C&P SUPPLIER GATHERING 2016 TOTAL E&P INDONESIE Question and Answer

(1)

DISCLAIMER: The answers given above to the questions are for the purpose of guiding supplier which cannot be quoted in any legal proceedings and 1 will have no legal purpose. Suppliers are advised to refer to the provisions of PTK 007 Revision 3 and other prevailing regulations.

C&P SUPPLIER GATHERING 2016

TOTAL E&P INDONESIE

Question and Answer

Bahasa // English

QUESTIONS & ANSWERS - During Event

No. Perusahaan // _Company Pertanyaan // Question Tanggapan // Response

1 CV. RAPHAEL

AUSTIN Untuk perusahaan UK & UM apakah memerlukan SKT MIGAS bila menggunakan masterlist (delivery place FCA)

//

Should Small and Medium Sized Enterprise posses SKT Migas when delivering material with master list (FCA incoterm)?

Jika delivery FCA dan menggunakan Master List, maka SKT Migas menjadi satu persyaratan yang harus dipenuhi, meskipun jika hanya mengacu ke PTK007, disebutkan bahwa SKT Migas dibutuhkan untuk kategori UB. Untuk pengingat, PTK007 juga menyebutkan bahwa proses pengadaan juga harus mengacu ke peraturan pemerintah lainnya yang berlaku dan untuk keperluan Master List ini, instansi kepabeanan mengacu pada Surat DIRJEN MIGAS No. 111/DJ/MIGAS/1974 tertanggal 13 April 1974 jo . No. 7523/ 29.06/DJM.B/2003 tertanggal 31 December 2003 yang mengatur bahwa perusahaan penunjang usaha pertambangan minyak dan gas harus mendaftarkan perusahaannya di DIRJEN MIGAS sehingga secara sistematis program yang digunakan oleh mereka mengharuskan data SKT Migas disampaikan pada saat pengajuan Master List.

//

If the delivery incoterm is FCA and using Master List, then SKT Migas is mandatory, eventhough PTK 007 stated that SKT Migas is required only for Large Size Enterprise (UB). Please be reminded that PTK 007 also states that procurement process shall also comply with other prevailing regulation. For Master List, the Custom Office use the reference of DIRJEN MIGAS Letter No. No. 111/DJ/MIGAS/1974 dated 13 April 1974 jo . No. 7523/ 29.06/DJM.B/2003 dated 31 December 2003 that requires supplier/contractor/company supporting oil and gas activities shall be registered in DIRJEN MIGAS therefore systematically their program requires SKT Migas when the proposal of Master List is submitted.

(2)

2 PT. KOTA MINYAK INTERNUSA

Kebijakan apa yang diambil oleh TEPI untuk kontrak service yang dalam pertengahan jalan meminta

perubahan kurs nilai kontrak menjadi IDR jika kurs yang diajukan oleh supplier/kontraktor tidak sesuai dengan TEPI.

//

What action does TEPI took in case during contract implementation the currency needs to be changed to IDR, but no agreement/deal found between TEPI and Supplier for the exchange rate.

Sesuai dengan arahan dari Bank Indonesia, dalam hal diperlukan konversi kurs terkait kegiatan yang dilakukan, diminta menggunakan kurs JISDOR untuk menghitung harga Rupiah atas barang dan/atau jasa yang semula ditawarkan dalam valuta asing. Informasi mengenai JISDOR dapat dilihat pada website Bank Indonesia (www.bi.go.id). Kewajiban Penggunaan Rupiah ini merupakan Peraturan Bank Indonesia, dimana implikasi dan sanksi yang dapat diterapkan mengacu pada peraturan yang berlaku (PBI 17/3/2015).

//

Based on instruction from Central Bank of Indonesia, in the event the currency exchange rate is required it is strongly advised to use JISDOR currency to exchange from Foreign Currency to Rupiah. More information regarding JISDOR can be seen on Central Bank of Indonesia website (www.bi.go.id). The obligation to use Rupiah as currency of contract is regulation from the Central Bank of Indonesia, where implication and sanction might applied refer to prevailing regulation (PBI 17/3/2015). 3 PT. PARAMUDA

JAYA Apakah CGL Insurance perlu sedangkan scope pekerjaan kami adalah inspecting, verifying, monitoring dan reporting? (tidak menggunakan fasilitas TEPI dan tidak memiliki resiko tinggi).

//

Does CGL insurance necessary for scope of work inspecting, verifying, monitoring and reporting? (No TEPI facility used and no high risk).

Semua asuransi yang dientukan dalam kontrak harus disediakan oleh kontraktor. CGL adalah jenis asuransi yang menjamin tanggung jawab hukum terhadap Pihak Ketiga dalam hal terjadi kerugian atau kerusakan, termasuk biaya tuntutan (hukum). Sebagai contoh, kontraktor tanpa sengaja telah melakukan pelanggaran hak kepemilikan intelektual Pihak Ketiga. Segala biaya tuntutan yang muncul akan ditanggung oleh CGL. Jadi CGL tidak berhubungan langsung dengan pertimbangan bahwa pekerjaan tidak menggunakan fasilitas TEPI dan/atau tidak memiliki resiko tinggi.

//

All insurance required in the contract shall be provided by Supplier. CGL is insurance that guarantee liabilities to Third Party in case loss or damaged occured, including appeal cost (law). Fo example, Supplier accidentally does violation of intellectual property rights. All expenses occured shall be covered by CGL. So, CGL is not directly related to whether the service is not using TEPI facilities and/or without potential high risk.

(3)

4 Apakah yang sudah tercantum dalam dokumen tender, terutama scope dan jadwal pembayaran dapat berubah dan disesuaikan dengan scope dan jadwal pembayaran kami?

//

Is there any possibility for things that already stipulated in tender document, especially scope and payment schedule, to change and adjusted to our (supplier) scope and schedule?

Scope masih dapat didiskusikan pada saat pre-bid meeting dan jika perubahannya telah dikonfirmasi oleh pihak pengguna barang/jasa, maka akan dituangkan dalam dokumen tender versi akhir sebelum memasuki masa submission penawaran. Jadwal pembayaran tidak dapat berubah, yaitu 30 hari sejak hari terakhir pada bulan ketika undisputed invoice diserahkan.

//

Scope might change / revised during prebid and if the changes have been confirmed to the user of the service/material, the changes will be put in tender document revision before entering bid document submission phase. Payment schedule cannot be changes, it is 30 calendar days starting end of month when the undisputed invoiced is received. 5 PT. PELAYARAN

KARYA LENTARI PERDANA

PIC SKTPM susah dihubungi untuk konsultasi. Padahal proses SKTPM cukup mudah.

//

PIC SKTPM is difficult to reach. Eventhough, SKTPM process is quite simple.

Konsultasi mengenai SKTPM dapat menghubungi 0542 – 53 3360 (Andarsih DS) atau 0542 – 53 2475 (Desy Ajeng N) atau dapat mengirimkan email ke : ep-id.proc-com@total.com Jam Pelayanan SKTPM 07.30 – 12.30 Wita & 14.30 – 17.30 Wita. Catatan: Proses pengurusan SKTPM bebas biaya.

//

For SKTM consultation you may call 0542 – 53 3360 (Andarsih DS) or 0542 – 53 2475 (Desy Ajeng N) or email to : ep-id.proc-com@total.comWorking hours are 07.30 – 12.30 Wita & 14.30 – 17.30 Wita.Note: SKTPM process and consultation is free of charge. 6 Banyak kontraktor yang masih ragu menggunakan

aturan Bid Bond baru (0.5%) untuk Domestic Company. Mohon penjelasannya mengenai aturan Bid Bond. //

Many contractors unsure to use new Bid Bond value rule (0.5%) for Domestic Company case. Please advise on the Bid Bond value rule.

Silahkan mengacu pada PTK007 Rev.3 Buku II artikel 2.3.2.1 halaman 91 sbb : “Bagi Peserta Tender yang berstatus Perusahaan Dalam Negeri, nilai jaminan penawaran sebesar minimal lima permil sampai dengan tiga persen dari nilai penawaran”

//

Please refer to PTK007 Rev.3 Buku II article 2.3.2.1 page 91 as follow:

"For Bidder having Domestic Company status, the Bid Bond value is at least (minimum) five permil up to three percent from the Quotation/Bid Value"

(4)

7 PT. ADHIRAKSHA

TAMA Mohon penjelasan, apakah TEPI membolehkan nama pemegang kontrak (supplier) tercantum di dalam dokumen PIB (Kondisi kami pemegang kontrak yang menggunakan term DAP)

//

Please advise, will TEPI allow name of contract holder (supplier) stipulated in the PIB document (In this case with DAP incoterm)

Fasilitas pembebasan bea masuk dengan masterlist itu hanya diberikan kepada KKKS (TEPI). Persetujuan masterlist dari MIGAS juga hanya menyebutkan nama TEPI, sebagai pihak yang memperoleh fasilitas masterlist tersebut. Oleh karenanya, dalam proses importasi (laporan PIB), kami hanya dapat mencantumkan nama TEPI selaku importir penerima fasilitas bebas bea masuk.

//

Exemption of import duties with Master List only given to PSC holder (TEPI). Master list approval from MIGAS only state TEPI, as the receiver of the said Master List. Therefore, in importation process (PIB report), only TEPI is stipulated as the receiver of import duties exemption.

8 PT. MULTI AGUNG SARANA ANANDA

Dalam hal kami (supplier) belum dapat memenuhi kapal sampai 1 (satu) minggu sebelum batas akhir kontrak, apakah masih ada kelonggaran dari TEPI untuk tidak memberikan penalty?

//

In the event, we (supplier) still unable to deliver ship until 1 (one) week before the end of the contract, could TEPI give remission for not imposing penalty?

Dalam pre-bid meeting kontraktor sudah diberikan penjelasan mengenai jadwal pelaksanaan pekerjaan. Kontraktor harus melakukan penilaian atas kemampuan dirinya sendiri. Apabila kontraktor merasa jadwal tersebut sulit untuk dilaksanakan, kontraktor dapat meminta perubahan pada waktu pre-bid meeting atau dengan mengirimkan surat resmi selama masa tender (sebelum penyampaian dokumen penawaran). Perusahaan akan mempertimbangkan permintaan tersebut dalam kaitannya dengan kebutuhan operasional.

Dengan menyampaikan penawaran, berarti kontraktor sudah setuju dengan ketentuan yang disebutkan dalam kontrak. Kontraktor sendiri yang menanggung resiko apabila salah menilai kemampuannya. Sehingga bila kontraktor tidak bisa memenuhi ketentuan kontrak maka akan dikenakan sanksi berdasarkan kontrak maupun aturan yang berlaku.

//

In the pre-bid meeting the contractor has been explained on the work implementation schedule. The Contractor shall conduct an assessment of the ability itself. If contractors find it difficult to execute the schedule, the contractor may request a change at pre-bid meeting or by sending an official letter during the tender period (prior to submission of bid documents). The Company will consider the request in relation to operational needs.

(5)

the contract. Contractor alone bears the risk of being misjudged his ability. So, if the contractor cannot meet the terms of the contract, sanction will be imposed based on the contract and the prevailing regulation.

QUESTIONS & ANSWERS - Form Questions

No. Perusahaan Pertanyaan Response

1 PT.

WIFGASINDO Apakah semua dokumen untuk persyaratan SKTPM yang meminta bukti PO/kontrak yang telah selesai harus di unduh ke website Proccom, atau bisa sebagian dokumen saja?

//

Does SKTPM require vendors to provide and upload all completed PO/Contract document or acceptable to upload partially/part of it ?

Tidak harus seluruhnya. Yang di unggah hanya informasi yang relevan saja, sesuai dengan tender dan sub-bidang pekerjaan, seperti bukti dokumen bahwa pekerjaan telah selesai dilaksanakan dan tanda terima dari pemberi kontrak bahwa hasilnya memuaskan.

