4. ANALISA DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum Perusahaan 4.1.1 Profil Perusahaan
PT BUA berdiri tahun 1980, dengan memulai usaha industri pengecoran aluminium untuk berbagai keperluan industri. Pada tahun 1982, PT BUA mulai memproduksi PTO (Power Take Off) sendiri sekaligus sebagai pionir produsen PTO pertama di Indonesia. PT BUA mengembangkan usaha trading untuk keperluan Dump Truck seperti Hoist Cylinder, Gear Pump, dan Drive Shaft. Pada tahun 2003, PT BUA mulai memproduksi Dump Hoist Mekanism. Pada tahun 2012, PT BUA mulai mendesain dan membangun line produksi untuk membuat Hoist Cylinder untuk Dump Truck dan Arm Roll Cylinder. PT BUA yang berlokasi di Jalan Raya Sedati no:38 Desa Wedi, Gedangan, Sidoarjo, memiliki 60karyawan dan enam orang sebagai direksi. PT BUA memiliki dua shift jam kerja yaitu shift pagi dan malam. Jam kerja untuk shift pagi dari hari Senin hingga Jumat yaitu pukul 07.30-16.30 dengan jam istirahat pada pukul 12.00-13.00. Jam kerja untuk shift malam yaitu pukul 22.00-06.00.
4.1.2 Produk yang Dihasilkan Perusahaan
Produk-produk yang dihasilkan oleh PT BUA merupakan peralatan alat berat khususnya untuk perlengkapan Dump Truck. Produk yang dihasilkan adalah Dump Hoist Cylinder and Mekanism, Power Take Off (PTO), Gear Pump, dan Accessories Dump Truck. Tipe dari setiap produk adalah sebagai berikut:
1. Dump Hoist Cylinder and Mekanism
Dump Hoist Cylinder and Mekanism BUA menggunakan bahan forging pada bottomnya dan FCD 60 pada cosshead BUA 146, BUA 166, dan BUA 167.
Crosshead telah lolos uji tekanan dengan beban mencapai 42,2 ton. Macam- macam jenis Dump Hoist Cylinder and Mekanism BUA adalah:
- Dump Hoist BUA 146 - Dump HoistBUA 166 & 167 - Dump HoistBUA 188
- Dump HoistBUA 209 & 210 2. Power Take Off (PTO)
PT BUA merupakan produsen PTO pertama di Indonesia yang telah menghasilkan banyak model dan kelas truck. PTO BUA tersedia bahan dari housing aluminium dan besi, dengan pilihan model synchromesh dan model biasa. Macam-macam PTO BUA adalah:
- Mitshubisi Colt Diesel 100 PS - Mitshubisi Colt Diesel 110 PS - Mitshubisi Colt Diesel 125 PS HD - Toyota/Hini 110
- Toyota/Hini 125 - Toyota/Hini 130 - Hino X-Power - Isuzu 120 PS - Isuzu 135 PS - Isuzu Euro 125 PS - Hino Ranger - Hino FG 260 - Hino FL 260 TI - Hino FM 260 TI
- Isuzu Giga FVZ 240 PS - Isuzu Giga FVZ 280 PS - Nissan CDA 190 - Nissan CDA 260 - Nissan CDA 320 - Nissan CWM 300 - Hyundai Habrin - Hyundai Demos
- Mitshubishi Fuso M 10 - Mitshubishi Fuso M 12 - Mitshubishi Fuso M 13 - Mitshubishi Finghter
- Mitshubishi Fuso FN 527 ML - Mitshubishi Fuso FN 527 MS - Mitshubishi Fuso 220 PS 4x2 - Mitshubishi Fuso 220 PS 6x4 3. Gear Pump
Gear Pump BUA dibuat dengan presisi tinggi dan teliti terutama pada komponen utama seperti kedua spur gear, housing, seal plate/kaca mata, dan kepresisian valve stick dengan lubangnya. Macam-macam Gear Pump BUA adalah:
- Gear Pump GPG 55 - Gear Pump KP 75 - Gear Pump KP 1405 4. Accessories Dump Truck
BUA berkomitmen untuk dapat memenuhi kebutuhan customer mulai dari produk utama sampai produk-produk aksesoris pendukung. Macam-macam Accessories Dump Truck adalah:
- Banjo
- Cylinder Bracket - Handle Control - Oil Tank 40 l - Oil Tank 20 l - Dive Shaft
- Dive Shaft Kopel Besar - Body Hinge M 180/200 - Body Hinge M 140/160 - Kopling
4.1.3 Supplier dan Customer Perusahaan
PT BUA memiliki beberapa supplier untuk mendukung dalam produksi produk yang dihasilkan. Jumlah supplier yang ada saat ini sekitar 60 supplier.
Supplier PT BUA tidak hanya berasal dari Sidoarjo saja tetapi juga berasal dari Surabaya, Gresik, Pasuruan, Malang, Bekasi, dan lain-lain. Customer atau
pembeli dari produk PT BUA tidak hanya dari dalam kota saja tetapi juga dari luar kota. Customer PT BUA berasal dari Sidoarjo, Surabaya, Gresik, Jember, Tuban, Bali, Semarang, Solo, Cirebon, Tangerang, Bogor, Bekasi, Jakarta, Cianjur, Bali, dan Balikpapan.
4.1.4 Tinjauan Awal Dokumen Mutu Perusahaan
Tinjauan dokumen mutu perusahaan dibuat berdasarkan kondisiperusahaan yang ada sebelum dan sesudah dilakukan perancangan dokumen mutu. Kondisi awal perusahaan dibandingkan dengan klausul yang ada pada sistem manajamen mutu ISO 9001:2008. Klausul yang digunakan adalah klausul empat tentang sistem manajemen mutu, klausul lima tentang tanggung jawab manajemen, klausul enam tentang pengelolaan sumber daya, klausul tujuh tentang realisasi produk, dan klausul delapan tentang pengukuran, analisis, dan perbaikan.Tabel check list tinjauan awal dokumen mutu perusahaan dapat dilihat pada Lampiran 2. Tabel tinjauan awal dokumen mutu disajikan pada Tabel 4.1.
Tabel 4.1 Tinjauan Awal Dokumen Mutu Pasal Jumlah Status Evaluasi
Presentase Kesesuaian
Y T
Pasal 4 0 23 0%
Pasal 5 5 28 15.15%
Pasal 6 1 11 8.33%
Pasal 7 57 33 63.33%
Pasal 8 17 40 29.82%
Tinjauan awal dokumen mutu menunjukkan bahwa presentase kesesuaianterkecil adalah pada klausul keempat dengan presentase sebesar 0%.
Hal ini disebabkan karena awalnya perusahaan belum sepenuhnya memiliki dan menerpakan sistem manajemen mutu. Sistem manajemen mutu yang dimaksudkan seperti sasaran mutu, SOP, pengendalian dokumen, pengendalian rekaman, dan dokumen lainnya. Klausul keenam memiliki presentase kesesuaian terkecil kedua dengan presentase sebesar 8.33%. Hal ini disebabkan karena perusahaan belum
sepenuhnya mengelola sumber daya dengan baik, seperti penyedia sumber daya, sumber daya manusia (internal), prasarana, dan lingkungan kerja. Perusahaan hanya menerapkan peningkatan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan (kalusul 6.1 bagian b). Klausul kelima memiliki presentase kesesuaian terkecil ketiga dengan presentase sebesar 15.15%. Klausul kedelapan memiliki presentase kesesuaian terkecil keempat dengan presentase sebesar 29.82%. Klausul ketujuh memiliki presentase kesesuaian terkecil kelima dengan presentase sebesar 63.33%.
4.2 Perancangan Sistem Manajemen Mutu 4.2.1 Manual Mutu Perusahaan
Manual mutu perusahaan berisikan ruang lingkup implementasi, visi, misi, kebijakan mutu, struktur organisasi dan job description, kompetensi karyawan, sasaran mutu, bisnis proses, quality plan, sistem komunikasi internal, dan document master list.
4.2.1.1 Ruang Lingkup Implementasi
Ruang lingkup divisi yang mengimplementasikan ISO 9001:2008 adalah Divisi Produksi, QC, Gudang, PPC, Marketing, Personalia, Maintenance, R&D, dan Purchasing. Divisi Accounting tidak masuk dalam implementasi ISO 9001:2008. Semua klausul dalam ISO 9001:2008 diterapkan dan diimpementasikan untuk sertifikasi ISO 9001:2008.
