World Bank Sarjana Teknik Industri (ST.)
Magister Sains (M.Si.) Ilmu Lingkungan Universitas Indonesia
Sertifikat Profesi:
• Insinyur Professional Utama – IPU (PII)
• Certified System Operations Procedure Analyst (IEEEL Institute)
• Ahli Pengadaan B/J Pemerintah (LKPP)
• Assessor Kompetensi (BNSP)
• Instruktur Pengadaan B/J Pemerintah (LKPP)
Professional Membership
IAPI, FAKPI, IESA, IAMPI, PII
Daftar Isi 01 Pendahuluan
Aturan Bimtek, Tujuan dan Kerangka Modul
02 Agenda & Metodologi
Jadwal Pelaksanaan dan Metodologi Bimtek
03 Materi 1. Variabel Manajemen Pengadaan
Definisi, Key driver dan Contoh Bukti Dukung
04 Materi 2. Variabel Sistem Informasi
Definisi, Key driver dan Contoh Bukti Dukung
05 Referensi
Daftar Pustaka
Photo by Aaron Burden on Unsplash.com
Pendahuluan
Aturan Bimbingan Teknis secara Daring
Sesi Teori/Paparan dari Narasumber
1. Narasumber akan menyampaikan paparan sesuai dengan obyektif dan rencana yang tertuang dalam silabus
2. Metode yang akan digunakan ber-variasi, mulai dari paparan berbasis slide presentasi, pemutaran video sebagai bahan diskusi, quiz sederhana untuk
memberikan gambaran atas teori yang disampaikan sebelumnya, penjelasan contoh-contoh bukti dukung dan pemberian tugas yang relevan dengan apa yang sudah dibahas.
3. Seluruh peserta diharapkan mengaktifkan fitur Video di masing-masing zoom nya
4. Pada saat narasumber memulai paparan, host akan mematikan (mute) suara semua peserta
5. Tanya jawab akan diakomodir dengan menggunakan fitur Zoom Chat
6. Peserta dapat menuliskan pertanyaan pada fitur Zoom chat pada saat paparan berlangsung
7. Moderator akan mengkompilasi pertanyaan dan akan disampaikan ke narasumber pada saat sesi tanya jawab dengan tetap memperhatikan ketersediaan waktu
Penyusunan Tugas
1. Setiap UKPBJ wajib mengerjakan seluruh tugas yang diberikan dan hasilnya di upload ke Google Docs sesuai dengan link yang diberikan
2. Kelompok terdiri dari beberapa UKPBJ, kelompok dipersilahkan untuk mengusulkan tugas dari UKPBJ mana yang akan dipaparkan pada sesi paparan.
3. Narasumber akan melakukan review atas hasil pengerjaan tugas dari setiap kelompok yang di upload di Google Docs sebelum pelaksaan sesi paparan
4. Narasumber akan mendengarkan paparan dari
kelompok dan menyampaikan hasil review dan
feedback. Diharapkan review dan feedback ini akan
menjadi masukan yang berharga bagi kelompok yang
memaparkan dan bagi peserta UKPBJ lainnya
Aturan Bimbingan Teknis secara Daring
1. Alokasi waktu yang diberikan untuk setiap paparan kelompok ada 30 menit, dimana hal tersebut sudah termasuk presentasi (10-15 menit), pemberian
feedback (10 – 15 menit) dan sesi tanya jawab jika masih tersedia waktu.
2. Kelompok atau perwakilan kelompok yang akan
menyampaikan presentasi harus menyiapkan strategi yang tepat untuk dapat menyampaikan materi
sehingga dapat mencakup seluruh hal yang telah disusun sesuai dengan waktu yang disediakan.
3. Seluruh peserta diharapkan mengaktifkan fitur Video di masing-masing zoom nya
4. Pada saat perwakilan kelompok memberikan
paparan, host akan mematikan (mute) suara semua peserta
5. Tanya jawab akan diakomodir dengan menggunakan fitur Zoom Chat dan peserta dapat menuliskan
pertanyaan pada fitur Zoom chat pada saat paparan berlangsung
1. Zoom (zoom meeting, zoom chat, zoom polling)
2. Google form untuk pelaksanaan kegiatan pre dan post assessment
3. Google docs untuk penyimpanan bahan- bahan materi dan hasil penyusunan tugas setiap UKPBJ
4. Whatsapp Group sebagai media komunikasi/diskusi antar kelompok
5. SIMKU (sistem Informasi Model Kematangan UKPBJ) untuk pengajuan bukti dukung secara formal dari UKPBJ ke pihak LKPP
Sesi Paparan dan Review Hasil Penyusunan Bukti Dukung
Penggunaan alat kolaborasi
Tujuan
Memahami Mampu Mampu Memahami
bagaimana proses pengadaan terintegrasi
menyusun SOP Pengadaan terintegrasi
mendokumentasikan hasil proses
Pengadaan terintegrasi
pemanfaatan data dan informasi dalam
pengadaan
terintegrasi
Uji Pengetahuan Prapelatihan
https://bit.ly/PreTest_MPSI_
G5
Kerangka Modul
1.
Definisi dan Key Driver
2.
Jenis Bukti Dukung
3.
Langkah Penyusunan Bukti Dukung
M a t e r i Kompetensi Aktivitas
1. Materi bacaan 2. Paparan & Kuis 3. Tugas dan diskusi
kelompok
4. Presentasi kelompok 5. Feedback & review
Mampu menyusun bukti dukung level
Proaktif tingkat
kematangan UKPBJ
Photo by Kelly Sikkema on Unsplash.com
Agenda dan
Metodologi
Agenda
No. Aktivitas Pelaksana JP H1-2 H3 H4 H5-7 H8 H9-19 H20 H21-23 H22-25 1 Pra kelas UKPBJ secara
mandiri
2 Sesi Teori Narasumber 4
3 Sesi Praktik
Menyusun Bukti Dukung
Narasumber 4
4 Penerapan dan Penyusunan Bukti Dukung
UKPBJ secara mandiri
5 Sesi Mentoring 1 Narasumber 4 6 Revisi Bukti
Dukung UKPBJ secara
mandiri
7 Sesi Mentoring 2 Narasumber 4 8 Finalisasi Bukti
Dukung UKPBJ secara
mandiri 9 Monitoring
Pengisian SIMKU LKPP
Metodologi
• Pendaftaran peserta dari setiap UKPBJ
• Pembagian kelompok (dikelompokkan berdasarkan jenis organisasi)
• Distribusi materi bimtek:
o Materi dalam bentuk PPT
o Buku informasi (contoh bukti dukung) o Aturan kelas online
• Setiap UKPBJ diminta menyiapkan hasil penyusunan bukti dukung sementara
1 Pre-Class Event
2 Paparan Teori
3 Tugas Kelompok
4 Reviu Tugas Kelompok
5 Paparan Tugas
Pemanfaatan teknologi komunikasi online:
• Screen sharing
• Collaborative whiteboard
• Polling/quiz
• Polling
• Pre-assessment
• Post-assessment
• Evaluasi kegiatan
• Pembukaan dengan melakukan Pre-assessment (10 soal)
• Paparan singkat dari fasilitator untuk setiap sub- topik melalui
o Polling praktik saat ini untuk sub-topik yg akan diangkat
o Menjelaskan contoh bukti dukung o Quiz sederhana
• Sesi tanya jawab terbatas
• Penjelasan dan pembagian tugas ke setiap kelompok. Penugasan meliputi seluruh bukti dukung yang menjadi kriteria level proaktif.
