A. PERSIAPAN PENGADAAN
Mengelola pengadaan proyek adalah proses untuk membeli atau memperoleh produk, jasa, atau hasil yang diperlukan dari luar proyek untuk melaksanakan pekerjaan Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang/jasa. Pengguna barang/jasa adalah kepala kantor/satuan kerja/pemimpin proyek/ pemimpin bagian proyek/pengguna anggaran Daerah/pejabat yang disamakan sebagai pemilik pekerjaan yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa dalam ligkungan unit kerja/proyek tertentu.
Penyedia barang/jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang/layanan jasa.
a. Proses merencanakan pembelian dan cara memperolehnya. b. Memenuhi kebutuhan proyek dengan memelih cara yang terbaik.
c. Dengan menyesuaikan Apa, bagaimana, berapa jumlahnya dan kapan harus dibeli atau diadakan.
d. Memperhitungkan potensi penyedia jasa. e. Schedule juga sangat mempengaruhinya.
f. Risiko apa saja yang akan timbul didalam setiap pilihan keputusan untuk membuat atau membeli.
g. Juga jenis kontrak apa yang cocok dalam mengurangi atau memindahkan risiko kepada penyedia jasa.
MATERI POKOK 1
TAHAP PRA KONTRAK
Mampu memahami dan menerapkan mekanisme pra kontrak dalam pelaksanaan konstruksi (contruction).
Berikut merupakan skema secara umum penanganan kegiatan atau proyek konstruksi
Gambar 1.1 Skema Umum Proyek Konstruksi
Tabel 1.1 Perbedaan Antara Kontrak Lump Sum dan Kontrak Unit Price
No Kontrak Lump Sum Kontrak Unit Price
1. Nilai kontrak adalah pasti Nilai kontrak berdasarkan volume yang terpakai dari masing2 item
2. Penyedia Jasa harus menentukan dan menghitung sendiri volume tiap item pekerjaan berdasarkan gambar dan spesifikasi dan persyaratan lainnya
Item pekerjaan dan volumenya ditetapkan oleh Pengguna Jasa
3. Umumnya tidak perlu perubahan kontrak Umumnya dibutuhkan amandemen kontrak 4. Kesalahan perhitungan volume menjadi
tanggung jawab Penyedia Jasa
Perhitungan volume adalah yang terpasang 5. Untuk lingkup pekerjaan yang sama tidak ada
pekerjaan tambah atau kurang
Untuk lingkup pekerjaan yang sama bisa terjadi tambah kurang
6. Pembayaran dilakukan sesuai kesepakatan termin
Pembayaran sesuai waktu yang disepakati/ditentukan
1. Pemilihan Pengadaan Barang dan Jasa Proyek
a. Masukan/Input untuk Rencana Pengadaan Barang dan Jasa Proyek • Faktor Lingkungan Perusahaan
Penyesuaian: meliputi produk dan kondisi pasar, jasa dan hasil apa yang tersedia di pasaran, dari siapa dan kondisi persyaratan apa, Jika perusahaan/institusi tidak memiliki bagian pembelian atau bagian kontrak, maka tim proyek akan membantu menyediakan sumberdaya dan tenaga ahli untuk melaksanakan aktivitas pengadaan proyek.
• Proses yang dimiliki Perusahaan/Instansi
Menyediakan kebijakan yang terkait dengan pengadaan, prosedur, panduan dan sistim pengelolaan, yang disesuaikan dengan pengembangan Rencana Manajemen Pengadaan/ procurement manangement plan dan pemilihan jenis kontrak yang akan digunakan. Kebijakan perusahaan/institusi sering memberikan batasan-batasan pada keputusan pengadaan. Contoh: keterbatasan penggunaan bentuk kontrak, kesederhanaan PO (purchase order), keterbatasan kemampuan dalam menetapkan keputusan untuk membuat atau membeli, kapasitas dan kemampuan Penyedia Jasa.
• Pernyataan Cakupan/Lingkup Proyek
Menjelaskan batas batas, persyaratan, keterbatasan, dan asumsi yang terkait dengan Lingkup Proyek/project scope. Menyediakan informasi penting tentang kebutuhan proyek dan strategi yang disesuaikan selama proses Rencana Pengadan dan Pembelian. Contoh: Pembatasan/Constraint atau Faktor yang membatasi pilihan Pembeli/pengguna dan penyedia/penjual: Ketersediaan pendanaan, keterbatasan tanggal penyerahan, keterbatasan kemampuan sumberdaya, kebijakan organisasi. Contoh: Asumsi/Assumptions atau Faktor yang sementara dianggap betul yang akan diperlukan dalam penyesuaian penyesuaian: Ketersedianya dari berbagai para penjual/penyedia atau penjual sebagai agent tunggal. Persyaratan dengan implikasi kontrak sesuai dengan undang-undang yang meliputi kesehatan, keselamatan, keamanan, pencapaian, ramah lingkungan, asuransi, hak paten, pemerataan kesempatan kerja, lisensi, dan surat ijin. Juga menyajikan daftar Serahan/deliverable dan kriteria keterimaan proyek dan yang dihasilkannya.
• Struktur Uraian Pekerjaan (WBS)
WBS (Work Breakdown Structure) menyajikan hubungan diantara semua komponen proyek dan Serahan proyek/deliverable proyek. Lihat WBS dan kaitannya dengan Manajemen Pengadaan Proyek (Create WBS: Outputs) PMBOK ed.2004.
• Kamus Struktur Uraian Pekerjaan
WBS dictionary menyajikan Pernyataan Pekerjaan/statement of work secara rinci yang mengidentifikasikan Serahan/deliverable dan penjelasan pekerjaan disetiap komponen WBS yang diperlukan untuk menghasilkan setiap deliverable. Lihat WBS (WBS Dictionary) PMBOK ed.2004.
• Rencana Manajemen Proyek
Rencana Manajemen Proyek/Project management plan menyajikan semua perencanaan untuk pengelolaan proyek termasuk sub-sub perencanaan seperti Rencana Manajemen Lingkup/scope management plan, Rencana Manajemen Pengadaan/procurement management plan, Rencana Manajemen Mutu/quality management plan, dan Rencana Manajemen Kontrak/ contract management plans yang mana memberikan petunjuk dan arahan pada Perencanaan Manajemen Pengadaan/procurement management planning. Output dari perencanaan lain yang sering disesuaikan termasuk:
a) Daftar Risiko, Berisi informasi yang terkait dengan identifikasi risiko, Risiko Owner, dan Penanganan Risiko.
b) Risiko yang ada relevansinya dengan perjanjian kontrak, meliputi perjanjian untuk asuransi, jasa dan item lain yang cocok, yang menjelaskan tanggungjawab para pihak untuk risiko khusus yang akan terjadi.
c) Persyaratan sumberdaya, jenis dan jumlah sumberdaya yang diperlukan pada setiap schedule kegiatan dalam paket pekerjaan.
d) Jadwal/Schedule Proyek, meliputi minimum suatu perencanaan tanggal mulai dan tanggal selesai pada setiap schedule kegiatan.
e) Estimasi biaya kegiatan, penilaian secara kuantitatif dari biaya untuk sumberdaya yang mungkin diperlukan dalam menyelesaikan kegiatan.
f) Acuan biaya, Anggaran berbasis waktu dipakai sebagai acuan dalam mengukur, memonitor, dan mengendalikan seluruh kinerja biaya.
b. Penggunaan Teknik dan Rencana untuk Rencana Pengadaan Barang dan Jasa Proyek
• Analisis Pilihan Membuat Sendiri atau Membeli
Menetapkan apakah produk yang dibutuhkan dapat diproduksi dengan biaya yang efektif oleh perusahaan/institusi sendiri? Suatu evaluasi dari manfaat/keuntungan antara dikerjakan/dibuat sendiri atau menggunakan sumberdaya dari luar organisasi seperti: tenaga ahli, kapasitas, biaya, kompetensi utama, kerahasiaan usaha. dll.
Besar pengaruhnya terhadap tujuan yang lebih luas dan kompleks yang dibutuhkan dengan waktu segera. Penyesuaian terhadap keamanan juga diperlukan untuk menggambarkan cara cara atau metode seperti pilihan untuk membuat sendiri ketika data sangat rahasia.
• Kebijakan Pakar
Tenaga ahli yang sering diperlukan untuk keahlian dalam bidang pembelian juga dapat digunakan untuk mengembangkan atau memodifikasi kriteria yang akan dipakai untuk mengevaluasi penawaran atau proposal yang dibuat oleh penyedia jasa/ penjual. Membantu dalam pembelian/pengadaan dengan persyaratan dan kondisi yang tidak standar.
• Jenis-jenis Kontrak
Perbedaan pada jenis kontrak ada yang memiliki manfaat dan kekurangan, sesuai sudut pandang apakah dari Pihak Pembeli/Pengguna atau dari Penjual/ Penyedia Jasa. Berikut adalah jenis kontrak yang umumnya digunakan dalam pekerjaan jasa pemborongan: (Menurut Keppres 80, 3 Nop.2003).
a) Berdasarkan bentuk imbalan; 1) Kontrak Lump-sum
Kontrak lump-sum pada pekerjaan jasa pemborongan adalah kontrak yang berdasarkan total biaya yang disepakati oleh para pihak pada waktu dilakukan negosiasi. Kontrak lump-sum dipilih untuk pekerjaan jasa pemborongan yang sifat pekerjaannya tidak rumit serta jenis pekerjaannya dan volumenya dapat ditentukan dan dihitung secara akurat. Dalam kontrak lumpsum semua risiko yang mungkin terjadi dalam proses pengadaan jasa pemborongan tersebut, sepenuhnya menjadi tanggung jawab penyedia jasa pemborongan kecuali dalam hal terjadi keadaan kahar (force majeure). Pembayaran dilakukan secara bertahap berdasarkan tahap penyelesaian pekerjaan jasa pemborongan. Keuntungan dan kerugian dengan kontrak lump-sum:
Dari Sudut pandang Pemilik/Owner/Pengguna jasa. Keuntunganya; Mendapatkan harga rendah, Anggaran dapat dikendalikan, Staff/Owner tidak banyak, dan Mendapatkan personel kontraktor yang lebih baik. Kerugiannya; Keterlibatanya kurang, Membandingkan biaya pertama dengan mutu, dan Mendapat kejutan diawal.
