Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Sistem Akuntansi Penjualan Kredit PT Purinusa Ekapersada T0 552011012 BAB IV

(1)

17

Hasil Kerja Praktek Dan Analisis

1.1 Hasil Praktek Kerja

Sistem Penjualan Kredit di PT Purinusa Ekapersada menggunakan SAP (System Application Product) dari Jerman. Tujuan dari perusahaan menggunakan sistem SAP yaitu untuk menjamin bahwa order yang diterima dapat dikirim tepat waktu ke pelanggan dan dapat melakukan kontrol di semua produksi.

4.1.1 Fungsi yang terkait

Berikut beberapa fungsi yang terkait di PT Purinusa Ekapersada yaitu:

1. Fungsi Penjualan yaitu Bagian Sales & Marketing, bagian ini bertanggung jawab untuk menerima Purchase Order dari pelanggan, membuat Master Card, membuat Sales Order, dan bertanggung jawab jika ada pelanggan

yang komplain ke perusahaan.

2. Fungsi Kredit yaitu Bagian Credit Control, bagian ini bertanggung jawab untuk mengecek status kredit dan memberikan otorisasi pemberian kredit untuk pelanggan.

3. Fungsi Gudang yaitu Bagian Logistic, bagian ini bertanggung jawab untuk menyimpan, menyiapkan dan mengecek barang sebelum dikirim ke pelanggan, membuat bukti pengiriman barang.

4. Fungsi Pengiriman Barang yaitu Bagian Pengiriman Barang, bagian ini bertanggung jawab untuk mengirimkan barang sesuai dengan bukti yang diterima dari Bagian Logistic. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menjamin tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari pihak yang berwenang.

(2)

timbul dari transaksi penjualan kredit, dan membuat laporan penjualan dan laporan penerimaan kas.

6. Fungsi Penagihan yaitu Bagian Finance, bagian ini bertanggung jawab menerima transaksi penerimaan kas, membuat Deposit Slip, membuat Invoice List, membuat Kontra Bon, membuat Laporan Hasil Tagihan dan menyusun Invoice untuk diberikan kepada customer.

4.1.2 Dokumen yang digunakan

Berikut ini adalah dokumen yang digunakan oleh PT Purinusa Ekapersada: 1. Master Card (MC)

 Digunakan untuk membuat design barang yang akan diproduksi oleh perusahaan.

 Dibuat oleh Bagian Sales & Marketing

 Sebanyak 1 lembar

2. Sales Confirmation (SC)

 Digunakan sebagai bukti adanya pesanan penjualan dari pelanggan.

3. ZBPD (Bottom Price Detail)

 Bukti transaksi yang digunakan untuk menentukan harga barang sesuai dengan harga perusahaan.

(3)

4. Manufacturing Order (MO)

 Digunakan untuk bukti permintaan bahan yang digunakan untuk memproduksi barang yang dipesan oleh pelanggan.

 Dibuat oleh Bagian PPIC

5. Transfer Slip (TS)

 Digunakan untuk memberitahukan ke Bagian Logistic bahwa barang yang diproduksi sudah selesai.

 Dibuat oleh Bagian Production

6. Delivery Note (DN)

 Digunakan untuk bukti bahwa barang sudah dikirim ke pelanggan.

 Dibuat oleh Bagian Logistic

7. Invoice

 Digunakan sebagai bukti transaksi adanya tagihan pelanggan yang harus dibayar.

 Dibuat oleh Bagian Accounting

8. Faktur Pajak (FP)

(4)

 Dibuat oleh Bagian Accounting

9. Invoice List

 Digunakan sebagai bukti untuk merekap jumlah tagihan yang harus dibayar oleh tiap pelanggan.

 Dibuat oleh Bagian Finance

10.Kontra Bon (KB)

 Digunakan sebagai bukti bahwa tagihan sudah diterima oleh pelanggan.

11.Deposit Slip (DS)

 Digunakan sebagai bukti bahwa pelanggan sudah membayar tagihan ke perusahaan.

12.Laporan Kontra Bon

 Digunakan untuk mencatat tagihan yang akan diberikan ke pelanggan

13.Laporan Hasil Tagihan

(5)

 Sebanyak 1 lembar.

4.1.3 Prosedur Penjualan Kredit di PT Purinusa Ekapersada

1. Pelanggan datang langsung ke PT Purinusa Ekapersada atau mengirimkan PO melalui fax ke Bagian Sales & Marketing. Bagian Sales & Marketing menerima PO dari pelanggan. Kemudian PO diserahkan ke Bagian Credit Control untuk diperiksa status pelanggan, pelanggan baru atau tidak.