• Setiap UKPBJ wajib menyusun tugas yang diberikan dan menyerakan ke fasilitator
• Kelompok memutuskan, UKPBJ mana yang akan dijadikan bahan paparan
• Pengiriman hasil diskusi kelompok kepada fasilitator paling lambat 1 hari sebelum pelaksanaan sesi paparan tugas
• Review hasil pekerjaan kelompok oleh fasilitator
• Paparan kelompok atas tugas (PR) yang telah didiskusikan di setiap kelompok
• Tugas paparan harus didistribusikan secara merata agar mencakup semua bukti dukung yang
dipersyaratkan
• Paparan hasil review/feedback atas hasil tugas kelompok dari fasilitator
• Penyampaian kesimpulan akhir oleh fasilitator sebelum menutup sesi latihan yang terakhir, sekaligus:
o Menyepakati waktu penyampaian perbaikan pasca bimtek untuk selanjutnya akan di follow up oleh LKPP
o Post-assessment (10 soal) dan evaluasi kegiatan
Tindak lanjut rencana perbaikan oleh LKPP
6 Tindak Lanjut
Metode Delivery
Feedback &
Review Materi
Bacaan
Presentasi Kelompok Paparan &
Kuis Tugas
& Diskusi Kelompok
Photo by Marvin Meyer on Unsplash.com
Materi 1
Menyusun Bukti Dukung
Variabel Manajemen
Pengadaan
Definisi Key Driver
Pengelolaan proses PBJ terintegrasi di seluruh mata rantai proses pengadaan dengan berkolaborasi dengan pihak terkait
1. Fokus UKPBJ dalam pengelolaan mata rantai PBJ:
a. Proses pengadaan terintegrasi, mulai dari proses perencanaan pengadaan sampai dengan pelaksanaan kontrak
b. Memastikan keamanan dan keberlangsungan layanan pengadaan secara elektronik
2. Ketersediaan prosedur yang mendukung peran UKPBJ.
SOP terintegrasi di tahap perencanaan, pemilihan dan pelaksanaan kontrak
Bukti Dukung
1. SOP Proses
Utama/Pengadaan Terintegrasi,
menggambarkan integrasi seluruh proses yang ada;
2. SOP Turunan, meliputi:
a. SOP Perencanaan;
b. SOP Persiapan Pengadaan;
c. SOP Persiapan Pemilihan Pra Kualifikasi;
d. SOP Persiapan Pemilihan Pasca Kualifikasi, dan e. SOP Pelaksanaan
Kontrak.
3. Berita acara/notulensi rapat dengan pelaku pengadaan dan atau pelaku usaha.
Variabel Manajemen Pengadaan
Bukti Dukung
SOP
Berita acara/
notulensi rapat
Tujuan & Sasaran Prinsip
Pelaksanaan Penyusunan
Format Jenis
Umum Sifat
Administrasi Pemerintahan Besaran Kegiatan
Kelengkapan Kegiatan Jenis Kegiatan
Definisi
Definisi
Tujuan & Jenis
Kerangka Bukti Dukung
Pedoman Penyusunan
Pedoman Penyusunan
#1
Standar Operasi Prosedur
Photo by Firmbee.com on Unsplash.com
Apa itu SOP?
“Prosedur baku pelaksanaan kegiatan atau serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan kegiatan bagaimana, kapan, dimana dan oleh
siapa dilakukan”
Peraturan MenPANRB Nomor 35/ 2012
“Suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis,
administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang
bersangkutan.
Tjipto Atmoko (2011) Established or prescribed methods to be
followed routinely for the performance of designated operations or in designated
situations
Merriam-Webster Dictionary
Panduan hasil kerja
yang diinginkan Proses kerja yang harus dilaksanakan Meningkatkan efisiensi dan efektivitas
kinerja pelayanan yang diberikan
instansi pemerintah kepada masyarakat.
Kata Kunci
Proses pembelajaran secara terus menerus
selama proses pelayanan.
Layanan dapat dilakukan secara konsisten oleh siapapun yang bertugas Meminimalisasi layanan berbelit dan tidak jelas prosedur operasinya
Pengguna layanan maupun Pemberi layanan dapat
melakukan pelayanan yang semakin hari semakin cepat Instruksi kerja
terstandarisasi
Prosedur terstandarisasi
Dibuat dan didokumentasikan
secara tertulis memuat prosedur (alur proses) kerja secara rinci dan
sistematik Mudah dipahami
dan dapat diimplementasikan
dengan baik secara konsisten
oleh pelaku
Konsistensi hasil kerja, produk dan proses pelayanan seluruhnya dengan mengacu pada kemudahan, pelayanan
& pengaturan yang
seimbang
Tujuan & Sasaran SOP
Memberikan pedoman bagi seluruh K/L/PD dalam
memberikan kepastian , serta mengevaluasi tugas dan fungsi masing-masing.
Memberikan kepastian dan keseragaman dalam program pelaksanaan suatu tugas.
Menunjang kelancaran dalam proses pelaksanaan tugas dan kemudahan pengendalian.
Mempertegas tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas bagi pegawai.
Memudahkan pelaksanaan evaluasi atas SOP yang telah disusun.
Setiap unit kerja instansi pemerintah memiliki SOP-nya masing-masing Penyempurnaan proses penyelenggaraan pemerintah Ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan
Peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat
T U J U A N
S
A
S
A
R
A
N
Prinsip-prinsip
PENYUSUNAN
PELAKSANAAN
Kemudahan dan Kejelasan
Keselarasan
Efisiensi dan Efektifitas
Keterukuran Dinamis
Berorientasi pada Pengguna Kepatuhan Hukum
Kepastian Hukum
Konsisten
Perbaikan Berkelanjutan Komitmen
Mengikat
Peran Penting seluruh Unsur Terdokumentasi dengan Baik
Layak Evaluasi
Kepastian Hukum
Siklus
Membentuk Tim
✓ Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan
✓ Penilaian kebutuhan
✓ Membuat daftar SOP yang akan dikembangkan
✓ Membuat dokumen
penilaian kebutuhan SOP
✓ Pengumpulan informasi & identifikasi alternatif
✓ Analisis & pemilihan alternatif
✓ Penulisan SOP
✓ Pengujian, review & pengesahan SOP
✓ Evaluasi agar prosedur selalu merujuk pada akuntabilitas &
kinerja yang baik
✓ Memastikan pelaksana menguasai dan menerapkan
✓ Perencanaan penerapan
✓ Pemberitahuan, distribusi &
aksibilitas
✓ Pelatihan pemahaman
Persiapan
Penilaian Kebutuhan
Penyusunan/
Pengembangan Penerapan
Monitoring & Evaluasi
01
02 05
04 03
Jenis
Peraturan MenPAN&RB No.35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP Administrasi Pemerintahan
Sifat Kegiatan Besaran Kegiatan Kelengkapan
Kegiatan Jenis Kegiatan
SOP Teknis
SOP Administratif
SOP Makro
SOP Mikro
SOP Final
SOP Parsial
SOP Generik
SOP Spesifik
Contoh:
1. Pengujian sampel di laboratorium
2. Perakitan kendaraan
Contoh:
1. Pelayanan pengujian sampel di laboratorium 2. Pelayanan perakitan
kendaraan
Contoh:
Pengelolaan surat
Contoh:
1. Penanganan surat masuk
2. Pemberian tanggapan terhadap surat masuk
Contoh:
1. Penyusunan pedoman 2. Penyelenggaraan
Bimtek
Contoh:
Pengelolaan keuangan Satker
Contoh:
1. Penyiapan bahan
penyusunan pedoman 2. Penyiapan
penyelenggaraan Bimtek
Contoh:
Pengelolaan keuangan
pada Satker XYZ
Format
1. Berapa banyak keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur?
2. Berapa banyak langkah dan sub-langkah yang diperlukan dalam suatu prosedur?
3. Siapa yang dijadikan target sebagai pelaksana SOP?
4. Apa tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan SOP?
Dasar penentuan format SOP:
Bentuk Format SOP:
1. SOP Umum
2. SOP Administrasi Pemerintah
Format Umum
Langkah Sederhana (Simple Steps)
Diagram Alir (Flowcharts) Tahapan Berurutan
(Hierarchical Steps)
Grafik (Graphic)
1 2
3 4
Cenderung lebih pendek, kurang dari 10 langkah
1. Linear Flowcharts 2. Branching Flowcharts
Kegiatan yang Panjang dan spesifik
1. Lebih dari 10 Langkah, informasi lebih detail
2. Sedikit pengambilan keputusan
Format Administrasi Pemerintah
Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts)
1
Format 5 Simbol Flowcharts
2
Dengan/tanpa
pengambilan keputusan
Prosedur yang singkat (<10 langkah)
Simbol Kapsul/Terminator untuk mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir
Simbol Kotak/Process untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi
Simbol Belah Ketupat/ Decision untuk mendiskripsikan kegiatan pengambilan keputusan
Simbol Anak Panah/Panah/Arrow untuk mendeskripsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan) Simbol Segilima/Off-Page Connector untuk mendiskripsikan hubungan antar symbol yang berbeda halaman
Pelaksana dipisahkan dari kegiatan
3
Penulisan pelaksana (aktor) tidak diurutkan secara hierarki, tetapi didasarkan pada sekuen kegiatan.
Menghindari pengulangan yang tidak perlu dan
tumpang tindih
Penulisan kegiatan → kata kerja aktif diikuti
dengan objek dan keterangan (seperti laporan)
Pedoman Penyusunan SOP (1/4)
SOP Makro
SOP Mikro
Menggambarkan prosedur secara keseluruhan proses Pengadaan Barang/Jasa end to end.
SOP Makro merupakan integrasi dari beberapa SOP (SOP mikro) yang membentuk serangkaian kegiatan pengadaan dari perencanaan pengadaan sampai dengan pelaksanaan kontrak.
SOP yang cakupan dan besaran kegiatannya merupakan bagian dari SOP Makro.
SOP Mikro Pengadaan Terintegrasi terdiri atas SOP Perencanaan Pengadaan, SOP Persiapan Pengadaan, SOP Persiapan
Pemilihan Penyedia, SOP Pemilihan Penyedia melalui
Prakualifikasi dan Pascakualifikasi/Tender, dan SOP Pelaksanaan
Kontrak.
Pedoman Penyusunan SOP (2/4)
a. Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah b. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 112 Tahun 2018 Tentang Pembentukan Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa Di Lingkungan
Pemerintah Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota c. Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan
Barang/Jasa Nomor 7 Tahun 2018 Tentang
Pedoman Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa d. Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan
Barang/Jasa Nomor 9 Tahun 2018 Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia
e. Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan
Barang/Jasa Nomor 14 Tahun 2018 Tentang Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa
a. Pengadaan Barang/Jasa di Lingkungan K/L/Pemda
menggunakan anggaran belanja yang bersumber dari APBN/APBD
b. Paket Pengadaan Barang/Jasa yang menggunakan metode pemilihan penyedia melalui tender (Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya) atau Seleksi (Pengadaan Konsultansi)
Materi yang disusun di dalam SOP
Pengadaan Terintegrasi berpedoman pada:
Ruang lingkup pemberlakuan SOP
Pengadaan Terintegrasi meliputi:
Memastikan identifikasi kebutuhan B/J hingga pemaketan barang yang masuk ke RUP terjamin dari sisi kualitas perencanaan pengadaan maupun ketersediaan anggaran yang dituangkan di dalam DIPA/DPA Menyusun dan menetapkan perencanaan PBJ
PA/KPA
Melaksanakan perencanaan dan persiapan PBJ Menyusun Spesifikasi Teknis/KAK, perkiraan biaya, dan penjadwalan Pengadaan Barang/Jasa
Melibatkan personil UKPBJ (jika diperlukan) dalam penyusunan perencanaan pengadaan untuk memastikan kualitas perencanaan pengadaan Melaksanakan penyusunan dan penenaetapan Spesifikasi Teknis/KAK, HPS, Rancanganan Kontrak, dan/atau penetapan uang muka, jaminan uang muka, jaminan pelaksanaan, jaminan pemeliharaan, sertifikat garansi, dan/atau penyesuaian harga.
Mendukung dan melaksanakan proses PBJ dari proses perencanaan pengadaan hingga pelaksanaan kontrak.
Memastikan bahwa perencanaan, persiapan pengadaan, serta pelaksanaan kontrak dilaksanakan dengan benar sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang Pengadaan Barang/Jasa.
PPK
UKPBJ POKJA
PEMILIHAN
Melaksanakan persiapan pemilihan dan pemilihan penyedia barang/jasa.
Memastikan penyusunan dokumen persiapan pemilihan dengan benar.
Memastikan kelancaran pemilihan penyedia dan menjamin kualitas penyedia yang dimenangkan.
Mengelola kontrak dengan benar sesuai dengan pedoman pelaksanaan kontrak yang
berlaku.
Memastikan pelaksanaan pekerjaan/pengiriman barang oleh penyedia sesuai dengan standar mutu yang ditetapkan.
PEJABAT PENANDATANGAN KONTRAK
Pedoman Penyusunan SOP (3/4)
Pedoman Penyusunan SOP (4/4)
SOP Terintegrasi mendeskripsikan proses Pengadaan Barang/Jasa yang berkaitan antara satu proses dengan proses berikutnya sampai dengan selesai.
Output Persiapan pengadaan berupa Dokumen Persiapan
Pengadaan akan menjadi acuan dalam pelaksanaan pemilihan penyedia.
Perencanaan pengadaan menghasilkan:
Draft Spesifikasi Teknis/KAK dan HPS yang
menjadi acuan dalam persiapan pengadaan untuk ditetapkan sebagai dokumen persiapan pengadaan.
