MAKALAH MANAJEMEN
DOKUMENTASI
“KEAMANAN DAN PEMELIHARAAN
DOKUMEN”
Dosen Pembimbing:
Durinda Puspasari, S.Pd. M.Pd
Disusun Oleh:
1. Eni Oktaviawati
15080314018
2. Mitta Putri Hartanti
15080314026
3. Muhimatul Khoiroh
15080314044
4. Irin Margareta Heppyandari
15080314058
5. Indah Nurhayati
15080314070
JURUSAN PENDIDIKAN EKONOMI
PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS EKONOMI
KATA PENGANTAR
Puji syukur selalu penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, yang senantiasa memberikan Rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah kearsipan mengenai keamanan dan perlindungan arsip ini.
Laporan ini disusun untuk memenuhi tugas matakuliah manajemen dokumentasi. Pada kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada seluruh teman yang membantu dalam penyelesaian makalah manajemen dokumentasi mengenai keamanan dan perlindungan arsip ini.
Penulis menyadari bahwa makalah manajemen dokumentasi mengenai keamanan dan perlindungan arsip ini masih terdapat banyak kekurangan. Oleh karena itu, penulis menerima kritik dan saran yang bersifat membangun sebagai acuan dalam menyusun laporan di masa yang akan datang.
Surabaya, 26 Mei 2018
Penulis
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL...i
KATA PENGANTAR...ii
DAFTAR ISI...iii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang...1
B. Rumusan masalah...1
C. Tujuan Penulisan...2
BAB II PEMBAHASAN A. Pengertian Arsip...3
B. Faktor – Faktor Pemusnah/ Perusak Arsip...3
C. Metode Perlindungan Arsip...5
D. Pengamanan Fisik Arsip...7
E. Pengamanan Informasi Arsip...8
F. Penyimpanan Arsip...8
G. Penyelamatan Arsip...8
H. Pemulihan (Recovery) Arsip...9
BAB III PENUTUP A. Kesimpulan...12
B. Saran...12
DAFTAR PUSTAKA...13
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Salah satu usaha untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan sebagaimana diamanatkan dalam Undang-undang Nomor : 7 Tahun 1971 pasal 3 adalah dengan melakukan pemeliharaan arsip-arsipnya.
Pemeliharaan arsip merupakan suatu hal yang mutlak dilakukan karena bahan rekam yang digunakan untuk membuat arsip terdiri dari beberapa komponen yang saling kontak antara komponen yang satu dengan lainnya. Namun pemeliharaan arsip itu sendiri tidaklah mudah karena banyaknya bahan atau media rekam arsip dan penyebab dari kerusakan arsip itu sendiri.
Pada dasarnya keberadaan arsip tersebut sangat bergantung pada tempat penyimpanan arsip. Sebuah ketersediaan informasi yang terdapat pada arsip tidak akan berjalan dengan baik tanpa tersedianya tempat penyimpanan arsip dengan tata ruang dan fasilitas fisik yang mendukung.
Untuk dapat melakukan pemeliharaan arsip yang berdaya guna dan berhasil guna, terlebih dulu perlu mengetahui asal-usul (jenis) bahan arsip serta penyebab kerusakannya Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, (Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009).
B. Rumusan Masalah
C. Tujuan Penulisan
1. Mengetahui peraturan yang mengatur mengenai perlindungan arsip.
2. Mengetahui faktor – faktor yang dapat menyebabkan kerusakan dan kehilangan arsip
3. Mengetahui metode perlindungan arsip, penyimpanan arsip secara fisik dan isi informasi, penyelamatan arsip, dan pemulihan arsip manual maupun elektronik yang rusak.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Arsip
Pengertian arsip sebagaimana yang dimaksud dalam Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 1 ayat 2 adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
B. Faktor-faktor Pemusnah/Perusak Arsip
Pemeliharaan, perlindungan dan perbaikan arsip-arsip dilakukan karena latar belakang (alasan) adanya faktor yang dapat merusak arsip secara fisik dan dengan demikian pula secara substantif, sebab jiwa wujud arsip secara fisik rusak maka isi informasi dan data yang termuat di dalamnya pun mengalami kerusakan. Faktor-faktor yang apat merusak arsip dapat diklasifikasikan menjadi dua:
1. Faktor Intrinsic
Yang dimaksud faktor intrinsik arsip adalah penyebab kerusakan arsip yang berasal dari bahan-bahan arsip itu sendiri. Berikut ini adalah bahan-bahan arsip yang menyebabkan kerusakan:
a. Kertas
mengakibatkan reaksi kimia daripada elemen-elemen ini, akan tetapi gelatin dan kanji juga merupakan bahan-bahan makanan yang menarik bagi serangga dan bagi pertumbuhan berjenis-jenis bakteri.
