ANALISIS SISTEM PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG DAGANG PT.BINACITRA TATAPRIMA
3.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Perusahaan didirikan dengan nama PT Binacitra Tataprima berdasarkan akta
pendirian Nomor 451 tanggal 15 Oktober 1991 yang dibuat di hadapan Sinta
Susikto, SH yang berkedudukan di Jakarta. Kemudian pada tanggal 14 Agustus
1992 dibuat akta perubahan Nomor 205 dihadapan notaris Aswin Ginting, SH
yang berkedudukan di Jakarta.
PT Binacitra Tataprima bergerak di bidang produksi peralatan tulis, yaitu
pensil dan crayon. Kegiatan ini terus dikembangkan dan diadakan perbaikan terus
menerus untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan oleh PT. Binacitra
Tataprima. Adapun tujuan PT Binacitra Tataprima adalah untuk ikut menunjang
pendidikan masyarakat Indonesia, serta membuka lapangan pekerjaan bagi
masyarakat . Sedangkan sasaran utama PT Binacitra Tataprima adalah untuk
memberikan pelayanan kepada pelanggan sebaik mungkin.
PT Binacitra Tataprima berkedudukan di Jalan Pejuangan No 3, Kebon
Jeruk, Jakarta dan juga memiliki pabrik yang berlokasi di daerah Cikupa,
3.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi perusahaan adalah untuk menjadi salah satu perusahaan yang terkemuka
dan besar manfaatnya bagi masyarakat.
Misi perusahaan adalah untuk menyediakan produk dan layanan terbaik bagi
pelanggan.
3.3 Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Tugas
Struktur organisasi di dalam perusahaan sangat penting, karena merupakan
suatu kerangka yang menunjukkan suatu hubungan kerja sama dan aktivitas dasar,
hak, kewajiban, wewenang dan tanggung jawab unsur organisasi
perusahaan,sehingga di dalam segala hal pencapaian tujuan dapat dilaksanakan
semaksimal mungkin.
PT Binacitra Tataprima diurus oleh suatu Direktur di bawah pengawasan
Dewan Komisaris. Struktur organisasi PT Binacitra Tataprima terbagi atas
beberapa divisi dan setiap divisi dikepalai oleh seorang manajer yaitu :
Divisi Penjualan
Divisi Umum dan Personalia
Divisi Keuangan dan Akuntansi
Divisi Pembelian
Divisi Produksi
Bentuk struktur organisasi dan uraian tugas untuk PT. Binacitra Tataprima
Struktur Organisasi PT Binacitra Tataprima
Gambar 3.1
(Sumber : PT Binacitra Tataprima)
Secara keseluruhan struktur organisasi dan uraian tugas, wewenang, dan
1. Dewan Komisaris
a Memberi pengarahan dan mengawasi pekerjaan Direktur.
b Mengangkat dan memberhentikan Direktur.
2. Direktur
a. Melaksanakan kebijakan umum yang telah digariskan untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
b. Bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan secara
keseluruhan.
c. Mengadakan perjanjian dengan pihak luar perusahaan dan bertindak
atas nama perusahaan.
d. Memilih, mengangkat dan memberhentikan manajer.
e. Mewakili wewenang dan tanggung jawab tertinggi dalam mengambil
keputusan yang terbaik untuk mencapai tujuan perusahaan.
f. Mengawasi pelaksanaan kerja manager yang ada di bawah tanggung
jawabnya.
3. Manajer Penjualan
a Merencanakan dan melaksanakan kegiatan marketing dan penjualan.
b Menyampaikan laporan pertanggungjawaban kepada Direktur.
c Memimpin dan bertanggung jawab atas seluruh kegiatan penjualan.
Membuat dokumen yang dibutuhkan berdasarkan pesanan
pelanggan.
Melayani pelanggan dan menyediakan informasi tentang
penjualan kepada pelanggan.
Mengarsip dokumen- dokumen yang ada serta menjaganya
dengan baik.
3.2 Bagian Pengiriman
Bertanggung jawab menyerahkan barang kepada pelanggan atau
tempat tujuan secara tepat waktu.
Mengatur agar barang sampai kepada pelanggan atau tempat
tujuan secara tepat waktu.
4. Manajer Umum dan Personalia
a Bertanggung jawab terhadap masalah tenaga kerja.
b Menyediakan sumber daya manusia sesuai dengan kebutuhan.
c Menilai kinerja karyawan.
d Menyeleksi dan melatih karyawan baru.
e Menciptakan, menjaga dan meningkatkan disiplin kerja kepada
seluruh karyawan dan memastikan bahwa peraturan dan tata tertib
perusahaan telah dilaksanakan oleh karyawan.
f Membuat dan menetapkan peraturan dan kebijakan mengenai
kepegawaian.
g Bertugas untuk mengurus penggajian.
Melaksanakan identifikasi, menyusun, mengevaluasi dan
memilih program pelatihan yang dilaksanakan.
Mempersiapkan rapat pimipinan sesuai dengan waktu yang
ditetapkan.
4.2Bagian Personalia
Melaksanakan proses rekrutmen, latihan dan administrasi lainya
dalam lingkungan SDM.
Menyelenggarakan dan mengawasi daftar hadir karyawan.
Menangani masalah kepegawaian.
5. Manajer Keuangan dan Akuntansi
a. Merencanakan dan menetapkan kebijakan akuntansi dan keuangan
berdasarkan kebijakan umum perusahaan.
b. Memberi petunjuk dan koreksi jika terjadi penyimpangan terhadap
kebijakan akuntansi dan keuangan yang diterapkan.
c. Mengusahakan sumber dana yang diperlukan serta memantau
perputaran arus kas perusahaan.
d. Memeriksa dan menganalisis data laporan keuangan.