Hasil pemilihan Penyedia
menjadi dasar pelaksanaan
kontrak dan penyelesaian
pekerjaan/pengiriman
barang
Contoh SOP Makro (1/2)
Contoh SOP Makro (2/2)
Contoh SOP Mikro (1/3)
Contoh SOP Mikro (2/3)
Contoh SOP Mikro (3/3)
SOP Mikro Lainnya
SOP Persiapan Pengadaan
SOP Pelaksanaan Kontrak
Contoh bukti dukung yang dilampirkan dalam dokumen ini bersifat memberikan gambaran awal, dan tidak serta merta sesuai dengan kebutuhan organisasi. Penyusun di tim pengelolaan kelembagaan UKPBJ diharapkan dapat menjadikan dokumen ini sebagai panduan untuk mengembangkan bukti dukung yang
lebih baik.
SOP Pemilihan Penyedia Prakualifikasi ,
SOP Pemilihan Penyedia Pascakualifikasi
SOP Persiapan Pemilihan Penyedia
Photo by Jules A. on unsplash.com
#2 Berita Acara/
Notulensi
Definisi Berita Acara & Laporan/Notulensi
Berita Acara
Naskah dinas yang berisi uraian tentang proses
pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi apabila diperlukan. Berita Acara dalam pelaksanaan PBJ disesuaikan dengan
setiap kegiatan yang melibatkan kesepakatan beberapa pihak baik yang melibatkan pelaku internal maupun eksternal.
Laporan/Notulensi
Naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian. Notulensi/Laporan PBJ adalah
pelaksanaan laporan atas setiap pelaksanaan kegiatan
pelaksanaan PBJ yang memunculkan kesepakatan diantara
pelaksana pengadaan.
Tujuan dan Jenis
Jenis-jenis BA atau Notulensi yang melibatkan pihak lain dalam proses pelaksanaan PBJ seperti:
a. Berita Acara Penjelasan Dokumen Pemilihan b. Berita Acara Adendum Dokumen Pemilihan c. Berita Acara Hasil Klarifikasi
d. Berita Acara Negosiasi, dll.
Tujuan:
Menjaga akuntabilitas dan transparansi setiap tahapan pelaksanaan pengadaan terutama yang berkaitan dengan pemangku
kepentingan atau
pelanggan.
P edoman Penyusunan
Penyusunan Berita Acara dan/atau Notulensi/Laporan rapat berpedoman pada
Peraturan Menteri Pendayagunaan Apartur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah.
Selain itu materi dan substansi Berita/Acara disesuaikan dengan Peraturan Perundangan yang mengatur tentang ketentuan setiap kegiatan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
a. Kepala. Memuat judul laporan menggunakan huruf kapital dan diletakan secara simetris
b. Batang Tubuh. Berisi pendahuluan, materi/isi kegiatan, simpulan dan saran.
c. Kaki. Memuat tanggal dan tempat, nama pejabat, dan tanda tangan
a. Kepala. Bagian Kepala berita acara harus memenuhi Kop Naskah Dinas, Judul, dan Nomor Berita Acara
b. Batang Tubuh. Batang tubuh berisi tulisan hari, tanggal, tahun serta jabatan para pihak yang membuat berita acara dan substansi berita acara.
c. Kaki. Bagian Kaki berita acara memuat
tempat pelaksanaan dan penandatanganan para pelaku
Susunan Berita Acara memuat:
Notulensi/Laporan memuat:
Contoh Berita Acara & Laporan/Notulensi
Contoh bukti dukung yang dilampirkan dalam dokumen ini bersifat
memberikan gambaran awal, dan tidak serta merta sesuai dengan kebutuhan organisasi. Penyusun di tim
pengelolaan kelembagaan UKPBJ diharapkan dapat menjadikan dokumen ini sebagai panduan untuk
mengembangkan bukti dukung
yang lebih baik.
Photo by Christopher Gower on Unsplash.com
Materi 2
Menyusun Bukti Dukung
Variabel
Sistem Informasi
Definisi Key Driver Bukti Dukung
Variabel Sistem Informasi
Pengelolaan sistem informasi
pengadaan sudah sesuai dengan
standar layanan dan keamanan sistem informasi
1. Cakupan sistem informasi dalam
pengadaan barang/jasa.
Penggunaan sistem yang mengintegrasikan mata rantai proses PBJ di tahap perencanaan, persiapan, pemilihan dan pelaksanaan kontrak
2. Ketersediaan data dan informasi pengadaan bagi stakeholder.
Penyajian data dan informasi by sistem sesuai dengan
kebutuhan
Laporan penggunaan Sistem Informasi
Pengadaan secara penuh
Definisi
Laporan penggunaan sistem informasi
pengadaan secara penuh adalah laporan real time berbasis web yang dihasilkan oleh sistem informasi pengadaan barang/jasa yang telah mengintegrasikan mata rantai proses di tahap perencanaan, persiapan, pemilihan dan
pelaksanaan kontrak.
Laporan secara real time dari sistem
informasi diharapkan dapat memberikan informasi yang up to date, kredibel dan bermanfaat dalam rangka proses
pengambilan keputusan.
Photo by heylagostechie on Unsplash.com
T ujuan
a. Menampilkan progress program kerja kepada pemangku kepentingan
b. Mengeksplorasi, investigasi dan edukasi: melihat apa yang berhasil, apa yang tidak, dan mengapa, sehingga organisasi selalu belajar atas apa yang telah dilakukan
c. Melibatkan para pemangku kepentingan melalui proses partisipatif
d. Menunjukkan hasil akan memudahkan proses mendapatkan
dukungan dari para pemangku kepentingan
Sumber Data & Konten
Laporan bersumber dari DATA (catatan transaksi selama proses pengadaan berlangsung),
kemudian selanjutnya DIOLAH menjadi
INFORMASI (sekumpulan catatan transaksi yang telah ditata dan diolah sehingga mempunyai arti bagi yang membaca).
Kebutuhan data oleh masing-masing UKPBJ
sebagian besar akan dipenuhi dari aplikasi
SIRUP dan SPSE (khususnya versi 4.4) sebagai
backbone utama dalam melaksanakan proses
pengadaan, dan mungkin sisanya diperoleh
dari sistem pendukung yang dikembangkan di
internal organisasi.
Sumber Data & Konten Informasi lainnya yang penting untuk dicantumkan namun tidak wajib yang
bersumber dari capaian setiap indikator kinerja adalah:
a. Kinerja penyerapan anggaran: realisasi penyerapan anggaran berbanding rencana awal (target)
b. Kinerja jadwal pemilihan: rata-rata waktu proses per metode pemilihan berbanding target awal
c. Kinerja penyedia: meliputi partisipasi
penyedia (rata-rata jumlah penawaran yang masuk) dan persentase kesesuaian dengan persyaratan pelelangan
d. Kinerja tingkat layanan UKPBJ:
pencapaian kepuasan pelanggan (PPK dan penyedia) atas layanan yang diberikan oleh UKPBJ
Informasi dalam pelaporan yang WAJIB dicantumkan adalah:
a. Summary distribusi paket
berdasarkan jenis pengadaan, baik dari sisi jumlah maupun nilai
b. Summary status pengadaan untuk
setiap tahapan (persiapan, pemilihan,
pelaksanaan pekerjaan)
Tampilan
Disarankan terdapat fitur pada sistem yang
memungkinkan dilakukan analisis lanjutan melalui fitur telusur (query, drill down, slice and dice) atas laporan awal yang ditampilkan dalam sistem.
