STANDAR 4
SUMBER DAYA MANUSIA
4.1. Sistem Pengelolaan Sumber Daya ManusiaJelaskan sistem pengelolaan sumber daya manusia yang meliputi perencanaan seleksi/perekrutan, penempatan, pengembangan, retensi, dan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan untuk menjamin mutu penyelenggaraan program akademik (termasuk informasi tentang ketersediaan pedoman tertulis dan konsistensi pelaksanaannya), serta remunerasi, penghargaan, dan sanksi.
Undana sebagai institusi pendidikan tinggi memposisikan faktor SDM (dosen dan tenaga kependidikan) sebagai prime mover dalam pencapaian visi dan misi organisasi. Untuk itu Undana telah memiliki dokumen formal tentang sistem pengelolaan sumber daya manusia yang mencakup, antara lain (1) perencanaan, (2) rekrutmen, seleksi dan pemberhentian pegawai, (3) orientasi pegawai, (4) pengembangan karier, dan (5) remunerasi, penghargaan dan sanksi yang dilakukan secara transparan dan akuntabel dan berbasis pada meritokrasi.
1. Perencanaan SDM
Aspek perencanaan dalam sistem pengelolaan kepegawaian dikembangkan dalam kerangka visi institusi sebagai perguruan tinggi berwawasan global. Pencapaian visi ini membutuhkan topangan dari sumberdaya manusia berkualitas dan dalam jumlah yang memenuhi standar kualifikasi serta rasio perbandingan tertentu. Oleh karena itu perencanaan SDM, dilakukan dengan memperhatikan klasifikasi ketenagakerjaan di lingkungan universitas, yang secara umum dibedakan atas tenaga pendidik (dosen) dan tenaga kependidikan.
Kualifikasi dan jumlah SDM yang diperlukan disesuaikan dengan hasil analisis jabatan yang dilakukan dengan memperhatikan beban kerja, jenis pekerjaan, sifat pekerjaan, perkiraan kapasitas staf, prinsip pelaksanaan pekerjaan dan ketersediaan peralatan pendukung pekerjaan. Dalam perencanaan kebutuhan tenaga pendidik (dosen) khususnya, dilakukan dengan melibatkan satuan akademik terendah, yaitu jurusan/program studi. Setiap program studi
mengajukan kebutuhan tenaga dosen ke tingkat fakultas untuk dibahas sebelum diusulkan ke tingkat universitas. Sebagaimana dijelaskan sebelumnya, dosen merupakan sumberdaya utama universitas yang harus memenuhi standar kualifikasi pendidikan dan jabatan akademik tertentu. Indikator yang dijadikan acuan untuk merencanakan kebutuhan SDM, antara lain jumlah mahasiswa yang diterima setiap tahun, jumlah lulusan, rencana penambahan program studi baru pada semua jenjang pendidikan, serta jumlah dosen dan tenaga kependidikan yang akan memasuki usia pensiun.
Implementasi manajemen SDM di Undana pada ghalibnya merujuk pada semua perangkat aturan kepegawaian yang berlaku secara nasional. Namun, sebagai sebuah institusi pendidikan tinggi tetap kreatif mengembangkan diri dalam lingkungan penyedia jasa pendidikan yang dewasa ini sangat kompetetif. Upaya ini diwujudkan, salah satunya, lewat penyusunan dokumen-dokumen bidang kepegawaian di bawah asistensi pakar SDM dari IPB dalam konteks implementasi program I-MHERE Batch II pada Tahun Anggaran 2009-2011. Hal ini sangat diperlukan bagi penataan sistem manajemen kepegawaian yang mengedepankan profesionalisme sebagai ciri organisasi modern dan sekaligus sebagai sikap proaktif dalam menjawab kebutuhan internal dan external stakeholders, sesuai dengan visi Undana, yaitu sebagai Perguruan Tinggi Berwawasan Global.
Beberapa indikator dalam merencanakan kebutuhan SDM Undana, antara lain jumlah mahasiswa yang diterima setiap tahun, rencana penambahan program studi pada semua jenjang pendidikan, serta jumlah dosen dan tenaga kependidikan yang akan memasuki usia pensiun. Untuk itu, Undana telah memiliki standar pengelolaan SDM (tenaga pendidik dan kependidikan), yang mencakup semua fungsi operatif manajemen SDM. Terkait dengan hal tersebut maka berbagai dokumen penting yang tersusun dalam bentuk SOP adalah sebagai berikut:
2. Penerimaan CPNS 3. Pengusulan calon PNS 4. Pengangkatan CPNS
5. Pengangkatan CPNS menjadi PNS
6. Usul kenaikan pangkat dosen dan tenaga kependidikan 7. Penerbitan kenaikan pangkat
8. Penerbitan SK fungsional 9. Kenaikan gaji berkala
10. Pemberhentian tenaga kependidikan 11. Perpindahan tenaga kependidikan 12. Pensiun
13. Daftar urut kepangkatan 14. Tanda penghargaan/tanda jasa
2. Sistem Rekrutmen, Seleksi dan Pemberhentian Pegawai
Rekruitmen pegawai negeri sipil dosen dan tenaga kependidikan dibuka secara luas bagi masyarakat umum dengan menyertakan syarat administratif dan kualifikasi yang perlu dipenuhi pelamar. Proses rekruitmen dilakukan terbuka secara online melalui website universitas. Dasar hukum yang dipakai dalam pelaksanaan rekruitmen, adalah: (1) Peraturan Pemerintah Nomor 98 Tahun 2000 Tentang Pengadaan Pegawai Negeri Sipil, (2) Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2002 Tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 98 Tahun 2000, (3) Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 Tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil, dan (4) Surat Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negera Nomor 11 Tahun 2002 Tanggal 17 Juni 2002 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 98 Tahun 2000 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2002. Selanjutnya yang terakhir, disesuaikan dengan Surat Edaran Sekretaris Jenderal Kementerian Pendidikan Nasional Nomor: 71269/A4/KP/2010 Tanggal 1 Oktober 2010 tentang Petunjuk Teknis
Pelaksanaan Pengadaan CPNS Formasi Tahun 2010 dari pelamar umum di lingkungan Kemendikbud; Surat Edaran Sekretaris Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Nomor: 101908/A4/KP/2013 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Pengadaan CPNS dari pelamar umum dan tenaga honorer Tahun 2013 di lingkungan Kemendikbud; didukung pula dengan SOP jadwal penerimaan CPNS, SOP seleksi, dan SOP pemberhentian.
Umumnya proses seleksi SDM di Undana dilakukan secara bertahap, diawali dengan seleksi administratif untuk melihat kelengkapan dokumen yang disyaratkan seperti ijazah (kualifikasi akademik), transkrip nilai, dan bukti pendukung lainnya; tahap selanjutnya adalah seleksi tertulis yang menyangkut pengetahuan umum dan kompetensi, termasuk test psikologi dalam tahapan berikutnya, serta dilanjutkan dengan wawancara dan tes kesehatan sebelum pengumunan kelulusan. Tahapan seleksi yang relatif panjang ini dimaksudkan untuk mendapatkan SDM yang qualified.
Sistem rekrutmen dan seleksi pegawai Undana dilakukan dengan mengedepankan prinsip-prinsip keterbukaan, transparansi, keadilan dan objektivitas. Secara detail sistem rekrutmen dan seleksi CPNS Undana adalah sebagai berikut:
1. Pengadaan CPNS dilaksanakan untuk mengisi lowongan formasi yang disusun berdasarkan analisis kebutuhan sesuai kebutuhan nyata dari masing-masing satuan unit organisasi pemerintah
2. Pengumuman penerimaan CPNS di lingkungan Kemendikbud, diumumkan secara luas dengan menggunakan media yang tersedia (website Undana, papan pengumuman, dan atau media lainnya).
3. Setiap WNI yang memenuhi syarat dapat mengikuti seleksi, tanpa membedakan jenis kelamin, suku, agama, ras, golongan, atau daerah.
4. Pengadaan CPNS dilaksanakan oleh dan menjadi tanggung jawab masing-masing Pejabat dan Pembina Ketenagakependidikan atau pejabat yang ditunjuk.
5. Setiap pelamar tidak dipungut biaya apapun.
6. Penetapan peserta yang lulus dan diterima, diumumkan secara terbuka oleh ketua panitia kementerian dan ketua panitia unit kerja atau pejabat lain yang ditunjuk.
7. Pelamar yang dinyatakan lulus dan diterima, ditempatkan pada unit kerja sesuai formasi yang telah ditetapkan untuk yang bersangkutan.
Seleksi CPNS dengan persyaratan sebagai berikut :
1. Panitia di unit kerja mengumumkan informasi yang ada melalui website : www.undana.ac .id
2. Calon peserta CPNS mendaftar secara online melalui website : www.cpns.kemdikbud.go.id
3. Calon peserta kemudian mengirimkan berkas ke Kemendikbud
4. Bagi calon yang dinyatakan lulus berkas dipersilahkan mencetak kartu ujian 5. Mengikuti seleksi nasional berupa tes kemampuan dasar (TKD) yaitu tes
karakteristik pribadi (100 Butir ), tes intelegensia (50 butir ), dan tes wawasan kebangsaan (50 butir), dengan membawa kartu ujian, kartu tanda penduduk (KTP) dan pas foto ukuran 3x4 sebanyak 4 lembar
6. Bagi peserta tes CPNS yg lulus TKD berdasarkan pengumuman Kemendikbud, maka akan mengikuti tes tahap ke 2 yaitu: a. Psikotes yang diselenggarakan Undana
b. Tes Kemampuan bidang sesuai formasi yang dilamar, misalnya bidang kesehatan masyarakat maka tes adalah bidang kesehatan masyarakat, dengan jumlah soal 25 nomor, model pilihan ganda
c. Tes TOEFL yang diselenggarakan oleh Pusat Bahasa Undana d. Tes Wawancara
Sistem penerimaan dosen di Undana ditetapkan melalui Surat Keputusan Rektor Undana tentang kriteria dan persyaratan rekrutmen tenaga pendidik Undana dengan berpedoman pada Surat Edaran Sekretaris Jenderal Kementerian
Pendidikan Nasional Nomor: 71269/A4/KP/2010. Adapun kriteria tersebut adalah:
1.Berijazah Magister (S-2) dan/atau Doktor (S-3) sesuai dengan bidang yang dibutuhkan jurusan / Program Studi
2.Berusia maksimal 35 tahun untuk Magister (S-2) 3.Berusia maksimal 40 tahun untuk Doktor (S-3)
4.Pada saat melamar tidak berstatus sebagai CPNS/ PNS dan/ atau tidak sedang terkait kerja sebagai tenaga kependidikan tetap pada institusi lain.
Di samping rekrutmen dan seleksi CPNS, dilakukan pula seleksi dan rekrutmen non-PNS sebagai bagian dari upaya universitas untuk memenuhi kekurangan staf, baik dosen maupun tenaga kependidikan. Penyelenggaraannya tetap mengacu pada prinsip-prinsip di atas. Namun status ikatan kepegawaian mereka bersifat kontrak dengan kurun waktu satu tahun, yang dapat diperpanjang sesuai kebutuhan universitas. Dasar pelaksanaan seleksi dan rekrutmen untuk kategori non-PNS adalah kebijakan dan keputusan rektor yang dibuat setelah ada permintaan dari unit-unit dibawahnya dan disesuaikan dengan kemampuan pembiayaan universitas. Tenaga kebersihan dan satuan pengamanan juga diseleksi dan direkrut dalam kategori ini.
Kebijakan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan secara umum mengacu pada ketentuan perundang-undangan di bidang ketenaga kependidikaan, yaitu UU Nomor 8 tahun 1974, diperbaharui dengan UU Nomor 43 tahun 1999 dan Peraturan Pemerintah Nomor53 tahun 2011. Namun pemberhentian seseorang dari status kepegawaiannya, dapat pula dilakukan sebagai respon terhadap permintaan yang bersangkutan atau karena alasan kesehatan yang tidak memungkinkan seseorang menjalankan tugas dan tanggung jawabnya secara maksimal.
3. Orientasi Pegawai
Sesuai peraturan pegawai negeri sipil, semua tenaga kependidikan baru dalam status calon tenaga kependidikan negeri sipil (CPNS) diwajibkan mengikuti
pelatihan Pra Jabatan yang merupakan kegiatan orientasi kerja. Untuk tenaga kependidikan administrasi, orientasi tidak hanya dalam bentuk Pelatihan Pra Jabatan, melainkan juga dalam bentuk pengenalan pekerjaan melalui pelatihan on the job training (belajar sambil bekerja) dimana para tenaga kependidikan baru dilatih menangani pekerjaan-pekerjaan yang ada pada bagian tenaga kependidikan tersebut ditempatkan, dengan bimbingan dari tenaga kependidikan senior.
4. Pengembangan Karir
Undana secara konsisten berupaya mengembangkan dan meningkatkan kualifikasi dan kompetensi SDMnya sebagai investasi yang bersifat strategik. Upaya ini sekaligus bertujuan meningkatkan profesionalisme SDM universitas dalam menjalankan tugas dan tanggung-jawab yang diemban. Dosen, sebagai stakeholders utama penggerak universitas, sejak awal sudah harus memenuhi kualifikasi pendidikan minimal strata-2. Untuk berfungsi secara optimal, seorang dosen harus menjalankan Tridharma (pendidikan, penelitian dan pengabdian) serta juga harus memiliki kemampuan manajerial dan kepemimpinan, karena semua pos utama di tingkat universitas, fakultas, jurusan/prodi, dan lembaga harus di isi oleh tenaga dosen yang telah memenuhi kualifikasi pendidikan dan jabatan akademik tertentu.
Pengembangan karir dosen untuk memenuhi jabatan yang akan diisi, dilakukan melalui berbagai cara seperti studi lanjut (S-2, S-3 dan spesialis), non degree training, workshop, seminar dalam dan luar negeri. Data terakhir menunjukkan bahwa jenjang pendidikan dosen Undana untuk S-3/Sp-2 sebanyak 119 orang (13,62%), S-2/Sp-1 sebanyak 616 orang (70,48%), serta terdapat 22 orang berstatus Guru Besar. Angka ini cenderung akan terus meningkat, mengingat banyaknya dosen yang sedang dalam proses penyelesaian pendidikan S-3 (258 orang) dan pendidikan S-2 (311 orang) di dalam dan di luar negeri. Di samping itu, untuk memberikan kompetensi khusus dalam tugas fungsional dosen maka diwajibkan juga mengikuti program Peningkatan Ketrampilan
Teknik Instruksional (PEKERTI) yang ditujukan untuk melengkapi dosen dengan kemampuan sebagai pendidik dan pembelajar profesional, memiliki pengetahuan pedagogik, berkepribadian dan berkecerdasan sosial. Program Applied Approach (AA) merupakan program lanjutan bagi mereka yang telah menyelesaikan PEKERTI, sebagai sarana untuk meningkatkan kemampuan rekonstruksi mata kuliah yang diampu.
Tenaga kependidikan sebagai bagian integral dari SDM universitas juga turut mendapat perhatian serius dalam pengembangan/peningkatan pengetahuan dan kompetensi serta ketrampilan. Data terakhir menunjukkan peningkatan yang signifikan, yakni jumlah tenaga kependidikan dengan jenjang S-2 saat ini sebanyak 17 orang, S-1: 222 orang, diploma 35 orang dan lainnya (SMA/SMK) 185 orang. Disamping itu melalui sejumlah projek bantuan luar negeri dan World Bank serta pendanaan khusus dari universitas ataupun berbagai kementrian, sejumlah scheme pendidikan lanjut dan training diberikan kepada para tenaga kependidikan. Misalnya, SIM 4 – PROJECT membiayai pendidikan S-2 bidang Manajemen SDM dan Information technology, training bidang IT, SDM dan Manajemen keuangan yang meliputi teknik jaringan, pembuatan database, web design, dan lain-lain.
Dalam konteks pengembangan SDM institusi, Undana melalui kebijakan afirmatif rektor yang disetujui senat, juga turut ambil bagian dalam pembiayaan studi lanjut dosen dan tenaga kependidikan. Tenaga pendidik yang melanjutkan studi dalam negeri dan di luar Undana didukung melalui penyediaan dana tunjangan penelitian yang besarnya bervariasi sesuai strata pendidikannya; sementara bagi mereka yang belajar di Undana, diberikan kompensasi dalam bentuk pemotongan biaya studi (SPP) sampai 50%. Bahkan dalam dua tahun terakhir, kebijakan universitas melakukan MOU di bidang pengembangan SDM dosen dengan sejumlah universitas penyelenggara pendidikan S-3 di Jawa (Univ. Brawidjaya, Univ. Negeri Malang, Univ. Air Langga) dan Univ. Hasanudin, Univ. Negeri Makasar, dimana lebih dari seratus dosen telah melanjutkan studi
Strata 3 melalui kebijakan/MOU yang diadakan tersebut.
5. Penerapan Remunerasi, Penghargaan dan Sanksi
Sistem remunerasi yang berlaku di Undana, mengacu pada sistem remunerasi yang ditetapkan oleh pemerintah pusat. Tingkat kompensasi yang diterima oleh dosen ataupun tenaga kependidikan setiap bulan, meliputi jabatan (fungsional maupun struktural), masa kerja, golongan, status kawin, dan jumlah anak. Dengan demikian bilamana terjadi perubahan pada salah satu aspek yang disebutkan, maka akan menyebabkan perubahan pada besarnya kompensasi yang akan diterima oleh dosen atau tenaga kependidikan bersangkutan.
Komponen kompensasi yang diterima mencakup: gaji pokok, tunjangan istri/suami, tunjangan anak, tunjangan perbaikan penghasilan, tunjangan jabatan fungsional (hanya berlaku bagi dosen dan tidak bagi tenaga kependidikan Undana), tunjangan jabatan struktural, tunjangan lain-lain, dan tunjangan khusus. Besarnya gaji yang diterima dosen atau tenaga kependidikan dari seluruh komponen di atas, adalah total gaji dosen/tenaga kependidikan sebelum memperhitungkan pengeluaran-pengeluaran ”wajib” untuk potongan Taspen, beras, pajak, sewa rumah dinas (bagi yang menempati), dan potongan lain-lain.
Dalam hal pengharagaan dan sanksi, Undana telah memiliki tradisi untuk memberi penghargaan dan/atau sanksi kepada dosen/tenaga kependidikan. Penghargaan diberikan ketika dosen/tenaga kependidikan berhasil meraih prestasi, misalnya terpilih sebagai ”dosen/pegawai teladan” atau inovasi tekhnologi, kejuaraan olah raga, dan sebagainya. Ada pula kebijakan tidak tertulis dari universitas yang memberikan apresiasi dan prioritas fasilitas kepada dosen dan tenaga kependidikan yang dianggap berprestasi. Mereka yang termasuk dalam kelompok ini mendapat prioritas dari universitas untuk mengikuti berbagai kegiatan dalam bentuk seminar, lokakarya atau training yang ditawarkan ke universitas atau yang digagas sendiri oleh universitas. Disamping itu kepada dosen berprestasi di bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat diberikan penghargaan dalam rupa piagam dan dana. Peraturan
pemerintah tentang pemberian tanda jasa telah dilaksanakan dengan baik, misalnya setiap tahun banyak dosen dan tenaga kependidikan yang menerima ”Satya Lencana Karya Setia”.
Bentuk penghargaan yang diberikan kepada seluruh dosen juga tercermin melalui pemberian ”Tunjangan Profesi” kepada mereka yang memenuhi standar kinerja, yakni (1) memenuhi beban kerja dosen sebesar 12 – 16 SKS, dan (2) memiliki sertifikat pendidik. Pemberian tunjangan profesi tersebut diperhitungkan untuk setiap tahun. Bagi dosen yang tidak memenuhi standar beban kerja maka akan dikenakan sanksi berupa peniadaan hak untuk memperoleh tunjangan profesi (tunjangan tidak dibayarkan). Pemberian tunjangan profesi ini, diharapkan dapat memotivasi dosen untuk berprestasi lebih baik. Di sisi lain dalam rangka merayakan Ulang Tahun Undana ke 50, diberikan penghargaan (Alumni Award) kepada para alumni berprestasi di berbagai bidang. Pemberian alumni award dalam bidang politik diberikan kepada Drs. Frans Lebu Raya (Gubernur Provinsi NTT), bidang militer: Brigjen Yan Pieter Ate, MBus; MA; bidang Hukum dan Ham: Ir. Sara Lery Mboeik; bidang kemasyarakatan: Dra. Sofie de Haan; bidang social budaya: Dra. Johana Lingu Lango; bidang penelitian: Ir. Gusti Jelantik, MSc; Ph.D; dan bidang HaKi Prof. Dr. I Nyoman W. Mahayasa, MSi.
Apabila pegawai (dosen atau tenaga kependidikan) melakukan pelanggaran, baik ringan maupun berat, maka melalui rapat pimpinan, biasanya dikenakan sanksi sesuai dengan berat ringannya pelanggarannya. Apabila terjadi tindakan indisipliner yang dilakukan oleh dosen atau tenaga kependidikan maka akan dibahas terlebih dahulu pada tingkat Fakultas, kemudian diteruskan ke tingkat Universitas. Untuk menangani berbagai tindakan yang dianggap pelangaran terhadap peraturan disiplin, maka dikenakan sanksi sesuai Permendikbud Nomor 16 Tahun 2012 tentang kode etik pegawai di lingkungan kementerian pendidikan dan kebudayaan; dan Peraturan Rektor Nomor 344A/PP/2013 (dokumen revisi) tentang Kode Etik dan Peraturan Disiplin Dosen Undana.
Bentuk sanksi yang dikenakan kepada pelaku pelanggaran bervariasi, misalnya penurunan jabatan, penundaan kenaikan pangkat, sampai dengan pemberhentian dari jabatan. Kebijakan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan secara umum mengacu pada ketentuan perundang-undangan di bidang ketenaga-kependidikaan yaitu UU Nomor 8 tahun 1974, diperbaharui dengan UU Nomor 43 tahun 1999 dan Peraturan Pemerintah Nomor53 tahun 2011.
Sanksi yang diberikan, dimaksudkan sebagai bagian dari upaya pembinaan terhadap SDM institusi yang (1) tidak perform sesuai tupoksi yang digariskan, (2) melakukan perbuatan-perbuatan yang dianggap melanggar kode etik kepegawaian, dan (3) melakukan perbuatan-perbuatan yang berpotensi merusak citra institusi/lembaga. Upaya pembinaan dilakukan sampai pada batas toleransi tertentu sebagaimana diamanatkan dalam ketentuan-ketentuan kepegawaian di atas. Penerapan sanksi oleh institusi, setelah mempertimbangkan semua data dan informasi yang tersedia, dapat mulai dari yang paling ringan sampai yang terberat, yaitu pemecatan atau pemberhentian dengan tidak hormat. Penerapan remunerasi, pengharagaan, dan sanksi bagi dosen dan tenaga kependidikan Undana, dilaksanakan sesuai SOP-SOP kepegawaian yang berlaku.
4.2 Sistem Monitoring dan Evaluasi
Jelaskan sistem monitoring dan evaluasi, serta rekam jejak kinerja akademik dosen dan kinerja tenaga kependidikan (termasuk informasi tentang ketersediaan pedoman tertulis, serta monitoring dan evaluasi kinerja dosen dalam tridarma serta dokumentasinya).
Undana telah memiliki dokumen yang lengkap mengenai sistem monev kinerja dosen dan tenaga kependidikan dan tenaga pendukung lainnya, serta telah dilaksanakan secara konsisten dan berkelanjutan. Pembuatan sistem Monev ini berdasarkan pada Peraturan Pemerintah Nomor 10 tahun 1979 tentang Pembinaan Pegawai, Peraturan Pemerintah Nomor 46 tahun 2011 tentang PPK PNS, Peraturan
Pemerintah Nomor 53 tahun 2010 tentang Disiplin PNS, dan Permendikbud Nomor 16 Tahun 2012 tentang kode etik pegawai di lingkungan kementerian pendidikan dan kebudayaan. Disamping itu untuk setiap semester, dilakukan Monev Beban Kerja Dosen (BKD), dilakukan melalui dua orang asesor/penilai internal yang telah memiliki NIRA.
Di tingkat institusi, ada dua unit kerja yang berfungsi melaksanakan monev dosen dan tenaga kependidikan, yaitu :
1. Satuan Pengawasan Intern (SPI), yang salah satu fungsi dan tugas utamanya adalah memonitor dan mengevaluasi kinerja sumber daya manusia (SDM), terutama terkait dengan kedisiplinan, kehadiran, dan lain lain. Unit ini bertanggungjawab langsung kepada pimpinan universitas.
2. Biro Administrasi Umum, salah satu unit organ struktural institusi, yang salah satu tugas dan fungsinya adalah melakukan sistem Monev bagi SDM tenaga kependidikan dan tenaga pendukung lainnya.
Masing-masing unit kerja di atas telah membuat instrumen monev yang tertuang dalam SOP masing-masing, dan dijalankan oleh masing-masing unit. Pelaksanaan monev kinerja dan rekam jejak dosen dilakukan pada aspek tridharma perguruan tinggi, yaitu pendidikan (akademik), penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Monitoring dan Evaluasi di Bidang Pendidikan
Sistem monev kinerja dosen dilakukan secara konsisten dengan media/alat bantu yang sudah disiapkan, di antaranya :
1. Dokumen angket umpan balik kegiatan akademik (dosen) 2. Format Rencana Pembelajaran (GBPP)
3. Format Monitoring Kegiatan Pembelajaran 4. Dokumen Rekapitulasi Kegiatan Perkuliahan
5. Dokumen DP3 untuk dosen dan tenaga kependidikan 6. Dokumen absensi kehadiran dosen di perkuliahan kelas
Dengan pelaksanaan monev, jejak kinerja dosen dapat dipantau dan didokumentasi dengan baik, misalnya:
1. Kehadiran perkuliahan (tatap muka) dan bimbingan (perekaman melalui sistim absensi yang direkap setiap minggu).
2. Keaktifan bimbingan akademik oleh pembimbing akademik (PA), pembimbingan kerja lapangan, dan sebagainya
3. Kehadiran rapat dan pertemuan di prodi masing-masing 4. Partisipasi dalam kegiatan seminar/lokakarya
Monitoring dan Evaluasi di Bidang Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Monev untuk menilai kinerja dosen sebagai peneliti atau yang terlibat dalam kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, digunakan instrumen monev, antara lain:
1. Partisipasi atau keterlibatan pada berbagai kegiatan penelitian, antara lain kompetisi, hibah, dan lain-lain.
2. Keaktifan dalam kegiatan pengabdian pada masyarakat.
Monev yang dilakukan pada dasarnya bukan bertujuan untuk mencari kesalahan, tetapi lebih utama diharapkan agar program-program yang dilaksanakan dapat berjalan sebagaimana mestinya, sehingga dapat lebih efektif dan efisien. Di samping itu, dengan adanya Monev setiap kesulitan dan/atau penyimpangan yang terjadi dapat dideteksi dan diketahui lebih awal sehingga lebih mudah di cari solusinya.
Jika selama ini Monev lebih banyak dilakukan pada tahap-tahap akhir suatu kegiatan, saat ini sedang diupayakan melaksanakan Monev lebih dini, misalnya dilakukan sejak tahap awal pelaksanaan kegiatan, tahap kegiatan sedang berlangsung, dan tahap akhir atau setelah kegiatan dilaksanakan. Hal ini dimaksudkan untuk memperkecil ruang lingkup terjadinya kesalahan dan atau penyimpangan dalam pelaksanaan program/kegiatan tersebut. Untuk itu berbagai unit telah meningkatkan intensitas kinerja pengawasan secara optimal, antara lain:
1. Pengawasan secara intensif melalui jalur struktural (berjenjang).
2. Pengawasan secara intensif dari pimpinan unit kerja yang bersangkutan 3. Tanggung jawab untuk menyelesaikan masalah yang dihadapinya.
4. Intensifikasi Rapat Koordinasi baik di tingkat universitas maupun di tingkat fakultas dan jurusan.
Hasil dan tindak lanjut dari sistem Monev untuk kinerja dosen dan tenaga kependidikan berupa:
1. Aspek akademik untuk dosen yaitu adanya pelatihan perbaikan proses pembelajaran, Pelatihan berbasis SCL dan pembelajaran multimedia, pelatihan penulisan proposal penelitian untuk para dosen yang kurang aktif dalam penelitian, dan lain-lain.
2. Aspek non-akademik untuk dosen dan tenaga kependidikan dapat berupa: penghargaan dan hukuman, yang antara lain melalui pemberian setia lencana, kenaikan pangkat, promosi jabatan, teguran lisan dan tertulis, penurunan DP3, mutasi, penundaan kenaikan pangkat , sampai sanksi berat pemberhentian dari PNS.
4.3. Dosen 4.3.1 Dosen tetap
Dosen tetap dalam borang akreditasi institusi PT adalah dosen yang diangkat dan ditempatkan sebagai tenaga tetap pada PT yang bersangkutan; termasuk dosen penugasan Kopertis, dan dosen yayasan pada PTS dalam bidang yang relevan dengan keahlian bidang studinya. Seorang dosen hanya dapat menjadi dosen tetap pada satu institusi perguruan tinggi, dan mempunyai penugasan kerja minimum 36 jam/minggu. Tuliskan data dosen tetap dengan format berikut.
Tabel 15. Data Dosen Tetap dan Gelar Akademik di Undana No. Pendidikan Gelar Akademik Total Guru Besar Lektor
Kepala Lektor Asisten
Tenaga Pengajar 1 S-3/Sp-2 22 42 46 5 0 115 2 S-2/Sp-1 0 194 211 174 39 618 3 Profesi/ S-1/ D-4* 0 10 18 32 81 141 Total 22 246 275 211 120 874
Catatan: * Tuliskan jumlahnya jika masih ada 4.3.2 Dosen tidak tetap
Dosen tidak tetap adalah dosen tetap/karyawan pada suatu institusi perguruan tinggi/instansi lain, atau individu mandiri, yang ditugaskan menjadi dosen di perguruan tinggi berdasarkan persyaratan legal yang berlaku. Tuliskan data dosen tidak tetap dengan format berikut.
Tabel 16. Data Dosen Tidak Tetap dan Gelar Akademik di Undana No Pendidikan Gelar Akademik Total Guru Besar Lektor
kepala Lektor Asisten
Tenaga Pengajar 1 S-3/Sp-2 0 0 0 0 0 0 2 S-2/Sp-1 0 0 0 0 67 67 3 Profesi/S-1/D-4/Lainnya* 0 0 0 0 43 43 Total 0 0 0 0 110 110
4.4 Kegiatan peningkatan sumber daya manusia (dosen) dalam tiga tahun terakhir Tuliskan jumlah dosen yang ditugaskan dalam rangka peningkatan kompetensi melalui tugas/izin belajar, dalam Tabel 17.
Tabel 17. Jumlah Kegiatan Peningkatan Kompetensi Dosen di Undana No.
Kegiatan Peningkatan
Kompetensi
Jumlah yang Ditugaskan pada
Jumlah TS-2 TS-1 TS 1 Tanpa gelar 0 0 0 0 2 S-2/Sp-1 115 100 96 311 3 S-3/Sp-2 54 69 135 258 Total 169 169 231 515 4.5 Tenaga Kependidikan
4.5.1 Tuliskan data tenaga kependidikan yang ada di institusi yang melayani mahasiswa dengan mengikuti format Tabel 18.
Tabel 18. Data Tenaga Kependidikan di Undana
No Jenis Tenaga
Kependidikan
Jumlah Tenaga Kependidikan dengan
Pendidikan Terakhir Jumla
h S-3 S-2 S-1 D-4 D-3 D-2 D-1 SMA/SMK 1 Pustakawan* 0 0 0 0 0 0 0 0 2 Laboran/ Teknisi/ Analis/ Operator/ Programer 0 1 11 0 1 0 0 5 18 3 Administrasi 0 16 211 0 32 2 0 180 441 4 Lainnya : … 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Total 0 17 222 0 33 2 0 185 459
* Hanya yang memiliki pendidikan formal dalam bidang perpustakaan
4.5.2 Jelaskan upaya yang telah dilakukan institusi dalam meningkatkan kualifikasi dan kompetensi tenaga kependidikan, dalam hal pemberian kesempatan belajar/ pelatihan, studi banding, pemberian fasilitas termasuk dana, dan jenjang karir. Pimpinan Undana mempunyai program terencana dalam hal meningkatkan kualifikasi dan kompetensi tenaga kependidikan. Program peningkatan kualifikasi dan kompetensi tenaga kependidikan diimplementasikan dengan mangacu pada aspek kecukupan, kualifikasi dan kebutuhan kompetensi. Peningkatan kualifikasi dan kompetensi tenaga kependidikan di Undana antara lain diinisiasi melalui program pendidikan dan pelatihan berdasarkan kemampuan dan juga kebutuhan unit kerja tenaga kependidikan yang bersangkutan. Program pendidikan dan pelatihan ini mengacu pada standar kompetensi sesuai peraturan yang berlaku, dan dilakukan sesuai bidang tugas secara berjenjang. Kesempatan mengikuti diklat pada umumnya diarahkan untuk kepentingan jabatan struktural. Diklat PIM II, PIM III, PIM IV, serta ADUM menjadi sarana pengembangan kualifikasi dan kompetensi bagi tenaga kependidikan di Undana.
Tabel 19. Jenis Pelatihan/Kursus Ketrampilan bagi Tenaga Administrasi di Undana.
No Jenis Pelatihan / Kursus Keterampilan Peserta (orang) 1. Diklat peningkatan kinerja Pejabat Sturuktural 68
2. Diklat Teknis Operator Komputer 118
3. Diklat Teknis ICT untuk pejabat Struktural 57
4. Diklat Teknis Bendahara/Keuangan 39
5. Diklat keprotokoleran 38
6. Diklat Arsiparis 74
7. Diklat Teknis Perhitungan Angka Kredit Dosen/Ketenaga kependidikanan
17 8. Diklat Teknis Penyusunan RKAKL/ Dokumen
Perencanaan
38
9. Diklat pengadaan barang dan jasa 61
10. Diklat teknis tentang tugas belajar 14
11. Diklat Pengelolaan Administrasi Akademik 33
12. Diklat Aplikasi Perkantoran 74
14. Diklat Pelatihan Laboran 25
Jumlah 684
Kesempatan mengikuti program peningkatan kualifikasi dan kompetensi tenaga kependidikan di Undana, juga diarahkan melalui studi lanjut, khususnya program magister (S-2),yang bersifat terbuka bagi tenaga kependidikan PNS maupun non-PNS. Kebijakan studi lanjut kepada tenaga kependidikan yang belum sarjana maupun studi lanjut ke jenjang magister, dimulai sejak tahun 2006 sampai dengan 2013. Untuk tahun 2011, tenaga kependidikan yang mengikuti kegiatan studi lanjut (S-2) berjumlah 5 orang, tahun 2012 berjumlah 10 orang; dan tahun 2013 sebanyak 13 orang tenaga kependidikan mengikuti studi lanjut. Kesempatan studi lanjut bagi tenaga kependidikan juga difasilitasi dengan kemudahan-kemudahan seperti pembebasan SPP, pemberian beasiswa dari Undana, Kementerian dan institusi lain.
Sistem penjenjangan karir tenaga kependidikan tertuang dalam pedoman tertulis tentang sistem rekrutmen, penempatan pembinaan, pengembangan, dan pemberhentian tenaga kependidikan. Kedepan, Undana akan segera menginisiasi kegiatan studi banding bagi tenaga kependidikan. Kegiatan ini, diharapkan akan menambah pengalaman dan wawasan tentang tugas dan fungsi serta tanggungjawab, sehingga dapat meningkatkan perfomansi staf.
4.6 Kepuasan dosen dan tenaga kependidikan
4.6.1 Jelaskan instrumen yang digunakan untuk mengetahui tingkat kepuasan dosen dan tenaga kependidikan terhadap sistem dan praktek pengelolaan sumber daya manusia di institusi ini.
Tingkat kepuasan dosen maupun tenaga kependidkan (pustakawan, laboran, teknisi dan tenaga administrasi) terhadap sistem dan praktek pengelolaan SDM di Undana, dilakukan dengan metode survey. Pengukuran kepuasan menggunakan metode SERVQUAL dari Leonard Berry (1990), meliputi dimensi reliability, responsiveness, assurance, empaty dan tangibles. Sebelum instrumen digunakan, terlebih dahulu dilakukan pengujian ulang terhadap validitas dan realibilitas. Hasil uji keandalan instrumen, ditemukan crombach alfa sebesar 0,78, yang mengindikasikan
semua item pernyataan dalam instrumen valid untuk mengukur tingkat kepuasan; demikian pula uji kesahihan isi instrumen, menunjukkan semua item pernyataan cukup mewakili materi kepuasan yang akan diukur. Oleh karenanya, instrumen yang digunakan telah representatif dalam mengukur tingkat kepuasan.
Dengan angket yang teruji maka pengguna layanan dapat memberikan respon atau feedback kepada pihak pemberi layanan, terutama berkaitan dengan pengelolaan SDM. Diharapkan pula dapat memberikan gambaran pada institusi, khususnya terhadap kualitas layanan SDM secara komprehensif. Penentuan kepuasan dosen dan tenaga kependidikan terhadap praktek pengelolaan SDM oleh institusi, dikaji melalui perilaku konsumen berdasarkan literatur yang tersedia. Angket ini dibedakan untuk para dosen dan para tenaga kependidikan, dan menggunakan bahasa yang lebih mudah dipahami serta hasilnya dapat diakses dengan mudah oleh para pemangku kepentingan.
4.6.2. Jelaskan pelaksanaan survei kepuasan dosen, pustakawan, laboran, teknisi, dan tenaga administrasi terhadap sistem pengelolaan sumber daya manusia.
Survei kepuasan dosen dan tenaga kependidikan (pustakawan, laboran, teknisi, dan tenaga administrasi) terhadap sistem pengelolaan SDM, dilakukan oleh Satuan Pengawas Intern (SPI) Undana, dibantu Bagian Akademik dan Kepegawaian pada Rektorat Undana. Jumlah sampel dosen dan tenaga kependidikan yang dilibatkan, masing-masing sebesar 10% dari total populasi (populasi dosen 874 orang dan tenaga kependidikan 459 orang). Penyebaran angket dilakukan secara acak oleh petugas. Hasil yang diperoleh disortir, ditabulasi dan dianalisis secara statistik/diskriptif.
Diketahui bahwa indeks kepuasan adalah output daripada analisis angket hasil penyebaran kepada dosen dan tenaga kependidikan, yang diharapkan memberi feedback pada institusi. Sistem ini mempermudah pimpinan Undana memperoleh gambaran kepuasan para stakeholder, yang selanjutnya dapat mengambil langkah-langkah kebijakan berkaitan dengan hasil survei tersebut.
4.6.3. Jelaskan bagaimana hasil penjajakan kepuasan tersebut dan apa tindak lanjutnya.
Survei kepuasan stakeholders internal terhadap pengelolaan SDM di Undana, menunjukan hasil yang bervariasi dari sudut pandang kepentingan stakeholder, dan sangat dipengaruhi oleh status mereka. Hasil survey menunjukkan bahwa tingkat kepuasan dosen dari lima dimensi yang diukur, ditemukan 67,6% dosen sangat puas, merasa puas 18,6%, dan cukup puas 11,8%, sementara kurang puas sebesar 2% dari total responden. Selanjutnya untuk tenaga kependidikan ditemukan sangat puas mencapai 74,0%, puas 11,4%, cukup puas 13,2% dan kurang puas 1,4%.
Hasil ini mengindikasikan bahwa para dosen memiliki persepsi positif namun tingkat kepuasannya lebih rendah dari tenaga kependidikan. Hal ini terkait dengan banyaknya persayaratan yang harus dipenuhi oleh seorang dosen ketika akan mengajukan kenaikan jabatan fungsional dan pangkat. Bahkan lebih sulit lagi dalam pengusulan sertifikasi dosen. Ketidak-seimbangan yang dirasakan dosen terhadap reward yang diterima dan beban kerja serta persyaratan yang dibebankan kepada mereka di-indikasikan sebagai penyebab dari hal ini. Sementara itu, persepsi tenaga kependidikan terhadap pengelolaan SDM institusi juga positif, dengan capaian tingkat kepuasan terhadap layanan mencapai 74,0%, yang berarti mereka sangat mengapresiasi kinerja di bidang pengelolaan sumberdaya manusia. Kondisi ini juga tidak terlepas dari kebijakan internal pimpinan Undana yang mendorong tenaga kependidikan mengakses pendidikan lanjut. Disamping itu kebijakan pengadaan tenaga kependidikan kontrak, dengan pemberian upah yang dibayarkan sudah di atas upah minimum provinsi.
Tabel 20. Tingkat Kepuasan Dosen dan Tenaga Kependidikan Dimensi Kepuasan
Skala Tingkat Kepuasan (%) Sangat Puas Puas Cukup Puas Kurang Puas Tidak Puas Sub Total A.Dosen 1. Reliabilty 72 20 5 3 0 100 2. Responsiveness 73 18 6 3 0 100 3. Assurance 76 15 7 2 0 100
4. Empaty 35 28 36 1 0 100 5. Tangibles 82 12 5 1 0 100 Total 338 93 59 10 0 500 Persen (%) 67,6 18,6 11,8 2 0 100 B. Tenaga Kependidikan 1. Reliabilty 82 10 5 3 0 100 2. Responsiveness 75 19 5 1 0 100 3. Assurance 81 11 6 2 0 100 4. Empaty 46 11 43 0 0 100 5. Tangibles 86 6 7 1 0 100 Total 370 57 66 7 0 500 Persen (%) 74,0 11,4 13,2 1,4 0
Hasil survei kepuasan dosen dan tenaga kependidikan, dalam kerangka perbaikan mutu berkelanjutan, antara lain pemanfaatannya untuk perbaikan sarana dan prasarana dalam upaya menciptakan kondisi kerja SDM yang kondusif, serta terciptanya harmonisasi hubungan kerja antar sesama dosen dan tenaga kependidikan. Disamping itu diharapkan nantinya instrumen pengukuran kepuasan dapat lebih disederhanakan dengan beberapa penyesuaian indikator agar lebih terukur dan mudah diterapkan.