b. Tinta
Pada dewasa ini mesin ketik merupakan alat tulis yang banyak dipergunakan. Hal ini sangat menguntungkan bagi kelangsungan hidup arsip-arsip tersebut, terutama karena tinta yang dipergunakan mempunyai sifat kekal. Tinta menjadi sumber terbentuknya asam pada kertas, karena tinta dibuat dari bahan yang mengandung unsur-unsur kimia yang akan merusak arsip.
c. Pasta/lem
Pasta/lem yang dipergunakan sebagai perekat juga mempunyai peranan yang meragukan dalam daya tahan kertas. Lem biasanya dibuat dari tepung gandum atau tepung beras. Akan tetapi sekarang ini telah dibuat alat perekat sentetis terutama polyven acetate.
Dengan mengetahui sifat-sifat organic dari material tersebut kita dengan segera dapat melakukan usaha-usaha pencegahan terhadap musuh-musuh kerta yang mungkin menyerang. Oleh karena itu, dalam penggunaan perekatpun harus dicarikan yang baik, jangan menggunakan perekat yang dibuat dari getah arab ataupun celluloce tape dan sejenisnya. Karena bahan yang terkandung didalamnya akan membuat kerusakan pada kertas.
2. Faktor Ekstrinsik
Faktor ekstrinsik yang dimaksud adalah penyebab kerusakan arsip yang berasal dari luar arsipnya itu sendiri. Penyebab kerusakan arsip yang berasal dari luar adalah sebagai berikut:
a. Kelembaban
Kelembaban yang tidak terkontrol akan memungkinkan beberapa akibat, seperti timbulnya jamur, kertas menjadi lemah, dan pasta/lem bisa hilang. Agar tidak terjadi kerusakan yang seperti itu, maka kita harus menormalkan kelembaban dengan menambahkan udara panas atau dengan menggunakan panasnya listrik.
b. Cahaya
menjadi rusak. Untuk menghindari jatuhnya sinar matahari secara langsung sudah dijelaskan pada materi yang sebelumnya.
c. Debu
Debu bermacam-macam asalnya, seperti dari kain, asap dan debu-debu yang dibawa oleh angina. Sekecil apapun debu itu, tetap merupakan musuh kertas yang ganas, bahkan kulitpun dapat rusak karena debu. Untuk menghadapi debu-debu ini dapat digunakan filter electrostatic. Atau pasanglah jaring kawat yang halus pada pintu-pintu dan jendela-jendela. Di samping berguna untuk menyaring udara yang masuk, juga berguna untuk menahan masuknya berjenis-jenis serangga di dalam ruang penyimpanan arsip.
d. Jamur dan sejenisnya
Jamur dapat membusukkan kertas, yang ditandai dengan wrna kuning, coklat, atau bintik-bintik hitam. Jamur juga dapat melengketkan kertas sehingga kertas mudah hancur. Kegiatan jamur cepat sekali dan tidak segera dapat terlihat oleh mata telanjang sehingga jamur ini merupakan penghancur kertas yang sangat berbahaya. Jamur dapat berasal dari zat perekat, dari unsur pembuatan bahan kertas, maupun debu yang perkembangannya bisa dipercepat oleh pengaturan kelembaban dan temperatur udara yang buruk.
e. Rayap
Rayap biasa hidup di dalam tanah tapi dapat menjangkau rak, perabot, atau tumpukan kertas melalui celah-celah lantai dan dinding. Usaha untuk Kecoa sering sekali bertelur diantara tumpukan kertas yang lembab dan gelap. Untuk melindungi arsip dari kecoa ini bisa dengan memberikan kamper pada tempat penyimpanan arsip.
