TATA TERTIB & PROSEDUR RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM
TAHUNAN
PT ADIRA DINAMIKA MULTI FINANCE Tbk (“Perseroan”)
Jakarta, 30 Juni 2021
RULES & PROCEDURES
FOR THE ANNUAL GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS OF
PT ADIRA DINAMIKA MULTI FINANCE Tbk (the “Company”)
Jakarta, 30th June 2021 1. Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan
(“Rapat”) Perseroan akan diselenggarakan dalam Bahasa Indonesia.
1. The Annual General Meeting of Shareholders (the “Meeting”) will be conducted in Bahasa Indonesia.
2. Sesuai ketentuan Pasal 23 ayat 1 Anggaran Dasar Perseroan, Rapat akan dipimpin oleh salah seorang anggota Dewan Komisaris yang ditunjuk oleh rapat Dewan Komisaris Perseroan.
2. Pursuant to the provision of Article 23 paragraph 1 of the Company’s Articles of Association, the Meeting shall be presided over by a member of the Company’s Board of Commissioners appointed at the Board of Commissioners meeting.
3. Selama Rapat diselenggarakan, tidak diperkenankan menggunakan telepon genggam maupun piranti elektronik lainnya dalam ruangan Rapat dan/atau di sekitar ruangan Rapat yang dapat mengganggu jalannya Rapat.
3. During the Meetings, the using of cellular telephones or other portable electronic in the Meetings room and/or in the vicinity of the Meetings room is not allowed which can disrupt the Meeting.
4. Apabila terdapat pemegang saham yang datang setelah registrasi dinyatakan ditutup dan jumlah kehadiran pemegang saham telah dilaporkan oleh Notaris kepada Pimpinan Rapat pada saat Rapat akan dibuka, maka pemegang saham tersebut diperkenankan untuk mengikuti rapat tetapi suaranya tidak dihitung.
4. Any shareholders who attend after the registration has been declared to be closed and number of attendances of the shareholders has been reported by the Notary to the Chairman of the Meetings at the time of the Meetings will be opened, then such shareholders are allowed to attend the Meeting but their vote is not counted.
5. Pemegang saham yang berhak hadir dalam Rapat adalah:
a. Pemegang saham Perseroan/kuasa pemegang saham Perseroan yang sah yang namanya tercatat dalam Daftar Pemegang Saham Perseroan di Biro Administrasi Efek PT Adimitra Jasa Korpora pada tanggal 7 Juni 2021 selambat-lambatnya pukul 16.00 Waktu Indonesia Barat (“WIB”) dan Pemegang Saham atau kuasa Pemegang Saham yang namanya tercatat pada pemegang rekening atau bank kustodian di PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (“KSEI”) pada tanggal 7 Juni 2021 selambat-lambatnya pukul 16.00 WIB. b. Pemegang saham Perseroan dapat
diwakili dalam Rapat oleh pemegang saham lain atau oleh orang lain berdasarkan Surat Kuasa.
c. Anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris dan karyawan Perseroan boleh bertindak selaku kuasa dalam Rapat namun suara yang mereka keluarkan selaku kuasa dalam Rapat tidak dihitung
5. The shareholders entitled to attend the Meeting:
a. Shareholders/their lawfull proxies whose name is recorded in the Company’s List of shareholders in Share Registrar, PT Adimitra Jasa Korpora as at 7th June, 2021 at the latest of 16.00 Western Indonesia Time (“WIB”) and the shareholders or proxy of shareholders whose name is recorded by account holder or custodian bank at Indonesia Central Securities Depository (“KSEI”) as at 7th June, 2021 at the latest of 16.00 WIB.
b. The shareholders may be represented by another shareholders or other person by virtue of a Power of Attorney.
c. Members of Board of Directors, Board of Commissioners and employees of the Company may act as proxies to shareholders in the Meeting, but their votes they cast in such capacity would not be counted in the voting mechanism.
dalam pemungutan suara.
6. Yang dapat dibicarakan dan diambil keputusannya dalam Rapat hanyalah hal-hal yang tercantum dalam mata acara Rapat sebagaimana dimuat dalam Pemanggilan untuk Rapat.