//

Not necessary all. The requirement is only to upload any relevant information related to tender and sub-sector of the service, such as evidence that the service has been performed and the acceptance from the client stated that the result is satisfactory. 2 Berkaitan dengan penerapan sanksi hitam. Bagaimana

bila harga penawaran yang diajukan 80% dibawah HPS tetapi supplier dapat menyelesaikan kontraknya? //

Related to the implementation of black sanction. What if the bid offered is less than 80% of OE but the supplier still can deliver the service?

Normatif. Tidak ada konsekuensi penerapan sanksi hitam. //

Normative. No consequence to apply black sanction

3 Pelatihan untuk supplier mengenai SKTPM //

Coaching to supplier regarding SKTPM

Baru berupa usulan, perlu dibicarakan lebih lanjut, untuk supplier yang sering tidak dapat berpartisipasi dalam tender karena permasalahan SKTPM yang belum selesai. //

Just an idea, need to be arranged, for supplier that often cannot participate in tender because of invalid SKTPM.

(6)

4 Informasi tentang Pelatihan dan sertifikasi TKDN, apakah gratis dan bagaimana cara mendapatkan informasinya?

//

Local Content (TKDN) training & certification : Free of Charge and how to obtain the information

Pelatihan diadakan oleh DIRJEN MIGAS dengan biaya tertentu, TEPI akan menginformasikan brosur pelatihannya.

Informasi tambahan dari C&P: sehubungan dengan perhatian yang serius dari Pemerintah terhadap TKDN, SKK MIgas meminta penerapan TKDN beserta dengan konsekwensi secara administratif dan finansial. Pelatihan TKDN akan diadakan untuk supplier TEPI dan akan diatur kemudian.

//

It will be done by DIRJEN MIGAS with cost relevant, TEPI may provide leaflet & brosur Additional remark from C&P, due to serious government focuses on TKDN, SKKMIGAS already asked for TKDN realization. The consequences will be administrative & financial.

TKDN couching will be made for partners and will be arranged separately. 5 PT. OMS Pengumuman tender biasanya disertai dengan

permintaan TKDN minimal, apa yang menjadi latar belakang dan dasar dari perhitungan TKDN? Apakah masih bisa terbuka untuk negosiasi?

//

Announcement of tender usually have minimum TKDN, what is the background and basis of that announced figure? Is it negotiable?

Untuk Material : mengacu pada buku APDN

Untuk Service : Berdasarkan komitmen dengan SKK MIGAS dan mengacu pada kontrak sebelumnya yang diminta untuk ditingkatkan

Yang seharusnya dinegosiasi adalah harga, namun hal ini dapat menjadi dasar untuk negosiasi dengan pemerintah terkait TKDN di industria terkait.

//

For material: shall refer to APDN book

For services: based on commitment with SKKMIGAS and refer to previous contract and requested to be increased.

The negotiable is only the price, but it can be part to be used as a bargain to

(7)

3 PT. WIRA INSANI Merujuk pada PTK revisi III - mengenai batasan kewajiban (liabilities), apakah memungkinkan? //

GCP Revision III - limitation of liabilities is it possible ?

Disesuaikan dengan peraturan yang diterapkan secara internasional. Akan didisukiskan lebih lanjut.

//

Respect to a policy that applicable internationally. Recommended to discuss among group.

5 PT. FUGRO

INDONESIA Apakah TEPI merencanakan untuk melakukan tender secara elektronik (e-bidding)? //

Is there any plan for TEPI to move to e-bidding ?

Sudah dilakukan melalui ARIBA. Sebagian besar untuk pengadaan material. Hanya sedikit partisipasi untuk pengadaan jasa, terutama untuk e-RA. Tergantung pada kesiapan penyedia jasa untuk menggunakan e-bidding.

//

Already have with ARIBA. Mostly for material. But participant for services is quite few, especially for RA. It will depend on the service supplier if they ready we can use e-bidding.

