Sistem Informasi Administrasi Pada CV Elitech Palembang
M. Robiansyah *1, Muhammad Herdiyan 2, Sudiadi 3, Fithri Selva Jumeilah 4
1,2,3,4
STMIK GI MDP; Jl. Rajawali No. 14 Palembang, +62 (711) 376400 1,2,3
Program Studi Sistem Informasi, STMIK GI MDP, Palembang
e-mail: *1herdyan@mhs.mdp.ac.id, 2m.robiansyah@mhs.mdp.ac.id, 3sudiadi@mdp.ac.id,
4
fithri.selva@mdp.ac.id
Abstrak
Teknologi berbasis komputer pada masa ini telah banyak memberi manfaat yang sangat signifikan bagi semua aktifitas manusia, dalam bidang bisnis teknologi berbasis komputer membantu menangani persediaan-persediaan yang ada dalam sebuah perusahaan baik perusahaan besar atau pun kecil. Penggunaan teknologi informasi secara tepat dan benar, akan dapat memberikan informasi yang akurat dan tepat dalam membuat sebuah laporan akhir. CV Elitech Palembang mempunyai permasalahan dalam mencari informasi pegawai yang bekerja diluar lapangan, sulit melihat identitas proyek kapan selesai, sistem belum memiliki notifikasi barang akan habis, lamanya dalam melakukan transaksi penjualan, lamanya pencarian, pencatatan dan penyimpanan data pegawai, dan sering terjadi kesalahan rekapan absensi dan tidak terintegrasi ke gaji. Berdasarkan permasalahan yang ada maka perlu dirancang sebuah sistem administrasi berbasis desktop dengan menggunakan aplikasi Visual Studio dan menggunakan SQL Server sebagai basis data. Metodologi pengembangan sistem yang penulis gunakan adalah metodologi Iterasi. Hasil dari pengembangan sistem adalah sistem dapat melakukan pencarian data pegawai, proyek secara cepat dan akurat, sistem dapat menampilkan notifikasi barang penjualan dan barang bengkel akan habis, sistem dapat melakukan transaksi penjualan secara cepat. Sistem ini dapat membantu Bendahara dalam kesalahan penggajian pegawai.
Kata kunci : Sistem Informasi Administrasi, Iterasi, Visual Studio , SQL Server
Abstract
Computer-based technology at this time has provided many significant benefits for all human activities, in the field of computer-based technology business helps to handle the inventory that exist in a company either large or small companies. The use of information technology appropriately and correctly, will be able to provide accurate and precise information in making a final report. CV Elitech Palembang has problems in finding information of employees who work outside the field, it is difficult to see the project identity when completed, the system does not have notification of goods will be exhausted, duration in making sales transactions, the duration of searching, recording and storage of employee data, And not integrated into salaries. Based on the existing problems it is necessary to design a desktop-based administration system using Visual Studio applications and using SQL Server as the database. The system development methodology I use is an Iteration methodology. The result of the system development is the system can search employee data, the project quickly and accurately, the system can display the notification of goods sales and workshop will run out, the system can make sales transactions quickly. This system can help the Treasurer in payroll errors.
1. PENDAHULUAN
eknologi berbasis komputer pada masa ini telah banyak memberi manfaat yang sangat signifikan bagi semua aktifitas manusia, dalam bidang bisnis teknologi berbasis komputer membantu menangani persediaan-persediaan yang ada dalam sebuah perusahaan baik perusahaan besar atau pun kecil. Penggunaan teknologi informasi secara tepat dan benar, akan dapat memberikan informasi yang akurat dan tepat dalam membuat sebuah laporan akhir.
Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit ini sebenarnya lebih tepat disebut dengan tata usaha [1]. CV Elitech adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang Kontraktor, Perbengkelan, dan Perdagangan Umum. CV Elitech Palembang beralamat di Jalan Veteran Lorong RRI Pertama No. 14/432 RT. 09 Palembang. CV Elitech didirikan oleh Bapak Muhammad Farid Kalam dan berjumlah 107 Pegawai. Kontraktor merupakan proses bisnis CV Elitech yang mengikuti tender dan memenangkan sebuah rancangan gambar design dalam penyiaran saluran TV dan pemancar TV. CV Elitech memiliki masalah dalam banyaknya tender yang memerlukan banyak tenaga kerja yang terjun kelapangan sehingga administrasi sulit untuk mencari keberadaan pegawai yang bekerja diluar lapangan dan banyaknya tender yang dilakukan CV Elitech administrasi sulit untuk mengetahui kapan proyek akan selesai.
CV Elitech juga memiliki proses bisnis dibidang jasa perbaikan kendaran roda empat. Perbengkelan ini bersifat jasa terbuka untuk umum, maupun masyarakat dan perusahaan yang ingin melakukan service kendaraan roda empat. CV Elitech ini juga menyediakan Perdagangan Umum dalam melakukan penjualan alat perkantoran dan peralatan perbengkelan.
2. METODE PENELITIAN
Bagian ini berisi tentang metode dan dasar teori yang digunakan pada tulisan ini. Untuk membantu dalam penyusunan penelitian ini, maka perlu adanya tahapan metode penelitian. Tahapan ini merupakan langkah-langkah yang akan dilakukan dalam menyelesaikan masalah yang akan dibahas yang tergambar pada Gambar 1.
Studi Literatur
Pengumpulan Data
Analisis Permasalahan
Rancangan Sistem
Pembuatan Kesimpulan Analisis Kebutuhan
Gambar 1 Langkah-Langkah Penelitian 1. Studi Literatur
Cara yang dipakai untuk menghimpun data-data atau sumber-sumber yang berhubungan dengan topik yang diangkat dalam suatu penelitian. Studi literatur bisa didapat dari berbagai sumber, jurnal, buku dokumentasi, internet dan pustaka.
2.1. Sistem
Sistem adalah kumpulan atau himpunan dari unsur atau variable-variabel yang saling terkait, saling berinteraksi, dan saling tergantung satu sama lain untuk mencapai tujuan [2]. 2.2. Informasi
Informasi adalah data yang telah diproses sedemikian rupa, sehingga memiliki arti yang lebih bermanfaat bagi penggunanya [2].
2.3. Sistem Informasi
Sistem informasi adalah cara terorganisir untuk mengumpulkan, memasukan dan memproses data dan menyimpannya, mengelola, mengontrol dan melaporkannya sehingga dapat mendukung perusahaan atau organisasi untuk mencapai tujuan [3].
2.4. Iterasi
Model iteratif (iterative model) mengkombinasikan proses-proses pada model air terjun dan iteratif pada model prototipe. Model inkremental akan menghasilkan versi-versi perangkat lunak yang sudah mengalami penambahan fungsi untuk setiap pertambahannya (inkremen/increment) [4]. Metode yang digunakan adalah metode iterasi (iterative), yang meliputi.
1. Tahap Analisis
Pada tahap ini dapat dilakukan Observasi, Wawancara serta melihat kondisi kerja maupun laporan. Ketika tahap tersebut sudah dilakukan maka dapat menganalisis permasalahan yang ada di dalam perusahaan CV Elitech Palembang serta melakukan pembuatan PIECES.
2. Tahap Design
3. Tahap Code
Pada tahap ini dapat dilakukan pembuatan coding untuk membuat sistem informasi administrasi. Kemudian akan mulai membangun sistem informasi administrasi berbasis desktop dengan menggunakan VB.Net dengan penyimpanan Database Management System menggunakan SQL Server 2012.
4. Tahap Tes/Implementasi
Tahap ini lebih pada dapat dilakukan tes pengujian supaya untuk mengetahui bug error. Ketika sudah melakukan pengujian sistem maka akan melakukan instalasi program ke CV Elitech Palembang. Serta memberikan pelatihan ke bagian ketua administrasi, administrasi pegawai, administrasi penjualan, administrasi perbengkelan dan Bendahara supaya sistem bisa digunakan dengan baik.
2.5. Jurnal Terdahulu
Berikut ini adalah kumpulan dari jurnal yang dikutip untuk mendukung dalam penulisan skripsi sebagai berikut.
1. Desain dan Implemenasi Sistem Informasi Administrasi pada CV. Dian Abadi Malang Berbasis Dekstop [5], yang dibuat oleh Rahayu Widayanti dan Fahrul Hidayat pada tahun 2013.
2. Komputerisasi Sistem Informasi Administrasi di Bengkel Putra Agung Motor Kalasan Prambanan [6], yang dibuat oleh Apriliyani dan Suratmiatun pada tahun 2011.
3. Analisis dan Perancangan Basis Data Administrasi Percetakan pada CV Alfetra [7], dibuat oleh Evan Fanala pada tahun 2013.
4. Sistem Informasi Administrasi Penyewaan Alat Berat dengan Metodologi Berorientasi Objek pada CV. Utama Tractor Pangkalpinang [8], yang dibuat oleh Emi Haryanti pada tahun 2015.
5. Rancangan Bangun Sistem Informasi Administrasi dan Kearsipan Properti (Studi Kasus; PT. DSG Surabaya) [9], dibuat oleh Erma Dwi Fendriawati, Haryanto Tanuwijaya dan Panca Rahardiyanto pada tahun 2012.
2. Pengumpulan Data
Untuk memperoleh data primer dilakukan wawancara, observasi, dan kuesioner. Wawancara dilakukan kepada ketua administrasi, administrasi pegawai, administrasi bengkel, administrasi penjualan, dan bendahara. Wawancara dilakukan secara langsung dan tidak langsung. Secara langsung dilakukan dengan tatap muka, sedangkan secara tidak langsung dilakukan melalui media telekomunikasi seperti telepon dan percakapan online. Teknik observasi dilakukan untuk mengetahui secara langsung kegiatan dalam pengolahan data pegawai, penjualan, dan bengkel. Kuesioner dilakukan ketika sistem informasi administrasi sudah diterapkan kepada CV Elitech Palembang untuk mengetahui kegunaan sistem yang dibuat.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3. Analisis Permasalahan
Pada tahap ini analisis permasalahan menggunakan kerangka PIECES untuk menentukan identifikasi permasalahan yang ada, terdiri dari:
Performance
- Pencatatan stok barang pembelian dan penjualan tidak akurat. - Kesalahan merekap pendapatan service bengkel.
- Sering terjadi kesalahan rekapan absensi pegawai dan absensi pegawai proyek.
Information
- Sulitnya memonitoring kehadiran pegawai yang bekerja di Proyek. - Belum memiliki sistem pengingat stok barang habis.
- Sulitnya mendapatkan informasi tugas pegawai pada suatu proyek.
Economics
- Kesalahan perhitungan gaji pegawai.
Control
- Sulitnya mencari informasi tentang biodata proyek.
- Sulitnya mengontrol kehadiran pegawai dan pegawai proyek. - Sulitnya untuk mengetahui stok barang habis.
- Sulitnya melakukan perhitungan gaji pegawai.
Eficiency
- Pencarian pegawai masih lambat.
- Lama proses pembuatan laporan pegawai, laporan penjualan, dan laporan service bengkel. - Lamanya proses pengolahan data pegawai, penjualan, dan service bengkel.
Services
- Lamanya layanan transaksi penjualan dan service bengkel.
- Kesalahan pembuatan laporan absensi, penjualan, dan service bengkel.
4. Analisis Kebutuhan
Pada analisis kebutuhan ini dapat diuraikan kebutuhan fungsional dan kebutuhan non-fungsional dari sistem yang akan dibangun.
4.1 Kebutuhan Fungsional
Administrasi Pegawai
Kelola Data Pegawai
Kelola Absensi Pegawai Kelola Data
Jabatan Kelola Data Service Bengkel
Kelola Laporan Pegawai Cetak_Daftar
_Absensi Cetak_Daftar_Pegawai
Cetak_Daftar
Cari Data Gaji
Cetak_Slip_G
Kelola Pelanggan
Penjualan Cari_Data_Pelan Kelola Barang
Penjualan Mengubah_Data_
Kelola Laporan Penjualan
Kelola Laporan Service Bengkel Kelola Data
Supplier Bengkel Kelola Data
Barang Bengkel Pembelian Alat
Kantor
Kelola Supplier
Penjualan Cari_Data_Suppli Kelola Data
Bengkel Pelanggan Menambah_Dat a_Pelanggan_Be
ngkel _Pelanggan_BengMengubah_Data kel
<<Extend>> <<Extend>>
Kelola Pembelian Alat Bengkel
Kelola Absensi Pegawai Proyek
Kelola Tim Proyek
Gambar 2 Use Case Diagram
Use case diagram yang dirancang pada Sistem Informasi Administrasi Pada CV Elitech Palembang terdiri dari lima aktor yaitu Ketua Administrasi, Administrasi Pegawai, Administrasi Penjualan, Administrasi Bengkel, dan Bendahara. Pada use case diagram
4.2 Kebutuhan Non Fungsional
Kebutuhan non fungsional dilakukan untuk memudahkan pengguna dalam menggunakan sistem yang dibuat. Kebutuhan non fungional berkaitan erat dengan perilaku dan hubungannya dengan sistem yang akan dibuat.
1. User
Sistem yang dibangun dapat diakses secara cepat dan mudah serta memiliki tampilan yang user friendly.
2. Control
Sistem yang dibangun disertai dengan hak akses sehingga hanya dapat digunakan oleh pengguna yang memiliki hak akses tersebut.
3. Service
Sistem harus mampu memenuhi kebutuhan pengguna dalam melakukan pekerjaan sehari–hari.
5. Rancangan Sistem
Pada tahap ini, rancangan sistem dibuat menggunakan DFD, ERD, dan Tampilan Aplikasi, sebagai berikut.
5.1 Data Flow Diagram
DFD. Data Flow Diagram adalah representasi grafik yang menggambarkan aliran informasi dan tranformasi informasi yang diaplikasikan sebagai data yang mengalir dari masukan (input) dan keluaran (output) [10]. Sistem yang diusulkan pada rancangan sistem dapat diilustrasikan pada Gambar 3.
Kelolaan Pengguna NIK, Nama_Lengkap, Id_Jabatan
Pegawai Id_Proyek, Nama_Proyek, NIK,
Jabatan_Proyek Proyek
Kelolaan Barang Penjualan NIK, Nama_Lengkap, Id_Jabatan
Pegawai MenambahNIK, Tanggal_Pemberian_Gaji, Isentif
_Data_Gaji Gaji
D 15.0 NIK, Tanggal_Pemberian_Gaji, Isentif
Gaji Laporan Service
Bengkel 19.0 Kelolaan Supplier
Penjualan 7.0
Supplier Id_Supplier, Alamat, No_Telepon
Supplier_Penjualan D 8.0 Id_Supplier, Alamat, No_Telepon
Supplier_Penjualan Kelolaan Pembelian Alat
Kantor 8.0
Pembelian Alat Kantor No_Rekam, Id_Supplier
Pembelian_Alat_Kantor D 9.0 No_Rekam, Id_Barang, Id_Supplier
Pembelian_Alat_Kantor
Rekam Pembelian Alat
Kantor Id_Pelanggan, Nama_Pelanggan, Alamat
Pelanggan_Penjualan D 11.0 Id_Pelanggan, Nama_Pelanggan, Alamat
Pelanggan_Penjualan
Kelolaan Penjualan Alat Kantor
10.0
Penjualan Alat Kantor No_Faktur, No_KTP
Penjualan_Alat_Kantor D 9.0 No_Faktur, Id_Barang, No_KTP
Penjualan_Alat_Kantor
Rekam Penjualan Alat
Kantor Kelolaan Barang
Bengkel
Kelolaan Supplier Bengkel
12.0
Id_Supplier, Alamat, No_Telepon Supplier_Bengkel Id_Supplier, Alamat, No_Telepon
Supplier_Bengkel
Kelolaan Pembelian Alat
Bengkel 13.0
Pembelian Alat Bengkel Id_Supplier, Alamat, No_Telepon
Pembelian_Alat_Bengkel D 11.0 Id_Rekam, Id_Supplier, Id_Barang_Jumlah_Barang
Pembelian_Alat_Bengkel
Rekam Pembelian Alat
Bengkel D 12.0 Id_Rekam, Id_Barang Rekam_Pembelian_Alat_Bengkel Kelolaan
Pelanggan Bengkel 14.0
Id_Pelanggan, Nama_Pelanggan, Alamat Pelanggan_Bengkel Id_Pelanggan, Nama_Pelanggan, Alamat
Pelanggan_Bengkel
Kelolaan Service Bengkel No_Service, No_KTP, Id_Barang
Service_Bengkel
Rekam Service Bengkel
5.2 Entity Relationship Diagram
Pada tahap ini membuat ERD untuk merancang Database. Entity Relationship Diagram
(ERD) adalah pemodelan awal yang dikembangkan berdasarkan teori himpunan dalam bidang metematika untuk pemodelan basis data relasional [10]. Model ERD digunakan untuk menggambarkan hubungan antar entitas didalam suatu sistem akan tetapi ERD tidak menggambarkan proses dan aliran data pada sistem. Gambar model ERD dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4 Model ERD
5.3 Tampilan Aplikasi
Gambar 5 Form Input Data Proyek
FormInput Data Gaji ini digunakan oleh Bendahara untuk mengelola data gaji. Form input
data gaji ini dilalukan ketika bendahara ingin memberikan gaji pegawai setiap bulannya. Berikut tampilan Form Input Data Gaji pada Gambar 6.
Gambar 6 Form Input Data Gaji
Gambar 7 Form Input Data Penjualan
Form Input Data Service ini digunakan oleh Adminstrasi Bengkel untuk mengelola data service roda empat. Form input data Service digunakan ketika pelanggan ingin melakukan Service ke CV Elitech Palembang. Berikut gambar tampilan form input data service dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8 Form Input Data Service
4. KESIMPULAN
6. Penarik Kesimpulan
Pada tahap ini, penarik kesimpulan dapat menggunakan hasil pengujian dan dapat ditarik kesimpulan, sebagai berikut.
6.1 Hasil Pengujian
Berikut hasil dari rangkuman kuesioner pada Tabel 1 dan memilih SS sebanyak 32 orang dan STS sebanyak 0 dari setiap pernyataan sebagai berikut.
Tabel 1 Hasil Kuesioner
No Pernyataan SS STS
1. Sistem ini dapat melakukan pencarian data pegawai, proyek secara cepat. 32 0
2. Sistem ini dapat membantu administrasi bengkel dalam mengingat stok barang akan habis. 32 0
3. Sistem ini dapat melakukan transaksi penjualan secara cepat. 32 0
4. Sistem ini dapat mengatasi kesalahan dalam penggajian pegawai. 32 0
Dari hasil kuesioner yang didapat dari 32 orang dengan jumlah 4 pernyataan dan 32 orang yang telah menjawab SS (Sangat Setuju), Maka pembuatan sistem dapat disimpulkan, bahwa Sistem Informasi Administrasi Pada CV Elitech Palembang dapat membantu kinerja ketua administrasi, administrasi pegawai, administrasi penjualan, administrasi bengkel, dan bendahara dalam melakukan pengengolahan data pegawai, data penjualan, dan data bengkel.
6.2 Kesimpulan
Berdasarkan hasil yang telah diuraikan sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Sistem ini dapat melakukan pencarian data pegawai, proyek, secara cepat dan akurat. 2. Sistem ini dapat membatu Administrasi Bengkel dalam mengingat ketika barang sparepart
akan habis
3. Sistem ini dapat melakukan transaksi penjualan secara cepat. 4. Sistem ini dapat mengatasi kesalahan dalam penggajian pegawai.
5. SARAN
Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan yang telah dilakukan, dapat diambil beberapa saran yang mungkin dapat dijadikan bahan acuan positif dan membantu dalam pengoperasian Sistem Informasi Pariwisata Kota Palembang.
1. Perlunya melakukan pelatihan secara efektif kepada pengguna sistem untuk mendapatkan hasil yang diinginkan.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Haryadi, hendi. 2009, Administrasi Perkantoran untuk Manajemen & Staf. Jakarta Selatan : Transmedia Pustaka.
[2] Tohari, Hamim. 2014. Analisis Serta Perancangan Informasi Melalui Pendekatan UML. Yogyakarta : Andi.
[3] Rudy Tantra. 2012, Manajemen Proyek Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta. [4] Sutabri Tata. 2012, Analisis Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta.
[5] Widayanti, Rahayu., Hidayat, Fahrul. 2013, Desain dan Implemenasi Sistem Informasi Administrasi pada CV. Dian Abadi Malang Berbasis Dekstop. Jurusan Sistem Informasi STMIK PPKIA Pradnya Paramita, Malang.
[6] Apriliyani, Suratmiatun. 2011, Komputerisasi Sistem Informasi Administrasi di Bengkel Putra Agung Motor Kalasan Prambanan. Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM, Yogyakarta.
[7] Fanala, Evan. 2013, Analisis dan Perancangan Basis Data Administrasi Percetakan pada CV Alfetra. Jurusan Teknik Informatika Universitas Bina Darma, Palembang.
[8] Haryanti, Emi. 2015, Sistem Informasi Administrasi Penyewaan Alat Berat dengan Metodologi Berorientasi Objek pada CV. Utama Tractor Pangkalpinang. Jurusan Sistem Informasi STMIK Atma Luhur, Pangkalpinang.
[9] Fendriawati, Dwi, Erma., Tanuwijaya, Haryanto., Rahardiyanto, Panca., 2012, Rancangan Bangun Sistem Informasi Administrasi dan Kearsipan Properti (Studi Kasus; PT. DSG Surabaya), Jurusan Sistem Informasi, Surabaya.