5.1 Bagian Keuangan
Menangani masalah perbankan, pajak dan lain-lain yang
berhubungan dengan keuangan.
Mengawasi penyetoran dan pengambilan uang kas yang
Membuat dokumen untuk penagihan kepada pelanggan, dan
mengawasi proses penagihan.
5.1.1 Kasir
Menerima uang tunai, cek atau giro.
Membuat bukti penerimaan dan pengeluaran kas .
Mencatat penerimaan dan pengeluaran kas.
5.1.2 Bagian Penagihan
Melakukan penagihan yang sudah jatuh tempo kepada
pelanggan.
Menerima dan mempertanggung jawabkan jumlah faktur
yang dibawa untuk ditagih dan mengembalikan jumlah
faktur yang belum ditagih pada hari itu juga.
5.2Bagian Akuntansi
Mengumpulkan, memeriksa, mengikhtisarkan, dan melaporkan
data transaksi keuangan perusahaan yang didukung bukti-bukti.
Melakukan penerimaan atas kelengkapan dan kebenaran dari
bukti-bukti pendukung yang akan digunakan sebagai dasar
pencatatan.
Membuat laporan keuangan secara teratur dan tepat waktu.
6. Manajer Pembelian
a. Menyiapkan rencana pembelian bahan baku dan persediaan barang
dagang.
c. Menyeleksi penawaran dari supplier yang melakukan penawaran atas
bahan baku produksi dan persediaan barang dagang.
6.1 Bagian Pembelian
Bertanggung jawab atas pembelian bahan-bahan yang diperlukan
dalam proses produksi perusahaan.
Membina dan menjaga hubungan baik dengan para supplier.
Melakukan negosiasi dengan para supplier.
7. Manajer Produksi
a Membuat rencana produksi.
b Bertanggung jawab terhada. jalannya produksi secara keseluruhan
c Mengawasi keadaan pabrik secara keseluruhan.
7.1 Bagian Produksi
Menyusun jadwal produksi.
Mengkoordinasi proses produksi.
7.2 Bagian Gudang
Memeriksa dan mengawasi keluar masuknya barang ke gudang.
Menyiapkan barang sesuai dengan perintah.
3.4 Produk Perusahaan
PT Binacitra Tataprima bergerak di bidang manufaktur pensil dan crayon.
Jenis produk yang dihasilkan oleh perusahaan adalah wooden pencil dengan tipe
HB, B, dan 2B dan juga oil pastel crayon isi 12 dan oil pastel crayon isi 24
dengan merk Parko.
Pelanggan dari PT. Binacitra Tataprima adalah perusahaan atau toko grosir
dan semi-grosir, serta beberapa perusahaan atau toko distributor.
3.5 Gambaran sistem berjalan perusahaan Prosedur Penjualan Kredit :
Bagian Penjualan
Prosedur diawali ketika Bagian Penjualan menerima order dari
Pelanggan baik berupa Purchase Order dari Pelanggan ataupun pesanan
melalui telepon maupun fax. Untuk calon Pelanggan baru yang ingin
memesan, maka diharuskan untuk mengisi form pelanggan terlebih dahulu.
Lalu form yang telah diisi tersebut akan diserahkan oleh Bagian Penjualan
kepada Manager Penjualan untuk mendapatkan persetujuan (otorisasi). Data
pelanggan tersebut lalu akan diteliti oleh Manager Penjualan melalui
interview langsung dengan calon pelanggan atau melalui informasi dari
perusahaan lain mengenai bonavitas calon pelanggannya. Setelah mendapat
persetujuan dari Manager Penjualan, maka calon pelanggan dapat
Atas dasar Purchase Order atau pesanan pelanggan tersebut, maka
Bagian Penjualan akan mengecek apakah barang tersedia atau tidak. Jika
barang yang dipesan tidak tersedia, maka Bagian Penjualan akan
memberitahukan kepada Pelanggan dan mengkonfirmasikan kembali kepada
Pelanggan jika barang telah ada.
Jika barang yang dipesan tersedia, maka Bagian Penjualan akan
membuat Sales Order rangkap 3 dan Surat Jalan (SJ) rangkap 5. Sales Order
(SO) tersebut nantinya akan didistribusikan sebagai berikut :
SO lembar ke-1 untuk arsip Bagian Penjualan
SO lembar ke-2 untuk Bagian Keuangan
SO lembar ke-3 untuk Bagian Akuntansi
Sedangkan Surat Jalan (SJ) akan didistribusikan sebagai berikut :
SJ lembar ke-1 untuk Pelanggan (diserahkan bersama barang)
SJ lembar ke-2 untuk Bagian Keuangan
SJ lembar ke-3 untuk Bagian Akuntansi
SJ lembar ke-4 untuk Bagian Gudang
SJ lembar ke-5 untuk arsip Bagian Penjualan
SO lembar ke-2 dan SJ lembar ke-2, 3, dan 5 akan diserahkan terlebih
dahulu ke Bagian Keuangan. Sedangkan SJ lembar ke-1 dan ke-4 akan
Bagian Keuangan
Atas dasar Sales Order lembar ke-2 dan Surat Jalan (lembar 2, 3, dan
5), Bagian Keuangan akan membuat Faktur Penjualan (FP) sebanyak 4
rangkap yang akan didistribusikan sebagai berikut :
FP lembar ke-1 untuk Pelanggan (setelah melakukan pembayaran)
FP lembar ke-2 untuk arsip Bagian Keuangan
FP lembar ke-3 untuk Bagian Akuntansi
FP lembar ke-4 untuk Pelanggan
Bagian Gudang
Dari SJ lembar ke-1 dan ke-4 yang diterimanya, Bagian Gudang akan
menyiapkan barang untuk selanjutnya diserahkan ke Bagian Pengiriman
bersama dengan SJ lembar ke-1.
