P r o s i d i n g S e m i n a r N a s i o n a l D i e s N a t a l i s U N M - 6 1 |188
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Surat Fakultas Teknik Universitas Negeri Makassar
Syahrul
1, Alifya NFH
2, Shabrina Syntha Dewi
3Universitas Negeri Makassar
1,2,3
Email: [email protected]
Abstract: The aims of this research are (1) to develop a Mail Management Information System; (2) determine the user's response to the developed Mail Management Information System. The research method used is Research and Development (R&D). The development model used is a modification of the waterfall development model, which consists of four stages, namely: (1) needs analysis; (2) design; (3) coding; (4) trial. The results of this study are: (1) a valid Letter Management Information System with a percentage of 90.5%; (2) The average percentage of user responses to the Mail Management Information System is 98% with very good criteria.
Keyboards: Management Information System, Mail, Archiving
PENDAHULUAN
Sistem informasi di era milenial menjadi sebuah kebutuhan dalam pengelolaan data.
Pengelolaan data dengan sistem informasi menghasilkan informasi yang cepat, tepat, dan mudah diolah oleh pengguna informasi. Salah satu contoh jenis sistem informasi yang sering digunakan adalah sistem informasi manajemen.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) digunakan untuk menghasilkan informasi yang berkualitas sehingga mempermudah dalam pengambilan keputusan (Patma, 2018). SIM dapat digunakan pada setiap organisasi pemerintahan, perusahaan, perguruan tinggi maupun lembaga pendidikan sekolah.
Perguruan tinggi maupun lembaga pendidikan sekolah, memiliki suatu unit khusus yang bertugas dalam bidang administrasi yang berhubungan dengan kegiatan kearsipan. Kegiatan administrasi pada dasarnya adalah menghasilkan, menerima, mengolah dan menyimpan berbagai surat, laporan, dan formulir. Jenis arsip yang
dikelola di perguruan tinggi antara lain: (1) surat masuk; (2) arsip kemahasiswaan; (3) arsip akademik; (4) surat penugasan; (5) surat permohonan; (6) undangan kegiatan.
Sistem administrasi surat dan kearsipan yang dilakukan secara konvesional kurang efisien.
Proses administrasi surat menyurat yang konvensional dilakukan dengan mencatat dalam buku agenda secara manual. Prosedur pengurusan surat yang dilakukan selama ini memisahkan surat-menyurat menjadi dua, yaitu surat masuk dan surat keluar, dimana proses pencatatan dilakukan oleh staf yang bertugas. Banyaknya jumlah surat yang dibuat dan diterima setiap harinya membuat pencarian data akan menjadi lama, sehingga tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga.
Sistem konvensional memungkinkan data dapat hilang, rusak, dan menyulitkan dalam melakukan pencarian data jika suatu waktu diperlukan, mengingat banyaknya data surat masuk dan surat keluar. Studi kasus yang
▸ Baca selengkapnya: download surat undangan rapat word
(2)189 | S y a h r u l
dilakukan di Fakultas Teknik UNM bagian administrasi mencatat jumlah surat masuk dan keluar dalam dua bulan di mencapai lebih dari 1000, dalam setahun jumlah surat keluar dapat mencapai lebih dari 6000. Jumlah yang begitu banyak akan menyusahkan untuk mencari data.
Sistem Informasi Manajemen dibuat untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, dimana SIM akan membantu dalam melakukan pengarsipan dan pencatatan surat masuk dan surat keluar dan pencarian data surat jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Sistem Informasi Manajemen dapat menggantikan buku agenda surat masuk dan surat keluar, sehingga pengolahan surat masuk dan surat keluar lebih efektif dan efisien.
Penggunaan Sistem Informasi Manajemen dalam pengelolaan arsip ini akan memperoleh manfaat kecepatan, kemudahan dan hemat.
Kecepatan disini adalah melalui penggunaan SIM maka proses pencarian, penemuan, pendistribusian dan pengolahan data dilakukan dalam waktu yang singkat. Kemudahan penggunaan SIM adalah dalam hal pencarian, pendistribusian dan pengolahan data, dan yang dimaksud hemat dalam penggunaan SIM adalah bisa mengurangi tenaga, pikiran dan dalam pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar.
Berdasarkan uraian diatas, penulis merasa bahwa dibutuhkan Sistem Informasi Manajemen Surat yang dapat digunakan perguruan tinggi guna mempermudah proses pengarsipan surat yang masuk dan keluar, selain itu Sistem Informasi Manajemen ini mempermudah dalam pembuatan surat, karena terdapat template surat yang bisa digunakan. Sistem Informasi Manajemen ini menggunakan bahasa pemograman PHP dan database MySQL.