4.2.1.2 Visi, Misi, dan Kebijakan Mutu Perusahaan
PT BUA memiliki visi, misi, dan kebijakan mutu. Visi dari PT BUA adalah menjadi produsen dan supplier utama tingkat nasional dan regional ASEAN untuk kebutuhan alat berat khusunya perlengkapan Dump Truck. Misi perusahaan adalah aktif melakukan perbaikan dan peningkatan kualitas proses sehingga dicapai kualitas produk yang bisa memenuhi harapan pelanggan.
Kebijakan mutu perusahaan adalah berkomitmen tinggi untuk memproduksi dan menjual produknya dengan kualitas yang terjaga, handal, dengan harga yang kompetitif serta delivery tepat waktu demi menjaga kepuasan pelanggan.
4.2.1.3 Struktur Organisasi,Job Description, dan Matriks Kompetensi
Struktur organisasi PT BUA terdiri dari beberapa divisi yaitu Divisi Produksi, QC, Gudang, PPC, Marketing, Personalia, Maintenance, R&D, Purchasing, dan Direktur Utama, Direktur Operasional, MR. Struktur Organisasi dapat dilihat pada Gambar 4.1. Setiap bagian memiliki tugas, tanggung jawab, wewenang, dan matriks kompetensi. Semua hal tersebut dituliskan dalam bentuk job description dengan tujuan untuk memudahkan setiap bagian memahami tugas, tanggung jawab dan wewenang masing-masing. Berikut adalah job description setiap bagian:
1. Direktur Utama
a. Tugas dan tanggung jawab Direktur Utama:
- Menetapkan strategi-stategis untuk mencapai visi dan misi perusahaan.
- Mengkoordinasikan semua kegiatan di perusahaan.
- Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan.
- Bertanggung jawab atas kerugian dan keuntungan yang dihadapi oleh perusahaan.
b. Wewenang Direktur Utama:
- Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan.
- Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi di perusahaan.
- Mengawasi semua kegiatan di perusahaan.
2. Direktur Operasional
a. Tugas dan tanggung jawab Direktur Operasional:
- Memberikan arahan dalam perencanaan, pengkoordinasian, pengendalian dan pengawasan dalam pencapaian program kerja dan kemajuan perusahaan.
- Menentukan kebijakan perusahaan.
b. Wewenang Direktur Operasional:
- Memutuskan masalah yang dihadapi perusahaan.
- Mendelegasikan tugas dan wewenang kepada bawahan.
- Mengangkat dan memberhentikan karyawan.
- Mengawasi keseluruhan divisi.
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: >4 tahun.
3. MR
a. Tugas dan tanggung jawab MR:
- Berkoordinasi dengan Badan Sertifikasi.
- Mewakili menajemen selama sertifikasi dan audit.
- Mempromosikan kesadaran tentang persyaratan pelanggan.
- Memastikan kepatuhan semua fungsi sesuai standar ISO 9001:2008.
- Mempersiapkan jadwal audit, menyiapkan laporan audit.
- Melaporkan kinerja sistem manajemen mutu kepada Top Management.
- Melaksanakan internal audit untuk melihat implementasi ISO di lapangan.
b. Wewenang MR:
- Memberikan masukan terhadap manajemen perihal implementasi ISO 9001:2008.
- Mengawasi kinerja proses.
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 1-3 tahun.
4. Kepala Marketing
a. Tugas dan tanggung jawab Kepala Marketing:
- Menerimaorder pesanan dari customer.
- Mengumpulkan informasi kepuasan customer.
- Mencapai target penjualan yang telah ditetapkan.
- Mengkomunikasikan dengan PPC tentang pesanan dari customer.
- Mengkomunikasikan dengan divisi Produksi dan QC untuk mengatasi keluhan customer.
- Mengatur pengiriman barang jadi ke customer.
- Mengatur penagihan pembayaran dari customer.
- Mengkomunikasikan dengan customer untuk menyelesaikan masalah keluhan.
b. Wewenang Kepala Marketing:
- Memberikan persetujuan persetujuan kepada pihak customer tentang status pesanan.
- Memberikan persetujuan ke bagian produksi apabila ada perubahan jadwal yang tidak sesuai dengan permintaan customer.
- Memberikan persetujuan dalam hal perubahan harga hasil produksi kepada customer.
- Memberikan jawaban solusi ke customer bila ada keluhan customer.
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 1-3 tahun.
5. Admin Marketing
a. Tugas dan tanggung jawab Admin Marketing:
- Mendapatkan order pesanan dari pelanggan.
- Mengumpulkan informasi kepuasan pelanggan.
- Mengatur pengiriman barang jadi ke pelanggan.
- Mengatur penagihan pembayaran dari pelanggan.
- Membuat Surat Jalan.
b. Wewenang Admin Marketing: - c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 0-1 tahun.
6. Kepala PPC
b. Tugas dan tanggung jawab Kepala PPC:
- Merencanakan, membuat, dan mengevaluasi produksi jangka menengah (3 bualan).
- Merencanakan, membuat, dan mengevaluasi produksi bulanan.
- Menerima order dari Marketing dan membuat rencana produksi.
- Menginformasikan ke Marketing jika ada masalah di proses produksi yang menyebabkan delay.
- Memantau semua inventory baik untuk proses produksi, stok yang ada di gudang maupun yang didatangkan sehingga pelaksanaan proses tetap berjalan seimbang.
- Menjaga keseimbangan penggunaan mesin sehingga tidak ada mesin produksi yang overload/jarang digunakan produksi.
- Bertanggung jawab untuk perbaikan terus menerus di Divisi PPC.
- Bertanggung jawab terhadap jadwal/rencana produksi yang dibuat.
b. Wewenang Kepala PPC:
- Membuat jadwal produksi.
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 1-3 tahun.
7. Kepala Produksi
a. Tugas dan tanggung jawab Kepala Produksi:
- Melakukan proses produksi sesuai dengan jadwal.
- Mengontrol dan mengendalikan proses produksi secara keseluruhan.
- Mengatur perangkat pendukung proses produksi.
- Mengkomunikasikan status produk ke Divisi PPC dan Gudang.
- Mempersiapkan mesin-mesin untuk proses produksi.
- Mengatur karyawan untuk kelangsungan proses produksi.
- Menyelesaikan proses produksi sesuai jadwal dan sesuai spesifikasi.
- Mengkomunikasikan dengan Divisi Maintenance tentang keadaan mesin dan peralatan produksi.
b. Wewenang Kepala Produksi:
- Memberikan pembagian tugas kepada karyawan agar proses produksi berlangsung dengan baik.
- Melakukan tindakan yang diperlukan apabila mendapat masukan saat ditemukan ketidaksesuaian mutu hasil produksi.
- Memberikan masukan ke Divisi Gudang jika ditemukan ketidaksesuaian mutu dari bahan baku dan bahan penunjang.
- Memberikan masukan ke Divisi Gudang dalam hal ketidaksesuaian produk.
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 1-3 tahun.
8. Admin Produksi
a. Tugas dan tanggung jawab Admin Produksi:
- Menerima SPK dari Kepala Produksi dan mendistribusikan SPK.
- Mengecek kesiapan barang.
- Menginformasikan ke Kepala Produksi barang yang sudah siap.
- Membuat BPP (Bukti Penyerahan Produksi) b. Wewenang Admin Produksi: -
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 0-1 tahun.
9. Operator Produksi (Cor alumunium dan kuningan, Machining, Assembly PTO, Assembly Hoist, Assembly Mechanism)
a. Tugas dan tanggung jawab Operator Produksi:
- Mengoperasikan mesin.
- Mengerjakan produk sesuai desain.
- Memelihara dan merawat mesin dan peralatan.
- Mencatat hasil produksi.
- Memelihara kebersihan mesin dan peralatan.
- Melakukan perawatan harian pada mesin setiap awal dan akhir operasi mesin dan peralatan.
- Melaporkan kepada Kabag Produksi apabila ditemukan cacat ketika produksi sedang berlangsung.
b. Wewenang Operator Produksi:
- Mengambil tindakan secara langsung apabila terjadi sesuatu hal yang berbahaya selama proses produksi berlangsung demi keselamatan dalam bekerja.
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 0-1 tahun.
10. Kepala Finance and Accounting
a. Tugas dan tanggung jawab Kepala Finance and Accounting:
- Mengkoordinasi perencanaan anggaran.
- Mengembangkan format-format pengajuan dan pertanggungjawaban keuangan.
- Melakukan rekonsialisi keuangan.
