20
HASIL DAN ANALISIS
1.1. Analisis
Bagian pembelian PT. Purinusa Ekapersada Bawen– Semarang merupakan
bagian yang menerima penagihan dari pemasok. Setiap ada tagihan yang masuk, bagian ini sering kali harus memeriksa antara surat jalan dan faktur masuk dengan purchase ordersecara manual. Hal tersebut dilakukan untuk mengetahui apakah
barang yang sudah dikirim benar-benar sesuai dengan pesanan yang tercatat dalampurchase order.
Selain itu dalam hal pembayaran ataupun pelunasan sendiri sering mengalami keterlambatan, sehingga pemasok akan menghubungi bagian pembelian untuk menagih pembayaran jika barang yang telah terpenuhi belum
terbayarkan sesuai dengan jatuh temponya. Hal ini dikarenakan tidak adanya sistem informasi untuk mencatat setiap tagihan yang masuk dari pemasok.
Maka pada bagian ini, memerlukan sebuah sistem informasi untuk melakukan pencatatan surat jalan dan faktur yang masuk dan sekaligus pengingat pembayaran sesuai dengan periode yang telah ditentukan, yang mana dalam satu
bulan dilakukan dua kali pembayaran yaitu setiap tanggal 10 dan tanggal 25. Sistem Pencatatan ini dibuat untuk lebih mempermudah pekerjaan dalam
pemeriksaan tagihan danpurchase order.
1.2. Kebutuhan
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka diperlukan Sistem
sistem ini diperlukan juga data-data yang terkait dengan sistem.
Untuk software atau perangkat lunak aplikasi pengingat ini dibuat menggunakan aplikasi Microsoft Visual Studio 2005 dan Microsoft Access 2003 sebagai basis data. Sehingga penerapannya hanya cukup meng-installsistem pengingat tersebut.
1.3. Perancangan
Perancangan basis data diperlukan agar dapat memiliki basis data fisik yang efisien
dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dan cepat dalam mengakses. Untuk itu dalam merancang Sistem Pencatatan Tagihan Pembelian Kredit, diperlukan pula rancangan database yang sesuai dengan kebutuhan dalam sistem. Berikut Data Flow Diagram (DFD)
dan desain basis data untuk menampung data yang diperlukan dalam sistem ini.
1.3.1. Data Flow Diagram (DFD)
Gambar 4.3.1.1 DFD Level 0
Gambar
Gambar 4.3.1.3 DFD Level 2
1.3.2. Entity Relationship Diagram (ERD)
Sedangkan ERD-nya didapat sebagai berikut:
1.3.3. Perancangan Database
Sistem Informasi diciptakan memiliki stuktur basis data yang terdiri dari beberapa
tabel. Tabel-tabel tersebut berisi field-fieldyang berguna untuk menampung atau menyimpan data dari sistem tersebut. Berikut ini adalah tabel-tabel yang diusulkan dalam membangun Perancangan dan Pembuatan Sistem Pencatatan Tagihan Pembelian Kredit:
1. T_PO
Tabel 4.3.3.1. Tabel Purchase Order
Field Name Type Size Descripition
No_PO Number Long Integer Nomor Purchase Order (Primery Key)
Tgl_PO Date/Time Medium Date Tanggal pembuatan PO
ID_Vendor Text 10 Kode vendor
2. T_DetailPO
Tabel 4.3.3.2. Tabel Detail Purchase Order
Field Name Type Size Description
No_PO Number Long Integer Nomor Purchase Order
ID_Material Number Long Integer Nomor material
QTY Number Long Integer Jumlah barang yang dipesan
No_Faktur Text 20 No faktur yang diterima
QTY_Faktur Number Long Integer QTY barang yang dipenuhi dalam faktur
Hrg_Faktur Currency General
Number
Harga satuan yang tertulis dalam faktur
3. T_ Faktur
Tabel 4.3.3.3. Tabel Faktur Masuk
Field Name Type Size Description
No_Faktur Text 20 Nomor faktur yang diterima (Primery
No_SJ Text 20 Nomor surat jalan
Tgl_Jth_Tempo Date/Time Medium Date Tanggal jatuh tempo yang telah ditentukan
Nama_Material Text 50 Nama barang sesuai barang yang
dipesan
QTY Number Long Integer Jumlah barang sesuai pesanan di PO
Total_Hrg Currency General Number
Total harga yang ada di faktur
4. T_SJ
Tabel 4.3.3.4. Tabel Surat Jalan Masuk
Field Name Type Size Description
No_SJ Text 20 Nomor surat jalan (Primery Key)
Tgl_SJ Date/Time Medium Date Tanggal surat jalan dan sesuai dengan faktur
5. T_Barang
Tabel 4.3.3.5. Tabel Baramg
Field Name Type Size Description
ID_Material Number Long Integer Kode barang
Nama_Material Text 50 Nama barang yang ada atau dipesan dan dibeli
6. T_Supplier
Tabel 4.3.3.6. Tabel Supplier
Field Name Type Size Description
ID_Vendor Text 10 ID perusahaan yang sudah dijadikan sebagai pemasok (Pirmery Key)
sebagai pemasok
Alamat Text 50 Alamat pemasok
Kota Text 25 Kota dari pemasok
Kode_Pos Text 10 Kode pos dari alamat pemasok
No_Tlp Text 15 Nomor telepon perusahaan pemasok
No_Fax Text 15 Nomor Fax perusahaan pemasok
1.3.3 Rancangan Relasi Antar Tabel
Berdasarkan tabel-tabel yang diusulkan maka diperoleh rancangan relasi antar tabel
sebagai berikut:
Gambar 4.3.3.1 Perancangan Relasi Antar Tabel
1.3.4 PerancanganInterface
Berdasarkan rancangan databasedi atas maka desain gambar form yang terdapat dalam
sistem pengingat pembayaran jatuh tempo PT. Purinusa Ekapersada Bawen – Semarang dirancang sebagai berikut:
Gambar 4.3.4.2 Perancangan Form Menu Utama
Gambar 4.3.4.3
Perancangan Form Surat Jalan
Gambar 4.3.4.5 Perancangan Form Faktur Masuk
Gambar 4.3.4.7 Perancangan Form Data Pemasok
1.4 Implementasi
Sistem Pencatatan Tagihan Pembelian Kredit PT. Purinusa Ekapersada Bawen –
Semarang, memiliki beberapa tampilan form atau yang sering dikenal dengan istilah user interface. User interface berguna untuk sarana memudahkan user dalam mengolah dan mengkases data tanpa harus masuk ke dalam basis data secara langsung. Berikut adalah
penjelasan singkat mengenai fungsi dan cara menggunakan form-form yang terdapat dalam Sistem Pencatatan Tagihan Pembelian Kredit di PT. Purinusa Ekapersada Bawen –
Semarang.