METODOLOGI PENELITIAN
Jenis penelitian ini adalah Research and Development (R&D). Tahapan dalam mengembangkan Sistem Informasi Manajemen Surat ini merupakan modifikasi dari model
pengembangan waterfall, yang terdiri dari empat tahapan yaitu: (1) analisis kebutuhan; (2) perancangan; (3) pengkodean; (4) uji coba.
Prosedur pengembangan Sistem Informasi Manajemen Surat selengkapnya dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1: Prosedur pengembangan Sistem Informasi Manajemen Surat
A. Prosedur Pengembangan 1. Analisis Kebutuhan
Tahapan analisis kebutuhan terdiri dari (1) tahapan studi pustaka; (2) tahapan studi lapangan.
a.
Studi pustakaStudi ini dilakukan dengan cara mempelajari, meneliti dan menelaah berbagai literatur-literatur yang bersumber dari buku-buku, teks, jurnal ilmiah, situs-
situs di internet, dan bacaan-bacaan yang ada kaitannya dengan topik penelitian.b. Studi lapangan
Studi ini dilakukan guna mengumpulkan informasi secara real time dengan cara mendatangi tempat penelitian secara langsung.
2. Perancangan
Perancangan Sistem Informasi Manajemen Surat dilakukan setelah data – data hasil analisis kebutuhan telah dikumpul. Perancangan yang
Analisa kebutuhan
Perancangan
Uji Coba Pengkodean
P r o s i d i n g S e m i n a r N a s i o n a l D i e s N a t a l i s U N M - 6 1 |190 dilakukan antara lain: (1) Data Flow Diagram
(DFD) Konteks; (2) DFD Level 0; (3) Entity Relationship Diagram; (4) dan Flowchart.
3. Pengkodean
Tahapan pengkodean (coding) dilakukan setelah perancangan selesai. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah bahasa PHP (Perl Hypertext Preprocessor) dan data base MySQL.
4. Pengujian
Metode pengujian sistem yang digunakan adalah metode Black Box. Melalui pengujian ini akan di ketahui fungsi-fungsi salah atau hilang, dan kesalahan interface (Simartama, 2010).
B. Teknik Analisis Data
Data respon/tanggapan diperoleh dari angket yang diisi oleh pengguna saat uji coba Sistem Informasi Manajemen Surat. Data tanggapan pengguna akan dianalisis menggunakan teknik deskriptif persentase.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Hasil Penelitian
1. Proses pengembangan Sistem Informasi Manajemen Surat
a. Hasil Analisis Kebutuhan
Beberapa jenis surat yang dibuat di perguruan tinggi adalah surat dinas, surat tugas, surat kuasa, surat izin, surat keterangan, undangan rapat, undangan ujian skripsi, berkas ujian skripsi, surat izin penelitian, surat izin observasi, surat praktek industri dan surat penunjukan pembimbing skripsi.
b. Hasil Perancangan
Berikut hasil perancangan Sistem Informasi Manajemen Surat antara lain: (1) Data Flow Diagram (DFD) Konteks; (2) DFD Level 0; (3) Entity Relationship Diagram; (4) dan Flowchart.
1) Data Flow Diagram (DFD) Konteks
Sistem Informasi Manajemen Surat Pegawai
Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar
Data Surat Masuk Data Surat Keluar
Info Surat
Surat Data Disposisi
Gambar 2: DFD Konteks 2) DFD Level 0
1.0 Validasi Login
2.0 Disposisi
4.0 Pengolahan Data Surat
Keluar
6.0 Surat
7.0 Pengolahan Data
Laporan
Pegawai
Surat Masuk
Surat Keluar Data User
Data Disposisi
Data Surat Keluar
Data Surat
Laporan
Data Surat Keluar
Data Surat Keluar 3.0
Pengolan Data Surat Masuk Data Surat Masuk
Disposisi
Data Disposisi Data Surat Masuk Data Surat Masuk
Data Disposisi
5.0 Pengolahan Data
Mahasiswa
Skripsi Data Mahasiswa
Detail Data Surat Data Mahasiswa
Gambar 3: DFD Level 0
191 | S y a h r u l
3) Entity Relationship Diagram
Gambar 4: Entity Relationship Diagram 4) Flowchart
Gambar 5: Flowchart Sistem
c. Hasil Pengkodean
1) Halaman Utama (Home)
Halaman utama merupakan halaman awal yang akan tampil pada sistem. Gambar 6 menunjukan halaman utama yang berisi menu login, informasi sistem dan cek status surat.
Gambar 6:Halaman utama 2) Halaman Info
Halaman info ini berisi biodata pengguna dan info jumlah surat yang masuk dan surat yang keluar.