- Melakukan sistem pencatatan keuangan.
- Membuat laporan secara periodik.
- Melakukan rapat koordinasi ditingkat unit kerja atau antar bidang kerja.
- Bertanggung jawab terhadap Direktur Operational.
- Merencanakan, mengendalikan dan membuat keputusan atas semua aktivis akuntansi.
- Mengkoordinir, mengatur dan mengawasi kegiatan keuangan diperusahaan.
- Merencanakan strategi Accounting perusahaan secara tepat sesuai strategi bisnis perusahaan.
- Mengontrol dan megevaluasi pencatatan neraca R/L dan aktivitas Accountinglainnya.
- Mengevaluasi dan menganalisa implementasi sistem Accounting.
- Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara akurat dan tepat.
- Merencanakan dan mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan.
- Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan prosedur keuangan dan akuntasi serta mengontrol pelaksanaannya.
- Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa keuangan.
b. Wewenang Kepala Finance and Accounting:
- Mengarahkan fungsi dan kinerja unit dan bagian Accounting agar dapat berjalan optimal dan meningkatkan kinerja SDM Accounting.
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: D3.
- Pengalaman bekerja minimal: 1-3 tahun.
11. Admin Finance and Accounting
a. Tugas dan tanggung jawab Admin Finance and Accounting:
- Membuat Laporan Bank Mingguan (LBM).
- Membuat Laporan Giro Mingguan (LGM).
- Input data dari Admin Pembelian.
- Membuat tagihan supplier yang sudah jatuh tempo.
- Membuat laporan hutang piutang tiap bulan.
- Membuat pelunasan di kartu hutang.
- Melaporkan laporan tiap akhir bulan.
b. Wewenang Admin Finance and Accounting: - c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 0-1 tahun.
12. Kasir
a. Tugas dan tanggung jawab Kasir:
- Melakukan pencatatan atas semua transaksi.
- Menerima penggantian uang setoran.
- Menjalankan proses pembayaran via kas.
- Menerima tagihan dari supplier dan membuatkan tanda terima serta mendistribusikan ke bagian pembelian.
- Melakukan pencatatan kas fisik serta melakukan pelaporan kepada atasan.
- Menerima tamu dan melayani dengan baik.
- Menerima telepon dan menyambungkan line telepon.
- Menemani sopir dalam pembelian BBM max 15 menit setelah jam masuk kerja.
- Melakukan pengecekan secara fisik stok gudang Alat Tulis Kantor (ATK).
- Menerima dokumen dari pihak luar dan mendistribusikan ke bagian terkait.
- Membuat Bukti Kas Keluar (BKK) secara update.
- Menerima Bon Sementara (BS) dari peminta.
- Meminta pengeluaran uang berdasarkan persetujuan atasan.
- Melakukan reimburst atas Bon Sementara (BS) yang telah selesai penggunaannya.
- Menginput BKK/BS ke Laporan Kas Harian (LKH).
- Menutup transaksi harian max 30 menit sebelum jam pulang kerja.
- Menyetorkan sisa kas pada bagian keuangan dan membuat Bukti Kas Masuk (BKM).
- Membuat rekapan BBM dan disesuaikan jenis penggunaannya.
- Mengirimkan rekapan BBM max 20 menit sebelum jam pulang kerja.
- Mengupdate rekap data ATK Gudang ATK setiap hari dan dikirimkan per bulan.
b. Wewenang Kasir: - c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 0-1 tahun.
13. Kepala Purchasing
a. Tugas dan tanggung jawab Kepala Purchasing:
- Menentukan supplier yang akan dipilih.
- Mengevaluasi mutu supplier.
- Membuat surat perintah pembelian sesuai dengan permintaan Divisi Gudang.
- Mengontrol pembelian barang.
- Mengkomunikasikan dengan Divisi Gudang untuk permintaan bahan baku.
- Mengkomunikasikan dengan supplier bila ada ketidaksesuaian produk.
- Mengkomunikasikan dengan DivisiQC bila ada ketidaksesuaian mutu dari produk supplier.
b. Wewenang Kepala Purchasing:
- Memberikan keputusan supplier mana yang akan dipilih.
- Membuat keputusan apabila mutu supplier sudah tidak sesuai maka supplier yang bersangkutan dikeluarkan dari daftar supplier terpilih.
- Memberikan masukan ke Divisi Produksi bila ada supplier baru dan memintakan contohnya untuk dicoba ke produksi.
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 1-3 tahun.
14. Admin Purchasing
a. Tugas dan tanggung jawab Admin Purchasing:
- Membuat permintaan pembelian barang.
- Meminta persetujuan ke Kabag Purchasing.
- Mengecek harga pembelian terakhir dan saat ini ke supplier.
- Membuat PO.
- Meminta persetujuan PO ke Kabag Purchasing.
- Meminta jadwal pengiriman/pengambilan barang.
- Mengisi harga di LPB.
- Memeriksa PO, jika sudah lengkap mengajukan ke keuangan.
b. Wewenang Admin Purchasing: -
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 0-1 tahun.
15. Kepala Gudang
a. Tugas dan tanggung jawab Kepala Gudang:
- Menerima barang dari supplier dan hasil produksi/barang jadi.
- Mengeluarkan barang untuk dikirim ke customer dan supplyproduksi.
- Membuat mutasi (transkasi barang keluar dan masuk).
- Mengatur tata letak barang dan memastikan penempatannya aman.
- Mengontrol stok barang di gudang.
- Penerimaan dan penempatan barang di gudang.
- Melakukan permintaan barang ke Divisi Purchasingapabila bahan baku sudah mencapai batas minimum stok.
b. Wewenang Kepala Gudang:
- Memberi persetujuan permintaan barang sesuai permintaan masing–
masing divisi.
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 1-3 tahun.
16. Operator Gudang Raw Material
a. Tugas dan tanggung jawab Operator Gudang Raw Material:
- Menjaga stok barang dan keamanan barang.
- Menyiapkan atau menerima barang-barang dengan benar dan cepat sesuai dengan instruksi Kepala Gudang, serta melakukan update Kartu Stok, RBM, RBK, dan Jadwal Produksi di hari yang sama.
- Memelihara kebersihan gudang dan penataan barang yang rapi sesuai dengan kategori dan layout yang disetujui.
- Melakukan sampling stok harian (3item/kategori) dan stok opname secara periodik.
- Membuat laporan stok bulanan dan selesai maksimum tanggal 5.
- Membuat Laporan Penerimaan Barang.
- Mengeluarkan bahan baku sesuai permintaan Divisi PPC.
- Membuat laporan bahan baku tiap bulan.
- Memberi info ke Admin Purchasing jika bahan baku yang datang tidak sesuai dengan Surat Jalan.
b. Wewenang Operator Gudang Raw Material: - c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 0-1 tahun.
17. Operator Gudang Pembantu
a. Tugas dan tanggung jawab Operator Gudang Pembantu:
- Menjaga stok barang dan keamanan barang.
- Menyiapkan atau menerima barang-barang dengan benar dan cepat sesuai dengan instruksi Kepala Gudang, serta melakukan update Kartu Stok, RBM, RBK, dan Jadwal Produksi di hari yang sama.
- Memelihara kebersihan gudang dan penataan barang yang rapi sesuai dengan kategori dan layout yang disetujui.
- Melakukan sampling stok harian (3item/kategori) dan stok opname secara periodik.
- Membuat laporan stok bulanan dan selesai maksimum tanggal 5.
- Membuat Laporan Penerimaan Barang.
- Mengeluarkan bahan pendukung sesuai permintaan Divisi PPC.
- Membuat laporan bahan pendukung taip bulan.
- Memberi info ke Admin Purchasing jika bahan pendukung yang datang tidak sesuai dengan surat jalan.
b. Wewenang Operator Gudang Pembantu: - c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 0-1 tahun.
18. Operator Gudang Blank Material
a. Tugas dan tanggung jawab Operator Gudang Blank Material:
- Menjaga stok barang dan keamanan barang.
- Menyiapkan atau menerima barang-barang dengan benar dan cepat sesuai dengan instruksi Kepala Gudang, serta melakukan update Kartu Stok, RBM, RBK, dan Jadwal Produksi di hari yang sama.
- Memelihara kebersihan gudang dan penataan barang yang rapi sesuai dengan kategori dan layout yang disetujui.
- Melakukan sampling stok harian (3item/kategori) dan stok opname secara periodik.
- Membuat laporan stok bulanan dan selesai maksimum tanggal 5.
