K om un ik as i L is an

B ab X

Komunikasi

Lisan

1

•

Komunikasi

Lisan

(

or al

communication

)

mer upakan

salur an

yang

pali ng

banyak

digunakan dal am bisnis.

Per cakapan tatap muka (wawancara, pidat o, r apat, presentasi).

Telepon. Radio, t elevisi.

Pita audio dan video.

Teleconfer ence.

Vidio confer ence.

KO M UNIKASI LISAN

2

KAPAN KOM UNIKASI LISAN DIGUNAKAN?

•

Kom unikasi lisan cocok digunakan apabila:

–

Diper lukan umpan balik secar a langsung dar i penerima.

–

Pesan r elatif seder hana.

–

Tidak memer lukan cat at an sebagai dokumen.

–

Audiens dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis.

–

Ingin mendorong int er aksi unt uk pemecahan masalah dan pengambilan keput usan.

3

KEUNGGULAN KO M UNIKASI LISAN

•Keunggulannya

1. Pesan langsung dit er im a oleh kom unikan dengan lebih cepat . 2. Dit unjan g oleh mim ik(ekspr esi) wajah dan ger ak t ubuh akan

m em per kuat pesan yang disampaikan sehingga efekt ivit asnya lebih t inggi.

3. Umpan balik dapat langsung dilihat dan dir asakan .

• Kelemahannya

1. Adanya hambat an t eknis, yang menghalangi secar a t eknik sampainya pesan, seper t i suar a gaduh, mic m at i, kur ang pendengar an.

2. Jika t idak diber i per hat ian, maka kem ungkin an besar poin pent ing akan hilang.

3. Audien ser ingkali menilai isi pem bicar aan ber dasar kan penampilan fisik, t anpa mendengar dulu apa yang disampaikan.

4

Secar a gar is besar komunikasi lisan t edir i dua aspek, yakni bebicar a dan menyimak.

Ber bicar a, yait u menyampaikan infor m asi yang dilakukan secar a lisan melalui pengucapan kat a-kat a.

Mendengar kan at au menyim ak yait u menerima pesan secar a akt if melalui suar a dengan meng-gunakan inder a dan juga pikir an.

Ber bicar a dan menyimak dapat t er jadi dalam:

Komunikasi lisan ant ar pr ibadi yang hanya melibat kan dua or ang.

Komunikasi lisan dalam kelompok yang melibatkan audiens yang lebih banyak.

5

KETERAMPILAN MENDENGARKAN

•

Unt uk menjadi pendengar yang baik var iasikan

car a anda mendengar kan agar sesuai dengan

sit uasi yang dihadapi.

–

M endengar kan Isi, adalah mem ah ami dan menguasai pesan pem bicar a.

–

M endengar kan dengan Kr itis, adalah mem ah ami dan mengevaluasi ar t i pesan pem bicar a pada beber apa t in gkat ; logika ar gum en , bukt i yang kuat , konklusi yang valid, implem ent asi pesan, mot if pem bicar a.

–

M endengar kan dengan Empati, adalah m em aham i per asaan, kebut uhan, dan keinginan pem bicar a sehingga anda dapat menghar gai sudut pandangn ya, t er lepas apakah anda mem punya per spekt if yang sama.

PROSES M ENDENGARKAN

Bovee & Thill (2007:57), 5 (lima) langkah mendengar kan;

1. M enerima

, yait u mener i ma suar a melalui indr a pendengar an.

2. M engint er pretasikan

, yait u member i kan ar t i dar i suar a yang dapat dil akukan menur ut nilai, har apan, kebut uhan, dan sejar ah pr ibadi

3. M engingat

, yait u menyimpan dalam memor i, yai t u buku cat at an sement ar a dalam ot ak.

4. M engevaluasi

, yait u mengevaluasi pesan dengan mener apkan ket er ampil an ber fi kir kr it i s

5. M erespon

, yait u member i r eaksi bi sa dalam bent uk umpan balik lisan, t epuk t angan, t er t awa, at au diam. Bar u kemudian mungkin ber t indak ber dasar kan apa yang ada dengar.

7

Perbedaan Pendengar Efektif dan Pendengar Tidak Efektif.

PENDENGAR EFEKTIF PENDENGAR TIDAK EFEKTIF

•Mendengar secar a akt if •Mendengar dengan pasif

•Mencat at dengan cer mat dan lengkap • Tidak mencat at at au mencat at sebarangan

•Ser i ng mel ak ukan kont ak mat a dengan pembicar a

•Mel ak ukan sedi kit at au t idak mel ak ukan kont ak mat a

•Tet ap fokus pada pem bicar a dan pembicar aan

•Membiarkan piki r annya mengembar a; per hat iannya mudah t er al ihkan.

•Menyesuai kan gaya mendengar kan • Mendengar kan dengan gayaygsama •Mem ber i kan isyar at nonver bal

kepada pembicar a

•Gagal mem ber ik an umpan bal ik nonver bal kepada pembicar a. •Menyim pan per t anyaan at au ket

ida-kset ujuan sampai wak t u yg t epat

•Mem ot ong ket ika mer eka t idak set uju at au t idak menger t i .

•Mem bedakan ant ar a poin ut am a dan det ail penduk ung

•Tidak mem bedak an ant ar a poi n ut am a dan det ail penduk ung

8

PRESENTASI BISNIS

PRESENTASI BISNIS

•

Pr iyat na & Ar diant o (2009:107) presentasi adalah menjual gagasan (selling ideas), yait u komunikasi praktis yang ber sifat infor matif dan per suasif, dengan menguraikan infor masi secar a jelas dan diser tai suatu ajakan agar pesan/ gagasan itu diter ima khalayak.

•

Pr esentasi bisnis dapat ber upa:

– Laporan kem ajuan. – Wawancara m edia. – Present asi penjualan. – Proposal proyek. – Dan lain-lain.

9

TUJUAN PRESENTASI

1. Pr esentasi Infor mat if, adalah unt uk m en yampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens, unt uk mendapat kan um pan balik. Pr esen-t asi jenis ini biasan ya banyak mem ber ikan dat a dan infor m asi.

2. Pr esentasi Per suasif, adalah unt uk m engajak audiens melakukan sesuat u at au per caya t er hadap sesuat u sesuai yang dikehendaki pr esent er .

3. M enghibur Pendengar, adalah melakukan pembicar aan yang sifat n ya men ghibur t et api r elevan dan pr ofesional sehingga audience dapat menikm at i acar a t er sebut .

4. M emper kenalkan Dir i, Pr esent asi ini biasa digunakan ket ika melakukan wawancar a, seper t i seseor ang yang m elamar peker jaannya kem udian ia mem per kenalkan dir inya dengan menyebut kan dat a pr ibadi dan daft ar r iwayat hidupnya kepada

pihak yang m enanyakan. 10

PERSIAPAN PRESENTASI BISNIS

Menur ut Pur w ant o (2005:236) per siapan dal am

pr esent asi bisnis meliput i:

1. Penguasaan t opik at au mat er i yang akan

dipr esent asi kan.

2. Penguasaan

dan pemanfaat an ber bagai alat

bant u pr esent asi.

3. Menganal isi s audiens yang akan melihat dan

mendengar kan pr esent asi .

4. Menganal isi s lingkungan lokasi at au t empat

pr esent asi.

ALAT BANTU PRESENTASI BISNIS

•

Dalam

pr esent asi,

pembicar a

dapat

menggunakan alat bant u visual:

1. Alat bantu visual dalam bentuk t ulisan.

2. Alat bantu visual dalam bentuk gr afik.

•

Medi a yang digunakan ant ar a lai n;

–

Papan t ulis.

–

Handout.

–

Flip Char d.

STRUKTUR PRESENTASI

•

Intr oduksi [awal]

–

Anda melakukan kont ak denganaudience.

–

Anda mengint r oduksikan pokok pembicar aan Anda dan menyat akan t ema ut amanya.

•

Pengembangan [tengah]

–

Anda menjelaskan t ema ut ama t adi secar a mendet ail.

–

Mengembangkan t ema ut ama.

–

Ar gumen-ar gumen bagi t ema ut ama it u.

•

Kesimpulan [akhir ]

–

Anda mer angkumkan t ema ut ama.

–

Member ikan r ekomendasi [bila diper lukan].

13

BAHASA TUBUH

•

Salah sat u keunggulan dalam pr esent asi bisni s

adalah digunakannya komunikasi nonver bal

–

Ekspr esi Wajah menunjukkan per asaan seper t i

sedih, senang, mar ah.

–

Senyuman, t er senyumlah secar a wajar dan jangan ber lebihan.

–

Ger akan Anggota Tubuh (tangan, bahu, kepala) memper lihatkan tekanan pada apa yang ingin kita sampaikan.

–

Jangan Menggunakan Tekanan Suara atau Ekspr esi Wajah yang ber t entangan dengan kat a-kat a yang Anda ucapkan, dan yang member i kesan ber beda.

14

Forum Presentasi

1. Konferensi, mer upakan media komunikasi t at ap muka yang member ikan suat u kemungkinan mencapai pemahaman ber sama yang t idak mungkin dicapai melalui komunikasi secar a t er t ulis.

2. Simposium, per t emuan yang diselenggar akan unt uk mendengar kan pendapat par a ahli mengenai suat u masalah dalam bidang t er t ent u.

3. Diskusi Panel, diskusi yang dilakukan oleh sekelompok or ang yang membahas suat u t opik yang menjadi per hat ian umum dihadapan hadir in, pendengar , at au pemir sa [siar an TV].

15

Forum Presentasi

4. Seminar, per t emuan par a pakar yang ber usaha mendapat kan kat a sepakat mengenai suat u masalah. 5. Lokakarya [workshop], pertemuan para pakar yang membahas

suatu karya

6. Kongr es, r angkaian per t emuan par a wakil or ganisasi unt uk mendiskusikan dan mengambil keputusan mengenai suatu masalah

7. Santiaji, per t emuan yang diselenggar akan unt uk member ikan pengarahan singkat menjelang pelaksanaan suat u kegiat an.

16

•

Rapat adalah per t em uan dua or ang at au lebi h

unt uk membicar akan dan mer undingkan suat u

masal ah.

•

Ber dasar kan t ujuannya r apat dibedakan;

–

Rapat infor masional.

–

Rapat pengambilan keput usan.

–

Rapat per undingan.

17

PERSIAPAN RAPAT

Agar r apat dpat ber jalan dengan bai k dan sesuai dengan maksud dan t ujuan dar i r apat it u sendir i , ada beber apa hal yang per lu dihindar i yang akan menjadi faktor kesalahan dalam r apat, yaitu :

1. Monopoli oleh pimpinan r apat, per ser t a r apat t idak di ber ikan kesempat an unt uk menyampaikan pendapat yang mungkin saja pendapat mer eka it u ber isi hal-hal yang dapat membantu per kembangan per usahaan.

2. Melawak, jika r apat hanya di isi dengan obr olan-obr olan yang t idak ber guna seper ti melawak, t entunya t idak akan membawa dampak yang bai k bagi pel aksanaan r apat it u sendir i.

3. Lepas kendali, apabila t er jadi per debat an dalam r apat . Hendaknya masing-masing or ang yang t er l ibat dalam r apat t er sebut har us mampu menahan di r i ser t a t idak lepas kendali dan emosional.

PERSIAPAN RAPAT

4. Mengumpat, t er kadang dalam memimpi n r apat, seor ang pemimpin menggunakan teknik at au met ode r apat yang mungkin kur ang sesuai dengan apa yang di har apkan oleh peser t a r apat. Bagi per ser t a r apat hendaknya t idak langsung appr ior y at au mengumpat -umpat kar ena t idak menyukainya. Peser t a r apat hendaknya sabar dan t et ap mengikuti r apat sampai selesai. Dalam hal keputusan r apat t elah di tetapkan, dan ter kadang kur ang sesuai dengan keinginan khalayak, maka bagi peser ta r apat dapat mener imanya secar a lapang dada at au ” legowo” kar ena keputusan t er sebut mer upakan hasil akhir yang menjadi keput usan ber sama.

5. Member i keleluasaan ter lalu longgar, hendaknya peser t a r apat t idak di ber i kan keleluasaan yang longgar kar ena hanya akan menyebabkan ” hujan pendapat ” yang t idak akan menimbulkan suat u t itik t emu. Per lu adanya pembatasan t er hadap kei nginan par a peser t a yang ingin menyampaikan pendapat, sar an at au kr it ikan.

19

PERSIAPAN RAPAT

6. Menjawab per tanyaan dengan nada jengkel, memang bagi pemimpin r apat ser ing har us menjawab per t anyaan yang di lont ar kan oleh peser ta r apat . Apabila per t anyaan yang di ajukan t er sebut mungkin kur ang ber kenan pada di r inya ada bai knya ia menahan di r i dan menjawab dengan menggunakan kat a-kat a yang per suasif, t idak mer asa jengkel, emosi apal agi sampai mar ah-mar ah.

7. Tidak siap, mat angnya per siapan sebelum, pada saat , dan sesudah r apat akan sangat menunjang kel ancar an r apat it u sendi r i. Per siapan di sini menyangkut , mater i, alat bant u, undangan bagi peser t a, r uangan dan per siapan pemimpin r apat it u sendir i dalam menyampaikannya. Kesemuanya it u har us di per hat ikan agar r apat yang ber langsung dapat ber jalan dengan lancar.

20

PERSIAPAN RAPAT

•

Di lain pihak seorang manajer juga har us memahami bahwa t idak semua kar yawan menyukai r apat.

•

Ada beber apa sebab, mengapa kar yawan enggan atau kur ang int erest mengikuti jalannya r apat :

1. Rapat t er lalu lama.

2. Agenda r apat t er lalu padat .

3. Peser ta r apat t er lalu banyak.

4. Orang yang ber kompeten t idak hadir .

5. Orang yang t idakdiper lukan hadir dan merusak suasana r apat .

21

PERSIAPAN RAPAT

6. Rapat diselenggar akan t anpa per encanaan yang baik.

7. Rapat diselenggar akan dengan alasan yang kur ang t epat.

8. Pembahasan mater i r apat ter lalu panjang kar ena lemahnya kepemimpinan.

9. Wakt u r apat ber samaan dengan r apat yang lain.

10. Rapat ber akhir t anpa kesimpulan.

11. Peser ta r apat hadir t anpa per siapan yang memadai

22

PERSIAPAN RAPAT

•

Per siapan yang baik dapat menghindar i 2 (dua) kesalahan besar pada r apat:

1. Menyelenggar akan r apat padahal memo atau pesan lain dapat menggantikan r apat.

2. Mengadakan r apat t anpa memikir kan t ujuan spesifik.

•

Sebelum anda memulai memper siapkan r apat , pastikan bahwa r apat t er sebut benar benar dibut uhkan.

M ERENCANAKAN RAPAT

Bovee & Thill (2007:57) per encanaan r apat meliput i kegiat an:

1. M emutuskan Tujuan Rapat Dan M engkomunikasikan Ke Par t isipan

Unt uk ber bagi infor masi dan mungkin koor dinasi t indakan at au unt uk pengambilan keput usan

2. M emilih Par t isipan Unt uk Ikut Rapat

M ERENCANAKAN RAPAT

Bovee & Thill (2007:57) per encanaan r apat meliput i kegiat an:

3. M emilih Wakt u Dan Fasilit as

Unt uk sesi ker ja, r apat di pagi har i biasanya lebih pr odukt if dar i-pada r apat pada sesi siang har i. Per hat ikan beber apa det ail spt , pengat ur an t empat duduk, t emper at ur , akust ik, dan makanan kecil.

4. M enyusun Agenda

Dist r ibusikan agenda yang t elah dit ulis secar a baik ke par a par t ipsipan, ber i mer eka wakt u yg cukup unt uk memper siapkan

25

M ENYELENGGARAKAN RAPAT

•

Dalam penyelenggaraan rapat dengan sukses

perlu diperhatikan kegiatan-kegiatanyang berikut:

–

Undangn rapat

–

Urutan pelaksanaan rapat

–

Pengaturan ruang rapat

–

Perlengkapan rapat

–

Akomodasi

–

kesehatan

26

SUARA

1. Pr oject ion[pr oyeksi],Pr oyeksikan [ar ahkan] suar a Anda sampai ke bagian paling belakang r uangan t anpa har us ber t er iak. Ini akan t er bant u dengan sikap ber dir i yang t egak.

2. Ar tikulasi[Ar t ikulasi/ Kejelasan M akna],Ber bicar alah dengan jelas. Jangan menelan at au hanya menggumamkan kat a-kat a Anda.

3. Pr onounciat ion[Lafal Ucapan], Beber apa kat a t er t ent u sulit kit a lafalkan, t et api or ang lain mungkin t idak sulit melakukannya. Seper t i, pr ofesionalisme, r est r ukt ur isasi , mendiskr edit kan, dll

27

SUARA

4. Enunciation[Pengucapan], Ber ilah t ekanan yang lebih nyat a pada kat a-kat a kunci, suku-suku kat a, dan fr ase-fr ase. Pr esent asi lebih dar ipada sekedar per cakapan sehar i-har i.

5. Repetition [Pengulangan], Jangan r agu-r agu unt uk mengulangi kat a-kat a, t er ut ama bila Anda menggunakan ir ama dan nada yang ber beda.

6. Speed [Kecepat an], dit ambah dengan Rit me

[Ket er at ur an ] dan Ber suar a diafr agma [t ar ik napas, embuslah per lahan dar i dasar par u-par u dekat diafr agma sampai ke dada].