Dari Sudut pandang Kontraktor/Penyedia Jasa. Keuntunganya; Berpotensi mendapat keuntungan tinggi, dan Partisipasi dari Pemilik proyek sedikit. Kerugiannya; Berpotensi akan rugi tinggi, Ada biaya penawaran, dan Ada probabilitas untuk mendapatkan proyek.
2) Harga Satuan
Kontrak Harga satuan adalah kontrak pengadaan barang/jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu, berdasarkan harga satuan yang pasti dan tetap untuk setiap satuan/unsur pekerjaan dengan spesifikasi teknis tertentu, yang volume pekerjaannya masih bersifat perkiraan sementara, sedangkan pembayarannya didasarkan pada hasil pengukuran bersama atas volume pekerjaan yang benar-benar telah dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa.
3) Gabungan Lump-sum dan Harga Satuan
Kontrak Gabungan Lump-sum dan Harga Satuan adalah kontrak yang merupakan gabungan lump-sum dan harga satuan dalam satu pekerjaan yang diperjanjikan.
4) Terima Jadi (Turn Key)
Kontrak Terima Jadi adalah kontrak pengadaan barang/jasa pemborongan atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu dengan jumlah harga pasti dan tetap sampai seluruh bangunan/konstruksi, peralatan dan jaringan utama maupun penunjangnya berfungsi dengan baik sesuai dengan kriteria-kinerja yang telah ditetapkan.
5) Persentase
Kontrak Persentase adalah kontrak pelaksanaan jasa konsultansi di bidang konstruksi atau pekerjaan pemborongan tertentu, dimana konsultan yang bersangkutan menerima imbalan jasa berdasarkan persentase tertentu dari nilai pekerjaan fisik konstruksi/pemborongan tersebut,
b) Berdasarkan jangka waktu pelaksanaan 1) Tahun Tunggal
Kontrak Tahun Tunggal adalah kontrak pelaksanaan pekerjaan yang mengikat dana anggaran untuk masa 1 (satu) tahun anggaran.
2) Tahun Jamak (Multi Years)
Kontrak Tahun Jamak adalah kontrak pelaksanaan pekerjaan yang mengikat dana anggaran untuk masa lebih dari 1 (satu) tahun anggaran yang dilakukan atas persetujuan Menteri Keuangan untuk pengadaan yang dibiayai APBN, Gubernur untuk pengadaan yang dibiayai APBD Propinsi, Bupati/Walikota untuk pengadaan yang dibiayai APBD Kabupaten/Kota.
c) Berdasarkan jumlah pengguna barang/jasa 1) Kontrak Pengadaan Tunggal
Kontrak Pengadaan Tunggal adalah kontrak antara satu unit kerja atau satu proyek dengan penyedia barang/jasa tertentu untuk menyelesaikan pekerjaan terentu dalam waktu tertentu
2) Kontrak Pengadaan Bersama
Kontrak Pengadaan Bersama adalah kontrak antara beberapa unit kerja atau beberapa proyek dengan penyedia barang/jasa tertentu untuk menyelesaikan.
c. Output/Keluaran dari Rencana Pengadaan Barang dan Jasa Proyek • Rencana Manajemen Pengadaan
a) Jenis kontrak yang akan digunakan
b) Siapa yang menyiapkan Harga Perkiraan Sendiri. c) Diperlukan kriteria evaluasi.
d) Jika perusahaan memiliki organisasi Pengadaan. e) Standard dokumen pengadaan jika diperlukan f) Pengelolaan beberapa penyedia jasa
g) Koordinasi pengadaan dengan aspek lain seperti scheduling dan pelaporan progress.
h) Adanya pembatasan dan asumsi yang akan berdampak pada perencanaan pembelian dan cara mendapatkannya.
i) Penanganan perjalanan waktu yang diperlukan untuk membeli atau mengadakan jenis barang dari penyedia jasa dan mengkoordinasikan dengan pengembangan schedule proyek.
j) Penanganan keputusan membuat atau membeli dan hubungkan kedalam estimasi sumberdaya kegiatan dan proses pengembangan schedule.
k) Pengaturan tanggal setiap kontrak serahan dan koordinasi dengan pengembangan jadwal dan proses pengendalian.
l) Mengidentifikasi beberapa jaminan atau kontrak asuransi untuk megurangi bentuk risiko proyek.
m) Menetapkan arah untuk disajikan ke para penyedia jasa dalam mengembangkan dan memelihara kontrak WBS.
n) Menetapkan format yang akan digunakan untuk kontrak pekerjaan/pemborongan
o) Mengidentifikasi dengan pra-kualifikasi atau pasca-kualifikasi terhadap para penyedia jasa bila ada, untuk digunakan.
p) Acuan standar Matriks pengadaan untuk digunakan mengelola kontrak dan mengevaluasi para kontraktor/penyedia barang & jasa.
• Pernyataan Kontrak Pekerjaan
Masing-masing kontrak pekerjaan menggambarkan, Items mana yang dibeli/diadakan atau diperoleh. Dikembangkan dari lingkup proyek, WBS proyek, dan WBS kamus. Menguraikan materi pengadaan secara detail dan jelas untuk mengijinkan calon para penyedia jasa menentukan pilihan apakah mereka mampu menyediakannya.
Suatu Kontrak Pekerjaan menguraikan produk, jasa, atau hasil untuk disediakan oleh penyedia jasa (meliputi spesifikasi, kuantitas yang diinginkan, tingkatan mutu, kinerja, periode dari kinerja, tempat pekerjaan, dan persyaratan yang lain). Kontrak Pekerjaan ditulis dengan jelas, bersih, lengkap, dan ringkas. Dapat ditinjau kembali dan diperbaharui sesuai keperluan sampai proses pengadaan disepakati dengan penandatanganan kontrak.
• Keputusan Membuat Sendiri atau Membeli
Dokumen yang memuat keputusan produk, jasa, atau hasil apa yang akan didapat atau yang akan dikembangkan oleh tim proyek. Hal ini termasuk keputusan untuk membeli polis asuransi atau jaminan pelaksanaan yang ditujukan pada beberapa yang teridentifikasi berisiko. Dokumen ini bisa dibuat sederhana sebagai suatu daftar pendek yang mempertimbangkan keputusan yang akan diambil.
• Permintaan Perubahan
Permintaan Perubahan Yaitu permintaan adanya perubahan pada Rencana Manajemen Proyek dan bagiannya dan komponen lain yang mungkin hasil dari Proses Pembelian dan Rencana Memperolehnya. Perubahan yang diminta diproses untuk disposisikan dan di-tinjau ulang melalui proses Pengendalian Perubahan yang Ter-integrasi (Integrated Change Control).
2. Proses Pengadaan Barang dan Jasa Proyek
Pengadaan barang/jasa wajib menerapkan prinsip-prinsip seperti: efisien, efektif, terbuka dan bersaing, transparan, adil tidak diskriminatif dan akuntabel. Memahami kebijakan umum, para pihak harus mematuhi etika dan mentaati Metode Pengadaan Barang/Jasa Pemborongan/Jasa Lainnya seperti berikut:
a. Pelelangan/Seleksi Umum • Diumumkan secara luas.
• Untuk menciptakan persaingan sehat. • Semua prinsipnya harus dilelang.
b. Pelelangan/Seleksi Terbatas
• Lelang sulit dilaksanaan karena penyedia yang mampu mengerjakan diyakini terbatas.
• Diumumkan secara luas dengan mencantumkan penyedia barang/jasa yang diyakini mampu melaksanakan pekerjaan.
Kriteria pelelangan terbatas yaitu; Penyedia yang mampu mengerjakan diyakini terbatas, dan Pekerjaan yang kompleks.
c. Pelelangan Langsung
• Lelang sulit dilaksanaan/tidak akan mencapai sasaran.
• Membandingkan penawaran dari beberapa penyedia yang memenuhi syarat. • Dilakukan negosiasi teknis dan harga secara bersaing.
Kriteria pelelangan langsung yaitu; pekerjaan dengan nilai kurang dari 100 (seratus) juta rupiah.
d. Penunjukan Langsung
• Tunjuk langsung ke 1 penyedia barang/jasa. • Dilakukan negosiasi teknis dan harga. Kriteria penunjukan langsung yaitu;
• Keadaan Tertentu
o Darurat yang tidak bisa ditunda. o Pekerjaan Rahasia seijin Presiden. o Pekerjaan dengan nilai < 50 juta rupiah. • Keadaan Khusus
o Tarif resmi Pemerintah.
o Pekerjaan spesifik (penyedia tunggal, pabrikan dan pemegang hak paten). o Pekerjaa kompleks, penyedia yang mampu mengerjakan hanya satu.
o Merupakan hasil produksi usaha kecil yang mempunyai pasar dan harga yang stabil.
B. PEMILIHAN PENYEDIA JASA
Proses seleksi penyedia barang/jasa adalah setelah menerima proposal/penawaran kemudian dievaluasi sesuai dengan kriteria, dan untuk memilih satu atau lebih penyedia barang/jasa yang mampu dan diterima sebagai penyedia barang/jasa.
Penilaian dimulai dari cara penyampaian dokumen penawaran/proposal, pembukaan doumen penawaran/proposal, evaluasi secara administrasi, evaluasi teknis, evaluasi kewajaran harga, penilaian kualifikasi, pembuatan berita acara hasil pelelangan hingga penetapan pemenang lelang.
1. Rencana Mengikat dengan Kontrak
a. Input/Masukan untuk Rencana Mengikat dengan Kontrak
Rencana manajemen pengadaan, pernyataan kontrak pekerjaan, Keputusan membuat sendiri atau membeli sama seperti yang dijelaskan pada Rencana pengadaan barang dan jasa proyek.
• Rencana Manajemen Prorek
Dokumen output dari perencanaan yang lain, yang mungkin telah dimodifikasi dan perlu untuk ditinjau lagi sebagai bagian dari pengembangan dokumentasi pengadaan. Khususnya pengembangan dari dokumentasi pengadaan yang sesuai dengan tanggal penyerahan yang dijadwalkan proyek.
b. Penggunaan Teknik dan Cara untuk Rencana Mengikat dengan Kontrak • Standard Form
Standar Form termasuk standar kontrak, standar uraian item pengadaan, draf perjanjian, daftar kriteria evaluasi proposal/penawaran, atau standar standar yang memiliki versi dari semua bagian-bagian dari dokumen penawaran yang diperlukan, termasuk standar form dari International.
