Panca Rahardiyanto
Aplikasi Perencanaan Biaya
Pengembangan dan Implementasi Software
Berbasis Activity-based Costing
Latar Belakang
Perusahaan membutuhkan Sistem Informasi
Pengembangan software secara in-house atau out sourcing
Perencanaan biaya
Latar Belakang
Perencanaan yang kurang tepat
Latar Belakang
Model perencanaan software yang ada saat ini kebanyakan menitikberatkan pada
perkiraan waktu pengembangan software. Beberapa pendekatan yang umum
bahkan menghitung perkiraan waktu total proyek dan mengasumsikan bahwa
perkiraan yang tepat terhadap waktu pengerjaan proyek software secara otomatis
akan mempengaruhi ketepatan dalam memperkirakan biaya pengembangan
software itu sendiri. (Ooi dan Soh, 2003)
Setiap aktivitas membutuhkan biaya yang berbeda dengan aktivitas yang lain, beberapa aktivitas memerlukan biaya yang lebih banyak dibandingkan aktivitas yang lain. Sebagai contoh biaya satu orang tenaga manajemen proyek dalam suatu aktivitas tentu berbeda dengan biaya satu tenaga programmer untuk aktivitas yang berbeda. Hal ini
dikarenakan aktivitas yang dilakukan masing-masing berbeda, baik kompleksitas maupun pengalaman kerja. (Ooi dan Soh, 2003)
Latar Belakang
Dalam penelitian ini akan diujicoba suatu mekanisme untuk merencanakan biaya pengembangan dan implementasi software dengan menggunakan pendekatan Activity-Based Costing. Sehingga diharapkan hasil
perencanaan biaya lebih mendekati kondisi yang sebenarnya
Rumusan Masalah
Bagaimana mengimplementasikan model sesuai paper yang dirujuk menjadi aplikasi perencanaan biaya pengembangan dan implementasi software?
Bagaimana melakukan pengujian untuk menentukan kebenaran
berdasarkan data yang dimasukkan pada aplikasi?
Batasan Masalah
Biaya software yang dihitung adalah total keseluruhan biaya dalam proyek
pengembangan software dengan melihat pada aktivitas berdasarkan peran dari masing-masing personil yang terlibat dalam proyek sesuai dengan paper yang menjadi referensi utama dari tesis ini yaitu paper yang berjudul “Developing an
Activity-based Costing Approach for System Development and Implementation”
oleh Ginny Ooi dan Christina Soh
Total biaya software yang dihitung meliputi biaya-biaya
untuk manajemen proyek, analisa kebutuhan, desain sistem, pembuatan program, software testing dan proses
Tujuan Penelitian
Mengimplementasikan model menjadi sebuah aplikasi perencanaan biaya pengembangan dan implementasi software
Melakukan pengujian untuk menentukan kebenaran berdasarkan data yang dimasukkan pada aplikasi
1
Manfaat Penelitian
Dapat menerapkan perencanaan biaya dengan Activity-based Costing pada pengembangan dan implementasi software dan mengidentifikasi parameter-parameter biaya yang terkait
Dapat mengimplementasikan model perencanaan biaya menjadi aplikasi perencanaan biaya serta melakukan pengujian dengan data yang ada
Tinjauan Pustaka
Activity-Based Costing(ABC) adalah pendekatan
perhitungan biaya yang membebankan biaya sumber daya ke obyek biaya seperti produk, jasa atau pelanggan
berdasarkan aktivitas yang dilakukan untuk obyek biaya tersebut
Tinjauan Pustaka
Pada pengembangan software, ABC difokuskan pada setiap aktivitas dalam proses pengembangan software, dengan demikian dapat memberikan data yang detail terhadap pihak manajemen untuk bisa melakukan pengawasan dan evaluasi kinerja berdasarkan aktivitas.
