VARIABEL MANAJEMEN PENGADAAN DAN SISTEM INFORMASI
Bimbingan Teknis Penyusunan Bukti Dukung Level Proaktif Model Kematangan UKPBJ
PENGANTAR
1. LATAR BELAKANG
Terbitnya Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah mengamanatkan bahwa Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ) berbentuk struktural yang memiliki fungsi Pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa, Pengelolaan Sistem Informasi Secara Elektronik, Pembinaan Kelembagaan dan SDM Pengadaan, Pemberian Bimbingan Teknis dan Advokasi Pengadaan Barang/Jasa dan tugas lainnya seperti Agen Pengadaan dan Pelaksanaan Penyusunan Strategi Pengadaan dan lain sebagainya. Keberadaan UKPBJ adalah transformasi penggabungan dari Unit Layanan Pengadaan (ULP) dan Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) yang telah dimandatkan pembentukannya pada Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah beserta perubahannya.
Selanjutnya Perpres 12 Tahun 2021 mendorong perubahan paradigma para pelaku didalamnya dalam menciptakan Value for Money, menciptakan inovasi pengadaan, serta mengembangkan keilmuan pengadaan untuk pengadaan barang/jasa yang berkelanjutan. Salah satu amanat Perpres untuk mewujudkan hal di atas adalah pembentukan UKPBJ yang menjadi pusat keunggulan pengadaan (Procurement Center of Excellence). UKPBJ sebagai pusat keunggulan pengadaan adalah unit kerja yang memiliki karakteristik strategis, kolaboratif, berorientasi pada kinerja, proaktif, dan mampu melakukan perbaikan berkelanjutan sehingga merupakan pendorong dalam penciptaan nilai tambah dan manfaat dalam kegiatan pengadaan barang/jasa di Indonesia.
Salah satu cara untuk memastikan adanya perbaikan yang berkelanjutan adalah dengan menerapkan model tingkat kematangan yang menjadi alat ukur perbaikan yang telah dilakukan sekaligus sebagai panduan bagi UKPBJ dalam upaya perbaikan berikutnya. Kematangan organisasi pengadaan merupakan salah satu indikator keberhasilan dalam pengembangan sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan bebas korupsi. Kematangan organisasi pengadaan merupakan salah satu agenda dalam rencana aksi nasional pencegahan dan pemberantasan korupsi sesuai dengan Inpres No. 7 Tahun 2015 dan Inpres No. 10 Tahun 2016.
Dengan adanya perubahan tugas dan fungsi UKPBJ, maka LKPP telah melakukan kajian kembali model tingkat kematangan organisasi pengadaan, termasuk penentuan tingkat kematangan masing-masing UKPBJ yang sejalan dengan amanat Perpres 12 Tahun 2021. Model ini kemudian disebut sebagai Model Pengukuran Tingkat Kematangan UKPBJ.
Model Pengukuran Tingkat Kematangan UKPBJ didefinisikan sebagai instrumen pengukuran dalam melaksanakan pengelolaan kelembagaan UKPBJ yang menggambarkan kapabilitas UKPBJ dan menjadi acuan bagi UKPBJ dalam upaya pengembangan/penguatan kelembagaan UKPBJ menuju pusat keunggulan Pengadaan Barang/Jasa.
Pengukuran Tingkat Kematangan UKPBJ berdasarkan model tersebut terdiri dari 4 domain dan 9 variabel meliputi:
1. Domain Proses, yang mencakup variabel: Manajemen Pengadaan, Manajemen Penyedia, manajemen Kinerja, dan Manajemen Risiko,
2. Domain Kelembagaan, yang mencakup variabel: Pengorganisasian, dan Tugas/Fungsi,
3. Domain Sumber Daya Manusia, yang mencakup variabel: Perencanaan, dan Pengembangan,
4. Domain Sistem Informasi, dengan variabel: Sistem Informasi.
Ukuran kematangan UKPBJ menuju pusat keunggulan Pengadaan Barang/Jasa yang dilakukan secara berjenjang melalui 5 (lima) tingkat kematangan UKPBJ, yang terdiri dari :
1. Inisiasi, yaitu UKPBJ yang pasif dalam merespon setiap permintaan dengan bentuk yang masih ad-hoc dan belum merefleksikan keutuhan perluasan fungsi dalam organisasi pengadaan barang/jasa (UKPBJ).
2. Esensi, yaitu UKPBJ yang memfokuskan pada fungsi dasar UKPBJ dalam proses pemilihan, memiliki pola kerja tersegmentasi dan belum terbentuk kolaborasi antar pelaku proses PBJ yang efektif.
3. Proaktif, yaitu UKPBJ yang menjalankan fungsi PBJ dengan berorientasi pada pemenuhan kebutuhan pelanggan melalui kolaborasi, penguatan fungsi perencanaan bersama pelanggan internal maupun eksternal.
4. Strategis, yaitu UKPBJ yang melakukan pengelolaan pengadaan inovatif, terintegrasi dan strategis untuk mendukung pencapaian kinerja organisasi.
5. Unggul, yaitu UKPBJ yang senantiasa melakukan penciptaan nilai tambah dan penerapan praktik terbaik PBJ yang berkelanjutan sehingga menjadi panutan dan mentor untuk UKPBJ lainnya.
Target setiap UKPBJ adalah mencapai tingkat kematangan level 3 yaitu PROAKTIF untuk dapat disebut sebagai UKPBJ yang menjadi pusat keunggulan pengadaan (Procurement Center of Excellence).
Hal ini juga sejalan dengan Strategi Nasional Pencegahan Korupsi (Stranas PK) yang tertuang dalam Perpres No. 54 Tahun 2018 tentang Strategi Nasional Pencegahan Korupsi. Berupa arah kebijakan Nasional yang memuat fokus dan sasaran pencegahan korupsi yang digunakan sebagai acuan K/L/Pemda dan Pemangku Kepentingan lainnya dalam melaksanakan aksi pencegahan korupsi di Indonesia. Dimana salah satu ukuran keberhasilannya adalah tercapainya tingkat kematangan UKPBJ minimal level 3 (Level Proaktif) di 100 K/L/Pemda (34 Provinsi, 12 K/L dan 54 Kabupaten/Kota) pada Desember 2020.
Dengan kondisi terkini terkait Pandemi Covid-19 dan tenggat waktu yang semakin dekat, sedangkan masih terdapat UKPBJ yang belum memenuhi target Level Proaktif maka LKPP berinisiatif untuk melakukan langkah percepatan dengan melaksanakan Bimtek secara Online untuk mendorong pemenuhan bukti dukung Level Proaktif ke
beberapa UKPBJ sesuai dengan target waktu yang ditetapkan di akhir tahun 2020.
Bimtek Online telah dirancang sedemikian rupa sehingga akan memandu UKPBJ dalam menyiapkan bukti dukung yang dipersyaratkan.
2. TUJUAN
Adapun tujuan dari dilaksanakannya program bimbingan teknis online ini antara lain:
1. Memberikan pemahaman konsep dari setiap variabel Model Kematangan UKPBJ level Proaktif.
2. Memberikan pemahaman substansi dan manfaat penerapan/praktik dari setiap variabel Model Kematangan UKPBJ level Proaktif.
3. Membantu UKPBJ yang menjadi target program Strategi Nasional Pencegahan Korupsi (Stratnas-PK) untuk memenuhi kriteria kematangan level Proaktif di 9 variabel Model Kematangan UKPBJ, termasuk memandu dalam penyusunan bukti dukung.
3. ATURAN BIMTEK ONLINE
Bimtek Online dipandang sebagai cara yang efektif untuk menyebarluaskan informasi kepada peserta/UKPBJ yang secara geografis tersebar lokasinya di seluruh Indonesia.
Hal ini sudah menjadi strategi LKPP untuk menjalankan salah satu fungsinya dalam memberikan pembinaan ke SDM Pengadaan.
Namun tidak dipungkiri bahwa pelaksanaan Bimtek Online memiliki banyak keterbatasan dibanding pelaksanaan secara offline (in class) dan karenanya perlu diatur sedemikian rupa sehingga dapat memberikan hasil yang maksimal.