- Membuat Laporan Penerimaan Barang.
- Mengeluarkan bahan pendukung sesuai permintaan Divisi PPC.
- Menerima SPK dan mengerjakan SPK yang diberikan PPC.
- Mengirimkanblank material ke Produksi.
- Membuat laporan blank material taip bulan.
b. Wewenang Operator Gudang Blank Material: - c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 0-1 tahun.
19. Operator Gudang Finish Good
a. Tugas dan tanggung jawab Operator Gudang Finish Good:
- Memeriksa barang jadi sesuai dengan BPP (Bukti Penyerahan Produksi).
- Menjaga stok barang dan keamanan barang.
- Menyiapkan atau menerima barang-barang dengan benar dan cepat sesuai dengan instruksi Kepala Gudang, serta melakukan update Kartu Stok, RBM, RBK, dan Jadwal Produksi di hari yang sama.
- Memelihara kebersihan gudang dan penataan barang yang rapi sesuai dengan kategori dan layout yang disetujui.
- Melakukan sampling stok harian (3item/kategori) dan stok opname secara periodik.
- Membuat laporan stok bulanan dan selesai maksimum tanggal 5.
- Membuat Laporan Penerimaan Barang.
- Membuat Memo Intern (MI)ke Divisi QC jika ada barang retur dari customer.
- Mengeluarkan barang sesuai permintaan Divisi Marketing.
- Membuat laporan barang jadi.
- Memberi info ke Divisi Produksi jika jumlah barang tidak sesuai dengan BPP.
b. Wewenang Operator Gudang Finish Good: - c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 0-1 tahun.
20. Operator Gudang Trading
a. Tugas dan tanggung jawab Operator Gudang Trading:
- Menjaga stok barang dan keamanan barang.
- Menyiapkan atau menerima barang-barang dengan benar dan cepat sesuai dengan instruksi Kepala Gudang, serta melakukan update Kartu Stok, RBM, RBK, dan Jadwal Produksi di hari yang sama.
- Memelihara kebersihan gudang dan penataan barang yang rapi sesuai dengan kategori dan layout yang disetujui.
- Melakukan sampling stok harian (3item/kategori) dan stok opname secara periodik.
- Membuat laporan stok bulanan dan selesai maksimum tanggal 5.
- Membuat Laporan Penerimaan Barang.
- Mengeluarkan barang trading sesuai permintaan Divisi Marketing.
- Membuat laporan barang trading tiap bulan.
b. Wewenang Operator Gudang Trading: - c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 0-1 tahun.
21. Operator Gudang Tools
a. Tugas dan tanggung jawab Operator Gudang Tools:
- Menjaga stok barang dan keamanan barang.
- Menyiapkan atau menerima barang-barang dengan benar dan cepat sesuai dengan instruksi Kepala Gudang, serta melakukan update Kartu Stok, RBM, RBK, dan Jadwal Produksi di hari yang sama.
- Memelihara kebersihan gudang dan penataan barang yang rapi sesuai dengan kategori dan layout yang disetujui.
- Melakukan sampling stok harian (3item/kategori) dan stok opname secara periodik.
- Membuat laporan stok bulanan dan selesai maksimum tanggal 5.
- Membuat Laporan Penerimaan Barang.
- Mengeluarkan tools sesuai permintaan Divisi Maintenance.
- Membuat laporan barang tools tiap bulan.
b. Wewenang Operator Gudang Tools: - c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 0-1 tahun.
22. Kepala R&D
a. Tugas da tanggung jawab Kepala R&D:
- Mendesain produk dan memodifikasi produk.
- Membuat standar kualitas dari produk yang akan dihasilkan.
- Mendesain bagaimana proses untuk membuat produk, mulai dari mesin dan peralatan apa saja yang akan digunakan.
- Bertanggung jawab terhadap inovasi produk baru maupun proses.
b. Wewenang Kepala R&D:
- Mengusulkan dan menetapkan perubahan proses maupun perubahan formula.
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: D3.
- Pengalaman bekerja minimal: 1-3 tahun.
23. Kepala QC
a. Tugas dan tanggung jawab Kepala QC:
- Mengontrol dan menjaga kualitas produk.
- Mengendalikan mutu dari bahan baku dan mutu dari hasil proses produksi.
- Mencari solusi apabila diketemukan ketidaksesuaian mutu produk.
- Menyiapkan standar spesifikasi ketidaksesuaian mutu produk.
- Mengevaluasi mutu dari hasil produk jadi.
b. Wewenang Kepala QC:
- Memberikan persetujuan untuk mutu bahan baku dan bahan penunjang.
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: D3.
- Pengalaman bekerja minimal: 1-3 tahun.
24. Admin QC
a. Tugas dan tanggung jawab Admin QC:
- Mengontrol produk yang dibuat sesuai dengan standar perusahaan.
- Menjaga kualitas produk.
b. Wewenang Admin QC:
- Menghentikan proses jika ada produk yang di luar standar.
- Memberi keputusan layak atau tidak kualitas produk.
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: D3.
- Pengalaman bekerja minimal: 1-3 tahun.
25. Kepala Maintenance
a. Tugas dan tanggung jawab Kepala Maintenance:
- Mengendalikan dan memantau untuk mencegah kerusakan mesin.
- Membuat jadwal perawatan rutin untuk setiap mesin.
- Memperbaiki mesin yang rusak.
- Meminta bantuan pihak eksternal apabila permasalahan tidak terpecahkan.
- Menyiapkan peralatan kerja untuk perbaikan dan perawatan.
- Menyiapkan suku cadang untuk perbaikan dan perawatan.
- Memeriksa hasil perawatan/perbaikan.
- Memeriksa kebersihan mesin yang tidak digunakan.
- Memperbarui kartu riwayat mesin dan peralatan.
b. Wewenang Kepala Maintenance:
- Memberikan persetujuan bahwa mesin dalam keadaan siap pakai.
- Memberikan persetujuan bila mesin harus dibawa oleh pihak eksternal untuk perbaikan diluar lingkungan pabrik.
- Memberikan persetujuan bahwa mesin yang diperbaiki pihak eksternal telah dapat digunakan dengan baik.
- Memberikan masukan kepada bagian produksi untuk menghentikan proses produksi apabila diketemukan kerusakan pada mesin.
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 1-3 tahun.
26. Admin Maintenance
a. Tugas dan tanggung jawab Admin Maintenance:
- Mengendalikan dan merawat untuk mencegah kerusakan mesin.
- Memperbaiki mesin yang rusak.
- Menyiapkan peralatan kerja untuk perbaikan dan perawatan.
- Menyiapkan suku cadang untuk perbaikan dan perawatan.
- Memeriksa hasil perawatan/perbaikan.
- Memeriksa kebersihan mesin yang tidak digunakan.
b. Wewenang Admin Maintenance:- c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 0-1 tahun.
27. Kepala Personalia
a. Tugas dan tanggung jawab Kepala Personalia:
- Seleksi penerimaan karyawan baru.
- Mengatur tata tertib penerimaan karyawan.
- Mensosialisasikan tata tertib perusahaan.
- Melakukan seleksi penerimaan karyawan baru apabila dibutuhkan.
- Melakukan penilaian kepada karyawan dan mengkomunikasikan dengan Kabag Divisi yang bersangkutan.
- Mengevaluasi karyawan.
- Mengontrol data karyawan.
- Menggaji karyawan.
b. Wewenang Kepala Personalia:
- Melakukan tindakan terhadap karyawan yang bermasalah.
- Melakukan pembinaan tata tertib kepada karyawan.
- Memberi reward kepada karyawan.
c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: D3.
- Pengalaman bekerja minimal: 1-3 tahun.
28. Admin Personalia
a. Tugas dan tanggung jawab Admin Personalia:
- Merekap absen manual dan fingerprint.
- Menghitung gaji.
- Menghitung denda telat dan tidak hadir.
- Membuat slip gaji.
b. Wewenang Admin Personalia: - c. Matriks kompetensi:
- Pendidikan minimal: SMA.
- Pengalaman bekerja minimal: 0-1 tahun.
MARKETING
PRODUCTION PLANNING INVENTORY CONTROL & PRODUKSI
FINANCE &
ACCOUNTING PURCHASING WAREHOUSE ENGINEERING /
R&D QC MAINTENANCE PERSONALIA
ADMIN ADMIN PRODUKSI ADMIN
COR ALUMUNIUM
& KUNINGAN
MACHINING
ASSEMBLY PTO
ASSEMBLY HOIST
ASSEMBLY MECHANISM
KASIR
ADMIN RAW MATERIAL
BLANK MATERIAL
FINISH GOOD
TRADING
TOOLS
ADMIN ADMIN ADMIN
DIREKTUR OPERASIONAL
DIREKTUR UTAMA
PEMBANTU
MR
Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT BUA
4.2.1.4 Sasaran Mutu Perusahaan
Sasaran mutu perusahaan merupakan tujuan atau target yang akan dicapai oleh setiap divisi dari perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Sasaran mutu berisikan program, target yang akan dicapai, dokumen, dan frekuensi pengukuran. Sasaran mutu perusahaan dibuat untuk mendukung kebijakan mutu perusahaan serta visi misi perusahaan. Sasaran mutu Divisi Produksi adalah kesesuaian hasil produksi dengan target yang ditetapkan dengan target pencapaian sebesar 80%. Dokumen untuk data tersebut adalah laporan realisasi/aktual Produksi dengan frekuensi evaluasi satu bulan sekali. Sasaran mutu Divisi QC adalah banyaknya jumlah produk yang cacat dengan target maksimum 5%.
Dokumen untuk data tersebut adalah laporan QC dengan frekuensi evaluasi satu bulan sekali. Sasaran mutu Divisi Gudang adalah akurasi stok dengan target 80%.
Dokumennya adalah kartu stok dengan frekuensi evaluasi satu bulan sekali.
Sasaran mutu Divisi PPC adalah kesesuaian antara perencanaan produksi dengan realisasi di lapangan dengan target 80%. Dokumennya adalah laporan realisasi/aktual PPC dengan frekuensi evaluasi tiga bulan sekali. Sasaran mutu Divisi Marketing adalah kepuasan pelanggan dengan target 70%. Dokumennya adalah laporan omset penjualan dengan frekuensi evaluasi enam bulan sekali.
Sasaran mutu Divisi Personalia adalah pengukuran kinerja karyawan dengan target skor minimal 70. Dokumennya adalah form penilaian operator dengan frekuensi evaluasi satu tahun sekali. Sasaran mutu Divisi Maintenance adalah waktu breakdown mesin untuk mesin berumur <5tahun, 5-10 tahun, dan >10 tahun. Target untuk mesin berumur <5 tahun adalah maksimal 3%, untuk mesin berumur 5-10 tahun adalah maksimal 10%, dan untuk mesin berumur >10 tahun adalah maksimal 17%. Dokumennya adalah laporan breakdown mesin dengan frekuensi evaluasi satu tahun sekali. Sasaran mutu Divisi R&D adalah presentasi gambar yang disetujui oleh usher dengan target 100%. Dokumen untuk data tersebut didapatkan dari form persetujuan gambar dengan frekuensi evaluasi satu tahun sekali. Sasaran mutu Divisi Purchasing adalah waktu pemenuhan barang baku utama dengan target maksimal tujuh hari. Dokumennya adalah Purchase Order (PO) dengan frekuensi evaluasi enam bulan sekali. Sasaran mutu PT BUA selengkapnya disajikan pada Tabel 4.2.
Tabel 4.2 Sasaran Mutu Perusahaan
No Divisi Program Target Dokumen Frekuensi
1 Produksi Kesesuaian hasil produksi dengan
target yang ditetapkan 80% Laporan realisasi/
aktual Produksi Bulanan
2 QC Banyak jumlah produk yang cacat Maksimum 5% Laporan QC Bulanan
3 Gudang Akurasi stok 80% Kartu stok Bulanan
4 PPC Kesesuaian antara perencanaan
produksi dengan realisasi di lapangan 80% Laporan realisasi/
aktual PPC
Periode triwulan (3 bulan)
5 Marketing Kepuasan pelanggan 70% Laporan omset
penjualan 6 bulan
6 Personalia Pengukuran kinerja karyawan Skor minimal 70 Form penilaian
operator 1 tahun
7 Maintenance Breakdown ratio mesin <5th, 5-10th,
>10th
<5th = max 3%, 5-10th = max 10%, >10th = max 17%
Laporan breakdown
mesin 1 tahun
8 R&D Persentase gambar yang disetujui oleh
usher 100% Form persetujuan
gambar 1 tahun
9 Puchasing Waktu pemenuhan barang baku utama Max 7 hari PO 6 bulan
4.2.1.5 Bisnis Proses
Bisnis proses adalah gambaran keseluruhan proses yang terjadi dalam sebuah sistem. Gambaran bisnis proses ini bertujuan untuk kepentingan dan kepuasan customer. Gambaran bisnis proses dapat dilihat pada Gambar 4.2.
Proses pertama adalah jika ada customer yang akan memesan produk maka Marketing akan menerima Purchase Order (PO) customer.Marketing akan mengirimkan email pemuatan barang ke Gudang berdasarkan pesanan customer.
Jika di gudang ada stok maka Gudang akan memberikan info bahwa produk ada dan Gudang akan mengirimkan ke customer. Marketing akan memberikan Surat Jalan dan invoice untuk customer dan Gudang yang memberikan produk jadi ke customer.
Proses kedua adalah jika ada produk retur dari customer maka Marketing akan menerimanya beserta nota returdan memberikannya ke Gudang. Gudang akan memberikan produk retur ke QC untuk ditindak lanjuti. Setelah selesai menangai produk retur tersebut akan diberikan ke Gudang. Gudang akan memberikan info ke Marketing bahwa produk retur sudah jadi dan Gudang akan mengirimkan produk retur ke customer.
Proses ketiga adalah jika ada customer yang memesan sesuai dengan gambar yang diinginkan maka Marketing akan menerima gambar kerja tersebut dan memberikan ke R&D. R&D akan mengevaluasi dan merevisi gambar kerja tersebut dan kemudian akan memberikan lagi ke Marketing, yang nantinya akan digunakan untuk membuat menjadi produk. R&D akan memberikan desain gambar kerja beserta perhitungan biayanya. Selanjutnya, Marketing akan memberikan Sales Oder (SO) ke PPC dan PPC akan memberikan permintaan barang ke Purchasing. PPC kemudian memberikan Job Card dan Surat Perintah Kerja (SPK) ke Gudang, dan memberikan SPK ke Produksi. Purchasing akan memesan bahan baku ke supplier dengan PO. Setelah menerima PO maka supplier akan mengirimkan bahan baku yang dipesan. Bahan baku tersebut kemudian akan diberikan ke Gudang. Gudang akan memberikan Laporan Penerimaan Barang (LPB) ke Purchasing. Selanjutnya Gudang akan mengirimkan bahan baku ke Produksi. Produksi akan memberikan Bukti Penerimaan Produksi (BPP) ke Gudang. Divisi Produksi akan memproses bahan baku menjadi produk
jadi. Produk jadi akan diberikan ke QC untuk dicek kualitasnya sesuai standar atau spesifikasi yang ada. Jika ada produk yang reject maka akan dikembalikan ke Produksi untuk diperbaiki dengan memberikan Surat Keterangan Reject (SKR).
Setelah Produksi selesai melakukan perbaikan maka akan diberikan ke QC lagi.
Produk yang sudah selesai dicek oleh QC akan diberikan ke Gudang dan Gudang akan memberi info ke Marketing bahwa produk sudah jadi. Marketing akan memberikan Surat Jalan dan invoice ke customer dan Gudang akan mengirim produk jadi ke customer.
Proses keempat adalah jika customer memesan produk tetapi produk tersebut sebelumnya belum pernah diproduksi oleh PT BUA. Marketing akan memberikan info ke R&D dan R&D akan mendesain gambar pesanan baru tersebut. Proses selanjutnya sama dengan proses yang ketiga.
Gudang dapat meminta permintaan permintaan barang ke Purchasing seperti bahan pendukung untuk produksi. Memo Intern (MI) digunakan beberapa divisi untuk saling memberikan informasi atau laporan. Contohnya seperti MI untuk pengiriman bahan baku ke produksi, MI untuk penerimaan produk retur.
Gambar 4.2Bisnis Proses PT BUA
4.2.1.6 Quality Plan
Quality Plan atau rencana mutu digunakan oleh perusahaan sebagai standar untuk menjaga kualitas secara konsisten sehingga kepuasan customer dapat terpenuhi.Quality Plan PT BUA terbagi menjadi dua produk utama yaitu Quality Plan untuk Power Take Off (PTO) dan Hoist Cylinder. Quality Plan berisi proses inspeksi, karakteristik kualitas, standar penerimaan, cara inspeksi, tindakan jika terjadi ketidaksesuaian, inspektor (siapa yang melakukan inspeksi), dokumen yang dibutuhkan saat inspeksi, dan frekuensi melakukan inspeksi.Quality Plan dapat dilihat pada Tabel 4.3 dan Tabel 4.4.
