APLIKASI PENGOLAHAN DATA PERPUSTAKAAN SMA YAYASAN
WANITA KERETA API (YWKA) PALEMBANG
Muchlas Wibowo
Mahasiswa Universitas Bina Darma
Jalan Jenderal Ahmad Yani No.12 Palembang
Pos-el : muchlas_wb@yahoo.com
Abstract : Applications of Data Processing Library Foundation Women At High School Railways (YWKA) Palembang has not been using the computerized system is still manual in other words, making it less efficient and effective work in serving the borrowing and returning books and information on the data available books, books borrowed and the books were returned still unwell or frequent occurrence of errors. This is clearly hinder the work, especially on the part of employees who record book diperpustakaan SMA YWKA Palembang. By because it needs to be designed and created a data processing application program library to facilitate in obtaining information books, borrowing and returning books, the high school library YWKA Palembang to become more effective and efficient in order to improve the performance YWKA Palembang High School Library. The purpose of this research is to create application programs using Microsoft Visual Basic 6.0 and is expected to help the performance of employees, especially in the collection of books and preparing reports on high school library YWKA Palembang.
Keywords: Analysis, Data Processing Library, Microsft Visual Basic 6.0.
Abstrak : Aplikasi Pengolahan Data Perpustakaan Pada SMA Yayasan Wanita Kereta Api (YWKA) Palembang selama ini belum menggunakan sistem komputerisasi dengan kata lain masih manual, sehingga kurang efesien dan efektifnya kerja dalam hal melayani peminjaman dan pengembalian buku serta informasi mengenai data buku yang tersedia, buku yang dipinjam dan buku yang dikembalikan dinilai masih kurang baik atau sering terjadinya kesalahan. Hal tersebut jelas menghambat pekerjaan, khusunya pada bagian pegawai yang mendata buku diperpustakaan SMA YWKA Palembang. Oleh karna itu perlu dirancang dan dibuat suatu program aplikasi pengolahan data perpustakaan untuk mempermudah dalam memperoleh informasi buku, peminjaman dan pengembalian buku, pada Perpustakaan SMA YWKA Palembang sehingga menjadi lebih efektif dan efesien guna meningkatkan kinerja Perpustakaan SMA YWKA Palembang. Tujuan dari penelitian
ini adalah membuat program aplikasi dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual
Basic 6.0 dan diharapkan dapat membantu kinerja pegawai terutama pada pendataan buku dan pembuatan laporan pada Perpustakaan SMA YWKA Palembang.
Kata Kunci : Analisis, Aplikasi, Pengolahan Data Perpustakaan, Microsft Visual Basic 6.0.
1.
PENDAHULUANPerpustakaan merupakan salah satu bagian dari kegiatan penyelangaraan pendidikan. Keberadaan perpustakaan sangat penting dan strategis dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK). Oleh karena itu, sebagai lembaga pelayanan siswa-siswi, perpustakaan perlu lebih aktif mengikuti perkembangan
informasi. Sebagai sarana pendidikan dan sarana belajar bagi siswa, perpustakaan juga dituntut untuk dapat membimbing pengguna agar mandiri dalam mencari informasi yang dibutuhkan.
Wanita Kereta Api Palembang siswa harus mendaftarkan diri untuk menjadi anggota perpustakaan. Dengan ketentuan anggota dapat meminjam buku di perpustakaan sebanyak 3 buku, dengan waktu pengembalian buku selama 3 hari. Apabila anggota telat mengembalikan buku pada tanggal yang ditentukan maka anggota akan dikenakan denda Rp 1000,-/hari.
SMA Yayasan Wanita Kereta Api Palembang adalah sekolah yang memiliki fasilitas sekolah yang memadai, baik pelaksanaan kegiatan belajar dan mengajar maupun perpustakaan yang mendukung niat baca siswa. Perpustakaan SMA Yayasan Wanita Kereta Api Palembang pada saat ini pengelolahan data perpustakaan masih dilakukan secara manual seperti data anggota, transaksi pinjam dan pengembalian buku masih dilakukan dengan cara mencatat dibuku besar, inventaris buku yang masih menggunakan buku besar, dan pembuatan laporan perpustakaan masih dilakukan secara manual.
