RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN DAN PENJUALAN
BERBASIS WEB PADA PD SUMBER SEJAHTERA PEKANBARU
Aryanto, Doni Winarso, Antoni
Fakultas Ilmu Komputer Universitas Muhammadiyah Riau
Abstrak - PD Sumber Sejahtera merupakan sebuah perusahaan distributor cat. Beberapa toko cat dan developer perumahan di Pekanbaru menjadi langganan PD Sumber Sejahtera. Barang dagang yang dalam hal ini produk cat merupakan sumber utama pendapatan perusahaan sehingga perlu dikelola dengan baik. Sedangkan inventaris dan barang promosi merupakan media bagi tim marketing dalam melakukan kegiatan promosi sehingga keberadaannya cukup penting untuk dikelola. Penjualan merupakan gerak bisnis perusahaan. Sistem informasi diperlukan untuk mengatur transaksi penjualan, piutang pelanggan, dan sebagai media untuk mengakses informasi yang lebih cepat dan mudah dalam bentuk laporan. Pengembangan sistem informasi menggunakan strategi waterfall yang terdiri dari tahap analisa, desain, implementasi, dan pengujian sistem. Aplikasi yang dibangun adalah aplikasi berbasis web dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Hasil dari penelitian ini adalah dibangunnya sebuah sistem informasi manajemen yang mampu mengelola persedian dan penjualan.
Kata Kunci: Sistem Informasi Manajemen, Persediaan, Penjualan 1. Pendahuluan
Selama ini pengelolaan
barang, penjualan, piutang
pelanggan, dan material promosi
dilakukan secara manual. Banyaknya
jumlah merek cat yang dipasarkan
oleh PD. Sumber Sejahtera dikaitkan
dengan arus keluar masuk barang
yang cukup sering mengakibatkan
manajemen kesulitan dalam
melakukan kontrol persediaan
barang. Manajemen stok barang yang
kurang baik menyebabkan terjadinya
kasus kehilangan atau selisih stok
barang.
PD Sumber Sejahtera
mengalami kerugian hampir di setiap
tahun akibat manajemen stok barang
yang kurang baik. Selain itu sistem
yang masih manual juga membuat
PD Sumber Sejahtera mengalami
kesulitan untuk menentukan jumlah
stok aman barang persediaannya.
Sehingga ada permintaan pelanggan
yang tidak bisa terpenuhi atau
sebaliknya ada beberapa jenis produk
yang jumlahnya banyak tetapi
permintaan pelanggan sedikit.
Luasnya wilayah penjualan
bagi pihak manajemen dalam
melakukan pengawasan penjualan
dan piutang pelanggan. Sistem
pengolahan data penjualan dan
piutang yang dipakai selama ini
dinilai kurang akurat dan
menyebabkan lemahnya pengawasan
piutang sehingga banyak piutang
pelanggan yang over plafond dan tidak tertagih.
Masalah tersebut memang
tidak sepenuhnya disebabkan oleh
sistem pengolahan data piutang yang
kurang baik. Akan tetapi, jika sistem
pengolahan yang manual diperbaiki
masalah pengawasan piutang yang
lemah bisa diperbaiki. Oleh karena
itulah, PD Sumber Sejahtera
memerlukan sistem pengolahan
piutang yang menghasilkan
informasi akurat dan mudah diakses.
Mekanisme kegiatan
penjualan yang berjalan di PD
Sumber Sejahtera yaitu salesman berangkat ke area distribusi masing
masing selama satu minggu atau
selama satu periode tertentu. Pada
hari sabtu atau hari terakhir periode
kerja salesman pulang ke kantor dan menyerahkan nota-nota dan
bukti-bukti tagihan untuk diproses oleh staf
administrasi. Selain itu pelanggan
bisa datang ke kantor untuk
melakukan transaksi pembelian
langsung. Banyaknya jumlah
transaksi yang terjadi dengan
penggunaan nota manual rentan
terhadap kesalahan.
Transaksi yang banyak
tersebut selama ini hanya diproses di
excel. Kelemahannya adalah proses penginputan data yang memakan
waktu dan kesulitan untuk melihat
atau mencari data sebab harus
membuka lagi file yang lama. Selain itu data – data penjualan yang masih
manual banyak memakai kertas yang
dinilai kurang efektif.
Media promosi merupakan
hal yang tidak bisa terlepas dari
kegiatan disitribusi. Manajemen
material atau inventaris persediaan
promosi yang ada selama ini belum
terkelola dengan baik, sebab rentan
terjadi kasus kehilangan. Hampir
setiap tahun terjadi kasus kehilangan
barang promosi di PD Sumber
Sejahtera yang nilai rupiahnya cukup
besar. PD Sumber Sejahtera
memerlukan sebuah sistem
pengelolaan inventaris media
promosi yang baik, dimana barang
promosi yang keluar masuk gudang
Berdasarkan permasalahan
diatas, maka penulis sangat tertarik
untuk meneliti bagaimana
membangun suatu sistem informasi
manajemen pengolahan data yang
terintegrasi dan bisa diakses dengan
lebih mudah serta mampu
menghasilkan laporan – laporan yang
dibutuhkan. Dengan penerapan
sistem yang baru diharapkan mampu
menutupi kekurangan – kekurangan
yang ada selama ini. Adapun judul
sistem informasi yang diusulkan
dalam memecahkan permasalahan
diatas adalah “ Rancang Bangun
Sistem Informasi Manajemen
Persediaan dan Penjualan Berbasis
Web Pada PD Sumber Sejahtera
Pekanbaru ”.
