BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Proses yang sedang berjalan
Proses administrasi dan keuangan rawat inap diawali dengan datangnya pasien yang memiliki tiga jenis pasien masuk yaitu pasien pribadi, pasien jaminan perusahaan dan pasien Askes. Pasien pribadi adalah pasien yang datang dengan membayar sendiri tanpa ada jaminan perusahaan ataupun jaminan asuransi kesehatan. Pasien jaminan perusahaan adalah pasien yang datang dengan jaminan perusahaan dan mempunyai syarat pendaftaran melampirkan surat jaminan perusahaan yang menjalin kerjasama dengan RST. Sedangkan pasien Askes adalah pasien yang dijaminkan oleh Askes yang bekerja sama dengan RST dengan melampirkan Kartu Askes dan surat rujukan puskesmas atau surat jaminan dari Askes yang bersangkutan. Setelah ketiga jenis pasien ini mendaftar dan melakukan prosedur pendaftaran yang dilakukan oleh bagian pendaftaran dan rekam medik, berkas pasien dilanjutkan oleh bagian penata rekening untuk menginput semua slip-slip perawatan pasien dan biaya-biaya perawatan pasien selama dalam perawatan. Transaksi-transaksi ini di input melalui komputer yang online. Online sistem hanya sebatas bagian penata rekening yang tersebar pada beberapa lantai RS, verifikasi dan kasir. Transaksi-transaksi yang menimbulkan biaya perawatan pasien antara lain adalah jasa dokter, pembelian obat, pemakaian disposible obat, Laboratorium, Radiologi,Rehap Medis, Diagnostik ( EEG, ECG, USG ), General Check Up, Bedah, Cath Lab, Kamar
Operasi, biaya pemakaian kamar dan administrasi. Setelah di input dan menghasilkan rincian biaya sementara, berkas administrasi pasien yang berisi data-data jenis pasien dan slip-slip pemeriksaan pasien yang dibuat oleh perawat dan petugas pelayanan medik diperiksa kebenarannya oleh bagian verifikasi.Bagian Verifikasi mencocokkan berkas pasien dengan input yang dilakukan oleh bagian penata rekening, mencek kembali retur obat pasien dan memasukkan pendapatan pasien ke dalam laporan pendapatan pasien rawat inap. Setelah berkas pasien dinyatakan benar oleh verifikasi, maka penata rekening membuat rincian biaya yang asli, kwitansi dan menyerahkannya ke kasir untuk dilakukan pembayaran. Bila pasien pribadi proses selesai pada waktu pasien membayar rincian biaya pasien, tetapi bila pasien jaminan perusahaan dan askes setelah diberikan kepada kasir untuk dilihat apakah ada biaya yang terjadi diluar jaminan maka berkas pasien diserahkan kepada bagian piutang untuk diproses lebih lanjut. Bagian piutang menerima berkas pasien berupa slip-slip biaya, rincian tagihan biaya pasien. Berkas pasien dicek kembali apakah tagihan sesuai dengan rate kerjasama dengan perusahaan penjamin.Setelah itu mengirimkan berkas pasien ke perusahaan penjamin pasien dengan melampirkan surat jaminan , medical record dam surat pengantar nomor rekening.Setelah itu menginput jumlah tagihan pasien ke dalam laporan pendapatan piutang pasien rawat inap, bila telah lunas laporan pendapatan piutang pasien diserahkan kepada bagian akuntasi untuk dilakukan proses pelaporan pendapatan keuangan rawat inap. Bagian akuntansi mengolah kembali data-data yang diperoleh dari kasir dan bagian piutang dengan menggunakan aplikasi akuntansi dengan menginput kembali rincian biaya pasien rawat inap.
Secara umum proses yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar 4.1
PASIEN MASUK
PASIEN PRIBADI
PASIEN JAMINAN PERUSAHAAN
PASIEN JAMINAN ASURANSI KESEHATAN
PENATA REKENING
INPUT SEMUA DATA BIAYA-BIAYA TAGIHAN PASIEN YAITU BIAYA PELAYANAN MEDIK, PENUNJANG
MEDIK, DAN PELAYANAN NON MEDIK
OTORISASI OLEH VERIFIKASI DAN MEMBUAT LAPORAN PENDAPATAN RAWAT INAP PEMBUATAN PERINCIAN BIAYA
ASLI DAN KWITANSI OLEH PENATA REKENING
KASIR MENERIMA SEMUA TAGIHAN PASIEN
PULANG
Pasien Pribadi melakukan pembayaran pada kasir
Menyerahkan tagihan pasien jaminan & asuransi ke bagian piutang
PIUTANG
Proses Penagihan Pasien jaminan dan askes dan membuat lap.pendptan RI
AKUNTANSI MEMBUAT LAP.PENDPTAN RI
DARI KASIR DAN PIUTANG
Gambar 4.1 Proses Administrasi dan Keuangan pasien RI yang Sedang Berjalan
Dalam menganalisis proses administrasi dan keuangan untuk pasien rawat inap RST, pemodelan dimulai dengan mengidentifikasi prosedur-prosedur apa saja yang penting dalam proses-proses bisnis rawat inap. Kejadian yang sudah teridentifikasi tersebut kemudian digambarkan dalam Diagram Dekomposisi dan Diagram Konteks.
Rincian untuk setiap proses-proses tersebut adalah sebagai berikut: Rawat Inap Pasien Pribadi
1. Pasien masuk dan keluar dari RST.
- Melengkapi data pribadi atau identitas pada Formulir Les Pendek.
- Menandatangani tata tertib pasien rawat inap dengan membawa surat pengantar uang muka. Pasien menyelesaikan pembayaran di kasir baik secara tunai atau kredit selama jangka waktu 1x24 jam.
- Dengan bukti kwitansi pembayaran uang muka, pasien diantar ke ruang perawatan.
- Selama belum ada bukti setoran uang muka maka pasien akan ditempatkan pada ruang perawatan sementara (RPS).
- Pasien diwajibkan menambahkan uang muka minimal sebesar setoran awal apabila perincian biaya telah melebihi batas yang ditentukan.
2. Pendaftaran dan Rekam medik.
- Menanyakan apakah pasien baru atau tidak, bila pasien baru dibuatkan nomor rekam medik dan mengisi data-data yang diperlukan.
- Menanyakan pada pasien apakah mempunyai jaminan atau tidak (jaminan yang bekerja sama dengan RST).
- Menerangkan tata tertib pasien rawat inap.
- Rekam medik menyiapkan status pasien untuk dibawa ke lantai perawatan.
- Bagian Pendaftaran menginput pendaftaran pasien masuk dan memberikan no.TRI ( Nomor Transaksi Rawat Inap).
3. Bagian Penata Rekening.
- Memeriksa kelengkapan data administrasi pasien (misalnya uang muka).
- Membuat slip dan memasukkan data pemeriksaan pasien, baik pemeriksaan penunjang medik, jasa dokter, obat dan disposable.
- Mengkoordinasikan dengan bagian perawatan mengenai perincian biaya sementara pasien bila pasien bermasalah.
- Setiap 2 hari penata rekening menginformasikan kepada keluarga pasien tentang jumlah biaya perawatan yang sudah terjadi.
- Menyiapkan berkas pasien dan perincian biaya pasien, bila pasien akan pulang untuk diperiksa oleh bagian verifikasi.
- Menyiapkan kwitansi, rincian biaya pasien dan mengeluarkan No. Kwitansi .
4. Bagian Verifikasi
- Mencocokkan semua slip rawat inap dengan data yang di input ke dalam
komputer penata rekening pada perincian biaya perawatan sebelum pasien pulang.
- Membuat Laporan Pendapatan Rawat Inap bulanan.
- Menyiapkan berkas slip-slip biaya perawatan pasien sebagai bukti bila ada pemeriksaan.
- Menanggapi keluhan dokter yang bermasalah.
5. Bagian Kasir.
- Menerima pembayaran uang muka rawat inap secara tunai atau kredit.
- Menerima pembayaran pelunasan tagihan biaya pasien pribadi
- Memasukkan data ke dalam komputer pelunasan pasien pribadi.
- Otorisasi surat pengantar uang muka pasien.
6. Bagian Deposit Dokter
- Memeriksa sharing dokter dari sistem komputer
- Membuat pajak dokter
- Membuat laporan dokter
7. Bagian Akuntansi
- Memeriksa laporan penerimaan dan pengeluaran kasir dengan jumlah uang setoran
- Memasukkan pelunasan piutang berdasarkan laporan piutang.
- Memasukkan pendapatan harian Rawat Inap ke dalam buku besar untuk
membuat laporan keuangan bulanan.
Rawat Inap Jaminan Perusahaan dan Asuransi Kesehatan 1. Pasien masuk.
- Pasien masuk untuk dirawat inap melengkapi data pribadi atau identitas pasien pada formulir les pendek yang mencatumkan status penjamin, nama penjamin dan diagnosa pasien masuk.
- Memberikan surat jaminan perusahaan yang bekerja sama dengan RST. - Menyetujui dan menandatangani tata tertib pasien rawat inap.
- Membawa surat pengantar uang muka pasien rawat inap ke kasir dan surat Jaminan perusahaan serta fotokopi identitas pegawai.
- Dengan membawa surat pengantar uang muka pasien rawat inap yang telah disetujui oleh bagian pendaftaran dan petugas kasir, selanjutnya pasien diantar ke ruang perawatan.
2. Bagian Kasir.
- Memeriksa berkas kelengkapan administrasi rawat inap yaitu surat pengantar uang muka pasien rawat inap, surat jaminan perusahaan yang asli dan fotokopi identitas pegawai.
- Setelah diperiksa kelengkapannya, dicatat dibuku piutang perusahaan.Menandatangani surat pengantar uang muka pasien rawat inap.