Laporan ditampilkan dalam bentuk grafik (bar chart, pie chart, line chart, dll) dan tabel
sehingga dapat memenuhi kebutuhan seluruh pemangku kepentingan.
Laporan dapat diakses dan di print sesuai
dengan kebutuhan organisasi sesuai dengan hak
akses yang diberikan oleh admin.
Contoh Laporan
Copyright © UKPBJ PemprovXYZ SIPBJ v0.0.7
Distribusi Paket
Kinerja Pengadaan Strategis
Periode Laporan Kwartal 1 - 2019 Status per Tahapan
Tahap Persiapan
Tahap Pemilihan
Tahap Pelaksanaan
21 56 13
B a r ang 3
P e kerjaan Kons truks i 1 5 Ja s a Konsultans i 3
J a s a Lainny a 0
B a r ang 1 0
P e kerjaan Kons truks i 4 1 J a s a Konsultans i 2
J a s a Lainny a 3
B a r ang 5
P e kerjaan Kons truks i 5 J a s a Konsultans i 1
J a s a Lainny a 0
Tahap Serah Terima
05
B a r angP e kerjaan Kons truks i 30 Ja s a Konsultans i 0J a s a Lainny a 2
Rencana Nilai Belanja SKPD Pemerintah Provinsi XYZ
Laporan Kinerja Pengadaan Strategis
HOME / REPORT / LAPORAN KINERJA PENGADAAN STRATEGIS
SUKARMAN Log Out
Sistem Informasi PBJ
Biro Pengadaan Barang/Jasa
- 250.000 500.000 750.000 1.000.000
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov
PENYERAPAN ANGGARAN (dalam Juta Rp)
RENCANA AKTUAL
25 30 23 28 25 25
T A R G E T A K T U A L T A R G E T A K T U A L T A R G E T A K T U A L P E L E L A NGA N U M UM P E L E L A NGA N S E D E RH AN A P E M I L I H AN L A NGS UN G
R ATA-RATA W AKTU P ROSES
Jumlah Paket Nilai Paket (Rp) DINAS PEKERJAAN UMUM, PENATAAN RUANG DAN PERTANAHAN 25 133.701.937.011
DINAS PENDIDIKAN 31 70.994.512.289
DINAS PERUMAHAN DAN KAWASAN PEMUKIMAN 13 35.344.978.083
DINAS PERHUBUNGAN 9 24.853.489.798
DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN 7 15.478.490.822
DINAS ENERGI DAN SUMBERDAYA MINERAL 5 12.814.320.000
DINAS KESEHATAN 2 7.460.403.297
Lain-lain 3 7.376.751.956
Total Paket 95 308.024.883.256
3 3,2 3,5 3,2
T A R G E T A K T U A L T A R G E T A K T U A L K E P U AS AN P E N Y E DI A K E P U AS AN P P K
T I NGK AT L AYANAN UK PBJ
4 3,7
T A R G E T A K T U A L P A R T I SI P ASI P E N Y E DI A
60% 64%
T A R G E T A K T U A L K E S E S U AI AN D G N
P E R S Y A RA TA N
K I N ERJA P ENYED IA
Contoh bukti dukung yang dilampirkan dalam dokumen ini bersifat memberikan
gambaran awal, dan tidak serta merta sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Penyusun di tim pengelolaan
kelembagaan UKPBJ diharapkan dapat menjadikan dokumen ini sebagai panduan untuk mengembangkan
bukti dukung yang lebih baik.
Photo by Jonathan Borba on Unsplash.com
Referensi
Referensi
1. Suwanda, D., Purwoko, A. (2018). Menyusun Standard Operating Procedures Lembaga Pemerintah Berbasis Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. PPM Manajemen.
2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota.
3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan.
4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah.
5. Surat Edaran Deputi Pembinaan dan Pengembangan SDM LKPP Nomor 17 Tahun 2019 tentang Contoh Bukti Dukung Model Kematangan Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (MK- UKPBJ) Level Proaktif.
6. https://www.kajianpustaka.com/2016/10/pengertian-tujuan-fungsi-dan-manfaat-sop.html Diunduh tanggal 13 Juli 2020.
7. https://www.merriam-webster.com/dictionary/standard%20operating%20procedure.
Diunduh tanggal 13 Juli 2020.
Uji Pengetahuan Pascapelatihan
https://bit.ly/PostTest_MPSI_
Gelombang5
MENTORING
GOALS COACHING
ADVICE GUIDANCE
TRAINING
MOTIVATION
SUPPORT
SUCCESS
Photo by Hanny Naibaho on Unsplash.com
BUKU INFORMASI
VARIABEL MANAJEMEN PENGADAAN DAN SISTEM INFORMASI
Bimbingan Teknis Penyusunan Bukti Dukung Level Proaktif Model Kematangan UKPBJ
PENGANTAR
1. LATAR BELAKANG
Terbitnya Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah mengamanatkan bahwa Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ) berbentuk struktural yang memiliki fungsi Pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa, Pengelolaan Sistem Informasi Secara Elektronik, Pembinaan Kelembagaan dan SDM Pengadaan, Pemberian Bimbingan Teknis dan Advokasi Pengadaan Barang/Jasa dan tugas lainnya seperti Agen Pengadaan dan Pelaksanaan Penyusunan Strategi Pengadaan dan lain sebagainya. Keberadaan UKPBJ adalah transformasi penggabungan dari Unit Layanan Pengadaan (ULP) dan Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) yang telah dimandatkan pembentukannya pada Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah beserta perubahannya.
Selanjutnya Perpres 12 Tahun 2021 mendorong perubahan paradigma para pelaku didalamnya dalam menciptakan Value for Money, menciptakan inovasi pengadaan, serta mengembangkan keilmuan pengadaan untuk pengadaan barang/jasa yang berkelanjutan. Salah satu amanat Perpres untuk mewujudkan hal di atas adalah pembentukan UKPBJ yang menjadi pusat keunggulan pengadaan (Procurement Center of Excellence). UKPBJ sebagai pusat keunggulan pengadaan adalah unit kerja yang memiliki karakteristik strategis, kolaboratif, berorientasi pada kinerja, proaktif, dan mampu melakukan perbaikan berkelanjutan sehingga merupakan pendorong dalam penciptaan nilai tambah dan manfaat dalam kegiatan pengadaan barang/jasa di Indonesia.
Salah satu cara untuk memastikan adanya perbaikan yang berkelanjutan adalah dengan menerapkan model tingkat kematangan yang menjadi alat ukur perbaikan yang telah dilakukan sekaligus sebagai panduan bagi UKPBJ dalam upaya perbaikan berikutnya. Kematangan organisasi pengadaan merupakan salah satu indikator keberhasilan dalam pengembangan sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan bebas korupsi. Kematangan organisasi pengadaan merupakan salah satu agenda dalam rencana aksi nasional pencegahan dan pemberantasan korupsi sesuai dengan Inpres No. 7 Tahun 2015 dan Inpres No. 10 Tahun 2016.
Dengan adanya perubahan tugas dan fungsi UKPBJ, maka LKPP telah melakukan kajian kembali model tingkat kematangan organisasi pengadaan, termasuk penentuan tingkat kematangan masing-masing UKPBJ yang sejalan dengan amanat Perpres 12 Tahun 2021. Model ini kemudian disebut sebagai Model Pengukuran Tingkat Kematangan UKPBJ.
