KEAMANAN DAN
PEMELIHARA AN
DOKUMEN
Kel.
7
1)
Eni Oktaviawati
15080314018
2)
Mitta Putri Hartanti
15080314026
3)
Muhimatul Khoiroh
15080314044
4)
Irin Margareta Heppyandari
15080314058
5)
Indah Nurhayati
15080314070
PAP 15 B
Pengertian
n Fisik Arsip
Pengamana
n Informasi
Arsip
•
Manajemen Dokumentasi
PENGERTIA
N ARSIP
Merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Undang –
Undang N
omor 43 T
ahun 200
9
Tentang K
earsipan
FAKTOR – FAKTOR
PERUSAK/PEMUSNAH ARSIP
Faktor Intrinsi
c
Kertas Tinta Lem
Faktor Ekstrins
ik
Kelembap
an Cahaya Debu Jamur Rayap Kecoa
Merupakan penyebab kerusakan arsip yang berasal dari bahan-bahan arsip itu sendiri.
Merupakan penyebab kerusakan arsip yang berasal dari luar arsipnya itu sendiri.
METODE
PERLINDUNGAN
ARSIP
Records center merupakan tempat penyimpanan arsip-arsip inaktif yang berasal dari unit-unit kerja dalam suatu
organisasi dan biasanya jangka waktunya lama
Duplikasi dan Dispersal (Pemencaran)
Dengan Peralatan Khusus
(vaulting)
Dengan Peralatan Khusus
(vaulting)
Pemindahan (transfer)
Penyimpanan di pusat arsip (records centre)
Sumber asli arsip dipindahkan ke lokasi penyimpanan arsip vital ( record centre), biasanya yang dipindah adalah arsip vital inaktif. Duplikasi dan dispersal (pemencaran) adalah metode perlindungan arsip dengan cara menciptakan duplikat atau salinan atau copy arsip dan menyimpan arsip hasil penduplikasian tersebut di tempat lain.
Pen
Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan
arsip seperti pengaturan akses, pengaturan ruang
simpan, penggunaan sistem alarm dapat digunakan
untuk mengamankan arsip dari bahaya pencurian,
sabotase, penyadapan dan lain-lain.
Penggunaan bangunan kedap air atau menempatkan
arsip pada tingkat ketinggian yang bebas dari banjir.
Penggunaan struktur bangunan tahan gempa dan
lokasi yang tidak rawan gempa, angin topan dan
badai.
Penggunaan struktur bangunan dan ruangan tahan
api serta dilengkapi dengan peralatan alarm dan alat
pemadam kebakaran dan lain-lain.
Peng
aman
an
Infor
masi
Arsip
Memberikan kartu identifikasi individu pengguna
arsip untuk menjamin bahwa arsip hanya
digunakan oleh orang yang berhak.
Mengatur akses petugas kearsipan secara rinci
atas basis tanggal atau jam.
Menyusun prosedur tetap secara rinci dan detail.
Memberi kode rahasia pada arsip dan spesifikasi
orang-orang tertentu yang punya hak akses.
Menjamin bahwa arsip hanya dapat diketahui oleh
petugas yang berhak dan penggunaan hak itu
terkontrol dengan baik, untuk itu dapat dilakukan
indeks primer (tidak langsung ) dan indeks
PENYIMPANA
N ARSIP
Penyimpanan
on
site
Penyimpanan
off
site
Merupakan penyimpanan arsip yang ditempatkan di luar lingkungan gedung
perkantoran lembaga pencipta arsip.
Merupakan penyimpanan arsip yang ditempatkan pada ruangan tertentu dalam satu gedung atau perkantoran dalam lingkungan lembaga pencipta
arsip.
Contoh: KKN di desa Krembung penyimpanan buku baca disimpan di rak yang terdapat dalam ruang baca yang berada di balai desa Krembung lantai 2.
PENYELAMAT
AN ARSIP
Mengevakuasi arsip yang terkena bencana dan
memindahkan ke tempat yang lebih aman.
Memulihkan kondisi ( recovery ) baik untuk fisik arsip vitalnya maupun tempat penyimpanannya yang dapat dilakukan dalam bentuk rehabilitasi fisik
arsip atau rekonstruksi bangunan.
Untuk menjaga
kemungkinan kerusakan yang lebih parah diperlukan
langkah-langkah
penyelamatan arsip pasca musibah atau bencana
sebagai berikut:
Mengidentifikasi jenis arsip yang mengalami
kerusakan, jumlah dan tingkat kerusakannya
dengan mengacu pada daftar arsip vital.
Mengidentifikasi jenis arsip yang mengalami
kerusakan, jumlah dan tingkat kerusakannya
Pemulihan (
Recovery
)
Arsip
1) Stabilisasi dan perlindungan arsip yang
dievakuasi
Pengaturan stabilitas suhu udara dan kelembaban dapatdikurangi dengan pengaturan sirkulasi udara atau menggunakan kipas angin.
2) Penilaian tingkat kerusakan & spesifikasi
kebutuhan pemulihan yg berkaitan dengan
operasional penyelamatan
Untuk menentukan jumlah dan jenis kerusakan, mediaatau peralatan apa yang terpengaruh dan ikut rusak
3) Pelaksanaan penyelamatan
a) Pelaksanaan penyelamatan dalam bencana besar b) Pelaksanaan penyelamatan bencana yang berskala
kecil
c) Prosedur pelaksanaan
