BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK BAGIAN PENDIDIKAN. Nomor UN DI02 Tanggal Terbit 01 Juni 2012 Revisi 00 Halaman 1/2

(1)

BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK BAGIAN PENDIDIKAN

Nomor UN27.13.1.DI02

DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL (NON PROSEDUR)

Tanggal Terbit 01 Juni 2012

Revisi 00

Halaman

1/2

Nama Dokumen No Dokumen Tanggal Terbit Revisi ke:

00 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

Pengelolaan Pendidikan dan Penyelenggaraan Pembelajaran

311/UN27/PP/2012

Pengelolaan Pendidikan dan

Penyelenggaraan Pembelajaran Jenjang Akademik S-1

316/UN27/PP/2012

Pengelolaan Pendidikan dan Penyelenggaraan Pembelajaran Pendidikan Dokter

317/UN27/PP/2012

Pedoman penyelenggaraan pendidikan program diploma Universitas Sebelas Maret

543/H27/PP/2007

Pedoman pemberian dispensasi pembayaran sumbangan penunjang pendidikan (SPP)/biaya pengembangan institusi (BPI) bagi mahasiswa UNS program S-1 reguler jalur SPMB Nasional dan PMDK

(2)

Revisi 00

Halaman

2/2

00 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

Pengelolaan Program studi magister (S-2) dan Doktor (S-3) Universitas Sebelas Maret

778/H27/PP/2007

Pedoman perbantuan pegawai negeri sipil Universitas Sebelas Maret kepada perguruan tinggi swasta (PTS)

540/J27/PP/2003

Ekuivalen wajib mengajar penuh (EWMP) bagi dosen di lingkungan UNS

397/H27/HK/2010

Perpindahan mahasiswa program S-1 Reguler dan diploma di lingkungan Universitas Sebelas Maret

W326/PT40.H/I/ 1995

(3)

BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK BAGIAN KERJASAMA

Revisi 00

Halaman

1/1

00 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

Keputusan Rektor Universitas Sebelas Maret Tentang Pemberian Beasiswa dan Bantuan Studi Lanjut Program Pascasarjana Dalam Negeri Universitas Sebelas Maret

433/UN27/KU/2011

Keputusan Rektor Universitas Sebelas Maret Tentang Pemberian

Stimulan/Insentif Karya Ilmiah Bagi Dosen Universitas Sebelas Maret

172/UN27/KU/2012

Keputusan Rektor Universitas Sebelas Maret Tentang Pemberian Bantuan Biaya Operasional Pemrosesan Dokumen Kebernagkatan Ke Luar Negeri Bagi Staf Pengajar Universitas maret Yang Melaksanakan Tugas Belajar Dan Atau Kegiatan Akademik Di Luar Negeri

(4)

DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL (INSTRUKSI KERJA)

Revisi 00

Halaman

1/1

(5)

DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL (INSTRUKSI KERJA)

Revisi 00

Halaman

1/1

(6)

Nomor UN27.13.1.DE01

DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL (UNDANG-UNDANG)

Revisi 00 Halaman 1/1 Asal dokumen (Penerbit) Nomor Dokumen Nama Dokumen Lokasi Penyimpanan Penanggung Jawab

KEMDIKBUD 20 Tahun 2003 Sistem Pendidikan

Nasional

Bagian Pendidikan

Arsiparis

KEMDIKBUD 12/2012 Pendidikan Tinggi Bagian

Pendidikan

(7)

DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL (PERATURAN PEMERINTAH) Tanggal Terbit 01 Juni 2012

KEMDIKBUD 19/2005 Standar Nasional

Pendidikan

Bagian Pendidikan

Arsiparis

KEMDIKBUD 17/2010 Pengelolaan dan

Penyelenggaraan Pendidikan

Bagian Pendidikan

Arsiparis

KEMDIKBUD 66/2010 Perubahan Atas PP No.

17/2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan Bagian Pendidikan Arsiparis

(8)

DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL (PERATURAN PRESIDEN) Tanggal Terbit 01 Juni 2012

KEMDIKBUD 10/1976 Pendirian Universitas

Negeri Surakarta

Bagian Pendidikan

(9)

DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL (PERATURAN MENTERI)

KEMDIKBUD 0201/O/1995 Organisasi dan Tata

Kerja Universitas Sebelas Maret

Bagian Pendidikan

Arsiparis

KEMDIKBUD 232/U/2000 Pedoman Penyusunan

Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa

Bagian Pendidikan

Arsiparis

KEMDIKBUD 045/U/2002 Kurikulum Inti

Pendidikan Tinggi

Bagian Pendidikan

Arsiparis

KEMDIKBUD 112/O/2004 Statuta Universitas

Sebelas Maret

Bagian Pendidikan

(10)

DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL (PERATURAN PUSAT LAINNYA) Tanggal Terbit 01 Juni 2012

(11)

(12)

(13)

DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL (UNDANG-UNDANG)

Revisi 00 Halaman 1/1 Asal dokumen (Penerbit) Nomor Dokumen Nama Dokumen Lokasi Penyimpanan Penanggung Jawab Kementerian Luar Negeri 9 Tahun 1992 Undang-Undang Tentang Keimigrasian Sub Bagian Kerjasama Luar Negeri Arsiparis

(14)

DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL (PERATURAN PEMERINTAH) Tanggal Terbit 01 Juni 2012

Revisi 00 Halaman 1/1 Asal dokumen (Penerbit) Nomor Dokumen Nama Dokumen Lokasi Penyimpanan Penanggung Jawab Sekretariat Negara 36 Tahun 1994 Peraturan Pemerintah

Tentang Surat Perjalanan Republik Indonesia Sub Bagian Kerjasama Luar Negeri Arsiparis

(15)

DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL (PERATURAN PRESIDEN) Tanggal Terbit 01 Juni 2012

(16)

DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL (PERATURAN MENTERI)

Revisi 00 Halaman 1/1 Asal dokumen (Penerbit) Nomor Dokumen Nama Dokumen Lokasi Penyimpanan Penanggung Jawab Departemen Pendidikan Nasional