Model Pengukuran Tingkat Kematangan UKPBJ didefinisikan sebagai instrumen pengukuran dalam melaksanakan pengelolaan kelembagaan UKPBJ yang menggambarkan kapabilitas UKPBJ dan menjadi acuan bagi UKPBJ dalam upaya pengembangan/penguatan kelembagaan UKPBJ menuju pusat keunggulan Pengadaan Barang/Jasa.
Pengukuran Tingkat Kematangan UKPBJ berdasarkan model tersebut terdiri dari 4 domain dan 9 variabel meliputi:
1. Domain Proses, yang mencakup variabel: Manajemen Pengadaan, Manajemen Penyedia, manajemen Kinerja, dan Manajemen Risiko,
2. Domain Kelembagaan, yang mencakup variabel: Pengorganisasian, dan Tugas/Fungsi,
3. Domain Sumber Daya Manusia, yang mencakup variabel: Perencanaan, dan Pengembangan,
4. Domain Sistem Informasi, dengan variabel: Sistem Informasi.
Ukuran kematangan UKPBJ menuju pusat keunggulan Pengadaan Barang/Jasa yang dilakukan secara berjenjang melalui 5 (lima) tingkat kematangan UKPBJ, yang terdiri dari :
1. Inisiasi, yaitu UKPBJ yang pasif dalam merespon setiap permintaan dengan bentuk yang masih ad-hoc dan belum merefleksikan keutuhan perluasan fungsi dalam organisasi pengadaan barang/jasa (UKPBJ).
2. Esensi, yaitu UKPBJ yang memfokuskan pada fungsi dasar UKPBJ dalam proses pemilihan, memiliki pola kerja tersegmentasi dan belum terbentuk kolaborasi antar pelaku proses PBJ yang efektif.
3. Proaktif, yaitu UKPBJ yang menjalankan fungsi PBJ dengan berorientasi pada pemenuhan kebutuhan pelanggan melalui kolaborasi, penguatan fungsi perencanaan bersama pelanggan internal maupun eksternal.
4. Strategis, yaitu UKPBJ yang melakukan pengelolaan pengadaan inovatif, terintegrasi dan strategis untuk mendukung pencapaian kinerja organisasi.
5. Unggul, yaitu UKPBJ yang senantiasa melakukan penciptaan nilai tambah dan penerapan praktik terbaik PBJ yang berkelanjutan sehingga menjadi panutan dan mentor untuk UKPBJ lainnya.
Target setiap UKPBJ adalah mencapai tingkat kematangan level 3 yaitu PROAKTIF untuk dapat disebut sebagai UKPBJ yang menjadi pusat keunggulan pengadaan (Procurement Center of Excellence).
Hal ini juga sejalan dengan Strategi Nasional Pencegahan Korupsi (Stranas PK) yang tertuang dalam Perpres No. 54 Tahun 2018 tentang Strategi Nasional Pencegahan Korupsi. Berupa arah kebijakan Nasional yang memuat fokus dan sasaran pencegahan korupsi yang digunakan sebagai acuan K/L/Pemda dan Pemangku Kepentingan lainnya dalam melaksanakan aksi pencegahan korupsi di Indonesia. Dimana salah satu ukuran keberhasilannya adalah tercapainya tingkat kematangan UKPBJ minimal level 3 (Level Proaktif) di 100 K/L/Pemda (34 Provinsi, 12 K/L dan 54 Kabupaten/Kota) pada Desember 2020.
Dengan kondisi terkini terkait Pandemi Covid-19 dan tenggat waktu yang semakin dekat, sedangkan masih terdapat UKPBJ yang belum memenuhi target Level Proaktif maka LKPP berinisiatif untuk melakukan langkah percepatan dengan melaksanakan Bimtek secara Online untuk mendorong pemenuhan bukti dukung Level Proaktif ke
beberapa UKPBJ sesuai dengan target waktu yang ditetapkan di akhir tahun 2020.
Bimtek Online telah dirancang sedemikian rupa sehingga akan memandu UKPBJ dalam menyiapkan bukti dukung yang dipersyaratkan.
2. TUJUAN
Adapun tujuan dari dilaksanakannya program bimbingan teknis online ini antara lain:
1. Memberikan pemahaman konsep dari setiap variabel Model Kematangan UKPBJ level Proaktif.
2. Memberikan pemahaman substansi dan manfaat penerapan/praktik dari setiap variabel Model Kematangan UKPBJ level Proaktif.
3. Membantu UKPBJ yang menjadi target program Strategi Nasional Pencegahan Korupsi (Stratnas-PK) untuk memenuhi kriteria kematangan level Proaktif di 9 variabel Model Kematangan UKPBJ, termasuk memandu dalam penyusunan bukti dukung.
3. ATURAN BIMTEK ONLINE
Bimtek Online dipandang sebagai cara yang efektif untuk menyebarluaskan informasi kepada peserta/UKPBJ yang secara geografis tersebar lokasinya di seluruh Indonesia.
Hal ini sudah menjadi strategi LKPP untuk menjalankan salah satu fungsinya dalam memberikan pembinaan ke SDM Pengadaan.
Namun tidak dipungkiri bahwa pelaksanaan Bimtek Online memiliki banyak keterbatasan dibanding pelaksanaan secara offline (in class) dan karenanya perlu diatur sedemikian rupa sehingga dapat memberikan hasil yang maksimal.
Berikut beberapa aturan yang harus dilaksanakan oleh seluruh pihak yang terlibat:
3.1. Pembagian peran
a. Fasilitator: narasumber yang akan mempersiapkan materi dan menyampaikan materi secara online berbasiskan model kematangan UKPBJ serta melakukan review atas paparan yang disampaikan setiap kelompok pada sesi paparan dan review.
b. Moderator: pihak yang akan mengatur jalannya bimtek online, membuka kelas online, mengidentifikasi dan mengelompokkan pertanyaan yang diajukan serta mengatur sesi tanya jawab.
c. Peserta: perwakilan UKPBJ yang ditugaskan secara resmi oleh masing- masing pimpinan untuk melaksanakan kegiatan bimtek online, dimana peserta diwajibkan untuk:
1) Membaca bahan-bahan yang disampaikan sebelum pelaksanaan bimtek 2) Mempersiapkan data/bahan yang dipersyaratkan dalam informasi awal
yang disampaikan oleh LKPP
3) Mengikuti seluruh sesi bimtek online
4) Hadir tepat waktu untuk mendapatkan pemahaman yang menyeluruh 5) Berpartisipasi aktif
6) Mengerjakan semua penugasan yang diberikan
7) Menindaklanjuti hasil bimtek online untuk pemenuhan bukti dukung Level Proaktif.
d. Host adalah pihak yang akan mempersiapkan serta memastikan alat bantu yang digunakan dapat dioperasikan dengan baik selama pelaksanaan bimtek online.
