MANUAL PROSEDUR MEKANISME PROSES PENENTUAN DAN PENGGANTIAN PEMBIMBING AKADEMIK, DAN PEMBIMBINGAN AKADEMIK

MANUAL PROSEDUR

MEKANISME PROSES PENENTUAN DAN PENGGANTIAN

PEMBIMBING AKADEMIK, DAN PEMBIMBINGAN AKADEMIK

STIE CANDA BHIRAWA

KEDIRI

MANUALPROSEDUR

MEKANISME PROSES PENENTUAN DAN PENGGANTIAN

PEMBIMBING AKADEMIK, DAN PEMBIMBINGAN AKADEMIK

STIE CANDA BHIRAWA

KEDIRI

SOP

Penentuan Tanggal berlaku : 10 Desember 2012

•

STIE Dan Tanggal revisi : 01 Desember 2012

•

Canda Bhirawa Penggantian Versi : V.01

•

Kediri Pembimbing Kode dokumen : PPK-STIECB-02

•

Akademik, dan

Pembimbingan Akademik

1 . T U J U A N

Menjelaskan alur atau m e k a n i s m e proses penentuan dan penggantian p e m b i m t i n g akademik, dan p e m b i m b i n g a n a k a d e m i k

2 . R U A N G L I N G K U P

Tata cara Penentuan Dan Penggantian Pembimbing A k a d e m i k , dan P e m b i m b i n g a n Akademik.

3. DEFINISI

3 . 1 . Penentuan d o s e n p e m b i m b i n g akademik (PA) adalah p e n u g a s a n terhadap staf edukatif untuk m e l a k u k a n p e m b i m b i n g a n akademik kepada m a h a s i s w a .

3.2. Dosen PA adalah staf edukatif (dosen tetap) yang ditugaskan di Proram Studi untuk m e m b e r i k a n p e m b i m b i n g a n akademik kepada m a h a s i s w a .

3.3. Dosen PA adalah pemberian penjelasan, petunjuk, nasihat, dan arahan dalam kegiatan • a k a d e m i k kepada m a h a s i s w a agar studinya berjalan baik dan lancar.

3.4. Kegiatan akademik yang d i m a k s u d meliputi: pengisian, p e r u b a h a n , dan pembatalan Kartu rencana studi (KRS), dan kegiatan pembelajaran (kesulitan belajar, adaptasi, dan biaya studi, cuti kuliah, p e r p a n j a n g a n masa studi, dan kegiatan ekstra kurikuler).

3.5. KRS adalah lembar isian yang harus diisi m a h a s i s w a setiap awal semester untuk mendaftarkan m a t a kuliah yang akan diambil pada semester tersebut.

3.6. Kartu Hasil Studi (KHS) adalah lembar yang berisi hasil studi m a h a s i s w a dalam satu semester sebagai dasar pengisian K R S .

3.7. Kalender akademik yang d i m a k s u d adalah kalender akademik yang dikeluarkan oleh STIE Canda Bhirawa.

3.8. Kurikulum adalah seperangkat mata kuliah yang harus d i t e m p u h oleh mahasiswa untuk menyelesaikan studi pada suatu program studi.

3.9. Kartu P e m b i b i n g a n A k a d e m i s (KPA) adalah kartu yang m e m u a t data diri mahasiswa, dan riwayat rencana studi m a h a s i s w a , m e r u p a k a n kartu pencatatan hasil studi mahasiswa. 3.10. Kartu P e r u b a h a n R e n c a n a Study (KPRS) adalah kartu yang d i g u n a k a n oleh mahasiswa

untuk m e l a k u k a n p e r u b a h a n rencana studinya, yang s e b e l u m n y a telah disepakati antara mahasiswa d a n d o s e n PA pada saat pengisian K R S . Jadwal p e r u b a h a n rencana studi u m u m n y a berlangsung setelah satu minggu perkulihan pertama berlangsung (mengikuti kalender akademik). 4. R E F E R E N S I 4 . 1 . Manual Mutu 4 . 2 . Buku P e d o m a n A k a d e m i k 4 . 3 . P e d o m a n Pengisian K R S 5. D I S T R I B U S I 5 . 1 . Ketua 5.2. P e m b a n t u Ketua I Bidang A k a d e m i k 5.3. Ketua P r o g r a m Studi 5.4. Biro A k a d e m i k

5.5. Dbsen 5.6. Mahasiswa

6. P R O S E D U R

6 . 1 . K e t e n t u a n U m u m

a. Di dalam m e n g e m b a n g k a n k e m a m p u a n n y a selama pendidikan, m a h a s i s w a m e m b u t u h k a n arahan dan b i m b i n g a n akademik, sehingga dapat menyelesaikan pendidikannya d e n g a n baik. b. Untuk itu ditetapkan seorang dosen sebagai P e m b i m b i n g A k a d e m i k (PA) untuk sejumlah

mahasiswa. Dosen p e m b i m b i n g akademik m e m p u n y a i fungsi antara lain:

• Memberi informasi tentang program pendidikan di S T I E C a n d a Birawa Kediri dalam arti seluas-luasnya.