2. Landasan Teori 2.1 Persediaan
Persediaan merupakan
simpanan material yang berupa
bahan mentah, barang dalam proses,
dan barang jadi dan pengendalian
persediaan adalah aktivitas
mempertahakan jumlah persediaan
pada tingkat yang dikehendaki.
2.2 Penjualan
Menurut Chairul Marom
dalam bukunya sistem akuntansi
perusahaan dagang (2002, 28)
menyatakan bahwa penjualan adalah
penjualan barang dagangan sebagai
usaha pokok perusahaan yang
biasanya dilakukan secara teratur
2.3 Sistem Informasi Manajemen Menurut Edhy Sutanta (2013 :
19), suatu SIM adalah Sekumpulan
subsistem yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama dan
membentuk suatu kesatuan, saling
berinteraksi, dan bekerjasama antar
bagian satu dengan yang lainnya
dengan cara-cara tertentu untuk
melakukan fungsi pengolahan data,
menerima masukan (input) berupa
data-data, kemudian mengolahnya
(processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan
keputusan yang berguna dan
mempunyai nilai nyata yang dapat
dirasakan akibatnya baik pada saat
itu juga maupun di masa mendatang,
mendukung kegiatan operasional,
manajerial, strategis organisasi
dengan memanfaatkan berbagai
sumber daya yang ada dan tersedia
bagi fungsi tersebut guna mencapai
2.4 Metode SDLC (System Development Life Cycle)
Metode pengerjaan yang
digunakan dalam pengembangan
sistem dikenal dengan System
Development Life Cycle (SDLC), yaitu proses pengembangan sebuah
sistem dangan model siklus daur
hidup pengembangan sistem. System
Development Life Cycle (SDLC) . Salah satu jenis metode
SDLC yang dipakai adalah SDLC Waterfall. Metode Waterfall adalah metode pengembangan sistem model
air terjun, dimana model ini
berkembang secara sistematis dari
satu tahap ke tahap lain secara
sistematis dan sekuensial.
Adapun tahap-tahap dalam
pelaksanaan penelitian ini
adalah:
a. Analisis sistem
Analisis sistem adalah
memeriksa dan mencari
permasalahan secara
keseluruhan pada sebuah
sistem serta menganalisis
kebutuhan dari sistem.
Sejumlah data perlu
dikumpulkan menggunakan
teknik pengumpulan data
yang ada, yaitu wawancara
dan observasi.
b. Desain sistem
Desain sistem meliputi
pemodelan sistem,
rancangan databa se,
rancangan antar muka
output dan rancangan input. c. Implementasi sistem
Implementasi sistem adalah
tahap penerapan sistem
yang akan dilakukan jika
sistem disetujui termasuk
program yang telah dibuat
pada tahap perancangan
sistem agar siap untuk
dioperasikan.
d. Pengujian sistem
Pengujian sistem yaitu
memastikan bahwa
program atau sistem sudah
layak digunakan atau tidak
error sesuai dengan yang diharapkan.
2.5 Single Moving Average
Peramalan merupakan cara
untuk memperkirakan permasalahan
di masa yang akan datang
berdasarkan data penjualan di masa
lalu. Langkah awal dalam melakukan
permintaan aktual berdasarkan data
permintaan setiap periodenya,
plotting data ini dilakukan untuk mengetahui pola data aktual yang
terjadi. Salah satu cara untuk
mengubah pengaruh data masa lalu
terhadap nilai tengah sebagai
ramalan adalah dengan menentukan
sejak awal berapa jumlah nilai
observasi masa lalu yang akan
dimasukkan untuk menghitung nilai
tengah. Untuk menggambarkan
prosedur ini digunakan istilah
rata-rata bergerak (moving average) karena setiap muncul nilai observasi
baru, nilai rata-rata baru dapat
dihilangkan. Rata-rata bergerak ini
kemudian menjadi ramalan untuk
periode mendatang. Teknik
peramalan dengan single moving
average, secara matematis dapat
ditulis sebagai berikut (Forecasting by Makridakis, hal 69-79).
3. Metodologi Penelitian 3.1 Teknik Pengumpulan Data
Pengumpulan data adalah
merupakan langkah awal dalam
melakukan penelitian yang akan kita
teliti. Penelitian ini menggunakan
teknik observasi, wawancara, dan
studi literatur sebagai berikut:
1. Observasi
Teknik observasi dilakukan untuk
memperoleh data dengan cara
mengamati
secara langsung obyek yang
berkaitan dengan kegiatan
penelitian.