Inspeksi dilakukan pada saat bahan baku dari supplier datang, beberapa proses produksi (seperti: machining center, CNC bubut, hobbing, broachin, pemotongan, perakitan, washing), dan produk akhir. Tujuan dilakukan pada beberapa aktivitas yang ada adalah untuk mencegah pemberian input yang cacat pada proses berikutnya, dan meminimalkan kecacatan pada produk akhir.
Karakteristik kualitas dan standar digunakan sebagai standar atau pedoman saat melakukan inspeksi. Cara inspkesi menunjukkan bagaimana cara melakukan inspeksi. Tindakan ketidaksesuaian menunjukkan perlakuan yang dilakukan jika ada bahan baku atau produk yang tidak sesuai standar. Jika ada bahan baku yang tidak sesuai dengan standar atau spesifikasi maka bahan baku tersebut akan diretur/dikembalikan. Saat proses produksi meghasilkan produk yang tidak sesuai maka produk tersebut akan direject atau direpair. Inspekor adalah orang yang melakukan inspeksi, biasanya dilakukan oleh orang gudang atau operator produksi atau inspeksi QC. Dokumen menunjukkan dokumen apa saja yang dibutuhkan saat melakukan inspeksi. Contoh dokumen yang diperlukan seperti surat jalan untuk penerimaan baku, cheeck sheet saat melakukan inspeksi, Surat Keterangan Reject (SKR) saat ada produk yang tidak sesuai/cacat, dan lainnya.
Frekuensi menunjukkan probabilitas inspeksi (sampling atau 100% inspkesi) atau waktu inspeksi (awal supply).
Tabel 4.3Quality Plan untuk PTO
No Proses Karakteristik
Kualitas Standard Cara
Inspeksi
Tindakan
Ketidaksesuaian Inspektor Dokumen Frekuensi
1
Penerimaan bahan baku untuk Housing
Aluminium ke gudang
Kesesuaian berat
Berat sesuai dengan
surat jalan Ditimbang Diretur Gudang Surat jalan Sampling
2
Penerimaan bahan baku untuk Housing Besi ke gudang
Jumlah dan kualitas
Jumlah sesuai dengan surat jalan
Visual Diretur Gudang Surat jalan Sampling Kualitas tidak
keropos, tidak kempot, dan berisi 3
Penerimaan barang hasil cor untuk Housing Alumunium
Kualitas
Kualitas tidak keropos, tidak kempot, dan berisi
Visual
Direpair dengan cara dilebur kembali
Gudang Surat jalan 100%
4
Machining center untuk Housing Aluminium dan Besi
Jarak landasan Jarak landasan sesuai
dengan gambar Sketmat, high gauge, bore gauge
Direject
QC Gambar
kerja, Check Sheet, SKR
Sampling (saat diawal setting) Ukuran Ukuran sesuai dengan
gambar Operator 100%
Tabel4.3Quality Plan untuk PTO (Lanjutan)
No Proses Karakteristik
Kualitas Standard Cara
Inspeksi
Tindakan
Ketidaksesuaian Inspektor Dokumen Frekuensi
5 Penerimaan barang untuk Gear dan komponen
Jenis bahan Jenis = S45C
Jenis = sertifikat bahan
Diretur
QC
Inspeksi Barang Masuk
100%
Ukuran bahan Ukuran = sesuai BOM
Ukuran = sketmat, meteran Kecacatan
bahan
Cacat = tidak melengkung, tidak retak, dan dimensi diamater sesuai)
Cacat =
visual Gudang
Sertifikat bahan, BOM
6
Machining untuk Gear dan komponen
(machining center, CNC bubut, hobbing,
broachin, chamfering, grinding, shaving)
Kesesuaian dengan gambar kerja
Sesuai dengan gambar kerja
Sketmat, micrometer, bore gauge, runout tester, deal
indicator
Direject
QC Gambar
kerja, Check Sheet, SKR
Sampling (saat diawal setting)
Operator 100%
7 Rakit dan tes PTO
Penampilan
Normal, tidak ada bagian tajam, tidak ada sisa geram, tidak berkarat, tidak kotor
Visual Direpair Operator Check
Sheet, SKR 100%
Kelengkapan
komponen Lengkap Visual Direpair Operator Check
Sheet, SKR 100%
Tabel4.3Quality Plan untuk PTO (Lanjutan)
No Proses Karakteristik
Kualitas
Standard Cara
Inspeksi Tindakan Ketidaksesuaian
Inspektor Dokumen Frekuensi
Putaran Gear
Lancar, tidak tersendat, tidak menyangkut, tidak oleng, tidak genjot, suara gear normal
Alat unit tes PTO, visual, indra
pendengaran
Direpair
Operator
Check Sheet, SKR
100%
Perpindahan Gear
Lancar, jarak perpindahan sesuai gambar
Alat unit tes
PTO, visual Direpair Operator
Check Sheet, SKR
100%
Hasil tes Suara Gear normal Indra
pendengaran
Direpair
Operator
Check Sheet, SKR
100%
Direject
Tabel 4.4Quality Plan untuk Hoist Cylinder No Proses Karakteristik
Kualitas Standard Inspektor Cara Inspeksi Tindakan Dokumen Frekuensi
1
Incoming
inspection untuk Tube
Jenis material ST52/Equivalen Gudang Visual, sertifikasi bahan dari supplier
Diretur
Sertifikat bahan Awal supply Jumlah barang
masuk Sesuai PO Gudang Visual LPB Awal supply
Ukuran (ID, OD,
panjang) Sesuai gambar Inspektor Caliper, bore gauge
Check Sheet,
SKR 100%
Toleransi ukuran Sesuai gambar Inspektor Caliper, bore gauge, meteran
Check Sheet,
SKR 100%
Kondisi barang
Tidak ada cacat:
bengkok, karat, ID tidak kena
machining, kasar Inspektor
Visual Check Sheet,
SKR 100%
Kehalusan ID Visual, raba Check Sheet,
SKR 100%
2 Bubut untuk Tube
Ukuran dan jarak Sesuai gambar
Operator Caliper, bore gauge, meteran
Direpair
- 100%
Inspektor Caliper, bore gauge, meteran
Check Sheet,
SKR Sampling
Kehalusan bubut ID Sesuai gambar
Operator Visual, raba - 100%
Inspektor Visual, raba Check Sheet,
SKR Sampling
Tabel 4.4Quality Plan untuk Hoist Cylinder (Lanjutan) No Proses Karakteristik
Kualitas Standard Inspektor Cara Inspeksi Tindakan Dokumen Frekuensi
Kesumbuan ID
dengan bubut ID Sesuai gambar
Operator Dial indicator, caliper
Direpair
- 100%
Inspektor Dial indicator, caliper
Check Sheet,
SKR Sampling
Ukuran ukir Sesuai gambar
Operator
Caliper, ukuran insert, go-no, thread gage
- 100%
Inspektor
Caliper, ukuran insert, go-no, thread gage
Check Sheet,
SKR Sampling
3 Welding Flange untuk Tube
Ukuran kampuh Sesuai gambar
Operator Caliper, visual
Direpair
- 100%
Inspektor Caliper Check Sheet,
SKR Sampling
Ukuran kawat las Diameter kawat 0,8
mm Operator Caliper, visual - 100%
Jenis kawat las GMAW-ER70S Operator Lihat kardus
packing kawat - 100%
Setting amper - Operator Selector switch di
mesin - 100%
Putaran spindel
mesin - Operator Display mesin - 100%
Tabel 4.4Quality Plan untuk Hoist Cylinder (Lanjutan) No Proses Karakteristik
Kualitas Standard Inspektor Cara Inspeksi Tindakan Dokumen Frekuensi
4 Welding Bottom untuk Tube
Ukuran kampuh Sesuai gambar Operator Caliper, visual
Direpair
- 100%
Ukuran kawat las Diameter kawat
0,8 mm Operator Caliper, visual - 100%
Jenis kawat las GMAW-ER70S Operator Lihat kardus
packing kawat - 100%
Setting amper - Operator Selector switch di
mesin - 100%
Putaran spindel
mesin - Operator Display mesin - 100%
Kekuatan dan kebocoran lasan
Tidak ada bocor oli
pasa 210 Bar Inspektor Tes bench, press,
gage Direject Check Sheet 100%
5 Penerimaan barang untuk Rod
Ukuran dan jumlah Sesuai PO Operator Caliper, meteran
Diretur
SPB 100%
Ukuran (OD,
panjang) Sesuai gambar Inspektor Micrometer, meteran