C. Metode Perlindungan Arsip
1. Duplikasi dan Dispersal (Pemencaran)
Duplikasi dan dispersal (pemencaran) adalah metode perlindungan arsip dengan cara menciptakan duplikat atau salinan atau copy arsip dan menyimpan arsip hasil penduplikasian tersebut di tempat lain. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam duplikasi adalah memilih dengan cermat bentuk-bentuk duplikasi yang diperlukan (copy kertas, mikrofilm, mikrofisch, rekaman magnetic, elektronic records dan sebagainya ) dan pemilihan media tergantung fasilitas peralatan yang tersedia/biaya yang mampu disediakan. Namun demikian dari aspek efisiensi harus menjadi pertimbangan utama sehingga setiap langkah harus mempertimbangkan :
a. Apakah selama ini sudah ada duplikasi, kalau ada dalam bentuk apa dan dimana lokasinya.
b. Kapan duplikasi diciptakan ( saat penciptaan atau saat yang lain )? Untuk itu perlu pengawasan untuk menjamin bahwa duplikasi benar-benar dibuat secara lengkap dan dijamin otentisitasnya.
c. Seberapa sering duplikasi digunakan, sehingga dapat ditentukan berapa jumlah duplikasi yang diperlukan.
d. Jika duplikasi dilakukan di luar media kertas, harus disiapkan peralatan untuk membaca, penemuan kembali maupun mereproduksi informasinya.
Metode duplikasi dan dispersal dilaksanakan dengan asumsi bahwa bencana yang sama tidak akan menimpa dua tempat atau lebih yang berbeda. Untuk menjamin efektiffitas metode ini maka jarak antar lokasi penyimpanan arsip yang satu dengan yang lainnya perlu diperhitungkan dan diperkirakan jarak yang aman dari bencana. Metode duplikasi dan dispersal dapat dilakukan dengan cara alih media dalam bentuk microform atau dalam bentuk CD-ROM. CD-ROM tersebut kemudian dibuatkan back-up, dokumen/arsip asli digunakan untuk kegiatan kerja sehari-hari sementara CD-ROM disimpan pada tempat penyimpanan arsip yang dirancang secara khusus.
2. Dengan Peralatan Khusus (vaulting)
Perlindungan bagi arsip dari musibah atau bencana dapat dilakukan dengan penggunaan peralatan penyimpanan khusus, seperti: almari besi, filing cabinet
peralatan tersebut memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (sedapat mungkin memiliki daya tahan sekurang kurangnya 4 jam kebakaran), kedap air dan bebas medan magnet untuk jenis arsip berbasis magnetik/elektronik.
3. Pemindahan (transfer)
Sumber asli arsip dipindahkan ke lokasi penyimpanan arsip vital ( record centre), biasanya yang dipindah adalah arsip vital inaktif.
4. Penyimpanan di pusat arsip (records centre)
Records center merupakan tempat penyimpanan arsip-arsip inaktif yang berasal dari unit-unit kerja dalam suatu organisasi dan biasanya jangka waktunya lama dan merupakan suatu bangunan yang umumnya di desain secara khusus dan di konstruksi untuk menyimpan arsip inaktif dengan biaya yang murah dan memberikan layanan arsip sebelum dimusnahkan untuk menjamin keamanan fisik dan informasinya.
a. Terdapat di lingkungan organisasi b. Terdapat di luar lingkungan organisasi
D. Pengamanan Fisik Arsip
Pengamanan fisik arsip dilaksanakan dengan maksud untuk melindungi arsip dari ancaman faktor-faktor pemusnah/ perusak arsip. Beberapa contoh pengamanan fisik Arsip adalah:
1. Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip seperti pengaturan akses, pengaturan ruang simpan, penggunaan sistem alarm dapat digunakan untuk mengamankan arsip dari bahaya pencurian, sabotase, penyadapan dan lain-lain.