48 Tahun 2009 Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Tentang Pedoman Pemberian Tugas Belajar Bagi Pegawai Negeri Sipil Di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional Sub Bagian Kerjasama Dalam Negeri Arsiparis Kementerian Luar Negeri 05 Tahun 2008 18 Desember 2008

Peraturan Menteri Luar Negeri Republik

Indonesia tentang Biaya Penerbitan Paspor Diplomatik dan Paspor Dinas Republik Indonesia Sub Bagian Kerjasama Luar Negeri Arsiparis

(17)

BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK

Revisi 00 Halaman 1/1 Asal dokumen (Penerbit) Nomor Dokumen Nama Dokumen Lokasi Penyimpanan Penanggung Jawab Kementerian Luar Negeri

089/PK/V/95/01 Keputusan Menteri Luar Negeri Republik Indonesia Tentang Pemberian, Perubahan Isi dan Pencabutan Paspor Diplomatik, Paspor Dinas, dan Surat Perjalanan Laksana Paspor Dinas Republik Indonesia

Sub Bagian Kerjasama Luar Negeri

(18)

DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL (PERATURAN DAERAH PROPINSI) Tanggal Terbit 01 Juni 2012

(19)

DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL (PERATURAN DAERAH KOTA/KABUPATEN) Tanggal Terbit 01 Juni 2012

(20)

Nomor UN27.13.1.RKM01

DAFTAR INDUK REKAMAN MUTU Tanggal Terbit 01 Juni 2012

Revisi 00

Halaman

1/16

No No

Rekaman Mutu Nama Rekaman Mutu Media

Penanggung jawab Penyimpanan Lokasi Penyimpanan Masa Simpan Ket Aktif In Aktif

1 Blangko bon ATK Filling Cabinet Sugiyatmo Sub Bagian

Sarana pendidikan

1 tahun - Musnah

2 blangko ijazah Almari Sriyono Sub Bagian

pendidikan dan Evaluasi Sampai dengan diperbaharui 3 tahun Dinilai Kembali

3 list mutasi blangko ijazah Filling Cabinet Sugiyatmo Sub Bagian

Sarana pendidikan

1 tahun 2 tahun Dinilai Kembali

4 surat permohonan pengadaan blannko ijazah Filling Cabinet Sugiyatmo Sub Bagian

Sarana pendidikan

1 tahun 2 tahun Musnah

5 Kertas Ijazah Almari Sriyono Sub Bagian

(21)

Revisi 00

Halaman

2/16

No No

6 Berkas Permohonan Pengganti Ijazah Filling Caninet Haryanto Sub Bagian

pendidikan dan Evaluasi

7 Form ceklist kelengkapan dokumen Filling Caninet Haryanto Sub Bagian

8 Surat Permohonan penerbitan surat keterangan

pengganti ijazah

Filling Caninet Haryanto Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi

9 Berkas Permohonan penerbitan surat

keterangan pengganti ijazah

Filling Caninet Haryanto Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi

10 Surat Pengantar dan Surat Permohonan SK Filling Caninet Suwarto Sub Bagian

Registrasi dan Statistik

(22)

Revisi 00

Halaman

3/16

No No

11 Draft SK Filling Caninet Suwarto Sub Bagian

12 Koreksian Naskah Filling Caninet Suwarto Sub Bagian

13 Disposisi Filling Caninet Suwarto Sub Bagian

1 tahun - Musnah

14 Surat Pengantar pengiriman Filling Caninet Suwarto Sub Bagian

1 tahun - Musnah

15 Berkas Persyaratan Wisuda Almari Sumarni Sub Bagian

(23)

Revisi 00

Halaman

4/16

No No

16 Form ceklist kelengkapan dokumen wisuda Almari Sumarni Sub Bagian

17 Ijazah Almari Sriyono Sub Bagian

1 tahun 2 tahun Per-manen

18 Berkas Permohonan Pembetulan ijazah Filling Cabinet Haryanto Sub Bagian

19 Form ceklist kelengkapan dokumen pembetulan

ijazah

Filling Cabinet Haryanto Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi

20 Surat Permohonan penerbitan surat keterangan

pembetulan ijazah

Filling Cabinet Haryanto Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi

(24)

Revisi 00

Halaman

5/16

No No

21 draft Undangan Evaluasi Pelaksanaan Wisuda Filling Cabinet Drs. Agus

Priyanto

Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi

1 tahun - Musnah

22 Laporan pelaksanaan wisuda Boks Arsip Irna Tri

Wulaningsih Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi 1 tahun setelah diperbaharui 3 tahun Perman en

23 instrumen evaluasi pelaksanaan wisuda Filling Cabinet Drs. Agus

Priyanto

24 Notulensi dan surat rekomendasi wisuda Filling Cabinet Drs. Agus

Priyanto

25 Surat Tugas kepanitiaan Wisuda Filling Cabinet Drs. Agus

Priyanto Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi 1 tahun setelah dilaksanakan 2 tahun Musnah

(25)

Revisi 00

Halaman

6/16

No No

26 Daftar peserta wisuda Boks Arsip Irna Tri

Wulaningsih Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi 1 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Dinilai Kembali

27 ceklist kegiatan untuk panitia seksi wisuda Filling Cabinet Drs. Agus

Priyanto

28 Daftar inventaris Blangko ijazah Filling Cabinet Sriyono Sub Bagian

29 Perencanaan kebutuhan blangko ijazah Filling Cabinet Drs. Agus

Priyanto

30 ceklist kebutuhan spek kertas dan pengaman Filling Cabinet Drs. Agus

Priyanto

(26)

Revisi 00

Halaman

7/16

No No

31 draft surat permohonan pengadaan blangko

ijazah

Filling Cabinet Drs. Agus Priyanto

32 surat permohonan pengadaan blannko ijazah Filling Cabinet Sugiyatmo Sub Bagian

Sarana pendidikan

33 Surat permohonan ijin penelitian Filling Cabinet Sumarni Sub Bagian

34 Surat ijin penelitian Filling Cabinet Sumarni Sub Bagian

35 Data wisuda Softcopy/

Komputer Irna Tri Wulaningsih Sub Bagian pendidikan dan Evaluasi

1 tahun 2 tahun Perman

(27)

