KERAJAAN MALAYSIA SURAT PEKELILING AM BILANGAN 1 TAHUN 2009 GARIS PANDUAN MENGENAI TATACARA MEMOHON KELULUSAN TEKNIKAL PROJEK ICT AGENSI KERAJAAN

(1)

KERAJAAN MALAYSIA

SURAT PEKELILING AM BILANGAN 1 TAHUN 2009

GARIS PANDUAN MENGENAI

TATACARA MEMOHON KELULUSAN TEKNIKAL

PROJEK ICT AGENSI KERAJAAN

JABATAN PERDANA MENTERI

MALAYSIA

(2)

! " #$%&'()&' '( !*"

+, - ',,%

GARIS PANDUAN MENGENAI

TATACARA MEMOHON KELULUSAN TEKNIKAL PROJEK ICT AGENSI KERAJAAN

TUJUAN

- .

/ / / / !01 " 2

01 ! 01 " 3 -

LATAR BELAKANG

2. Pekeliling Am Bilangan 2 Tahun 2006 Bertajuk ”Pengukuhan Tadbir Urus Jawatankuasa IT Dan Internet Kerajaan”

/

01 01 01 2 2 0 0 3

/ / 01 0 0

SURAT PEKELILING AM BILANGAN 1 TAHUN 2009

- - - 4 - - 4 4 0 -5-

0-6 54 - - - 4 - - 4 4 0

- 4 - 0 - 4 - -- 4 4

-('$,'

-7/ (,+.****##%%

(3)

KANDUNGAN GARIS PANDUAN

+ 9 : / / / 01

- 3 .

! " 01 ;

! " 2 01 ! 01 ";

!:" / / 01 01 ;

! " : / / / 01 ;

! " / / 6 01 ;

!7" / / 01 &

& ;

! " / 5 01

TANGGUNGJAWAB AGENSI

< 9

: / / / 01 - =

2 .

! " 2 01 ! 01 "

= =

= ! " =

= ;

! " : / / / 01

3 ;

!:" =

=

/ 01 01 01

7 3 / /

/ 01 . 2 3 01

01 /

/ . / 3 / 01 !("

/ 01 /

01 !<" = / 01 3

01 3

01 ;

! " / / / 01 .

2 ! " /

01 01 01

/ / . / 3

/ 01 !(" /

01 / 01 !<"

= / 01 3 01

(4)

! " =

/ 01 01 01 /

01 !<" = / 01 3

01 ;

!7" =

/ / 01 01 01

3 / / 01

01 3 !<"

PEMAKAIAN

$ 3 / . =

- 3

-2 = ! "

TARIKH KUATKUASA

( - #

',,%

PEMBATALAN

) 3 - =

-# ',,* . 9 : / /

/ 01 - - ##

',,* . - # ',,* >

/ 01 01 & 01 / /

- .

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

(5)

!5

-# ',,%"

GARIS PANDUAN MENGENAI

TATACARA MEMOHON KELULUSAN TEKNIKAL

PROJEK ICT AGENSI KERAJAAN

(6)

+

KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

# - $

' 5- - 45- - 9 $

+ 4->50- -?- - - - 4 0 -5 01 ! 01 " (

< 4 >- - 4 - - -?- -

-4 - 01 ! 01 "

(

$ 6 6 4 01 - 9 4 4 5 - 45 5

-4 0 -5 01

)

( - -1- - 4 6>6 - 45 5 - 4 0 -5

6 4 01

#,

) 45- 6 - 4 - - 6 4 - 9 05 5

-654> 01

#+

* 45- 6 - 6 4 01 - 9

05 5 - & 0 45- - - 0 4 0 9 - 01

4 4 4 0- & 494 0

#+

% 4 6> -> 5- 45 5 - 4 0 -5 01 #<

(7)

<

SENARAI LAMPIRAN

LAMPIRAN PERKARA MUKA SURAT

(8)

