keamanan dan pemeliharaan dokumen ppt

(1)

KEAMANAN DAN

PEMELIHARA AN

DOKUMEN

(2)

Kel.

7 1)

Eni Oktaviawati

15080314018

2)

Mitta Putri Hartanti

15080314026

3)

Muhimatul Khoiroh

15080314044

4)

Irin Margareta Heppyandari

15080314058

5)

Indah Nurhayati

15080314070

PAP 15 B

(3)

Pengertian

n Fisik Arsip

Pengamana

n Informasi

Arsip

• _{Manajemen Dokumentasi}

(4)

PENGERTIA

N ARSIP

Merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Undang –

Undang N

omor 43 T

ahun 200

9 Tentang K

earsipan

(5)

FAKTOR – FAKTOR

PERUSAK/PEMUSNAH ARSIP

Faktor Intrinsi

c

Kertas Tinta Lem

Faktor Ekstrins

ik

Kelembap

an Cahaya Debu Jamur Rayap Kecoa

Merupakan penyebab kerusakan arsip yang berasal dari bahan-bahan arsip itu sendiri.

Merupakan penyebab kerusakan arsip yang berasal dari luar arsipnya itu sendiri.

(6)

METODE

PERLINDUNGAN

ARSIP

Records center merupakan tempat penyimpanan arsip-arsip inaktif yang berasal dari unit-unit kerja dalam suatu

organisasi dan biasanya jangka waktunya lama

Duplikasi dan Dispersal (Pemencaran)

Dengan Peralatan Khusus

(vaulting)

Dengan Peralatan Khusus

(vaulting)

Pemindahan (transfer)

Penyimpanan di pusat arsip (records centre)

Sumber asli arsip dipindahkan ke lokasi penyimpanan arsip vital ( record centre), biasanya yang dipindah adalah arsip vital inaktif. Duplikasi dan dispersal (pemencaran) adalah metode perlindungan arsip dengan cara menciptakan duplikat atau salinan atau copy arsip dan menyimpan arsip hasil penduplikasian tersebut di tempat lain.

(7)

Pen



_{Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan}

arsip seperti pengaturan akses, pengaturan ruang

simpan, penggunaan sistem alarm dapat digunakan

untuk mengamankan arsip dari bahaya pencurian,

sabotase, penyadapan dan lain-lain.



_{Penggunaan bangunan kedap air atau menempatkan}

arsip pada tingkat ketinggian yang bebas dari banjir.



_{Penggunaan struktur bangunan tahan gempa dan}

lokasi yang tidak rawan gempa, angin topan dan

badai.



_{Penggunaan struktur bangunan dan ruangan tahan}

api serta dilengkapi dengan peralatan alarm dan alat

pemadam kebakaran dan lain-lain.

(8)

Peng

aman

an

Infor

masi

Arsip



_{Memberikan kartu identifikasi individu pengguna}

arsip untuk menjamin bahwa arsip hanya

digunakan oleh orang yang berhak.



_{Mengatur akses petugas kearsipan secara rinci}

atas basis tanggal atau jam.



_{Menyusun prosedur tetap secara rinci dan detail.}



_{Memberi kode rahasia pada arsip dan spesifikasi}

orang-orang tertentu yang punya hak akses.



_{Menjamin bahwa arsip hanya dapat diketahui oleh}

petugas yang berhak dan penggunaan hak itu

terkontrol dengan baik, untuk itu dapat dilakukan

indeks primer (tidak langsung ) dan indeks

(9)

PENYIMPANA

N ARSIP

Penyimpanan

on

site

Penyimpanan

off

site

Merupakan penyimpanan arsip yang ditempatkan di luar lingkungan gedung

perkantoran lembaga pencipta arsip.

Merupakan penyimpanan arsip yang ditempatkan pada ruangan tertentu dalam satu gedung atau perkantoran dalam lingkungan lembaga pencipta

arsip.

Contoh: KKN di desa Krembung penyimpanan buku baca disimpan di rak yang terdapat dalam ruang baca yang berada di balai desa Krembung lantai 2.

(10)

PENYELAMAT

AN ARSIP

Mengevakuasi arsip yang terkena bencana dan

memindahkan ke tempat yang lebih aman.

Memulihkan kondisi ( recovery ) baik untuk fisik arsip vitalnya maupun tempat penyimpanannya yang dapat dilakukan dalam bentuk rehabilitasi fisik

arsip atau rekonstruksi bangunan.

Untuk menjaga

kemungkinan kerusakan yang lebih parah diperlukan

langkah-langkah

penyelamatan arsip pasca musibah atau bencana

sebagai berikut:

Mengidentifikasi jenis arsip yang mengalami

kerusakan, jumlah dan tingkat kerusakannya

dengan mengacu pada daftar arsip vital.

Mengidentifikasi jenis arsip yang mengalami

kerusakan, jumlah dan tingkat kerusakannya

(11)

Pemulihan (

Recovery

)

Arsip

1) Stabilisasi dan perlindungan arsip yang

dievakuasi

_{Pengaturan stabilitas suhu udara dan kelembaban dapat}

dikurangi dengan pengaturan sirkulasi udara atau menggunakan kipas angin.

2) Penilaian tingkat kerusakan & spesifikasi

kebutuhan pemulihan yg berkaitan dengan

operasional penyelamatan

_{Untuk menentukan jumlah dan jenis kerusakan, media}

atau peralatan apa yang terpengaruh dan ikut rusak

3) Pelaksanaan penyelamatan

a) Pelaksanaan penyelamatan dalam bencana besar b) Pelaksanaan penyelamatan bencana yang berskala

kecil

c) Prosedur pelaksanaan

(12)