ABC memiliki beberapa kelebihan dibandingkan cara
perencanaan biaya yang lain seperti COCOMO(Constructive Cost Models) ataupun FPA(Function Point Analysis) dimana ABC bisa membedakan tipe-tipe dari sumber daya dan bisa mengasosiasikan biaya yang dibutuhkan oleh sumber daya dengan setiap aktivitas yang ada
Selain itu ABC lebih mudah dimengerti oleh pihak manajemen tingkat atas maupun manajer departemen karena ABC adalah pendekatan yang umum dan banyak digunakan dalam akuntansi biaya
Tinjauan Pustaka
Model ABC pada pengembangan softwareTinjauan Pustaka
Identifikasi masalah Merumuskan masalah Menetapkan tujuan penelitian dan harapan Studi literatur (ABC secara umum dan untuk s/w dev)
Metodologi Penelitian
Penulisan model pengukuran data penelitian berdasar paper Implementasi model menjadi sebuah aplikasi Melakukan ujicoba aplikasi Menyimpulkan seluruh rangkaian proses penelitian AnalysisPembahasan
Pada studi pendahuluan ini dilakukan beberapa penelusuran terhadap konsep-konsep yang berkaitan dengan permasalahan yang ada yaitu tentang konsep based Costing secara umum, penerapan
Activity-based Costing pada pengembangan software serta mempelajari platform
yang cocok untuk aplikasi supaya nantinya aplikasi ini bisa berguna sebagai bagian dari perencanaan sebuah proyek oleh seorang Manajer Proyek.
Struktur model ABC bisa dijelaskan sebagai berikut : (1)
Resource pool, terdiri dari 5 yaitu : Project manager, System analyst, Programmer, Business analyst,
Development support. (2) Aktivitas, terdiri dari 10 yaitu :
Project management, Requirement Analysis, Detailed design, Programming back-end, System testing, User acceptance testing, User procedures dan training,
Migration, conversion dan rollout, dan Post
implementation review. (3) Cost driver, terdiri dari 6 macam yaitu : Project duration, Project type, Number of Functions, Number of Back-end program, Number of screens dan Number of files.
Pembahasan
Setelah dilakukan analisis pada model yang ada maka dalam penelitian ini akan dihitung secara lebih singkat sesuai dengan kebutuhan untuk
menghasilkan sebuah aplikasi perencanaan biaya yaitu secara garis besar terdiri dari tiga tahap
Tiga tahap yang dilakukan dalam penelitian ini adalah :
1. Perhitungan cost per man-days dari tiap
aktivitas
2. Perhitungan estimasi total man-days per aktivitas
3. Perhitungan total cost per aktivitas dan keseluruhan proyek
Pembahasan
Perhitungan cost per man-days dari tiap aktivitas
Dengan mengacu pada alokasi waktu dari resource pool per aktivitas maka bisa dihitung secara mendetil semua cost per man-days per aktivitas. Tentunya untuk melakukan perhitungan ini dibutuhkan inputan dari manajer proyek tentang besarnya annual cost per resourcedan annual man-days per resource. Secara umum kedua inputan ini bisa didapatkan dari total salary dari tiap resource yang terlibat dalam
pengembangan dan implementasi software dan total jam kerja dalam satu tahun untuk tiap resource yang terlibat.
Perhitungan estimasi total man-days per aktivitas
Diketahui dahulu semua cost driver per aktivitas,kemudian mengestimasi total man-days per aktivitas dimana dibutuhkan inputan tentang jumlah tiap-tiap cost driver dalam proyek yang akan direncanakan biayanya. Perkiraan jumlah tiap-tiap cost driver ini bisa diberikan oleh seorang manajer proyek yang sudah berpengalaman terlibat dalam proyek pengembangan software. Hasil inputan tersebut kemudian dimasukkan pada persamaan regresi yang ada, dan akan dihasilkan estimasi total man-days per aktivitas
Perhitungan total cost per aktivitas dan keseluruhan proyek
Setelah diketahui cost per man-days per aktivitas dan total man-days per aktivitas maka tentunya dengan mudah bisa diketahui total cost per aktivitas dan total cost keseluruhan proyek.