3. Ruang Perawatan.
- Setelah diotorisasi oleh kasir, bagian pendaftaran mengantar pasien ke ruang perawatan pasien.
- Memasukkan surat pengantar pasien ke map status pasien.
- Memasukkan surat jaminan perusahaan dan identitas pegawai ke map perinciaan biaya per nama pasien.
- Menyerahkan map perincian biaya pada petugas penata rekening yang bersangkutan.
4. Bagian Penata Rekening.
- Menerima map status pasien dari perawatan.
- Membuat slip dan memasukkan data pemeriksaan pasien, baik pemeriksaan penunjang medik, jasa dokter, obat dan disposible selain
- Setiap 2 hari penata rekening menginformasikan kepada keluarga pasien tentang jumlah biaya perawatan yang sudah terjadi.
- Bila pasien sudah dinyatakan dapat pulang oleh dokter, berkas slip biaya pasien dan perincian biaya pasien sementara diperiksa oleh bagian verifikasi.
- Bila sudah diotorisasi oleh bagian verifikasi maka menyiapkan kwitansi, rincian biaya pasien dan mengeluarkan No. Kwitansi.
- Kepala unit penata rekening mengeluarkan surat ijin pulang yang diotorisasi oleh kepala unit penata rekening, petugas ruangan dan kasir. 5. Bagian Verifikasi.
- Memeriksa slip retur obat, biaya obat, tindakan, visit dokter sesuai dengan rate perusahaan yang bekerja sama.
- Mencocokkan semua slip rawat inap dengan data yang di input ke dalam
komputer dengan penata rekening pada perincian biaya perawatan sebelum pasien pulang.
- Menyerahkan rincian biaya pasien serta slip-slip pemeriksaan kepala unit
penata rekening. 6.Bagian Piutang
- Menerima berkas rincian biaya pasien serta slip-slip pemeriksaan yang sudah diperiksa oleh bagian verifikasi.
- Menyiapkan kwitansi, rincian biaya pemeriksaan, medical record, surat jaminan, identitas pegawai, surat pengantar nomor rekening RST untuk dikirimkan ke perusahaan sebagai penjamin.
- Pengiriman penagihan melalui jasa kurir.
- Menerima tanda terima dari kurir sebagai dasar jatuh tempo pencairan tagihan.
- Meneruskan penagihan ke perusahaan melalui telepon.
- Bila sudah diterima pencairan penagihan melalui transfer bank, berkas dan laporan dikirim ke akuntansi.
- Membuat laporan pendapatan pasien jaminan perusahaan dan asuransi
7. Bagian Akuntansi
- Menerima berkas dan laporan piutang pasien yang sudah lunas dari unit
piutang dan laporan pendapatan pasien pribadi yang lunas dari kasir. - Melampirkan bukti transfer yang didapat dari bank.
- Posting ke buku besar, disimpan dalam file buku besar.
4.2 Hasil Pengumpulan data
Dari hasil pengumpulan data dengan menggunakan kuisioner dengan jumlah responden 36 orang adalah sebagai berikut :
Tabel 1. Jumlah Responden
Disebar Diterima Tidak Valid Yang dipakai
Hard copy
( Printed ) 41 38 2 36
Tabel 2. Jenis kelamin
Jenis Kelamin Jumlah Responden
Perempuan 7
Pria 29
Total 36 Tabel 3. Pendidikan
Pendidikan Jumlah Responden
SLTA 17 S 1 8 S 2 1 Akademik 10 Total 36 Tabel 4. Usia
Usia Jumlah Responden
18 - 27 tahun 9 28 - 37 tahun 16 38 - 47 tahun 7 > 47 tahun 4 Total 36
Tabel 5. Lama Bekerja
Lama Bekerja Jumlah Responden
< 1 (thn) 2
1 - 3 (thn) 3
3 - 5 (thn) 9
> 5 (thn) 22
Tabel 6. Sistem Aplikasi
Sistem Aplikasi Jumlah Responden
ABIPRO 12
PF 16
Excel 3
Dac Easy 5
Total 36
Berdasarkan hasil kusioner, sebab-sebab yang paling memungkinkan yang memberi andil paling besar pada masalah ini adalah :
• Sebab 1. Terjadi pengulangan input pada pendapatan Rawat Inap sebesar 35% responden.
• Sebab 2. Terjadinya input data administrasi pasien yang tidak akurat sebesar 30% responden.
• Sebab 3. Sumber Daya Manusia sebesar 18% responden.
• Laporan pendapatan Rawat Inap antara verifikasi dan akuntansi yang tidak sama, penyebabnya dipilah dalam empat kategori yaitu Teknologi Sistem Manajemen Data, Personil (SDM), dan Prosedur Sistem.
• Akar-akar penyebab laporan yang tidak akurat ini dari hasil kusioner diolah ke dalam diagram Ishikawa atau Tulang Ikan.
