DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
1.0
TUJUAN
Prosedur ini menerangkan proses pengurusan biasiswa/bantuan kewangan kepada
pelajar siswazah Universiti Putra Malaysia (UPM).
2.0
SKOP
Prosedur ini merangkumi proses pengurusan biasiswa/bantuan kewangan pengajian
siswazah yang merangkumi permohonan, pentadbiran dan pelanjutan biasiswa/bantuan
kewangan serta pemantauan prestasi pemegang biasiswa.
3.0
DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen
Tajuk Dokumen
UPM/PU/S/AK05/01
Arahan Kerja Penawaran Biasiswa/Bantuan
Kewangan Pengajian Siswazah
UPM/PU/S/AK05/02
Arahan Kerja Pengurusan Permohonan Sambungan
Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah
UPM/PU/S/AK05/03
Arahan Kerja Menahan Pembayaran
Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah
UPM/PU/S/AK05/04
Arahan Kerja Menamatkan Pembayaran
Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian Siswazah
PU/S/M01
i-GIMS Manual
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
4.0
TERMINOLOGI/SINGKATAN
GRA
: Biasiswa Pembantu Penyelidik Siswazah
GRF
: Fellowship Penyelidik Siswazah
i-GIMS
: Internet Graduate Information Management System
JKPBPS
: Jawatankuasa Pemilih Biasiswa Pengajian Siswazah,
UPM
J/K
: Jawatankuasa
KPP
: Ketua Penolong Pendaftar
NSF
: National Science Fellowship
PASCA
: Biasiswa Skim Pasca Siswazah
PGD
: Skim Biasiswa Penyelidikan Pasca Siswazah
PS
: Pengajian Siswazah
PT
: Pegawai Tadbir
PTJ
: Pusat Tanggungjawab
PTO
: Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi)
SPS
: Sekolah Pengajian Siswazah
S-GRA
: Elaun Penyelidikan Siswazah Khas
TD
: Timbalan Dekan
TNCAA
: Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)
TP
: Timbalan Pendaftar
TWP
: Timbalan Wakil Pengurusan
WP
: Wakil Pengurusan
5.0
TANGGUNGJAWAB
5.1 Dekan, TD, TP, KPP dan PT Unit Biasiswa bertanggungjawab memastikan prosedur
pengurusan biasiswa/bantuan kewangan pengajian siswazah ini dilaksanakan.
5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur pengurusan biasiswa/bantuan
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
6.0
CARTA ALIR
Mula Hebahkan Maklumat
Penawaran Terima dan Semak
Permohonan 7.1 Lengkap/Penuhi Syarat? Mesyuarat JKPBPS 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 Lulus? Keluarkan Surat Tawaran/Kelulusan Permohonan Ya Pelajar Terima Tawaran? Tidak Tidak 7.8 7.9 7.12 Saringan dan Sokongan
PTJ
Sediakan Laporan dan Hantar kepada Bendahari Pantau Status Pengajian Penerima Tamat 7.10 7.11 Ya Tidak
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
7.0 PROSES TERPERINCI
Tindakan
Tanggungjawab
7.1
Mula
7.2
Hebahkan Maklumat Penawaran
7.2.1 Paparkan
makluman
kepada
Fakulti/
Institut/Sekolah/pelajar dalam laman web SPS.
7.2.2 Edarkan borang permohonan (jika berkenaan).
Nota:
Bagi biasiswa/bantuan kewangan daripada penaja
luar, hebahan maklumat dibuat dalam tempoh tiga
(3) hari bekerja selepas menerima maklumat
daripada penaja.
Rujuk:
Arahan Kerja Penawaran Biasiswa/Bantuan
Kewangan Pengajian Siswazah
(UPM/PU/S/AK05/01)
PT/PTO SPS
PTO SPS
7.3
Terima dan Semak Permohonan
7.3.1 Terima dan semak borang permohonan baharu
biasiswa/bantuan
kewangan
jika
perlu
mendapatkan kelulusan JKPBPS.
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
Rujuk:
Arahan Kerja Penawaran Biasiswa/Bantuan
Kewangan Pengajian Siswazah
(UPM/PU/S/AK05/01)
7.3.2 Terima dan semak borang permohonan
sambungan (GRA dan S-GRA).
