SISTEM INFORMASI PENERIMAAN PEGAWAI UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Diajukan dalam rangka pemenuhan tugas Sistem Informasi Manajemen Sektor Publik
OLEH : KELAS J
SITI MUZAWWIDA (125030100111023) SELVY AYU MAHARANI (125030100111063) DESY PUSPITASARI (125030100111064) TESSA PRASTYKASARI (125030100111065) NIKI JOKO
JURUSAN ILMU ADMINISTRASI PUBLIK FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada saat era globalisasi sekarang ini, suatu organisasi atau lembaga harus mampu mengahadapi persaingan bebas yang terjadi. Untuk itu, semua sumber daya organisasi atau lembaga harus dapat dikerahkan secara maksimal dan professional untuk mendukung keberhasilan dalam mencapai tujuannya. Keberhasilan suatu organisasi atau lembaga sangat tergantung pada keberhasilan manajemen dalam melaksanakan pekerjaannya. Keberhasilan manajemen dalam sebuah organisasi atau lembaga juga tergantung pada tersedianya informasi yang relevan dari pengolahan data yang tepat. Agar pekerjaan informasi dapat ditangani secara sistematis dan praktis perlu adanya sistem informasi manajemen.
Dalam rangka menghadapi tantangan dan kompetisi yang semakin ketat dan dapat memenuhi kebutuhan stakeholder pada era globalisasi ini untuk menjadi lembaga pendidikan tinggi yang mampu berprestasi baik pada tingkat Nasional maupun Internasional, Universitas Brawijaya sejak tanggal 2 Juni 2007 telah mencanangkan sebagai Entrepreneurial University. Untuk mencapai posisi tersebut dituangkan dalam Visi: Menjadi Universitas Unggul yang berstandard internasional dan mampu berperan aktif dalam pembangunan bangsa melalui proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Sedangkan Misi yang dilakukan adalah membangkitkan kekuatan moral dan kesadaran tentang keberadaan penciptaan alam oleh Tuhan YME dan sadar bahwa setiap kehidupan mempunyai hak untuk dihargai, menyelenggarakan proses pendidikan akademik dan/ profesional yang berkualitas serta berkepribadian dan melakukan pengembangan dan penyebarluasan ilmu pengetahuan, teknologi, homaniora dan seni, serta mengupayakan penggunaannya untuk meningkatkan taraf kehidupan masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasional.
mendapatkan pegawai yang handal, memiliki komitmen tinggi kepada tugas dan fungsi dalam organisasi.
1.2 Rumusan Masalah
1) Bagaimanakah uraian input, proses, dan output dari sistem penerimaan pegawai di Universitas Brawijaya?
2) Bagaimanakah cara kerja sistem penerimaan pegawai di Universitas Brawijaya? 3) Apa sajakah kendala yang terdapat dalam sistem penerimaan pegawai di Universitas
Brawijaya?
4) Bagaimanakah alur sistem yang dapat direkomendasikan untuk penerimaan pegawai di Universitas Brawijaya?
1.3 Tujuan
1) Untuk mengetahui input, proses, dan output dari sistem penerimaan pegawai di Universitas Brawijaya.
2) Untuk menjelaskan cara kerja sistem penerimaan pegawai di Universitas Brawijaya. 3) Untuk mengetahui kendala yang terdapat dalam sistem penerimaan pegawai di
Universtas Brawijaya.
4) Untuk memberikan rekomendasi sistem penerimaan pegawai di Universitas Brawijaya.
PEMBAHASAN
2.1 Sistem Input, Proses dan Output dari Sistem Penerimaan Pegawai Di Universitas Brawijaya
Sumber daya manusia merupakan faktor yang paling menentukan dalam suatu organisasi, karena disamping sebagai salah satu unsur kekuatan daya saing bangsa, juga merupakan sebagai penentu utama dalam mencapai kesuksesan organisasi. Oleh sabab itu, sumber daya manusia harus memiliki kompetensi dan kinerja tinggi demi kemajuan organisasi dengan cara merekrut pegawai. Rekrutmen sangat penting dilaksanakan untuk mendapatkan pegawai yang handal, memiliki komitmen tinggi kepada tugas dan fungsi dalam organisasi. Dalam merekrut pegawai terdapat proses input, proses dan output.
a) Input
Untuk mendapatkan sumber daya organisasi atau lembaga yang bermutu, profesional, produktif dan akuntabel untuk mendukung keberhasilan dalam mencapai tujuan organisasi atau lembaga tersebut dibutuhkan beberapa hal yang terkait dengan input, antara lain: database pegawai, data kebutuhan pegawai dan dokumen persyaratan administrasi. Data yang diperoleh dari subsistem input dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut untuk diolah lebih lanjut agar menghasilkan informasi yang lebih bermanfaat. Database bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan luar Universitas Brawijaya yang mempengaruhi arus personil. Dokumen persyaratan pegawai berupa surat lamaran, daftar riwayat hidup, fotocopy ijazah pendidikan, fotocopy KTP, transkrip nilai dan pas foto.