Gambar 4.4 Diagram Sebab Akibat (tulang Ikan/Ishikawa) Laporan keuangan pendapatan Rawat Inap antara Verifikasi & Akuntansi tidak sama SDM diambil
dari divisi lain yang aktifitas kerja tidak tinggi
Hubungan khusus Job description tidak
jelas Tidak mau bekerja keras Lap.Keu tdk akurat antara verifikasi dan akuntansi Personil Tidak mampu Mampu Salah rekruitme n Merasa cukup dengan keadaan sekarang Sikap negatif Proses data pasien
dgn no.RM
Data yang berlebihan/ data
redudancy Sistem Manajemen Data
Tidak mau berkembang Pengetahuan tidak berkembang merasa cukup dengan ilmu yang dimiliki
Tidak mau menerima perubahan teknologi budaya kerja/ tradisi Sistem & Prosedur Tidak ada revisi atas perubahan prosedur Prosedur tidak jelas Prosedur tidak diberikan Komunikasi tidak lancar
training tidak di trainingsecara intensif Pegawai enggan
Buku manual tidak ada Teknologi Penggunaan Aplikasi Mudah aplikasi yang digunakan merupakan aplikasi yang umum
tidak ada training
kapasitas data terbatas
8 Juta Record data ada yang hilang s/w yang digunakan tidak
integrasi untuk seluruh bag. keuangan s/w yang digunakan berbeda Pengulangan input data adm. pasien ( Redundant)
lap. sales R/I tidak sama antara verifikasi & akuntansi Satu No.RM bisa
2 s/d 3 kali keluar masuk R/I
Input data pasien tidak akurat laporan yang digunakan
dianggap valid adalah verifikasi
kesalahan wewenang Terjadi
pengula-ngan input pada pendapatan R/I Verifikasi dengan s/ w PF & akuntansi dengan s/w DacEasy Masing unit tidak mau berbagi informasi Masing unit merekam & memiliki data sendiri Banjir data Kurang memiliki pengamanan memadai Kurangnya kesadaran karyawan Tumbuh pulau-pulau dalam organisasi Budaya kerja/ tradisi Hilang Mental rendah diri Perubahan thd sistem informasi
Setelah melihat gambaran umum mengenai proses yang sedang berjalan serta melakukan kuisioner dan wawancara terhadap pengumpulan data maka dapat diidentifikasikan permasalahan sebagai berikut :
• Duplikasi laporan pendapatan rawat inap antara bagian verifikasi,piutang dan akuntansi yang disebabkan karena sistem aplikasi yang digunakan berbeda-beda yaitu verifikasi menggunakan Aplikasi PF, Piutang menggunakan aplikasi Excel dan akuntansi menggunakan aplikasi Dac Easy.
• Duplikasi laporan pendapatan rawat inap antara verifikasi dan akuntansi sehingga terjadi perbedaan dalam pelaporan keuangan karena akuntansi tidak memasukkan data tagihan piutang yang belum tertagih oleh bagian piutang. Bagian piutang hanya melaporkan piutang yang sudah lunas saja. Sehingga terjadi perbedaan
hasil laporan. Perbedaan laporan juga dikarenakan aplikasi yang digunakan oleh bagian verifikasi terbatas hanya sampai 8 juta record,sehingga ada kalanya data input laporan pendapatan ada beberapa yang hilang.
• Akibat dari Duplikasi laporan pendapatan rawat inap pemrosesan membutuhkan waktu yang lama sehingga hasil laporan selalu terlambat dan laporan pendapatan rawat inap tidak akurat. Jika dilihat dari data 6 bulan selama bulan Januari 2002 sampai dengan Juni 2002 perbedaan laporan antara Verifikasi dan Akuntansi berjumlah Rp. 1.000.000.000,-
• Input data yang tidak akurat disebabkan karena nomor input data pasien masuk dan no. output pasien pulang tidak sama. Hal ini dikarenakan penata rekening mengeluarkan no. kwitansi berdasarkan urutan pasien pulang, tidak berdasarkan no.TRI/ Transaksi Rawat Inap yang telah dibuat oleh bagian pendaftaran, sehingga pasien yang statusnya belum pulang dan bermasalah tidak dapat terdeteksi.
• Pelaporan Pendapatan Keuangan yang lama sampai kepada manajemen merugikan karena tidak dapat mengambil keputusan secara cepat untuk meningkatkan pelayanan rawat inap untuk membeli alat baru, membuat fasilitas pelayanan baru kepada pasien sehingga selalu tertinggal dengan layanan rumah sakit lainnya.
• Masalah sumber daya manusia karena budaya kerja atau tradisi yang telah lama berkembang. Jika dilihat dari hasil kuisioner usia,lama bekerja, dan pendidikan, dibidang administrasi keuangan usia diatas 37 tahun dengan pendidikan SLTA,
lama bekerja diatas 5 tahun dan mayoritas adalah wanita adalah sulit untuk mengembangkan pendidikan dan pengetahuan teknologi karena sudah berkeluarga dan sudah terlalu tua untuk belajar mengembangkan pengetahuan mereka.