Bagian Pengiriman
Bagian Pengiriman akan menerima Surat Jalan lembar ke-2, 3, dan 5,
serta Faktur Penjualan lembar ke - 4 dari Bagian Keuangan. Dan juga SJ
lembar ke-1 dari bagian Gudang beserta barang.
Bagian Pengiriman akan mengirimkan barang ke Pelanggan dengan
membawa Surat Jalan (lembar ke-1, 2, 3, dan 5) dan Faktur Penjualan
lembar ke-4. Setelah barang diserahkan, Bagian Pengiriman akan meminta
tandatangan Pelanggan pada Surat Jalan (lembar ke -1 , 2, 3, dan 5), lalu
menyerahkan Surat Jalan lembar ke-1 dan Faktur Penjualan lembar ke-4
kepada Pelanggan. Surat Jalan lembar ke-2, 3 dan 5 yang telah
Penjualan akan mengarsip SJ lembar ke-5 lalu SJ lembar ke-2 dan ke-3
masing-masing akan diserahkan ke Bagian Keuangan dan Bagian Akuntansi.
Bagian Akuntansi
Atas Faktur Penjualan lembar ke-3 dan Surat Jalan lembar ke-3, maka
Bagian Akuntansi akan mencocokannya, lalu mencatatnya pada Jurnal
Penjualan dan Kartu Piutang. Lalu Faktur Penjualan lembar ke-3 dan Surat
Jalan lembar ke-3 akan diarsip berdasarkan tanggal.
Prosedur Retur Penjualan : Bagian Penjualan
Jika terjadi retur, Bagian Penjualan akan menerima Surat Jalan, memo
dari Pelanggan beserta barang yang akan diretur dari Pelanggan. Batas
waktu untuk melakukan retur adalah 30 hari dari tanggal pengiriman.
Barang-barang yang diretur adalah barang-barang yang cacat atau rusak.
Setelah itu Bagian Penjualan akan membuat Surat Retur Penjualan 5
rangkap. Surat Retur Penjualan tersebut akan didistribusikan sebagai berikut:
SRP lembar ke-1 untuk Pelanggan
SRP lembar ke-2 untuk Bagian Keuangan
SRP lembar ke-3 untuk Bagian Akuntansi
SRP lembar ke-4 untuk Bagian Gudang
Bagian Gudang
Bagian Gudang akan menerima SRP lembar ke-4 dan juga barang dari
Bagian Penjualan untuk kemudian disimpan di gudang.
Bagian Keuangan
SRP lembar ke-2 akan digabungkan dengan Faktur Penjualan yang
cocok (FP lembar ke-1 dan ke-2 yang diarsip sementara) oleh Bagian
Keuangan.
Bagian Akuntansi
Atas SRP lembar ke-3 Bagian Akuntansi akan mencatatnya pada
Jurnal Retur Penjualan dan Kartu Piutang dan mengarsip SRP lembar ke-3
berdasarkan tanggal.
Prosedur Penagihan :
Batas waktu kredit bagi pelanggan adalah 30 hari.
Bagian Keuangan
Bagian Keuangan akan memeriksa Faktur Penjualan yang jatuh tempo
dari Faktur Penjualan (lembar ke-1 dan ke-2) yang diarsip sementara dan
kemudian akan membuat Daftar Penagihan rangkap tiga dan Kwitansi
rangkap dua. Selanjutnya Daftar Penagihan (rangkap tiga), Kwitansi
(rangkap dua), serta Faktur Penjualan lembar ke-1 akan diserahkan ke
Bagian Penagihan
Atas perintah Bagian Keuangan, Bagian Penagihan akan melakukan
penagihan ke Pelanggan. Setelah Pelanggan melakukan pembayaran, maka
Pelanggan diminta untuk menandatangani Daftar Penagihan rangkap tiga
dan Kwitansi rangkap dua. Kemudian Pelanggan akan menerima Kwitansi
lembar ke-1 dan Faktur Penjualan lembar ke-1. Khusus untuk Pelanggan
yang melakukan pembayaran dengan cara transfer ke rekening perusahaan,
pelanggan harus mengirimkan bukti transfernya (via fax) kepada
perusahaan. Sedangkan untuk Pelanggan yang membayar dengan cek/giro,
maka cek/giro tersebut harus dapat dicairkan pada saat tanggal jatuh tempo
atau paling lambat 1 hari setelah tanggal jatuh tempo. Daftar Penagihan dan
Kwitansi akan didistribusikan sebagai berikut :
Daftar Penagihan lembar ke-1 untuk Bagian Akuntansi
Daftar Penagihan lembar ke-2 untuk Kasir
Daftar Penagihan lembar ke-3 untuk Bagian Keuangan
Kwitansi lembar ke-2 untuk Kasir
Kasir
Selanjutnya Bagian Penagihan akan menyerahkan hasil penagihan
berupa uang atau cek/giro kepada Kasir beserta Daftar Penagihan lembar
ke-2 dan Kwitansi lembar ke-ke-2. Lalu Kasir akan mencocokannya dan membuat
Bukti Penerimaan Kas (BPK) 3 rangkap yang didistribusikan sebagai
berikut :
BPK lembar ke-2 untuk Bagian Keuangan
BPK lembar ke-3 untuk Bagian Akuntansi
Bagian Akuntansi
Berdasarkan Bukti Penerimaan Kas lembar ke-3 maka Bagian
Akuntansi akan mencatatnya pada Kartu Piutang. Selanjutnya Bukti
Penerimaan Kas lembar ke-3 akan diarsip berdasarkan tanggal.