3) Halaman Surat Masuk
Gambar 7: Halaman Info
Halaman ini berisikan daftar surat masuk, menu pencariaan dan disposisi surat. Gambar halaman surat masuk dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8:Halaman Surat Masuk
P r o s i d i n g S e m i n a r N a s i o n a l D i e s N a t a l i s U N M - 6 1 |192 4) Halaman Surat Keluar
Halaman surat keluar staf umum dan perlengkapan berisikan daftar surat keluar, menu tambah data, pencariaan, dan cetak laporan. Gambar halaman surat keluar dapat dilihat pada Gambar 9.
Gambar 9: Surat Keluar 5) Halaman Template
Halaman template dapat digunakan dalam pembuat surat. Gambar halaman surat template dapat dilihat pada Gambar 10
Gambar 10: Halaman Template 6) Laporan
Gambar 11 merupakan tampilan pilihan untuk memilih format laporan.
Format laporan dari surat masuk dan surat keluar tersedia dalam bentuk micrososft word atau micrososft excel.
Gambar 11: Format Laporan Surat
d. Hasil Uji coba
Persentase validasi sistem informasi manajemen surat dapat dilihat pada Gambar 14.
Gambar 14: Kevalidan Sistem Informasi Manajemen Surat
Persentase nilai oleh validator pertama sebesar 92% dengan kriteria sangat valid.
Persentase validasi oleh validator kedua sebesar 89% dengan kriteria sangat valid.
Hasil uji coba Sistem Informasi Manajemen Surat dengan metode black box dapat dilihat pada Tabel 1.
86 88 90 92 94
Validator 1
Validator KEVALIDAN (%) 2
193 | S y a h r u l
Tabel 1: Hasil Uji Coba Black Box
e. Respon pengguna Sistem Informasi Manajemen Surat
Persentase respon 5 pengguna Sistem Informasi Manajemen Surat dapat dilihat pada Gambar 15.
Gambar 15: Respon Pengguna Sistem Informasi Manajemen Surat
Persentase nilai oleh responden berturut- turut sebesar 98%, 96%, 98%, 100%, dan 98%. Rerata respon sebesar 98% dengan kriteria sangat baik.
B. Pembahasan
Tahapan awal dari pengembangan Sistem Informasi Manajemen Surat adalah analisis kebutuhan berupa data-data apa yang dibutuhkan, bagaimana proses persuratan yang berjalan, dan masalah-masalah dalam pengelolahan surat atau pengarsipan. Data diperoleh dari hasil obeservasi dan wawancara dengan staf TU Fakultas Teknik. Data-data yang diambil dari TU berupa contoh-contoh surat yang biasa dibuat di TU seperti surat dinas, surat tugas, surat kuasa, surat izin, surat keterangan, undangan rapat, undangan ujian skripsi, berkas ujian skripsi, surat izin penelitian, surat izin observasi, surat praktek industri dan surat penunjukan pembimbing skripsi. Data yang diperoleh juga berupa format buku surat masuk, surat keluar, dan disposisi.
Perancangan sistem dilakukan setelah tahapan analisis kebutuhan selesai, dimana yang pertama dibuat adalah perancangan DFD konteks. DFD konteks merupakan gambaran dari mana asal data dan ke mana tujuan data yang keluar dari sistem, dalam sistem ini data berasal dan diterima oleh staf TU (Afyenni, 2014). ERD dibuat setelah perancangan DFD selesai, dimana terdapat 13 entity yaitu lampiran, detail, skripsi, kuasa, surat_keluar, surat_masuk, disposisi, dosen, nota, sk, program, jabatan dan user. Tahapan selanjutnya setelah perancangan adalah pengkodean sistem, dimana hasil perancangan dituangkan dalam kode pemrograman php, dengan database mysql dengan bantuan tools dreamwaver dan notepad ++.
Sistem Informasi Manajemen Persuratan dapat di akses pada laman https://akademik.ft.unm.ac.id. Halaman awal yang akan muncul saat mengakses SIM Surat
90 95 100 105
Res1 Res2 Res3 Res4 Res4 RESPON PENGGUNA (%)
No Halaman Fungsi yang dirancang
Hasil Pengujian
Status
1 Form Login Hanya user yang memiliki hak akses dapat masuk ke halaman utama
√ Sukses
2 Form Input data mahasiswa
Data mahasiswa akan tersimpan jika user penginputkan
√ Sukses
3 Form Edit data mahasiswa
Data dapat mahasiswa diedit
√ Sukses
4 Form Input surat keluar
Data surat keluar akan tersimpan jika user
penginputkan
√ Sukses
5 Form Input surat masuk
Data surat keluar akan tersimpan jika user
penginputkan
√ Sukses
6 Halaman cetak surat izin penelitian
Surat yang telah dibuat berdasarkan template surat izin penelitian dapat dicetak
√ Sukses
7 Search Mencari data yang dimasukkan
√ Sukses
P r o s i d i n g S e m i n a r N a s i o n a l D i e s N a t a l i s U N M - 6 1 |194 adalah halaman utama (home). Halaman ini
menyediakan menu cek status surat dan login.