$

GARIS PANDUAN MENGENAI

TATACARA MEMOHON KELULUSAN TEKNIKAL

PROJEK ICT AGENSI KERAJAAN

1. TUJUAN

# # /

: / / / / / /

!01 " 0 - /

2 01 ! 01 "

: / . / 01

# ' 9 .

! " 01 ;

! " 2 01 ! 01 ";

!:" / / 01 3 01 ;

! " : / / / 01 ;

! " / / 3 / 01 ;

!7" / / 01 3 & 01

& ;

! " / 01

2. LATAR BELAKANG

' # 2 01 ! 01 " 2 3

/ /

/ = = 01 -

(9)

(

3. KEAHLIAN JAWATANKUASA TEKNIKAL ICT (JTICT)

+ # 01

-' ',,( . @ 2 0 0

! 0 0 "A 01

& !01 "= -

- .

! " ? / = 2

! " ? : 4 / /

!:" ?

-! " ? / 01 -

! " 01 / 2

!7"

-

4. PENUBUHAN DAN PERANAN JAWATANKUASA PEMANDU ICT

< # ! " =

2 2 01 ! 01 "

3 / / / 01 . 2 3 - .

2 01

3 / / / 01 .

< ' 01 3

! " . 5 - !-.#"

! " . 5 - !-.'"

(10)

)

! " . 5 - !-.<"

! " = . 5 - !-.$"

< + / /

01

01 / / . 2

/ 01

01

< < / 01 01

/ / 01 . 01 7

3 5 / 3 /

01 / 01 01

5. SKOP PROJEK ICT YANG MEMERLUKAN KELULUSAN TEKNIKAL JTICT

$ # / / 01 3 01

! " Projek Baru

Projek baru / / 3

atau B . B / = &

01 / 01

! " Pembangunan sistem aplikasi 3

(11)

*

3 !:/ / = / =

0 B / "

! " Perkakasan komputer 3

. &/ !:/ / : "=

/ = / =

!:/ / B / ! " : .

/ / = !

"= / / /

! " Perisian komputer 3

/ =

/

3 3/ / .

! B" Perkhidmatan ICT 3

3 / 3

2 = / / 3 . 3 3

:/ / .:/ /

= = 7

= 0 = = =

= = =

3 01 3

0 3 /

/ / 01

3

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun

1995 bertajuk Peraturan Perolehan Perkhidmatan Perunding

dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 6 Tahun 2006

(12)

%

01 3

/ 01 01

! " Peningkatan Sistem

Peningkatan sistem 3

= = = & 01

1/ / / 7

= 7 .7 01

3 = C

! " = /

3 3

!:" Pertambahan Peralatan

Pertambahan peralatan

. 2 / = &

/ 01

! " Perluasan Sistem

Perluasan sistem

/ 01 / / . /

/ 3

. 3

$ ' 9 / 01 3 3 /

(13)

#,

$ + / / / 3

! D " Surat Pekeliling

Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 1997 8 Garis Panduan Mengenai Penyelarasan

Penggunaan dan Perolehan Kemudahan dan Peralatan Teknologi Baru di

Agensi Kerajaan 01

/ / 3 . / / 3

/ 2 3 /

/ / ! " = / / 0 /B

: / 3

/ 7 = =

3

6. TATACARA PERMOHONAN KELULUSAN TEKNIKAL PROJEK ICT

( # = / / / 01

01 &- 1 /

/ / / / 01

01 &- LAMPIRAN B

! " 01 &- . 5 ! .#"

! " 01 - 2 . 5 ! .'"

( ' 8/ LAMPIRAN C 3

/ / &- = : /

/ / / &- LAMPIRAN D

1 / 01 / 01

(14)

##

( + / / 01 3 01 &

01

! " Bagi Permohonan Projek ICT yang MELIBATKAN pembangunan Sistem Aplikasi :8

! " / 01 yang bernilai RM500,000 atau lebih hendaklah mendapat kelulusan teknikal JTICT;

! " / 01 yang bernilai kurang daripada RM500,000 hendaklah mendapat kelulusan JPICT Kementerian masing8masing

! " Bagi Permohonan Projek ICT yang TIDAK MELIBATKAN pembangunan Sistem Aplikasi :8

! " / 01 yang bernilai RM3 juta atau lebih hendaklah mendapat kelulusan teknikal JTICT;

! " / 01 RM500,000 dan kurang daripada RM3 juta

hendaklah mendapat kelulusan teknikal daripada JPICT

Kementerian masing8masing;

! " / 01 lebih daripada RM50,000 dan kurang

daripada RM500,000 hendaklah mendapat kelulusan teknikal

daripada Urus Setia JPICT Kementerian/Jabatan/Badan Berkanun

Persekutuan/Agensi masing8masing;

! B" / 01 RM50,000 hendaklah mendapat

kelulusan daripada Ketua Jabatan/Agensi/Pusat Tanggungjawab

dan tertakluk kepada Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12

Tahun 2007 mengenai Had Nilai dan Syarat8syarat Pembelian

(15)

#'

daripada Bahagian / Unit / Seksyen Teknologi Maklumat Jabatan /

Agensi hendaklah diperoleh terlebih dahulu bagi perolehan yang

memerlukan kepakaran teknikal;

!B" & &- 3

/ 01

3 / 3

3

. 3

( < - 2 01 &

/ 3

3 .

3 Peranan Audit Dalam Kementerian/Agensi boleh dilibatkan bagi tujuan ini.

( $ / 01

01 !0 " . 01 01

/ 01 3 : 0

( ( = / 01 /

01

( ) 1 / / / 01

! " - . 5 ! .#"

! " - 2 . 5 ! .'"

(16)

#+

( * - . 3 : & /

3 . 3 /

Pekeliling Am Bil. 6 Tahun 1999 8 Pelaksanaan Perkongsian Pintar Antara

Agensi8agensi Kerajaan Dalam Bidang Teknologi Maklumat

6.9 Semua projek ICT agensi Kerajaan hendaklah terlebih dahulu

mendapatkan kelulusan daripada segi teknikal berdasarkan tatacara dan

peraturan yang telah ditetapkan dalam Garis Panduan ini sebelum projek

dilaksanakan Kegagalan mematuhi peraturan ini akan memberi implikasi

kepada proses pembayaran kelak.

7. PELAPORAN KEMAJUAN PROJEK YANG DILULUSKAN OLEH JTICT

) # / . / 3 / 01 = 3 / /

/ 01 01 .

!(" / = 7/

3 / 01

8. PELAPORAN PROJEK ICT YANG DILULUSKAN/DISELARASKAN DI PERINGKAT JPICT KEMENTERIAN/ AGENSI DI BAWAH JPM/SUK NEGERI

* # JPICT Kementerian dan Agensi di bawah JPM adalah bertanggungjawab melaporkan semua projek ICT yang telah diluluskan di peringkat JPICT

Kementerian atau di peringkat Pegawai Pengawal dan yang telah dibuat

perolehan ke atasnya kepada Urus Setia JTICT. Maklumat projek ICT yang

telah diluluskan oleh JTICT / perlu

dilaporkan kemajuannya seperti di perenggan 7.1.

* ' 01 2 /

/ 01 . 2 3 01

* + / 01 3 empat (4) kali setahun

(17)

#<

! " 5 / / 01 !

:" / 01 2 .

2 3 +,

-! " 5 / / 01

!-" / 01 2 . 2 3

+#

!:" 5 / / 01 !

" / 01 2 .

2 3 +# 6 /

! " 5 / / 01 !6 /

" / 01 2 .

2 3 +# 3

* < 8/ / LAMPIRAN F

9. TEMPOH SAHLAKU KELULUSAN TEKNIKAL JTICT

% # / / 01 3 /

01 tiga (3) tahun dari tarikh surat kelulusan

10. PENUTUP

#, # 3

(18)

LAMPIRAN A

#$

BIDANG RUJUKAN JAWATANKUASA PEMANDU ICT (JPICT)

A81 : Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) Kementerian

Keahlian

2 3

- .