Dampak dari permasalahan diatas adalah pelayanan kepada pasien yang kurang memuaskan pasien, biaya operasional yang tinggi karena pasien dirujuk ke rumah sakit lain bila tidak ada fasilitas pelayanan kesehatan , misalnya pemeriksaan laboratorium, MRI dan sebagainya, dan kehilangan kesempatan peningkatan pendapatan akibat keterlambatan laporan keuangan.
Pengukuran Sistem yang Sedang Berjalan dapat dilihat pada Tabel.7
Parameter Sistem Yang
Berjalan Ada Belum Keterangan
Waktu Proses Laporan 30 hari
Tingkat kesalahan isi laporan
50%
Waktu koreksi kesalahan 1 minggu
Nilai Kesalahan 1 Milyar
Kebutuhan Informasi
Status kredit pasien 1 bulan ada manual
Laporan jumlah pasien 1 hari ada manual
Laporan pendapatan
harian rawat inap Belum
Laporan pendapatan per
jenis pasien harian Belum
Akurasi Laporan
Kesalahan perhitungan laporan antara verifikasi dan akuntansi
50% Tingkat kesalahan diharapkan
2 % dengan tingkat keyakinan 95 %
4.3. Perbaikan Proses Baru yang diusulkan
Setelah mengadakan evaluasi terhadap kelemahan dan penyebab dari proses yang sedang berjalan maka diadakan perbaikan proses bisnis administrasi dan keuangan rawat inap. Perbaikan – perbaikan yang dilakukan adalah perbaikan pada Teknologi Informasi dan Sistem Manajemen Data.
Pemanfaatan teknologi informasi adalah dengan mengotomatisasi sistem yang sedang berjalan dan terintegrasi secara keseluruhan mulai dari proses masuk pasien sampai dengan pembuatan laporan keuangan pendapatan rawat inap.
Adapun usulan penggunaan teknologi informasi adalah sebagai berikut:
• Sistem administrasi dan keuangan rawat inap terintegrasi antara sub-sub bagian administrasi dan keuangan sehingga tidak ada duplikasi data laporan pendapatan rawat inap antara verifikasi dan akuntansi. Sehingga informasi laporan pendapatan rawat inap tidak hanya bisa muncul di suatu tempat pada suatu waktu tertentu, tetapi informasi bisa muncul secara simultan di banyak tempat yang diinginkan. Teknologi ini memungkinkan banyak orang mengakses dan menggunakan informasi pada waktu yang bersamaan sehingga mempermudah dan mempercepat proses.
• Menambah komputer di setiap unit pelayanan medik untuk memasukkan
input data biaya pasien langsung ke nomor pasien masuk ( No.TRI)
dengan sistem aplikasi rumah sakit yang terintegrasi secara keseluruhan antara bagian pendaftaran dan rekam medik, perawatan, penata rekening,verifikasi, piutang, kasir, deposit dokter, dan pelayanan medik.
• Aplikasi Rumah sakit yang baru yang mampu mengintegrasikan seluruh proses administrasi dan keuangan rawat inap sehingga proses input data menjadi lebih cepat dengan tingkat akurasi yang tinggi.
• Perbaikan sistem manajemen data yang merupakan sumber yang berhubungan yang harus direncanakan dan diatur, meliputi entity, attribute dan relationship dan ERD.
• Input data pasien dalam transaksi pelayanan rawat inap di serahkan kepada unit pelayanan medik. Sehingga kesalahan yang dilakukan piñata rekening diperkecil dan pertanggungjawaban pada setiap unit pelayanan medik. Kesalahan input oleh penata rekening dapat berupa salah input harga, jenis transaksi pelayanan.
4.3.1 Perbaikan Proses Bisnis
Perbaikan proses bisnis administrasi dan keuangan yang baru diawali dengan aplikasi sistem rawat inap yang baru yang disimpan dalam satu server yang dapat diakses pada setiap station rawat inap, yang terintegrasi dari bagian penerimaan pasien sampai dengan bagian akuntansi. Bagian yang terintegrasi adalah bagian pendaftaran dan rekam medik, radiologi, laboratorium, rehap medis, diagnostik,
medical check-up, bedah, instalasi farmasi, deposit dokter, penata rekening,verifikasi,
kasir, piutang dan akuntansi. Semua modul –modul aktivitas rumah sakit terdapat dalam aplikasi rawat inap.
1. Indeks Pasien Dokter berisi kode dokter dan data no. rekam medik pasien.
2. UGD berisi data transaksi UGD dan daftar harga UGD
3. Radiologi berisi data transaksi dan daftar harga radiology yang meliputi Thorax, CT-Scan, Cath Lab, dan Panoramic.
4. Laboratorium berisi data transaksi daftar harga dan hasil pemeriksaan laboratorium pasien.
5. Rehabilitasi medik berisi data transaksi dan daftar haga.
6. Diagnostik berisi data transaksi dan daftar harga yang meliputi
USG, EEG, ECG, Echocardiography.