Revisi 00

Halaman

8/16

No No

36 draft kalender akademik Filling Cabinet Rosalia

Widajanti, SS

Sub Bagian Registrasi dan Statistik

37 SK Kalender akademik Filling Cabinet Rosalia

Widajanti, SS

38 data registrasi mahasiswa Database /

Komputer Tunggul Ardhi, S.Si. Sub Bagian Registrasi dan Statistik s/d diperbaharui 3 tahun Dinilai Kembali

39 template tampilan report data registrasi Softcopy /

40 Website data statistik Website /

(28)

Revisi 00

Halaman

9/16

No No

41 Laporan analisa data statistik registrasi

mahasiswa

Filling Cabinet Tunggul Ardhi, S.Si.

en

42 data calon mahasiswa database Rosalia

Widajanti, SS Sub Bagian Registrasi dan Statistik s/d diperbaharui 3 tahun Dinilai Kembali

43 data tagihan Database Rosalia

44 Surat permohonan pindah Filling Cabinet Suwarto Sub Bagian

45 Surat Jawab persetujuan/penolakan pindah Filling Cabinet Suwarto Sub Bagian

(29)

Revisi 00

Halaman

10/16

No No

46 data mahasiswa aktif Database Rosalia

47 Surat permohonan Dispensasi Filling Cabinet Sri Sarwanti Sub Bagian

48 surat persetujuan dispensasi Filling Cabinet Sri Sarwanti Sub Bagian

49 Surat permohonan pengunduran diri Filling Cabinet Sri Sarwanti Sub Bagian

50 surat pengunduran diri Filling Cabinet Sri Sarwanti Sub Bagian

(30)

Revisi 00

Halaman

11/16

No No

51 Transkrip akademik Filling Cabinet Sri Sarwanti Sub Bagian

en

52 Surat permohonan Perpanjangan masa studi Filling Cabinet Sri Sarwanti Sub Bagian

Registrasi dan

Statistik 1 tahun 2 tahun Musnah

53 surat perpanjangan masa studi Filling Cabinet Sri Sarwanti Sub Bagian

54 Surat permohonan Ijin Selang Filling Cabinet Sri Sarwanti Sub Bagian

55 surat Ijin selang Filling Cabinet Sri Sarwanti Sub Bagian

(31)

Revisi 00

Halaman

12/16

No No

56 Surat permohonan Herregistrasi di luar jadwal Filling Cabinet Rosalia Widajanti, SS

57 Kuitansi Filling Cabinet Rosalia

Widajanti, SS Sub Bagian Registrasi dan Statistik 1 tahun setelah diaudit 2 tahun Dinilai Kembali

58 Form permohonan KTM Filling Cabinet Sugiyatmo Sub Bagian

Sarana pendidikan

59 KTM Sementara Filling Cabinet Sugiyatmo Sub Bagian

Sarana pendidikan

60 Form permohonan penggantian KTM Filling Cabinet Sugiyatmo Sub Bagian

Sarana pendidikan

(32)

Revisi 00

Halaman

13/16

No No

61 Proposal Borang Filling Cabinet Sugito Sub Bagian

Sarana pendidikan

62 Form website evaluasi dikti Website /

Komputer Drs. Agus Priyanto Bagian pendidikan s/d diperbaharui 3 tahun Dinilai Kembali

63 Draft Surat Perpanjangan Prodi Filling Cabinet Irna Tri

Wulaningsih

Bagian pendidikan

64 Surat Perpanjangan Prodi Filling Cabinet Irna Tri

Wulaningsih

Bagian pendidikan

en

65 Panduan pemilihan Dosen berprestasi Filling Cabinet Sugito Sub Bagian

Sarana pendidikan

66 Soal tes dosen berorestasi Filling Cabinet Sugito Sub Bagian

Sarana pendidikan

(33)

Revisi 00

Halaman

14/16

No No

67 Draft SK Dosen berprestasi Filling Cabinet Sugito Sub Bagian

Sarana pendidikan

68 SK Dosen berprestasi Filling Cabinet Sugito Sub Bagian

Sarana pendidikan

en

69 Surat permohonan pengadaan bagian

pendidikan

Filling Cabinet Sugiyatmo Sub Bagian Sarana pendidikan

1 tahun - Musnah

70 Surat pengiriman barang Filling Cabinet Sugito Sub Bagian

Sarana pendidikan 1 tahun setelah pemeriksaan 2 tahun Musnah

71 Surat Permohonan ijin mengajar Filling Cabinet Samsuri, S.IP.,

M.Si.

Sub Bagian Sarana pendidikan

(34)

Revisi 00

Halaman

15/16

No No

72 Surat ijin mengajar Filling Cabinet Samsuri, S.IP.,

M.Si.

73 Draft buku pedoman universitas Filling Cabinet Samsuri, S.IP.,

M.Si.

Bagian pendidikan

74 buku pedoman universitas Filling Cabinet Sugito Bagian

pendidikan 1 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Perman en

75 Daftar mahasiswa dan barcode Filling Cabinet Samsuri, S.IP.,

M.Si.

