BAB III PELAKSANAAN KERJA MAGANG. Kedudukan penulis dalam perusahaan adalah sebagai software developer

(1)

6 BAB III

PELAKSANAAN KERJA MAGANG

3.1. Kedudukan dan Koordinasi

Kedudukan penulis dalam perusahaan adalah sebagai software developer yang bertugas untuk merancang dan membangun sebuah sistem presensi pegawai yang berbasiskan web. Tugas-tugas yang dikerjakan dikoordinasikan dan dipertanggungjawabkan kepada ibu Mey Asni S. selaku General Manager.

3.2. Tugas yang Dilakukan

Selama durasi magang, tugas utama yang dilakukan penulis adalah untuk membangun sistem presensipegawai. Dalam prosesnya, pembangunan sistem ini terpecah lagi menjadi tugas-tugas yang lebih kecil:

 pengumpulan system requirement

Tugas pertama yang dilakukan adalah mengumpulkan system requirement yang mendetailkan batas cakupan fungsionalitas yang dibutuhkan dari sistem yang dibuat. Dari diskusi dengan kordinator magang, diperoleh requirement sebagai berikut:

1) Sistem dapat digunakan untuk mengambil dan menyimpan absensi pegawai

2) Admin sistem dapat melakukan pengubahan data pegawai 3) Pegawai dapat mengecek rekor absensi mereka sendiri dan

(2)

7  perancangan fungsi-fungsi dan UI sistem

Setelah system requirement berhasil diperoleh, tugas selanjutnya adalah merancang sistem beserta UInya dalam bentuk prototype  implementasi dari rancangan-sistem

Setelah prototype telah dibangun, penulis kemudian mengimplementasikan prototype tersebut menjadi aplikasi jadi

3.3. Uraian Pelaksanaan Kerja Magang

3.3.1. Proses Pelaksanaan

Kerja magang dilaksanakan selama 2 (dua) setengah bulan atau 10 minggu dengan timeline kerja sebagai berikut

Tabel 3.1 Jadwal Kerja Magang

Nama Kegitatan Minggu

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Mengumpulkan System Requirment Perancangan Prototype Perancangan Login System Perancangan dan Implementasi

Database

Perancangan UI Perancangan dan Implementasi

Sistem Presensi

Bug fix testing

3.3.2. Kendala yang Ditemukan

Berikut adalah beberapa kendala yang dialami selama perancangan sistem presensi pegawai pada PT. Ekasudara Jaya.

a. Tidak ada programmer atau pun staff IT yang bisa ditanyakan dan manajemen waktu untuk penyeselasain program presensi pegawai.

(3)

8 b. Membuat program presensi yang mudah dimengerti oleh pegawai

perusahaan.

Banyaknya bug yang terdapat di sisi backend membuat hasil program error

3.3.3. Solusi Atas Kendala yang Ditemukan

Setiap kendala yang ditemukan pasti dapat dicari solusi terbaiknya. Berikut adalah solusi yang bisa diberikan pada beberapa kendala yang dialami diatas.

a. Berusaha untuk menyelesaikan program presensi tepat waktu.

b. Membuat UI/UX yang mudah digunakan oleh pegawai saat menggunakan program presensi.

c. Terus melakukan test untuk mengurangi bug yang ada pada program supaya berjalan dengan baik.

3.3.4. Struktur Sistem

Sistem presensi pegawai yang dirancang memiliki fungsionalitas sebagai berikut:  Pegawai sebagai user dapat mendata waktu time in dan time out  Setiap pegawai dapat mengecek data presensinya sendiri

 Admin dapat menambahkan, mengedit, dan menghapus data pegawai  Admin dapat mengecek data presensi seluruh pegawai

(4)

9 Gambar 3.1 Flowchart fungsionalitas sistem

(5)

10 3.3.4.1. Presensi pegawai (time in dan time out)

3.3.4.1.1.

Time in

Fungsi ini digunakan untuk mendata waktu time in pegawai. Ketika pegawai melakukan absensi masuk melalui halaman pada gambar 3.2, sistem akan memeriksa apakah ID yang dimasukkan terdaftar di dalam tabel user. Apabila ID terdaftar, maka selanjutnya sistem akan memeriksa apakah user dengan ID tersebut telah melakukan absensi pada hari itu. Apabila data time in atau time out seorang pegawai untuk satu hari telah ada, sistem akan menolak request presensi hingga hari berikutnya. Jika sistem tidak menemukan entri absensi user pada hari itu, maka sistem akan mendaftarkan absensi masuk yang dilakukan.

(6)

11

3.3.4.1.2.