! " . = 2

! " 2 ! "

! " 01

! B" 2 01

!B" 5 . 3

& & 3 01

Bidang Tugas

! " 01

;

! " : = :

= 2 3

& 01

2 3 ;

! " : 3 / & / . / 01

2 3 3

(19)

LAMPIRAN A

#(

! B" 3 3 01

2 3 01 /

-2 ;

!B" / / / / 01

2 3 ;

!B " : . 01 ;

!B " / 01

2 3 = =

. 3 01 ;

!B " / 01

2 3

3 .

3 ;

! E" 3 : / 01

2 3 01

;

!E" / / 01 3 01

/ 01 ;

!E " / / 01

2 3 3 / 01

(20)

LAMPIRAN A

#)

A82 : Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) Jabatan/Badan Berkanun

Persekutuan

Keahlian

& 2 3

- .

! " 2 ! " &

! " .

! " 01

! B" 2 01

!B" 5 . 3

& & 3 01 & Bidang Tugas

! " 01 ;

! " : = :

= 2 3

& 01 ;

! " : 3 / & / . / 01

;

! B" 3 3 01

01 - = 01

(21)

LAMPIRAN A

#*

!B" / 01

3 .

3 ;

!B " / 01

= . 3

01 ;

!B " : . 01 ;

!B " / 01 3 01

- 01 ;

! E" / / 01 3

(22)

LAMPIRAN A

#%

A83 : Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) Agensi di bawah Jabatan Perdana

Menteri (JPM)

Keahlian

- 2 3

- .

! " 2 ! "

-! " .

! " 01

! B" 2 01

!B" 5 . 3

& 3 01

-Bidang Tugas

! " 01 ;

! " : = :

= 2 3

& 01 ;

! " : 3 / & / . / 01

;

! B" 3 3 01

01 - 01 /

(23)

LAMPIRAN A

',

!B" / 01

3 .

3 ;

!B " / 01

= . 3

01 ;

!B " : . 01 ;

!B " / 01 3 01

- 01 ;

! E" / / 01 3

(24)

LAMPIRAN A

'#

A84 : Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) Negeri

Keahlian

2 3

- .

! " . = =

2

! " 2 ! "

! " 01

! B" 2 01

!B" 5 . 3

& 01

Bidang Tugas

! " 01

;

! " : = :

= 2 3

& 01 & ;

! " : 3 / & / . / 01

. 3

01 ;

! B" 3 3 01 .

(25)

LAMPIRAN A

''

!B" / / / / . / 01

2 ;

!B " : . 01 ;

!B " / 01 . =

= . 3

01 ;

!B " / 01

3

. 3 ;

! E" 3 / / 01 .

2 01 / .

(26)

LAMPIRAN A

'+

A85 : Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) Jabatan Negeri/Badan Berkanun

Negeri/Pihak Berkuasa Tempatan

Keahlian

- & 2 3

- .

! " 2 ! " - 3

! " .

! " & 01 3

! B" 2 01 3

!B" 5 . 3

& 01

-Bidang Tugas

! " 01 ;

! " : = :

= 2 3

& 01 & ;

! " : 3 / & / . / 01

;

! B" 3 3 01

01 - = 01

(27)

LAMPIRAN A

'<

!B" / 01

3 .

3

!B " / 01

= . 3

01 ;

!B " : . 01 ;

!B " : / 01 01

! ";

! E" / / 01 3

(28)

LAMPIRAN B

CARTA ALIR PROSES PERMOHONAN PENGKOMPUTERAN DAN KRITERIA SEMAKAN PEROLEHAN ICT

'$

B81 : Carta Alir Proses Permohonan Pengkomputeran Dan Kriteria Semakan Perolehan ICT Bagi Kegunaan JPICT Jabatan/Agensi

01

Kos Projek > RM50,000?

&

G

KRITERIA PERTIMBANGAN ASAS

(29)

-LAMPIRAN B

'(

1

Perkhidmatan ICT

!