2. Wawancara
Wawancara merupakan teknik
pengumpulan data dengan
melakukan tanya – jawab langsung
dengan manajer dan karyawan di PD
Sumber Sejahtera. Pada tahap
wawancara ini penulis menanyakan
standar operasional dan prosedur
yang dijalankan
3. Studi Literatur
3.2 Metode Pengembangan sistem
Agar penelitian terarah
pengembangan sistem atau dengan
pemodelan System Development Life Cycle (SDLC). Model SDLC yang dipakai adalah model waterfall. 1. Analisis Sistem
Tahap ini digunakan untuk
menganalisis sistem yang sudah ada
dan bagaimana proses yang terjadi
pada sistem tersebut, Dalam hal ini,
langkah-langkah yang dilakukan
sebagai berikut:
a. Analisis sistem yang sedang
berjalan
b. Mengidentifikasi masalah dan
kelemahan sistem yang berjalan.
c. Mengidentifikasi kebutuhan
sistem yang ada.
d. Analisis Sistem yang Diusulkan.
2. Desain Sistem
a. Perancangan proses
Pada tahap ini peneliti akan
merancang usulan arus proses
pada sistem dengan
menunjukkan fungsi-fungsi
sistem informasi secara logika
dengan menggunakan tool
DFD (Data Flow Diagram). b. Perancangan basis data
Pada tahap ini peneliti akan
merancang basis data yang
dibutuhkan sistem dengan
menggunakan tool ERD
(Entity Relationship Diagram).
c. Perancangan antar muka (user interface)
Pada tahap ini peneliti akan
merancang antar muka sistem
berupa form-form yang
digunakan peneliti dalam
membuat aplikasi.
3. Implementasi Sistem
Tahap implementasi sistem
merupakan proses mengkonversikan
hasil dari desain sistem ke dalam
bahasa pemrograman yang dapat
dimengerti oleh mesin.
4. Pengujian Sistem
Pada tahap ini akan
dilakukan pengujian terhadap
perangkat lunak
menggunakan data yang telah
dipersipakan sebelumnya
4. Pembahasan
4.1 Pemodelan Single Moving Average
Tabel Data Penjualan Produk bulan dimulai pada bulan ke-5
4
Berdasarkan perhitungan metode single moving average dapat diramalkan penjualan produk Xincua pada tahun 2015 sebagai berikut.
Tabel Ramalan (Forecasting) Penjualan Tahun 2015
Bulan Penjualan
Januari 90
September 128
Oktober 122
November 113
Desember 109
Peramalan penjualan (forecasting) dapat dimanfaatkan perusahaan untuk menentukan target penjualan dan mentukan safety stok penjualan untuk satu bulan ke depan.
4.2 Perancangan Sistem
4.2.1 Data Flow
Diagram
DFD level 0 disebut juga diagram context, Diagram context menggambarkan sistem secara umum.
a. DFD level 0
b. DFD level 1
4.2.3 Perancangan Database dengan ERD
4.2.4 Perancangan Interface
b. Desain laporan penjualan value
c. Desain laporan piutang
d.Desain laporan persediaan cat
a. Implementasi Laporan Omzet Persalesman
b. Implementasi laporan persediaan cat
c. Implementasi transaksi penjualan
d. I m p l
e. Implementasi menu utama piutang
5. DAFTAR PUSTAKA
Agus Maulana. Sistem
Akuntansi dan Informasi. Jakarta : Bina Putra Alam, 1996.
Al-Bahra bin Ladjamudin.
Analisis dan Desain Sistem Informasi.
Yogyakarta : Graha Ilmu, 2005.
Ari Trigunawan. Rancang
Bangun Sistem Informasi
Persediaan dan Penjualan (Studi Kasus UD. Butik Keramik). Makalah
Skripsi Narotama
Collection, 2006.
Bunafit Nugroho. Membuat
Aplikasi Web Menggunakan PHP dan MySQL.
Yogyakarta : Alif Media, 2013.
Chairul Marom. Sistem
Akuntansi Perusahaan
Dagang. Edisi II. Jakarta : Grasindo, 2002.
Edhy Sutanta. Sistem Informasi Manajemen.
Yogyakarta : Graha Ilmu, 2013.
Fees, Reeve, Warren, dan Niswonger.
Prinsip-Prinsip Akuntansi. Jakarta : Erlangga. 1999
Jogiyanto Hartono. Analisa
dan Desain Sistem Informasi, Edisi III. Yogyakarta : Andi, Sistem Penjualan Berbasis Client-Server (Studi Kasus: PT. Samafitro Cabang Bandung).
Universitas Komputer
Indonesia Jurnal
Riset
Komputerisasi Akuntansi, 1 (1) : 21-40, 2012.
Rudi Tantra. Manajemen
Proyek Sistem Informasi.
Yogyakarta : Andi, 2012.
Sumadi Suryabrata.
Metodologi
: Raja Grafindo Persada, 2004. Soemarso. Akuntansi Suatu
Pengantar. Edisi Revisi. Jakarta :
Salemba Empat,
2004.
Spyros Makridakis. Metode
dan Aplikasi Peramalan. Jakarta : Air langga,
1993.
Teguh Wahyono. Sistem
Informasi (Konsep Dasar, Analisis, Desain dan Implementasi). Yogyakarta :Graha