7. Check-up berisi data transaksi dan daftar harga paket.
8. Rekam Medik berisi data riwayat penyakit pasien dan laporan Depkes ( ICD X ).
9. Laporan Dokter berisi deposit dokter baik yang sudah dibayar pasien dan yang masih status kredit.
10. Instalasi Farmasi berisi transaksi, data obat, harga obat.
11. Manajemen Keuangan berisi Laporan – laporan keuangan,neraca, laba rugi, cash flow harian Laporan Manajemen yaitu laporan jumlah pasien harian, laporan pendapatan rawat inap detail harian.
Gambar 4.5 Perbaikan Sistem Aplikasi Administrasi dan Keuangan RI Radiologi Rehap Medis Laboratorium Diagnostik Medical Check Up Bedah Instalasi Farmasi Server Sistem Aplikasi RI Pendaftaran & Rekam Medik Depost Dokter Penata Rekening Verifikasi Kasir Akuntansi Laporan Keuangan Neraca Laba Rugi Piutang Sistem Aplikasi Rawat Inap terintegrasi PASIEN MASUK Diinput oleh bagian Pendaftaran dan Rekam Medik
PASIEN PRIBADI
PASIEN JAMINAN PERUSAHAAN
PASIEN JAMINAN ASURANSI KESEHATAN
BAGIAN PELAYANAN MEDIK
INPUT SEMUA DATA TRANSAKSI PELAYANAN MEDIK PERPASIEN BERDASARKAN NO.TRI DAN PRINT OUT SLIP-SLIP TRANSAKSI
MENERIMA PRINT OUT SLIP-SLIP TRANSAKSI DAN DIMASUKKAN DALAM BERKAS ADM PASIEN DAN
INPUT TRANSAKSI VISIT DOKTER PEMBUATAN PERINCIAN BIAYA
ASLI DAN KWITANSI OLEH PENATA REKENING
KASIR MENERIMA SEMUA BERKAS
TAGIHAN PASIEN PULANG
Pasien Pribadi melakukan
pembayaran pada kasir Menyerahkan tagihan pasien jaminan &asuransi ke bagian piutang
PIUTANG Proses Penagihan Pasien
jaminan dan askes AKUNTANSI
POSTING KE BUKU BESAR MENCEK LAPORAN PENDAPATAN
RAWAT INAP BY SISTEM DAN PENYAJIAN LAPORAN
PENATA REKENING
VERIFIKASI MENCEK SLIP-SLIP TRANSAKSI DAN TAGIHAN PASIEN BY SISTEM
4.3.2 Sistem Manajemen Data
Beberapa perbaikan dalam Manajemen Database adalah melalu Entity Relationship
Diagram. Entitas – entitas yang penting dalam proses rawat inap RST untuk
menyimpan informasi mengenainya serta hubungan dengan antar entitas adalah sebagai berikut :
1. Data_Pasien
Entitas ini berisi atribut : nama pasien, umur, kelamin, no.MR, alamat lengkap, tanggal lahir, tempat lahir, agama, suku dan bangsa. Entitas ini memiliki hubungan dengan entitas lain yang memiliki kardinaliti sebagai berikut :
- Satu pasien dapat memiliki banyak nomor pendaftaran ( No.TRI ) atau minimal satu nomor pendaftaran ( No.TRI )
- Satu pasien dapat menerima banyak kunjungan dokter atau minimal satu
kunjungan dokter.
- Satu pasien hanya dapat memiliki satu medical record
- Satu pasien dapat memiliki banyak slip pemeriksaan atau minimal atau satu slip pemeriksaan.
2. Medical_Record
Entitas ini berisi atribut : No. MR, tanggal, anamnesis pemeriksaan fisik, diagnosis, terapi dan nama dokter. Entitas ini memiliki hubungan dengan entitas lain yang memiliki kardinaliti sebagai berikut :
- Satu medical record hanya dimiliki oleh satu pasien
- Satu no.MR dapat terdiri atas banyak slip pemeriksaan pasien atau minimal satu slip pemeriksaan pasien.
3. Slip_pemeriksaan_pasien
Entitas ini berisi atribut : No. MR, nama pasien, no.TRI, no.slip pemeriksaan dan nama transaksi. Entitas ini memiliki hubungan dengan entitas lain yang memiliki kardinaliti sebagai berikut:
- Satu slip pemeriksaan pasien hanya memiliki satu no.Medical Record
- Satu slip pemeriksaan minimal dimiliki satu pasien
- Satu slip pemeriksaan minimal dimiliki satu dokter
4. Rincian_biaya_pasien
Entitas ini berisi : nomor TRI, No.MR, nama pasien, tanggal masuk, tanggal keluar, nama penjamin, no.kamar, kode dokter, perincian,total biaya, jumlah slip, tarif, total,dan total biaya. Entitas ini memiliki hubungan dengan entitas lain yang memiliki kardinaliti sebagai berikut:
- Satu rincian biaya pasien hanya dapat dihasilkan dari satu slip pemeriksaan pasien
- Satu rincian biaya rawat pasien hanya dapat dihasilkan oleh satu kunjungan dokter.