3.6 The Task 3.6.1 Purpose
Kegunaan dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang
dagang PT.Binacitra Tataprima adalah untuk membantu kegiatan
operasional perusahaan yang berkaitan dengan penjualan dan piutangnya.
3.6.2 System Definition
Sistem Informasi Akuntansi penjualan kredit dan piutang dagang
PT.Binacitra Tataprima berfungsi untuk menangani transaksi yang
berhubungan dengan penjualan kredit dan piutang dagang, dimana secara
langsung atau tidak langsung melibatkan konsumen, bagian penjualan,
bagian kredit, bagian keuangan, kasir dan bagian akuntansi.
Sistem ini akan menghasilkan laporan-laporan yang diperlukan untuk
karyawan atau bagian yang terkait. Dalam aplikasinya, perusahaan akan
menggunakan PC beserta device umum lainnya seperti fax dan printer, juga
FACTOR
Criteria
Deskripsi
Functionality Sistem ini berguna untuk mendukung kegiatan penjualan
kredit dan piutang dagang perusahaan, dan juga untuk
menghasilkan informasi penjualan dan piutang dagang yang
dapat diandalkan dan up to date.
Application
Domain
Pengguna dari sistem ini adalah bagian penjualan, bagian
kredit, kasir, bagian keuangan, dan bagian akuntansi.
Sedangkan proses dalam application domain meliputi
penerimaan pesanan pelanggan, retur penjualan, pengiriman,
dan penagihan.
Conditions Sistem Informasi Akuntansi penjualan kredit dan piutang
dagang ini dikembangkan berdasarkan usulan untuk
mengatasi permasalahan yang ditemukan di dalam aktivitas
terkait dengan penjualan kredit dan piutang dagang pada
PT.Binacitra Tataprima. Dan sistem ini hanya dapat
dijalankan oleh orang-orang yang memiliki otorisasi.
Technology Untuk mengimplementasikan sistem ini, diperlukan beberapa
PC dengan menambahkan beberapa device umum lainnya
seperti printer dan fax. PC akan terhubung pada server
dengan menggunakan jaringan komputer LAN dan pola
Object Objek dari sistem ini antara lain Pelanggan, pesanan
penjualan, pengiriman dan penagihan.
Responsibilty Sistem ini merupakan alat untuk memperlancar kegiatan
operasional perusahaan dalam pencatatan dan penyediaan
informasi - informasi hasil dari transaksi harian dan juga
laporan yang berkaitan dengan penjualan kredit dan piutang
dagang perusahaan.
3.6.3 Context
3.6.3.1 Problem Domain
Gambar 3.2 Rich Picture
Keterangan :
PO : Purchase Order BPK : Bukti Penerimaan Kas KW : Kwitansi
SO : Sales Order DP : Daftar Penagihan
SJ : Surat Jalan Uang /C/G : Uang / Cek / Giro
FP : Faktur Penjualan SRP : Surat Retur Penjualan
3.6.3.2 Application Domain
Sulitnya melihat laporan yang diperlukan sewaktu-waktu
Belum ada limit kredit
Kurangnya kontrol piutang
Prosedur Penjualan Kredit : Bagian Penjualan
Prosedur diawali ketika Bagian Penjualan menerima order
dari Pelanggan baik berupa Purchase Order dari Pelanggan
ataupun pesanan melalui telepon maupun fax. Untuk calon
Pelanggan baru yang ingin memesan, maka diharuskan untuk
mengisi form pelanggan terlebih dahulu. Lalu form yang
telah diisi tersebut akan diserahkan oleh Bagian Penjualan
kepada Manager Kredit untuk mendapatkan persetujuan
(otorisasi). Data pelanggan tersebut lalu akan diteliti oleh
Manager Kredit melalui interview langsung dengan calon
pelanggan atau melalui informasi dari perusahaan lain
mengenai bonavitas calon pelanggannya. Setelah mendapat
persetujuan dari Manager Kredit, maka calon pelanggan dapat
melakukan pemesanan. Data-data pelanggan akan dientri oleh
bagian penjualan ke dalam sistem, lalu bagian kredit akan
melakukan entri terhadap limit kredit pelanggan. Bagian
Kredit juga akan mencetak Surat Persetujuan Limit Kredit
Pelanggan sebagai bukti entri data limit kredit pelanggan,
yang nantinya akan diberikan kepada Manager Keuangan.