Perisian/Aplikasi

%

Infrastruktur (Rangkaian)

# 3

Perkakasan

(30)

LAMPIRAN B

')

/ / F

Projek Peningkatan

#

Perluasan Projek

#

Tambahan Peralatan

(31)

LAMPIRAN B

'*

: . 01

-F

3 01

/ /

3 01

01

&-01

>

01 1

/

Melibatkan

ATAU / Tidak

Melibatkan

/ J $,, F 01

&- = 01

5 F

>

/ /

01

(32)

LAMPIRAN B

'%

B82 : Carta Alir Proses Permohonan Pengkomputeran Dan Kriteria Semakan Perolehan ICT Bagi Kegunaan JPICT Kementerian Dan Agensi di bawah JPM

/ /

G

KRITERIA PERTIMBANGAN ASAS

#

-&- & 2 & & 3 / /

Kos projek > RM 50,000?

Perlu maklumat tambahan /

lawatan?

/ /

**

-Jenis

permohonan? 5 .

(33)

LAMPIRAN B

+,

!

%

# 3

Perkakasan

-/ -/

(34)

LAMPIRAN B

+#

/ / F

#

(35)

LAMPIRAN B

+'

: . 01

&-F

3 01

/ /

3 01

>

-/ -/ 01

01 = 01

/ / Melibatkan

J $,, ATAU

/ / Tidak

Melibatkan

J +

Semua Projek Melibatkan Pembangunan Sistem ATAU Projek

Tidak Melibatkan Pembangunan Sistem dengan Kos

< RM500K?

01 = 01

1

01

&-01

5 F

>

(36)

LAMPIRAN C

++

FORMAT KERTAS PERMOHONAN KELULUSAN TEKNIKAL PROJEK ICT

/ / 3 . 3

7/ / / 2

#

' 3 / / 2

01 ! / / /

3 "

+ 7 / 3 / 01

3 : / 01 3

! / " .

01 !0 "

-< # ! / - 0 - "

< # # 3 / 3 / / 0

= 3 3

< ' ! / - 0 - "

< ' # 01

! " 0 ! : & 3 "

! "

< ' ' - / 01

< ' + 01

! " ! "

!:" 0 7 /

! " 3

(37)

LAMPIRAN C

+<

/ 3 2 : / 01

$ # = ) /

3 / / !

/ 3 "

$ ' $ +

$ < &

$ $ 3

1 / 01

( # / &: 3

! "

! " 6 7 !:" 8

! " /

! " - / 3 :

( ' 1 .: / 3 :

- : : .: / 3 :

. / 01 Jadual C1

( + / 3 : (Rujuk Jadual C2)

-1= ( : .

(38)

LAMPIRAN C

+$ ( <

! "

1 9

: 7 / /

/ &

/ / 3

/ ! !:

/ / ! "

! " - . 01

!:" !

"

( $ - / 3 /

: /

) 8 / 01 3 :

! 3 . 3

: = "

* 2

* # 2 3

* ' 2

* + 9 2

* < / 7/

* $ / 8

(39)

LAMPIRAN C

+(

Jadual C1

Keterangan Ciri8Ciri Mengikut Jenis Projek

A: Projek Baru

Perkakasan/ Perisian Aplikasi Perkkhidmatan Infrastruktur

(Rangkaian)

(40)

LAMPIRAN C

+) B: Lain8lain

Projek Peningkatan Perluasan Projek Tambahan Peralatan

(41)

LAMPIRAN C

+*

Jadual C2

SENARAI PEROLEHAN ICT YANG DICADANGKAN

Tajuk Permohonan:

BIL ITEM

JUMLAH UNIT YANG DIPERLU

KAN

JUMLAH ANGGARAN

KOS (RM) [c]=[a]x[b]

% JUMLAH

KOS

(42)

LAMPIRAN D

+%

CARTA ALIR PERMOHONAN KELULUSAN TEKNIKAL PROJEK ICT

D81 : Carta Alir Permohonan Kelulusan Teknikal Projek ICT Bagi Agensi Persekutuan

- 01 - 01 01 01 &- &

2 &- &

(43)