3.2. Aturan pada saat pelaksanaan Bimtek a. Sesi teori/paparan dari narasumber
1) Narasumber akan menyampaikan paparan sesuai dengan obyektif dan rencana yang tertuang dalam silabus
2) Metode yang akan digunakan ber-variasi, mulai dari paparan berbasis slide presentasi, pemutaran video sebagai bahan diskusi, quiz sederhana untuk memberikan gambaran atas teori yang disampaikan sebelumnya, penjelasan contoh-contoh bukti dukung dan pemberian tugas yang relevan dengan apa yang sudah dibahas.
3) Seluruh peserta diharapkan mengaktifkan fitur Video di masing-masing zoom nya
4) Pada saat narasumber memulai paparan, host akan mematikan (mute) suara semua peserta
5) Tanya jawab akan diakomodir dengan menggunakan fitur Zoom Chat 6) Peserta dapat menuliskan pertanyaan pada fitur Zoom chat pada saat
paparan berlangsung
7) Moderator akan mengkompilasi pertanyaan dan akan disampaikan ke narasumber pada saat sesi tanya jawab dengan tetap memperhatikan ketersediaan waktu
b. Penyusunan tugas
1) Setiap UKPBJ wajib mengerjakan seluruh tugas yang diberikan dan hasilnya di upload ke Google Docs sesuai dengan link yang diberikan 2) Kelompok terdiri dari beberapa UKPBJ, kelompok dipersilahkan untuk
mengusulkan tugas dari UKPBJ mana yang akan dipaparkan pada sesi paparan.
3) Narasumber akan melakukan review atas hasil pengerjaan tugas dari setiap kelompok yang di upload di Google Docs sebelum pelaksaan sesi paparan
4) Narasumber akan mendengarkan paparan dari kelompok dan menyampaikan hasil review dan feedback. Diharapkan review dan feedback ini akan menjadi masukan yang berharga bagi kelompok yang memaparkan dan bagi peserta UKPBJ lainnya
c. Sesi Paparan dan Review Hasil Penyusunan Bukti Dukung
1) Alokasi waktu yang diberikan untuk setiap paparan kelompok ada 30 menit, dimana hal tersebut sudah termasuk presentasi (10-15 menit), pemberian feedback (10 – 15 menit) dan sesi tanya jawab jika masih tersedia waktu.
2) Kelompok atau perwakilan kelompok yang akan menyampaikan presentasi harus menyiapkan strategi yang tepat untuk dapat menyampaikan materi sehingga dapat mencakup seluruh hal yang telah disusun sesuai dengan waktu yang disediakan.
3) Seluruh peserta diharapkan mengaktifkan fitur Video di masing-masing zoom nya
4) Pada saat perwakilan kelompok memberikan paparan, host akan mematikan (mute) suara semua peserta
5) Tanya jawab akan diakomodir dengan menggunakan fitur Zoom Chat dan peserta dapat menuliskan pertanyaan pada fitur Zoom chat pada saat paparan berlangsung
d. Penggunaan alat kolaborasi
1) Zoom (zoom meeting, zoom chat, zoom polling)
2) Google form untuk pelaksanaan kegiatan pre dan post assessment 3) Google docs untuk penyimpanan bahan-bahan materi dan hasil
penyusunan tugas setiap UKPBJ
4) Whatsapp Group sebagai media komunikasi/diskusi antar kelompok 5) SIMKU (sistem Informasi Model Kematangan UKPBJ) untuk pengajuan
bukti dukung secara formal dari UKPBJ ke pihak LKPP
SILABUS BIMTEK ONLINE 1. TUJUAN
Bimtek online UKPBJ untuk Pemenuhan Bukti Dukung Level Proaktif Model Tingkat Kematangan UKPBJ khususnya variabel Manajemen Pengadaan dan variable Sistem Informasi bertujuan agar para peserta:
a. Memahami bagaimana proses pengadaan terintegrasi b. Dapat menyusun SOP Pengadaan terintegrasi
c. Dapat mendokumentasikan hasil proses Pengadaan terintegrasi
d. Memahami pemanfaatan data dan informasi dalam pengadaan terintegrasi
2. JADWAL
No Aktivitas Pelaksana J P
H 1-2
H3 H4 H 5-7
H8 H 9-19
H20 H 21-23
H 22-25
1 Pra kelas UKPBJ secara mandiri
2 Sesi Teori Narasumber 4
3 Sesi Praktik Menyusun Bukti Dukung
Narasumber 4
4 Penerapan dan
Penyusunan Bukti Dukung
UKPBJ secara mandiri
5 Sesi Mentoring 1
Narasumber 4
6 Revisi Bukti Dukung
UKPBJ secara mandiri
7 Sesi Mentoring 2
Narasumber 4
8 Finalisasi Bukti Dukung
UKPBJ secara mandiri 9 Monitoring
Pengisian SIMKU
LKPP
3. SILABUS
No Aktifitas Durasi Metode Media
1 Pra Kelas
1.1 Distribusi materi bimtek online 5 hari
Pengiriman materi via email, berupa:
• Materi presentasi
• Buku informasi
• Template bukti dukung
• Instruksi awal kepada setiap UKPBJ
1.2 Pembagian kelompok oleh LKPP N/A 1 kelompok terdiri dari 1 atau lebih UKPBJ
No Aktifitas Durasi Metode Media
2 Sesi Teori 1
2.1 Pembukaan dan perkenalan
1 JP
Zoom Meeting
2.2 Pre assessment Google Form
2.3 Pengantar Manajemen Pengadaan Barang/Jasa
Presentasi dari narasumber
Zoom Meeting 2.4 Teori Manajemen Pengadaan
Barang/Jasa
• Presentasi dari narasumber Zoom Meeting
3 Sesi Praktik Penyusunan Bukti Dukung 1
3.1
Standar Operasioanl Prosedur a. Prinsip-prinsip penyusunan b. Siklus dan Jenis-jenis SOP c. Format
1 JP
• Presentasi dari narasumber
• Tanya jawab • Zoom
Meeting
• Zoom Chat
3.2
Pedoman Penyusunan SOP:
a. SOP Makro
- SOP Proses Utama Pengadaan b. SOP Mikro
- SOP Perencanaan Pengadaan
- SOP Persiapan Pengadaan - SOP Persiapan Pemilihan - SOP Pemilihan Penyedia
Prakualifikasi
- SOP Pemilihan Penyedia Pascakualifikasi
- SOP Pelaksanaan Kontrak
2 JP
• Presentasi dari narasumber
• Quiz
• Tanya jawab
• Penjelasan contoh bukti dukung
• Penjelasan tugas kelompok
• Zoom Meeting
• Zoom Chat
3.3
Pedoman Penyusunan Berita
Acara/Notulensi 1 JP
• Presentasi dari narasumber
• Quiz
• Tanya jawab
• Penjelasan contoh bukti dukung
• Penjelasan tugas kelompok
• Zoom Meeting
• Zoom Chat
4 Penyusunan Bukti Dukung 1 4 hari
• Penyusunan bukti dukung per UKPBJ berdasarkan tugas-tugas yang diberikan pada sesi praktik penyusunan bukti dukung
• Diskusi kelompok untuk memutuskan UKPBJ yang akan mewakili kelompok pada sesi paparan