Atas dasar Purchase Order atau pesanan pelanggan
tersebut, maka Bagian Penjualan akan mencatat pesanan
ketersediaan barang yang dipesan oleh Pelanggan dan
memunculkan pesan apabila barang yang dipesan tidak
tersedia. Sistem juga akan secara otomatis mengecek jumlah
sisa limit kredit pelanggan. Jika jumlah nominal pesanan
pelanggan belum melampaui jumlah sisa limit kreditnya,
maka pesanan pelanggan dapat diproses. Setelah itu bagian
penjualan akan membuat Surat Jalan. Sales Order 3 rangkap
dan Surat Jalan (SJ) 5 rangkap tersebut nantinya akan
didistribusikan sebagai berikut :
SO lembar ke-1 untuk arsip Bagian Penjualan
SO lembar ke-2 untuk Bagian Keuangan
SO lembar ke-3 untuk Bagian Akuntansi
Sedangkan Surat Jalan (SJ) akan didistribusikan sebagai
berikut :
SJ lembar ke-1 untuk Pelanggan (diserahkan bersama barang)
SJ lembar ke-2 untuk Bagian Keuangan
SJ lembar ke-3 untuk Bagian Akuntansi
SJ lembar ke-4 untuk Bagian Gudang
SJ lembar ke-5 untuk arsip Bagian Penjualan
SO lembar ke-2 dan SJ lembar ke-2, 3, dan 5 akan diserahkan
terlebih dahulu ke Bagian Keuangan. Sedangkan SJ lembar
ke-1 dan ke-4 akan diserahkan langsung ke Bagian Gudang
Atas dasar Sales Order lembar ke-2 dan Surat Jalan
(lembar 2, 3, dan 5), Bagian Keuangan akan membuat Faktur
Penjualan (FP) sebanyak 4 rangkap yang akan didistribusikan
sebagai berikut:
FP lembar ke-1 untuk Pelanggan (setelah melakukan
pembayaran)
FP lembar ke-2 untuk arsip Bagian Keuangan
FP lembar ke-3 untuk Bagian Akuntansi
FP lembar ke-4 untuk Pelanggan
Bagian Gudang
Dari SJ lembar ke-1 dan ke-4 yang diterimanya, Bagian
Gudang akan menyiapkan barang untuk selanjutnya
diserahkan ke Bagian Pengiriman bersama dengan SJ lembar
ke-1.
Bagian Pengiriman
Bagian Pengiriman akan menerima Surat Jalan lembar
ke-2, 3, dan 5, serta Faktur Penjualan lembar ke - 4 dari Bagian
Keuangan. Dan juga SJ lembar ke-1 dari bagian Gudang
beserta barang.
Sebelumnya, SJ lembar ke 1, 2, 3, 4, 5 ditandatangani
oleh Bagian Gudang dan Bagian Pengiriman sebagai bukti
Bagian Pengiriman akan mengirimkan barang ke
Pelanggan dengan membawa Surat Jalan (lembar ke-1, 2, 3,
dan 5) dan Faktur Penjualan lembar ke-4. Setelah barang
diserahkan, Bagian Pengiriman akan meminta tandatangan
Pelanggan pada Surat Jalan (lembar ke -1 , 2, 3, dan 5), lalu
menyerahkan Surat Jalan lembar ke-1 dan Faktur Penjualan
lembar ke-4 kepada Pelanggan. Surat Jalan lembar ke-2, 3
dan 5 yang telah ditandatangani Pelanggan akan diserahkan
ke Bagian Penjualan. Bagian Penjualan akan mengarsip SJ
lembar ke-5 lalu SJ lembar ke-2 dan ke-3 masing-masing
akan diserahkan ke Bagian Keuangan dan Bagian Akuntansi.
Bagian Akuntansi
Atas Faktur Penjualan lembar ke-3 dan Surat Jalan lembar
ke-3, maka Bagian Akuntansi akan mencatat Piutang
pelanggan.
Prosedur Retur Penjualan : Bagian Penjualan
Jika terjadi retur, Bagian Penjualan akan menerima Surat
Jalan, memo debit dari Pelanggan beserta barang yang akan
diretur dari Pelanggan. Batas waktu untuk melakukan retur
adalah 30 hari dari tanggal pengiriman. Barang-barang yang
Setelah itu Bagian Penjualan akan membuat Surat
Retur Penjualan 5 rangkap. Surat Retur Penjualan tersebut
akan didistribusikan sebagai berikut :
SRP lembar ke-1 untuk Pelanggan
SRP lembar ke-2 untuk Bagian Keuangan
SRP lembar ke-3 untuk Bagian Akuntansi
SRP lembar ke-4 untuk Bagian Gudang
SRP lembar ke-5 untuk arsip Bagian Penjualan
Bagian Gudang
Bagian Gudang akan menerima SRP lembar ke-4 dan juga
barang dari Bagian Penjualan untuk kemudian disimpan di
gudang.
Bagian Keuangan
Atas SRP lembar ke-2, bagian Keuangan akan melakukan
pengecekan, lalu akan membuat Memo Kredit 3 rangkap.
Memo Kredit (MK) tersebut akan didistribusikan sebagai
berikut :
Memo Kredit lembar ke-1 untuk Pelanggan
Memo Kredit lembar ke-2 untuk arsip Bagian Keuangan
Memo Kredit lembar ke-3 untuk Bagian Akuntansi
Bagian Akuntansi
Atas SRP lembar ke-3 dan MK lembar ke-3 Bagian
Prosedur Penagihan :
Batas waktu kredit bagi pelanggan adalah 30 hari.
Bagian Keuangan
Pada saat jatuh tempo, Bagian Keuangan akan membuat
Daftar Penagihan rangkap tiga dan Kwitansi rangkap dua.
Selanjutnya Daftar Penagihan (rangkap tiga), Kwitansi
(rangkap dua), serta Faktur Penjualan lembar ke-1 dan Memo
Kredit lembar ke-1 (jika ada retur) akan diserahkan ke Bagian
Penagihan.