Pembahasan
Mulai
Input annual cost per resource Input annual Total Man-days per resource
Input estimasi jumlah tiap cost driver
Hitung cost per man-days untuk tiap aktivitas
Hitung dengan model ABC untuk estimasi man-days per aktivitas
Hitung perencanaan biaya per activitas dan total cost untuk proyek
Tampilkan hasil perhitungan dilengkapi grafik Simpan hasil perhitungan dalam format excel Selesai
Pembahasan
Desain Arsitektur Aplikasi
Managed Code Add-ins Managed Utility Class Application Code (ABC program) Office dan Project
Primary Interop Assemblies Add-in Loader Microsoft Project Project object model Custom menu Custom report Custom form
Pembahasan
Diagram blok aplikasi
Input annual cost per resource
Input annual Total Man-days per
resource
Input estimasi jumlah tiap cost
driver
Hitung cost per man-days per aktivitas
Hitung estimasi man-days per aktivitas
Hitung total cost per aktivitas dan seluruh proyek
Output berupa hasil
perencanaan biaya dan grafik total cost per aktivitas
Pembahasan
Resource Pool
% of Time
Spent Annual Man-days Annual costs Man-days Used Cost Allocated
Cost per man-day (a) (b) (c) (d)=(a)*(b) (e)=(a)*(c) (f)=(e)/(d)
Project Manajer 37,43% 8000 $ 5.200.000 2.994 $ 1.946.360 $ 650,00
System Analyst 6,57% 30000 $ 10.500.000 1.971 $ 689.850 $ 350,00
Programmer 0,85% 52000 $ 12.500.000 442 $ 106.250 $ 240,38
Business Analyst 1,20% 4000 $ 1.000.000 48 $ 12.000 $ 250,00
Development Support 7,36% 94000 $ 8.500.000 5.455 $ 625.600 $ 114,68
Total Cost for PM 5.455 $ 3.380.060 $ 619,58
Contoh perhitungan COST per Man-day of activity
Pembahasan
No Activity Cost per man-day
1 Project Management $ 620 2 Requirement Analysis $ 480 3 Detailed Design $ 529 4 Programming Front-end $ 315 5 Programming Back-end $ 351 6 System Testing $ 443
7 User Acceptance Testing $ 387
8 User Procedures & Training $ 384
9 Migration, Conversion & Rollout $ 494
10 Post Implementation Review $ 451
Total of Project cost per day $ 4.456
Pembahasan
Estimasi total man-days per aktivitas
Proses estimasi total man-days per aktivitas diawali dengan mengidentifikasi
semua cost driver untuk tiap aktivitas. Cost driver mana yang paling
berpengaruh secara signifikan bisa dilihat dari hasil regresi.
Setelah diketahui semua cost driver per aktivitas maka untuk mengestimasi total man-days per aktivitas dibutuhkan inputan tentang jumlah tiap-tiap cost driver dalam proyek yang akan direncanakan biayanya.
Persamaan yang didapat adalah seperti terlihat pada persamaan P-1 untuk regresi linear dan P-2 untuk regresi non linear.
...P-1
Pembahasan
Estimasi total man-days per aktivitas
No Activity Estimated # of Man Days
1 Project Management 15,2 2 Requirement Analysis 13,4 3 Detailed Design 10,2 4 Programming Front-end 56,6 5 Programming Back-end 42,1 6 System Testing 3,9
7 User Acceptance Testing 18,8
8 User Procedures & Training 10,0
9 Migration, Conversion & Rollout 20,0
10 Post Implementation Review 5,0
Pembahasan
Kesimpulan
Kesimpulan yang didapat dari penelitian ini adalah
:1. Aplikasi yang dibuat berhasil mengimplementasikan model yang ada pada paper utama yang dirujuk, dimana pada aplikasi ini dengan memasukkan beberapa data tentang total annual cost per resource, annual man-days per resource dan estimasi jumlah cost driver maka aplikasi bisa melakukan
estimasi biaya dan waktu yang dibutuhkan per aktivitas dalam proyek.
2. Sesuai dari hasil ujicoba sistem didapatkan bahwa dengan memasukkan data sesuai dengan paper pada aplikasi yang ada maka hasil estimasi yang didapat telah sesuai dengan yang diharapkan.