6 Bagaimana dengan kontrak-kontrak yang berjalan dalam hubungannya transisi ke Pertamina? //

Contract side with regards of transition to Pertamina.

Saat ini yang TEPI sudah lakukan adalah perencanaan pengadaan hanya sampai 2017, tender/kontrak yang ada diupayakan untuk dimungkinkan tetap dilanjutkan hingga periode di atas 2017. untuk kontrak yang diterapkan hingga periode di atas 2017, maka periode yang diberikan adalah opsional setelah 2017, yaitu kondisi dimana kontraktor memiliki kemungkinan melanjutkan kontrak dengan periode yang lebih panjang. kontraktor akan diberikan info sebelumnya dan pernyataan tersebut akan terdapat dalam perjanjian dengan TEPI, kontraktor dan operator yang baru.

//

What we’ve done… plan of procurement until only 2017In term of tender/contract systematically will try if it is possible to extend the period of contract beyond 2017.If we adapt this approach to your contract, it will be optional period to beyond 2017, where contractor may have longer period of contract. Supplier will be notified before hand and have an assignement agreement TEPI, Contractor & new operator.

(8)

7 PT. BAHANA Berdasarkan PTK 007 Rev 3, manakah yang sesuai untuk material: jasa penyedia material (sub bidang 002) atau industri material (sub bidang 003)?

//

Refer to PTK 007 Rev 3, which proper classification to apply for material : supply material sub bidang 002 or service to provide industrial material 003?

PTK007 Revisi 3 memiliki lebih sedikit pilihan sub bidang untuk material dibandingkan PTK007 Revisi 2. Oleh karena itu, ketika sub bidang yang sesuai tidak tersedia, TEPI menggunakan tingkat pembagian bidang usaha yang lebih tinggi sehingga lebih banyak penyedia barang yang dapat berpartisipasi untuk memperlebar kompetisi. //

PTK007 Revision 3 has less option of sub sector for material than PTK007 Revision 2. Therefore, when the correct/precise sub sector is not available, TEPI use the higher level of business sector to allow more bidders to participate and enlarge the competition.

Bagaimana untuk masa berlaku 'Bid bond', untuk tender dengan sistem 2 amplop apabila masa berlakunya akan habis pada tahap evaluasi harga, apakah perlu

diperpanjang? //

Bid bond validity – For tender with 2 (two) envelopes system, if the validity is about to expire during

commercial stage. Do we need to renew the Bid Bond?

Ya, untuk peserta tender yang lulus evaluasi teknis, masa berlaku bid bond perlu diperpanjang sesuai yang diminta selama masa evaluasi harga hingga penunjukan calon pemenang.

//

Yes, for bidders that passed technical evaluation, the validity needs to be extended whenever required to cover commercial evaluation phase until appointment of potential tender winner.

8 PT. PERFORINDO Masa berlaku HSE PQF 2 adalah 2 tahun. Apakah dimungkinkan untuk diproses tanpa keikutsertaaan dalam tender untuk menghindari terjadinya keterbatasan waktu saat diproses?

//

HSE PQF 2 validity is 2 years. Is it possible to renew the update without participation on tender, to avoid limited time of PQF 2 renewal process?

Pada dasarnya dimungkinkan, tetapi dengan mempertimbangkan efisiensi biaya inspeksi dari tim TEPI, program pembaruan PQF 2 dilakukan dengan sistem penyaringan berdasarkan pengadaan jenis jasa yang akan ditenderkan dalam waktu 1 tahun kedepan dan memilih perusahaan yang berpotensi sebagai peserta. Untuk perusahaan yang tidak tersaring tapi mendaftar dalam tender, pembaruan PQF 2 akan dilakukan sesuai dengan persyaratan dari tender dan diselesaikan sebelum masa pemasukan penawaran.

//

It is possible, but cosidering the cost efficiency, this PQF II renewal program is done by selecting the potential bidders on future tender of service in the next one year. For new company that register in tender, the renewal program will be conducted as per ITB and will be settled before the end of bid submission closing date.

(9)