Check Sheet,
SKR 100%
Toleransi ukuran Sesuai gambar Inspektor Micrometer Check Sheet,
SKR 100%
Kondisi barang Tidak ada cacat:
bengkok, karat Inspektor Visual, run out test Check Sheet,
SKR 100%
Permukaan krom
Tidak ada cacat, tidak kusam, tidak
pitting Inspektor
Visual Check Sheet,
SKR 100%
Tidak ada goresan
dalam Visual, raba Check Sheet,
SKR 100%
Tabel 4.4Quality Plan untuk Hoist Cylinder (Lanjutan) No Proses Karakteristik
Kualitas Standard Inspektor Cara Inspeksi Tindakan Dokumen Frekuensi
6 Bubut untuk Rod
Ukuran dan jarak
finish Sesuai gambar
Operator Caliper, micro meter, meteran
Direpair
- 100%
Inspektor Caliper, micro meter, meteran
Check Sheet,
SKR Sampling
Kehalusan bubut Sesuai gambar
Operator Visual, raba - 100%
Inspektor Visual, raba Check Sheet,
SKR Sampling
Kesumbuan bubutan
dengan OD Sesuai gambar
Operator Dial indicator,
caliper - 100%
Inspektor Dial indicator, caliper
Check Sheet,
SKR Sampling
Ukuran ulir Sesuai gambar
Operator
Caliper, ukuran insert, go-no, thread gage
- 100%
Inspektor
Caliper, ukuran insert, go-no, thread gage
Check Sheet,
SKR Sampling
7
Welding ke Rod Head untuk Rod model A/Roll
Ukuran kampuh Sesuai gambar Operator Caliper, visual
Direpair
- 100%
Ukuran kawat las Diameter kawat
0,8-1 mm Operator Caliper, visual - 100%
Jenis kawat las GMAW-ER70S Operator Lihat kardus
packing kawat - 100%
Tabel 4.4Quality Plan untuk Hoist Cylinder (Lanjutan) No Proses Karakteristik
Kualitas Standard Inspektor Cara Inspeksi Tindakan Dokumen Frekuensi
Setting amper Min.250A Operator Selector switch di mesin
Direpair
- 100%
Putaran spindel
mesin 1 RPM Operator Display mesin - 100%
Kekuatan lasan Tidak lepas pada tek. Test 210 Bar
Operator Display mesin - 100%
Inspektor Visual, press gage,
jig tes Check Sheet 100%
Cacat akibat las
Tidak ada: spatter, gores-gores, benturan
Operator Visual - 100%
Inspektor Visual Check Sheet 100%
8
Penerimaan barang untuk Asental ST60, Asental S45C, Besi Cor FC/FCD, Besi Plat SS400
Ukuran dan jumlah Sesuai PO Gudang Caliper, meteran
Diretur
LPB 100%
Jenis material Sesuai PO
Gudang Kode warna dari
supplier Sertifikat bahan 100%
Purchasing Sertifikat bahan
dari supplier Sertifikat bahan Awal supply
Kondisi barang
Tidak ada cacat:
bengkok, karat, tidak bulat/oval, retak, penyok
Gudang Visual NR/Nota Retur 100%
Tabel 4.4Quality Plan untuk Hoist Cylinder (Lanjutan) No Proses Karakteristik
Kualitas Standard Inspektor Cara Inspeksi Tindakan Dokumen Frekuensi
9 Potong untuk komponen
Ukuran Sesuai gambar
potong Operator Caliper, mal, meteran
Direject
- 100%
Kemiringan Max 1,5 mm/sisi Operator Caliper, penggaris
baja - 100%
10
Bubut untuk Cylinder Head, Piston, Valve, Bottom, Shaft
Ukuran, toleransi,
dan jarak finish Sesuai gambar
Operator
Caliper, micro meter, meteran, bore gage
Direpair
- 100%
Inspektor
Caliper, micro meter, meteran, bore gage
Check Sheet,
SKR Sampling
Kehalusan bubut,
groove seal Sesuai gambar
Operator Visual, raba - 100%
Inspektor Visual, raba Check Sheet,
SKR Sampling
Kesumbuan bubutan Sesuai gambar
Operator Dial indicator,
caliper - 100%
Inspektor Dial indicator, caliper
Check Sheet,
SKR Sampling
Ukuran ulir Sesuai gambar
Operator
Caliper, ukuran insert, Go-no go, threas gage
- 100%
Inspektor
Caliper, ukuran insert, Go-no go, threas gage
Check Sheet,
SKR Sampling
Tabel 4.4Quality Plan untuk Hoist Cylinder (Lanjutan) No Proses Karakteristik
Kualitas Standard Inspektor Cara Inspeksi Tindakan Dokumen Frekuensi
11
Washing untuk Rod, Tube, komponen- komponen
Kebersihan
Bersih dari minyak, oli,
grease/gemuk, sisa geram, dan
pengotor lainnya
Operator Visual, majun bersih
Direpair
- 100%
Kondisi barang
Tidak ada cacat karena: benturan, penyok, goresan
Operator Visual - 100%
Bebas dari karat Operator Visual - 100%
12 Perakitan untuk Piston Assy
Tes kebocoran
piston Tidak bocor Operator Visual Direject - 100%
13
Perakitan untuk Cylinder Head Assy
Arah seal, posisi
back up Sesuai gambar Operator Visual
Direpair
- 100%
Kehalusan groove Sesuai gambar Operator Visual, raba - 100%
Kondisi seal Tidak boleh: cacat,
rapuh, retak, cuwil Operator Visual - 100%
Kondisi ulir Tidak cacat,
gundul, penyok Operator Visual - 100%
Bagian tajam sisa
machining Dideburr Operator Visual, raba - 100%
Tabel 4.4Quality Plan untuk Hoist Cylinder (Lanjutan) No Proses Karakteristik
Kualitas Standard Inspektor Cara Inspeksi Tindakan Dokumen Frekuensi
14 Perakitan untuk Rod Assy
Arah valve piston terhadap lubang pin rod
90° +/- 30° Operator Visual
Direpair
- 100%
Pengencangan nut
Bebas oli Operator Visual - 100%
Diberi loctite dan
threebond Operator Visual - 100%
Sesuai torsi pada
gambar Operator Visual, torque
wrench - 100%
15 Perakitan untuk Tube Assy
Kebersihan bagian dalam
Bebas dari debu, geram, dan pengotor
Operator Visual, dilap
majun bersih Direpair - 100%
Diberi oli bersih Operator - - 100%
16 Pengetesan
Posisi pemasangan
Cyl Head Sesuai gambar Inspektor Visual
Direpair
Check Sheet,
SKR 100%
Kondisi ulir port
Tidak boleh tajam, dideburr
Inspektor Visual Check Sheet,
SKR 100%
Tidak boleh ada spatter las Gerakan piston pada
minimum pressure
Piston bergerak
pada 4 tekanan bar Inspektor Visual, jig test, pressure gage
Check Sheet,
SKR 100%
Tabel 4.4Quality Plan untuk Hoist Cylinder (Lanjutan) No Proses Karakteristik
Kualitas Standard Inspektor Cara Inspeksi Tindakan Dokumen Frekuensi
Kebocoran pada cyl
head Tidak boleh bocor Inspektor Visual, tes angin + air sabun
Direject
Check Sheet,
SKR 100%
Kondisi oli pada maximum pressure
Tidak boleh bocor
pada Cyl Head Inspektor
Visual, jig test, pressure gage, stop watch
Check Sheet,
SKR 100%
Tidak boleh bocor
pada semua lasan Visual, jig test, pressure gage
Check Sheet,
SKR 100%
Kondisi lasan pada maximum pressure
Tidak boleh lepas,
retak, bocor Inspektor Visual, jig test, pressure gage
Check Sheet,
SKR 100%
Kebocoran internal pada maximum pressure
Sesuai standard di
check sheet Inspektor Visual, jig test, pressure gage
Check Sheet,
SKR 100%
Serial number produk
Distamping pada
Cyl Head/flange Inspektor Visual Direpair Check Sheet,
SKR 100%
Kondisi setelah tes
Oli port ditutup
plug/cover Inspektor Visual
Direpair
- 100%
Bersih dari oli
bekas tes Inspektor Visual - 100%
4.2.1.7 Komunikasi Internal
Komunikasi internal harus dilakukan secara efektif. Beberapa metode komunikasi internal yaitu rapat yang akan dilakukan setiap bulannya untuk membahas usulan perbaikan dari karyawan, keluhan pelanggan, hasil audit, dan lainnya. Metode komunikasi internal lainnya seperti spanduk, poster visi misi dan kebijakan mutu perusahaan.