2. Jika pelanggan baru, pelanggan harus mengisi Identitas Pelanggan dan menyerahkan syarat yaitu foto kopi KTP pemohon kredit, foto kopi NPWP dan foto kopi SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan). Kemudian Bagian Credit Control menentukan batas kredit bersama dengan pelanggan (sesuai

dengan kemampuan pelanggan). Setelah itu Bagian Credit Control mengisi hari jatuh tempo (day term) dan batas kredit di Identitas Pelanggan. Kemudian dengan menggunakan Identitas Pelanggan dan PO Bagian Credit Control membuka SAP untuk mencatat data pelanggan. Setelah itu, PO dan

Identitas Pelanggan diotorisasi dan kemudian PO diserahkan ke Bagian Sales & Marketing untuk dibuatkan MC 1 lembar dengan menggunakan

SAP modul sales. Kemudian MC dijadikan dasar untuk membuat ZBPD 1 lembar dengan meggunakan SAP modul sales untuk menentukan harga barang per unit. Setelah itu, PO dan MC diserahkan ke Bagian PPIC.

(6)

4. Bagian PPIC menerima PO dan MC dari Bagian Sales & Marketing. Kemudian Bagian PPIC mengupdate MC dan setelah itu, MC dan PO diserahkan ke Bagian Sales & Marketing.

5. Dengan berdasarkan MC dan PO, Bagian Sales & Marketing kemudian membuat SC 1 lembar dengan SAP modul Sales. Kemudian SC dan MC diserahkan ke Bagian PPIC.

6. Berdasarkan SC dan MC Bagian PPIC membuat MO 1 lembar dengan SAP modul production planning, kemudian MO diserahkan ke Bagian Logistic, SC diserahkan ke Bagian Production dan MC diarsip.

7. Dengan MO Bagian Logistic membuka data persediaan untuk mengecek ketersediaan material di gudang. Jika material tersedia di gudang, Bagian Logistic menyiapkan material sesuai dengan MO. Setelah itu, material dan

MO diserahkan ke Bagian Production untuk proses produksi. Sedangkan jika material tidak tersedia digudang, Bagian Logistic membuat permintaan pembelian 1 lembar yang diserahkan ke Bagian Pembelian.

8. Bagian Production menerima SC dari Bagian PPIC dan MO dari Bagian Logistic. Kemudian Bagian Production memproduksi barang sesuai dengan

MO. Setelah Barang yang diproses produksi selesai, Bagian Production membuat TS 3 lembar dengan SAP modul production. Setelah itu, TS lembar 1, 2 dan MO diarsip, TS lembar ke 3 bersama dengan barang diserahkan ke Bagian Logistic dan SC diserahkan ke Bagian Accounting. 9. Bagian Logistic menerima Barang dan TS, kemudian barang disimpan

(7)

10. Bagian Pengiriman Barang menerima DN 5 lembar dan barang, kemudian DN 5 lembar dan barang diserahkan ke pelanggan untuk dicek dan ditandatangani. Setelah itu, DN lembar ke-1 diserahkan ke pelanggan, DN lembar 2 dan lembar 3 disertahkan ke Bagian Accounting, lembar ke-4 diserahkan ke Bagian Logistic dan lembar ke-5 diarsip.

11. Bagian Accounting menerima SC dari Bagian Production dan DN lembar ke-2 dan ke-3 dari Bagian Pengiriman Barang. Kemudian SC dan DN dijadikan dasar untuk mencatat adanya transaksi penjualan kredit di Jurnal dan Buku Besar. Setelah itu, SC dan DN lembar ke-2 dan ke-3 dijadikan dasar untuk membuat Invoice sebanyak 1 lembar dan FP sebanyak 2 lembar dengan SAP modul Accounting. Setelah itu, FP lembar 1, DN lembar ke-2 dan Invoice diberikan ke Bagian Finance, sedangkan FP lembar ke-ke-2, DN lembar ke-3 dan SC diarsip.

12. Bagian Finance menerima Invoice, FP lembar ke-1 dan DN lembar ke-2 dari Bagian Accounting. Kemudian Invoice, FP lembar ke-1 dan DN lembar ke-2 dijadikan dasar untuk membuat Invoice List 1 lembar dan Kontra Bon 2 lembar dengan SAP modul Financial. Setelah itu Invoice, Invoice List dan Kontra Bon diserahkan ke Finance Head untuk dicap dan diotorisasi. Kemudian Invoice, Invoice List dan KB dijadikan satu dengan FP dan DN. Setelah semua dokumen tersusun, dokumen tersebut dijadikan dasar untuk membuat Laporan Kontra Bon setiap empat hari sekali. Setelah itu, semua dokumen dan Laporan Kontra Bon diserahkan ke Collector.