Cek surat dimaksudkan untuk melihat status surat yang dibuat mahasiswa. Sistem ini membagi tiga level pengguna sesuai unit kerja. Proses login akan mengidentifikasi staf yang login apakah sebagai staf akademik, staf keuangan, atau staf umum dan perlengkapan.
Staf akademik dapat mengakses halaman info, surat keluar, dan profil. Halaman Info staf akademik akan menampilkan jumlah surat yang dibuat setiap jurusan yang terdapat di Fakultas Teknik seperti surat izin penelitian, surat izin observasi, surat undangan ujian skripsi, berkas ujian, dan surat penunjukan pembimbing skripsi.
Staf kepegawaian dapat mengakses halaman info, surat keluar, dan profil.
Halaman Info staf akademik akan menampilkan jumlah surat yang telah dibuat seperti surat dinas, surat edaran, surat kuasa dan nota dinas. Staf umum dan perlengkapan dapat mengakses halaman info, surat masuk, surat keluar, template dan profil. Halaman info staf umum dan perlengkapan akan menampilkan jumlah surat masuk, surat keluar, disposisi dan undangan. Data Surat yang masuk akan di input oleh staf umum pada halaman surat masuk, begitu juga untuk data surat keluar akan di input pada halaman surat keluar.
Uji coba Sistem Informasi Manajemen Surat dilakukan guna mengetahui kualitas dan dari produk yang dihasilkan (Sulistyanto, 2017). Rerata persentase nilai validasi Sistem Informasi Manajemen Surat oleh validator adalah sebesar 90,5% dengan kriteria sangat valid. Selanjutnya presentase hasil uji coba black box sebesar 100%. Rerata persentase respon 5 pengguna terhadap Sistem Informasi Manajemen Surat adalah 98% dengan kriteria sangat baik. Hasil ini menunjukkan bahwa Sistem Informasi Manajemen Surat layak untuk digunakan
KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat ditarik berdasarkan hasil penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Sistem Informasi Manajemen Surat dikembangkan dengan 4 tahapan yaitu: (1) analisis kebutuhan; (2) perancangan; (3) pengkodean; (4) uji coba. Tahapan awal adalah analisis kebutuhan berupa data-data apa yang dibutuhkan, bagaimana proses persuratan yang berjalan, dan masalah- masalah dalam pengelolaan surat atau pengarsipan. Tahapan kedua adalah merancangkan DFD Konteks, DFD Level 0, Entity Relationship Diagram, dan Flowchart.
Tahapan ketiga adalah pengkodean, dimana hasil perancangan dituangkan dalam kode pemrograman php, dengan database mysql.
Tahapan akhir adalah uji coba dengan metode black box.
2. Rerata persentase respon pengguna terhadap Sistem Informasi Manajemen Surat adalah 98% dengan kriteria sangat baik.
B. Saran
Berdasarkan hasil penelitian saran peneliti adalah Sistem Informasi Manajemen Surat dikembangkan lagi dengan pembangunan layanan request surat, sehingga mahasiswa dapat melakukan proses permintaan pembuatan surat kepada pihak akademik tanpa harus mendatangi pihak akademik secara langsung.
DAFTAR PUSTAKA
Afyenni, Rita. 2014. Perancangan data flow diagram untuk sistem informasi sekolah (studi kasus pada SMA pembangunan laboratoriu UNP). Jurnal TEKnof, 2.1:
2014, 35-39.
Patma, T. S., Maskan, M., & Utaminingsih, A.
2018. Sistem Informasi Manajemen: Guna Mendukung Keputusan. Malang; Polinema.
195 | S y a h r u l
Praguna, R., Efrizon, E., & Budayawan, K. Sistem Informasi Manajemen Kearsipan di SMK Negeri 5 Padang Provinsi Sumatera Barat.
Jurnal Vocational Teknik Elektronika dan Informatika, 2017, 5(1): 58-69.
Simarmata, Janner. 2010. Rekayasa perangkat lunak. Yogyakarta: Andi.
Sulistyanto, Hernawan.2017. Urgensi Pengujian pada Kemajemukan Perangkat Lunak dalam Multi Perspektif. Komuniti: Jurnal Komunikasi dan Teknologi Informasi, 2017, 6.1: 65-74.