Berdasarkan pengamatan yang penulis lakukan pada perpustakaan saat ini, permasalahan yang dihadapi adalah masih adanya kesalahan pengolahan data perpustakaan. Misalnya mengetahui keberadaan status buku, lambatnya waktu untuk membuat laporan karena banyaknya data yang akan diolah seperti laporan data anggota, data pinjaman dan data pengembalian buku. Karena banyaknya data yang akan diolah dalam
memanfaatkan aplikasi khususnya dalam pengelolahan data pada perpustakaan menggunakan aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 penulis dapat mengatasi kendala yang timbul pada pengolahan data perpustakaan SMA Yayasan Wanita Kereta Api Palembang.
Dari uraian latar belakang diatas dapat disimpulkan pada perpustakaan SMA Yayasan Wanita Kereta Api Palembang masih terdapat banyak pengolahan data yang dilakukan secara manual. Seperti data anggota dilakukan secara manual dengan menggunakan kartu anggota berupa lembaran kertas. Transaksi pinjam dan pengembalian buku masih dilakukan dengan cara mencatat dibuku besar, inventaris buku yang masih menggunakan buku besar. Dan pembuatan laporan perpustakaan masih dilakukan secara manual. Hal inilah yang melatarbelakangi penelitian, sehingga perlu dibuat suatu program pengelolahan data
2.1 Sejarah Berdirinya SMA YWKA
Palembang
Api. Yang pertama kali didirikan oleh Ibu Maryanto di Bandung, YWKA palembang adalah sebuah cabang sekolah yang berpusat di Bandung, Bandung ialah tempat pertama kalinya sekolah YWKA dibangun. Dengan banyaknya kemajuan dan perkembangan pada sekolah YWKA di Bandung, akhirnya pada tanggal 19 juli 1984 dibangunlah YWKA di Sumatera Selatan khususnya di kota Palembang, begitu juga di Palembang YWKA pun memiliki perkembangan dan juga respon dari penduduk sekitar dan orang tua siswa yang memasukan anak-anak mereka kesekolah YWKA tersebut.
Di Palembang pertama kali YWKA dibangun, bangunan sekolah tersebut masih minim fasilitas dan juga keterbatasan guru pengajar. Melihat perkembangan zaman yang terus meningkat dan untuk meningkatkan mutu pendidikan, pihak pengurus sekolah mempunyai inisiatif untuk memper banyak ruang belajar bagi siswa, juga menambahkan fasilitas sekolah dan menambah guru pengajar, dikarenakan sedikitnya ruang belajar dan guru disekolah tersebut. Setelah disetujui banyak pihak dari Yayasan Wanita Kereta Api (YWKA) akhirnya dibangunlah bangunan baru yang cukup banyak sehingga jumlah ruang kelas menjadi sekitar 21 kelas dari 2 lantai bangunan, untuk ruang guru YWKA memiliki 3 ruang guru masing – masing ruang guru SD, SMP, SMA. Hanya ruang laboraturium computer, perpustakaan, studio music, dan laboraturium MIPA yang hanya masing – masing 1 ruangan dan dipakai bersama – sama oleh siswa – siswi SD, SMP, dan SMA YWKA. Sejarah singkat berdirinya perpustakaan YWKA, perpustakaan YWKA berdiri bersamaan dengan terbentuknya SMA YWKA pada tahun
19 juli 1984. Adapun fasilitas pada perpustakaan YWKA adalah buku pelajaran, novel, dan buku – buku pengetahuan umum.
2.
Perpustakaan dijadikan kegiatan belajar mengajar.3.
Perpustakaan dijadikan sebagai pusat sumber informasi, edukasi, rekreasi, pelestarian dan penelitian.4.
Mengembangkan bahan pustaka.5.
Meningkatkan SDM perpustakaan.6.
Menciptakan penataan ruang bacayang menyenangkan.
7. Terlaksananya program pendidikan khususnya dalam hal penyiapan dan pengolahan bahan perpustakaan serta layanan bahan informasi.
2.3. Struktur Organisasi Perpustakaan SMA YWKA Palembang
menyatakan fungsi-fungsi tertentu, dimana satu sama lain sering bekerja kerja sama dan dihubungkan dengan tanggung jawab yang ada didalam perusahaan, selain itu juga digunakan untuk memudahkan sistem pengawasan serta menghindari terjadinya tugas rangkap dalam suatu organisasi.
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Perpustakan SMA YWKA
2.4 Aplikasi
Menurut (Jogiyanto, 1999:13) Aplikasi adalah software program yang memiliki aktifitas pemprosesan perintah yang diperlukan untuk permintaan pengguna dengan tujuan tertentu dan membuhtuhkan keahlian tertentu dari pemakai, tanpa menguasai cara menggunakan program yang dibuat maka program yang ada tidak akan mempunyai fungsi apa – apa.
2.5 Data
Menurut (Longkutoy,1998:7)Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian dan kesatuan nyata yang terjadi pada saat tertentu. Sedangkan , menurut (Wahyono, 2004:2) Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan. Data dapat berupa angka – angka, huruf – huruf atau simbol – simbol khusus.
2.6 Pengelolahan Data
Pengolahan data menurut Longkutoy (1998:4) adalah waktu yang digunakan untuk menggambarkan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan, semakin banyak data dan kompeksnya aktifitas pengolahan data dalam suatu organisasi kecil, maka metode pengolahan data yang tepat sangat dibutuhkan.
2.7 Perpustakaan
Menurut (Soetimah 1992:32) Perpustakaan adalah sebuah koleksi buku atau majalah. Walaupun dapat diartikan sebagai koleksi pribadi perseorangan namun perpustakaan lebih umum dikenal sebuah koleksi besar yang dibiayai dan dioperasikan oleh sebuah kota atau institusi dan dimanfaat kan oleh masyrakat yang rata – rata tidak mampu mebeli sekian banyak buku atas biaya sendiri. Perpustakaan adalah insitusi pengelolah koleksi karya tulis, karya cetak, dan karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, informasi dan rekreasi pada pemustaka.
2.8 Microsoft Visual Basic 6.0
Menurut (Ario Surya Kusuma, 2010) Microsoft Visual Basic merupakan sebuah bahasa pemrograman yang menawarkan
Intergrate Development Environment (IDE) visual untuk membuat program perangkat lunak berbasis sistem operasi Microsoft Windows
dengan menggunakan model pemrograman.
Visual Basic merupakan turunan bahasa pemrograman BASIC dan menawarkan pengembangan perangkat lunak komputer berbasis grafik dengan cepat.
Menurut (Sitompul, 2007:5) UML itu singkatan dari Unifled Modelling Language. Sesuai dengan kata terakhir dari kepanjangan, UML itu adalah salah satu bentuk Language atau bahasa. Menurut pencetusnya, UML di definisikan sebagai bahasa visual untuk menjelaskan, memberi spesifikasi, merancang, membuat model, dan mendokumentasikan aspek-aspek dari sebuah system.
Karena tergolong bahasa visual, UML lebih mengedepankan penggunaan diagram untuk menggambarkan aspek dari sistem yang sedang dimodelkan. Memahami UML sebagai bahasa visual itu penting, karena penekanan tersebut membedakannya dengan bahasa pemograman yang lebih dekat kemesin. Bahasa visual lebih dekat ke mental model pikiran kita, sehingga pemodelan menggunakan bahasa visual bisa lebih mudah dan lebih cepat dipahami dibandingkan apabila dituliskan dalam sebuah bahasa pemograman.
Diagram-diagram dalam UML. 1. Use Case Diagram
Use Case Diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Sebuah use case mereprentasikan sebuah interaksi antara actor dengan sistem.
2. Class Diagram
Class adalah sebuah spesifikasi yang jika di instansiasi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek. Class Diagram menggambarkan struktur dan deskripsi class, package dan objek beserta hubungan satu sama lain seperti containment, pewarisan, asosiasi, dan lain-lain.
3. Activity Diagram
Activity Diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir.
3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1. Analisis Sistem
SMA YWKA PALEMBANG ini dalam pengolahan data buku yang dipinjamkan masih menggunakan buku besar. Kegiatan pengolahan data tersebut dinilai belum begitu maksimal untuk memenuhi kebutuhan pelayanan pada anggota perpustakaan SMA YWKA PALEMBANG. Perpustakaan SMA YWKA PALEMBANG masih menggunakan sistem manual dalam melakukan pengolahan data. Dari permasalahan ini penulis mencari solusi untuk mengatasi hal tersebut, salah satu solusinya yaitu dengan membuat aplikasi pengolahan data perpustkaan pada SMA YWKA PALEMBANG. Dimana nantinya aplikasi ini diharapkan dapat memudahkan pegawai perpustakaan dalam mengolah data. Dalam membuat sebuah aplikasi pengolahan data perpustakaan perlu diperhatikan kebutuhan yang akan digunakan.
3.1.1 Analisis sistem yang sedang berjalan
pengembalian buku. Karena banyaknya data pengembangan sistem yang mendefinisikan perkiraan kebutuhan-kebutuhan sumber daya saperti perangkat fisik, metode (teknik dan operasi, yang sifatnya masih umum (belum detail).
3.1.3 Alat Penelitian
Pada tahap awal perencanaan pengembangan sistem, penulis memperkirakan kebutuhan-kebutuhan sumber daya sebagai pendukung dalam penelitian ini. Adapun alat penelitian yang digunakan sebagai berikut:
a. Hardware
1. Microsoft Windows XP, sebagai system operasi
2. Microsoft Word, sebagai pengolahan data untuk penulisan laporan
3. Microsoft Visual Basic 6.0
3.2. Studi Kelayakan
Studi kelayakan merupakan suatu kebutuhan tentang ketersediaan dan persediaan akan keunggulan dan kelemahan suatu sistem dan suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pembuatan sistem layak diteruskan atau dihentikan dari hasil
penelitian maka kelayakan proyek dapat dipertimbangkan.
a. Kelayakan dari segi Teknis
Perpustakaan SMA Yayasan Wanita Kereta Api Palembang belum menggunakan sistem komputerisasi untuk mengelolah data pada perpustakaan .
b. Kelayakan Operasional
Dari segi kelayakan operasional, sistem baru ini dirancang agar lebih mudah dimengerti dan dioperasikan oleh pegawai perpustakaan SMA Yayasan Wanita Kereta Palembang sehingga dapat membantu dalam proses pembuatan pengelolahan data perpustakaan.
c. Kelayakan Ekonomi
Aplikasi yang akan dibuat ini dapat memberikan keuntungan karena keamanan data yang tersimpan akan terjamin dan besarnya dana yang digunakan untuk mengembangkan sistem ini tentunya akan sebanding dengan hasil yang akan didapat kemudian hari
3.3. Perancangan Sistem
Proses perancangan diperlukan untuk menghasilkan suatu rancangan sistem yang baik, karena dengan adanya rancangan yang tepat akan menghasilkan sistem yang baik dan stabil sehingga mudah dikembangkan dimasa mendatang.
3.3.1 Use Case Diagram
laporan untuk diserahkan kepada koordinator perpustakaan. Adapun rancangan nya sebagai berikut
Gambar 3.1 Diagram Use Case Pengunjung dan
Admin
Gambar 3.3 Class Diagram
3.3.3 Activity Diagram
Dalam Activity Diagram ini, menjelaskan proses kegiatan perpustakaan, dimana anggota dalam hal ini mendaftar untuk menjadi anggota perpustakaan dan menerima kartu anggota. Kemudian anggota dapat meminjam buku dan mengembalikan buku kepada pegawai perpustakaan. Selanjutnya pegawai membuat sebuah laporan yang akan diterima oleh bagian koordinator perpustakaan.
Gambar 3.4 Acitivity Diagram
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil
Setelah menerapkan perancangan kedalam bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0
didapatkan sebuah aplikasi pengolahan data perpustakaan pada SMA Yayasan Wanita Kereta Api Palembang yang berguna untuk mengelolah data anggota, data buku, data peminjam, dan data pengembalian buku. Aplikasi pengolahan data perpustakaan ini merupakan aplikasi yang dibuat untuk mengolah data mengenai data anggota, buku, peminjaman, dan pengembalian.
Aplikasi ini akan memecahkan masalah yang terjadi pada proses pengolahan data dan laporan pada perpustakaan SMA Yayasan Wanita Kereta Api Palembang.
Dengan aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0
ini diupayakan dapat membantu dalam pemrosesan kinerja pegawai perpustakaan yang belum memanfaatkan teknologi komputer. Adapun file – file yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini adalah file anggota, file
buku, file peminjaman, file pengembalian.
4.2 Pembahasan
4.2.1 Menu Form Login
Menu form login adalah form yang akan digunakan user atau pengguna yang ingin masuk ke halaman menu utama. Tampilan menu form
login dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 4.1 TampilanHalaman Form Login
4.2.2 Tampilan Halaman Menu Utama
Halaman menu utama adalah halaman yang menampilkan seluruh menu yang ada di sistem perpustakaan yang berisikan data anggota, data buku, peminjaman, pengembalian dan laporan. Tampilan halaman menu utama dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
Gambar 4.2 TampilanHalaman Menu Utama
4.2.3 Tampilan Halaman Input Data
Anggota
Halaman input data anggota adalah halaman yang digunakan untuk menginputkan data anggota. Jika diklik tambah pada menu dibawah akan menambahkan entry anggota, dan jika diklik simpan maka akan menyimpan data anggota pada menu output. Jika pengisian data tidak lengkap akan tampil pesan “isi kotak yang belum diisi “ dan apabila data yang disimpan telah ada maka akan tampil pesan “data sudah tersimpan”. Tampilan halaman tersebut dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 4.3 TampilanHalaman Input Data
Anggota
4.2.4 Tampilan Halaman Output Data
Halaman output data anggota adalah halaman yang digunakan untuk melihat hasil
output data anggota perpustakaan SMA YWKA Palembang. Gambar tersebut dapat dilihat dibawah ini :
Gambar 4.4 TampilanHalaman Output Data
Anggota
4.2.5 Tampilan Hasil Output Kartu Anggota
Halaman output kartu anggota adalah hasil dari input data anggota. Tampilan halaman tersebut dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 4.5 TampilanHalaman Hasil Output
Kartu Anggota
4.2.6 Tampilan Halaman Input Data Buku
Jika diklik menu tambah berfungsi untuk menampilkan halaman input buku. Pada halaman ini terdapat tampilan daftar jenis buku, menambah jenis buku, mengubah data jenis buku, dan menghapus data jenis buku. Tampilan halaman tersebut dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 4.6 TampilanHalaman Input Data
Buku
4.2.7 Tampilan Halaman Output Data Buku
Pada halaman output data buku akan menampilkan data buku pada Perpustakaan SMA YWKA Palembang. Tampilan halaman dapat dilihat pada gambar dibawah :
Gambar 4.7 TampilanHalaman Output Data
Buku
4.2.8 Tampilan Halaman Input
Peminjaman Buku
Gambar 4.8 TampilanHalaman Input