2. Penggunaan bangunan kedap air atau menempatkan arsip pada tingkat ketinggian yang bebas dari banjir.
3. Penggunaan struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidak rawan gempa, angin topan dan badai.
E. Pengamanan Informasi Arsip
Pengamanan informasi arsip dilakukan dengan cara :
1. Memberikan kartu identifikasi individu pengguna arsip untuk menjamin bahwa arsip hanya digunakan oleh orang yang berhak.
2. Mengatur akses petugas kearsipan secara rinci atas basis tanggal atau jam.
3. Menyusun prosedur tetap secara rinci dan detail.
4. Memberi kode rahasia pada arsip dan spesifikasi orang-orang tertentu yang punya hak akses.
5. Menjamin bahwa arsip hanya dapat diketahui oleh petugas yang berhak dan penggunaan hak itu terkontrol dengan baik, untuk itu dapat dilakukan indeks primer (tidak langsung ) dan indeks sekunder ( langsung ) untuk kontrol akses.
F. Penyimpanan Arsip
Arsip disimpan pada tempat khusus sehingga dapat mencegah/menghambat unsur perusak fisik arsip dan sekaligus mencegah pencurian informasinya. Lokasi penyimpanan arsip dapat dilakukan baik secara on site ataupun off site.
1. Penyimpanan on site, adalah penyimpanan arsip yang ditempatkan pada ruangan tertentu dalam satu gedung atau perkantoran dalam lingkungan lembaga pencipta arsip.
Contoh: KKN di desa Krembung penyimpanan buku baca disimpan di rak yang terdapat dalam ruang baca yang berada di balai desa Krembung lantai 2.
2. Penyimpanan off site, adalah penyimpanan arsip yang ditempatkan di luar lingkungan gedung perkantoran lembaga pencipta arsip.
Contoh:Selain penyimpanan buku di rak biasa, KKN di desa Krembung juga menyimpan buku di rak portabel yang beda di balai desa Krembung lantai 1, yang mana rak tersebut ada rodanya sehingga mudah dipindahkan.
G. Penyelamatan Arsip
Untuk menjaga kemungkinan kerusakan yang lebih parah diperlukan langkah-langkah penyelamatan arsip pasca musibah atau bencana sebagai berikut:
2. Mengidentifikasi jenis arsip yang mengalami kerusakan, jumlah dan tingkat kerusakannya dengan mengacu pada daftar arsip vital.
3. Memulihkan kondisi ( recovery ) baik untuk fisik arsip vitalnya maupun tempat penyimpanannya yang dapat dilakukan dalam bentuk rehabilitasi fisik arsip atau rekonstruksi bangunan.
H. Pemulihan ( Recovery ) Arsip
1. Stabilisasi dan perlindungan arsip yang dievakuasi
Setelah terjadi bencana perlu segera mungkin dilakukan perbaikan terhadap kerusakan struktur bangunan atau kebocoran. Pengaturan stabilitas suhu udara dan kelembaban dapat dikurangi dengan pengaturan sirkulasi udara atau menggunakan kipas angin. Apabila seluruh bangunan mengalami kerusakan, maka arsip yang sudah dievakuasi dan dipindahkan ke tempat aman harus dijaga untuk mencegah kerusakan yang semakin parah, karena dalam waktu 48 jam arsip tersebut akan ditumbuhi jamur, yang kemudian akan segera membusuk dan hancur. Sedangkan dalam musibah kebakaran, kerusakan terhadap arsip dari jelaga, asap, racun api, suhu udara yang sangat tinggi dan lain-lain, harus dinetralisir sesegera mungkin dengan cara dijauhkan dari pusat bencana.
2. Penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan yang berkaitan dengan operasional penyelamatan
Penilaian dan pemeriksaaan terhadap tingkat kerusakan dilakukan untuk menentukan jumlah dan jenis kerusakan, media atau peralatan apa yang terpengaruh dan ikut rusak, peralatan dan lain-lain termasuk memperhitungkan kebutuhan tenaga ahli dan peralatan untuk melakukan operasi penyelamatan.
3. Pelaksanaan penyelamatan
a. Pelaksanaan penyelamatan dalam bencana besar
b. Pelaksanaan penyelamatan bencana yang berskala kecil
Penyelamatan arsip yang disebabkan oleh bencana yang berskala kecil cukup dilakukan oleh unit-unit fungsional dan unit terkait. Misalnya musibah kebakaran yang terjadi di suatu kantor maka pelaksanaan penyelamatan dilakukan oleh unit kearsipan dibantu oleh unit keamanan dan unit pemilik arsip.
c. Prosedur Pelaksanaan
Pelaksanaan penyelamatan arsip yang disebabkan oleh bencana banjir dilakukan dengan cara:
Pengepakan yaitu kegiatan yang dilakukan sebelum melakukan pemindahan arsip dari lokasi bencana ke tempat yang lebih aman. Arsip yang terkena musibah sebelumnya perlu dibungkus dan diikat (dipak) supaya tidak tercecer, baru kemudian dipindahkan.
Pembersihan yaitu memilah dan membersihkan arsip secara manual dari kotoran yang menempel pada arsip, kemudian disiram dengan cairan alkohol atau thymol supaya kotoran yang menempel pada arsip dapat terlepas dan arsipnya tidak lengket.
Pembekuan yaitu mendinginkan sampai ke tingkat suhu minus 40 derajat sehingga arsip mengalami pembekuan.
Pengeringan yaitu mengeringkan menggunakan vacum pengering atau kipas angin. Jangan dijemur dalam panas matahari secara langsung.
Penggantian arsip yang ada salinannya yang berasal dari tempat lain.
Pembuatan backup seluruh arsip yang sudah diselamatkan.
Prosedur penyimpanan kembali
Arsip yang telah dibersihkan dan dikeringkan disimpan kembali ketempat yang bersih dengan suhu dan kelembaban yang sesuai, dengan langkah-langkah:
a. Jika tempat penyimpanan arsip tidak mengalami kerusakan maka ruangan tersebut dibersihkan terlebih dahulu.
b. Penempatan kembali peralatan penyimpanan arsip.
c. Penempatan kembali Arsip.
d. Arsip elektronik dalam bentuk disket, cartridge, CD dan lain-lain disimpan ditempat tersendiri dan dilakukan format ulang dan dibuat duplikasinya.
Evaluasi
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara ( UU no. 43 Tahun 2009).
Faktor penyebab kehilangan atau kerusakan arsip ada 3, yaitu bencana alam, ulah manusia, dan hewan. Perlindungan arsip dapat dilakukan dengan menggunakan metode Duplikasi dan Dispersal (Pemencaran) atau Dengan Peralatan Khusus (vaulting).
Pengamanan arsip dilakukan pada fisik dan isi arsip.
Penyimpanan arsip dapat dilakukan secara on site (penyimpanan arsip di dalam tempat terciptanya arsip tersebut) atau secara off site (penyimpanan arsip di luar lingkungan lembaga pencipta arsip).
Sebuah arsip kebanyakan menggunakan media konvensional, namun dengan perkembangan jaman arsip bisa berupa gambar, rekaman, audio visual. Arsip kertas maupun non kertas terbuat dari beberapa bahan/komponen yang kurang mendukung dalam upaya pelestarian arsip tersebut karena kebanyakan bahan-bahan yang digunakan mengandung asam, sehingga mudah rusak karena faktor alam. Oleh karena itu perlu dilakukan pemeliharaan agar arsip tetap dapat dilestarikan.
Cara memelihara arsip bermacam-macam disesuaikan dengan media/bahan arsip, dan tingkat kerusakan. Selain itu juga perlu diperhatikan faktor penyebab dari kerusakan arsip tersebut. Pemeliharaan arsip hendaknya tetap memperhatikan prinsip efisiensi dan efektifitas.
B. Saran
DAFTAR PUSTAKA
https://www.duniaarsip.com/pengertian-arsip-dan-kearsipan-menurut-uu-nomor-43-tahun-2009
http://ira15pwo.blogspot.co.id/2015/03/makalah-perlindungan-arsip.html