b) Proses
Proses seleksi sesuai kebutuhan yaitu dalam pencarian pegawai harus betul-betul memperhatikan segala aspek yang dapat mempengaruhinya. Perekrutan diharapkan tidak melebihi kuota yang ada tetapi harus memperhatikan jabatan yang kosong untuk diisi. Setelah pengumuman ditutup dilakukan proses seleksi administrasi yang meliputi pengecekan semua persyaratan yang diperlukan. Pelamar yang telah memenuhi semua administrasi dapat diikut sertakan pada seleksi berikutnya meliputi:
2) Seleksi psikologis: meliputi tes prestasi (achievement test) untuk mengetahui kecakapan yang dimiliki pelamar, attitude test (tes bakat) untuk memprediksi bakat kemampuan di kemudian hari, intelligence test (tes kecerdasan), interest test (tes minat) dan personality test ( tes kepribadian).
3) Wawancara: untuk mendapatkan masukan yang mendalam mengenai motif, harapan dan keinginan pelamar. Pewawancara harus menyiapkan pertanyaan yang didasarkan pada kualifikasi pendidikan dan pengalaman pelamar.
4) Pemberian referensi: merupakan kegiatan penulusuran latar belakang pelamar dari pihak yang dapat dipertanggungjawabkan.
5) Uji kesehatan fisik. c) Output
Output dari penerimaan pegawai Universitas Brawijaya adalah pengumuman pelamar yang diterima sebagai calon pegawai dilakukan secara terbuka melalui media yang tersedia: cetak, elektronik, internet atau media lainnya. Apabila calon pegawai diterima maka selanjutnya adalah melakukan kegiatan orientasi. Kegiatan orientasi adalah untuk mengenalkan calon pegawai dengan tugas, organisasi dan pegawai dilingkungannya. Program kegiatan yang dilakukan dalam masa orientasi dan prajabatan ini harus mencakup minimal:
1) standar organisasi, harapan, norma, tradisi dan kebijakan 2) iklim kerja, dan
3) aspek teknis dari pekerjaan.
Orientasi dan prajabatan ini merupakan periode masa percobaan bagi calon pegawai yang dituangkan dalam kontrak kerja sekurang-kurangnya selama satu tahun. Setelah masa kontrak berakhir calon pegawai diberi pilihan untuk berhenti atau bersedia sebagai pegawai di Universitas Brawijaya.
Keterangan:
1. Pembantu Rektor atau Wakil Rektor yang terkait bertanggungjawab melakukan analisis kebutuhan pegawai dengan mengecek ke database pegawai. Hasil analisis berupa Beban Kerja Unit dan Data Kebutuhan Kepegawaian.
2. Pembantu Rektor atau Wakil Rektor yang terkait kemudian membentuk Tim Seleksi Penerimaan Pegawai yang diketahui oleh Kabiro Kepegawaian.
3. Tim Seleksi Penerimaam Pegawai mengumumkan Seleksi Penerimaan Pegawai serta syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk mengikuti seleksi tersebut.
4. Ketika menerima dokumen-dokumen persyaratan administrasi Tim Seleksi Penerimaan Pegawai melakukan verifikasi atas kelengkapan dokumen-dokumen tersebut.
6. Pelamar yang lulus seleksi akan mengikuti kegiatan orientasi dan prajabatan oleh Panitia Kegiatan Pra Jabatan yang dibentuk oleh Kabiro Kepegawaian.
7. Bagian Kepegawaian kemudian membuat SK pengangkatan yang ditandatangani oleh Rektor untuk pegawai yang diterima setelah mengikuti prajabatan.
2.3 Kelebihan dan Kekurangan Sistem Penerimaan Pegawai Di Universtas Brawijaya Kelebihan sistem penerimaan pegawai di Universitas Brawijaya
Proses rekrutmen pegawai UB lebih detail atau terperinci di dalam proses. Dalam prosedur rekrutmen pegawai UB terdapat kegiatan pra jabatan.
Kekurangan sistem penerimaan pegawai di Universitas Brawijaya
Dalam prosedur rekrutmen pegawai di UB tidak dimulai dari departemen dan fakultas dahulu. Seharusnya sistem penerimaan pegawai harus dimulai dari departemen dan pegawai.
Dalam prosedur rekrutmen pegawai di UB tidak ada penyusunan evaluasi kebutuhan karyawan/ dosen.