• Kebiakan Pakar
Tenaga ahli yang sering diperlukan untuk keahlian dalam bidang pembelian juga dapat digunakan untuk mengembangkan atau memodifikasi kriteria yang akan dipakai untuk mengevaluasi penawaran atau proposal yang dibuat oleh penyedia jasa/ penjual. Membantu dalam pembelian/pengadaan dengan persyaratan dan kondisi yang tidak standar.
c. Output/Keluaran dari Rencana Mengikat dengan Kontrak • Dokumen Pengadaan
1) Jenis Dokumen Pengadaan
a) Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Pemborongan/Jasa Lainnya. o Dokumen Pemilihan Penyedia Jasa.
o Dokumen Pasca/Prakualifikasi. b) Dokumen Pengadaan Konsultansi
o Dokumen Pemilihan Penyedia Jasa. o Dokumen Prakualifikasi.
2) Informasi yang diperlukan dalam penyusunan Dokumen a) Peraturan perundang-undangan yang diterapkan. b) Jenis Kontrak.
c) Sumber Dana. d) Metode Pengadaan. e) Nilai Kontrak.
f) Standar-standar Nasional Indonesia dll. 3) Ketentuan Pokok
a) Dokumen Pengadaan disiapkan oleh Panitia/pejabat pengadaan dan disyahkan Pengguna barang/jasa.
b) Isi harus lengkap dan jelas, serta tidak menimbulkan penafsiran jamak (multi tafsir).
c) Perubahan (adendum) dokumen diperkenankan sepanjang tidak bertentangan dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. 4) Isi Dokumen Pemilihan Penyedia Jasa
Format isian dokumen disesuaikan dengan kebutuhan, dapat dituangkan dalam bentuk Bab-bab atau Pasal-pasal)
a) Pengumuman: Pengumuman memuat: Lingkup Pekerjaan, Persyaratan peserta, waktu dan tempat pengambilan dan pemasukan dokumen, serta penanggung jawab kegiatan pengadaan.
b) Undangan kepada penyedia barang/jasa:
o Tempat, tanggal, hari, dan waktu untuk memperoleh dokumen dan keterangan lainya.
o Tempat, hari, tanggal, dan waktu pemberian penjelasan;
o Tempat, hari, tanggal, dan waktu penyampaian dokumen penawaran;
o Alamat tujuan pengiriman dokumen penawaran;
o Jadwal pelaksanaan pengadaan sampai dengan penunukan pemenang.
c) Instruksi kepada peserta pengadaan o Instruksi umum:
Ø Lingkup Pekerjaan. Ø Sumber Dana.
Ø Persyaratan dan Kualifikasi penyedia barang/jasa. Ø Jumlah dokumen penawaran.
Ø Peninjauan Lokasi (kalau diperlukan). o Uraian Dokumen:
Ø Isi dokumen.
Ø Penjelasan isi dokumen.
Ø Perubahan isi dokumen (batas akhir waktu adendum, pernyataan bahwa dokumen addendum bagian dari dokumen pemilihan penyedia, serta kewajiban menyampaikan dokumen adendum).
o Penyiapan penawaran:
Ø Persyaratan bahasa yang digunakan.
Ø Penulisan harga penawaran (penawaran untuk seluruh pekerjaa, kewajiban untuk mengisi harga satuan, perlakuan terhadap harga yang dicantumkan nol, mata uang penawaran dan cara pembayaran, masa berlaku penawaran, surat jaminan penawaran, serta bentuk penawaran alternatif).
o Ketentuan Surat Jaminan Penawaran: Nilai jaminan ditentukan secara nominal antara 1% s.d 3% dari HPS;
d) Bentuk penawaran:
o Dokumen penawaran terdiri dari: 1 (satu) asli dan beberapa copy dimana setiap halaman/ dikoreksi atas kesalahan harus diparaf oleh orang yang sama dengan yang menandatangani surat penawara. o Surat penawaran ditandatangani oleh Direktur Utama/penerima
kuasa yang namanya tercantum dalam akte pendirian atau perubahannya/kepala cabang/wakil dari konsursium utama.
e) Pemasukan Penawaran:
o Tatacara penyegelan dan penyampulan.
o Penandaan sampul “asli”, “copy”, “data administrasi dan teknis”,”data harga penawaran”.
o Batas akhir pemasukan, memuat tanggal, hari dan waktu pemasukan terkhir.
o Perlakuan terhadap penawaran yang terlambat. o Larangan post bidding.
f) Pembukaan Penawaran dan Evaluasi
o Prosedur pembukaan penawaran termasuk pembuatan berita acara.
o Kerahasiaan proses.
o Klarifikasi dokumen penawaran.
o Pemeriksaan kelengkapan dokumen penawaran. o Koreksi aritmatik.
o Konversi kedalam mata uang tunggal.
o Sistem evaluasi penawaran: kriteria, formulasi, dan tatacara evaluasi, serta penilaian preferensi harga.
g) Penetapan pemenang pengadaan o Kriteria pemenang.
o Wewenang pengguna barang/jasa untuk menerima dan menolak penawaran.
o Pengumuman pemenang.
o Syarat penandatanganan kontrak. o Surat jaminan pelaksanaan. h) Syarat-syarat kontrak
i) Data kontrak j) Spesifikasi teknik
k) Daftar kuantitas dan harga • Kriteria Evaluasi
1) Memahami kebutuhan 2) Overall or life-cycle cost 3) Kemampuan teknis
4) Pendekatan secara manajemen 5) Pendekatan secara teknis 6) Kapasitas keuangan
8) Besar dan jenis usaha 9) Referensi
10) Hak paten
Dapat juga dilihat pada: Standar Pelelangan Nasional dan Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi dan Konsultansi. (Pedoman Evaluasi Penawaran Jasa Pemborongan, Konsultansi, Pemasok Barang dan Jasa Lainnya).
• Pernyataan Kontrak Pekerjaan
Memperbaharui diantara satu atau lebih pernyataan kontrak pekerjaan bisa teridentifikasi sepanjang dokumen pengadaan dikembangkan. Pernyataan kontrak pekerjaan dapat diperbaharui berdasarkan adanya perubahan yang mendapaatkan persetujuan.
2. Penetapan Pemenang Lelang
Sebelumnya melalui permintaan penawaran yang prosesnya sebagai berikut:
v Proses untuk mendapatkan respon atas permintaan penawaran kepada penyedia barang/jasa, seperti penawaran tender, proposal dari calon peserta lelang yang berisi bagaimana persyaratan proyek dapat terpenuhi.
v Proses untuk mendapatkan respon atas permintaan penawaran kepada penyedia barang/jasa, seperti penawaran tender, proposal dari calon peserta lelang yang berisi bagaimana persyaratan proyek dapat terpenuhi.
a. Input/Masukan untuk Permintaan Penawaran Penyedia Barang dan Jasa Rencana manajemen pengadaan, dan dokumen pengadaan sama seperti yang dijelaskan pada Rencana pengadaan barang dan jasa proyek.
• Proses yang dimiliki Perusahaan/Instansi
Beberapa instansi sebagai bagian dari asset organisasi /instansi, memelihara daftar atau file informasi tentang kemampuan Penyedia Barang/Jasa sebelumnya, yang disebut calon peserta tender, dimana bisa mengajukan untuk mengikuti tender, mengajukan proposal, mengajukan penawaran pekerjaan. Daftar ini pada umumnya memiliki informasi yang terkait dengan pengalaman yang lalu dan calon penyedia jasa memiliki karakter khusus. Daftar penyedia jasa ini biasanya yang sudah terpilih dengan cara prakualifikasi.
b. Penggunaan Teknik dan Cara untuk Permintaan Penawaran Penyedia Barang dan Jasa
• Rapat Penjelasan
Sebelum tender/lelang dan proposal/penawaran diajukan, maka perlu diadakan Aanwijzing (contractor conferences, vendor conferences, and pre-Bid conferences) untuk menyiapkan calon penyedia barang/jasa dalam memenuhi persyaratan tender. Peserta rapat penjelasan adalah mereka yang telah dinyatakan lulus prakualifikasi dan (telah masuk kedalam daftar pendek pengguna barang/jasa).
Prosedur didalam rapat penjelasan mengikat sepanjang sesuai dengan persyaratan pelelangan/tender.
1) Penjelasan Lelang (Aanwijzing) adalah penjelasan lelang dilakukan ditempat dan pada waktu yang ditentukan, dihadiri oleh para penyedia barang/jasa yang terdaftar dalam daftar peserta lelang.
2) Ketidakhadiran penyedia barang/jasa pada saat penjelasan lelang tidak dapat dijadikan dasar untuk menolak/menggugurkan penawaran.
3) Pada acara penjelasan lelang, harus dijelaskan kepada peserta lelang mengenai: Metode penyelenggaraan, penyampaian penawaran, acara pembukaan, metode evaluasi, hal hal yang menggugurkan penawaran, besaran, masa berlaku dan penjaminan.
4) Menjelaskan pasal demi pasal dokumen lelang. • Iklan/Pengumuman Lelang
Daftar calon penyedia barang/jasa sering mendapatkan informasi secara luas dengan pemasangan iklan di media masa seperti surat kabar bertaraf nasional termasuk keterbukaan yang dijelaskan pada Keppres 80. Pengumuman/iklan terkait dengan pengadaan diumumkan secara luas melalui media termasuk dengan e-procurement. Dapat lebih dipahami pada Manajemen Komunikasi Proyek.
• Pengembangan Daftar Penyedia Barang dan Jasa Mampu
Daftar Rekanan Mampu dapat dikembangkan dari aset institusi yang sudah ada. Meskipun daftar sudah tersedia, tim proyek juga mengembangkan dari sumber sendiri. Informasi ini secara umum tersedia di Web Site, directory, lokal asosiasi, katalog. Informasi rinci dapat diperoleh dengan datang langsung disumbernya atau kontak dengan pelanggan yang lalu.
c. Output/Keluaran dari Permintaan Penawaran Penyedia Barang dan Jasa • Daftar Penyedia Barang dan Jasa Mampu
Daftar Rekanan Mampu/dinyatakan lulus dalam pra-kualifikasi adalah mereka yang akan diminta untuk mengikuti tender atau mengajukan penawaran/ proposal.
• Dokumen Paket Pengadaan
Dokumen paket pengadaan adalah permintaan formal yang disiapkan oleh pengguna jasa/pembeli untuk dikirim kepada penyedia barang/ jasa dan berbasis pada kesiapan penyedia barang/jasa dalam memenuhi persyaratan tender untuk produk, jasa atau hasil yang digambarkan dan dijelaskan dalam dokumen pengadaan. Pemaketan Pekerjaan:
1) Dalam penentuan paket pengadaan, pengguna barang/jasa bersama panitia, wajib memaksimalkan pengguna produksi dalam negeri dan perluaan kesempatan bagi usaha kecil termasuk koperasi kecil, tanpa mengabaikan prinsip efesiensi, kesatuan sistem barang/jasa.
2) Mengumumkan secara luas paket pekerjaan dan rencana pelaksanaan pengadaan sebelum proses pemilihan penyedia barang/jasa dimulai.
3) Pengguna barang/jasa dilarang:
a) Memecah pengadaan barang/jasa menjadi beberapa paket dengan maksud untuk menghindari pelelangan.
b) Menyatukan/memusatkan beberapa kegiatan yang tersebar/ menyatukan/ menggabung beberapa paket pekerjaan yang menurut sifat pekerjaan dan besaran nilainya seharusnya dilakukan oleh usaha kecil
termasuk koperasi kecil menjadi satu paket untuk dilaksanakan oleh perusahaan/koperasi menengah dan/atau besar.
c) Menentukan kriteria, persyaratan yang diskriminatif dan/atau dengan pertimbangan yang tidak obyektif.
• Proposal/Penawaran
Proposal adalah dokumen yang disiapkan oleh penyedia barang/jasa yang menjelaskan kemampuan penyedia barang/ jasa dan memiliki minat untuk menyediakan produk, jasa atau hasil sesuai dengan persyaratan dalam dokumen pengadaan. Diserahkan/disampaikan secara formal Contoh: sesuai Bab II Penyampaian, Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran, pada Pedoman Evaluasi Penawaran Pelelangan Nasional Pekerjaan Jasa Pelaksanaan Konstruksi (Pemborongan). Atau menyesuaikan persyaratan di sektor masing- masing.
3. Seleksi Penyedia Barang dan Jasa
a. Input/Masukan untuk Seleksi Penyedia Barang dan Jasa
Rencana manajemen pengadaan, daftar penyedia barang dan jasa mampu, dan dokumen paket pengadaan sama seperti yang dijelaskan pada Rencana pengadaan barang dan jasa proyek.
• Proses yang dimiliki Perusahaan/Instansi
Melibatkan pengadaan proyek secara khas memiliki kebijakan formal yang berdampak pada evaluasi proposal/penawaran. Metode seleksi penyedia barang/jasa sudah diberikan rambu-rambu pada Keppres 80, namun untuk sektor lain dan swasta dapat menyesuaikannya.
• Kriteria Evaluasi
Seperti yang dijelaskan sebelumnya meliputi contoh dari para supplier yang memproduksi produk, jasa, hasil sebelumnya untuk tujuan menyiapkan cara mengevaluasi kemampuan para supplier dan mutu produk. Termasuk peninjauan ulang sejarah para supplier terhadap para kontraktor lain.
• Proposal/Penawaran
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, Proposal/ penawaran yang disiapkan oleh penyedia barang/jasa untuk merespon dokumen paket pengadaan dan sebagai informasi dasar yang akan digunakan oleh panitia pengadaan dalam memilih satu atau lebih penyedia barang/jasa yang sukses. Bentuk penawaran dan cara penyampaiannya sesuai dengan dokumen lelang. Atau sesuai Standar Dokumen Pelelangan Nasional Pekerjaan Jasa Konstruksi.
• Rencana Manajemen Proyek
Menyiapkan seluruh rencana untuk mengelola proyek dan termasuk sub bagian rencana dan komponen lain. Untuk memperluas ketersediaan dokumen komponen lain yang disesuaikan sepanjang proses seleksi penyedia barang/jasa termasuk penyesuaian dokumen sebagai berikut:
1) Daftar risiko.
2) Risiko relevansi dengan kontrak perjanjian (Seperti yang dijelaskan sebelumnya).
b. Penggunaan Teknik dan Cara untuk Seleksi Penyedia Barang dan Jasa • Sistem Pembobotan
Suatu metoda pengukuran data kualitatif untuk memperkecil efek dari prasangka pribadi pada seleksi penyedia jasa. Melibatkan penggunaan suatu bobot yang kuantitatif ke masing-masing kriteria evaluasi, menilai calon para penyedia jasa pada kriteria masing-masing, mengalikan bobot dengan rate, dan total produk untuk menghitung suatu keseluruhan skor.
• Daftar Perkiraan Harga Sendiri (HPS)
1) Setiap pengadaan harus dibuat HPS (Harga Perkiraan Sendiri)
2) HPS dikalkulasikan secara keahlian berdasarkan data yang dapat dipertanggung jawabkan,
3) Disusun oleh Panitia/Pejabat pengadaan 4) Disahkan oleh pengguna barang/jasa.
5) Nilai total HPS tidak bersifat rahasia (diumumkan pada saat acara penjelasan dokumen pengadaan) sebagai upaya transparansi dan menjadi bahan pertimbangan penyedia barang/jasa dalam memperkirakan keuntungan yang akan diperoleh.
6) Rincian HPS rahasia, sebagai alat negosiasi dan untuk mencegah keseragaman dalam metode pelaksanaan pekerjaan dan
7) HPS sudah memperhitungkan PPN, overhead & profit, tetapi tidak boleh memperhitungkan PPh, biaya lain-lain, biaya tak terduga.
8) Sistem koridor >80% HPS dan <100% HPS tidak dipakai lagi. • Sistem Penyaringan
Melibatkan penetapan persyaratan minimum tentang kinerja dari satu atau lebih kriteria evaluasi, dan dapat menggunakan suatu sistem pembobotan dan HPS Sebagai contoh: seorang calon penyedia jasa boleh jadi diminta untuk mengusulkan seorang manager proyek yang mempunyai kualifikasi khusus sebelum syarat pada penawaran/proposal akan dipertimbangkan.
Sistem ini mengharuskan para penyedia barang/jasa yang tidak memenuhi persyaratan minimum. Dapat menggunakan Lampiran 1 Keppres No.: 80, tanggal 3 Nop 2003, tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah, Bab 1: Persiapan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. No. C. Penetapan Sistem Pengadaan yang dilakukan Penyedia Barang/Jasa.
• Negosiasi Kontrak
Melakukan klarifikasi, struktur dan persyaratan kontrak sehingga kesepakatan kontrak dapat tercapai sebelum kontrak ditandatangani. Negosiasi kontrak menyimpulkan dengan suatu dokumen yang dapat ditandatangani oleh Pemberi tugas/pemilik proyek/pengguna jasa dan penyedia jasa, hal ini disebut kontrak.
• Sistem Rating Penyedia Barang dan Jasa
Dikembangkan dibeberapa organisasi dan menginformasikan rating mutu, kinerja serahan, pemenuhan kontrak dan prestasi penyedia barang/jasa yang lalu. Dokumen evaluasi Kinerja penyedia jasa yang dihasilkan selama proses Administrasi Kontrak yang lalu adalah salah satu sumber informasi yang relevan. Sistem rating ini digunakan sebagai tambahan dalam mengevaluasi dengan sistem screening untuk menseleksi penyedia jasa.
• Kebijakan Pakar
Digunakan untuk mengevaluasi proposal penyedia barang/jasa, dan diselesaikan oleh multi disiplin, seperti keahlian Kontrak, Hukum, Keuangan, Akuntansi, Teknik, Perencana, Peneliti, Pemasaran, Pabrikan.
• Teknik Evaluasi Penawaran/Proposal Penetapan Metode Evaluasi Penawaran:
1) Evaluasi penawaran untuk pengadaan barang/jasa pemborongan/jasa lainya: Sistem Gugur dengan urutan proses penilaian dengan sistem ini adalah sebagai berikut:
a) Evaluasi Administrasi penawaran yang memenuhi syarat pada pembukaan penawaran.
b) Evaluasi Administrasi kelengkapannya dan keabsahan administrasi. c) Hasilnya Memenuhi syarat dan tidak memenuhi syarat administrasi. 2) Evaluasi Teknis
a) Evaluasi teknis terhadap penawaran yang memenuhi persyaratan / lulus administrasi.
b) Hasilnya memenuhi syarat teknis (lulus) atau tidak memenuhi syarat teknis (gugur).
3) Evaluasi Harga
a) Hanya dilakukan terhadap penawar yang dinyatakan lulus/memenuhi persyaratn administrasi dan teknis.
b) Berdasarkan hasil evaluasi harga Panitia/pejabat pengadaan membuat daftar urutan penawaran yang dimulai dari urutan harga penawaran terendah dan mengusulkan penawar terendah sebagai calon pemenang.
c. Output/Keluaran dari Pemilihan/Seleksi Penyedia Barang dan Jasa • Penyedia Barang dan Jasa Terpilih
Penyedia jasa terpilih adalah penyedia barang/jasa yang telah diputuskan menjadi pemenang dari hasil evaluasi proposal/ penawaran dan telah diklarifikasi/ negosiasi kontrak.
• Kontrak
Kontrak diberikan kepada penyedia barang/jasa terpilih, kontrak bisa kompleks atau sederhana seperti PO (Purchase Order). Kontrak adalah suatu hubungan hukum antara dua orang atau dua pihak, berdasarkan mana pihak yang satu berhak menuntut sesuatu hal dari pihak yang lain, dan pihak yang lain berkewajiban untuk memenuhi tuntutan itu. Perikatan timbul akibat adanya perjanjian. Perjanjian yang tertulis disebut kontrak. Tidak selalu suatu perjanjian dibuat secara tertulis.
Bersumber dari perjanjian, perikatan juga bersumber/lahir dari Undang- undang. Pasal 1233 KUHP Perdata, dikatakan: tiap perikatan dilahirkan baik dari perjanjian maupun karena undang-undang. Huruf C Bab II Lampiran I Keppres No. 80/2003 memuat ketentuan mengenai surat perjanjian pengadaan barang/jasa sebagai berikut: Kerangka surat perjanjian pengadaan barang/jasa terdiri dari:
1) Pembukaan (Komparasi)
Pembukaan adalah bagian dari surat perjanjian yang meliputi: a) Judul Kontrak.
b) Nomor Kontrak. c) Tanggal Kontrak. d) Kalimat Pembuka.
e) Penandatanganan Kontrak. f) Para Pihak Dalam Kontrak. 2) Isi
Isi adalah bagian inti dari surat perjanjian yang meliputi:
a) Pernyataan bahwa para pihak telah sepakat atau setuju untuk mengadakan kontrak mengenai obyek yang dikontrakkan sesuai dengan jenis pekerjaannya.
b) Pernyataan bahwa para pihak telah menyetujui besarnya harga kontrak. Harga kontrak harus ditulis dengan angka dan huruf, serta rincian sumber pembiayaannya.
c) Pernyataan bahwa ungkapan-ungkapan dalam perjanjian harus mempunyai makna yang sama seperti yang tercantum dalam kontrak. d) Pernyataan bahwa kontrak yang dibuat ini meliputi beberapa dokumen
dan merupakan satu kesatuan yang disebut kontrak.
e) Pernyataan bahwa apabila terjadi pertentangan antara ketentuan yang; ada dalam dokumen-dokumen perjanjian/ kontrak maka yang dipakai adalah dokumen urutannya lebih dulu.
f) Pernyataan mengenai persetujuan para pihak untuk melaksanakan kewajibannya masing-masing, yaitu pihak pertama membayar harga kontrak dan pihak kedua melaksanakan pekerjaan yang diperjanjikan dalam kontrak.
g) Pernyataan mengenai jangka waktu pelaksanaan pekerjaan, yaitu kapan dimulai dan diakhirinya pekerjaan tersebut.
h) Pernyataan mengenai kapan mulai efektif beriakunya kontrak. 3) Penutup
a) Pernyataan bahwa para pihak dalam perjanjian ini telah menyetujui untuk melaksanakan perjanjian sesuai ketentuan peraturan perundang- undangan yang berlaku di Indonesia padahari dan tanggal penandatangana perjanjian tersebut.
b) Tanda tangan pihak-pihak dalam surat perjanjian dengan dibubuhi meterai.
Sesuai ketentuan Pasal 22 Undang-undang Nomor 18 Tahun 1999 tentang Jasa Konstruksi, Kontrak kerja konstruksi sekurang-kurangnya harus memuat uraian mengenai:
a) Para pihak, yang memuat secara jelas identitas para pihak.
b) Rumusan pekerjaan, yang memuat uraian yang jelas dan rinci tentang lingkup kerja, nilai pekerjaan, batasan waktu pelaksanaan.
c) Masa pertanggungan dan/atau pemeliharaan, yang memuat tentang jangka waktu pertanggungan dan/atau pemeliharaan yang menjadi tanggung jawab penyedia jasa.
d) Tenaga ahli, yang memuat ketentuan tentang jumlah, klasifikasi dan kualifikasi tenaga ahli untuk melaksanakan pekerjaan konstruksi.
e) Hak dan kewajiban, yang memuat hak pengguna jasa untuk mernperoleh hasil pekerjaan konstruksi serta kewajibannya untuk memenuhi ketentuan yang diperjanjikan serta hak penyedia jasa untuk'mernperoleh informasi dan imbalan jasa serta kewajibannya melaksanakan pekerjaan konstruksi.
f) Cara pembayaran, yang memuat ketentuan tentang kewajiban pengguna jasa dalam melakukan pembayaran hasil pekerjaan konstruksi.
g) Cidera janji, yang memuat ketentuan tentang tanggung jawab dalam hal salah satu pihak tidak melaksanakan kewajiban sebagaimana diperjanjikan.
h) Penyelesaian perselisihan, yang memuat ketentuan tentang tata cara penyelesaian perselisihan akibat ketidaksepakatan.
i) Pemutusan kontrak kerja konstruksi, yang memuat ketentuan tentang pemutusan kontrak; kerja konstruksi yang timbul akibat tidak dapat dipenuhinya kewajiban salah satu pihak.
j) Keadaan memaksa (force majeure), yang memuat ketentuan tentang kejadian yang tirnbul di luar kemauan dan kemampuan para pihak, yang menimbulkan kerugian bagi salah satu pihak.
k) Kegagalan bangunan, yang memuat ketentuan tentang kewajiban penyedia jasa dan/atau pengguna jasa atas kegagalan bangunan. l) Perlindungan pekerja, yang memuat ketentuan tentang kewajiban para
pihak dalam pelaksanaan keselamatan dan kesehatan kerja serta jaminan tenaga kerja.
m) Aspek lingkungan, yang memuat kewajiban para pihak dalam pemenuhan ketentuan tentang lingkungan.
Dengan ketentuan tersebut, maka kontrak kerja konstruksi yang tidak memuat ketiga belas uraian tersebut dapat dinyatakan sebagai cacat hukum.
• Rencana Manajemen Kontrak
Untuk pembelian dan memperoleh barang/ jasa yang berarti, suatu rencana untuk mengadministrasikan kontrak adalah disiapkan berdasarkan item jenis khusus dari pembeli/ pengguna barang/jasa sesuai dokumen kontrak dan penyerahan hasil dan persyaratan kinerja dari pembeli/ pengguna barang/ jasa dan penyedia barang/ jasa terpenuhi. Rencana
Jawablah Pertanyaan dibawah ini dengan baik dan benar!
1. Jelaskan contoh kebijakan perusahaan menerapkan pembatasan pada keputusan pengadaan?
2. Mengapa dalam sebuah proses pengadaan barang dan jasa memerlukan tenaga ahli?
3. Jenis pekerjaan proyek apakah yang cocok dengan sistem kontrak lumpsum? 4. Jelaskan jenis-jenis kontrak menurut PMBOK ed 2004?
5. Menurut Keppres no 80 tahun 2003 pelelangan gagal ada beberapa sebab coba jelaskan sebab-sebab tersebut?
melingkupi kegiatan kontrak administrasi sepanjang hidup kontrak. Setiap rencana manajemen kontrak adalah sub bagian dari rencana manajemen proyek.
Manajemen Kontrak ialah Kegiatan untuk mengelola suatu kontrak agar kontrak tersebut dapat digunakan sebagai pedoman, dan sebagai alat pengendalian pelaksanaan pekerjaan.
Manajemen Kontrak meliputi:
1) Kegiatan penyusunan kontrak.
2) Kegiatan penggunaan kontrak sebagai pedoman pelaksanaan. 3) Kegiatan menggunakan kontrak sebagai alat pengendalian.
4) Kegiatan melakukan administrasi terhadap pembuatan, penggunaan sebagai pedoman pelaksanaan, dan penggunaan sebagai alat pengendali dari kontrak tersebut.
• Ketersediaan Sumberdaya
Informasi ketersediaan, jumlah sumberdaya khusus dan tanggal penempatan dapat mengetahui mana yang dapat dipakai atau harus idle.
• Rencana Manajemen Pengadaan
Diperbaharui cerminan dari disetujuinya permintaan perubahan yang berdampak pada manajemen pengadaan.
• Permintaan Perubahan
Permintaan perubahan terhadap Rencana Manajemen Proyek dan sub bagian rencana dan komponen lain, seperti schedule proyek, dan rencana manajemen pengadaan mungkin hasil dari proses seleksi penyedia barang/jasa. Permintaan perubahan diproses untuk meninjau ulang dan disposisi melalui Proses Pengendalian Perubahan Terintegrasi.
Mengelola pengadaan proyek adalah proses untuk membeli atau memperoleh produk, jasa, atau hasil yang diperlukan dari luar proyek untuk melaksanakan pekerjaan Diantaranya:
a. Proses merencanakan pembelian dan cara memperolehnya. b. Memenuhi kebutuhan proyek dengan memIlih cara yang terbaik.
c. Dengan menyesuaikan Apa, bagaimana, berapa jumlahnya dan kapan harus dibeli atau diadakan.
d. Memperhitungkan potensi penyedia jasa. e. Shedule juga sangat mempengaruhinya.
f. Risiko apa saja yang akan timbul didalam setiap pilihan keputusan untuk membuat atau membeli.
g. Juga jenis kontrak apa yang cocok dalam mengurangi atau memindahkan risiko kepada penyedia jasa.
Didalam merencanakan pengadaan barang dan jasa proyek diperlukan masukan dari: a. Faktor Lingkungan Perusahaan.
b. Proses Yang Dimiliki Perusahaan/Instansi. c. Pernyataan Cakupan/Lingkup Proyek. d. Struktur Uraian Pekerjaan (WBS).
e. Kamus struktur uraian pekerjaan (WBS. Dictionary). f. Rencana Manajemen Proyek.
Keluaran dari perencanaan pengadaan barang dan jasa proyek adalah: a. Rencana Manajemen Pengadaan.
b. Pernyataan Kontrak Pekerjaan.
c. Keputusan Membuat Sendiri Atau Membeli. d. Permintaan Perubahan.
Setelah perencanaan tersedia kemudian dilakukan proses pengadaan melalui pelelangan sesuai persyaratan.
A. PENYUSUNAN DOKUMEN KONTRAK 1. Pengertian Kontrak
Menurut Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010, Kontrak Pengadaan Barang/Jasa yang selanjutnya disebut Kontrak adalah perjanjian tertulis antara PPK dengan Penyedia Barang/Jasa atau Pelaksana Swakelola. Sedangkan pengertian Hukum Kontrak adalah norma atau kaidah atau aturan hukum yang mengatur hubungan hukum antar para pihak berdasarkan kata sepakat untuk menimbulkan akibat hukum dalam melaksanakan suatu obyek perjanjian atau prestasi. Sehingga Administrasi Kontrak adalah Sesuatu yang menggambarkan secara menyeluruh penanganan kontrak sejak sebelum tanda tangan (pra-kontrak ) sampai dengan (pra-kontrak berakhir.
Dokumen kontrak adalah dokumen-dokumen yang mengatur hubungan hukum antara Pejabat Pembuat Komitmen (Pengguna Jasa) dengan Penyedia barang/jasa untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Dalam hal ini yang dilakukan adalah kontrak konstruksi. Dokumen kontrak secara umum bersumber dari dokumen lelang, semua dokumen lelang yang masih berlaku hingga akhir kontrak menjadi bagian dari dokumen kontrak. Sesuatu hal yang tidak/belum termasuk dalam dokumen lelang tidak dapat menjadi bagian dokumen kontrak kecuali ada perubahannya (addendum kontrak).
Bagian dokumen kontrak terdiri dari :
a. Dokumen lelang termasuk perubahannya b. Dokumen penawaran penyedia jasa c. Evaluasi panitia lelang
d. Kontrak (dokumen yang ditandatangani)
e. Addendum (perubahan, penambahan/pengurangan dari dokumen kontrak sebelumnya)
MATERI POKOK 2
TAHAP PENANDATANGAN KONTRAK
Mampu memahami dan menerapkan mekanisme penandatanganan kontrak dalam pelaksanaan konstruksi (contruction).
Berikut bagan skema bagian dokumen kontrak
Gambar 2.1 Skema dokumen kontrak Bahasa dan Undang-Undang dalam dokumen kontrak.
• Apabila disiapkan versi terjemahannya :
o Kontrak NCB merupakan Bahasa Indonesia o Kontrak ICB merupakan Bahasa Inggris
• Apabila terdapat perbedaan interpretasi yang mengikat : o NCB (Bahasa Inggris)
o ICB (Bahasa Indonesia)
• Undang-undang yang berlaku dalam dokumen kontrak adalah Undang-undang Negara Republik Indonesia
Pihak-pihak penyelenggara kontrak : a. Pemilik (the employer)
b. Direksi pekerjaan (the engineer)
c. Wakil direksi pekerjaan (engineer’s representative) d. Kontraktor (the contractor)
e. Subkontraktor (the subcontractor) Komunikasi dalam penyelenggara kontrak :
• Komunikasi yang berlaku adalah dalam bentuk tertulis dan
• Pemberitahuan hanya berlaku jika telah diterima oleh yang bersangkutan Sumber data kontrak :
• FIDIC
Federation Internationale Des Ingenieurs Conseils (Asosiasi Konsultan Teknik Sedunia)
Secara garis besar, kedudukan kontrak dan pelaksanaan kontrak dalam tahapan kegiatan pengadaan barang/jasa dapat dilihat pada Gambar berikut ini:
Gambar 2.2 Kedudukan Kontrak dalam Tahapan Kegiatan Pengadaan Barang dan Jasa 2. Penyusunan Dokumen Kontrak
Dalam KUH Perdata, pasal 1320 disebutkan bahwa untuk sahnya suatu perjanjian diperlukan empat syarat, yaitu:
a. Adanya sepakat mereka yang mengikatkan dirinya; b. Adanya kecakapan untuk membuat suatu perikatan; c. Adanya hal tertentu (terang & jelas); dan
d. Adanya suatu sebab yang halal.
Dalam pasal 1338 disebutkan pula bahwa semua perjanjian yang dibuat secara sah berlaku sebagai undang-undang bagi mereka yang membuatnya.
• Pasal 64 ayat (4):
PPK menetapkan bagian dari rancangan Dokumen Pengadaan yang terdiri atas: a. Rancangan SPK; atau
b. Rancangan surat perjanjian, termasuk: 1) Syarat-syarat umum Kontrak; 2) Syarat-syarat khusus Kontrak;
4) Daftar kuantitas dan harga; dan 5) Dokumen lainnya.
c. HPS. • Pasal 65:
a. PPK menyusun rancangan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 64 ayat (4) huruf a dan huruf b.
b. Rancangan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa disusun dengan berpedoman pada Standar Kontrak Pengadaan Barang/Jasa.
c. Ketentuan lebih lanjut mengenai Standar Kontrak Pengadaan Barang/Jasa serta pedoman penyusunan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa diatur dengan peraturan Kepala LKPP.
• Pasal 86:
Penandatanganan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa;
a. PPK menyempurnakan rancangan Kontrak Pengadaan Barang/ Jasa untuk ditandatangani.
b. Penandatanganan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa dilakukan setelah DIPA/DPA disahkan.
c. Para pihak menandatangani Kontrak setelah Penyedia Barang/ Jasa menyerahkan Jaminan Pelaksanaan paling lambat 14 (empat belas) hari kerja terhitung sejak diterbitkannya SPPBJ.
d. Penandatanganan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa yang kompleks dan/atau bernilai diatas Rp100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah) dilakukan setelah memperoleh pendapat ahli hukum Kontrak.
e. Pihak yang berwenang menandatangani Kontrak Pengadaan Barang/Jasa atas nama Penyedia Barang/Jasa adalah DIreksi yang disebutkan namanya dalam Akta Pendirian/Anggaran Dasar Penyedia Barang/Jasa, yang telah didaftarkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
f. Pihak lain yang bukan Direksi atau yang namanya tidak disebutkan dalam Akta Pendirian/Anggaran Dasar sebagaimana dimaksud pada ayat (5), dapat menandatangani Kontrak Pengadaan Barang/Jasa, sepanjang mendapat kuasa/ pendelegasian wewenang yang sah dari Direksi atau pihak yang sah berdasarkan Akta Pendirian/Anggaran Dasar untukmenandatangani Kontrak Pengadaan Barang/Jasa.
Dokumen Kontrak Kerja Konstruksi didefinisikan sebagai keseluruhan dokumen yang mengatur hubungan hukum antara Pejabat Pembuat Komitmen dan Penyedia Jasa dalam penyelenggaraan pekerjaan konstruksi. Beberapa peraturan lainnya terkait dengan kontrak disebutkan dalam Perpres No. 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagai berikut
a. Addendum Surat Perjanjian; b. Pokok Perjanjian;
c. Surat Penawaran berikut Daftar Kuantitas dan Harga; d. Syarat-syarat Khusus Kontrak;
e. Syarat-syarat Umum Kontrak; f. Spesifikasi Khusus;
i. Dokumen lainnya seperti : jaminan-jaminan, SPPBJ, BAHP, BAPP.
Urutan kekuatan hukum kontrak menurut Perpres No.54 tahun 2010, sebagai berikut: a. Addendum Surat Perjanjian;
Addendum surat perjanjian dibuat jika harus ada perubahan dari isi perjanjian yang telah di buat terlebih dahulu (perubahan dari pokok perjanjian).
b. Pokok Perjanjian;
Adalah suatu surat perjanjian yang menyatakan bahwa yang diikat dalam kontrak kerja tersebut adalah “ Pekerjaan Konstruksi “ Surat tersebut harus ditanda tangani oleh yang berwenang dari kedua belah pihak yang mengikat perjanjian serta memuat secara ringkas pokok pekerjaan yang diperjanjikan, hak dan kewajiban para pihak yang terikat dalam perjanjian, nilai atau harga kontrak pekerjaan, dan yang lainnya yang dirasa perlu.
c. Surat Penawaran berikut Daftar Kuantitas dan Harga;
Surat Penawaran adalah surat Penawaran dari Penyedia Jasa kepada Panitia Pelelangan sehubungan dengan undangan/pengumuman pelelangan yang disampaikan oleh Panitia Pelelangan kepada peserta pelelangan. Dalam surat penawaran tersebut berisi besaran harga penawaran, jangka waktu pelaksanaan pekerjaan dan masa berlaku dari penawaran tersebut, serta lampiran-lampirannya. Lampiran-lampiran surat penawaran :
• Surat kuasa ( bila diperlukan ) • Jaminan penawaran
• Daftar kuantitas dan harga
• Analisa harga satuan pekerjaan utama • Daftar harga satuan dan upah
• Daftar harga satuan dasar bahan • Daftar harga satuan peralatan • Metode pelaksanaan
• Jadual waktu pelaksanaan • Daftar personil inti
• Daftar peralatan utama
• Bagian pekerjaan yang disubkontrakkan
• Rekaman surat perjanjian kemitraan (bila diperlukan) d. Syarat-syarat Khusus Kontrak;
Syarat-syarat khusus kontrak adalah ketentuan ketentuan yang merupakan perubahan, penambahan dan atau penjelasan dari ketentuan-ketentuan yang ada pada syarat-syarat umum kontrak.
e. Syarat-syarat Umum Kontrak; A. Ketentuan Umum
1. Definisi
a) Pekerjaan Konstruksi b) Pengguna anggaran c) Kuasa pengguna anggaran d) Satuan Kerja
e) Pejabat pembuat komitmen (PPK) f) Penyedia jasa
g) Sub penyedia jasa h) Panitia pengadaan
i) Unit layanan pengadaan (Procurement unit) j) Peserta lelang
k) Kontrak harga satuan l) Kontrak kerja konstruksi m) Harga kontrak kerja konstruksi n) Dokumen Pengadaan
o) Hari
p) Direksi Pekerjaan q) Direksi Teknis
r) Daftar kuantitas dan harga s) Harga perkiraan sendiri (HPS) t) Pekerjaan utama
u) Mata pembayaran utama v) Harga satuan dasar
w) Harga satuan pekerjaan(HSP) x) Metode pelaksanaan pekerjaan y) Metoda kerja
z) Jadual waktu Pelaksanaan aa) Personal inti
bb) Bagian pekerjaan yang disubkontrakkan cc) Analisa harga satuan pekerjaan
dd) Pekerjaan harian ee) Pekerjaan sementara ff) Perintah perubahan gg) Tanggal mulai kerja
hh) Tanggal penyelesaian pekerjaan ii) Masa pemeliharaan
jj) Mediator kk) Konsiliator ll) Arbiter
mm) Kegagalan bangunan 2. Penerapan
Ketentuan-ketentuan pada syarat-syarat umum kontrak harus diterapkan secara luas tanpa melanggar ketentuan yang ada dalam dokumen kontrak keseluruhan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
3. Asal Jasa
Jasa Konstruksi adalah dari Penyedia jasa nasional yang berdomisili di wilayah RI, Penyedia jasa asing harus mempunyai kantor perwakilan di wilayah RI.
4. Penggunaan Dokumen Kontrak dan Informasi “Undang-Undang RI nomor 14 Tahun 2008 Tentang” KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK “
5. Hak Paten, Hak Cipta dan Merek 6. Jaminan
7. Asuransi
Penyedia jasa bertanggung jawab atas keselamatan kerja di lapangan sesuai dengan ketentuan “Kesehatan & Keselamatan Kerja (K3)
9. Pembayaran
10. Harga dan Sumber Dana
11. Wewenang dan Keputusan PPK
12. Direksi Teknis dan Panitia Peneliti Pelaksanaan Kontrak 13. Delegasi
14. Penyerahan Lapangan 15. Surat Perintah Mulai Kerja 16. Persiapan Pelaksanaan Kontrak
17. Selambat-lambatnya 7 hari sejak tanggal SPMK, PPK harus sudah melaksanakan Rapat persiapan pelaksana kontrak (Pre Construction meeting)
18. Program Mutu 19. Perkiraan Arus Uang 20. Pemeriksaan Bersama
21. Perubahan Kegiatan Pekerjaan 22. Pembayaran Untuk Perubahan 23. Perubahan Kuantitas dan Harga 24. Amandemen kontrak
25. Hak Dan Kewajiban Para Pihak 26. Resiko PPK dan Penydia Jasa 27. Laporan Hasil Pekerjaan 28. Cacat Mutu
29. Mengatur tentang cacat mutu,
30. jika hasil pengujian memperlihatkan adanya cacat mutu, maka biaya pengujian dan perbaikan menjadi tanggung jawab penyedia jasa. Apabila tidak ditemukan cacat mutu maka biaya pengujian dan perbaikan menjadi tanggung jawab PPK
31. Jadual Pelaksanaan Pekerjaan 32. Penyedia Jasa Lainnya
33. Wakil Penyedia Jasa 34. Pengawasan
35. Keterlambatan Pelaksanaan Pekerjaan 36. Kontrak Kritis
37. Perpanjangan Waktu Pelaksanaan
38. Kerja sama antara Penyedia Jasa dan Sub penyedia jasa
39. Penggunaan Penyedia Jasa Usaha Kecil Termasuk Koperasi Kecil 40. Peringatan Dini
41. Rapat Pelaksanaan 42. Itikad Baik
43. Penghentian dan Pemutusan Kontrak 44. Pemanfaatan Milik Penyedia Jasa 45. Bahasa dan Hukum
46. Perpajakan
47. Penyusuaian Harga 48. Denda dan Ganti Rugi 49. Serah Terima Pekerjaan
50. Gambar Pelaksanaan
51. Penyedia jasa harus menyerahkan kepada direksi pekerjaan gambar pelaksanaan (as build drawing)) paling lambat 14 hari sebelum penyerahan akhir pekerjaan, apabila terlambat menyerahkan PPK dapat menahan sejumlah uang sesuai ketentuan dalam syarat-syarat khusus
52. Perhitungan Akhir 53. Kegagalan Bangunan B. Ketentuan Khusus 1. Personil 2. Penilaian Pekerjaan 3. Percepatan 4. Penemuan-Penemuan 5. Kompensasi 6. Penangguhan Pembayaran 7. Hari Kerja 8. Pengambil Alihan
9. Pedoman Pengoperasian dan Pemeliharaan 10. Penyesuaian Biaya
11. Penundaan atas perintah PPK 12. Instruksi
f. Spesifikasi Khusus (bila ada); g. Spesifikasi Umum;
Spesifikasi teknis disusun oleh panitia pengadaan berdasarkan data dari PPK dan jenis pekerjaan yang akan dilelangkan dengan ketentuan sebagai berikut :
1. Tidak mengarah kepada merk/produk tertentu, tidak menutup kemungkinan digunakan produksi dalam negeri
2. Semaksimal mungkin menggunakan standar nasional (SNI) 3. Metoda pelaksanaan harus logis, realistic dan dapat dilaksanakan 4. Jadual waktu pelaksanaan harus sesuai dengan metode pelaksanaan 5. Harus mencatumkan macam, jenis, kapasitas dan jumlah peralatan utama
minimal yang diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan
6. Harus mencatumkan syarat-syarat bahan yang dipergunakan dalam pelaksanaan pekerjaan
7. Harus mencantumkan syarat-syarat pengujian bahan dan hasil produk 8. Harus mencantumkan criteria kinerja produk (Out put performance) yang
diinginkan
9. Harus mencantumkan tata cara pengukuran dan tata cara pembayaran h. Gambar-gambar dan;
Gambar-gambar untuk pelaksanaan pekerjaan harus disusun oleh Panitia pengadaan secara terinci, lengkap dan jelas antara lain :
1. Peta lokasi 2. Lay out
3. Potongan memanjang 4. Potongan melintang 5. Detail-detail
i. Daftar Kuantitas
Panitia menyiapkan dan menyusun bentuk / format/daftar untuk keperluan penyedia jasa. Dalam menyiapkan penawarannya sbb:
1. Daftar kuantitas terdiri dari :
a) Rekapitulitas daftar kuantitas dan harga b) Daftar kuantitas dan harga
2. Analisa harga satuan terdiri dari : a) AHS mata pembayaran utama
b) Daftar harga dasar upah, bahan dan peralatan j. Bentuk-bentuk Jaminan
Jaminan yang harus disediakan oleh Penyedia Jasa pada saat penawaran adalah : • Jaminan Penawaran
• Jaminan Sanggah Banding Pada saat Kontrak adalah :
• Jaminan Pelaksanaan • Jaminan Uang Muka • Jaminan Pemeliharaan k. Penyitaan Jaminan Penawaran
• Peserta terlibat KKN
• Calon pemenang dan calon pemenang cadangan 1 dan 2 tidak bersedia menambah jaminan pelaksanaan dalam hal harga penawarannya di bawah 80 %
• Calon pemenang dan calon pemenang cadangan 1 dan 2 setelah dilakukan evaluasi, tidak hadir dalam klarifikasi dan/atau verifikasi kualifikasi dgn alasan yang tidak dapat diterima
• Calon pemenang dan calon pemenang cadangan 1 dan 2 mengundurkan diri atau gagal tanda tangan kontrak
l. Kajian Teknis
Kegiatan yang harus dilakukan oleh Penyedia Jasa yang diawasi oleh direksi teknis utk mengevaluasi kembali gambar dan volume yang ada di dokumen kontrak
• Pendataan lapangan yang telah diserahkan • Pengukuran-pengukuran yang diperlukan
• Perhitungan ulang kebutuhan Volume item pekerjaan → sebagai dasar perubahan kontrak
• Proses penyelesaian hasil rekayasa lapangan m. Pembayaran
1. Pembayaran Uang Muka :
• Jaminan uang muka harus diterbitkan oleh Bank atau Asuransi sesuai ketentuan kontrak
• Konfirmasi kembali kepada penerbit Jaminan secara lisan dan tulisan
• Besaran Pembayaran uang muka perlu diperhatikan ketentuan-ketentuan sesuai kontrak (APBN murni atau Loan)
• Pengaturan pengembalian uang muka sedapat mungkin dilunaskan sebelum progres mencapai 100 %
2. Sertifikat Bulanan :
• Penagihan dari Penyedia Jasa dapat dilakukan setiap bulan sesuai dengan tanggal yang disepakati.
• Penagihan tersebut dapat dilakukan berdasarkan sertifikad yang dilampiri dengan data pendukung (back up data).
3. Retensi :
Akan dibayar kembali sesuai ketentuan yang berlaku, yaitu jika ada uang penyedia jasa yang ditahan sebagai jaminan.
4. Penyesuaian Harga:
Dapat diberikan kepada penyedia jasa apabila diatur didalam kontrak (> 13 bln). Terutama untuk paket pekerjaan dengan tahun jamak.
n. Adendum (Perubahan Kontrak)
Kontrak hanya dapat diubah melalui adendum kontrak
Perubahan kontrak dapat dilaksanakan apabila disetujui oleh para pihak meliputi: • Perubahan pekerjaan disebabkan oleh sesuatu hal yang dilakukan oleh para
pihak dalam kontrak sehingga mengubah lingkup pekerjaan dalam kontrak • Perubahan jadwal pelaksanaan pekerjaan akibat adanya perubahan
pelaksanaan pekerjaan
• Perubahan harga kontrak akibat adanya perubahan pekerjaan, perubahan pelaksanaan pekerjaan
Perubahan kontrak dapat terjadi apabila kedua belah pihak (Pengguna Jasa dan Penyedia Jasa) menyepakatinya. Kesepakatan ini harus dibuat tertulis yang dikenal dengan“Addendum kontrak“, apabila :
• Perubahan pekerjaan disebabkan oleh sesuatu hal yang dilakukan oleh para pihak dalam kontrak sehingga mengubah lingkup pekerjaan dalam kontrak • Mengubah spesifikasi teknis dan gambar pekerjaan sesuai dgn kebutuhan
lapangan
• Merubah jadwal pelaksanaan • Merubah harga satuan • Merubah jenis peralatan • Merubah lokasi pekerjaan • Merubah jenis pekerjaan • Merubah Personil inti
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses perubahan kontrak
• Pekerjaan tambah tidak boleh melebihi 10 % dari nilai harga kontrak awal • Seluruh perubahan tsb.harus didasari karena kebutuhan teknis lapangan dgn
justifikasi teknis
• Perhatikan besaran volume perubahan terhadap dampak perubahan harga satuan yang dapat berpengaruh pada eskalasi harga
• Proses dan dampak terhadap munculnya item pekerjaan baru terutama pada harga
o. Pembayaran Prestasi Pekerjaan
Pembayaran prestasi dapat dilaksanakan dgn 2 cara : • Pembayaran dgn sistem serifikat bulanan (MC) • Pembayaran dgn system termin
Secara umum kontrak yg berlaku adalah Kontrak Harga satuan yang Pembayarannya berdasarkan progres per bulan(MC)
• MC adalah pembayaran sementara • MC dibuat berdasarkan Back up data
Khusus untuk kontrak Tahun Jamak pembayaran prestasi Pekerjaan akan diikuti juga dengan pembayaran Eskalasi.
p. Pengujian di luar Spesifikasi
Apabila Direksi Pekerjaan/the Employer memerintahkan untuk dilakukan pengujian di luar Spesifikasi, maka:
• apabila ternyata menunjukkan adanya cacat mutu, biaya pengujian menjadi beban Kontraktor;
• apabila ternyata tidak menunjukkan adanya cacat mutu, biaya pengujian menjadi Peristiwa Kompensasi.
q. Eskalasi Harga
Rumus Eskalasi yg digunakan adalah yang sesuai ketentuan kontrak ( Keppres 80/thn 2003).
Hn = Ho(a+b.Bn/Bo+c.Cn/Co+d.Dn/Do+...) Hn = Harga satuan saat dikerjakan.
Ho = Harga satuan pd saat penawaran. A = Koeffisien tetap keuntungan/overhead) = 0.15 jika tdk diajukan dlm penawaran.
B,c,d = koef.komponen harga satuan (tenaga, bahan,alat dsb). Bn,Cn,Dn = Indek harga komponen pd saat pekerjaan dilaksanakan.
Bo,Co,Do = Indek harga komponen pada saat penyusunan harga penawaran hari sebelum pemasukan) Indeks harga yg digunakan bersumber dari penerbitan BPS. Penetapan koeffisien komponen harga satuan dilakukan oleh menteri.
Perlu perhatian untuk eskalasi jika : • Terjadi revisi jadwal pekerjaan
• Terdapat addendum terhadap volume pekerjaan • Terjadi perubahan Major item
• Muncul item pekerjaan baru
r. Tata Cara Penanganan Kontrak Kritis (SCM) Show Cause Meeting (SCM)
• Kontrak Kritis :
• Periode I Fisik : 0 – 70 % Dev > -10 % • Periode II Fisik : 70 – 100 % Dev > - 5 % Mekanisme :
• Test Case 1 : Tingkat Satker, surat peringatan 1 • Test Case 2 : Atasan Langsung, surat peringatan 2 • Test Case 3 : Tingkat Atasan, surat peringatan 3 s. Penghentian dan Pemutusan Kontrak
Penghentian kontrak dapat dilakukan karena Pekerjaan yang sudah selesai atau keadaan Darurat yang mengakibatkan tidak bisa diteruskan pekerjaan tsb.
Pemutusan kontrak dilakukan bila penyedia jasa Cidera janji atau tidak bisa memenuhi ketentuan-ketentuan dalam kontrak dan Pemutusan kontrak dapat dilakukan bila para pihak terbukti melakukan kolusi kecurangan atau tindak korupsi baik dalam proses pelelangan mau pun pelaksanaan pekerjaan.
PPK dapat memutuskan Kontrak secara sepihak apabila :
1) berdasarkan penelitian PPK, Penyedia Barang/Jasa tidak akan mampu menyelesaikan keseluruhan pekerjaan walaupun diberikan kesempatan sampai dengan 50 hari kalender sejak masa berakhirnya pelaksanaan pekerjaan untuk menyelesaikan pekerjaan;
2) setelah diberikan kesempatan menyelesaikan pekerjaan sampai dengan 50 hari kalender sejak masa berakhirnya pelaksanaan pekerjaan, Penyedia Barang/Jasa tidak dapat menyelesaikan pekerjaan;
b. Penyedia Barang/Jasa lalai/cidera janji dalam melaksanakan kewajibannya dan tidak memperbaiki kelalaiannya dalam jangka waktu yang telah ditetapkan; c. Penyedia Barang/Jasa terbukti melakukan KKN kecurangan, dan/atau
pemalsuan dalam proses Pengadaan yang diputuskan oleh instansi Yang berwenang; dan/atau
d. pengaduan tentang penyimpangan prosedur, dugaan KKN, dan/atau pelanggaran persaingan sehat dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa dinyatakan benar oleh instansi yang berwenang.
1) Pemberian kesempatan kepada Penyedia Barang/Jasa menyelesaikan pekerjaan sampai dengan 50 hari kalender, sejak masa berakhirnya pelaksanaan pekerjaan sebagai mana dimaksud pada ayat (1) huruf a.1. dan huruf a.2., dapat melampaui Tahun Anggaran.
2) Dalam hal pemutusan Kontrak dilakukan karena kesalahan Penyedia Barang/Jasa:
• Jaminan Pelaksanaan dicairkan;
• sisa Uang Muka harus dilunasi oleh Penyedia Barang/Jasa atau • Jaminan Uang Muka dicairkan;
• Penyedia Barang/Jasa membayar denda keterlambatan; dan • Penyedia Barang/Jasa dimasukkan dalam Daftar Hitam. t. HPS
Data yang dipakai untuk menyusun HPS berdasarkan pada data harga pasar setempat yang diperoleh berdasarkan hasil survei menjelang dilaksanakannya pengadaan, dengan mempertimbangkan informasi yang meliputi:
1. informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Badan Pusat Statistik (BPS);
2. informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh asosiasi terkait dan sumber data lain yang dapat dipertanggungjawabkan;
3. daftar biaya/tarif yang dikeluarkan oleh pabrikan/distributor tunggal
4. biaya kontrak sebelumnya atau yang sedang berjalan dengan mempertimbangkan faktor perubahan biaya;
5. inflasi tahun sebelumnya, suku bunga berjalan dan/atau kurs tengah Bank Indonesia;
6. hasil perbandingan dengan kontrak sejenis, baik yang dilakukan dengan instansi lain maupun pihak lain;
7. perkiraan perhitungan biaya yang dilakukan oleh konsultan perencana (engineer’s estimate
8. norma indeks; dan/atau
Catatan:
• Nilai total HPS terbuka dan tidak rahasia.
• Riwayat HPS harus didokumentasikan secara baik.
• HPS tidak dapat digunakan sebagai dasar perhitungan kerugian negara. Syarat penandatanganan kontrak sebagai berikut:
a. Paling lambat 14 hari setelah surat penunjukan penyedia jasa (SPPJ). b. Menyerahkan jaminan pelaksanaan.
c. Pek > Rp 100 milyar setelah memperoleh pendapat Ahli Hukum Kontrak Profesional atau ditetapkan dengan Keputusan Menteri.
Adapun sanksi bagi pembatalan SPPBJ, dapat berakibat pencairan jaminan penawaran dan Tidak boleh mengikuti PBJ pemerintah selama 2 ( dua ) tahun, apabila:
a. Calon penyedia jasa tidak dapat menyerahkan jaminan pelaksanaan; b. Menolak SPPBJ dengan alasan yang tidak dapat diterima
c. Mengundurkan diri dengan alasan yang tidak dapat diterima.
Daftar simak yang harus diperhatikan sebelum penandatanganan kontrak meliputi aspek sebagai berikut:
a. Surat perjanjian;
b. Para pihak yang berwenang menandatangani kontrak; c. Spesifikasi teknis;
d. Gambar kontrak;
e. Surat Penawaran berikut Daftar kuantitas dan harga; f. SSUK; g. SSKK; h. Dokumen lainnya: 1) SPPBJ; BAHP, BAPP; 2) Jaminan-jaminan; 3) Dan lain-lain.
Dokumen lain yang harus diperhatikan dalam penyusunan kontrak, meliputi: 1) Berita Acara Hasil Pemilihan (BAHP);
2) Berita Acara Penetapan Pemenang (BAPP); 3) Surat Penetapan Penyedia Jasa (SPPBJ); 4) Berita acara Pre-Award Meeting;
5) Jaminan-jaminan.
Berikut diberikan Contoh Daftar Simak suatu kontrak berupa matriks: Kontrak/perjanjian terdiri dari:
• Surat Perjanjian; • Syarat Umum Kontrak; • Syarat Khusus Kontrak; dan
Tabel 2.1 Contoh Daftar Simak Kontrak NO . KONTRAK/PERJANJIAN Ya/Tidak*) 1. SURAT PERJANJIAN a. Pembukaan (komparisi) 1) Judul Kontrak
a) Menjelaskan tentang judul kontrak termasuk penyingkatan judul kontrak/perjanjian yang akan ditandatangani
b) Menjelaskan jenis pekerjaan (lingkup pekerjaan) 2) Nomor dan Tanggal Kontrak
Menjelaskan nomor dan hari, tanggal, bulan dan tahun kontrak ditandatangani
3) Kontrak ditandatangani setelah ada penunjukan penyedia barang/jasa
4) Para Pihak dalam Kontrak
a) Identitas para pihak yang menandatangani kontrak meliputi: nama, jabatan, dan alamat
(1) Pihak pertama adalah PPK
(2) Pihak kedua adalah Penyedia barang/jasa (3) Menjelaskan bahwa pihak-pihak tersebut
bertindak atas nama siapa dan dasarnya bertindak
(4) Apabila pihak kedua merupakan suatu konsorsium, kerjasama, joint operation , maka harus dijelaskan nama bentuk kerjasamanya, siapa saja anggotanya, dan siapa yang memimpin dan mewakili kerjasama itu
(5) Menjelaskan mengapa para pihak membuat perjanjian
b. Isi
Bagian isi terdiri dari pasal-pasal :
1) Pernyataan bahwa para pihak telah sepakat atau setuju untuk mengadakan kontrak mengenai obyek yang dikontrakkan sesuai dengan jenis pekerjaannya
2) Pernyataan bahwa para pihak telah menyetujui besarnya harga kontrak yang ditulis dalam angka dan huruf serta rincian sumber pembiayaannya
3) Pernyataan bahwa ungkapan-ungkapan dalam perjanjian harus mempunyai arti dan makna yang sama seperti yang tercantum dalam kontrak
4) Pernyataan bahwa kontrak yang dibuat ini meliputi beberapa dokumen dan merupakan satu kesatuan yang disebut kontrak
5) Pernyataan bahwa apabila terjadi pertentangan antara ketentuan yang ada dalam dokumen perjanjian/kontrak maka yang dipakai adalah dokumen urutannya lebih dulu 6) Pernyataan mengenai persetujuan para pihak untuk melaksanakan kewajiban masing-masing yaitu pihak pertama membayar harga kontrak dan pihak kedua melaksanakan pekerjaan yang diperjanjikan dalam