6. Matters which can be discussed and deliberated at the Meetings shall only be issues specified in the agenda of the Meetings as set out in the Notice of the Meeting.
7. Kuorum Kehadiran Rapat
Sesuai ketentuan Pasal 24 ayat 1 huruf (a) dan Pasal 12 ayat 5 huruf (a) Anggaran Dasar Perseroan juncto Pasal 86 ayat (1), Pasal 102 ayat (5), dan Pasal 89 ayat (1) Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, (selanjutnya disebut “Undang-Undang Perseroan Terbatas”):
a. Rapat adalah sah dan dapat dilangsungkan serta mengambil keputusan yang mengikat apabila dihadiri oleh Pemegang Saham atau kuasa Pemegang Saham yang sah yang mewakili: (a) untuk agenda pertama, kedua, ketiga, keempat, kelima, ketujuh Rapat, lebih dari 1/2 (satu perdua) bagian dari jumlah seluruh saham yang telah dikeluarkan oleh Perseroan dengan hak suara yang sah; (b) untuk agenda keenam Rapat, paling sedikit 3/4 (tiga perempat) bagian dari jumlah seluruh saham yang telah dikeluarkan oleh Perseroan dengan hak suara yang sah.
7. The Attendance Quorum of the Meeting According to the provision of Article 24 paragraph 1 point (a) and Article 12 paragraph 5 point (a) of the Company’s Articles of Association juncto Article 86 paragraph (1), Article 102 paragraph (5), and Article 89 paragraph (1) of Law of the Republic of Indonesia No. 40 of 2007 concerning Limited Liability Companies (hereinafter referred to as “Law on Limited Liability Companies”):
a. The Meeting is legitimate and can be conducted as well as pass binding decision if it is attended by the Shareholders or the valid proxies of the Shareholders, that represent: (a) for the 1st, 2nd, 3rd, 4th, 5th and 7th Agenda of the Meeting, more than ½ (half) of the total shares issued by the Company with valid voting rights; (b) for the 6th Agenda of the Meeting, at least ¾ (three quarters) of the total shares issued by the Company with valid voting rights.
8. Kuorum Keputusan Rapat
Sesuai ketentuan Pasal 24 ayat 1 huruf (a) dan Pasal 12 ayat 5 huruf (a) Anggaran Dasar Perseroan juncto Pasal 87, Pasal 102 ayat (5), dan Pasal 89 ayat (1) Undang-Undang Perseroan Terbatas:
a. Keputusan Rapat diambil berdasarkan musyawarah untuk mufakat. Dalam hal keputusan berdasarkan musyawarah untuk mufakat tidak tercapai, keputusan adalah sah jika disetujui: (a) untuk agenda pertama, kedua, ketiga, keempat, kelima agenda RUPST, lebih dari 1/2 (satu perdua) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang sah yang hadir dan atau diwakili dalam Rapat; dan (b) untuk agenda keenam RUPST, lebih dari 3/4 (tiga perempat) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang sah yang hadir dan atau diwakili dalam RUPST.
8. The Resolution Quorum of the Meeting According to the provision of Article 24 paragraph 1 point (a) and Article 12 paragraph 5 point (a) of the Company’s Articles of Association juncto Article 87, Article 102 paragraph (5), and Article 89 paragraph (1) of Law on Limited Liability Companies:
a. The Meeting decision shall be taken based on the deliberation and consensus. In the event that consensus decision fails to be reached, the decision is valid if it is approved: (a) for the 1st, 2nd, 3rd, 4th and 5th Agenda of the Meeting, more than ½ (half) of the total shares issued by the Company with valid voting rights present or represented at the Meeting; (b) for the 6th Agenda of the Meeting, at least ¾ (three quarters) of the total shares issued by the Company with valid voting rights present or represented at the Meeting. While for the 7th Agenda, it does not require a voting since it is a reporting.
9. Keikutsertaan pemegang saham dalam Rapat, dapat dilakukan dengan mekanisme sebagai berikut:
a. hadir dalam Rapat secara fisik; atau b. hadir dalam Rapat secara elektronik
melalui aplikasi eASY.KSEI.
9. Shareholders can participate in the Meeting by either:
a. physically attending the Meeting; or b. electronically attending the Meeting
through the eASY.KSEI.
10. Prosedur Kehadiran Rapat Secara Fisik 10. Physical Attendance Meeting Procedure A. Tata cara penyampaian hal-hal yang
berhubungan dengan mata acara Rapat
A. Procedure to raise matters related to Meeting agenda
a. Dalam forum RUPS, pemegang saham berhak memperoleh keterangan yang berkaitan dengan Perseroan dari Direksi dan/atau Dewan Komisaris, sepanjang berhubungan dengan mata acara Rapat dan tidak bertentangan dengan kepentingan Perseroan dan apabila masih kurang jelas, pemegang saham dapat meminta secara langsung dan tertulis kepada Perseroan mengenai data atau keterangan yang dibutuhkan sehubungan dengan mata acara tersebut.
b. Pada waktu membicarakan setiap mata acara Rapat, Ketua Rapat akan memberikan kesempatan kepada para Pemegang Saham atau kuasa Pemegang Saham untuk mengajukan pertanyaan dan/atau pendapat yang berhubungan dengan mata acara Rapat yang sedang dibicarakan sebelum diadakan pemungutan suara.
c. Hanya Pemegang Saham atau kuasa Pemegang Saham yang sah yang hadir dalam Rapat, berhak untuk mengajukan pertanyaan dan/atau pendapat tentang mata acara Rapat yang sedang dibicarakan.
d. Pertanyaan dan/atau pendapat yang dapat diajukan hanyalah pertanyaan dan/atau pendapat yang berhubungan langsung dengan mata acara Rapat yang sedang dibicarakan, disampaikan secara tertulis pada formulir yang akan dibagikan oleh petugas kepada para Pemegang Saham atau kuasa Pemegang Saham. e. Para Pemegang Saham atau kuasa
Pemegang Saham yang ingin menyampaikan pertanyaan dan/atau pendapat, diminta untuk mengangkat tangan dan kepada mereka akan dibagikan formulir untuk diisi dengan menyebutkan nama, jumlah saham yang dimiliki atau diwakili dan pertanyaan dan/atau pendapat. Formulir pertanyaan dikumpulkan oleh petugas untuk diserahkan kepada Ketua Rapat.
f. Untuk memberikan kesempatan yang
a. In the GMS forum, the shareholders have their rights to obtain informations related to the Company from the Board of Directors and/or the Board of Commissioners, as long as related to the respective Meeting agenda and not conflicted to the Company’s interest, and if still unclear, the shareholders might ask directly and in written request to the Company on the needed information related to the Meeting agenda.
b. In every discussion of each Meeting agenda item, the Chairman of the Meeting will give the opportunity to all Shareholders or their proxies to raise questions and/or opinions prior to setting in motion the voting process on relevant matters.
c. Only Shareholders or their valid proxies attending the Meeting are entitled to raise questions and/or opinions on the Meeting agenda item currently under discussion. d. Questions and/or opinions allowed to be
raised shall be only those that are directly relevant to the Meeting agenda item being discussed, which shall be submitted in writing in a form to be distributed by the officers to the Shareholders or their proxies.
e. The Shareholders or their proxies who wish to raise questions and/or opinions are required to raise their hands, and the officers will pass them the inquiry form that should be filled with the shareholders’ name, total number of shares owned or represented, and their questions and/or opinions. All inquiry forms will be collected by the officers to be handed over to the Chairman of the Meeting.
sama kepada semua Pemegang Saham, maka setiap Pemegang Saham atau kuasa Pemegang Saham masing-masing dapat mengajukan maksimum 3 (tiga) pertanyaan dan/atau pendapat untuk setiap mata acara Rapat.