LAMPIRAN D

<,

D81 : Carta Alir Permohonan Kelulusan Teknikal Projek ICT Bagi Agensi Persekutuan

- 01 - 01 01 01

/ 01

1

Laporan Perolehan ICT bernilai RM 3 juta dan ke bawah

/

Laporan Kemajuan Projek yang diluluskan oleh JTICT

(44)

(45)

LAMPIRAN D

<'

D82: Carta Alir Permohonan Kelulusan Teknikal Projek ICT Bagi Agensi di bawah Jabatan Perdana Menteri

JTICT Urus Setia JTICT (MAMPU)

JPICT Agensi di Bawah JPM Bahagian di Agensi di bawah JPM

/ 01

/ /

01 01

-/ / 01

01 / 3

/ /

01 / 01 01

/ 0 0

-/ / 01

/ /

01 01

-/ /

01

01 (

01

/ / 01 / 01

01 / 0 0

(46)

LAMPIRAN D

<+

D83: Carta Alir Permohonan Kelulusan Teknikal Projek ICT Bagi Agensi Peringkat Negeri CARTA ALIR PERMOHONAN KELULUSAN TEKNIKAL PROJEK ICT

JTICT Urus Setia

JTICT JPICT Negeri

JPICT Jabatan Negeri/Badan Berkanun Negeri/PBT Bahagian di

Pejabat SUK Bahagian di

dalam Jabatan Negeri/Badan

Laporan Perolehan ICT

(47)

LAMPIRAN E

CARTA ALIR

PROSES PERMOHONAN PENGKOMPUTERAN AGENSI OLEH URUS SETIA JTICT

<<

* KRITERIA PERTIMBANGAN ASAS

# 01

'

-+ 9

< 8/ 5 1

$ / 0

** PENDEKATAN UMUM

(48)

LAMPIRAN E

CARTA ALIR

<$

!

%

# 3

Perkakasan

-/ -/

(49)

LAMPIRAN E

CARTA ALIR

<(

#

(50)

LAMPIRAN E

CARTA ALIR

<)

-F

>

01

: . 01

! 01 " & !01 " &

F

3 01

/ /

3 01

7

3 01

/

& ! 01 " & !01 "&

-F

01

Hantar surat keputusan kepada Agensi

> 7

(51)

LAMPIRAN E

<*

E81 : CONTOH FORMAT ULASAN TEKNIKAL JTICT MAMPU

<TAJUK PERMOHONAN>

KERTAS ULASAN

/ /

-A. LATARBELAKANG PENGKOMPUTERAN AGENSI

# / /

BIL Projek Kos Pelan

Tindakan

/ =

JUMLAH KOS

J 3 / / 3 L

' / 3 2 : / 01

J / 3 : / L

+ / / ! "

J- 3 /

L

(52)

LAMPIRAN E

<% B. CADANGAN PEROLEHAN

$ 3 : /

BIL ITEM

JUMLAH UNIT DIPERLUKAN

[a]

ANGGARAN KOS SEUNIT

(RM) [b]

JUMLAH KOS (RM) [c] = [a]x[b]

A PERKAKASAN

B PERISIAN

C RANGKAIAN

D PERKHIDMATAN

E LAIN8LAIN

JUMLAH

(

J 3 / / L

)

J 3 3

L *

(53)

$,

LAMPIRAN F

FORMAT LAPORAN PROJEK ICT

UNTUK PEROLEHAN YANG DILULUSKAN/DISELARASKAN DI PERINGKAT JPICT KEMENTERIAN/NEGERI

- MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM

- MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM

MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM

/ ! " /

&

-/

/

/ / /

-01

! "

)2 ! (

(54)

$#

Jadual F1

SENARAI PEROLEHAN ICT

BIL ITEM JUMLAH UNIT _{YANG DIBELI}

JUMLAH KOS (RM)

A PERKAKASAN #

' + < $ ( )

B PERISIAN

# '

-#

'

C RANGKAIAN #

'

D PERKHIDMATAN #

'

E LAIN8LAIN #

'