- Satu rincian biaya rawat hanya dapat membuat satu kwitansi
- Satu rincian biaya rawat hanya dapat memiliki satu no. pendaftaran.
5. Dokter
Entitas ini berisi atribut : kode dokter, nama dokter, spesialisasi, no.izin praktek, alamat rumah, no. telepon rumah, no.hp. Entitas ini memiliki hubungan dengan entitas lain yang memiliki kardinaliti sebagai berikut:
- Satu dokter dapat menghasilkan banyak slip pemeriksaan pasien atau minimal satu slip pemeriksaan pasien.
- Satu dokter dapat melakukan banyak kunjungan dokter atau minimal satu kunjungan dokter.
6. Kunjungan_Dokter
Entitas ini berisi atribut : No. TRI, No.MR, nama pasien, nama dokter, tanggal kunjungan, jam kunjungan, diagnosis kunjungan. Entitas ini memiliki hubungan dengan entitas lain yang memiliki kardinaliti sebagai berikut:
- Satu kunjungan dokter hanya dapat diterima oleh satu pasien
- Satu kunjungan dokter hanya dapat dilakukan oleh satu dokter
- Satu kunjungan dokter dapat menghasilkan banyak rincian biaya pasien atau minimal satu rincian biaya pasien.
7. Pendaftaran
Entitas ini berisi atribut: No.TRI, No.MR, Nama pasien, no.reservasi, tanggal, hari, kelas, bed, alamat, penjamin, no.client ,rujukan,penanggung jawab, terima melalui, dikirm,dirawat, diagnosa masuk. Entitas ini memiliki hubungan dengan entitas lain yang memiliki kardinaliti sebagai berikut:
- Satu nomor pendaftaran hanya dapat dimiliki oleh satu pasien
- Satu nomor pendataran hanya dapat menghasilkan satu rincian biaya pasien.
8. Kwitansi
Entitas ini berisi atribut : No.TRI, No.RM, nama pasien, tanggal kwitansi, total biaya dan keterangan. Entitas ini memiliki hubungan dengan entitas lain yang memiliki kardinaliti sebagai berikut:
- Satu kwitansi hanya dapat dibuat dari satu rincian biaya pasien.
- Satu kwitansi dapat menghasilkan banyak tagihan piutang atau minimal satu tagihan piutang.
9. Tagihan_ Piutang
Entitas ini berisi atribut :No.TRI, No.RM, tanggal kwitansi, nama pasien, tanggal jatuh tempo dan jumlah piutang. Entitas ini memiliki hubungan dengan entitas lain yang memiliki kardinaliti sebagai berikut:
- Tagihan piutang dapat dihasilkan minimal satu kwitansi.
10.Laporan_Keuangan_Rawat_Inap
Entitas ini berisi atribut : No.TRI, No.MR, Nama Pasien, Tgl masuk, Tgl keluar, penjamin, jenis pembayaran dan jumlah biaya. Entitas ini memiliki hubungan dengan entitas lain yang memiliki kardinaliti sebagai berikut:
- Satu laporan keuangan rawat inap dapat dihasilkan lebih dari satu record
PASIEN MEDICALRECORD SLIP PEMERIKSAAN PASIEN DOKTER RINCIAN BIAYA PASIEN KUNJUNGAN DOKTER KWITANSI TAGIHAN PIUTANG memiliki dimiliki dimiliki memiliki dimiliki memiliki menghasilkan dihasilkan dilakukan melakukan menghasilkan dihasilkan dihasilkan menghasilkan dibuat membuat dihasilkan menghasilkan PENDAFTARAN LAPORAN KEUANGAN RAWAT INAP dimiliki memiliki memiliki dimiliki dihasilkan menghasilkan
4.3.3 Perbandingan Sistem yang Sedang Berjalan dan yang diusulkan
Perbandingan sistem yang sedang berjalan dan sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut :
Aktivitas Sistem Lama Sistem Baru Manfaat
Program Aplikasi
Abipro, PF, Excel dan Dac
Easy
Aplikasi Aktivitas Rawat Inap Terintegrasi
Tidak terjadi redundansi laporan pendapatan keuangan. Input Data Pasien masuk Berdasarkan no.RM (Nomor Rekam Medik)
Berdasarkan no. TRI ( No. Transaksi
Rawat Inap )
Manajemen Data administrasi dan keuangan pasien RI lebih akurat karena 1 no. RM dapat memiliki 2 atau lebih no.TRI dalam 1 bulan.