g. Semua pertanyaan akan dijawab satu demi satu sesuai dengan urutannya. Bilamana diperlukan, Ketua Rapat akan meminta anggota Direksi atau anggota Dewan Komisaris lainnya, dan Notaris untuk memberikan penjelasan lebih lanjut sehubungan dengan pertanyaan yang diajukan.
h. Setelah pertanyaan dan/atau pendapat yang disampaikan oleh Pemegang Saham atau kuasa Pemegang Saham selesai diberikan jawaban dan penjelasan, maka Ketua Rapat mengajukan kepada Rapat untuk mengambil keputusan.
f. To give fair opportunity to all Shareholders, each Shareholder or their proxy is equally allowed to raise not more than 3 (three) questions and/or opinions for each Meeting agenda item.
g. All questions will be answered one by one in order. If necessary, the Chairman of the Meeting will ask the other member of the Board of Directors or Board of Commissioners and Notary to provide further information related to the questions raised.
h. After the answer and explanation to the questions and/or opinions raised by the Shareholders or their proxies is given, the Chairman of the Meeting will ask the Meeting to adopt a decision.
B. Tata Cara Pemungutan Suara B. Voting Procedures a. Hanya Pemegang Saham atau kuasa
Pemegang Saham yang berhak mengeluarkan suara.
b. Satu saham memberi hak kepada pemegangnya untuk mengeluarkan 1 (satu) suara, apabila seseorang pemegang saham mempunyai lebih dari 1 (satu) saham, yang bersangkutan diminta untuk memberikan suara 1 (satu) kali saja dan suaranya itu mewakili seluruh jumlah saham yang dimilikinya.
c. Sesuai ketentuan Pasal 24 ayat 11 Anggaran Dasar: “Pemegang saham dengan hak suara yang hadir dalam RUPS namun tidak mengeluarkan suara atau abstain dianggap mengeluarkan suara yang sama dengan suara mayoritas Pemegang Saham yang mengeluarkan suara”.
d. Pemungutan suara secara lisan dilakukan dengan cara “mengangkat tangan” menurut prosedur sebagai berikut:
“Para Pemegang Saham atau kuasa Pemegang Saham yang memberikan suara abstain dan yang memberikan suara tidak setuju akan diminta mengangkat tangan untuk kemudian dihitung oleh Notaris, sedangkan para Pemegang Saham atau kuasa Pemegang Saham yang tidak mengangkat tangan berarti MENYETUJUI usul yang diajukan”.
a. Only Shareholders or their proxies are entitled to vote.
b. One share gives the holder the right to cast 1 (one) vote; in the event that a shareholder owns more than 1 (one) share, such shareholder is only entitled to cast 1 (one) vote, and such vote represents the entire number of shares that she/he owns.
c. Pursuant to the provision of Article 24 paragraph 11 of the Articles of Association: “The shareholders with voting rights that attend the GMS but do not cast a vote or abstain are deemed to cast a similar vote with the majority Shareholders casting their vote”.
d. Verbal voting is made by “raising hand” based on the following procedure:
“The shareholders or their proxies who cast an abstain/blankvote and dissenting vote will be required to raise their hands to be later counted by the Notary, while the Shareholders or their Proxies who do not raise their hands shall be deemed to APPROVE the motion”.
11. Pemegang saham yang dapat hadir langsung secara elektronik sebagaimana disebutkan pada butir 9 huruf b adalah pemegang saham
11. Shareholders who wish to attend electronically, as mentioned in item 9 letter b, must be local individual shareholders who
individu lokal yang sahamnya disimpan dalam penitipan kolektif KSEI
have shares deposited in KSEI’s collective custody
12. Untuk menggunakan aplikasi eASY.KSEI, pemegang saham dapat mengakses menu eASY.KSEI, submenu Login eASY.KSEI yang berada pada fasilitas AKSes (https://akses.ksei.co.id/)
12. Shareholders can utilize the eASY.KSEI by accessing eASY.KSEI menu, Login eASY.KSEI submenu in the AKSes facility (https://akses.ksei.co.id/).