Bagian Penagihan
Atas perintah Bagian Keuangan, Bagian Penagihan akan
melakukan penagihan ke Pelanggan. Setelah Pelanggan
melakukan pembayaran, maka Pelanggan diminta untuk
menandatangani Daftar Penagihan rangkap tiga dan Kwitansi
rangkap dua. Kemudian Pelanggan akan menerima Kwitansi
lembar ke-1 dan Faktur Penjualan lembar ke-1 serta Memo
Kredit lembar ke-1 (jika ada retur). Khusus untuk Pelanggan
yang melakukan pembayaran dengan cara transfer ke
rekening perusahaan, pelanggan harus mengirimkan bukti
transfernya (via fax) kepada perusahaan. Sedangkan untuk
Pelanggan yang membayar dengan cek/giro, maka cek/giro
Daftar Penagihan dan Kwitansi akan didistribusikan sebagai
berikut :
Daftar Penagihan lembar ke-1 untuk Bagian Akuntansi
Daftar Penagihan lembar ke-2 untuk Kasir
Daftar Penagihan lembar ke-3 untuk Bagian Keuangan
Kwitansi lembar ke-2 untuk Kasir
Kasir
Selanjutnya Bagian Penagihan akan menyerahkan hasil
penagihan berupa uang atau cek/giro kepada Kasir beserta
Daftar Penagihan lembar ke-2 dan Kwitansi lembar ke-2.
Lalu Kasir akan membuat Bukti Penerimaan Kas (BPK) 3
rangkap yang didistribusikan sebagai berikut :
BPK lembar ke-1 untuk arsip Kasir
BPK lembar ke-2 untuk Bagian Keuangan
BPK lembar ke-3 untuk Bagian Akuntansi
Bagian Akuntansi
Berdasarkan Bukti Penerimaan Kas lembar ke-3 maka
3.6.4 Masalah yang dihadapi
1) Kurangnya kontrol terhadap piutang pelanggan yang jatuh tempo.
Untuk mengetahui piutang pelanggan yang jatuh tempo, harus dilakukan
pengecekan secara manual terhadap arsip yang ada.. Hal ini memakan
waktu dan memungkinkan adanya kesalahan, sehingga berisiko terhadap
terlewatkannya piutang pelanggan yang jatuh tempo. Selain itu,
perusahaan juga tidak memiliki laporan analisis umur piutang yang bisa
membantu untuk mengontrol piutang tiap pelanggannya.
2) Belum adanya limit kredit bagi setiap pelanggan.
Seharusnya, perusahaan menetapkan limit kredit untuk setiap pelanggan
yang disesuaiakan dengan kemampuan dan kondisi masing-masing
pelanggan. Selama ini perusahaan belum mempunyai limit kredit untuk
membatasi piutang masing-masing konsumennya. Biasanya kontrol
terhadap piutang pelanggan hanya dilakukan jika sudah terjadi
kemacetan pembayaran (memberhentikan sementera penerimaan order
dari pelanggan yang bersangkutan). Hal ini memungkinkan terjadinya
dan memperbesar risiko kredit macet.
3) Kemungkinan terjadinya kesalahan jumlah piutang yang ditagih setelah
pelanggan melakukan retur
Seharusnya perusahaan memiliki dokumen yang digunakan sebagai
dasar pengurangan piutang setelah terjadi retur. Saat ini, pengurangan
terhadap tagihan piutang pelanggan karena retur didasarkan pada Surat
barang. Selain itu seringkali terjadi kelalaian, dimana Bagian Keuangan
mengurangi jumlah retur pada Faktur Penjualan yang tidak sesuai.
Akibatnya, jumlah penagihan yang dilakukan ke pelanggan mungkin
salah dan memungkinkan perbedaan pengurangan antara Bagian
Keuangan dengan Bagian Akuntansi, karena masing-masing bagian
melakukan perhitungan sendiri.
4) Sulitnya pihak manajemen untuk sewaktu-waktu melihat laporan yang
diperlukan.
Dalam kondisi tertentu, terkadang pihak manajemen membutuhkan
laporan dengan segera untuk mendapatkan informasi yang diperlukan.
Saat ini, perusahaan hanya memiliki laporan standar seperti laporan
penjualan dan piutang yang dibuat secara bulanan. Dengan demikian,
apabila manajemen membutuhkan informasi dari laporan
sewaktu-waktu, laporan tidak dapat langsung tersedia dengan segera. Hal ini
mengakibatkan terbatasnya informasi yang disajikan dan terbatasnya
3.6.5 Usulan perbaikan masalah
1) Merancang suatu aplikasi sistem informasi terkomputerisasi sehingga
memungkinkan adanya otomatisasi tampilan piutang tiap pelanggan
yang akan jatuh tempo, yang akan memudahkan perusahaan dalam
pelaksanaan penagihan. Dan juga membuat laporan analisis umur
piutang, sehingga bisa mengetahui status piutang dari masing-masing
pelanggan secara detail, sekaligus membantu pemantauan piutang
masing-masing pelanggan.
2) Membuat limit kredit untuk tiap-tiap pelanggan yang ditentukan oleh
penilaian perusahaan dengan kriteria 5C, yaitu character, capacity,
capital, collateral, dan condition. Dan merancang otomatisasi tampilan
sisa limit kredit tiap pelanggan saat pemrosesan pesanan pelanggan,
sehingga mempermudah pengecekan limit kredit masing-masing
pelanggan. Serta membentuk Bagian Kredit yang bertugas secara khusus
memeriksa kredibilitas pelanggan dan mengotorisasi kredit yang akan
diberikan kepada pelanggan. Bagian ini ditempatkan di bawah Divisi
Keuangan dan Akuntansi dalam struktur organisasi perusahaan.