76 KTM elektronik Filling Cabinet Samsuri, S.IP.,

M.Si. Sub Bagian Sarana pendidikan Selama menjadi mahasiswa - Musnah

77 Surat tugas PDPT Filling Cabinet Drs. Agus

Priyanto Bagian pendidikan 1 tahun setelah dilaksanakan 2 tahun Musnah

(35)

Revisi 00

Halaman

16/16

No No

Penanggung jawab Penyimpanan Lokasi Penyimpanan Masa Simpan Ket Aktif In Aktif 78 Data PDPT Softcopy / Komputer Drs. Agus Priyanto Bagian pendidikan s/d diperbaharui 3 tahun Dinilai Kembali

79 laporan PDPT Filling Cabinet Drs. Agus

Priyanto

Bagian pendidikan

(36)

Revisi 00

Halaman

1/5

No No

1 Lembar disposisi Rak Arsip Agus Prawoto Bagian

Kerjasama

2 Kuitansi Rak Arsip Agus Prawoto Bagian

Kerjasama

1 Tahun 5 Tahun Musnah

3 Software monitoring data studi lanjut Software Rachmatullailli Bagian

Kerjasama

S/d

diperbaharui

3 Tahun DK

4 Surat Permohonan Pencalonan Studi Rak Arsip Agus Prawoto Bagian

Kerjasama S/d Pendd selesai 2 Tahun Kecuali bermas alah

5 Surat Pencalonan Studi Rak Arsip Agus Prawoto Bagian

Kerjasama S/d Pendd selesai 2 Tahun Kecuali bermas alah

6 Surat Permohonan Pemberian Insentif Publikasi

Jurnal Nasional Terakreditasi Dikti

Rak Arsip

Agus Prawoto Bagian Kerjasama

(37)

Revisi 00

Halaman

2/5

No No

7 Surat Keterangan Pemberian Insentif Publikasi

Jurnal Nasional Terakreditasi Dikti

Rak Arsip

8 Surat Permohonan Pemberian Insentif

Penulisan Draft Buku Teks

Rak Arsip

9 Surat Keterangan Pemberian Insentif Penulisan

Draft Buku Teks

Rak Arsip

10 Surat Permohonan Pemberian Insentif Publikasi

Online Buku Teks

Rak Arsip

11 Surat Keterangan Pemberian Insentif Publikasi

Online Buku Teks

Rak Arsip

12 Surat Permohonan Pemberian Insentif Biaya

Operasional Keberangkatan Ke Luar Negeri Dosen Dalam Rangka Dinas

Rak Arsip

(38)

Revisi 00

Halaman

3/5

No No

13 Surat Keterangan Pemberian Insentif Biaya

Operasional Keberangkatan Ke Luar Negeri Dosen Dalam Rangka Dinas

Rak Arsip

14 Surat Permohonan Pengantar Persetujuan

Keberangkatan Ke Luar Negeri Dosen dalam Rangka Dinas

Rak Arsip

1 Tahun 2 Tahun DK

15 Surat Pengantar Persetujuan Keberangkatan Ke

Luar Negeri Dosen dalam Rangka Dinas

Rak Arsip

1 Tahun 2 Tahun DK

16 Checklist kelengkapan dokumen permohonan

pemberian beasiswa studi lanjut

Rak Arsip Agus Prawoto Bagian

Kerjasama Sampai _dengan selesai studi

5 tahun Kecuali bermas alah

pemberian bantuan biaya ujian disertasi

Kerjasama 1 tahun 5 tahun

Musnah

pemberian insentif penulisan draft buku teks

Kerjasama 1 tahun

(39)

Revisi 00

Halaman

4/5

No No

pemberian insentif publikasi online buku teks

Kerjasama 1 tahun

5 tahun Musnah

pemberian insentif publikasi jurnal nasional terakreditasi

Kerjasama 1 tahun

5 tahun Musnah

21 Surat pengembalian dokumen dalam keadaan

tidak lengkap

Kerjasama 1 tahun

2 tahun Musnah

22 Checklist kelengkapan dokumen pencalonan

dosen mengikuti kegiatan pengembangan akademik ke luar negeri

Kerjasama

perpanjangan waktu studi lanjut ke luar negeri

Kerjasama

persetujuan penugasan dosen untuk studi lanjut ke luar negeri dan/ mengikuti kegiatan

pengembangan akademik ke luar negeri

Kerjasama

(40)

Revisi 00

Halaman

5/5

No No

25 Checklist kelengkapan dokumen penerbitan

surat keterangan pemberian bantuan

operasional keberangkatan ke luar negeri dalam rangka dinas

Kerjasama

penyetaraan ijazah perguruan tinggi luar negeri

Kerjasama

27 Checklist kelengkapan dokumen pencalonan

dosen mengikuti studi lanjut ke luar negeri

Kerjasama

(41)

Nomor UN27.13.1.SM01

SASARAN MUTU Tanggal Terbit 01 Juni 2012

Revisi 00

Halaman 1/1

No. Misi Tujuan Sasaran Indikator Target PJ

1 Menyelenggarakan serta mengkoordinasikan administrasi akademik dan kerjasama. Menyelenggarakan administrasi pendidikan dan evaluasi K50. Peningkatan kapasitas pelayanan prima kepada semua pemangku kepentingan UNS

Indeks kepuasan pelanggan

1. Maksimal 4 Hari 2. 0 %

3. Maksimal 25 Hari kerja setelah akhir registrasi

Kabag. Pendidikan

Menyelenggarakan administrasi

registrasi dan statistik

K50. Peningkatan kapasitas pelayanan prima kepada semua pemangku kepentingan UNS

Indeks kepuasan pelanggan 1. Maksimal 4 Hari 2. 100 % Kabag. Pendidikan Meyelenggarakan administrasi sarana dan prasarana pendidikan K50. Peningkatan kapasitas pelayanan prima kepada semua pemangku kepentingan UNS

Indeks kepuasan pelanggan 1. Maksimal 1 hari 2. Maksimal 21 Hari kerja 3. 100 % 4. Maksimal 3 Bulan Kabag. Pendidikan

(42)

Nomor UN27.13.2.SM01

SASARAN MUTU Tanggal Terbit 01 Juni 2012

Revisi 00

Halaman 1/1

No. Misi Tujuan Sasaran Indikator Target PJ

1 Menyelenggar akan serta mengkoordina sikan administrasi akademik dan kerjasama. Meyelenggarakan administrasi studi lanjut

K50. Peningkatan kapasitas pelayanan prima kepada semua pemangku kepentingan UNS

1. Perencanaan studi lanjut dosen setiap tahun 2. Penerbitan Surat

Pencalonan Studi Lanjut Dosen di Dalam Negeri 3. Penerbitan surat

keterangan pemberian beasiswa dosen studi lanjut

4. Data monitoring studi lanjut dosen

1. Data perencanaan studi dosen setiap akhir tahun 2. Maksimum 3 hari waktu

terkendali

3. Maksimum 3 hari waktu terkendali

4. Laporan statistik studi lanjut dosen setiap akhir semester Kabag Kerjasama Menyelenggarakan administrasi insentif/reward karya ilmiah K50. Peningkatan kapasitas pelayanan prima kepada semua pemangku kepentingan UNS