Rujuk:
Arahan Kerja Pengurusan Permohonan
Sambungan Biasiswa/Bantuan Kewangan
Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/02)
PTO SPS
7.4
Lengkap/Penuhi Syarat?
7.4.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.5.
7.4.2 Jika Tidak, proses tamat.
7.5
Saringan dan Sokongan PTJ
7.5.1 Majukan borang permohonan yang lengkap
kepada PTJ untuk saringan dan sokongan.
7.5.2 Kemukakan keputusan saringan permohonan
kepada SPS dalam tempoh 14 hari bekerja.
Dekan
Fakulti/Sekolah/
Pengarah Institut
PT/PTO
Fakulti/Institut/
Sekolah
7.6
Mesyuarat JKPBPS
7.6.1 Aturkan Mesyuarat JKPBPS dalam tempoh 45
hari bekerja selepas tarikh tutup permohonan
(jika berkaitan).
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
7.6.2 Timbang dan putuskan permohonan yang telah
disokong oleh PTJ.
JKPBPS
Rujuk:
Arahan Kerja Penawaran Biasiswa/Bantuan
Kewangan Pengajian Siswazah
(UPM/PU/S/AK05/01)
7.7
Lulus?
7.7.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.8.
7.7.2 Jika Tidak, maklumkan kepada pemohon dan
proses tamat.
PT/PTO SPS
7.8
Keluarkan Surat Tawaran/Kelulusan Permohonan
7.8.1 Bagi permohonan baharu, keluarkan dan hantar
surat tawaran berserta pakej tawaran (jika ada)
dan ikut Langkah 7.9.
7.8.2 Bagi permohonan sambungan, keluarkan surat
kelulusan
permohonan
biasiswa/bantuan
kewangan kepada pemohon dan ikut Langkah
7.12.
PT/PTO SPS
PT/PTO SPS
Rujuk:
Arahan Kerja Pengurusan Permohonan
Sambungan Biasiswa/Bantuan Kewangan
Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/02)
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
7.9
Pelajar Terima Tawaran?
7.9.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.10.
7.9.2 Jika Tidak, proses dianggap tamat.
7.10
Sediakan Laporan dan Hantar kepada Bendahari
7.10.1 Sediakan laporan berikut untuk dihantar kepada
pihak Bendahari:
a) Laporan Penyata Arahan Bayaran;
b) Laporan Senarai Nama Pelajar Yang
Menerima Tawaran.
Rujuk:
Arahan Kerja Penawaran Biasiswa/Bantuan
Kewangan Pengajian Siswazah
(UPM/PU/S/AK05/01)
PT/PTO SPS
7.11
Pantau Status Pengajian Penerima
7.11.1 Pantau status pelajar sepanjang tempoh
pembiayaan
dan
ambil
tindakan
yang
bersesuaian (jika perlu).
7.11.2 Pastikan pelajar memenuhi syarat kontrak
sebelum bergraduat (jika berkaitan).
7.11.3 Sediakan Laporan Tahunan dan majukan kepada
pihak penaja (jika berkaitan).
PT/PTO SPS
PT/PTO SPS
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
Rujuk:
Arahan Kerja Pengurusan Permohonan
Sambungan Biasiswa/Bantuan Kewangan
Pengajian Siswazah (UPM/PU/S/AK05/02)
Arahan Kerja Menahan Pembayaran
Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian
Siswazah (UPM/PU/S/AK05/03)
Arahan Kerja Menamatkan Pembayaran
Biasiswa/Bantuan Kewangan Pengajian
Siswazah (UPM/PU/S/AK05/04)
7.12
Tamat
8.0
REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai
Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. UPM/SPS/(No. Matrik) Fail Pelajar
Borang Permohonan Biasiswa Pembantu Penyelidik Siswazah (PU/S/BR05/GS-18a)
[jika berkaitan].
Borang Penilaian Biasiswa Pembantu Penyelidik Siswazah (PU/S/BR05/GS-18b)
[jika berkaitan]. Surat Tawaran Biasiswa Pembantu Penyelidik Siswazah (Baharu/Sambung)
[jika berkaitan].