Time out

Proses jalannya fungsi absensi time out memiliki sedikit perbedaan dari fungsi absensi masuk (time in). seperti yang dapat dilihat pada diagram di gambar 3.4, terdapat proses yang berbeda dengan diagaram pada gambar 3.3. Pada fungsi absensi time out, pengecekan keberadaan entri absensi dilakukan untuk mencari entri yang sudah dilakukan pada hari itu yang memiliki data time out dengan nilai null. Apabila entri seperti itu ditemukan, maka sistem akan melakukan update dengan menambahkan waktu time out ke entri tersebut. Sebaliknya, apabila tidak ada entri dari user pada hari itu atau nilai data time out pada entri yang ada telah terisi, maka sistem akan mengembalikan error message.

(7)

12 3.3.4.2. View Data Presensi

 Pegawai

Setiap pegawai dapat mengecek data presensi mereka masing-masing melalui proses yang dapat dilihat pada gambar 3.5. Ketika view request dikirim ke sistem, sistem akan mengambil user ID dari akun yang digunakan pegawai dan mengirimkan request ke database untuk meminta entri presensi yang dilakukan oleh akun dengan user ID tersebut. Entri-entri ini kemudian ditampilkan ke user melalui tampilan seperti pada gambar 3.7.

Gambar 3.5 Flowchart proses view data presensi untuk pegawai

(8)

13  Admin

Seperti pegawai, admin juga dapat mengecek data presensi yang tersimpan dalam sistem. Seperti dapat dilihat pada gambar 3.6, proses view presensi untuk admin memiliki proses yang hampir sama dengan proses view untuk pegawai. Perbedaannya terletak pada kemampuan admin untuk melihat data presensi seluruh pegawai yang terdaftar, sehingga sistem tidak perlu melakukan seleksi data sesuai dengan ID tertentu. Data presensi yang diperoleh kemudian akan ditampilkan pada interface seperti pada gambar 3.8.

Gambar 3.6 Flowchart proses view data presensi untuk admin

(9)

14 Gambar 3.8 Tampilan view data presensi pegawai

untuk admin

(10)

15 3.3.4.3. Pengubahan Data Pegawai

Fungsi khusus lain yang dimiliki admin dalam sistem presensi ini adalah kemampuan untuk melihat, menambahkan, mengedit, atau menghapus data pegawai dari database. Pengubahan ini dapat dilakukan melalui tombol add, edit, dan delete yang terdapat di tampilan view data pegawai seperti pada gambar 3.12.

Gambar 3.9 Flowchart proses penambahan data pegawai baru

(11)

16  Penambahan Data Pegawai

Ketika admin menkan tombol add, maka sistem akan menampilkan form seperti pada gambar 3.13. Melalui form ini admin dapat mengisi data yang diperlukan untuk pegawai baru, yaitu ID, username, nama pegawai, jabatan, dan password untuk akun pegawai tersebut. Ketika form tersebut disubmit, sistem akan menjalankan proses yang dapat dilihat pada gambar 3.9.

Pertama-tama sistem akan mengecek ID yang dimasukkan untuk pegawai baru. Jika ID yang sama telah terdaftar di database, sistem akan mengembalikan error dan meminta untuk mengganti ID yang akan dimasukkan. Apabila ID yang sama tidak ditemukan di database, maka sistem akan menyimpan data pegawai baru yang telah dimasukkan dan memunculkan success message.

 Pengubahan Data Pegawai

Proses pengubahan data pegawai dapat dilihat pada diagram di gambar 3.10. Ketika tombol edit pada salah satu baris tabel di halaman view data pegawai ditekan, sistem akan mengirimkan request ke database untuk data pegawai dengan user ID yang sama dengan user ID dari baris tersebut. Data yang kemudian diterima dari database kemudian akan ditampilkan pada edit form seperti pada gambar 3.14. Admin kemudian dapat mengedit data yang diinginkan dan mensubmit form tersebut untuk menyimpan data yang sudah diubah.

(12)

17  Penghapusan Data Pegawai

Serpti yang dapat dilihat pada gambar 3.11, proses penghapusan data pegawai memiliki awal proses kerja yang sama dengan proses pengubahan data pegawai. Ketika tombol delete di salah satu baris tabel ditekan, sistem akan mengambil user ID yang terdapat di tabel tersebut. Selanjutnya, akan ditampilka window konfirmasi

Gambar 3.10 Flowchart proses pengubahan data pegawai

(13)

18 penghapusan seperti pada gambar 3.15. Apabila admin mengkonfirmasi penghapusan data tersebut, maka sistem akan menghapus data pegawai yang memiliki user ID tersebut dari database

Gambar 3.11 Flowchart proses penghapusan data pegawai

(14)

19 Gambar 3.12 Tampilan view data pegawai untuk admin

(15)

20

Gambar 3.14 Form pengubahan data pegawai

(16)

21 3.3.4.4. Database

Database yang digunakan adalah MySQL. Struktur database yang digunakan dalam sistem presensi dapat dilihat pada gambar 3.16. Terdapat empat tabel dalam database: tabel user, timelog, admin, dan schedule.