3) Merancang sistem informasi terkomputerisasi untuk memproses retur
pelanggan, dan membuat dokumen Memo Kredit sebagai dasar untuk
pengurangan piutang pelanggan. Dengan demikian, terdapat kontrol
yang lebih baik dan risiko seperti tercecer ataupun salah hitung bisa
4) Merancang sistem informasi terkomputerisasi yang memungkinkan
proses pembuatan laporan dengan segera dan bisa disesuiakan dengan
informasi yang diperlukan.
3.7 Problem Domain
3.7.1 Cluster
Gambar 3.3 Cluster
3.7.2 Structure
Pelanggan
Pelanggan adalah orang yang melakukan transaksi pembelian barang
(dalam kasus ini secara kredit)
Pelanggan
Gambar 3.4 Struktur untuk Pelanggan
Karyawan
Terdiri dari Karyawan Bagian Penjualan, Karyawan Bagian Kredit,
Karyawan
Gambar 3.5 Struktur untuk Karyawan
Penjualan
Terdiri dari Sales Order dan Barang. Sales Order memiliki hubungan
association dengan Barang, dimana satu Sales Order mempunyai satu
sampai banyak Barang. Sedangkan Barang ada di nol sampai banyak
Sales Order.
Terdiri dari Surat Jalan
Surat Jalan
Gambar 3.7 Struktur untuk Pengiriman
Retur
Terdiri dari Surat Retur Penjualan, Barang dan Memo Kredit. Antara
dimana satu Surat Retur Penjualan mempunyai satu sampai banyak
barang, dan satu barang ada pada nol sampai banyak Surat Retur
Penjualan. Antara Surat Retur Penjualan dan Memo Kredit keduanya
memiliki hubungan association. Satu Surat Retur Penjualan mempunyai
satu Memo Kredit.
Surat Retur Penjualan Memo Kredit
Barang
0..* 1..*
1 1
Gambar 3.8 Struktur untuk Retur
Penagihan
Terdiri dari Faktur Penjualan, Barang dan Bukti Penerimaan Kas. Faktur
Penjualan mempunyai hubungan association dengan Barang. Satu Faktur
Penjualan mempunyai satu hingga banyak Barang, dan satu Barang ada
di nol sampai banyak Faktur Penjualan. Faktur Penjualan mempunyai
hubungan association dengan Bukti Penerimaan Kas. Satu Faktur
Penjualan mempunyai satu sampai banyak Bukti Penerimaan Kas.
Faktur Penjualan
3.7.3Classes
Gambar 3.10 Class Diagram
Event Atribut
Bekerja Kode_Karyawan, Nama_Karyawan, Divisi
Membuat SO No_SO, Tanggal_SO, Kode_Pelanggan, Kode_Karyawan, Kode_Barang,
Kuantitas, Harga
Membuat SJ No_SJ, Tanggal_SJ, No_SO, Kode_Pelanggan, Alamat_Perusahaan/Toko,
Kode_Karyawan, Kode_Barang, Nama_Barang, Kuantitas
Membuat SRP No_SRP, No_SJ, Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/ Toko, Kode_Barang,
Nama_Barang, Kuantitas
Berhenti Kode_Karyawan, Nama_Karyawan
Gambar 3.11 Statechart Karyawan Bagian Penjualan
2. Karyawan Bagian Keuangan
Event Atribut
Bekerja Kode_Karyawan, Nama_Karyawan, Divisi
Membuat FP No_FP, No_SJ, No_SO, Tanggal_Jatuh_Tempo, Kode_Pelanggan,
Nama_Perusahaan/ Toko, Kode_Barang, Kuantitas, Harga, Total_FP
Membuat MK No_MK, Kode_Pelanggan, No_SRP, No_FP, Total_MK, Kode_Karyawan
Membuat Daftar
Penagihan
Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko, Alamat_Perusahaan/Toko,
Berhenti Kode_Karyawan, Nama_Karyawan
Gambar 3.12 Statechart Karyawan Bagian Keuangan
3. Kasir
Event Atribut
Bekerja Kode_Karyawan, Nama_Karyawan, Divisi
Membuat BPK No_BPK, No_FP, Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko,
Jenis_Pembayaran, Jumlah_Pembayaran, Kode_Karyawan
Berhenti Kode_Karyawan, Nama_Karyawan
Gambar 3.13 Statechart Kasir
4. Karyawan Bagian Kredit
Event Atribut
Bekerja Kode_Karyawan, Nama_Karyawan, Divisi
Input limit kredit Kode_Pelanggan, Nama_Pelanggan, Limit_Kredit
Update limit kredit Kode_Pelanggan, Limit_Kredit
Berhenti Kode_Karyawan, Nama_Karyawan
5. Karyawan Bagian Akuntansi
Event Atribut
Bekerja Kode_Karyawan, Nama_Karyawan, Divisi
Membuat laporan penjualan No_SO, Kode_Barang, Kode_Karyawan
Membuat laporan retur No_SRP, Kode_Barang, Kode_Karyawan
Membuat laporan piutang No_FP, Kode_Pelanggan, Kode_Karyawan
Membuat laporan analisis umur piutang No_FP, Kode_Pelanggan, Kode_Karyawan
Membuat laporan analisis limit kredit No_FP, No_BPK, Kode_Pelanggan,
Kode_Karyawan
Membuat jurnal penjualan No_FP, Tanggal_FP, Total_FP