Dalam prosedur rekrutmen pegawai di UB tidak ada pengusulan kebutuhan/ dosen kepada dekan.
Dalam prosedur rekrutmen pegawai di UB tidak ada pengusulan kebutuhan karyawan/ dosen kepada Rektor UB.
Dalam prosedur rekrutmen pegawai di UB tidak ada pembuatan pengumuman lowongan karyawan/ dosen.
2.4 Rekomendasi Sistem Penerimaan Pegawai di Universitas Brawijaya
Keterangan:
a. Departemen melakukan evaluasi terhadap kecukupan karyawan/dosen di departemen. b. Departemen mengajukan usulan kebutuhan karyawan/staf pengajar sesuai dengan
c. Pimpinan Fakultas membawa usulan dari Departemen kepada Rektor Universitas Brawijaya.
d. Universitas Brawijaya mengumumkan lowongan penerimaan karyawan/dosen.
e. Pembantu Rektor yang terkait bertanggungjawab melakukan analisis kebutuhan pegawai dengan mengecek ke database pegawai. Hasil analisis berupa Beban Kerja Unit dan Data Kebutuhan Kepegawaian.
f. Pembantu Rektor atau Wakil Rektor yang terkait kemudian membentuk Tim Seleksi Penerimaan Pegawai yang diketahui oleh Kabiro Kepegawaian.
g. Tim Seleksi Penerimaam Pegawai mengumumkan Seleksi Penerimaan Pegawai serta syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk mengikuti seleksi tersebut.
h. Ketika menerima dokumen-dokumen persyaratan administrasi Tim Seleksi Penerimaan Pegawai melakukan verifikasi atas kelengkapan dokumen-dokumen tersebut.
i. Pelamar menerima dokumen-dokumen persyaratan administrasinya lengkap akan mengikuti Seleksi Penerimaan Pegawai yang diselenggarakan oleh Tim Seleksi Penerimaan Pegawai.
j. Pelamar yang lulus seleksi akan mengikuti kegiatan orientasi dan prajabatan oleh Panitia Kegiatan Pra Jabatan yang dibentuk oleh Kabiro Kepegawaian.
k. Bagian Kepegawaian kemudian membuat SK pengangkatan yang ditandatangani oleh Rektor untuk pegawai yang diterima setelah mengikuti prajabatan.
BAB III PENUTUP
Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia adalah sebuah sistem yang mendukung proses pengambilan keputusan dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Sistem informasi sumber daya manusia sangat penting dalam suatu perusahaan, karena kesuksesan suatu organisasi salah satunya ditentukan oleh kualitas sumber daya manusia yang terdapat dalam organisasi tersebut. Kegiatan utama sumber daya manusia adalah perekrutan dan penerimaan, pendidikan dan pelatihan, manajemen data, serta penghentian dan administrasi tunjangan. Dalam perekrutan pegawai terdapat input, proses dan output. Dimana input, proses dan output digunakan untuk membuat prosedur perekrutan di Universitas Brawijaya.
3.2 Saran
Agar proses rekrutmen berlangsung dengan baik dan berkesinambungan, harus dimulai dari proses rekrutmen yang adil, transparan, dan sesuai dengan kebutuhan. Oleh sebab itu, proses perekrutan pegawai secara berkesinambungan dan terus-menerus harus berdasarkan analisis jabatan dan analisis kebutuhan dan tetap mengacu pada visi dan misi organisasi, dengan tujuan agar tidak adanya tumpang tindih pegawai dalam satu unit organisasi, dan agar jumlah pegawai dan jumlah lembaga organisasi seimbang, efektif, dan efisien.
Keberadaan SDM yang kapabel tentu tidak terlepas dari upaya untuk mendapatkan SDM yang kapabel tersebut. Salah satu langkah mendasar yang harus dilakukan oleh setiap organisasi, untuk mendapatkan SDM yang tepat jumlah dan tepat kualitas adalah analisis jabatan. Pengabaian terhadap analisis jabatan akan membuat organisasi mengalami kerugian. Kerugian dimaksud adalah berupa inefisiensi anggaran dan pada kualitas layanan yang diberikan.
DAFTAR PUSTAKA
(http://repository.unhas.ac.id/bitstream/handle/123456789/3897/MARSELINA %20MERLIN%20output.pdf?sequence=1, diakses pada 1 Desember 2014).
Universitas Brawijaya. 2008. Standard Operating Procedures Universitas Brawijaya. (online), (http://ub.ac.id/files/dokumen_resmi_kampus/SOP-UB-2008.pdf, diakses pada 25 November 2014).
Yani, Jenni. 2014. Proses Rekrutmen Pegawai Negeri Sipil Melalui Analisis Jabatan dan Analisis Kebutuhan. (online),