13. Collector menyerahkan semua dokumen penagihan (KB, Invoice List, Invoice, FP, dan DN) tersebut kepada pelanggan. Setelah pelanggan

menerima dokumen penagihan, jika pelanggan membayar pada saat itu juga, pelanggan harus menyerahkan tanda terima KB yang sudah ditandatangani dan Bukti Pembayaran. Setelah itu, di Laporan Kontra Bon diberi tanda T (Tertagih). Kemudian KB dan Bukti Pembayaran diserahkan ke Bagian Finance. Jika pelanggan membayar sesuai dengan tanggal jatuh tempo

(8)

Bon diberi tanda BT (Belum Tertagih). Kemudian KB dan Laporan Kontra Bon diarsip sampai tanggal jatuh tempo pembayaran.

14. Bagian Finance menerima uang, KB dan Bukti Pembayaran kemudian dijadikan dasar untuk mencatat adanya transaksi penerimaan kas di Jurnal dan Buku Besar. Setelah itu, Bagian Finance membuat DS 3 lembar, lembar ke-1 bersama dengan uang diserahkan ke Bagian Kasir, lembar ke-2 untuk Bagian Accounting. DS lembar ke-3, Bukti Pembayaran dan KB dijadikan dasar untuk membuat Laporan Hasil Tagihan. Kemudian Laporan Hasil Tagihan diberikan ke Finance Head.

15. Bagian Kasir menerima uang dan DS lembar ke-1 dari Bagian Finance. Kemudian Bagian Kasir mengecek uang dengan DS sudah sesuai atau belum. Jika sudah sesuai, Bagian kasir membuka Jadwal Penyerahan Kas untuk mengecek tanggal berapa uang tersebut akan disimpan ke Bank. Jika hari ini adalah tanggal penyerahan kas, maka uang langsung diserahkan ke Bank dan jika hari ini bukan tanggal penyerahan kas, maka uang disimpan di Brangkas sampai tanggal penyerahan yang sudah ditentukan. Untuk uang dan DS yang belum sesuai diserahkan ke Bagian Finance untuk konfirmasi ke pelanggan.

16. Finance Head menerima Laporan Hasil Tagihan dari Bagian Finance. Kemudian Finance Head mengecek Laporan Hasil Tagihan untuk mengetahui pelanggan yang belum melunasi tagihannya. Setelah itu, Finance Head menelepon ke pelanggan untuk mengkonfirmasi bahwa

tagihannya harus segera dilunasi.

17. Bagian Accounting menerima DS dari Bagian Finance. Kemudian DS dijadikan dasar untuk mencatat adanya transaksi penerimaan kas ke jurnal dan buku besar dan setelah itu DS diarsip.

4.1.4 Flowchart Penjualan Kredit di PT Purinusa Ekapersada

(9)

1.2 Analisis

1.2.1 Kelebihan

1. Organisasi

a Fungsi penjualan dilaksanakan oleh Bagian Sales & Marketing, sedangkan fungsi kredit dilaksanankan oleh Bagian Credit Control. Sehingga dapat mencegah kecurangan dalam pemberian kredit ke pelanggan.

b Fungsi akuntansi dilaksanakan oleh Bagian Accounting terpisah dari fungsi penjualan yang dilaksanakan oleh Bagian Sales & Marketing dan fungsi kredit yang dilaksanakan oleh Bagian Credit Control. Ketiga fungsi tersebut terpisah, sehingga tidak akan terjadi kesalahan dalam pencatatan piutang pelanggan.

c Fungsi akuntansi dilaksanakan oleh Bagian Accounting, sedangkan fungsi penagihan dilaksanakan oleh Bagian Finance. Hal ini dapat mencegah adanya kecurangan dalam pencatatan kas.

d Setiap kegiatan penjualan kredit melibatkan lebih dari satu bagian, sehingga setiap bagian dapat mengecek ketelitian dan keakuratan data. 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

a Delivery Note (DN) dibuat oleh Bagian Logistic dan ditandatangani oleh Logistic Head dan pelanggan, sehingga tidak akan terjadi penyalahgunaan dokumen.

b Setiap pengeluaran barang harus sesuai dengan Transfer Slip (TS). Hal ini dapat mencegah adanya pengeluaran barang yang tidak semestinya. c Laporan Kontra Bon dibuat berdasarkan KB, Invoice List, Invoice, FP,

(10)

3. Praktik yang sehat

a Dokumen yang digunakan bernomor urut tercetak, sehingga tidak akan terjadi penggandaan dokumen.

1.2.2 Kelemahan

1. Pada saat pelanggan membayar, Bagian Finance menerima uang, Bukti Pembayaran dan Kontra Bon dari Collector sedangkan Laporan Kontra Bon disimpan oleh Collector. Hal ini memungkinkan adanya penyalahgunaan dokumen.