• Memberi p e r t i m b a n g a n k e p a d a mahasiswa tentang banyaknya beban studi (SKS) yang dapat diambil berdasarkan evaluasi prestasi semester s e b e l u m n y a .

• Memberi p e n g a r a h a n d a n pertimbangan kepada m a h a s i s w a d a l a m m e n y u s u n rencana studi dan memilih mata kuliah yang akan diambil di setiap awal semester.

• M e m b a n t u m e m e c a h k a n masalah m a h a s i s w a yang diasuhnya, khususnya yang m e n y a n g k u t akademik.

• Mengikuti p e r k e m b a n g a n studi mahasiswa yang dibimbingnya d e n g a n m e n g e c e k Kartu P e m b i b i n g a n A k a d e m i k .

• M e n g e s a h k a n Kartu Rencana Studi (KRS), Kartu P e r u b a h a n Rencana Studi (KPRS) dan kartu kegiatan k e m a h a s i s w a a n .

c. Beban studi dalam suatu semester diukur pada setiap akhir semester. Ukuran keberhasilan dinyatakan d e n g a n Indeks.

d. Prestasi Kumulatif (IPK) yang dihitung sebagai berikut:

Z

N

.

x K

.

IPK

=

7 = 1 dimana:

Ni = Nilai Numerik untuk hasil akhir evaluasi tiap mata kuliah. Ki = Besar S K S m a s i n g - m a s i n g mata kuliah.

n = Jumlah mata kuliah y a n g diambil dalam satu semester yang bersangkutan

e. Beban studi minimal per s e m e s t e r adalah 12 (dua belas) S K S dan b e b a n studi maksimal per semester adalah 24 (dua puluh empat) S K S . S e d a n g k a n beban studi yang wajar adalah 17 (tujuh belas) - 19 (sembilan belas) S K S , kecuali bagi m a h a s i s w a yang m e n y i s a k a n S K S di bawah 12 S K S .

f. Pengambilan beban kredit pada semester berikutnya tergantung Indeks Prestasi (IP) Semester s e b e l u m n y a , d e n g a n ketentuan seperti pada Tabel berikut:

Tabel 1. P e n g a m b i l a n beban kredit

IPK

Beban Maksimal Kredit

IPK > 3

24 SKS

2,50 < IPK < 3

21 SKS

2,00 < IPK < 2,50

18 SKS

1,50 < I P K < 2,00

15 SKS

IPK < 1,50

12 SKS

D e n g a n m e m p e r h a t i k a n hal-hal sebagai berikut:

• M a h a s i s w a pada t a h u n pertama mengambil seluruh beban studi pada semester I dan II. • Pada s e m e s t e r III d a n seterusnya beban studi mahasiswa d i d a s a r k a n pada perhitungan IP

semester s e b e l u m n y a . g. Mata Kuliah Berprasyarat

• P e n g a m b i l a n mata kuliah yang ada prasyaratnya, harus m e m p e r h a t i k a n prasyarat mata kuliahnya.

• Mata kuliah prasyarat seperti pada butir (a) harus sudah m e n e m p u h ujian semester d e n g a n nilai akhir m i n i m u m C, kecuali ditentukan lain.

6.2. Prosedur Penentuan Dan Penggantian Pembimbing Akademik, dan Pembimbingan Akadomik

6 . 2 . 1 . P e n e n t u a n calon d o s e n PA dilakukan oleh Program Studi setelah menerima daftar m a h a s i s w a baru berdasar atas beban p e m b i m b i n g a n akademik staf edukatif.

6 . 2 . 2 . Ketua P r o g r a m Studi m e n y a m p a i k a n penentuan calon dosen PA pada rapat Program Studi. Dosen PA tersebut bertugas sampai mahasiswa menyelesaikan studi.

6.2.3. Program Studi m e m b e r i t a h u k a n nama dosen PA secara tertulis kepada para mahasiswa baru.

6 . 2 . 4 . Penggantian d o s e n PA dilakukan oleh Program Studi apabila:

a. M a h a s i s w a m e n g a j u k a n keberatan secara tertulis kepada Ketua Program Studi d e n g a n m e l a m p i r k a n bukti, sesuai d e n g a n aturan pada prosedur pembimbingan akademik,

b. Dosen PA m e n y e r a h k a n tugas p e m b i m b i n g a n n y a k e p a d a Ketua Program Studi karena m e n d a p a t tugas khusus dari STIE Canda Birawa Kediri minimal e n a m bulan secara terus m e n e r u s .

c. P e m b e r i t a h u a n tentang d o s e n PA pengganti dilakukan oleh Ketua Program Studi paling lambat lima hari setelah surat keberatan atau p e n y e r a h a n tugas p e m b i m b i n g a n diajukan.

d. Penggantian dosen PA dapat bersifat sementara atau p e r m a n e n sesuai d e n g a n p e r t i m b a n g a n Program Studi.

6.3. Prosedur P e m b i m b i n g a n A k a d e m i k

6 . 3 . 1 . Persiapan, m a h a s i s w a m e n g a m b i l formulir K R S di Biro Administrasi A k a d e m i k dan K e m a h a s i s w a a n (BAAK) S T I E Canda Birawa Kediri dan Kartu Hasil A k a d e m i k di Bagian A k a d e m i k STIE C a n d a Birawa Kediri

6 . 3 . 2 . Pengisian K R S m a h a s i s w a baru dilakukan secara b e r s a m a - s a m a di bawah arahan d o s e n PA sesuai d e n g a n j a d w a l yang telah ditentukan.

6.3.3. Penentuan r a g a m mata kuliah dan j u m l a h S K S sesuai d e n g a n ketentuan yang berlaku. 6 . 3 . 4 . M a h a s i s w a semester kedua dan seterusnya y a n g sudah m e m p e r o l e h lembar KRS

m e n g h a d a p d o s e n P A sesuai d e n g a n kalender akademik d e n g a n m e m b a w a :

• Kartu m a h a s i s w a yang sudah d i s a h k a n , kuitansi S P P d a n S u m b a n g a n Operasional Pendidikan (SOP)

• K H S s e m e s t e r s e b e l u m n y a , Kartu P e r k e m b a n g a n A k a d e m i s (KPA), dan alat tulis. 6.3.5. Penentuan r a g a m matakuliah yang diambil didasarkan pada kurikulum program studi

yang berlaku bagi m a h a s i s w a bersangkutan.

6.3.6. Penentuan j u m l a h S K S didasarkan pada Indeks Prestasl Kumulatif (IPK) semester s e b e l u m n y a .

6.3.7. M a h a s i s w a mengisi hasil studinya pada Karttu P e r k e m b a n g a n A k a d e m i s (KPA). 6 . 3 . 8 . M a h a s i s w a m e n a n d a t a n g a n i lembar KRS yang telah diisi sesuai arahan dosen PA. 6.3.9. Dosen PA, sebagai p e n g e s a h a n , m e n a n d a t a n g a n i K R S yang telah ditandatangani m a h a

-siswa.

6.3.10. M a h a s i s w a dosen PA m e n e n t u k a n jadwal p e m b i m b i n g a n bulanan dan dosen PA m e n y a m p a i k a n n y a kepada Ketua Program Studi secara tertulis.

6 . 3 . 1 1 . M a h a s i s w a mengisi dan m e n a n d a t a n g a n i Lembar P e m b i m b i n g a n A k a d e m i k (LPA) 6.3.12. P e m b i m b i n g a k a d e m i k m e n a n d a t a n g a n i LPA.

6.3.13. D o s e n PA m e n y e r a h k a n K R S w a r n a hijau untuk Bagian A k d e m i k STIE Canda Birawa Kediri.

6.3.14. D o s e n PA harus m e n g a r s i p k a n KRS warna merah dan lembar-lembar lain y a n g b e r h u b u n g a n d e n g a n p e m b i m b i n g a n .

6.3.15. D o s e n PA a k a d e m i k m e n y e r a h k a n K R S warna m e r a h , KPA, dan LPA ke bagian administrasi A k a d e m i k S T I E Canda Birawa Kediri.

6.3.16. M a h a s i s w a m e n y e r a h k a n K R S berwarna hijau y a n g telah d i s a h k a n ke bagian akademik S T I E C a n d a Birawa Kediri mengikuti prosedur yang ditentukan.

