BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang
Sistem informasi adalah suatu tatanan untuk membantu mengambil keputusan dalam mencapai tujuan tertentu. Sistem informasi pada dasarnya adalah alat untuk mendukung manajemen. Sistem informasi kesehatan dirancang untuk menghasilkan informasi akurat yang disajikan secara cepat dan tepat, sehingga dapat digunakan untuk membantu pengambilan keputusan pada setiap tingkat manajemen kesehatan.
Tujuan pengembangan sistem informasi kesehatan adalah untuk mendukung pencapaian Indonesia Sehat 2010. Indonesia Sehat 2010 akan tercapai dengan baik apabila didukung oleh tersedianya informasi yang akurat dan disajikan secara cepat dan tepat waktu (Departeman Kesehatan RI, 2007). Dengan kata lain, usaha-usaha pembangunan kesehatan sekarang ini tidak hanya memperhatikan ketersediaan dana, tenaga serta sarana dan prasarana tetapi juga harus didukung oleh sistem informasi kesehatan yang handal (Hartono, 2002).
Pada kenyataannya, sistem informasi mempunyai ciri adanya kelebihan data dan tapi miskin informasi yang bermanfaat. Sebagai hasilnya, banyak waktu dan tenaga yang dicurahkan untuk penyiapan laporan, tetapi laporan jarang digunakan dalam pengambilan keputusan.
Keberhasilan suatu sistem informasi baru dapat dirasakan setelah pada tahap implementasi. Faktor manajerial dalam suatu organisasi juga berperan terhadap hasil
akhir sistem. Kira-kira 75 % dari keseluruhan implementasi sistem informasi dapat dikatakan gagal. Meskipun sistem informasi masih dalam proses pembuatan, studi yang dilakukan pada proyek Pemerintahan Federal AS telah menunjukkan bahwa dari sejumlah besar sistem yang ada, desainnya kurang memenuhi harapan, data yang diperoleh kurang akurat dan tidak lengkap, disampaikan tetapi tidak digunakan, data dikerjakan ulang, atau bahkan hilang (Laudon and Laudon, 1996).
Trisnantoro (2007) menyebutkan bahwa berbagai macam proyek pengembangan sistem informasi sudah dilaksanakan oleh pusat sampai ke daerah namun kemudian terjadi kemacetan karena sulit dijalankan, atau ketika proyek masih berjalan sistem masih terpakai, namun ketika proyek selesai maka berhentilah sistem.
Proyek sistem informasi dibayangi fakta hanya 16% yang dapat diselesaikan dengan baik, 31% gagal dan 53% diganti (Widyanahar,2003).
Berbagai masalah yang masih dihadapi dalam penyelenggaraan sistem informasi kesehatan di Indonesia (Argadireja, 2004), diantaranya adalah belum adanya persepsi yang sama antara penyelenggara kesehatan terutama penyelenggara sistem informasi kesehatan tentang Sistem Informasi Kesehatan. Penyelenggaraan sistem informasi kesehatan itu sendiri masih belum dilakukan secara efisien.
Redudansi data, duplikasi kegiatan, tidak efisiennya penggunaan sumber daya masih terjadi. Hal ini karena adanya tumpang tindih kegiatan dalam pengumpulan, pengolahan data, di setiap unit kerja baik di tingkat pusat maupun tingkat daerah.
Kegiatan pengelolaan data/informasi belum terintegrasi dan terkoordinasi dengan baik.
Disamping itu banyaknya format data yang harus diisi ditingkat Puskesmas (tumpang tindih kebutuhan data/informasi dari masing–masing program) membuat semakin lemahnya kualitas data yang disajikan karena data yang diperoleh tidak dapat divalidasi kembali oleh karena tuntutan pengiriman data yang tepat waktu bahkan data/informasi yang dihasilkan tidak dapat dimanfaatkan sendiri secara langsung oleh puskesmas. Sistem monitoring dan evaluasi dari tingkat Kabupaten masih lemah. Dari laporan Puskesmas yang masuk ke Dinas Kesehatan Kabupaten jarang diberikan umpan balik, sehingga Puskesmas tidak tahu kekurangan ataupun kesalahannya (Departemen Kesehatan, RI, 2007).
Hasil penelitian Ahmad (2005) di Simalungun, menyimpulkan bahwa pengetahuan, motivasi dan ketersediaan instrumen pencatatan secara bersama-sama maupun parsial berpengaruh secara signifikan terhadap efektivitas pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu Puskesmas.