• Google docs
• Whatsapp Group
5 Sesi Paparan dan Review Hasil Penyusunan Bukti Dukung 1
5.1 Paparan Kelompok 1 0,5 JP
• Presentasi kelompok
• Penyampaian hasil review dan feedback dari narasumber
• Tanya jawab dari peserta lain (jika masih tersedia waktu)
• Zoom Meeting
• Zoom Chat
No Aktifitas Durasi Metode Media
5.2 Paparan Kelompok 2 0,5 JP
• Presentasi kelompok
• Penyampaian hasil review dan feedback dari narasumber
• Tanya jawab dari peserta lain (jika masih tersedia waktu)
• Zoom Meeting
• Zoom Chat
5.3 Paparan Kelompok 3 0,5 JP
• Presentasi kelompok
• Penyampaian hasil review dan feedback dari narasumber
• Tanya jawab dari peserta lain (jika masih tersedia waktu)
• Zoom Meeting
• Zoom Chat
5.4 Paparan Kelompok 4 0,5 JP
• Presentasi kelompok
• Penyampaian hasil review dan feedback dari narasumber
• Tanya jawab dari peserta lain (jika masih tersedia waktu)
• Zoom Meeting
• Zoom Chat
5.5 Paparan Kelompok 5 0,5 JP
• Presentasi kelompok
• Penyampaian hasil review dan feedback dari narasumber
• Tanya jawab dari peserta lain (jika masih tersedia waktu)
• Zoom Meeting
• Zoom Chat
5.6 Paparan Kelompok 6 0,5 JP
• Presentasi kelompok
• Penyampaian hasil review dan feedback dari narasumber
• Tanya jawab dari peserta lain (jika masih tersedia waktu)
• Zoom Meeting
• Zoom Chat
5.7 Paparan Kelompok 7 0,5 JP
• Presentasi kelompok
• Penyampaian hasil review dan feedback dari narasumber
• Tanya jawab dari peserta lain (jika masih tersedia waktu)
• Zoom Meeting
• Zoom Chat
5.8 Kesimpulan 0,5 JP
• Presentasi dari narasumber
• Penjelasan rencana tindak lanjut atas catatan perbaikan
• Kesepakatan jadwal perbaikan
• Zoom Meeting
• Zoom Chat
6 Sesi Teori 2 6.1 Pembukaan
1 JP
Zoom Meeting
6.2 Pre assessment Google Form
6.3 Konsep Sistem Informasi Presentasi dari narasumber
Zoom Meeting
7 Sesi Praktik Penyusunan Bukti Dukung 2
7.1
Laporan Penggunaan Sistem Informasi Pengadaan:
a. Sumber Data b. Konten c. Tampilan
1 JP
• Presentasi dari narasumber
• Quiz
• Penjelasan contoh bukti dukung
• Tanya jawab
• Penjelasan tugas 1
• Zoom Meeting
• Zoom Chat
7.2
Menyusun Laporan Penggunaan Sistem Informasi:
a. Summary distribusi paket pengadaan
b. Summary status pengadaan
1 JP
• Presentasi dari narasumber
• Quiz
• Penjelasan contoh bukti dukung
• Tanya jawab
Penjelasan tugas 2 dan 3 UKPBJ
• Zoom Meeting
• Zoom Chat
No Aktifitas Durasi Metode Media c. Kinerja penerapan anggaran
(optional)
d. Kinerja jadwal pemilihan (optional)
e. Kinerja Penyedia (optional) f. Kinerja Tingkat Layanan UKPBJ
(optional)
a.
8 Sesi Paparan dan Review Hasil Penyusunan Bukti Dukung
8.1 Paparan Kelompok 1 0,5 JP
• Presentasi kelompok
• Penyampaian hasil review dan feedback dari narasumber
• Tanya jawab dari peserta lain (jika masih tersedia waktu)
• Zoom Meeting
• Zoom Chat
8.2 Paparan Kelompok 2 0,5 JP
• Presentasi kelompok
• Penyampaian hasil review dan feedback dari narasumber
• Tanya jawab dari peserta lain (jika masih tersedia waktu)
• Zoom Meeting
• Zoom Chat
8.3 Paparan Kelompok 3 0,5 JP
• Presentasi kelompok
• Penyampaian hasil review dan feedback dari narasumber
• Tanya jawab dari peserta lain (jika masih tersedia waktu)
• Zoom Meeting
• Zoom Chat
8.4 Paparan Kelompok 4 0,5 JP
• Presentasi kelompok
• Penyampaian hasil review dan feedback dari narasumber
• Tanya jawab dari peserta lain (jika masih tersedia waktu)
• Zoom Meeting
• Zoom Chat
8.5 Paparan Kelompok 5 0,5 JP
• Presentasi kelompok
• Penyampaian hasil review dan feedback dari narasumber
• Tanya jawab dari peserta lain (jika masih tersedia waktu)
• Zoom Meeting
• Zoom Chat
8.6 Paparan Kelompok 6 0,5 JP
• Presentasi kelompok
• Penyampaian hasil review dan feedback dari narasumber
• Tanya jawab dari peserta lain (jika masih tersedia waktu)
• Zoom Meeting
• Zoom Chat
8.7 Paparan Kelompok 7 0,5 JP
• Presentasi kelompok
• Penyampaian hasil review dan feedback dari narasumber
• Tanya jawab dari peserta lain (jika masih tersedia waktu)
• Zoom Meeting
• Zoom Chat
No Aktifitas Durasi Metode Media
8.8 Kesimpulan 0,5 JP
• Presentasi dari narasumber
• Penjelasan rencana tindak lanjut atas catatan perbaikan
• Kesepakatan jadwal perbaikan
• Zoom Meeting
• Zoom Chat
4. VARIABEL MODEL KEMATANGAN
4.1. MANAJEMEN PENGADAAN 4.1.1. Definisi:
Pengelolaan proses PBJ terintegrasi di seluruh mata rantai proses pengadaan dengan berkolaborasi dengan pihak terkait.
4.1.2. Key Driver:
1. Fokus UKPBJ dalam pengelolaan mata rantai PBJ:
a. Proses pengadaan terintegrasi, mulai dari proses perencanaan pengadaan sampai dengan pelaksanaan kontrak
b. Memastikan keamanan dan keberlangsungan layanan pengadaan secara elektronik
2. Ketersediaan prosedur yang mendukung peran UKPBJ.
SOP terintegrasi di tahap perencanaan, pemilihan dan pelaksanaan kontrak
4.2. SISTEM INFORMASI 4.2.1. Deskripsi:
Pengelolaan sistem informasi pengadaan sudah sesuai dengan standar layanan dan keamanan sistem informasi
4.2.2. Key Driver:
1. Cakupan sistem informasi dalam pengadaan barang/jasa.
Penggunaan sistem yang mengintegrasikan mata rantai proses PBJ di tahap perencanaan, persiapan, pemilihan dan pelaksanaan kontrak
2. Ketersediaan data dan informasi pengadaan bagi stakeholder.
Penyajian data dan informasi by system sesuai dengan kebutuhan.
5. BUKTI DUKUNG
5.1. MANAJEMEN PENGADAAN
5.1.1. SOP Pengadaan Terintegrasi, meliputi: SOP Perencanaan, SOP Persiapan Pengadaan, SOP Pemilihan, dan SOP Pelaksanaan Kontrak.
Pada dokumen ini akan dicontohkan SOP yang lebih lengkap, seperti:
