BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Kendatipun bergerak dalam industry yang berlainan, masing-masing perusahaan memiliki tingkat kebutuhan pasti yang harus dipenuhi dalam menjalani proses bisnisnya. Kebutuhan yang datang baik dari sisi internal maupun eksternal, menyebabkan perusahaan memerlukan supplier dalam menjalankan bisnisnya. Supplier merupakan salah satu peranan penting dalam menentukan kesuksesan sebuah perusahaan. Dikarenakan tidak semua perusahaan dapat memenuhi kebutuhannya sendiri, maka pemilihan supplier yang tepat memberikan perubahan significant dilihat dari jangka waktu maupun uang. Pandangan (Gomes, 2011) tentang kebutuhan adalah sesuatu yang memiliki sifat wajib, tidak seperti entity yang lain. Dengan munculnya kebutuhan yang harus dipenuhi maka tahap pengadaan barang dan jasa pada masing-masing perusahaan menjadi tahapan yang penting. Pengadaan barang dan jasa yang disebut juga sebagai supply chain management atau proses rantai suplai, merupakan pendekatan yang digunakan untuk mencapai pengintegrasian berbagai organisasi yang lebih efisien dari supplier, manufaktur, distributor, retailer, dan customer. Artinya barang diproduksi dalam jumlah yang tepat, pada saat yang tepat dan pada tempat yang tepat dengan tujuan mencapai cost yang diinginkan perusahaan dengan pengeluaran yang minimum, namun mencapai service level tertentu yang diharapkan (Levi, 2000).
Proses pengadaan barang dan jasa/tender yang dilakukan Saka Indonesia Pangkah Ltd adalah suatu proses di mana pekerjaan yang dilakukan, berujung pada mendapatkan barang dan jasa terbaik, sesuai kriteria, dengan harga terendah. Saka Indonesia Pangkah Ltd merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang eksplorasi dan produksi minyak dan gas bumi di Indonesia dan merupakan salah satu Kontraktor Kontrak Kerja Sama (KKKS) dari Satuan Kerja Khusus Kegiatan Hulu Minyak dan Gas Bumi (SKK MIGAS), yang memiliki kebutuhan baik barang maupun jasa dalam menjalankan proses bisnisnya.
Pada setiap pengadaan (tender) yang dilakukan oleh Saka Indonesia Pangkah Ltd, tim pengadaan (Procurement team) akan menggunakan acuan berupa buku pedoman pengadaan barang dan jasa yang diterbitkan oleh SKK Migas dan dikenal sebagai buku Pedoman Tata Kerja SKK MIGAS No. PTK 007/SKKO0000/2015/S0. Keharusan dalam mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh SKK Migas bagi keseluruhan Kontraktor Kontrak Kerja Sama (KKKS) adalah wajib. Ini dikarenakan proses pengadaan barang dan jasa yang dikerjakan oleh masing-masing Kontraktor Kontrak Kerja Sama (KKKS) yang beroperasi di Indonesia; akan dipantau secara langsung oleh SKK Migas sendiri dan pada akhir periode pengembalian blok/daerah yang telah diexploitasi oleh Kontraktor Kontrak Kerja Sama (KKKS) pada pemerintah nantinya, akan berujung pada penggantian keseluruhan biaya operasional (cost recovery) bagi Kontraktor Kontrak Kerja Sama (KKKS) yang telah bekerja dikawasan Republik Indonesia. Maka perubahan peraturan yang dikeluarkan oleh SKK Migas untuk masing- masing periodenya harus selalu dipatuhi.
Pembahasan di dalam buku PTK-007 terdapat 3 tata cara pengadaan barang dan jasa: a. Penunjukan Langsung (Direct Appointment)
Pengadaan ini bernilai 0 – USD 20.000 atau IDR 200.000.000
Diperbolehkan untuk memilih hanya 1 perusahaan yaitu peserta pengadaan (vendor/bidder). Tim pengadaan (Procurement team) mengubungi vendor dan meminta penawaran harga (quotation) dengan mengirimkan RFQ (Reuest for quotation), setelah menerima RFQ maka kegiatan pengadaan dapat diproses lebih lanjut dengan mengeluarkan Purchase Order (PO). Sistem pengadaan berjalan minimal 1 minggu dan paling lambat 1 bulan.
b. Pemilihan Langsung (Direct Selection)
Pengadaan ini bernilai USD 20.000 – USD 500.000 atau IDR 5.000.000.000 Di wajibkan memiliki 3 vendors untuk dipertandingkan dan wajib mengirimkan penawaran harga (quotation) dengan spesifikasi yang diminta oleh tim pengadaan (Procurement team) melalui sebuah dokumen yang diterbitkan perusahaan yaitu ITB (Instruction to Bid). Di dalam dokumen tersebut perusahaan akan menjelaskan dengan jelas kapan waktu yang diharapkan untuk melakukan rapat penjelasan, apa saja persyaratan dari pekerjaan yang akan dikerjakan dan lingkup pekerjaannya. Dalam tahapan pelelangan pemilihan langsung, sistem yang digunakan lebih rumit. Terdapat pilihan menggunakan 1 amplop atau 2 amplop. Apabila 1 amplop, maka vendor akan memberikan laporan administrasi, teknikal dan harga (commercial) dalam amplop yang sama. Sedangkan untuk 2 amplop, administrasi dan teknikal akan diletakkan di amplop
pertama kemudian harga diletakkan di amplop ke dua. Tim pengadaan (procurement team) tidak akan membuka amplop ke dua apabila peserta tender (bidders) tidak lulus peryaratan administrasi dan teknikal.
Tim pengadaan (procurement team) akan memutuskan pemenang peserta tender setelah melakukan analisis administrasi, teknikal dan harga (commercial). Sistem pengadaan berjalan minimal 1 bulan dan paling lambat 3 bulan.
c. Pelelangan (Tender)
Pengadaan ini bernilai di atas USD 500.000 atau IDR 5.000.000.000
Juga diwajibkan memiliki minimal 3 vendors untuk dipertandingkan, yang membuat proses pelelangan (tender) ini berbeda adalah apabila kurang dari 3 vendors maka akan diadakan lelang ulang. Untuk setiap pengadaan pelelangan (tender) yang dilakukan oleh Kontraktor Kontrak Kerja Sama (KKKS), pengumuman lelangnya harus diumumkan di media cetak/surat kabar. Proses yang dilakukan hampir sama dengan pemilihan langsung (direct selection), hanya saja nilainya yang cukup besar maka beberapa persetujuan harus melewati persetujuan dari SKK Migas terlebih dahulu. Sistem pengadaan berjalan minimal 3 bulan dan paling lambat 6 bulan.
Setelah melalui proses tahapan pengadaan barang dan jasa, baik penunjukan langsung (direct appointment), pemilihan langsung (direct delection) maupun pelelangan (tender), maka tim pengadaan (procurement team) akan melakukan negosiasi pada peserta pengadaan (bidders) yang memiliki harga terendah.
Negosiasi terjadi diakibatkan oleh 2 hal, yaitu:
a. Untuk menciptakan sesuatu yang baru, yang tidak dapat diciptakan oleh hanya dari salah satu pihak.
b. Untuk mencari jalan keluar atau menyelesaikan permasalahan yang disebabkan oleh ketidakcocokan antara keduabelah pihak.
(Lewicki et al., 2003).
Ada beberapa alasan dilakukannya negosiasi dalam sebuah pengadaan barang dan jasa oleh Saka Indonesia Pangkah Ltd, di antara adalah:
a. Tim pengadaan memerlukan negosiasi dikarenakan adanya ketidaksesuaian antara harga yang ditawarkan oleh para peserta pengadaan (bidders) dengan harga perkiraan sementara (owner estimate) para fungsi pengguna (user). b. Kebutuhan perusahaan dalam mendapatkan harga yang lebih rendah demi
mengurangi cost perusahaan.
Setelah proses negosiasi dan mendapatkan kesepakatan oleh kedua belah pihak, maka Saka Indonesia Pangkah Ltd menerbitkan kontrak kerja sama. Kontrak sebagai dokumen hukum, yang dirancang oleh pengacara untuk melindungi perusahaan terhadap risiko dan mempersiapkan mereka untuk potensi litigasi dalam skenario kasus terburuk (Nyste´n-Haarala et al., 2010). Dengan adanya pendapat ini maka Saka Indonesia Pangkah Ltd, menerbitkan setiap kontrak untuk masing-masing pekerjaan. Menurut pandangan dari (Kujala, 2014), mengelola kontrak dan proses kontrak berfokus pada perencanaan yang matang dan penyusunan kontrak yang
melindungi masing-masing pihak dalam hal konflik dan perselisihan. Di dalam kontrak dijelaskan apa saja kewajiban Saka Indonesia Pangkah Ltd dan para suppliernya, dengan demikian apabila terjadi sebuah perselisihan pada konten dalam kontrak yang telah diterbitkan, maka permasalahan ini diselesaikan sesuai hukum ketentuan Indonesia yaitu Badan Arbitrase Nasional Indonesia (BANI).
Setelah proses kontrak dilaksanakan, maka tim pengadaan (Procurement team) akan menganalisa kontrak melalui 2 sisi, yaitu:
a. Masa berlaku kontrak
b. Sisa uang pada setiap kontrak yang berjalan
Tim pengadaan (Procurement team) akan mengirimkan data-data di atas kepada para fungsi pengguna (user) menggunakan sebuah laporan yang disebut contract monitoring. Saka Indonesia Pangkah Ltd memiliki beberapa fungsi pengguna, yang dibagi dalam 2 kriteria yaitu support dan non-support. Support terdiri dari department Sumber Daya Manusia atau lebih dikenal dengan Human Resource (HR), keuangan (Finance), hubungan masyarakat (Government Relation), Keselamatan Lingkungan Kerja (Health Safety Environment), Komersial (Commercial), Sistem Teknologi (Information Technology-IT), Asuransi (Insurance), Audit (Internal Audit) dan Pengadaan barang dan jasa (Supply Chain Management). Sedangkan dalam lapisan kedua yaitu non-support terdiri dari eksplorasi (exploration), pengeboran (Drilling), Subsurface, Proyek (Project) dan Operasi (Operation). Seluruh department berada pada naungan management Saka Indonesia Pangkah Ltd dan di bawah pimpinan General Manager.
Bermula dari data laporan bulanan yang dikirimkan Saka Indonesia Pangkah Ltd kepada SKK Migas, tim pengadaan (Procurement team) mendapati bahwa terdapat penambahan (amendment) baik dari sisi uang maupun waktu pada setiap kontrak yang diterbitkan oleh perusahaan. Dalam buku PTK, penambahan (amendment) kontrak di kenal dengan Perubahan Lingkup Kerja (PLK) sebagai penambahan lingkup kerja dan uang, sedangkan Perpanjangan Jangka Waktu Kontrak (PJWK) sebagai penambahan waktu untuk kontrak yang telah dibuat.
Gambar 1. Perubahan Lingkup Kerja (PLK)/ Perpanjangan Jangka Waktu Kontrak (PJWK)
Mengaju pada buku PTK-007 yang diterbitkan oleh SKK Migas, penambahan (amendment) boleh dilakukan hanya dikarenakan situasi yang mendesak. Namun dari
hasil laporan ini, didapati bahwa fungsi pengguna (user) melakukan penambahan (amendment) untuk setiap kontrak yang diterbitkan, walau sudah di himbau untuk tidak dilakukan. Berdasarkan sumber permasalahan diatas, maka tim pengadaan (Procurement team) mulai melakukan analisis tentang laporan contract monitoring yang diterbitkan setiap bulannya.
Laporan contract monitoring adalah laporan yang digunakan oleh para fungsi pengguna (user) pada setiap bulannya untuk mengetahui ada berapa pekerjaan yang telah dilakukan departmentnya dan memproses lebih lanjut strategi apa saja yang akan dipilih dalam melakukan pengadaan (tender) selanjutnya. Proses pengolahan data laporan contract monitoring yang dilakukan dengan cara mengumpulkan keseluruhan kontrak yang sedang berjalan dalam suatu sistem bernama SAP. Proses ini dilakukan tim pengadaan (Procurement team) setiap bulannya sebagai bagian dari supply chain management program dan diharapkan membantu fungsi pengguna (user) dalam memaksimalkan penggunaan masing-masing kontrak yang telah diterbitkan perusahaan. Laporan ini dibuat oleh tim pengadaan (Procurement team) untuk membantu fungsi pengguna (user) dalam melakukan pemetaan pengadaan (tender) untuk masing-masing departementnya. Akankah melakukan proses pengadaan dengan cara penunjukan langsung (direct appointment), pemilihan langsung (direct delection) maupun Pelelangan (tender). Laporan yang diambil menggunakan sistem SAP ini disajikan dalam bentuk data excel dan isi dari laporan itu sendiri mencakup:
i. Judul pekerjaan yang dilakukan (Short Text). ii. Nomor kontrak.
iii. Siapa supplier yang melaksanakan pekerjaan tersebut (Vendor). iv. Masa berlaku dan masa berakhir kontrak.
v. Jumlah uang dalam kontrak tersebut (Target Value).
vi. Berapa jumlah Purchase Order yang dikeluarkan di kontrak tersebut (Total Released PO).
vii. Sisa uang dalam kontrak tersebut (Remaining Value).
viii. Dilakukan perhitungan sisa uang dalam kontrak menggunakan % (Remaining(%)).
ix. Status Remaining dilihat dari acuan uang, dikategorikan menggunakan warna, yaitu:
a. Hijau apabila masih dalam jangka waktu 6 bulan ke depan b. Kuning apabila masih dalam jangka waktu 3 bulan ke depan c. Merah apabila masih dalam jangka waktu 1 bulan ke depan x. Waktu yang tersisa di kontrak (Expire Days).
xi. Berakhirnya kontrak dilihat dari acuan waktu (Status Expire) juga dikategorikan menggunakan warna.
xii. Status akhir (Final Status) adalah komposisi perhitungan antara masa berakhir kontrak dilihat dari segi uang maupun segi waktu. Apabila dalam 1 kontrak masa berlakunya masih panjang (Hijau) namun dari sisi keuangan sudah habis (merah). Maka Final Status laporan kontrak tersebut menjadi Merah,
dikarenakan kategori akhir adalah kategori yang paling penting untuk ditindak lanjuti.
Table 1. laporan contract monitoring
No. Short
Text Contract No. Vendor
Val Per. Start Val Period End Target Val. Total Released PO Rem aining Value Rem aining (%) Status Rem aining Expire Days Status Expire Final Status
1 460000xxxx YELLOW YELLOW YELLOW
2 460000xxxx GREEN GREEN GREEN
Biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk melakukan pemantauan terhadap laporan contract monitoring dapat menjadi salah satu prioritas, bukan hanya karena jumlahnya penting terhadap biaya transaksi total, tetapi juga keefektifan laporan tersebut dapat menghasilkan laporan yang berkualitas (Dean and Kiu, 2001). Dengan mengingat alasan mendasar tersebut maka dalam meningkatkan sistem kerja perusahaan, tim pengadaan (Procurement team) berupaya membantu para fungsi pengguna (user) dengan mengirimkan laporan contract monitoring. Laporan ini diharapkan dapat membantu fungsi pengguna (user) memaksimalkan penggunaan jangka waktu dan uang yang dimiliki dalam setiap pekerjaan. Laporan contract monitoring yang dikirim setiap bulan dapat di analisis dan digunakan sebagai alat pengingat untuk fungsi pengguna (user) bahwa masing-masing department harus memaksimalkan penggunaan kontrak mereka dengan memperhatikan sisa uang dan jangka waktu kontrak. Fungsi lain dari laporan ini juga dapat dipergunakan sebagai acuan tim pengadaan (Procurement team) untuk melakukan pengadaan barang dan jasa selanjutnya, sehingga dapat menghindari penggunaan perpanjangan waktu (amendment) yang dapat berdampak merugikan perusahaan.
1.2 Rumusan Masalah
Laporan contract monitoring dapat memudahkan setiap fungsi department untuk menjalankan pekerjaan lebih efisien. Namun dengan minimnya perhatian para fungsi pengguna (user) terhadap laporan tersebut, menjadikan alasan tim pengadaan (procurement team) untuk mengukur tingkat response rate pada laporan contract
monitoring terhadap fungsi pengguna (user). Memaksimalkan penggunaan contract monitoring selain dapat mempercepat pengambilan keputusan dalam memilih sebuah tahapan pengadaan barang dan jasa sebelum jangka waktu berakhir, juga dapat menganalisa harga pasar yang sesuai untuk menentukan harga perkiraan sementara (owner estimate) di pengadaan barang dan jasa berikutnya yang akan menguntungkan Saka Indonesia Pangkah Ltd.
1.3 Pertanyaan Penelitian
1. Model rancangan seperti apakah yang diinginkan para fungsi pengguna (user) untuk laporan contract monitoring mereka?
2. Strategi apa yang dapat diimplementasikan untuk meningkatkan tanggapan fungsi pengguna (user)?
1.4 Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah penelitian, maka tujuan penelitian ini adalah:
1. Merancang laporan contract monitoring dengan kriteria yang sesuai dengan kebutuhan fungsi pengguna (user).
2. Mengembalikan fungsi dari laporan contract monitoring yaitu sebagai acuan tim pengadaan (procurement team) untuk membangun strategi setiap pengadaan barang dan jasa yang akan dilakukan. Serta memaksimalkan penggunaan laporan contract monitoring, sehingga laporan ini dapat berfungsi sebagai proses
pemantauan pekerjaan melalui kontrak yang telah diterbitkan oleh Saka Indonesia Pangkah Ltd.
1.5 Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat membantu kedua belah pihak, baik tim pengadaan (procurement) dan fungsi pengguna (user) dalam memaksimalkan kontrak dalam penggunaan uang dan jangka waktu berjalannya kontrak dan selalu mendapatkan harga penawaran terbaik.
1.6 Ruang Lingkup dan Batasan Penelitian
Dalam tesis ini penulis menganalisis seluruh kontrak yang sedang berjalan pada Saka Indonesia Pangkah Ltd. Kontrak tersebut didapatkan baik dari departement support maupun non support. Batasan penelitian ini adalah pejabat senior pelaksana kegiatan pengadaan barang dan jasa di Saka Indonesia Pangkah Ltd yang telah bekerja di atas 5 tahun.
1.7 Metodelogi Penelitian
Pada tahapan ini penulis berusaha mengumpulkan data sebagaimana dijelaskan sebagai berikut ini:
1. Data Primer
Data primer didapatkan dengan melakukan wawancara kepada pejabat pelaksana kegiatan pengadaan barang dan jasa di Saka Indonesia Pangkah Ltd
2. Data Sekunder
Data sekunder dilakukan dengan penelusuran dokumen dan penelaahan data yang berhubungan dengan topik penelitian. Data sekunder yang dikumpulkan dalam penelitian ini berupa data-data literatur maupun data lingkungan internal Saka Indonesia Pangkah Ltd yang diperkirakan memiliki keterkaitan.
1.8 Sistematika Penelitian 1.8.1 Bab I: Pendahuluan
Pada bab I membahas mengenai latar belakang masalah dalam menganalisa kebutuhan para fungsi pengguna (user) akan laporan contract monitoring pada Saka Indonesia Pangkah Ltd.
1.8.2 Bab II: Pembahasan Teori
Bab II membahas teori-teori serta pustaka tentang Supply Chain Management, PTK-007 Buku Pedoman Supply chain management, Negotiation, Contract dan Contract Monitoring sebagai alat bantu menganalisa masalah.
1.8.3 Bab III: Metode Penelitian
Pada bab ini memuat metode dan teknik pengumpulan data, serta memberi penjelasan tentang metode yang digunakan dalam tesis ini yaitu
mengumpulkan data melalui pengamatan dan wawancara, mengolah, menganalisis dan menyimpulkan hasil analisis melalui Impression Management Tactics, Root Cause Analysis (RCA) dan Matrik Urgency, Seriousness, Growth (USG). Selain itu, bab ini juga memuat gambaran umum Saka Indonesia Pangkah Ltd beserta sejarahnya dan perkembangan perusahaan serta visi maupun misi.
1.8.4 Bab IV: Hasil Penelitian dan Pembahasan
Bab IV membahas evaluasi dari data yang telah dikumpulkan dari hasil wawancara dan diolah melalui analisis Impression Management Tactics, Root Cause Analysis (RCA) dan Matrik Urgency, Seriousness, Growth (USG).
1.8.5 Bab V: Simpulan dan Saran
Penulisan pada bab V berisi simpulan hasil analisis dan saran atau rekomendasi perubahan yang dapat dilakukan untuk memaksimalkan penggunaan laporan contract monitoring pada Saka Indonesia Pangkah Ltd.