Penerbitan surat keterangan pemberian insentif publikasi karya ilmiah

Maksimum 3 hari waktu terkendali Kabag Kerjasama Menyelenggarakan administrasi keberangkatan dosen/staf administrasi ke luar negeri dalam rangka dinas K50. Peningkatan kapasitas pelayanan prima kepada semua pemangku kepentingan UNS Penerbitan surat-surat pengantar untuk pengurusan syarat administrasi

pencalonan, ijin, maupun persetujuan keberangkatan ke luar negeri

Maksimum 3 hari waktu terkendali

Kabag Kerjasama

(43)

Nomor UN27.13.1.RMM01

RENCANA MANAJEMEN MUTU Tanggal Terbit 01 Juni 2012

Revisi 00

Halaman 1/2

No. Sasaran Indikator Target Program/Strategi Dokumen Rekaman Metode

Pengukuran PJ 1 K50. Peningkatan kapasitas pelayanan prima kepada semua pemangku kepentingan UNS 1. Ketidakhadiran Wisudawan 2. Surat Ijin Penelitian 3. Kehilangan Blangko Ijazah 4. Kelengkapan Data PDPT 1. Maksimal 4 Hari 2. 0 % 3. Maksimal 25 Hari kerja setelah akhir registrasi 1. Memperbaiki sistem pendaftaran wisuda online dan sistem sosialisasi pelaksanaan wisuda 2. Pembuatan

software input dan cetak surat ijin penelitian 3. Memperbaiki sistem pencetakan dan pengendalian ijazah 4. Membuat aplikasi penghubung antara beberapa sistem yang terpisah 1. Pengumuman Penerimaan 2. SK Tarif Surat Serah Terima mahasiswa 1. Log Book peserta wisuda 2. Keluarnya Surat Ijin Penelitian 3. Log Book Blangko Ijazah 4. Report PDPT 1. Daftar Hadir wisuda 2. Lama Proses pengerjaan surat 3. Penghitungan data log book 4. Kelengkapan dan Validitas Data PDPT Kabag. Pendidikan K50. Peningkatan kapasitas pelayanan prima kepada semua pemangku 1. Temuan Audit Mutu Ekternal untuk registrasi online 1. Maksimal 4 Hari 2. 100 % 1. Melakukan perbaikan dan peningkatan sistem registrasi online

SK Tarif 1. Data Digital registrasi dan Biodata mahasiswa 1. Waktu proses registrasi online 2. Waktu proses surat Kabag. Pendidikan

(44)

Revisi 00

Halaman 2/2

Pengukuran PJ kepentingan UNS 2. Surat Ijin Selang, Perpanjangan dan Undur Diri 3. Database

Akademik Update

2. Memperbaiki sistem software dan alur data layanan surat ijin Selang, Perpanjangan dan Undur Diri 3. Membangun koneksitas dengan database keuangan dan kemahasiswaan 2. Log Book pengurusan layanan surat 3. Report data akademik mahasiswa 3. Umur data akademik K50. Peningkatan kapasitas pelayanan prima kepada semua pemangku kepentingan UNS 1. Penerbitan KTM 2. Penerbitan Buku Pedoman Universitas 1. Maksimal 1 hari 2. Maksimal 21 Hari kerja 3. 100 % 4. Maksimal 3 Bulan 1. Melakukan perubahan pengambilan data foto langsung dari database 2. Melakukan integrasi data-data yang dibutuhkan di dalam pembuatan buku pedoman 1. - SK 311 - SK 316 - SK 317 - SK543 2. Data Nilai Dosen 1. KTM Sementara 2. List data pendukung buku pedoman 1. Waktu Proses KTM 2. Kelengkapan dan Validitas Data pendukung buku pedoman Kabag. Pendidikan

(45)

Revisi 00

Halaman 1/2

Pengukuran PJ 1. K50. Peningkatan kapasitas pelayanan prima kepada semua pemangku kepentingan UNS Administrasi penerbitan surat pencalonan studi lanjut dosen Maksimum 3 hari 1) Pemantauan proses administrasi penerbitan pencalonan studi dosen 2) Koordinasi dengan fakultas - Rekapitulasi data dosen - Surat pengantar ke fakultas Agenda surat, Lembar disposisi, surat pencalonan studi - Input data 100% - Proses penerbitan sesuai ketentuan - Selesai 100% Kabag Kerjasama Administrasi Pemantauan proses studi lanjut dosen Laporan akhir semester Pemantauan proses studi lanjut dosen

- Database perkembangan studi dosen - Laporan kemajuan studi Agenda surat, Lembar disposisi, laporan kemajuan studi dosen Idenfikasi ketersediaan laporan kemajuan studi Kabag Kerjasama Administrasi penerbitan surat keterangan pemberian beasiswa studi lanjut dosen Maksimum 3 hari 1) Pemantauan proses administrasi penerbitan pencalonan studi dosen 2) Koordinasi dengan fakultas Surat pencalonan studi Agenda surat, lembar disposisi, surat keterangan pemberian beasiswa studi lanjut dosen - Input data 100% - Proses penerbitan sesuai ketentuan - Selesai 100% Kabag Kerjasama

(46)

Revisi 00

Halaman 2/2

Pengukuran PJ K50. Peningkatan kapasitas pelayanan prima kepada semua pemangku kepentingan UNS Pembuatan surat pemberian insentif publikasi karya ilmiah dosen Maksimum 3 hari 1) Koordinasi dengan UPT UNS Press 2) Koordinasi dengan UPT. Perpustakaan Pusat Surat keterangan pemberian insentif Agenda surat, Lembar disposisi, kuitansi pencairan insentif - Input data 100% - Proses penerbitan sesuai ketentuan - Selesai 100% Kabag Kerjasama K50. Peningkatan kapasitas pelayanan prima kepada semua pemangku kepentingan UNS Pembuatan surat pengantar administrasi keberangkatan dosen/ mahasiswa ke luar negeri dalam rangka dinas Maksimum 3 hari 1) Pengukuran kepuasan pelanggan setiap semester 2) Tindakan perbaikan hasil pengukuran secara berkelanjutan Kelengkapan LoA Agenda surat, Lembar disposisi, surat pengantar administrasi keberangkatan ke luar negeri - Input data 100% - Proses penerbitan sesuai ketentuan - Selesai 100% Kabag Kerjasama