6.3.17. M a h a s i s w a y a n g berkeinginan m e l a k u k a n perubahan rencana studi terlebih dahulu m e n g a m b i l K P R S di bagian akademik STIE C a n d a Birawa Kediri sesuai d e n g a n kalender a k a d e m i k

6.3.18. Konsultasi d e n g a n dosen PA dalam m e l a k u k a n rencana p e r u b a h a n studi d e n g a n m e m b a w a

• K P R S r a n g k a p 4 y a n g telah berisi persetujuan oleh d o s e n p e n g a m p u mata kuliah y a n g dibatalkan dan mata kuliah yang d i t a m b a h k a n ,

• K P A d a n alat tulis

6.3.19. D o s e n PA menyetujui perubahan rencana studi, m a h a s i s w a menyalin perubahan tersebut pada KPA. D o s e n PA m e m b e r i k a n t a n d a - t a n g a n pada lembar K P R S .

6.3.20. M a h a s i s w a m e n g e m b a l i k a n d o k u m e n KPA kepada bagian a k a d e m i k STIE C a n d a Birawa Kediri, Form K P R S hijau ke bagian akademik, Form K P R S putih ke dosen p e n g a m p u mata kuliah

6 . 3 . 2 1 . Apabila ada m a s a l a h khusus, mahasiswa dapat berkonsultasi kepada dosen PA di luar j a d w a l bulanan y a n g disepakati.

6 . 3 . 2 2 . Setiap kali p e m b i m b i n g a n , mahasiswa harus mengisi d a n m e n a n d a t a n g a n i LPA dan PA m e n a n d a t a n g a n i n y a .

6 . 3 . 2 3 . Apabila dosen PA tidak dapat m e l a k s a n a k a n t u g a s p e m b i m b i n g a n pada j a d w a l pengisian K R S , m a k a tugas tersebut dilaksanakan oleh Ketua P r o g r a m Studi.

6 . 3 . 2 4 . Apabila d o s e n PA m e n d a p a t tugas khusus dari STIE C a n d a Birawa Kediri minimal e n a m bulan beturut-turut sehingga tidak dapat melakukan tugas sebagai PA, maka harus m e n y e r a h k a n t u g a s p e m b i m b i n g a n n y a kepada Ketua Program Studi.

6.3.25. M a h a s i s w a berhak m e n g a j u k a n keberatan apabila dosen PA tidak menepati w a k t u p e m b i m b i n g a n y a n g telah disepakati.

6 . 3 . 2 6 . Dosen PA dikatakan tidak menepati w a k t u p e m b i m b i n g a n apabila:

• E m p a t kali berturut-turut tidak menepati w a k t u p e m b i m b i n g a n akademik yang telah disepakati d a n tidak menggantinya tanpa alasan yang dapat d i p e r t a n g g u n g j a w a b k a n . • M e n d a p a t t u g a s khusus dari STIE C a n d a Birawa Kediri minimal e n a m bulan secara

terus m e n e r u s yang tidak m e m u n g k i n k a n p e m b i m b i n g a n tanpa m e n g e m b a l i k a n tugas p e m b i m b i n g a n n y a kepada pengurus j u r u s a n .

6.3.27. P e n g a j u a n k e b e r a t a n dapat dilakukan mahasiswa d e n g a n mengirim surat keberatan secara tertulis k e p a d a Ketua Program Studi d e n g a n melampirkan bukti.

6.3.28. Dosen PA y a n g m e n d a p a t tugas khusus sehingga tidak m e m u n g k i n k a n p e m b i m b i n g a n wajib m e m b e r i t a h u k a n kepada Ketua Program Studi dan mahasiswa bimbingannya. 6.3.29. Apabila Dosen PA belum m e m b e r i k a n kesepakatan w a k t u setelah satu bulan mahasiswa

m e l a k u k a n prosedur 27 mahasiswa yang bersangkutan dapat m e n y a m p a i k a n keberatan secara lisan k e p a d a Ketua Program Studi d e n g a n m e m b a w a bukti.

6.3.30. S e h u b u n g a n d e n g a n prosedur 29 Ketua Program Studi wajib m e m b e r i k a n peringatan secara lisan.

6 . 3 . 3 1 . Apabila setelah satu m i n g g u peringatan lisan tidak diindahkan, Ketua Program Studi m e m b e r i k a n peringatan secara tertulis yang dapat dijadikan sebagai dasar penilaian konduite d o s e n b e r s a n g k u t a n dan Ketua Program Studi berhak m e n e n t u k a n jadwal p e m b i m b i n g a n n y a

C a n d a Bhirawa Puket I

n t a w i A S , MS. Ir. Hafrti Rizanudin N, MM

Diperiksa oleh:

Sinollah, S.Sos, M.AB

KaProdi M a n a j e m e n Disiapkan oleh: