TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang Manajemen
Administrasi
Oleh : Vincentia Elsa
D1509093
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
iv Nama : Vincentia Elsa
NIM : D1509093
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul
adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta,
Yang Membuat Pernyataan,
v
kegagalan sebagai pengalaman hidup yang paling berharga, lakukan instropeksi, menerima dengan rendah hati, sabar dan tersenyum.
vi
yang tidak pernah lelah mendoakan, mendukung dan memberikan semangat pada penulis.
Papa dan Mama Tercinta, terima kasih atas kasih sayang dan pengorbananmu untuk anakmu, semoga anakmu tidak akan mengecewakanmu.
Adik Tersayang dan seluruh keluargaku yang selalu menemani dan menghiburku. Jurnal yang selalu membantuku dan mendukungku.
Sahabat-sahabatku, Santi, Sinta, Devi Hayu, Aryani, dan Lucya yang selalu memberikan kebahagiaan dan kebersamaan.
vii
Segala Puji dan Syukur penulis selalu panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Manajemen yang berjudul :
dengan baik dan lancar tanpa adanya halangan sesuatu apapun.
Tujuan penulisan Tugan Akhir ini adalah untuk memenuhi sebagian persyaratan dalam memperoleh sebutan Vokation Ahli Madya pada Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas IlmuSosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Selama penulisan Tugas Akhir ini berlangsung, penulis mendapat banyak bantuan yang berupa petunjuk, bimbingan maupun arahan dari berbagai pihak. Berkenaan dengan hal itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada yang terhormat :
1. Prof. Drs. Pawito, Ph. D. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan izin untuk melaksanakan Kuliah Kerja Manajemen.
2. Drs. Sudarto, M. Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Drs. Muchtar Hadi, M.Si selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir yang telah banyak memberikan pengarahan, bimbingan, masukan, dan nasehat serta meluangkan waktu sehingga penilis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
4. Dra. Kristina Setyowati, M.Sc. selaku Pembimbing Akademik yang selalu memberikan pengarahan.
viii
pengarahan serta seluruh staf karyawan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi.
8. Semua pihak yang tidak bisa disebutkan satu persatu, terima kasih atas segala bantuannya hingga terselesaikannya Tugas Akhir ini.
Semoga apa yang telah diberikan, baik berupa bantuan Moril dan Spirituil Beliau-beliau diatas, diberikan balasan yang setimpal dari Tuhan Yang Maha Esa.
Penulis menyadari bahwa dalam pembuatan Tugas Akhir ini banyak kekurangan dan jauh dari kata sempurna, oleh karena itu saran dan kritik yang membangun sangat Penulis harapkan demi kesempurnaan penulisan Tugas Akhir ini.
Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi Penulis pada khususnya dan Pembaca pada umumnya.
Surakarta, Juni 2012
ix DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
PERSETUJUAN ... ii
PENGESAHAN ... iii
PERNYATAAN ... iv
MOTTO ... v
PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xi
ABSTRAK ... xii
ABSTRACK ... xiii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Pengamatan ... 4
D. Manfaat Pengamatan ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 5
A. Tata Kearsipan ... 5
B. Tujuan Kearsipan ... 9
C. Faktor Pendukung Tata Kearsipan ... 9
D. Azas Penyelenggaraan Arsip ... 13
E. Masalah Dalam Bidang Kearsipan ... 15
F. Tata Kerja Kearsipan ... 16
x
D. Pelayanan Kesehatan ... 32
E. Jenis dan Kemampuan Pelayanan RSUD Dr. Moewardi ... 33
F. Fasilitas umum yang disediakan RSUD Dr. Moewardi ... 34
G. Struktur Organisasi RSUD Dr. Moewardi ... 35
BAB IV PEMBAHASAN. ... 43
A. Tata Kerja Kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi. 1. Penerimaan Surat Masuk ... 43
2. Penyimpanan arsip ... 50
3. Pemeliharaan arsip ... 52
4. Penyusutan arsip ... 54
5. Pemusnahan arsip ... 57
B. Faktor Pendukung Tata Kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi. 1. Tata Ruang Arsip ... 58
2. Fasilitas Kearsipan ... 59
3. Pegawai Kearsipan ... 61
BAB V PENUTUP ... 64
A. Kesimpulan ... 64
B. Saran ... 65
xi
xii
Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2012.
di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi.
Didalam melakukan pengamatan ini penulis memilih lokasi di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi berdasarkan pertimbangan bahwa penanganan kearsipan di lokasi tersebut cukup bagus dan menarik untuk diteliti, khususnya yang bersangkutan dengan masalah tata kearsipan.
Metode pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif yaitu metode pengamatan yang memberikan gambaran atau melukiskan keadaan obyek pengamatan pada saat ini berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau bagaimana semestinya melalui observasi, wawancara dan dokumentasi. Pengamatan ini bertujuan untuk menggambarkan, memaparkan, menentukan dan menganalisa data yang ada secara mendalam.
Dari hasil pengamatan dapat diketahui bahwa sistem pengelolaan arsip yang digunakan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi adalah sistem satu pintu, artinya semua surat masuk ditangani oleh satu bagian saja yaitu Sub Bagian Tata Usaha. Untuk penyimpanan arsip pada Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi menggunakan kode klasifikasi dan indeks (pokok permasalahan). Pemeliharaan arsip yang digunakan pada kantor ini sudah cukup baik yaitu pemeliharaan kebersihan tempat penyimpanan arsip, mengatur suhu dan kelembaban dalam ruang penyimpanan arsip, serta menjaga keamanan arsip. Sedangkan Penyusutan dan pemusnahan arsip yang diberlakukan di kantor ini sudah baik karena sesuai dengan ketentuan atau aturan-aturan yang berlaku.
xiii
ADMINISTRATION SUBDIVISION OF DR. MOEWARDI LOCAL Final Project, Administration Management Study Program, Diploma III Program, Social and Political Sciences Faculty, Surakarta Sebelas Maret University, 2012.
Archiving System is in Administration Subdivision of Dr. Moewardi Local General Hospital.
In conducting this observation, the writer chooses Administration Subdivision of Dr. Moewardi Local General Hospital as the location of research considering that the archiving management in that location is sufficiently good and interesting to study, particularly concerning the problem of archiving system.
The observation method used was a descriptive qualitative one, the one giving description or depicting the condition of research object currently based on the apparent facts or how they should be through observation, interview, and documentation. This observation aims to describe, to explain, to determine and to analyze the data existing in-depth.
From the result of observation, it could be found that the archiving system used in Administration Subdivision of Dr. Moewardi Local General Hospital is one-door system, meaning that all mails (letters) coming were handled by one division, namely the Administration subdivision. To store the archive, the Administration Subdivision of Dr. Moewardi Local General Hospital used classification code and index (subject matter). Archive maintenance used in this office had been sufficiently good including maintaining the cleanliness of archive storing place, regulating temperature and humidity in archive storing room, as well as safeguarding the archive. Meanwhile the archive shrinkage and eradication applied in this office had been good because it had been consistent with the provisions or rules prevailing.
1 BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pada masa sekarang ini, dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh suatu organisasi pemerintah maupun swasta sangat diperlukan pengelolaan kegiatan ketatausahaan yang tertib dan teratur. Salah satu kegiatan di Sub Bagian Tata Usaha yaitu kegiatan kearsipan yang meliputi penerimaan surat masuk, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan sampai dengan pemusnahan arsip.
menjaga kesejahteraan arsip melalui system yang baik dan prosedur yang benar.
Dalam suatu organisasi, arsip tidak dapat dipisahkan dari segala proses kegiatan yang telah dilakukan dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsinya. Arsip akan terus tumbuh dan berkembang secara akumulatif sesuai dengan kebutuhannya, semakin banyak pula data-data, berkas, dan catatan yang terkumpul dan disimpan karena masih mempunyai nilai guna. Untuk mempertahankan keberadaan arsip maka harus ada usaha penyimpanan arsip dengan baik dan benar agar tidak muncul masalah menumpuknya arsip-arsip secara tidak terkontrol yang dapat menghambat kegiatan administrasi dan tugas kedinasan. Penumpukan arsip terjadi karena disebabkan oleh beberapa faktor seperti kurangnya Sumber Daya Manusia yang menangani bidang kearsipan, kurangnya perhatian dari pimpinan, kurangnya dana yang dianggarkan untuk bidang kearsipan, dan kurangnya peralatan yang menunjang dalam bidang kearsipan. Arsip-arsip cenderung diabaikan cara pengelolaannya, karena dipandang tidak perlu disimpan di dalam suatu system. Dalam kearsipan khususnya penyimpanan arsip tidak hanya menyimpan saja, tetapi menyangkut penempatan dan penemuan kembali arsip-arsip jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Penataan arsip dikatakan baik apabila waktu arsip tersebut diperlukan dapat diketemukan dengan mudah, cepat, dan tepat. Dalam menjamin kelestarian arsip bukan tugas yang mudah karena semua bahan akan mengalami kerusakan.
penyimpanan arsip agar kelihatan baik dan teratur. Sehingga arsip dapat menunjang kelancaran setiap kegiatan organisasi dengan didukung peralatan dan perlengkapan kantor yang memadai. Ditambah lagi dengan adanya sedikit demi sedikit perubahan lingkungan kerja dari system perkantoran yang dijalankan secara manual berubah menjadi system penggunaan komputer sebagai alat bantu manajemen arsip dalam menyimpan data-data dan informasi dalam arsip agar lebih efisien dan memudahkan mengontrol arsip-arsip.
System penyimpanan arsip yang tertib dan teratur dapat membantu pegawai dalam mencari data atau informasi dan menemukan arsip kembali yang hilang jika sewaktu-waktu dibutuhkan secara lebih efisien. Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting sebagai alat bantu daya ingat manusia karena setiap pegawai tidak mungkin mampu mengingat segala dokumen, catatan, dan segala kegiatan organisasi yang pernah ada dan terjadi dalam organisasi tersebut. Di dalam bidang kearsipan sangat dibutuhkan pegawai-pegawai yang memang benar-benar terpilih dan ahli di bidangnya, dapat menguasai dan mengetahui segala hal tentang kearsipan, bahwa penting atau tidak arsip tersebut harus disimpan, masih diperlukan atau tidak arsip tersebut dalam menunjang segala kegiatan perkantoran, serta harus bersikap jujur dalam menangani pekerjaan tersebut.
Maka dengan demikian kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam menunjang kelancaran kegiatan ketatausahaan baik dalam organisasi pemerintah maupun organisasi swasta sebagai sumber data dan informasi. Setiap organisasi membutuhkan informasi melalui arsip-arsip yang disimpan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, karena tanpa informasi tidak mungkin organisasi tersebut dapat menjalankan kegiatan perkantoran dengan baik dan benar.
Berdasarkan uraian di atas, penulis sangat tertarik untuk meneliti
lebih dalam tentang BAGIAN TATA
meneliti antara lain bagaimana proses penerimaan surat masuk, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip, sampai bagaimana proses penemuan arsip kembali.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada latar belakang, maka perlu dirumuskan permasalahannya agar dapat memperjelas tujuan dari penelitian. Penulis merumuskan masalah tentang :
1. Bagaimana Tata Kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi?
2. Apa saja yang menjadi Faktor Pendukung dalam Tata Kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi?
C. Tujuan Pengamatan
Pengamatan yang dilakukan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi ini bertujuan sebagai berikut :
1. Tujuan Operasional
Adapun tujuan operasional dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimanakah Tata Kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi.
2. Tujuan Fungsional
Penulis mempunyai tujuan agar hasilnya nanti dapat bermanfaat dan berguna bagi semua pihak yang berkepentingan, baik itu sebagai pengetahuan, masukan dan pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan pemeliharaan tata kearsipan.
3. Tujuan Individual
D. Manfaat Pengamatan Manfaat pengamatan ini diantaranya :
1. Bagi Penulis
Penulis dapat lebih mengetahui secara mendalam tentang Tata Kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi.
2. Bagi Instansi
6 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA A. Tata Kearsipan 1. Pengertian Tata
Tata yaitu suatu system atau cara untuk mengatur dan menyusun sesuatu sesuai dengan kaidah yang ada. Dalam pengertian tersebut terdapat istilah system. Sedangkan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, istilah system mempunyai beberapa pengertian, yaitu:
a. Sekelompok bagian-bagian yang bekerja bersama-sama untuk melakukan sesuatu maksud.
b. Sekelompok dari pendapat, peristiwa, kepercayaan dan sebagainya yang disusun dan diatur baik-baik.
c. Cara atau metode yang teratur untuk melakukan sesuatu.
Dalam Kamus Administrasi Perkantoran, system (sistem) adalah suatu rangkaian prosedur yang telah merupakan suatu kebulatan untuk melaksanakan sesuatu fungsi.
(Ig. Wursanto,1995:20)
Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa tata adalah serangkaian system atau cara yang saling berinteraksi satu sama lain dan saling bekerja sama, yang selanjutnya menimbulkan saling ketergantungan dalam melakukan sesuatu fungsi kerja masing-masing untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Pengertian Kearsipan
Pengertian arsip yaitu tempat penyimpanan naskah atau dokumen penting. Menurut Peraturan Presiden RI Ps. 1 No. 19 Tahun 1961 Pasal 1 menjelaskan:
a. Pengertian arsip secara umum ialah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, maupun dalam satu kesatuan bentuk fungsi daripada usaha perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan pada umumnya.
b. Pengertian arsip secara khusus ialah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi Negara dibuat secara physis atau yuridis dengan perkembangan organisasi yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.
Sedangkan menurut Basir Barthos (1990:11-12) yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut:
a. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Fungsi Arsip dinamis yaitu sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurutkan fungsinya. Arsip dinamis dapat dibedakan menjadi:
1.) Arsip Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi serta masih dikelola oleh unit pengolah.
b. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Fungsi Arsip statis yaitu sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/pemerintahan. Kriteria arsip statis yaitu:
1.) Memiliki nilai guna kesejarahan.
2.) Informasinya dibutuhkan masyarakat sebagai bahan penelitian.
3.) Berisi kebijakan.
Sedangkan menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dari uraian tentang pengertian-pengertian arsip di atas, maka dapat diketahui bahwa pengertian kearsipan menurut beberapa para ahli adalah sebagai berikut :
a. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran
warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat (Ig. Wursanto,1995:15-16)
b. Menurut Ig. Wursanto (1995:19)
pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu system tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila
sewaktu-c. Menurut Thomas Wiyasa (2003:48)
Filing adalah pengaturan dan penyimpanan berkas/warkat atau record atas dasar system serta prosedur tertentu secara sistematis dan konsisten. Sehingga sewaktu-waktu berkas/warkat yang diperlukan dapat ditemukan kembali dalam waktu relatif
d. Menurut Basir Barthos
-bahan secara sistematis, sehingga -bahan--bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuat laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Kearsipan juga mempunyai arti penting sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
3. Pengertian Tata Kearsipan
Setelah mengetahui pengertian dari Tata dan Kearsipan tersebut, maka selanjutnya akan dibahas mengenai pengertian dari tata kearsipan menurut Ig. Wursanto (1995:22) adalah:
pengurusan arsip (penyimpanan, pemeliharaan), sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila
sewaktu-Dari pengertian diatas, maka dapat disimpulkan pengertian tata kearsipan adalah suatu metode atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip, sehingga arsip-arsip tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan dan dibutuhkan. Metode atau cara dalam pengurusan arsip meliputi: penerimaan surat masuk, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip.
B. Tujuan Kearsipan
Tujuan diadakan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.
C. Faktor Pendukung Tata Kearsipan 1. Tata Ruang Arsip.
konstan (tetap) yang berfungsi untuk mengatur kelembaban dan temperatur udara juga untuk mengurangi banyaknya debu.
2. Fasilitas Kearsipan
Menurut Ig. Wursanto, dalam menyimpan arsip dipergunakan alat-alat sebagai berikut :
a. Filing Cabinet (lemari arsip)
Filing cabinet dipergunakan untuk menempatkan folder yang telah diisi naskah-naskah atau dokumen bersama dengan guide-guidenya. Sangat baik dan dianjurkan untuk mempergunakan filing cabinet yang terbuat dari logam karena lebih kuat, tahan air dan panas serta praktis. Kebanyakan laci filing cabinet dilengkapi dengan pasang gawang yang dipasang di kanan kiri bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya.
b. Guide (penunjuk atau pemisah)
Guide merupakan petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Guide juga merupakan tab (bagian yang menonjol) diatasnya dengan ukuran sam seperti folder. Tab berguna untuk menempatkan atau menentukan juduk dan atau kode klasifikasi dan disusun secara vertical (berdiri).
c. Folder (map)
Folder adalah semacam map tetapi tidak mempunyai daun penutup. Folder diisi dengan naskah-naskah arsip atau dokumen hingga bagian terkecil dalam klasifikasi masalah.
d. Rak arsip
sama dikelompokkan menjadi satu, sehingga penyimpanannya dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
e. Tickler file (berkas pengikat)
Alat ini semacam kotak yang dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan kartu-kartu pinjam arsip.
f. Kartu kendali
Pada kartu kendali terdapat kolom-kolom antara lain :
1. Indeks subyek, kode klasifikasi, tanggal terima, nomor urut,
1. Disertakan pada surat yang dipinjam
2. Ditinggal pada penata arsip sebagai pengganti sementara arsip dipinjam pada berkas pengingat
3. Ukuran Kartu Pinjam Arsip sama dengan ukuran Kartu Kendali 3. Pegawai kearsipan
Jumlah pegawai yang diperlukan dalam bidang kearsipan ditentukan oleh beberapa faktor, antara lain :
b. Azas penyimpanan arsip yang dipergunakan (sentralisasi, desentralisasi, atau azas campuran)
Semakin besar suatu badan usaha, akan semakin kompleks kegiatan yang dilakukan, dan cenderung akan semakin banyak jumlah pegawai yang dilibatkan dalam pengurusan arsip. Akan tetapi jumlah pegawai kearsipan yang ada di satuan organisasi tentu berbeda dengan jumlah pegawai kearsipan yang ada di unit atau pusat kearsipan.
The Liang Gie (Ig. Wursanto,1995:40) mengatakan bahwa untuk menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya 4 syarat, yaitu :
a. Ketelitian
Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan agar pegawai yang bersangkutan dapat membedakan perkataan-perkataan, nama-nama atau angka-angka yang sepintas lalu tampaknya hampir sama.
b. Kecerdasan
Cerdas berarti sempurna perkembangan akal budinya, pandai, tajam pikiran. Jadi, setiap pegawai kearsipan harus mampu menggunakan pikirannya dengan baik, mempunyai daya ingatan yang cukup tajam sehingga tidak mudah lupa.
c. Kecekatan
Kecekatan sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan karena setiap pegawai kearsipan diharapkan mampu bekerja dan tangkas serta gesit. Kecekatan harus didukung oleh kondisi badan atau jasmani yang baik.
d. Kerapian
D. Azas Penyelenggaraan Arsip
Arsip merupakan salah satu unsur yang dapat menunjang dalam pengambilan keputusan maka dari itu harus selalu sedia ketika diperlukan, kecepatan penemuan kembali sangat diutamakan, penemuan kembali akan dimudahkan dengan penyimpanan arsip yang relatif dekat dengan pengguna informasi. Menurut Badri Munir Sukoco(2007:9797-99) arsip dapat disimpan melalui 3 azas dalam penyelenggaraan arsip, yaitu :
1. Azas Sentralisasi
Penyimpanan arsip yang dipusatkan pada suatu unit tersendiri bagi semua arsip yang terdapat pada organisasi tersebut.
Manfaat penggunaan azas sentralisasi antara lain : a. Mencegah duplikasi.
b. Menghemat waktu.
c. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor. d. Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu. e. Adanya pelayanan arsip di bawah satu atap.
f. Adanya keseragaman dalam pelayanan bagi semua unit. Kerugiannya adalah :
a. Kesulitan fisik. b. Kebocoran informasi.
c. Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan. d. Adanya ketakutan akan hilangnya arsip.
e. Pemakai tidak langsung memperoleh arsip bila diperlukan. 2. Azas Desentralisasi
Keuntungannya adalah :
a. Dekat dengan pemakai, sehingga penggunaan arsip di dalam organisasi dapat langsung diawasi, dan di sisi lain pemakai dapat langsung memakainya tanpa kehilangan waktu atau tenaga untuk mendapatkannya.
b. Informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan.
c. System ini juga akan menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas, karena setiap berkas yang relevan dengan sebuah bagian akan disimpan di bagian yang bersangkutan.
Kerugiannya adalah :
a. Pengawasan relatif sulit untuk dilakukan, karena letak dokumen yang tersebar di masing-masing bagian dan sangat lazim apabila masing-masing akan menerapkan standar penyimpanan yang berbeda-beda.
b. Karena banyak duplikasi atas arsip yang sama, hal itu mengakibatkan terjadinya duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor yang menjadikannya kurang efisien.
c. Karena proporsi pekerjaan untuk menyimpan arsip hanya menjadi salah satu fungsi dari tenaga administrasi, karena ini akan mengakibatkan layanan yang diterima kurang memuaskan.
d. Kesulitan pemberkasan yang berkaitan dengan arsip yang relevan dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih.
e. Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan. f. Masing-masing bagian menyimpan arsip sendiri-sendiri sehingga
dokumen yang sama tersebar di berbagai tempat. 3. Azas Kombinasi (Sentralisasi dengan Desentralisasi)
pengelolaan arsip sebuah organisasi. Petugas ini akan menyusun dan mengembangkan jaringan system kontrol dan prosedur operasional system kearsipan.
Keuntungannya adalah :
a. Adanya system penyimpanan dan temu balik seragam.
b. Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta arsip yang hilang.
c. Menekan duplikasi arsip.
d. Memungkinkan pengadaan arsip yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik.
e. Memudahkan kontrol gerakan arsip sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan.
Kerugiannya adalah :
a. Karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan arsip yang dimaksud.
b. Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada.
c. Masalah yang berawal dari system sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa ke system kombinasi, walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat.
E. Masalah-masalah dalam bidang kearsipan
Masalah-masalah dalam bidang Kearsipan menurut Ig. Wursanto (1995:29) adalah sebagai berikut :
2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari system penyimpanan yang kurang sistematis, system pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.
3. Bertambahnya terus menerus arsip-arsip ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi.
4. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.
5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang tidak cukup.
6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga system penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.
F. Tata Kerja Kearsipan
Kegiatan yang termasuk dalam tata kerja kearsipan meliputi : 1. Penerimaan dan Pencatatan surat masuk.
2. Penyimpanan.
Penyimpanan yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan system penyimpanan dan peralatan yang digunakan. Arsip perlu disimpan karena mempunyai nilai dan kegunaan bagi organisasi yaitu sebagai sumber informasi, untuk mengetahui kegagalan maupun keberhasilannya, dan yang paling penting adalah sebagai bahan evaluasi demi kelangsungan organisasi. Hal yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan arsip adalah lamanya arsip baik secara fisik maupun informasi, yaitu terhindarnya penggunaan arsip dari orang yang tidak berhak.
Adapun beberapa system penyimpanan arsip menurut Ig. Wursanto (1995:49-199), yaitu :
a. System Abjad (alphabetic filing)
Adalah system penyimpanan arsip menurut system abjad. Penyimpanan arsip menurut abjad berarti arsip yang dihasilkan atau yang dibuat dan yang diterima oleh suatu kantor/lembaga yang di dalamnya termuat nama-nama. Abjad yang dipergunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama-nama itu diindeks menurut aturan atau ketentuan yang berlaku untuk masing-masing nama.
b. System Subjek (Subject filing system)
Merupakan tata cara penyimpanan arsip-arsip dengan mempergunakan pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya. Arsip-arsip disimpan dan diatur menurut pokok masalah yang terdapat dalam suatu arsip.
c. System Nomor (Numerical filing system)
arsip yang menyangkut hal-hal yang saling berkaitan atau erat hubungannya ditempatkan dalam suatu folder dengan nomor tersendiri. Filing system nomor disebut juga system kearsipan tidak langsung atau indirect filing system karena sebelum menetukan nomor-nomor yang diperlukan terlebih dahulu harus dibuat daftar kelompok masalah-masalah (daftar klasifikasi atau indeks), kemudian baru diberikan nomor-nomor kodenya.
d. System Ilmu Bumi atau Sistem Wilayah (Geograpgical filing
system)
Adalah suatu system penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah. Arsip-arsip yang akan disimpan, penyusunannya diatur menurut satuan wilayah atau daerah yang menjadi alamat surat. Dalam filing system wilayah, harus ditentukan lebih dahulu satuan wilayah atau daerahnya menurut system system ketatanegaraan.
e. System Kronologis (Chronologis filing system)
Adalah penyimpanan arsip-arsip menggunakan urutan tanggal yang tercantum dalam surat. Tanggal dalam surat tersebut menunjukan :
1. Waktu surat itu ditandatangani. 2. Mulai berlakunya surat tersebut. 3. Saat dikeluarkan surat bersangkutan.
4. Saat yang menunjukan hari, bulan dan tahun dari berlangsungnya sesuatu peristiwa atau ditulisnya sesuatu surat.
3. Pemeliharaan.
(ruangan) dan peralatan yang digunakan. Kondisi arsip pada umunya dapat dikelompokan menjadi 3, yaitu :
a. Arsip yang masih baik.
Artinya dalam kondisi yang utuh, bersih, dan belum berubah warna dan belum berpenyakit. Untuk kondisi arsip yang masih baik, usaha-usaha pelestarian dapat dilakukan dengan cara pencegahan, seperti pemeliharaan lingkungan.
b. Arsip yang berpenyakit.
Artinya telah terserang serangga, berjamur, timbul noda hitam, coklat, dan sejenisnya. Penanganan arsip yang berpenyakit dengan cara pengobatan, seperti fumigasi, deasidifikasi, dan sebagainya. c. Arsip yang rusak.
Artinya dalam kondisi dengan berbagai tingkat kerusakan yang memerlukan perbaikan yang sesuai dengan kerusakannya. Untuk kondisi arsip yang rusak perlu dilakukan perbaikan atau restorasi. Restorasi adalah memperbaiki arsip yang sudah rusak, sulit dipergunakan kembali sehingga arsip tersebut dapat dipergunakan dan disimpan kembali untuk jangka waktu yang lebih lama lagi. Hal-hal tersebut merupakan tindakan preventif untuk memperkecil pengaruh faktor-faktor yang dapat merusak arsip seperti yang telah diuraikan diatas. Adapun yang perlu mendapatkan perhatian utama adalah :
a. Gedung atau ruang arsip. b. Penggunaan rak arsip.
c. Penggunaan system pendingin udara. d. Penggunaan bahan-bahan kimia.
Tujuan pemeliharaan dan perawatan arsip, yaitu : a. Menyelamatkan nilai informasi arsip.
c. Mengatasi kendala kekurangan ruang.
d. Mempercepat perolehan informasi, dengan adanya arsip berbasis komputer, informasi sangat mudah untuk diakses, baik dari jarak dekat maupun jarak jauh, sehingga pemakaian dokumen menjadi lebih optimal.
Dengan melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip yang baik, diharapkan bahan-bahan arsip dapat berumur lebih panjang, sehingga tidak perlu melakukan perbaikan arsip yang membutuhkan waktu dan dana yang banyak.
4. Penyusutan.
Penyusutan arsip menurut Ig. Wursanto (1995:207) adalah n kebutuhannya dan nilai guna arsip tersebut. Arsip-arsip yang tersimpan tidak selamanya mempunyai nilai kegunaan abadi. Ada arsip-arsip yang mempunyai nilai sementara kurang dari satu tahun, dua tahun, tiga tahun dan seterusnya sampai dengan arsip yang mempunyai nilai abadi. Di samping itu ada arsip-arsip yang tidak perlu disimpan, setelah dibaca atau setelah habis nilai pakainya terus dibuang atau
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan arsip dengan cara :
a. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan masing-masing;
b. Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku;
Tujuan penyusutan arsip menurut Ig. Wursanto (1995:209), yaitu : a. Dari segi Administratif.
1.) Menghindari pencampuradukan antara arsip-arsip yang masih aktif dengan arsip inaktif, serta antara arsip yang bernilai penting dengan yang tidak penting.
2.) Memudahkan mencari kembali arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
3.) Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan, pemeliharaan, kepegawaian, dan lain-lain.
4.) File aktif akan lebih longgar untuk menampung bertambahnya arsip yang baru.
5.) Untuk memantapkan jangka hidup arsip dan menempatkan arsip inaktif yang bernilai berkelanjutan di tempat yang lebih baik.
6.) Untuk memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai permanen terlindung dari segala faktor biaya.
7.) Untuk memudahkan pengiriman ke Arsip Nasional. b. Dari segi Penelitian Ilmiah.
Tujuan penyusutan arsip dilihat dari penelitian ilmiah, ialah membantu para ilmuwan dalam mengadakan penelitian, terutama apabila arsip-arsip sudah mencapai masa statis, karena arsip statis akan menonjol kegunaannya di bidang penelitian ilmiah.
5. Pemusnahan
sekali tidak dapat terbaca lagi sehingga sudah tidak dapat digunakan untuk tujuan apapun. Untuk melakukan pemusnahan arsip hendaknya dibuatkan berita acara. Dalam berita acara harus disebutkan golongan warkat, jumlahnya, pejabat yang langsung mengurusi arsip, kepala satuan yang bertanggungjawab, dan atasan yang berkedudukan setingkat lebih tinggi, waktu pemusnahan.
G. Metode Pengamatan 1. Lokasi Pengamatan.
Lokasi yang dipilih dalam pengamatan ini adalah di Sub Bagian TataUsaha RSUD Dr. Moewardi yang beralamat di Jl. Kol Soetarto No. 132 Surakarta.
2. Jenis Pengamatan.
Di dalam penelitian ini untuk penulisan Tugas Akhir berawal dari pokok permasalahan yaitu untuk mengetahui bagaimana system yang digunakan di dalam pelaksanaan penyimpanan arsip, perawatan arsip serta pemusnahan arsip, dimana sifatnya menggali, menelusuri, menentukan fakta-fakta, masalah-masalah atau kendala yang mungkin dan sekaligus memberi penjelasan tentang tata kearsipan tersebut. Maka dapat ditarik kesimpulan bahwa jenis penelitian ini termasuk jenis penelitian deskriptif kualitatif yaitu metode pengamatan yang memberikan gambaran atau melukiskan keadaan obyek pengamatan pada saat ini berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau bagaimana semestinya. Pengamatan ini bertujuan untuk menggambarkan, memaparkan, menentukan dan menganalisa data yang ada secara mendalam.
3. Sumber Data.
a. Narasumber atau informan
Jenis sumber data berupa manusia atau biasa disebut responden. Dalam hal ini narasumber yang dimaksud adalah Pegawai Sub Bagian Tata Usaha di RSUD Dr. Moewardi.
b. Sumber tertulis
Sumber tertulis dalam penulisan tugas akhir ini yaitu arsip-arsip dalam kantor kepala, gudang, buku atau modul, dan dokumen pemerintah pusat.
c. Peristiwa atau kejadian
Data atau informasi dapat dikumpulkan dari peristiwa, aktivitas, atau perilaku sebagai sumber data yang berkaitan dengan penelitiannya. Dari pengamatan pada peristiwa tersebut, peneliti dapat mengetahui proses bagaimana sesuatu terjadi secara lebih pasti karena menyaksikan sendiri secara langsung. Penulis cenderung memilih informan yang dapat dipercaya dan dianggap mengetahui permasalahan yang sedang diamati dengan jelas dan menangkap kelengkapan data. Informan yang dipilih adalah petugas yang terlibat secara langsung dalam menangani kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi.
4. Teknik Pengumpulan Data.
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini berpedoman dari H.B Sutopo (2006:66) adalah :
a. Observasi
b. Wawancara
Adalah teknik pengumpulan data yang digunakan peneliti melalui suatu interaksi untuk mendapatkan keterangan-keterangan lisan maupun komunikasi langsung dan bertatap muka dengan responden yang dapat memberikan keterangan, yang di dalamnya terdapat pertukaran aturan, tanggungjawab, kepercayaan, motif, dan informasi. Dalam penelitian ini, wawancara bersifat terbuka serta tidak terstruktur dan ketat dalam suasana formal yang dilakukan berulang-ulang pada informan yang sama.
c. Dokumen
Teknik pengumpulan data dengan mempelajari dokumen-dokumen, peraturan-peraturan, laporan-laporan dan literatur lainnya.
d. Teknik Analisa Data.
Teknik analisa data yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik analisa data deskriptif yaitu cara penelitian dengan mengumpulkan, menyusun, menganalisa dan menginterprestasikan arti suatu data, membuat klasifikasi dengan menetapkan standart, menetapkan hubungan kedudukan unsur-unsur satu dengan yang lainnya.
5. Teknik Analisa Data.
Menurut H.B Sutopo (2006:115) teknik analisa data yang dipakai dalam pengamatan ini adalah teknik analisis data kualitatif yaitu secara khusus kegiatannya pada dasarnya dilakukan secara induktif, interaktif dari setiap unit datanya, bersamaan dengan proses pelaksanaan pengumpulan data dan memproses akhir. Tahapan dalam analisis data yaitu :
a. Pengumpulan data
b. Reduksi data
Proses seleksi, pemfokuskan, penyederhanaan, dan abstraksi dari semua jenis informan yang tertulis lengkap dalam catatan lapangan.
c. Sajian data
Suatu rakitan organisasi informasi deskripsi dalam bentuk narasi lengkap yang untuk selanjutnya memungkinkan simpulan pengamatan dapat dilakukan dan disusun berdasarkan pokok-pokok yang terdapat dalam reduksi data, dan disajikan dengan menggunakan kalimat bahasa yang sistematis.
d. Penarikan kesimpulan dan verifikasi
Kesimpulan merupakan tahap terakhir, yaitu kesimpulan jawaban dari pertanyaan pengamatan yang diajukan mengungkapkan
merupakan aktivitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat.
27
BAB III
DESKRIPSI LEMBAGA
RSUD Dr. Moewardi merupakan rumah sakit milik pemerintah daerah. Rumah sakit yang berdiri dengan megah ini berada di Jl. Kol. Sutarto No.132 Surakarta 57126. Luas tanah 49.622 m² dan luas bangunan 32.205 m². Bangunan utama terdiri dari 5 lantai dengan klasifikasi kamar mulai kelas III, II, I utama, VIP B, VIP A, VVIP dengan daya tamping seluruhnya 680 TT.
Dengan didukung tenaga paramedik ± 500 orang, para medis non perawatan ± 163 orang, non medis ± 436 orang. Dilengkapi fasilitas modern kedokteran berbagai jenis gangguan penyakit mulai dari penyakit dalam, kebidanan, jantung, saraf, tht, kulit dan kelamin, bedah, dan peralatan canggih lainnya.
A. Sejarah RSUD Dr. Moewardi di Surakarta
Dinamika dan perkembangan Rumah Sakit di Surakarta dibagi menjadi 3 periode, yaitu :
1. Perkembangan pada masa Kolonial
Di wilayah Karesidenan Surakarta, selain Rumah Sakit Zending Jebres yang didirikan pada tahun 1912 oleh Yayasan Kristen yang sampai sekarang terkenal dengan Yayasan Kesehatan Kristen Untuk Umum (YAKKUM), terdapat rumah sakit lain, yaitu :
b. Pantirogo, yang merupakan rumah sakit milik pemerintah keratin Kasunanan Surakarta. Diperkirakan rumah sakit ini didirikan pada masa pemerintahan Sunan Paku Buwono X. 2. Perkembangan pada masa pendudukan Jepang (1942-1945)
Pada waktu itu rumah sakit Ziekenzorg juga dipakai sebagai rumah sakit Internering Kamp tetapi pindah ke Jebres menempati Zending Ziekenhuis yang saat ini bernama Rumah Sakit Dr. Moewardi. Sedangkan Zending Ziekenhuis harus pindah ke belakang, dimana didirikan Rehabilitasi Centrum (RC) Prof. Dr. Soeharso.
3. Perkembangan pada masa Pasca Kemerdekaan
Pasca kemerdekaan, rumah sakit Ziekenzorg digunakan
19 Desember 1948. Rumah sakit ini dijadikan markas bagi tentara dalam mempertahankan kemerdekaan dari tentara Belanda yang menduduki wilayah Surakarta. Namun, sesuai dengan SK Komandan Kesehatan Tentara Jawa pada tanggal 26 November 1948 Nomor: 246/Sek/MBKD/48, rumah sakit tersebut dibubarkan dan meniadakannya terhitung sejak tanggal 19 Desember 1948. Oleh karena itu semua anggota tentara yang berada di rumah sakit itu kemudian didemobilisasi serta membebaskan mereka dari tugasnya. Dalam SK itu juga diinstruksikan kepada Kepala Rumah Sakit Tentara Surakarta untuk menyerahkan lembaga pelayanan kesehatan itu kepada PMI Daerah Surakarta. Pada masa peralihan itu tidak dapat bertahan lama. PMI menyerahakn kembali kepada Perhimpunan Bale Kusolo (Partikelir Inslandscziekenhuis der Vereeniging Ziekenzorg) pada tanggal 1 Februari 1949. Sejak saat itu rumah sakit ini bernama Rumah Sakit Bale Kusolo dengan dipimpin oleh Direktur dr. R. Soemarno.
berganti nama menjadi Rumah Sakit Kadipolo. Rumah Sakit Kadipolo nasibnya serupa dengan Rumah Sakit Zending Jebres yang kesulitan memenuhi biaya operasionalnya, oleh karena itu kedua rumah sakit ini diambil alih oleh pemerintah RI untuk keperluan perjuangan pada masa revolusi.
Pengambilalihan Rumah Sakit Bale Kusolo oleh pemerintah RI sesuai dengan SK Menteri Kesehatan RI tanggal 2 Maret 1950, No.384/Sekr./D/7, terhitung mulai tanggal 1 Januari 1950, Rumah Sakit Bale Kusolo diambil alih dan dikelola oleh Pemerintah RI. Surat keputusan ini sekaligus menetapkan nama Rumah Sakit Bale Kusolo diganti dengan nama Rumah Sakit Pusat Surakarta dengan dr. Toha sebagai Direktur pertamanya. (Selanjutnya tanggal 1 Januari 1950 ditetapkan sebagai hari jadi RSUD Dr. Moewardi)
Sejak saat itu di Surakarta terdapat 3 rumah sakit yang semuanya dikelola oleh pemerintah, yaitu :
1. Rum 2. 3.
a. Rumah Sakit Pusat Surakarta menjadi Rumah Sakit Umum Mangkubumen
b. Rumah Sakit Surakarta menjadi Rumah Sakit Umum Jebres
Pergantian nama itu kemudian dikukuhkan dengan SK Menteri Kesehatan RI tanggal 9 Juli 1954 Nomor 44751/R.S.
Dengan tidak mengurangi hak, tugas, serta status dan kewajiban-kewajiban sebagai pelayanan kesehatan kepada masyarakat, dan terjadinya perubahan otonomi daerah yang menyatakan ketiga rumah sakit yang berada di Kota Surakarta diserahkan kepada Pemerintah Daerah Swatantra Tingkat I Jawa Tengah Semarang. Masing-masing rumah sakit berdiri sendiri, serta bertanggung jawab kepada Pemerintah Daera Swatantra Tingkat I Jawa Tengah. Di samping menyelenggarakan pelayanan kesehatan, ketiganya juga menyelenggarakan pendidikan bagi tenaga para medis, keadaan yang demikian yang dianggap kurang efisien guna mencapai keseragaman serta efisiensi kerja dalam bidang medis dan teknis, tata usaha pendidikan, penghematan keuangan negara, maka perlu diadakan reorganisasi dengan tujuan mempersatukan ketiga rumah sakit tersebut ke dalam satu unit di bawah satu pimpinan beserta tenaga stafnya.
Dengan memperhatikan usulan dari Kepala Dinas Kesehatan Rakyat Daerah Swatantra Tingkat I Jawa Tengah tertanggal 19 Februari 1960 No. K.693/UNH, Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah melalui surat No. H.149/2/3 tertanggal 1 Maret 1960 memutuskan untuk menyatukan ketiga rumah sakit tersebut ke dalam satu unit organisasi di bawah seorang
Mulai tanggal 1 Juli 1960 Rumah Sakit Surakarta terdiri atas tiga
dan Rumah Sakit Jebres itu diadakan spesialisasi ataupun unit-unit pelaksana fungsional, diantaranya :
Rumah sakit ini memiliki luas tanah 24.096 m², dan luas bangunan 5.931 m².
b. Rumah Sakit Mangkubumen disebut juga Rumah Sakit Komplek B, untuk pelayanan radiologi, kulit dan kelami, gigi, mata, THT, chirurgie, neurologi dan lain-lain. Rumah sakit ini terletak di Kampung Mangkubumen, Kelurahan Mengkubumen, Kecamatan Banjarsari, Surakarta. Rumah Sakit ini memiliki luas tanah 41.740 m² dan luas bangunan 14.106 m².
c. Rumah Sakit Jebres disebut juga Rumah Sakit Komplek C, khusus untuk pelayanan kebidanan dan penyakit kandungan, kanak-kanak dan keluarga berencana. Rumah Sakit ini terletak di Kampung Jebres, Kelurahan Jebres, Kecamatan Jebres, Surakarta ini mempunyai luas tanah 49.622 m² dan luas bangunan 15.868 m².
Mengingat Rumah Sakit Kadipolo pada saat itu dinilai tidak efisien, maka bulan September 1976 rumah sakit tersebut dipindahkan ke Rumah Sakit Mangkubumen dan pada akhirnya penggantian ini dikukuhkan dengan SK Menteri Kesehatan RI tanggal 9 Juli 1954 No.4475/R/S. Dan pada akhirnya Gubernur Jawa Tengah melalui SK No. 445/29684 tanggal 24 Oktober 1988 menetapkan nama Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Moewardi.
B. Identitas RSUD Dr. Moewardi Nama : RSUD Dr. Moewardi
Pemilik : Pemerintah Provinsi Jawa Tengah Alamat : Jl. Kol. Sutarto No. 132 Surakarta Telp (0271) 634634, Fax 637412 Kelas : B2 Pendidikan
Jumlah : 627 tempat tidur Terdiri dari kelas sesuai penyakit : - Paviliun Cendana
- Melati (penyakit dalam)
- Mawar (kandungan, bedah, ICCU) - RGB (kecelakaan)
- Anggrek 2 (stroke) - Aster (jantung)
Dasar hukum atau landasan operasional :
1. SK-B Menteri Kesehatan No 554 / Menkes / SKB / X / 1981, Menteri P & K No 0430 / V / 1981 dan Menteri Dalam Negeri No. 3241 A / 1981
2. Perda No. 3 / 1997, tentang struktur organisasi dan tata kerja RSUD Dr. Moewardi
3. Perda No. 14 / 1999 tentang perubahan RSUD Dr. Moewardi menjadi RS Unit Swadana
C. Visi, Misi, Tujuan, dan Tugas RSUD Dr. Moewardi 1. Visi
2. Misi
b. Memberikan pelayanan kesehatan yang profesional, efektif, efisien, dan terjangkau.
c. Menyelenggarakan pendidikan unggul menjadi wahana penelitian yang terkemuka dan melaksanakan pengabdian masyarakat ( Hospital Social Responsibility ) secara komprehensif.
3. Tujuan
Mengupayakan tercapainya derajat kesehatan masyarakat yang optimal bagi masyarakat Surakarta dan sekitarnya dengan menyelenggarakan pelayanan melalui upaya penyembuhan, penyuluhan kesehatan, dan meringankan penderitaan pasien serta asuhan keperawatan di samping upaya pencegahan maupun peningkatan kesehatan sebagai pusat rujukan wilayah Surakarta dan sekitarnya serta tempat pendidikan dan latihan yang handal bagi calon dokter, dokter spesialis maupun tenaga kesehatan lainnya.
4. Tugas RSUD Dr. Moewardi
Melaksanakan upaya pelayanan kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna dengan mengutamakan upaya penyembuhan dan kesehatan yang dilaksanakan.
D. Pelayanan Kesehatan 1. Rawat Jalan (perkunjungan)
a. Poli Non Paviliun (pasien rawat jalan perkunjungan) b. Poli Paviliun / VIP (pasien paviliun perkunjungan) 2. Rawat Darurat (perkunjungan)
3. Rawat Inap a. III = Utama b. II = VIP B c. I = VIP A
d. Rawat Insentif (per hari perawatan)
E. Jenis dan Kemampuan Pelayanan RSUD Dr. Moewardi 1. Instalas Gawat Darurat
a. Kegiatan : buka setiap hari, pelayanan 24 jam, dan 7 hari dalam seminggu, memberikan pelayanan darurat bedah dan non bedah.
b. Fasilitas : 2 kamar operasi besar, 2 kamar operasi kecil, 2 resusitasi jantung dan paru, peralatan lengkap untuk kegawatan bedah dan non bedah.
2. Instalasi Rawat Jalan
Buka sesuai dengan jam kantor a. Pendaftaran
Senin s/d Kamis : 07.00 14.00 Jumat : 07.00 11.00 Sabtu : 07.00 12.30
b. Poli Paviliun (VIP), pelayanan poli spesialis di Paviliun Cendana (untuk pasien pribadi dokter / dengan perjanjian) c. Pelayanan untuk umum : peserta askes, peserta jamsostek, dan
perusahaan kerja sama d. Jenis Pelayanan
Jenis pelayanan dan kemampuan medis adalah sebagai berikut : 1) 15 klinik spesialis dengan sub spesialisnya
2) Klinik khusus paviliun (pelayanan terpadu dokter terkait) 3) Klinik Geriarti
4) Medical check up
Jumlah bed yang tersedia saat ini sebanyak 680 buah, dengan rincian :
1) Kelas III : 212 tempat tidur 2) Kelas II : 100 tempat tidur 3) Kelas I : 6 tempat tidur 4) Kelas Utama : 22 tempat tidur 5) Kelas Khusus : 48 tempat tidur 6) VVIP : 4 tempat tidur 7) VIP A : 17 tempat tidur 8) VIP B : 54 tempat tidur 9) Anggrek : 154 tempat tidur 10)Aster : 53 tempat tidur
b. Fasilitas pelayanan rawat inap di selenggarakan untuk beberapa instalasi adalah :
1) Instalasi rawat inap Paviliun Cendana terdiri dari VVIP, VIP A, VIP B, dan Kelas Utama
2) Instalasi rawat inap Mawar terdiri dari Kelas I, II, III 3) Instalasi rawat inap Melati
4) Instalasi rawat inap Anggrek 5) Aster
F. Fasilitas umum yang disediakan RSUD Dr. Moewardi 1. Wartel yang berlokasi di rawai inap Melati
2. Anjungan Tunai Mandiri (ATM) 3. Kantin
4. Toko Koperasi, depan gedung Radiologi lantai I
5. Tempat foto copy, di samping ruang informasi gedung A 6. Tempat parkir :
b. Tempat parkir mobil
1) Depan Gedung radiologi
2) Depan dan samping Gedung Paviliun Cendana 3) Depan Gedung Aster
4) Basement Masjid Ibnu Sina 5) Basement Gedung Anggrek
7. Tempat ibadah, sebelah kiri belakang bangunan komplek RSUD Dr. Moewardi
G. Struktur Organisasi RSUD Dr. Moewardi
Struktur organisasi RSUD Dr. Moewardi berdasarkan peraturan daerah Provinsi Jawa Tengah No.8 Th.2008 terdiri dari organisasi struktural fungsional. Organisasi struktural terdiri dari Staf Direksi dan Staf Pelaksana Administrasi yang meliputi bagian Sekretariat, bagian Perencanaan dan Rekam Medik, bagian Anggaran dan Pembendaharaan, bagian Akuntansi dan Mobilisasi Dana, bagian Pelayanan Medis, Bidang Penunjang Medis, Bidang Perawatan, serta Pendidikan dan Pelatihan.
Organisasi fungsional merupakan pelaksana teknis yang langsung berhubungan dengan kegiatan medis yang terdiri dari Staf Medis Fungsional (SMF) dan instalasi-instalasi tertentu. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar struktur organisasi RSUD Dr. Moewardi, berikut ini :
Sumber RSUD Dr. Moewardi WAKIL DIREKTUR
UMUM
KA. BAGIAN SEKRETARIAT
KA. SUB. BAGIAN TATA USAHA
KEARSIPAN &EKSPEDISI
SURAT-MENYURAT
TATA LAKSANA
KA. SUB. BAGIAN RUMAH TANGGA
PERLENGKAPAN
KETERTIBAN& KEAMANAN
KA. SUB BAGIAN HUMAS&HUKUM
PERATURAN PERUNDANGAN
MENGELOLA PERPUSTAKAAN
Bagian Sekretariat adalah Satuan Organisasi Struktural di lingkungan RSUD Dr. Moewardi, yang bersifat administratif, koordinatif dan merupakan unsur pembantu pimpinan dalam penyelenggaraan adminstrasi umum, administrasi ketatausahaan dan ketatalaksanaan organisasi Rumah Sakit, kerumahtanggaan, dan hukum & humas. Dapat dilihat bahwa pada Bagian Sekretariat terdapat tiga bagian, yang masing-masing bagian mempunyai tugas yang berbeda-beda. Uraian tugas dari masing-masing bagian, yaitu:
1. Sub Bagian Tata Usaha
Pengelolaan administrasi ketatausahaan yang tertib dan teratur, sangat diperlukan untuk mendukung kelancaran penyelenggaraan pelayanan administrasi umum di Rumah Sakit oleh karena itu Sub Bagian Tata Usaha yang merupakan salah satu unsur pelaksana dalam penyelenggaraan/pengelolaan administrasi ketatausahaan, dalam kegiatannya senantiasa berusaha untuk memberikan pelayanan di bidang administrasi ketatausahaan secara terencana dan terarah, yang didukung dengan sarana dan prasarana serta sumber daya yang memadai.
Sub Bagian Tata Usaha adalah satuan organisasi struktural di lingkungan RSUD Dr. Moewardi, yang bersifat administratif, koordinatif dan merupakan unsur pelaksana dalam penyelenggaraan administrasi ketatausahaan, yang mempunyai kedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Sekretariat. Kepala Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok melaksanakan kegiatan kearsipan dan ekspedisi, surat-menyurat dan penggandaan, organisasi dan tata laksana.
evaluasi pelaksanaan administrasi ketatausahaan Rumah Sakit serta pemenuhan kebutuhan perlengkapan kantor maupun pegawai; pengkoordinasian pelaksanaan administrasi ketatausahaan Rumah Sakit; pengawasan, penilaian, pembinaan ketatausahaan Rumah Sakit; membuat laporan pelaksanaan ketatausahaan, organisasi dan tata laksana di Sub Bagian Tata Usaha.
Dalam melaksanakan tugas seperti yang disebutkan diatas, Kepala Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tanggung jawab dari masing-masing tugas tersebut. Tanggung jawab Kepala Sub Bagian Tata Usaha adalah memenuhi prosedur permintaan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan tugas; menciptakan suasana kerja yang harmonis; menegakkan disiplin pegawai; meningkatkan pengetahuan, ketrampilan dan perilaku pelaksana; memelihara kelancaran tugas; memberikan layanan administrasi yang terbaik; menjaga kerahasiaan dokumen Negara yang menjadi tanggung jawab Sub Bagian Tata Usaha; dan memelihara sarana dan prasarana di Sub Bagian Tata Usaha.
2. Sub Bagian Rumah Tangga
Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan adalah Satuan Organisasi Struktural di RSUD Dr. Moewardi Surakarta yang bersifat administratif, koordinatif dan merupakan unsur pelaksana dalam penyelenggaraan kegiatan kerumahtanggaan, serta mempunyai kedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Sekretariat. Kepala Sub Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas pokok mengelola pelaksanaan urusan dalam perlengkapan, ketertiban dan keamanan di Rumah Sakit.
kegiatan kerumahtanggaan Rumah Sakit; dan melaksanakan pembinaan terhadap penyelenggaraan kegiatan kerumahtanggaan Rumah Sakit.
Dalam melaksanakan tugas seperti yang disebutkan diatas, Kepala Sub Bagian Rumah Tangga mempunyai tanggung jawab dari masing-masing tugas tersebut. Tanggung jawab Kepala Sub Bagian Rumah Tangga adalah kelayakan distribusi tugas bawahan; mantapnya organisasi dan tatalaksana; menciptakan suasana kerja yang harmonis antar karyawan; menegakkan disiplin pegawai; meningkatkan pengetahuan, ketrampilan dan perilaku karyawan; memelihara sarana dan prasarana (peralatan) di Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan pada khususnya dan di Rumah Sakit pada umumnya; menciptakan kebersihan, keamanan dan ketertiban di Rumah Sakit; dan memperjuangkan kesejahteraan dan pengembangan karier bawahan.
3. Sub Bagian Humas&Hukum
Sub Bagian Humas&Hukum adalah suatu unit kerja perbantuan administrasi atau merupakan unsur staf dalam penyelenggaraan Rumah Sakit dibawah Bagian Sekretariat, dalam tugas kajian hukum/produk-produk hukum di Rumah Sakit, pelayanan informasi kegiatan Rumah Sakit, dan pemasaran sosial Rumah Sakit serta penyelenggaraan perpustakaan.
kajian hukum, mengelola perpustakaan menyelenggarakan publikasi dan pemasaran sosial serta penyampaian informasi Rumah Sakit, serta menyelenggarakan penerbitan bulletin Rumah Sakit.
Untuk melakukan tugas pokok tersebut, Kepala Sub Bagian Humas&Hukum, mempunyai fungsi, yaitu: sebagai perencanaan kegiatan serta kebutuhan dalam proses pengembangan organisasi dan tatalaksana; sebagai pengkoordinasian pelaksanaan kegiatan; dan sebagai pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan.
44 BAB IV PEMBAHASAN
Berdasarkan tinjauan pustaka yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya, dapat diketahui bahwa tata kearsipan adalah kegiatan mengatur, mengurus, dan mengelola benda-benda arsip yang dimulai dari kegiatan penerimaan surat, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip, serta ditambah tata ruang kearsipan, fasilitas kearsipan, dan pegawai kearsipan sebagai faktor pendukung dalam kearsipan. Setelah penulis melakukan magang di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi selama satu bulan, penulis telah melakukan pengamatan, wawancara maupun praktek langsung dan selanjutnya diperoleh data, informasi, dan pengetahuan tentang Tata Kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi, yaitu sebagai berikut :
A. Tata Kerja Kearsipan di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi
1. Penerimaan Surat Masuk
Dalam melaksanakan kegiatannya Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi selalu berhubungan dengan Instansi lain. Salah satu sarana yang digunakan adalah surat. Dalam melaksanakan pengurusan surat masuk, sistem pengelolaan arsip yang digunakan di Sub Bagian Tata Usaha adalah sistem satu pintu, artinya semua surat masuk ditangani oleh satu bagian saja yaitu Sub Bagian Tata Usaha. Setelah surat masuk diterima, maka langkah selanjutnya yang akan dilakukan menurut penjelasan dari Bapak Giri Aji, pegawai urusan umum adalah sebagai berikut :
penggolongan surat, pembukaan surat dan pengeluaran dari sampul, pembacaan surat, pengarahan surat, serta pencatatan surat masuk. Setelah pencatatan, maka surat disampaikan kepada Direktur beserta lembar disposisi untuk mencatat instruksi setelah itu surat dikembalikan ke Sub Bagian Tata Usaha untuk mencatat isi dari lembar disposisi pada buku ekspedisi dan surat kemudian diserahkan kepada Kepala Seksi ditujukan untuk melakukan tindak lanjut atas instruksi Direktur. Setelah tindak lanjut maka setiap seksi atau bagian tanggal 17 Februari 2012)
Pengurusan Penerimaan Surat Masuk di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi melalui tahap-tahap sebagai berikut :
Penerimaan Surat Masuk Penerimaan & Penyortiran Surat
Pembacaan & Pendisposisian Surat
Pengagendaan Surat
Pencatatan & Pendistribusian Surat
Penyimpanan Surat
Adapun tata pengurusan naskah atau surat yang masuk di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi adalah sebagai berikut : a. Penerimaan dan Penyortiran Surat
Penerimaan surat dilakukan di kantor satpam yang ada di RSUD Dr. Moewardi, lalu petugas satpam menyerahkan surat tersebut ke Sub Bagian Tata Usaha. Semua surat yang diterima oleh pegawai Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi lalu diperiksa kebenaran alamatnya, apabila ada surat yang salah alamat surat tersebut dikembalikan kepada petugas Pos atau Ekspeditor. Surat yang sudah benar alamatnya kemudian dikelompokkan menjadi dua, yaitu surat pribadi dan surat dinas. Surat yang sudah benar alamatnya lalu diteliti asal surat yang bersifat dinas maupun pribadi. Surat-surat dinas tersebut dikelompokkan menjadi surat dinas yang bersifat rahasia, penting, atau biasa berdasarkan instansi pengirim yang berhubungan dengan kegiatan RSUD Dr. Moewardi. Surat yang bersifat rahasia tidak boleh dibuka oleh siapapun kecuali pihak yang dituju, sedangkan surat terbuka yang terdiri dari surat penting maupun biasa boleh dibuka dan dibaca oleh petugas.