(47)

Nomor UN27.13.1.RM01

RENCANA MUTU Tanggal Terbit 01 Juni 2012

Revisi 00

Halaman 1/4

No. Proses Kriteria Standar Keberterimaan PJ Dokumen Rekaman Mutu

1 Data calon mahasiswa

1. Sistem Input data 2. Menggabungkan Data Tarif 3. Data Biodata Mahasiswa 4. Pembuatan NIM 1. Input Data : a. Kelengkapan Data b. Kemudahan Input oleh

operator

2. Menggabungkan Data Tarif :

a. Menerima data tarif per prodi dan angkatan dari Keuangan

b. Mengenerate data tagihan dan PIN dengan aplikasi c. Uji kebenaran data

tagihan

3. Biodata Mahasiswa : a. Kelengkapan biodata b. Tersedia data foto

digital

c. Akurasi informasi 4. Pembuatan NIM

a. Data registrasi Online

Kepala Bagian Pendidikan 1. Pengumuman Penerimaan 2. SK Tarif 3. Surat Serah Terima mahasiswa 1. Daftar Mahasiswa diterima

2. Form online biodata mahasiswa

3. Buku Tarif

2 Registrasi 1. Formulir Registrasi Online 2. Data Pembayaran 3. Database Registrasi 4. Statistik data 1. Formulir a. Pemutakhiran formulir b. Kejelasan kegunaan 2. Data Pembayaran a. Informasi data Kepala Bagian Pendidikan

1. SK Tarif 1. Form Registrasi Online 2. Report Bayar Bank 3. Report Registrasi

(48)

Revisi 00

Halaman 2/4

registrasi pembayaran mutakhir

b. Identifikasi data c. Rekap Harian data

pembayaran 3. Database registrasi

a. Rekap final sesuai waktu

b. Penyimpanan database c. Backup data registrasi 4. Statistik data registrasi

a. Informasi data registrasi mutakhir b. Akurasi dan mudah

dibaca 3 Pemantauan

proses akademik

1. KRS Online 2. Input Jadwal 3. Input mata kuliah 4. Input Nilai 5. KHS dan Transkrip 1. KRS Online a. Pemutakhiran b. Kelengkapan 2. Input Jadwal a. Valid b. Verifikasi hasil 3. Input mata kuliah

a. Valid b. Verifikasi hasil 4. Input Nilai a. Valid b. Verifikasi hasil Kepala Bagian Pendidikan 1. - SK 311 - SK316 - SK317 - SK543 2. Data Nilai Dosen 1. Form KRS Online 2. Form Input Jadwal 3. Form Input MK 4. Form Nilai Dosen 5. Form KHS dan Transkrip

(49)

Revisi 00

Halaman 3/4

5. KHS dan Transkrip a. Valid

b. Verifikasi Hasil c. Pemutakhiran 4 Wisuda 1. Pendaftaran Online

2. Panitia 3. Sarana Prasarana 4. Formulir 5. Lokasi 6. Informasi 7. Blangko Ijazah 1. Pendaftaran Online a. Pemutakhiran b. Kejelasan Kegunaan 2. Panitia a. Jumlah b. Kompetensi 3. Sarana Prasarana memenuhi kecukupan a. Jumlah b. Jenis c. Spesifikasi d. Uji fungsi sebelum

digunakan 4. Formulir a. Kelengkapan b. Sesuai kebutuhan pelaporan 5. Lokasi a. Kecukupan wisudawan b. Denah kemudahan bagi wisudawan 6. Informasi Kepala Bagian Pendidikan 1. Pengumuman Wisuda S1 2. Pengumuman Wisuda Diploma 1. Form Pendaftaran Wisuda Online 2. SK Kepanitiaan wisuda 3. Form kelengkapan berkas 4. blangko serah terima

blangko ijazah 5. Pengumuman Wisuda

(50)

Revisi 00

Halaman 4/4

a. Pemutakhiran informasi bagi wisudawan b. Akurasi informasi 7. Blangko Ijazah

a. Manajemen blangko b. Bukti serah terima

5 PDPT 1. Database PDPT 2. Sistem Pengolahan 3. Hasil Pengolahan 1. Database PDPT a. Sah b. Lengkap

c. Bukti Serah terima 2. Sistem Pengolahan

a. Pemeliharaan periodik b. Verifikasi hasil

pengolahan c. Uji fungsi sistem 3. Hasil Pengolahan a. Valid b. Verifikasi Manual Kepala Bagian Pendidikan 1. Laporan PDPT tiap prodi 2. Laporan PDPT Universitas

3. Form Isian prodi 4. Form Isian Dosen 5. Form Isian registrasi 6. Form verifikasi

(51)

Revisi 00

Halaman 1/4

No. Proses Kriteria Standar

Keberterimaan PJ Dokumen Rekaman Mutu

1. Administrasi Perencanaan Studi Lanjut Dosen

Data dosen tidak dalam status studi dari kepegawaian per fakultas Berkas lengkap dan benar Kabag Kerjasama - Rekapitulasi data dosen - Surat pengantar ke fakultas

Rekapitulasi data dosen tidak dalam status studi, surat pengantar ke fakultas, agenda surat, lembar disposisi

2. Administrasi pencalonan studi lanjut dosen

Surat pengantar fakultas, rekomendasi fakultas. Berkas lengkap dan benar Kabag Kerjasama Surat pencalonan studi