Borang Permohonan Elaun Penyelidikan Siswazah Khas (PU/S/BR05/GS-19a)/Borang Permohonan Sambungan Elaun
PTO SPS PTO SPS Bilik Fail Pelajar, SPS
Kekal
TNCAA/ TWP
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
Penyelidikan Siswazah Khas(PU/S/BR05/GS-19b) [jika berkaitan].
Surat Tawaran Elaun Penyelidikan Siswazah Khas (Baharu/Sambung) [jika berkaitan].
Borang Permohonan Fellowship Penyelidik Siswazah
(PU/S/BR05/GS-44) [jika berkaitan].
Surat Tawaran Fellowship Penyelidik Siswazah [jika berkaitan].
Borang Permohonan Biasiswa Naib Canselor, UPM
[jika berkaitan].
Surat Tawaran Biasiswa Naib Canselor, UPM
[jika berkaitan].
Borang Permohonan Skim Biasiswa Penyelidikan Pasca Siswazah (PGD)
[jika berkaitan].
Surat Tawaran Skim Biasiswa Penyelidikan Pasca Siswazah (PGD)
[jika berkaitan].
Borang Permohonan Biasiswa Siswazah (Skim Pasca Siswazah) (PU/S/BR05/GS-20)
[jika berkaitan].
Surat Tawaran Biasiswa Siswazah (Skim Pasca Siswazah)
[jika berkaitan].
Surat Jawapan Tawaran [jika berkaitan].
Borang Perjanjian [jika berkaitan]. Salinan surat menyurat yang berkaitan dengan
biasiswa/bantuan kewangan [jika berkaitan].
Lain-lain Urusan (Pembatalan/ Perubahan Kadar Elaun)
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
[jika berkaitan].2. UPM/600-12/2/1
Urusan Am Biasiswa
Urusan am biasiswa.
PTO SPS PTO SPS Unit Biasiswa 7 Tahun
Dekan SPS
3. UPM/600-12/2/1/2
Iklan Biasiswa
Iklan.
PTO SPS PTO SPS Unit Biasiswa 7 Tahun
Dekan SPS
4. UPM/600-12/2/1/3
Statistik Biasiswa
PTO SPS PTO SPS Unit Biasiswa 7 Tahun
Dekan SPS
5. UPM/600-12/2/1/4
Senarai Penerima Biasiswa
Penerima biasiswa.
PTO SPS PTO SPS Unit Biasiswa 7 Tahun
Dekan SPS
6. UPM/600-9/27
Mesyuarat J/K Pemilihan Biasiswa Pengajian Siswazah, UPM (JKPBPS) dan Minit Mesyuarat
Surat menyurat.
Kertas dan Minit Mesyuarat.
PTO SPS PTO SPS Unit Biasiswa Kekal
Dekan SPS
7. UPM/600-12/2/2
Surat Menyurat Dengan Bendahari GRA
Surat menyurat dengan Bendahari.
PTO SPS PTO SPS Unit Biasiswa 7 Tahun
Dekan SPS
8. UPM/600-12/2/2/1
Maklumat Bantuan Pengajaran GRA
PT/PTO SPS
PT/PTO SPS
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
Maklumat Bantuan Pengajaran. 7 Tahun
9. UPM/600-12/2/2/2
Pecah Kontrak GRA
Dokumen Pecah kontrak.
PTO SPS PTO SPS Unit Biasiswa 7 Tahun
Dekan SPS
10. UPM/600-12/2/2/3
Lain-lain Urusan GRA
Lain-lain urusan.
PTO SPS PTO SPS Unit Biasiswa 7 Tahun
Dekan SPS
11. UPM/600-12/2/3
Surat Menyurat Dengan Bendahari S-GRA
Surat menyurat dengan Bendahari.
PTO SPS PTO SPS Unit Biasiswa 7 Tahun
Dekan SPS
12. UPM/600-12/2/3/1
Lain-lain Urusan S-GRA
Lain-lain urusan.
PTO SPS PTO SPS Unit Biasiswa 7 Tahun
Dekan SPS
13. UPM/600-12/2/4
Surat Menyurat Dengan Penaja National Science Fellowship
Surat-menyurat NSF.
PTO SPS PTO SPS Unit Biasiswa 7 Tahun
Dekan SPS
14. UPM/600-12/2/4/1
Laporan Kepada Penaja NSF
Laporan NSF.
PTO SPS PTO SPS Unit Biasiswa 7 Tahun
Dekan SPS
15. UPM/600-12/2/4/2
Lain-lain Urusan NSF
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
Lain-lain urusan. 7 Tahun
16. UPM/600-12/2/5
Surat Menyurat Dengan Bendahari Biasiswa Naib Canselor UPM
Surat-menyurat dengan Bendahari.
PTO SPS PTO SPS Unit Biasiswa 7 Tahun
Dekan SPS
17. UPM/600-12/2/5/1
Pecah Kontrak Biasiswa Naib Canselor UPM
Dokumen Pecah kontrak.
PTO SPS PTO SPS Unit Biasiswa 7 Tahun
Dekan SPS
18. UPM/600-12/2/5/2
Lain-lain Urusan Biasiswa Naib Canselor UPM
Lain-lain urusan.
PTO SPS PTO SPS Unit Biasiswa 7 Tahun
Dekan SPS
19. UPM/600-12/2/6
Surat Menyurat Dengan Penaja Post Graduate Degree (PGD)
Surat-menyurat PGD.
PTO SPS PTO SPS Unit Biasiswa 7 Tahun
Dekan SPS
20. UPM/600-12/2/6/1
Surat Menyurat Dengan Bendahari PGD
Surat-menyurat dengan Bendahari.
PTO SPS PTO SPS Unit Biasiswa 7 Tahun
Dekan SPS
21. UPM/600-12/2/6/2
Pecah Kontrak PGD
PTO SPS PTO SPS Unit Biasiswa 7 Tahun
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
Dokumen Pecah kontrak.22. UPM/600-12/2/6/3
Lain-lain Urusan PGD
Lain-lain urusan.
PTO SPS PTO SPS Unit Biasiswa 7 Tahun
Dekan SPS
23. UPM/600-12/2/7
Surat Menyurat Dengan Bendahari GRF
Surat-menyurat dengan Bendahari.
PTO SPS PTO SPS Unit Biasiswa 7 Tahun
Dekan SPS
24. UPM/600-12/2/7/1
Maklumat Bantuan Pengajaran GRF
Maklumat Bantuan Pengajaran.
PTO SPS PTO SPS Unit Biasiswa 7 Tahun
Dekan SPS
25. UPM/600-12/2/7/2
Rekod Kehadiran ke Kampus GRF
Rekod kehadiran.
PTO SPS PTO SPS Unit Biasiswa 7 Tahun
Dekan SPS
26. UPM/600-12/2/7/3
Pecah Kontrak/Pindah Kontrak GRF
Dokumen Pecah kontrak/Pindah kontrak.
PTO SPS PTO SPS Unit Biasiswa 7 Tahun
Dekan SPS
27. UPM/600-12/2/7/4
Lain-lain Urusan GRF
Lain-lain urusan.
PTO SPS PTO SPS Unit Biasiswa 7 Tahun
Dekan SPS
28. UPM/600-12/2/1/6
Surat Panggilan Sebagai Panel Temuduga
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
Surat panggilan panel temuduga. 7 Tahun
29. UPM/600-12/2/1/7
Kertas Temuduga Biasiswa
Kertas temuduga.
PTO SPS PTO SPS Unit Biasiswa 7 Tahun
Dekan SPS
30. UPM/600-12/2/1/8
Minit Temuduga Biasiswa Untuk Disahkan dan Pengesahan Minit Temuduga Biasiswa
Minit temuduga.
PTO SPS PTO SPS Unit Biasiswa 7 Tahun
Dekan SPS
31. UPM/(Kod PTJ)/600-12/2/1/1
Fail Biasiswa
Iklan Biasiswa.
Rekod kehadiran ke Kampus. Maklumat Bantuan Pengajaran. Senarai Penerima Biasiswa.
PTO GSM/PTJ PTO GSM/PTJ Bilik Fail GSM/Fakulti/ Institut 3 Tahun Dekan Fakulti/ Pengarah Institut
9.0
SEJARAH SEMAKAN
No. Isu No.
Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 -
Keluaran Pertama untuk