b. Pembacaan dan Pendisposisian Surat
Table 4.1 LEMBAR DISPOSISI
Sumber : Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi Surat dari BKN
Tanggal Surat 02/01/2012 No. Surat 107/PBK-BKN/II/2012 Tanggal diterima 02/20/2012 No. Agenda 1.094
Perihal Optimalisasi dan evaluasi kinerja aparatur LKPD/Pemda terkait kompetensi jabatan
No Diteruskan Jam Disposisi
c. Pengagendaan Surat
Setelah surat disampaikan kepada Direktur, lalu surat tersebut dikembalikan ke Sub Bagian Tata Usaha untuk diberi kode klasifikasi dan diagendakan oleh pegawai urusan umum. Di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi pencatatan surat tidak menggunakan buku agenda, tetapi menggunakan sistem komputer yang menggunakan aplikasi Pengurusan Surat. Dengan majunya teknologi, Sub Bagian Tata Usaha tidak mempergunakan kartu kendali lagi dikarenakan berbagai pertimbangan yaitu :
1. Proses penanganannya terlalu rumit 2. Memakan banyak waktu dan tenaga 3. Kurang efisien
Oleh karena itu Sub Bagian Tata Usaha memilih menggantinya dengan sistem komputer seperti yang dijelaskan oleh Bapak Giri Aji, pegawai Sub Bagian Tata Usaha sebagai berikut :
Moewardi sudah menggunakan sistem komputer dalam hal pencatatan surat dikarenakan agar pencatatan surat rapi, tersimpan dalam keadaan aman, mempermudah pencarian bila diperlukan sewaktu-waktu, tidak membuang waktu dan tenaga, praktis, efektif,
Table 4.2 Daftar Surat Masuk NO
URUT
DARI KLAS/TGL/NOMOR PERIHAL UNIT
PENGOLAH
Sumber : Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi
Keterangan :
a. Nomor urut adalah nomor urut agenda surat.
b. Dari adalah alamat pengirim yang tertera pada surat masuk. c. Klasifikasi surat adalah kode surat, termasuk surat undangan,
surat permohonan, dll.
d. Tanggal surat adalah tanggal yang tercantum pada surat masuk. e. Nomor surat adalah nomor yang tercantum pada surat masuk. f. Perihal adalah hal atau persoalan dari isi surat secara ringkas. g. Unit pengolah adalah unit atau bagian yang harus mengolah
surat masuk tersebut.
Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember.
d. Pencatatan dan Pendistribusian Surat
Usaha memiliki 25 buku ekspedisi sesuai dengan bagian atau seksi yang ada. Jadi setiap ada surat masuk beserta lembar disposisi yang telah mendapatkan instruksi dari Direktur, kemudian surat ditujukan kepada Kepala Seksi atau bagian yang dituju. Kepala Seksi kemudian menindak lanjuti surat sesuai dengan instruksi dari Direktur. Adapun kolom buku ekspedisi surat masuk adalah sebagai berikut :
Tabel 4.3
Kolom Buku Ekspedisi Surat Masuk No. Asal
Sumber : Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi
Setelah dicatat di buku ekspedisi oleh petugas surat tersebut juga disertakan lembar disposisi disampaikan kepada unit-unit yang dituju pada lembar disposisi tersebut untuk ditindak lanjuti oleh Kepala seksi atau Kepala Bagian. Apabila tidak memerlukan tindak lanjut, maka surat tersebut diserahkan kembali ke Sub Bagian Tata Usaha untuk diarsipkan.
e. Penyimpanan Surat
untuk dijadikan arsip. Surat tersebut dimasukkan ke dalam boxfile sesuai dengan kode klasifikasi atau indeks (pokok permasalahan) dan selanjutnya boxfile diletakkan dalam rak arsip.
2. Penyimpanan arsip
Dalam melaksanakan penyimpanan arsip, Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi menggunakan sistem nomor. Seperti yang dikemukakan oleh Bapak Giri Aji, pegawai Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi yang mengurusi kearsipan :
nomor. Sistem nomor ini disesuaikan dengan kode klasifikasi dari tiap-tiap pokok permasalahan. Selanjutnya arsip disimpan di dalam boxfile atau rak. Dalam permukaan boxfile diberi kode klasifikasi dan indeks, supaya sewaktu-waktu arsip dibutuhkan sangat mudah untuk
Dari hal-hal yang telah dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip-arsip yang akan disimpan biasanya terlebih dahulu harus dikelompok-kelompokkan sesuai dengan klasifikasinya. Setelah dikelompok-kelompokkan arsip tersebut lalu disimpan ke dalam boxfile yang di permukaannya diberi kode klasifikasi dan indeks (pokok permasalahan). Misalnya seperti contoh dibawah ini : 000 Umum
005 Undangan 100 Pemerintahan 200 Politik 300 Keamanan 400 Kesejahteraan 500 Perekonomian
600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan 700 Pengawasan
800 Kepegawaian 900 Keuangan
Sistem penyimpanan arsip yang menggunakan nomor dapat memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip, karena nomor dianggap lebih ringkas. Namun, penyimpanan dengan sistem nomor Kode Klasifikasi juga cukup susah dalam penerapannya, karena kadang kala para pegawai tidak hafal dengan kode klasifikasi. Dalam penyimpanan arsip disertai lembar keterangan nomor surat, tanggal surat, tanggal agenda, alamat surat dan perihal setelah itu boxfile disusun didalam rak arsip.
Di dalam pengolahan arsip khususnya penyimpanan arsip juga harus mengontrol keberadaan arsip-arsip tersebut, maka dari itu ada ketentuan tentang peminjaman arsip pada Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi. Arsip mempunyai kegunaan untuk mendukung pengambilan keputusan, bahan referensi dan sebagainya. Pelayanan peminjaman arsip hanya diijinkan untuk orang yang berwenang, hal-hal yang perlu diperhatikan didalam peminjaman arsip adalah sebagai berikut :
a. Mengajukan permohonan peminjaman arsip, dengan mengisi buku peminjaman arsip yang sudah tersedia di Sub Bagian Tata Usaha RSUD Dr. Moewardi.
b. Buku peminjaman arsip terdiri dari : tanggal pinjam, perihal surat, siapa yang meminjam, tanggal pengembalian, tanda tangan peminjam dan keterangan.
c. Orang yang berhak meminjam arsip harus ada kaitannya dengan arsip yang dipinjam tersebut, karena kerahasiaan arsip harus benar-benar dijaga, tidak boleh sembarang orang boleh meminjam arsip tersebut.