Agenda surat, Lembar Disposisi, Surat Pencalonan Studi

3. Administrasi monitoring studi lanjut S3

Surat pengantar fakultas, laporan kemajuan studi

Berkas lengkap dan benar Kabag Kerjasama Database perkembangan studi dosen

Agenda surat, Lembar disposisi, Database

Perkembangan Studi Dosen

4. Administrasi

pemberian beasiswa studi lanjut dosen

Surat pengantar fakultas, laporan kemajuan studi, fc kuitansi/tagihan biaya pendidikan, surat keterangan tidak menerima beasiswa

Berkas lengkap dan benar Kabag Kerjasama Laporan kemajuan studi

Surat pengantar fakultas, Lembar disposisi, laporan kemajuan studi, Surat

Keterangan Beasiswa, kuitansi pencairan beasiswa

(52)

Revisi 00

Halaman 2/4

5. Administrasi pemberian insentif penulisan draft buku teks

Surat pengantar fakultas, soft copi materi buku siap cetak dalam bentuk CD Berkas lengkap dan benar Kabag Kerjasama Surat keterangan pemberian insentif

Surat pengantar fakultas, Surat keterangan pemberian insentif, lembar disposisi, kuitansi pencairan insentif

6. Administrasi pemberian insentif publikasi online buku teks

Surat pengantar fakultas, soft copi materi buku dalam bentuk CD, buku teks 1 exp.

Berkas lengkap dan benar

Kabag Kerjasama

Surat pengantar fakultas, Surat keterangan pemberian insentif, lembar disposisi, kuitansi pencairan insentif

7. Administrasi pemberian insentif publikasi jurnal nasional terakreditasi

Surat pengantar dari fakultas, fc jurnal beserta materi yang termuat.

Kabag Kerjasama

Surat pengantar fakultas, Surat keternagan pemberian insentif, lembar disposisi, kuitansi pencairan insentif

8. Administrasi Pencalonan Dosen Mengikuti Studi Lanjut ke Luar Negeri

Kelengkapan LoA terbaru, surat pengantar fakultas, rekomendasi fakultas, formulir persyaratan penyedia beasiswa/lembaga donor. Berkas lengkap dan benar Kabag Kerjasama Kelengkapan LoA

Kelengkapan LoA terbaru, surat pengantar fakultas, rekomendasi fakultas, formulir persyaratan penyedia

(53)

Revisi 00

Halaman 3/4

9. Administrasi Pencalonan Dosen Mengikuti Kegiatan Pengembangan Akademik ke Luar Negeri

Undangan resmi penyelenggara, surat pengantar fakultas, rekomendasi fakultas, formulir persyaratan dari lembaga penyedia dana/lembaga donor.

Berkas lengkap dan benar Kabag Kerjasama Kelengkapan LoA Undangan resmi penyelenggara, surat pengantar fakultas,

rekomendasi fakultas, formulir persyaratan dari lembaga penyedia dana/lembaga donor. 10. Administrasi

Permohonan Persetujuan Penugasan Dosen Untuk Studi Lanjut dan atau Mengikuti Kegiatan

Pengembangan Akademik ke Luar Negeri

LoA / undangan resmi

penyelenggara, surat pengantar fakultas, rekomendasi fakultas, formulir persyaratan dari PKLN Kemdikbud, surat pernyataan pembiayaan dari sponsor.

Kabag Kerjasama

LoA / undangan resmi penyelenggara, surat pengantar fakultas,

rekomendasi fakultas, formulir persyaratan dari PKLN Kemdikbud, surat pernyataan pembiayaan dari sponsor.

11. Administrasi Pemberian Bantuan Operasional Keberangkatan Ke Luar Negeri Dosen Dalam Rangka Dinas

surat pengantar fakultas, salinan permohonan persetujuan keberangkatan keluar negeri

Kabag Kerjasama

surat pengantar fakultas, salinan permohonan persetujuan keberangkatan keluar negeri

(54)

Revisi 00

Halaman 4/4

12. Administrasi Permohonan

Perpanjangan Waktu Studi Lanjut ke Luar Negeri

Surat pengantar fakultas, surat keterangan dari supervisor ybs, laporan perkembangan studi, fc sekkab, formulir persyaratan dari PKLN Kemdikbud, , formulir persyaratan dari PKLN Kemdikbud. Berkas lengkap dan benar Kabag Kerjasama Kelengkapan LoA

Surat pengantar fakultas, surat keterangan dari supervisor ybs, laporan perkembangan studi, fc sekkab, formulir persyaratan dari PKLN Kemdikbud, , formulir persyaratan dari PKLN Kemdikbud. 13. Administrasi Pengantar Permohonan Penyetaraan Ijazah Perguruan Tinggi Luar Negeri

Surat pengantar fakultas, laporan selesai studi, fc ijazah dan transkrip.

Kabag Kerjasama

Surat pengantar fakultas, laporan selesai studi, fc ijazah dan transkrip.

(55)

Nomor UN27.13.1.PM01

PROSEDUR MUTU PERPANJANGAN/EVALUASI IJIN PROGRAM STUDI

Revisi 00

Halaman 1/2

Tujuan Prosedur ini dibuat untuk menjadi acuan Perpanjangan/Evaluasi Ijin Program Studi

Ruang Lingkup Pengecekan website, verifikasi, pembuatan draft dan penerbitan surat Refferensi Keputusan Dikti No. 140/DIKTI/KEP/2007

Klausal ISO 9001:7.1.; 7.5 Definisi/Penjelasan

Umum

PDPT : pangkalan data perguruan tinggi

Rekaman Mutu Form website, disposisi, Surat Perpanjangan Prodi Sasaran Kinerja Ijin Program Studi selalu terupdate tepat waktu Uraian

Aktivitas Pelaksana Penanggung Jawab Rekaman Mutu

1.

melakukan pengecekan di website

www.evaluasi.dikti.go.id

2.

membuat daftar prodi yang

sudah habis ijin penyelenggaraan.

3.

melakukan pengecekan

data PDPT Apabila data benar maka bisa dicetak draft surat perpanjangan prodi, apabila data salah dilakukan pembetulan di prodi

4.

Cetak draft surat perpanjangan prodi dan diajukan ke Biro untuk mendapatkan paraf

5.