Besarnya beban kerja petugas Puskesmas dalam membuat laporan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) dilaporkan dari hasil penelitan Handayani, dkk (2002), yaitu pekerjaan pencatatan dan pelaporan telah menyita waktu kerja efektif petugas sebesar 30%. Hal ini dikarenakan terlalu banyaknya jenis pencatatan dan pelaporan yang harus dikerjakan, pada saat yang sama pekerjaan tersebut terasa sebagai beban bagi petugas.
Saat ini di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar masih terdapat beberapa masalah dalam pengelolaan data. Masalah utama yang berkaitan dengan data kesehatan adalah masalah ketelitian, kelengkapan dan ketepatan waktu penyampaian
data. Menurut penjelasan dari koordinator SP2TP Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar pada survai awal penelitian menunjukkan rata-rata Puskesmas yang mengirimkan laporan bulanan (LB) ke Dinas Kesehatan yang tepat waktu 52% (tahun 2007) dan 58% (tahun 2008), dan yang mengirimkan laporannya secara lengkap hanya 55 % dan ini diasumsikan sebagai akibat dari banyaknya laporan yang harus dikerjakan oleh puskesmas di tingkat operasional.
Pelaksanaan sistem informasi kesehatan (pencatatan dan pelaporan) di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar secara struktural menjadi tugas pokok dan fungsi Bidang Litbang dan Sumber Daya Kesehatan, Seksi Data Informasi dan Evaluasi.
Menurut Kepala Seksi Data, Informasi dan Evaluasi Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar laporan bulanan LB1, LB2, LB3, dan LB4 dengan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) NAD dari Puskesmas ke Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar belum berjalan sebagaimana mestinya. Sebagian Puskesmas (40%) mengirimkan laporan LB1, LB2, LB3, dan LB4 menggunakan output dari aplikasi SIMPUS NAD, tetapi 60% lainnya masih menggunakan format laporan SP2TP (LB1, LB2, LB3, dan LB4) yang masih dikerjakan seluruhnya secara manual. Data yang telah diterima dari Puskesmas diolah dengan menggunakan aplikasi Sistem Database Terpadu Kabupaten (SDTK). Untuk memindahkan data yang telah tersimpan di database SIMPUS NAD ke database SDTK digunakan aplikasi migrasi data SIMPUS ke SDTK.
Secara garis besar dapat dilihat masalah yang dihadapi dalam proses pencatatan dan pelaporan di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar (Kasi Data, Informasi dan Evaluasi Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar ) :
a. Kebutuhan data dan informasi serta alat ukur yang jelas atas indikator kesehatan di wilayah tingkat kabupaten masih terfragmentasi dan belum memiliki kesatuan, sehingga duplikasi atas jenis data yang sama yang dilaporkan oleh Puskesmas ke masing-masing bidang di Dinas Kesehatan Kabupaten masih terjadi.
b. Sistem pelaporan yang telah ada tidak dapat dilaksanakan dengan baik karena belum adanya suatu koordinasi yang baik dalam menyatukan dan mengumpulkan data sesuai dengan yang diharapkan, sehingga akan menyebabkan banyak masalah yang terjadi dilapangan dimana data tersebut akan menjadi suatu yang tidak dapat dimanfaatkan secara efektif dan maksimal.
c. Pimpinan yang ada seperti Kepala Dinas Kesehatan akan sangat sulit dalam mengambil suatu keputusan untuk langkah ke depannya jika data yang didapatkan tidak akurat dan tidak dapat dijadikan suatu acuan (pegangan).
d. Data yang telah ada disimpan pada masing- masing bidang dengan format yang berbeda, sehingga akan menyebabkan kesulitan dalam menyatukan dan mengolahnya dan menyita waktu dalam menyusunnya kembali dalam bentuk format standar.
e. Untuk mendapatkan data yang diinginkan, membutuhkan waktu yang lama sehingga akan dapat memperlambat proses pengumpulan data dan pengolahannya.
Sebagai akibat dari masih belum tertatanya sistem informasi tersebut, terdapat suatu fakta bahwa dari hasil evaluasi program yang dilaksanakan Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar pada tahun 2008, masih dijumpai perbedaan data sasaran akhir tahun. Perbedaan tersebut terdapat pada hasil rekapitulasi data yang disajikan oleh Puskesmas melalui laporan SP2TP dengan hasil rekapitulasi data yang dilaporkan Puskesmas setiap bulan ke Dinas Kesehatan melalui laporan program.