1) Tabel user

Tabel user menampung data akun pegawai sebagai user sistem. Data yang tersimpan dalam tabel ini adalah:

 User_id, kode identifikasi numerik untuk setiap pegawai. User_id disimpan dengan tipe integer dengan ukuran maksimum 11 karakter sebagai primary key dari tabel user.

 Username akun pegawai dalam sistem presensi. Username disimpan dengan tipe varchar dengan panjang maksimum 255 karakter  Firstname (nama depan) dan lastname (nama belakang) dari

pegawai, masing-masing disimpan dengan tipe varchar dengan panjang maksimum 255 karakter

(17)

22  Jabatan yang dipegang pegawai dalam perusahaan. Data ini disimpan dengan tipe varchar dengan panjang maksimum 255 karakter

 Password untuk akun pegawai dalam sistem presensi

Nama kolom Tipe data Panjang Keterangan

user_id int 11 ID pegawai

username varchar 255 Username pegawai firstname varchar 255 Nama depan pegawai lastname varchar 255 Nama belakang pegawai jabatan varchar 255 Jabatan pegawai

password varchar 255 Password akun pegawai

2) Tabel timelog

Tabel timelog berisikan data rekaman presensi yang dilakukan oleh pegawai setiap hari. Data yang tersimpan dalam tabel timelog adalah:

 ID untuk setiap presensi yang dilakukan oleh masing-masing pegawai setiap hari. Data ID disimpan sebagai data integer dengan Panjang maksimum 11 karakter sebagai primary key untuk tabel timelog.

 User_id yang berperan sebagai foreign key ke tabel user. User_id digunakan untuk mengidentifikasikan pegawai mana yang melakukan entri presensi tersebut. Sebagai foreign key, user_id memiliki tipe dan panjang maksimum yang sama dengan dengan data aslinya.

(18)

23  Waktu masuk atau time_in pegawai yang direkam ketika pegawai melakukan absensi masuk. Data time_in tersimpan sebagai tipe data time.

 Status presensi pegawai yang menandakan apakah pegawai masuk tepat waktu (on time) atau terlambat. Data status tersimpan sebagai integer dengan nilai 1 atau 0. Nilai 1 menandakan pegawai masuk tepat waktu dan nilai 0 menandakan keterlambatan pegawai.

 Waktu keluar atau time_out pegawai yang direkam ketika pegawai melakukan absensi keluar/pulang. Data time_out tersimpan sebagai tipe data time.

 Data date yang menandakan tanggal entri presensi tersebut dilakukan. Data ini tersimpan dengan tipe data date.

id int 11 ID entri presensi

user_id int 11 ID pegawai

time_in time Waktu absensi masuk pegawai

status int 1 Status presensi pegawai (terlambat/on time) time_out time Waktu absensi keluar pegawai

date date Tanggal presensi dilakukan

3) Tabel admin

Tabel admin berisi data akun yang memiliki kewenangan sebagai admin dari sistem presensi. Data admin yang tersimpan dalam tabel ini adalah:

 Kode identifikasi atau ID admin. ID ini digunakan sebagai primary key dalam tabel admin untuk mengidentifikasikan setiap akun yang

(19)

24 ada. ID admin tersimpan sebagai data integer dengan panjang maksimum 11 karakter.

 Firstname (nama depan) dan lastname (nama belakang) dari pegawai pengguna akun admin, masing-masing disimpan sebagai data varchar dengan panjang maksimum 255 karakter.

 Password yang digunakan untuk akun admin. Data password tersimpan sebagai data varchar dengan panjang maksimum 255 karakter.

 Level (tingkatan) kewenangan yang dimiliki oleh sebuah akun admin. Data ini tersimpan sebagai data varchar Dengan panjang maksimum 255 karakter.

id int 11 ID admin

firstname varchar 255 Nama depan admin lastname varchar 255 Nama belakang admin username varchar 255 Username admin password varchar 255 Password akun admin level varchar 255 Tingkatan level admin

4) Tabel schedule

Tabel schedule berisikan jadwal waktu masuk dan waktu keluar/pulang yang ditetapkan perusahaan untuk semua pegawai yang disimpan sebagai data time

time_in time Jam masuk kerja pegawai time_out time Jam keluar kerja pegawai

Tabel 3.4 Tabel admin