14 BAB III PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Umum Perusahaan
3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan GAMC
Global Assistance Medical Centre yang disebut juga GAMC adalah sebuah Klinik Swasta yang didirikan pada tahun 2007. GAMC merupakan salah satu Klinik Swasta yang berada di daerah Cilandak Jakarta Selatan dan mengkhususkan dibidang layanan Klinik Okupasi (Occupotional Clinic), selain sebagai klinik pada umumnya.
GAMC didirikan oleh Mario Babin dan Eric Guite’ yang merupakan warga negara asing. Mereka berpendapat belum ada klinik yang memfokuskan bergerak di bidang Occupational Health untuk perusahaan yang bergerak di bidang minyak dan gas bumi serta pertambangan. Perusahaan-perusahaan tersebut sangat membutuhkan jasa kesehatan kerja dan keselamatan kerja.
Pada awalnya GAMC adalah klinik pelayanan kesehatan untuk MCU pada perusahaan-perusahaan ataupun pasien umum dengan waktu 24jam/7hari, lalu sekarang GAMC mengkhususkan diri menjadi Klinik Okupasi dengan jam kerja berubah menjadi senin- jumat dengan jam operasional 07.30-17.30 dan di hari sabtu jam operasional jam 07.30- 15.00.
Sejak awal didirikan GAMC, para pendiri memastikan kelengkapan perizinan dan administrasi. Seperti izin pendirian, izin klinik, izin laboratorium, keterangan domisili, maupun izin-izin lainnya.
Ada pun dalam hal tenaga kerja, GAMC memiliki tenaga dokter yang memiliki kemampuan berbahasa Inggris, dokter spesialis, dokter gigi, dokter patologi klinik, dokter mata, dokter radiologi dan tenaga ahli yang berpengalaman. GAMC juga mempunyai sarana kelengkapan klinik yang mencakup : Laboratorium, Radiology (Rontgen), Dentist, USG, dan Apotek.
Dengan pengalaman mereka yang luas, GAMC didirikan dengan satu tujuan yaitu untuk membantu dan hadir untuk klien kami di saat mereka membutuhkan.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan GAMC Visi
Menjadi perusahaan jasa kesehatan terkemuka dengan integritas, kejujuran dan selalu berkomitmen untuk bertindak atas nama masalah kesehatan dan keselamatan kerja.
Misi
Menyediakan kualitas layanan kesehatan dan medis dengan mengelola hubungan multi-manfaat profesional dengan nilai kompetitif bagi klien kami.
3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan GAMC
Sumber : Kantor GAMC
Gambar III.1. Struktur Organisasi GAMC
3.1.4. Kegiatan Usaha
Sistem Kearsipan Rekam Medis pada GAMC menggunakan sistem nomor yang biasa disebut dengan nomor rekam medis/ Medical Record (MR) pasien (berdasarkan jumlah kedatangan pasien).
Menurut PERMENKES No: 269/MENKES/PER/III/2008 yang dimaksud rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
3.2. Data Penelitian
3.2.1. Dokumen Yang Disimpan di Dalam Rekam Medis
Di dalam rekam medis pasien terdapat beberapa dokumen yang disimpan didalam suatu map (folder). Pada pasien GAMC penyimpanan dokumen tersebut menggunakan map (folder), untuk memasukkan semua dokumen tersebut,
sebelumnya kertas dokumen dilubangi dengan perforator (pelubang kertas) setelah itu dokumen-dokumen tersebut dapat dimasukkan kedalam map pasien.
Sumber : Kantor GAMC
Gambar III.2. Map (folder) pasien
Berikut ini berdasarkan Permenkes No.269 tahun 2008 isi rekam medis untuk pasien rawat jalan pada sarana pelayanan kesehatan sekurang-kurangnya memuat :
1. Identitas pasien 2. Tanggal dan Waktu
3. Hasil anamnesis (mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat penyakit)
4. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik 5. Diagnosis
6. Rencana penatalaksanaan 7. Pengobatan atau tidakan
8. Pelayanan lain yang telah diberikan
9. Untuk kasus gigi dilengkapi odontogram klinik 10. Persetujuan tindakan bila diperlukan
Rekam Medis yang dibuat GAMC sudah mencakup kesepuluh poin di atas sehingga telah mengikuti aturan yang ditentukan oleh menteri kesehatan. Selain itu juga, rekam medis yang dibuat GAMC terbagi menjadi 2 jenis, yaitu:
a. Data administrasi pasien, terdiri dari : Identitas pasien dan data sosial (Nama pasien, No Rekam Medis, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, pendidikan, pekerjaan, status perkawinan, agama, asuransi, nama kedua orangtua, alamat, cara kunjungan pasien (dikirim dari perusahaan), cara pembayaran.
b. Data klinisi pasien, terdiri dari data medis yang berisi : riwayat penyakit (medical history), pemeriksaan fisik (physical examination), perintah dokter (physician’s orders), catatan perkembangan (progress notes), laporan radiology (X-Ray report), laporan Elektrokardiografi (EKG), dan data penunjang seperti laporan laboratorium medis, dan laporan treadmill, laporan Ultrasonografi (USG), laporan pemeriksaan dentist.