Secara lebih jelas dapat dilihat pada tabel berikut ini :
Tabel 1. Validasi Laporan Tahunan Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar, Tahun 2008.
No Beberapa Jenis Variabel Rekap SP2TP
Rekap Laporan Program
1.
2.
3.
4.
Jumlah Bayi
Kunjungan Ibu Hamil (K.1) Laporan Diare
Imunisasi BCG
5.851 98 % 13,7 %
97 %
5.734 (Gizi) 95 % ( PWS KIA) 14 % ( Penyakit Diare) 100.4% (Imunisasi Bayi) Sumber : Laporan SP2TP dan Laporan Program Dinas Kesehatan.
Perbedaan data tersebut terjadi disebabkan adanya perbedaan kebutuhan atas format-format laporan yang dilaporkan puskesmas ke dinas kesehatan pada masing- masing bidang, selain itu juga secara vertikal hanya menjalankan format laporan yang diminta oleh Dinas Kesehatan Propinsi Nanggroe Aceh Darussalam (NAD).
Tabel 2. Format Laporan Beberapa Variabel di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar, Tahun 2008.
No Jenis variabel tercatat Blanko pengisian 1.
2.
3.
4.
5.
Jumlah bayi dan balita Jumlah bumil
Kunjungan Puskesmas Lap. Pemakaian Obat Lap. Status Gizi
LB3 Gizi, LB3 KIA, Lap.Imunisasi LB3 KIA, PWS KIA, Yodium LB4, Sentinel
LPLPO, Register Obat
LB3 Gizi, Revitalisasi Posyandu Sumber : Beberapa Format Laporan Puskesmas
Dari data di atas, secara sederhana tergambar bahwa sistem informasi kesehatan di Kabupaten Aceh Besar masih perlu penataan, pengolahan data- data/laporan yang dilakukan lebih bersifat apa adanya, sesuai dengan format yang ada tanpa berusaha mengembangkan program-program baru yang dapat lebih mempermudah maupun menyatukan suatu sistem yang digunakan dalam sistem pelaporan agar data dapat terintegrasi dengan baik, hingga menghasilkan data yang lebih akurat/valid.
Dilihat dari permasalahan di atas maka sangat diperlukan peningkatan efisiensi dan efektifitas Sistem Informasi Kesehatan (SIK) melalui penyederhanaan dan integrasi transaksi pencatatan dan pelaporan untuk menghasilkan sebuah informasi yang akurat, representatif dan reliable yang dapat dijadikan pedoman untuk pengambilan keputusan/kebijakan dalam penyusunan perencanaan kesehatan.
1.2. Permasalahan
Berdasarkan uraian dari latar belakang tersebut, permasalahan penelitian diidentifikasikan sebagai berikut :
1. Masih terjadinya fragmentasi sistem pencatatan dan pelaporan dalam manajemen data di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar.
2. Masih terjadinya duplikasi pencatatan dan pelaporan kegiatan di setiap sub bagian di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar.
Sehingga rumusan permasalahan adalah “ Masih dijumpai fragmentasi pencatatan dan pelaporan mengakibatkan duplikasi dan inakurasi informasi di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar “
Duplikasi pencatatan dan pelaporan berkaitan pula dengan pola pengambilan keputusan yang butuh infomasi akurat dan valid, sehingga pada gilirannya dengan mengurangi duplikasi pencatatan serta integrasi, fragmentasi akan dihilangkan sehingga menghasilkan data yang reliable dan valid. Hal tersebutlah yang mendasari alasan pemilihan masalah dalam penelitian ini.
1.3. Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk merancang ulang sistem informasi kesehatan melalui penyederhanaan dan pengintegrasian transaksi pencatatan dan pelaporan dalam rangka menghilangkan duplikasi dan inakurasi informasi yang terjadi di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar .
1.4. Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan atau sebagai dasar rekomendasi bagi pemerintah Kabupaten Aceh Besar, khususnya Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar dalam menetapkan kebijakan dalam mengembangkan metode pencatatan dan pelaporan dengan menggunakan format baru hasil pengintegrasian substansi laporan SP2TP dan laporan program.