1.4.1. Impelmentasi Relasi Antar Tabel
Setelah melakukan rancangan database, maka didapatkan hubungan antar tabel sebagai
berikut:
Gambar 4.4.1Relasi Antar Tabel
1.4.2. Implementasi Form
Berikut ini merupakan form yang dihasilkan setelah merancang:
1. Form Login
Form Login terdiri dari username dan password. Form ini dirancang untuk menjaga
Jikausermemasukkanusernamedanpassworddengan benar lalu menekan tombol OK maka akan masuk ke form utama. Sebaliknya, jika username dan atau password yang
dimasukkan salah, maka muncul peringatan bahwa data yang dimasukkan salah.
Tombol cancel merupakan tombol yang memiliki fungsi membatalkan proses login untuk keluar dari sistem ini.
Gambar 4.4.2Form Login
2. Form Menu Utama
Form menu utama merupakan form yang akan muncul pertama setelah proses login berhasil. Form ini dibuat untuk memudahkan user dalam memilih menu yang ada dalam Sistem Pencatatan Tagihan Pembelian Kredit.
Selain itu, di dalam form ini digunakan untuk menampung fom-form yang tersedia pada sistem Pencatatan Pembelian. Sistem ini akan bekerja secara urut yang dimulai dari
Gambar 4.4.3 Form Menu Utama
Berikut ini adalah tampilan dan penjelasan singkat form-form yang ada di dalam form menu utama:
3. Form Surat Jalan
Menu Surat Jalan dihubungkan dengan form surat jalan. Form surat jalan merupakan
tahapan awal user untuk menampilkan alarm jatuh tempo. Di dalam form ini user akan menginputkan data surat jalan yang berisi nomor surat jalan.
4. Form Purchase Order Belum Terpenuhi
Setelah proses menginputan data surat jalan pada form surat jalan, maka proses
selanjutnya yaitu form purchase order akan menampilkan data yang diambil dari T_DetailPO. Form ini akan menampilkan data PO yang belum terpenuhi oleh pemasok. User dapat langsung memilih lebih dari satu PO dengan cara menekan tombol ctrl dan
menekan/klik data yang dibutuhkan lalu klik tombol NEXT untuk melanjutkan proses sistem.
5. Form Faktur
Data PO yang telah dipilih pada form purchase orderbelum terpenuhi, secara otomatis
akan muncul di form faktur beserta data surat jalan yang telah diinputkan terlebih dahulu. Pada form ini, user bisa mengubah kuantias barang dan harga satuan. Jika user menekan tombol SAVE, maka proses selanjutnya yaitu, data-data yang telah diinput akan tersimpan di
dalamdatabase. Data yang tersimpan diantaranya adalah data surat jalan, data PO yang telah terpilih olehuserdan data faktur. Maka data pada formpurchase orderbelum terpenuhi yang
telah dipilih olehuser, otomatis tidak akan muncul kembali pada form PO.
Gambar 4.4.6 Form Faktur Masuk
6. Form Alarm
Setelah proses penginputan data telah selesai maka pada form alarm, akan memunculkan data nomor faktur dan tanggal jatuh tempo dari masing-masing faktur yang
Gambar 4.4.7 Form Alarm
7. Form Supplier
Form ini dirancang untuk menampung dan memanipulasi data pemasok. Di dalam form ini terdapat beberapa fungsi tombol diantarnya adalah:
• Tombolsearch(cari) digunakan untuk mencari data supplier. Di dalam tombol ini, ada
dua alternatif untuk mencari data yang diperlukan oleh user, yaitu mencari berdasarkan
ID Vendor atau berdasarkan Nama Vendor.
• Tombolinsertdigunakan untuk menambahkan data pemasok didatabase.
• Tombol save (simpan). Setelah user mengklik tombol insert maka tombol saveakan
aktif dan data pemasok yang akan ditambahkan pada database dapat disimpan dengan cara memilih tombolsaveini.
• Tombol edit, dipakai untuk meng-updatedata pemasok bila ada perubahan data.
• Tombol delete (hapus) berfungsi untuk menghapus data pemasok yang ingin dihapus
olehuser.
Gambar 4.4.8 Form Data Pemasok
8. Form Barang
Form barang digunakan untuk menampilkan data barang yang ada. Di dalam form ini tersedia tombol cari dengan dua alternatif yaitu pencarian dengan ID Material atau Nama
Barang.
Form barang juga memiliki tombol insert dan save untuk menambah serta menyimpan data didatabase. Selain itu tombolcanceljuga tersedia dalam form ini, yang berfungsi untuk