13. Sebelum menentukan keikutsertaan dalam Rapat, pemegang saham wajib membaca ketentuan yang disampaikan melalui pemanggilan ini serta ketentuan lainnya terkait pelaksanaan Rapat berdasarkan kewenangan yang ditetapkan oleh setiap Perseroan. Ketentuan lainnya dapat dilihat melalui lampiran dokumen pada fitur ‘Meeting Info’ pada aplikasi eASY.KSEI dan/atau pemanggilan Rapat yang terdapat pada laman situs Perseroan terkait. Perseroan berhak untuk menentukan persyaratan lain sehubungan dengan keikutsertaan pemegang saham atau penerima kuasanya yang akan hadir dalam Rapat secara fisik.
13. Prior to participating in the Meeting, shareholders must first read the terms presented in this Invitation, as well as other stipulations related to Meeting as authorized by each Company. Other terms can be found in the attached document on the ‘Meeting Info’ feature provided in the eASY.KSEI and/or Meeting invitations posted at the websites of the respective Company. The Company retains the rights to authorize more terms in relation to shareholders or shareholder representatives’ physical participation in the Meeting.
14. Bagi pemegang saham yang akan hadir dalam Rapat secara fisik atau pemegang saham yang akan menggunakan hak suaranya melalui aplikasi eASY.KSEI, dapat menginformasikan kehadirannya atau menunjuk kuasanya, dan/atau menyampaikan pilihan suaranya ke dalam aplikasi eASY.KSEI.
14. Shareholders who wish to physically attend the Meeting or exercise their voting rights through the eASY.KSEI, must first inform their attendance or the attendance of their appointed representatives, and/or submit their votes through the eASY.KSEI.
15. Batas waktu untuk memberikan deklarasi kehadiran atau kuasa dan suara dalam aplikasi eASY.KSEI adalah pukul 12.00 WIB pada 1 (satu) hari kerja sebelum tanggal Rapat.
15. The deadline for declaring attendance, appointing representatives, or submitting votes through the eASY.KSEI is set at 12:00 pm Western Indonesian Time (WIB) 1 (one) business day before the Meeting’s date. 16. Bagi pemegang saham yang akan hadir atau
memberikan kuasa secara elektronik ke dalam Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI wajib memperhatikan hal-hal berikut:
16. Shareholders who wish to attend or authorize a representative to attend the Meeting electronically through the eASY.KSEI must consider the following points:
A. Proses Registrasi A. Registration Process
i. Pemegang saham tipe individu lokal yang belum memberikan deklarasi kehadiran atau kuasa dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu pada butir 15 dan ingin menghadiri Rapat secara elektronik maka wajib melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan.
ii. Pemegang saham tipe individu lokal yang telah memberikan deklarasi kehadiran tetapi belum memberikan
i. Local individual shareholders who have not provided their attendance declaration before the deadline mentioned on item 15, but wish to attend the Meeting electronically, must first register their attendance through the eASY.KSEI during the date of the Meeting and before the time that the Company ends the Meeting''s electronic registration.
ii. Local individual shareholders who have provided their attendance declaration but have not submitted their vote on a minimum of 1 (one) of the Meeting
pilihan suara minimal untuk 1 (satu) mata acara Rapat dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu pada butir 15 dan ingin menghadiri Rapat secara elektronik maka wajib melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan.
iii. Pemegang saham yang telah memberikan kuasa kepada penerima kuasa yang disediakan oleh Perseroan (Independent Representative) atau Individual Representative tetapi pemegang saham belum memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) mata acara Rapat dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu pada butir 15, maka penerima kuasa yang mewakili pemegang saham wajib melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan.
iv. Pemegang saham yang telah memberikan kuasa kepada penerima kuasa yang disediakan oleh Perseroan (Independent Representative) atau Individual Representative tetapi pemegang saham belum memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) mata acara Rapat dalam aplikasi eASY.KSEI hingga batas waktu pada butir 15, maka penerima kuasa yang mewakili pemegang saham wajib melakukan registrasi kehadiran dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat sampai dengan masa registrasi Rapat secara elektronik ditutup oleh Perseroan.
v. Pemegang saham yang telah memberikan deklarasi kehadiran atau memberikan kuasa kepada penerima kuasa yang disediakan oleh Perseroan (Independent Representative) atau Individual Representative dan telah memberikan pilihan suara minimal untuk 1 (satu) atau ke seluruh mata acara Rapat dalam aplikasi eASY.KSEI paling lambat hingga batas waktu pada butir 15, maka pemegang saham atau penerima kuasa tidak perlu melakukan registrasi kehadiran secara elektronik dalam aplikasi eASY.KSEI pada tanggal pelaksanaan Rapat. Kepemilikan saham
agendas through the eASY.KSEI before the deadline mentioned on item 15 and wish to attend the Meeting electronically, must first register their attendance through the eASY.KSEI during the date of the Meeting and before the time that the Company ends the Meeting''s electronic registration. iii. Shareholders who have authorized the
Company’s Independent Representative or an Individual Representative but have not submitted their vote on a minimum of 1 (one) of the Meeting agendas through the eASY.KSEI before the deadline mentioned on item 15 and wish to attend the Meeting electronically must first register their attendance through the eASY.KSEI during the date of the Meeting and before the time that the Company ends the Meeting''s electronic registration.
iv. Shareholders who have authorized an Intermediary Participant Representative (Custodian Bank or Securities Company) and have submitted their vote through the eASY.KSEI before the deadline mentioned on item 15 are required to request their registered representatives in the eASY.KSEI to register their attendance through the eASY.KSEI during the date of the Meeting before the time that the Company ends the Meeting''s electronic registration.
v. Shareholders who have submitted their attendance declaration or authorized a Company-appointed Independent Representative or Individual Representative and have provided their votes for a minimum of 1 (one) of the Meeting agendas through the eASY.KSEI before the deadline mentioned on item 15 do not need to electronically register their attendance through the eASY.KSEI on the Meeting’s date. Shares’ ownership will be automatically calculated as an attendance quorum and submitted votes will be automatically counted during the Meeting’s voting process.
akan otomatis diperhitungkan sebagai kuorum kehadiran dan pilihan suara yang telah diberikan akan otomatis diperhitungkan dalam pemungutan suara Rapat.
vi. Keterlambatan atau kegagalan dalam proses registrasi secara elektronik sebagaimana dimaksud dalam angka i – iv dengan alasan apapun akan mengakibatkan pemegang saham atau penerima kuasanya tidak dapat menghadiri Rapat secara elektronik, serta kepemilikan sahamnya tidak diperhitungkan sebagai kuorum kehadiran dalam Rapat.
vi. Lateness or electronic registration failures, as mentioned in points number i - iv, for whatever reason that cause shareholders or their representatives to not be able to electronically attend the Meeting, will prevent their shares from being counted as a quorum for the Meeting
B. Proses Penyampaian Pertanyaan dan/atau Pendapat Secara Elektronik
B. Electronic Statements or Opinions Submission Process
i. Pemegang saham atau penerima kuasa memiliki 3 (tiga) kali kesempatan untuk menyampaikan pertanyaan dan/atau pendapat pada setiap sesi diskusi per mata acara Rapat. Pertanyaan dan/atau pendapat per mata acara Rapat dapat disampaikan secara tertulis oleh pemegang saham atau penerima kuasa dengan menggunakan fitur chat pada kolom ‘Electronic Opinions’ yang tersedia dalam layar E-Meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI. Pemberian pertanyaan dan/atau pendapat dapat dilakukan selama status pelaksanaan Rapat pada kolom ‘General Meeting Flow Text’ adalah “Discussion started for agenda item no. [ ]”.
ii. Penentuan mekanisme pelaksanaan diskusi per mata acara Rapat secara tertulis melalui layar E-Meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI merupakan kewenangan bagi setiap Perseroan dan hal tersebut akan dituangkan Perseroan dalam Tata Tertib Pelaksanaan Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI.