4.2.1.8 Document Master List
Document master list terdiri dari dua yaitu dokumen internal dan dokumen eksternal. Dokumen internal adalah dokumen yang dibuat oleh perusahaan. Dokumen internal berisi daftar SOP tiap divisi. Dokumen eksternal adalah dokumen yang dibuat di luar perusahaan seperti peraturan pemerintah daerah. Contoh dari dokumen eksternal buku panduan mesin.
4.2.2 Standard Operating Procedur (SOP)
Standard Operating Procedur (SOP) adalah pedoman tertulis yang berisi aliran proses yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses dalam mencapai tujuan. SOP dibuat untuk mendukung sasaran mutu perusahaan.
Pembuatan SOP membutuhkan kerjasama antar divisi untuk mengetahui setiap proses yang ada dalam PT BUA. SOP dibuat berdasarkan proses yang terjadi di perusahaan dan kesesuaian dengan persyaratan ISO 9001:2008. Tujuan dari pembuatan SOP untuk melakukan standarisasi proses agar dapat dijalankan secara konsisten. Semua SOP harus disetujui dan divalidasi oleh Direktur Operasional sebagai tanda bahwa SOP tersebut sudah sah berlaku.
SOP berisikan tujuan, ruang lingkup, referensi, prosedur kerja, dan lampiran. Pembuatan SOP harus menjelaskan tujuan dibuatnya SOP tersebut. SOP menjelaskan ruang lingkup mengenai batasan proses yang terkait dari awal hingga akhir. Referensi menjelaskan peraturan perundang-undangan seperti klausul- klausul ISO 9001 yang menjadi rujukan pelaksanaan SOP tersebut. Prosedur kerja berisi langkah-langkah atau aliran proses yang harus dilakukan. Lampiran berisikanform atau dokumen yang diperlukan saat menjalankan SOP tersebut.
Setiap SOP yang dibuat memiliki nomor SOP, yang telah disesuaikan dengan format yang ada yaitu SOP-(singkatan divisi)-(nomor SOP). Contohnya adalah SOP-QC-001. SOP dibuat berdasarkan klausul-klausul ISO 9001:2008.
Daftar SOP yang diimplementasikan oleh PT BUA dapat disajikan pada Tabel 4.5.
SOP wajib untuk ISO 9001:2008 ada enam yaitu SOP Pengendalian Dokumen, SOP Pengendalian Rekaman, SOP Audit Mutu Internal, SOP Tindakan Perbaikan, SOP Tindakan Pencegahan, dan SOP Pengendalian Produk Tidak Sesuai. SOP Tindakan Perbaikan dan SOP Tindakan Pencegahan dijadikan dalam satu SOP sehingga hanya terdapat lima SOP wajib. SOP dikatakan wajib karena harus terdokumentasi sesuai dengan syarat yang terdapat pada klausul ISO 9001:2008. SOP wajib dapat dilihat pada Lampiran 4 sampai Lampiran 8.
Tabel 4.5 SOP PT BUA
No Divisi SOP Kode SOP Klausul Divisi yang
Terlibat
1 DC
SOP Pengendalian
Dokumen SOP-DC-001
Klausul 4.2.3 Pengendalian dokumen SOP Pengendalian DC
Rekaman SOP-DC-002
Klausul 4.2.4 Pengendalian rekaman
2 MR
SOP Audit Mutu Internal SOP-MR-002 Klausul 4.2.2 Manual mutu Klausul 8.2.2 Audit internal MR SOP Rapat Tinjauan
Manajemen SOP-MR-004
Klausul 5.6 Tinjauaman Manajemen SOP Tindakan Perbaikan
dan Pencegahan SOP-MR-003 Klausul 8.5.2 Tindakan korektif Semua
Departemen Klausul 8.5.3 Tindakan pencegahan
3 Produksi SOP Proses Produksi SOP-PRO-001
Klausul 6.1 Penyediaan sumber daya
Produksi Klausul 6.3 Prasarana
Klausul 7.1 Perencanaan realisasi produk
Klausul 7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa Klausul 7.5.2 Validasi proses produksi dan penyediaan jasa Klausul 7.5.3 Identifikasi dan Mampu Telusur
Klausul 8.4 Analisa data
Tabel 4.5 SOP PT BUA (Lanjutan)
No Divisi SOP Kode SOP Klausul Divisi yang
Terlibat
4 QC
SOP Pengendalian Produk
Tidak Sesuai SOP-QC-001
Klausul 6.1 Penyediaan sumber daya
QC Klausul 7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa
Klausul 7.6 Pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran Klausul 8.2.3 Pemantauan dan pengukuran proses
Klausul 8.2.4 Pemantauan dan pengukuran produk Klausul 8.3 Pengendalian produk yang tidak sesuai Klausul 8.4 Analisa data
SOP Kalibrasi SOP-QC-002 Klausul 7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa Klausul 7.6 Pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran
5 Gudang
SOP Pengiriman Bahan Baku dan Penerimaan Barang Jadi
SOP-WHS- 001
Klausul 6.1 Penyediaan sumber daya Klausul 6.3 Prasarana
Klausul 7.1 Perencanaan realisasi produk
Klausul 7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa Klausul 7.5.3 Identifikasi dan mampu telusur
Klausul 8.4 Analisa data
Gudang SOP Pemuatan dan
Pengiriman Barang
SOP-WHS- 002
Tabel 4.5 SOP PT BUA (Lanjutan)
No Divisi SOP Kode SOP Klausul Divisi yang
Terlibat
6 PPC SOP Permintaan Barang SOP-PPC-001
Klausul 6.1 Penyediaan sumber daya
PPC, Produksi, Gudang, Maintenance Klausul 6.3 Prasarana
Klausul 7.1 Perencanaan realisasi produk
Klausul 7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa Klausul 7.5.3 Identifikasi dan mampu telusur
Klausul 8.4 Analisa data
7 Marketing
SOP Penanganan Keluhan Pelanggan
SOP-MARK- 001
Klausul 7.2.1 Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan produk
Marketing Klausul 7.2.3 Komunikasi pelanggan
SOP Penerimaan Order dan Penawaran Harga
SOP-MARK- 002
Klausul 8.2.1 Kepuasan pelanggan
Klausul 8.2.3 Pemantauan dan pengukuran proses Klausul 8.5.2 Tindakan korektif
SOP Pengukuran Kepuasan Pelanggan
SOP-MARK-
003 Klausul 8.5.3 Tindakan pencegahan Klausul 8.4 Analisa data
8 Personalia
SOP Evaluasi Karyawan SOP-HRD-001 Klausul 6.2.2 Kompetensi, kesadaran, dan pelatihan SOP Pelatihan Karyawan SOP-HRD-002 Klausul 8.4 Analisa data HRD
SOP Perekrutan Karyawan SOP-HRD-003 SOP Ijin Keluar SOP-HRD-004 -
Tabel 4.5 SOP PT BUA (Lanjutan)
No Divisi SOP Kode SOP Klausul Divisi yang
Terlibat
9 Maintenance SOP Pemeliharaan Mesin SOP-MAINT- 001
Klausul 6.1 Penyediaan sumber daya
Maintenance Klausul 7.1 Perencanaan realisasi produk
Klausul 7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa Klausul 7.5.3 Identifikasi dan Mampu Telusur
Klausul 8.4 Analisa data
10 R&D
SOP Desain Produk
Eksternal SOP-R&D-001 Klausul 7.2.2 Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan produk
R&D SOP Desain Produk
Internal SOP-R&D-002 Klausul 7.3 Desain dan pengembangan Klausul 8.4 Analisa data
SOP Trial SOP-R&D-003 Klausul 7.3 Desain dan pengembangan R&D, Produksi Klausul 7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa
11 Purchasing SOP Pembelian Barang SOP-PURC- 001
Klausul 7.4.1 Proses pembelian
Purchasing Klausul 7.4.2 Informasi pembelian
Klausul 7.4.3 Verifikasi produk yang dibeli Klausul 8.4 Analisa data