Dari penjelasan diatas dapat dianalisa bahwa data yang tersimpan di rekam medis meliputi identitas pasien dan data-data medis pasien yang perlu disimpan didalam dokumen rekam medis.
3.2.2. Pelaksanaan Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Pasien
Pelaksanaan penyimpanan ini menjelaskan bagaimana bagian Rekam Medis GAMC mengelola penyimpanan rekam medis pasien. Pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis dilakukan oleh petugas rekam medis
mencakup semua kegiatan yang terkait dengan penyimpanan, akses dan pembuangan dokumen rekam medis di dalam departemen Rekam Medis.
Supervisor Klinisi adalah tulisan yang dibuat oleh dokter atau dokter gigi mengenai tindakan-tindakan yang dilakukan kepada pasien dalam rangka pelayanan kesehatan yang bertanggung jawab atas semua proses pengelolaan catatan medis di GAMC. Setelah rekam medis telah dibuat atau ditinjau, rekam medis disimpan sebagai softcopy dan hardcopy internal. Softcopy disimpan di database perangkat lunak utama klinik sebagai cadangan. Hardcopy tersebut disimpan di dua lokasi yaitu ruang rekam medik dan lemari rekam medis dengan diawasi oleh petugas rekam medis. Tanggung jawab keamanan semua rekam medis dipegang oleh penanggung jawab rekam medis. Catatan rekam medis dapat diakses sepenuhnya oleh staf keperawatan dan petugas rekam medis. Catatan rekam medis bisa diakses saat kunjungan pasien atau dengan permintaan pribadi dari dokter.
Menurut PERMENKES No. 269/MenKes/Per/III/2008: tentang Rekam Medis, Dasar Hukum :
Pasal 9 ayat 1 :
Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2(dua) tahun terhitung dari tgl terakhir.
Pasal 9 ayat 2 :
Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan.
Catatan rekam medis akan disimpan maksimal 2 tahun setelah kunjungan terakhir oleh pelanggan / pasien. Setelah 2 tahun, rekam medis akan dipindai terlebih
dahulu, kemudian akan dilakukan pembuangan atau pemusnahan rekam medis yang dilakukan oleh pihak ketiga dengan cara dirobek menggunakan mesin penghancur kertas. Sedangkan untuk softcopy rekam medis akan dihapus setelah 2 tahun setelah kunjungan terakhir pasien.
Tabel III.1.
Data Tabel Rekam Medis
Tanggal Orang Nomor Rekam Medis
1 – 30 September 2017 343 19143 s/d 19486
1 Oktober 2017 - -
Sumber : Kantor GAMC
Dibawah ini adalah bagan flowchart tentang Pelaksanaan Penyimpanan Dokumen Rekam Medis di GAMC.
Sumber: Kantor GAMC
Gambar III.3. Flowchart Dokumen Rekam Medis Pasien GAMC
Berikut ini akan dibahas pelaksanaan penyimpanan rekam medis pada Global Assistance Medical Centre (GAMC), melalui langkah-langkah dalam gambar III.3. yaitu :
1. Company/ Perusahaan
Perusahaan yang bekerjasama dengan GAMC akan mengirimkan email Garantee Letter/GL yang berisi: nama perusahaan, nama pasien, tanggal MCU, nama paket MCU, kepada pasien (karyawan perusahaan tersebut) dan kepada resepsionis GAMC.
2. Pasien
Pasien (karyawan perusahaan) menerima email Guarantee Letter/GL dari perusahaan tempat pasien bekerja. Untuk dijadwalkan kapan pasien datang untuk Medical Check Up (MCU).
3. Resepsionis
a. Resepsionis menerima email Guarantee Letter/GL dari perusahaan tempat pasien bekerja. Untuk mencantumkan kapan pasien mempunyai jadwal untuk MCU.
Mengecek pada sistem komputer resepsionis apakah pasien tersebut sudah pernah datang sebelumnya atau pasien tersebut adalah pasien baru.
Apabila pasien tersebut adalah pasien dengan nomor rekam medis lama, maka nomor rekam medis tersebut sudah ada dan tersimpan didalam data komputer resepsionis, sedangkan apabila pasien tersebut adalah pasien baru, maka dibuatkan nomor rekam medis baru.
b. Setelah resepsionis mendapatkan nomor rekam medis pasien, selanjutnya resepsionis menginformasikan ke bagian perawat untuk ditindak lanjuti.
4. Perawat
a. Perawat menyiapkan dokumen rekam medis apakah pasien lama atau baru.
Dokumen pasien rekam medis lama, pasien tidak perlu mengisi data pribadi/identitas pribadi, kecuali ada perubahan data di KTP atau adanya pergantian nomor telepon, atau riwayat penyakit yang belum pernah dicantumkan di data klinisi pasien. Sedangkan untuk pasien baru dengan rekam medis baru harus mengisi data pribadi/identitas pribadi, riwayat penyakit dan hal-hal yang harus dicantumkan didalam dokumen rekam medis.
b. Perawat akan melakukan pemeriksaan fisik, EKG, Treadmill, dan mendampingi pasien untuk selanjutnya melakukan pemeriksaan seperti : laboratorium, radiology (rontgen), dentist.
5. Dokter
Pasien akan melakukan konsultasi ke dokter, dan dokter akan melakukan pemeriksaan terhadap pasien, serta akan melakukan tindakan medis dan mencatat semua tindakan tersebut didalam dokumen rekam medis. Kemudian setelah dokter selesai melakukan pemeriksaan, maka dokumen rekam medis yang sudah tidak digunakan pada saat itu akan disimpan pada bagian Rekam Medis.
Di GAMC, selama ini dalam hal untuk penyimpanan dokumen rekam medis menggunakan map (folder) pasien dan apabila dokumen selesai digunakan maka dokumen rekam medis disimpan didalam lemari file mobil (bergerak), yang dapat bergerak yang terletak diatas semacam rel yang memudahkan gerakan kedepan dan kebelakang.
Sumber : Kantor GAMC
Gambar III.4. Power File Bergerak
Didalam penyimpanan dokumen rekam medis di GAMC, ruangan penyimpanan mempunyai sistem keamanan yang terdapat kamera cctv yang memantau selama 24 jam dan ruangan tersebut mempunyai kunci yang hanya dipegang oleh petugas rekam medis yang bilamana hanya digunakan untuk mengambil berkas pasien.
Dari penjelasan diatas dapat dianalisa bahwa perusahaan yang telah bekerja sama dengan GAMC akan mengirimkan Guarantee Letter/GL terlebih dahulu melalui email kepada (karyawan) dan resepsionis GAMC untuk jadwal Medical Check Up (MCU) karyawan perusahaan tersebut. Didalam Guarantee Letter/GL berisi perihal tentang: nama perusahaan, nama pasien, tanggal MCU, nama paket MCU. Demikian dengan adanya Guarantee Letter/GL pasien dapat melakukan Medical Check Up (MCU) di GAMC dan mengikuti langkah-langkah pemeriksaan yang berlaku di GAMC.
3.2.3. Kendala-Kendala Kearsipan Rekam Medis Di GAMC
GAMC merupakan klinik bertaraf Internasional dimana GAMC sudah banyak menangani pasien. Dengan peningkatan pasien yang ditangani tentu saja mempengaruhi banyaknya dokumen rekam medis yang tersimpan pada lemari arsip. Didalam hal ini penyimpanan lemari arsip tentu saja membutuhkan ruang yang lebih luas untuk penambahan lemari yang digunakan untuk penyimpanan dokumen rekam medis. Dalam penyimpanan dokumen rekam medis didalam lemari arsip ini, ditemukan beberapa kendala-kendala yang ada, diantaranya : 1. Ruangan yang terbatas dan lemari arsip yang terbatas
Ruangan penyimpanan lemari arsip dokumen rekam medis GAMC berukuran 3x3m. Dengan bertambahnya jumlah pasien yang terus meningkat, sehingga membutuhkan ruangan yang lebih besar untuk menambah jumlah lemari arsip untuk menyimpan dokumen rekam medis yang terus bertambah. Saat ini dengan adanya ruangan yang terbatas, mempengaruhi jumlah lemari arsip untuk penyimpanan dokumen rekam medis. Sehingga yang terjadi saat ini di lemari arsip terlihat dokumen rekam medis yang bertumpuk dan tidak terlihat rapi.
2. Penunjuk (guide) sebagai interval nomer rekam medis tapi tidak tersusun secara berurutan.
Dalam melakukan pencarian dokumen rekam medis didalam lemari arsip, petugas membutuhkan lebih banyak waktu, karena dokumen rekam medis yang berada didalam lemari arsip tidak tersusun secara berurutan. Pada pintu sisi luar lemari arsip terdapat penunjuk yang berdasarkan interval nomor rekam medis. Contoh pada lemari arsip 2, tertulis penunjuk interval 14970 – 15149.
Sehingga untuk mencari rekam medis dengan nomor 15000 kita harus mencari satu persatu (secara manual).
Sumber : Kantor GAMC
Gambar III.5. Power File Bergerak
Dari penjelasan diatas dapat dianalisa bahwa dalam penyimpanan dokumen rekam medis di GAMC mengalami beberapa kendala tentang ruangan yang terbatas, lemari yang terbatas, dan penunjuk (Guide) yang tidak tersusun secara berurutan.