iii. Bagi penerima kuasa yang hadir secara elektronik dan akan menyampaikan pertanyaan dan/atau pendapat pemegang sahamnya selama sesi diskusi per mata acara Rapat berlangsung, maka diwajibkan untuk menuliskan nama pemegang saham dan besar kepemilikan sahamnya lalu diikuti dengan pertanyaan atau pendapat terkait.
i. Shareholders or their representatives are provided 3 (three) opportunities to present their questions and/or opinions in discussion in each Meeting agendas. Questions and/or opinions on each of the Meeting agendas can be submitted in writing by the Shareholders or their representatives through the chat feature in the ‘Electronic Opinions’ made available in the E-Meeting Hall screen of the eASY.KSEI. Questions and/or opinions can be given as long as the Meeting’s status in the ‘General Meeting Flow Text’ status is written as “Discussion started for agenda item no. [ ]”.
ii. The mechanism of handling questions and / or opinions through ''Electronic Opinion'' screen in the eASY.KSEI is determined by the respective Company and will be included in the Company’s Meeting Guidelines through the eASY.KSEI.
iii. Shareholders’ representatives who electronically attend the Meeting and submit a question and/or opinion during a discussion session of one of the Meeting agendas are required to type in the name of the shareholder and amount of shares they represent first before they write their respective questions and/or opinions
C. Proses Pemungutan Suara C. Voting Process i. Proses pemungutan suara secara
elektronik berlangsung di aplikasi
i. The voting process will be conducted electronically through the E-Meeting Hall
eASY.KSEI pada menu E-Meeting Hall, sub menu Live Broadcasting.
ii. Pemegang saham yang hadir sendiri atau diwakilkan penerima kuasanya namun belum memberikan pilihan suara pada mata acara Rapat sebagaimana dimaksud pada butir 16 huruf a angka i – iii, maka pemegang saham atau penerima kuasanya memiliki kesempatan untuk menyampaikan pilihan suaranya selama masa pemungutan suara melalui layar E-Meeting Hall di aplikasi eASY.KSEI dibuka oleh Perseroan. Ketika masa pemungutan suara secara elektronik per mata acara Rapat dimulai, sistem secara otomatis menjalankan waktu pemungutan suara (voting time) dengan menghitung mundur maksimum selama 5 (lima) menit. Selama proses pemungutan suara secara elektronik berlangsung akan terlihat status “Voting for agenda item no [ ] has started” pada kolom ‘General Meeting Flow Text’. Apabila pemegang saham atau penerima kuasanya tidak memberikan pilihan suara untuk mata acara Rapat tertentu hingga status pelaksanaan Rapat yang terlihat pada kolom ‘General Meeting Flow Text’ berubah menjadi “Voting for agenda item no [ ] has ended”, maka akan dianggap memberikan suara Abstain untuk mata acara Rapat yang bersangkutan.
iii. Voting time selama proses pemungutan suara secara elektronik merupakan waktu standar yang ditetapkan pada aplikasi eASY.KSEI. Setiap Perseroan dapat menetapkan kebijakan waktu pemungutan suara langsung secara elektronik per mata acara dalam Rapat (dengan waktu maksimum adalah 5 (lima) menit per mata acara Rapat) dan akan dituangkan dalam Tata Tertib Pelaksanaan Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI.
menu, Live Broadcasting submenu of the eASY.KSEI.
ii. Shareholders or their representatives who have not submitted their votes on the particular Meeting agenda, as mentioned in item 16 letter a number i - iii, are given an opportunity to submit their votes as the Company opens the voting period in the E-Meeting Hall screen of the eASY.KSEI. After the electronic voting period for one of the Meeting agendas is started, the system will automatically count down the voting time by a maximum of 5 (five) minutes. During the electronic voting time, a “Voting for Agenda item no [ ] has started” status would be displayed at the ‘General Meeting Flow Text’ column. Shareholders or their representatives who have not submitted their votes during a specific Meeting agenda after the ‘General Meeting Flow Text’ column’s status has changed to “Voting for Agenda item no [ ] has ended” will be considered to give an Abstain vote for the related Meeting agenda.
iii. The voting time in th electronic voting process is a standardized time set by the eASY.KSEI. Each Company can set their own policies on electronic voting time for each of their Meeting agendas (with a maximum of five minutes per Meeting agenda) and include them in the Meeting’s Guideline through the eASY.KSEI.