Membuat jurnal retur penjualan No_MK, Tanggal_MK, Total_MK
Berhenti Kode_Karyawan, Nama_Karyawan
Gambar 3.15 Statechart Karyawan Bagian Akuntansi
6. Pelanggan
Event Atribut
Mendaftar Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko, Alamat_Perusahaan/Toko,
Telepon_Perusahaan/Toko, Fax_Perusahaan/Toko, Contact_Person,
No_NPWP, Limit_Kredit
Memesan Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko Alamat_Perusahaan/Toko,
Telepon_Perusahaan/Toko, Fax_Perusahaan/Toko, Contact_Person,
Limit_Kredit, Nama_Barang, Kuantitas, Harga, Jumlah
Meretur Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko, Nama_Barang, Kuantitas
Membayar Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko, Nama_Barang, Harga, Kuantitas,
Jumlah
Hapus Kode_Pelanggan
Gambar 3.16 Statechart Pelanggan
7. Sales Order
Event Atribut
Memesan Kode_Pelanggan, Kode_Barang, Nama_Barang, Kuantitas_Dipesan, Harga
Membuat SO No_SO, Tanggal_SO, Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko,
Kode_Barang, Nama_Barang, Harga, Kuantitas_Dipesan, Total_SO,
Kode_Karyawan
Menyerahkan No_SO, Tanggal_SO, Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko,
Kode_Barang, Nama_Barang, Harga, Kuantitas_Dipesan, Total_SO,
Kode_Karyawan
8. Surat Jalan
Event Atribut
Menerima Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko, No_SO, Kode_Barang,
Nama_Barang, Kuantitas
Membuat SJ No_SJ, Tanggal_SJ, Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko,
Alamat_Perusahaan/Toko, Kode_Karyawan, No_SO, Kode_Barang,
Nama_Barang, Kuantitas
Menyerahkan No_SJ, Tanggal_SJ, Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko,
Alamat_Perusahaan/Toko, Kode_Karyawan, No_SO, Kode_Barang,
Nama_Barang, Kuantitas
Gambar 3.18 Statechart Surat Jalan
9. Faktur Penjualan
Event Atribut
Menerima Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko, No_SJ, Kode_Barang,
Nama_Barang, Jenis_Barang, Harga_Barang, Kuantitas
Membuat FP No_FP, Tanggal_FP, No_SJ, Kode_Pelanggan, Kode_Karyawan,
Tanggal_Jatuh_Tempo, Kode_Barang, Nama_Barang, Jenis_Barang,
Harga_Barang, Kuantitas, Total_FP
Update Piutang No_FP, Kode_Pelanggan, Total_FP
Menyerahkan No_FP, Tanggal_FP, No_SJ, Kode_Pelanggan, Kode_Karyawan,
Tanggal_Jatuh_Tempo, Kode_Barang, Nama_Barang, Jenis_Barang,
Harga_Barang, Kuantitas, Total_FP
Gambar 3.19 Statechart Faktur Penjualan
10.Surat Retur Penjualan
Event Atribut
Menerima No_SJ, Kode_Pelanggan, Kode_Barang, Kuantitas, Keterangan
Membuat SRP No_SRP, Tanggal_SRP, No_SJ, Kode_Pelanggan, Kode_Barang, Kuantitas,
Keterangan, Kode_Karyawan
Menyerahkan No_SRP, Tanggal_SRP, No_SJ, Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko,
Kode_Barang, Nama_Barang, Jenis_Barang, Kuantitas, Keterangan
11.Memo Kredit
Event Atribut
Menerima No_SRP, Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko, No_FP
Membuat MK No_MK, Tanggal_MK, Kode_Pelanggan, No_SRP, No_FP,
Kode_Karyawan, Jumlah_MK
Update Piutang No_MK, Kode_Pelanggan, Total_MK
Menyerahkan No_MK, Tanggal_MK, Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko, No_SRP,
No_FP, Kode_Karyawan, Kode_Barang, Kuantitas, Harga, Total_MK
Gambar 3.21 Statechart Memo Kredit
12. Bukti Penerimaan Kas
Event Atribut
Membayar Kode_Pelanggan, Nama_Perusahaan/Toko,No_FP, Total_FP
Membuat BPK No_BPK, Tanggal_BPK, Kode_Karyawan, Kode_Pelanggan, No_FP,
No_MK, Jenis_Pembayaran, Jumlah_Pembayaran
Update piutang No_BPK, Kode_Pelanggan, No_FP, No_MK, Jumlah_Pembayaran
Menyerahkan No_BPK, Tanggal_BPK, Kode_Karyawan, Kode_Pelanggan,
Nama_Perusahaan/Toko, No_FP, Total_FP, No_MK, Total_MK,
Jenis_Pembayaran, Jumlah_Pembayaran
Gambar 3.22 Statechart Bukti Penerimaan Kas
13.Barang
Event Atribut
Memesan Kode_Barang, Nama_Barang, Jenis_Barang, Harga_Barang, Kuantitas_Tersedia
Mengirim Kode_Barang, Nama_Barang, Jenis_Barang, Kuantitas
Meretur Kode_Barang, Nama_Barang,, Jenis_Barang, Harga_Barang, Kuantitas
Membayar Kode_Barang, Nama_Barang, Jenis_Barang, Kuantitas, Harga_Barang
3.3.4 Events