Berikut beberapa aturan yang harus dilaksanakan oleh seluruh pihak yang terlibat:
3.1. Pembagian peran
a. Fasilitator: narasumber yang akan mempersiapkan materi dan menyampaikan materi secara online berbasiskan model kematangan UKPBJ serta melakukan review atas paparan yang disampaikan setiap kelompok pada sesi paparan dan review.
b. Moderator: pihak yang akan mengatur jalannya bimtek online, membuka kelas online, mengidentifikasi dan mengelompokkan pertanyaan yang diajukan serta mengatur sesi tanya jawab.
c. Peserta: perwakilan UKPBJ yang ditugaskan secara resmi oleh masing-masing pimpinan untuk melaksanakan kegiatan bimtek online, dimana peserta diwajibkan untuk:
1) Membaca bahan-bahan yang disampaikan sebelum pelaksanaan bimtek 2) Mempersiapkan data/bahan yang dipersyaratkan dalam informasi awal
yang disampaikan oleh LKPP
3) Mengikuti seluruh sesi bimtek online
4) Hadir tepat waktu untuk mendapatkan pemahaman yang menyeluruh 5) Berpartisipasi aktif
6) Mengerjakan semua penugasan yang diberikan
7) Menindaklanjuti hasil bimtek online untuk pemenuhan bukti dukung Level Proaktif.
d. Host adalah pihak yang akan mempersiapkan serta memastikan alat bantu yang digunakan dapat dioperasikan dengan baik selama pelaksanaan bimtek online.
3.2. Aturan pada saat pelaksanaan Bimtek a. Sesi teori/paparan dari narasumber
1) Narasumber akan menyampaikan paparan sesuai dengan obyektif dan rencana yang tertuang dalam silabus
2) Metode yang akan digunakan ber-variasi, mulai dari paparan berbasis slide presentasi, pemutaran video sebagai bahan diskusi, quiz sederhana untuk memberikan gambaran atas teori yang disampaikan sebelumnya, penjelasan contoh-contoh bukti dukung dan pemberian tugas yang relevan dengan apa yang sudah dibahas.
3) Seluruh peserta diharapkan mengaktifkan fitur Video di masing-masing zoom nya
4) Pada saat narasumber memulai paparan, host akan mematikan (mute) suara semua peserta
5) Tanya jawab akan diakomodir dengan menggunakan fitur Zoom Chat 6) Peserta dapat menuliskan pertanyaan pada fitur Zoom chat pada saat
paparan berlangsung
7) Moderator akan mengkompilasi pertanyaan dan akan disampaikan ke narasumber pada saat sesi tanya jawab dengan tetap memperhatikan ketersediaan waktu
b. Penyusunan tugas
1) Setiap UKPBJ wajib mengerjakan seluruh tugas yang diberikan dan hasilnya di upload ke Google Docs sesuai dengan link yang diberikan 2) Kelompok terdiri dari beberapa UKPBJ, kelompok dipersilahkan untuk
mengusulkan tugas dari UKPBJ mana yang akan dipaparkan pada sesi paparan.
3) Narasumber akan melakukan review atas hasil pengerjaan tugas dari setiap kelompok yang di upload di Google Docs sebelum pelaksaan sesi paparan
4) Narasumber akan mendengarkan paparan dari kelompok dan menyampaikan hasil review dan feedback. Diharapkan review dan feedback ini akan menjadi masukan yang berharga bagi kelompok yang memaparkan dan bagi peserta UKPBJ lainnya
c. Sesi Paparan dan Review Hasil Penyusunan Bukti Dukung
1) Alokasi waktu yang diberikan untuk setiap paparan kelompok ada 30 menit, dimana hal tersebut sudah termasuk presentasi (10-15 menit), pemberian feedback (10 – 15 menit) dan sesi tanya jawab jika masih tersedia waktu.
2) Kelompok atau perwakilan kelompok yang akan menyampaikan presentasi harus menyiapkan strategi yang tepat untuk dapat menyampaikan materi sehingga dapat mencakup seluruh hal yang telah disusun sesuai dengan waktu yang disediakan.
3) Seluruh peserta diharapkan mengaktifkan fitur Video di masing-masing zoom nya
4) Pada saat perwakilan kelompok memberikan paparan, host akan mematikan (mute) suara semua peserta
5) Tanya jawab akan diakomodir dengan menggunakan fitur Zoom Chat dan peserta dapat menuliskan pertanyaan pada fitur Zoom chat pada saat paparan berlangsung
d. Penggunaan alat kolaborasi
1) Zoom (zoom meeting, zoom chat, zoom polling)
2) Google form untuk pelaksanaan kegiatan pre dan post assessment 3) Google docs untuk penyimpanan bahan-bahan materi dan hasil
penyusunan tugas setiap UKPBJ
4) Whatsapp Group sebagai media komunikasi/diskusi antar kelompok 5) SIMKU (sistem Informasi Model Kematangan UKPBJ) untuk pengajuan
bukti dukung secara formal dari UKPBJ ke pihak LKPP