D. Penayangan Siaran Langsung Pelaksanaan Rapat
D. Live Broadcast of The Meeting i. Voting time selama proses pemungutan
suara secara elektronik merupakan waktu standar yang ditetapkan pada aplikasi eASY.KSEI. Setiap Perseroan dapat menetapkan kebijakan waktu pemungutan suara langsung secara elektronik per mata acara dalam Rapat (dengan waktu maksimum adalah 5
i. Shareholders or their representatives who have been registered in the eASY.KSEI no later than the deadline mentioned on item 9 can watch the Meeting live via Zoom in webinar format by accessing the eASY.KSEI menu, submenu Tayangan RUPS in the AKSes facility (https://akses.ksei.co.id/).
(lima) menit per mata acara Rapat) dan akan dituangkan dalam Tata Tertib Pelaksanaan Rapat melalui aplikasi eASY.KSEI.
ii. Tayangan RUPS memiliki kapasitas hingga 500 peserta, di mana kehadiran tiap peserta akan ditentukan berdasarkan first come first serve basis. Bagi pemegang saham atau penerima kuasanya yang tidak mendapatkan kesempatan untuk menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui Tayangan RUPS tetap dianggap sah hadir secara elektronik serta kepemilikan saham dan pilihan suaranya diperhitungkan dalam Rapat, sepanjang telah teregistrasi dalam aplikasi eASY.KSEI sebagaimana ketentuan pada butir 16 huruf a angka i – v.
iii. Pemegang saham atau penerima kuasanya yang hanya menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui Tayangan RUPS namun tidak teregistrasi hadir secara elektronik pada aplikasi eASY.KSEI sesuai ketentuan pada butir 11 huruf a angka i – v, maka kehadiran pemegang saham atau penerima kuasanya tersebut dianggap tidak sah serta tidak akan masuk dalam perhitungan kuorum kehadiran Rapat. iv. Pemegang saham atau penerima
kuasanya yang hanya menyaksikan pelaksanaan Rapat melalui Tayangan RUPS namun tidak teregistrasi hadir secara elektronik pada aplikasi eASY.KSEI sesuai ketentuan pada butir 11 huruf a angka i – v, maka kehadiran pemegang saham atau penerima kuasanya tersebut dianggap tidak sah serta tidak akan masuk dalam perhitungan kuorum kehadiran Rapat.
v. Untuk mendapatkan pengalaman terbaik dalam menggunakan aplikasi eASY.KSEI dan/atau Tayangan RUPS, pemegang saham atau penerima kuasanya disarankan menggunakan peramban (browser) Mozilla Firefox.
ii. Tayangan RUPS has a capacity of 500 participants provided in a first come, first serve basis. Shareholders or their representatives who could not be accommodated in the Meeting’s broadcast are still considered to have electronically attended the Meeting and their share ownerships and votes are still counted, as long as they have registered through the eASY.KSEI, as specified above in item 16 letter a number i - v.
iii. Shareholders or their representatives who only watch the Meeting through Tayangan RUPS but were not electronically registered as participants in the eASY.KSEI, as specified above in item 11 letter a number i - v, will not be considered as a legal participant and are not counted as part of the Meeting’s quorum.
iv. Shareholders or their representatives who watch the Meeting through Tayangan RUPS can use the raise hand feature to submit questions and/or opinions during the discussion sessions for each of the Meeting agendas. Shareholders or their representatives can directly ask questions or voice their opinions if the Company has allowed and activated the allow to talk feature. Mechanisms for discussion on each of the Meeting agendas, including the use of the allow to talk feature in Tayangan RUPS are determined by the Company and included in the Meeting''s Guideline through the eASY.KSEI.
v. Shareholders or their representatives are encouraged to use the Mozilla Firefox browser for the best experience in using the eASY.KSEI and/or Tayangan RUPS.