Peminjaman Buku
4.2.9 Tampilan Halaman Output
Peminjaman Buku
Halaman output peminjaman buku menampilkan data peminjaman buku pada Perpustakaan SMA YWKA Palembang. Tampilan halaman dapat dilihat pada gambar dibawah :
Gambar 4.9 TampilanHalaman Output
Peminjaman Buku
4.2.10 Tampilan Halaman Input
Pengembalian Buku
Jika diklik menu tambah pada halaman pengembalian ini maka akan tampil menu pengembalian, dan memasukan ID pinjam maka akan secara otomatis akan tampil nama anggota dan buku yang dipinjam. Pada halaman ini terdapat daftar anggota yang meminjam buku, jumlah buku yang dipinjam, lama hari peminjaman buku, denda hari peminjaman buku dan input data pengembalian buku. Halaman seperti gambar dibawah ini :
Gambar 4.10 TampilanHalaman Input
Pengembalian Buku
4.2.11 Tampilan Halaman Output
Pengembalian Buku
Halaman output pengembalian buku ini hanya menampilkan data-data pengembalian buku pada Perpustakaan SMA YWKA Palembang. Tampilan halaman gambar dapat dilihat dibawah
Gambar 4.11 TampilanHalaman Output
Pengembalian Buku
4.2.12 Tampilan Halaman Laporan Data Anggota
Gambar 4.12 TampilanHalaman Laporan Data Anggota
4.2.13 Tampilan Laporan Data Buku
Halaman laporan data buku ini hanya menampilkan laporan data buku Perpustakaan SMA YWKA Palembang secara keselruhan. Gambar dapat dilihat seperti dibawah ini :
Gambar 4.13 TampilanHalaman Laporan Data
Buku
4.2.14 Tampilan Laporan Peminjaman Buku
Data peminjaman buku pada perpustakaan SMA YWKA Palembang ini dapat dilihat pada laporan peminjaman buku, sehingga dapat memudahkan pegawai perpustakaan untuk membuat laporan kepada kepala perpustakaan.
Gambar 4.14 TampilanHalaman Laporan
Peminjaman Buku
4.2.15 Tampilan Laporan Pengembalian Buku
Laporan pengembalian ini hanya menampilkan data – data pengembalian buku yang dipinjam oleh anggota perpustakaan SMA YWKA Palembang. Halaman seperti gambar dibawah ini :
Gambar 4.15 TampilanHalaman Laporan
Pengembalian Buku
5.KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
1. Sistem yang dihasilkan pada penelitian ini berupa aplikasi pengolahan data perpustakaan pada SMA Yayasan Wanita Kereta Api Palembang menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0.
2. Dengan adanya aplikasi pengolahan data perpustakaan ini diharapkan dapat membantu dalam pengolahan data perpustakaan di SMA Yayasan Wanita Kereta Api (YWKA) Palembang.
5.2 Saran
Saran yang dapat diberikan dengan adanya penelitian yang telah dilakukan yaitu:
1.
Sebelum menggunakan sistem pengolahan data perpustakaan sebaiknya untuk diberikan pelatihan terlebih dahulu. 2. Proses input data dikembangkan denganmenggunakan alat pembaca digital, sehingga dapat mempercepat proses.
DAFTAR RUJUKAN
Ario Surya Kusuma, 2010, Bahasa Pemrograman Microsft Visual Basic 6.0. Jakarta,
PT. Elex Media Komputindo.
Jogiyanto, 1999, Pengenalan Komputer, Yogyakarta : Graha Ilmu.
Kriastanto, 2008, Rekayasa Perangkat Lunak, Yogyakarta : Gava Media
Kusuma, Ario Surya, 2010, Perangkat Lunak Microsoft Visual Basic 6.0, Bandung:
Gava Media
Longkutoy, Drs. Jhon J. Pengenalan Komputer,
Bandung : Mutiara Sumber Widya
Noor,Slamet.B, 1990, Kamus Komputer,
Jakarta : PT. Melton Putra.
Soetminah, 1995, Perpustakaan, kepustakaan, dan Perpustakaan, Yoyakarta : Kanisius.
Sitompul, 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Dengan Metodelogi Berorientasi