Kapasitas
Data Input 8 Juta Record Tidak Terbatas Kemungkinan hilang kecil karena data
kapasitas tak terbatas, sehingga laporan yang
disajikan dapat dipercaya
Lamanya
laporan 30 hari 1 hari Laporan rawat inap dapat pendapatan
langsung diperoleh karena aplikasi yang terintegrasi.
Input data biaya pasien
Di input oleh bagian PenRek
Di input oleh setiap station pelayanan
Kesalahan input oleh
penata rekening diperkecil sehingga pertanggungjawaban
pada setiap unit pelayanan Pembuatan Perincian Biaya Pasien Pada waktu pasien pulang
Setiap saat pasien menanyakan
Sistem Online dan
terintegrasi antara bagian administrasi keuangan Pelaporan Pendapatan Rawat Inap Dikeluarkan oleh verifikasi dan akuntansi
Setiap saat oleh tingkat manajer yang mempunyai otorisasi
Sistem Pelaporan secara otomatis sesuai dengan kebutuhan user.
PASIEN MASUK
PASIEN PRIBADI
PASIEN JAMINAN PERUSAHAAN
PASIEN JAMINAN ASURANSI KESEHATAN
PENATA REKENING
INPUT SEMUA DATA BIAYA-BIAYA TAGIHAN PASIEN YAITU BIAYA PELAYANAN MEDIK, PENUNJANG
MEDIK, DAN PELAYANAN NON MEDIK
OTORISASI OLEH VERIFIKASI DAN MEMBUAT LAPORAN PENDAPATAN RAWAT INAP PEMBUATAN PERINCIAN BIAYA
ASLI DAN KWITANSI OLEH PENATA REKENING
KASIR MENERIMA SEMUA TAGIHAN PASIEN
PULANG
Pasien Pribadi melakukan pembayaran pada kasir
Menyerahkan tagihan pasien jaminan & asuransi ke bagian piutang
PIUTANG
Proses Penagihan Pasien jaminan dan askes dan membuat lap.pendptan RI
AKUNTANSI MEMBUAT LAP.PENDPTAN RI
DARI KASIR DAN PIUTANG
PASIEN MASUK Diinput oleh bagian Pendaftaran dan Rekam Medik
PASIEN PRIBADI
PASIEN JAMINAN PERUSAHAAN
PASIEN JAMINAN ASURANSI KESEHATAN
BAGIAN PELAYANAN MEDIK
INPUT SEMUA DATA TRANSAKSI PELAYANAN MEDIK PERPASIEN BERDASARKAN NO.TRI DAN PRINT OUT SLIP-SLIP TRANSAKSI
MENERIMA PRINT OUT SLIP-SLIP TRANSAKSI DAN DIMASUKKAN DALAM BERKAS ADM PASIEN DAN INPUT TRANSAKSI VISIT DOKTER PEMBUATAN PERINCIAN BIAYA
ASLI DAN KWITANSI OLEH PENATA REKENING
KASIR MENERIMA SEMUA BERKAS
TAGIHAN PASIEN PULANG
Pasien Pribadi melakukan
pembayaran pada kasir Menyerahkan tagihan pasien jaminan &asuransi ke bagian piutang
PIUTANG Proses Penagihan Pasien
jaminan dan askes AKUNTANSI
POSTING KE BUKU BESAR MENCEK LAPORAN PENDAPATAN
RAWAT INAP BY SISTEM DAN PENYAJIAN LAPORAN
PENATA REKENING
VERIFIKASI MENCEK SLIP-SLIP TRANSAKSI DAN TAGIHAN PASIEN BY SISTEM
Dengan adanya pemanfaatan Teknologi Informasi maka diharapkan akan terjadi peningkatan kinerja secara signifikan yaitu dengan mempercepat waktu proses administrasi, pelaporan pendapatan rawat inap, keakuratan laporan yang disajikan dan relevan. Perkiraan Peningkatan kinerja dari perbaikan sistem yang diusulkan dengan pemanfaatan Teknologi dapat dilihat pada table. 9
Parameter Sistem Yang Berjalan Sistem Yang Diusulkan
Ada Belum Keterangan
Waktu Proses Laporan 30 hari 1 hari Aplikasi RI
yang terintegrasi
dan online Tingkat kesalahan isi
laporan
50% 2 %
Waktu koreksi kesalahan
1 minggu 0
Nilai Kesalahan 1 Milyar Max 2% dr
total pendapatan
Kebutuhan Informasi
Status kredit pasien 1 bulan 1 hari ada manual
Laporan jumlah pasien 1 hari 0 ada By sistem
Laporan pendapatan
harian rawat inap 1 hari Belum buku besar Posting ke
oleh akuntansi Laporan pendapatan per
jenis pasien harian
1 hari Belum
Akurasi Laporan
Kebenaran perhitungan laporan antara verifikasi dan akuntansi 50% 100 % Tingkat kesalahan diharapkan 2 % dengan tingkat keyakinan 95 % Tabel.9 Perkiraan Peningkatan Kinerja dengan perbaikan melalui pemanfaatan teknologi