Biro AA melakukan

pengecekan dan memparaf. Kemudian diajukan ke Rektor untuk mendapatkan tanda tangan

6.

Menerima Surat

Perpanjangan Prodi yang sudah ditandatangani Rektor Mengirim ke dikti dan Prodi yang

bersangkutan

1. Staff Subbag. Sarana dan prasarana

5. Staff Biro

6. Staff Subbag. Sarana dan prasarana 1. Kasubbag. Sarana dan prasarana 2. Kasubbag. Sarana dan prasarana 3. Kasubbag. Sarana dan prasarana 4. Kasubbag. Sarana dan prasarana 5. Kasubbag. Sarana dan prasarana 6. Kasubbag. Sarana dan prasarana 1. Form website 4. Draft Surat Perpanjangan Prodi 5. Disposisi 6. Surat Perpanjangan Prodi

(56)

PROSEDUR MUTU PERPANJANGAN/EVALUASI IJIN PROGRAM STUDI

Revisi 00

Halaman 2/2

(57)

PROSEDUR MUTU PEMBUATAN KARTU TANDA MAHASISWA ELEKTRONIK

Revisi 00

Halaman 1/2

Tujuan Prosedur ini dibuat untuk menjadi acuan Pembuatan Kartu Tanda Mahasiswa Elektronik

Ruang Lingkup Pengajuan form, verifikasi, data barcode dan mahasiswa, serta KTM elektronik

Refferensi Klausal ISO 9001:7.1.; 7.5 Definisi/Penjelasan

Umum

KTM elektronik : kartu tanda mahasiswa dengan dilengkapi elektronik magnetik untuk penyimpan data dan bisa berfungsi sebagai atm

Rekaman Mutu Form permohonan KTM, Daftar mahasiswa dan barcode, KTM elektronik, surat permohonan barcode

Sasaran Kinerja Penyelesaian KTM cepat Uraian

Aktivitas Pelaksana Penanggung Jawab Rekaman Mutu

1.

Mahasiswa mengisi form data dan menandatangani serta menyerahkan foto berwarna 4X6 sejumlah 2 buah

Staff Subbag. Sarana dan prasarana Kasubbag. Sarana dan prasarana Form permohonan KTM

2.

Bagian Pendidikan membuat surat permohonan pembuatan barcode dlengkapi form data ke Puskom

Staff Subbag. Sarana dan prasarana

Kasubbag. Sarana dan prasarana

surat permohonan barcode

3.

UPT Puskom membuat barcode Dan mengirim kembali ke Bagian Pendidikan

Staff UPT Puskom Kasubbag. Sarana dan prasarana

Daftar mahasiswa dan barcode

4.

Menerima data mahasiswa dan barcode dari Puskom dan Mengirimkan data mahasiswa dan Barcode ke Bank

Staff Subbag. Sarana dan prasarana Kasubbag. Sarana dan prasarana Daftar mahasiswa dan barcode

5.

Menerima KTM elektronik dari bank, Melakukan pengecekan jumlah dan kondisi KTM dan

mendistribusikan KTM ke mahasiswa melalui fakultas masing-masing

(58)

PROSEDUR MUTU PEMBUATAN KARTU TANDA MAHASISWA ELEKTRONIK

Revisi 00

Halaman 2/2

Flowchart:

Pembuatan Kartu Tanda Mahasiswa Elektronik

Fakultas Bank

UPT Puskom Subbag Sarana &

Prasarana Mahasiswa

1 Mengisi form data dan

tanda tangan

membuat surat permohonan pembuatan

Barcode dan dilampiri form data 2 Pembuatan Barcode 2 Mengirimkan data mahasiswa dan barcode ke bank 2 Pembuatan KTM Elektronik 3 Di distribusikan ke fakultas Cek Jumlah dan

data

benar

salah

(59)

PROSEDUR MUTU PEMBUATAN BUKU PEDOMAN UNIVERSITAS

Revisi 00

Halaman 1/2

Tujuan Prosedur ini dibuat untuk menjadi acuan Pembuatan Buku Pedoman Universitas

Ruang Lingkup Pengajuan surat, verifikasi, pembuatan draft dan penerbitan surat Refferensi Klausal ISO 9001:7.1.; 7.5

Definisi/Penjelasan Umum

Rekaman Mutu Surat Tugas team , Draft buku pedoman, Buku pedoman universitas Sasaran Kinerja Buku pedoman universitas yang berkualitas

Uraian

Aktivitas Pelaksana _{Penanggung Jawab Rekaman Mutu}

1.

Membuat surat tugas Penyusun buku pedoman universitas.

Surat Tugas

2.

Mengajukan surat tugas ke Kabiro AA untuk ditandatangani

Staff Subbag. Sarana dan prasarana Kasubbag. Sarana dan prasarana Surat Tugas

3.

Melakukan tugas penyusunan buku pedoman universitas. Hasilnya di ajukan ke Kabag Pendidikan untuk di review

Tim Penyusun buku pedoman universitas

Draft buku pedoman

4.

Melakukan perbaikan draft sesuai dengan hasil review

Draft buku pedoman

5.

Mengirim ke percetakan Staff Subbag. Sarana dan prasarana

. Kasubbag. Sarana dan prasarana

Draft buku pedoman

6.

Menerima film cetakan dan di cek sesuai master draft buku pedoman. Jika terdapat ketidaksesuaian dikembalikan ke

percetakan

.Kasubbag. Sarana dan prasarana

Film cetakan buku pedoman

(60)

PROSEDUR MUTU PEMBUATAN BUKU PEDOMAN UNIVERSITAS

Revisi 00

Halaman 2/2

7.

Menerima buku jadi dari percetakan, melakukan pengecekan tentang isi dan jumlah. Membagikan Buku Pedoman kepada Fakultas

Staff Subbag. Sarana dan prasarana Kasubbag. Sarana dan prasarana buku pedoman universitas Flowchart:

(61)

PROSEDUR MUTU ADMINISTRASI IJIN MENJABAT/MENGAJAR DI PTS Tanggal Terbit 01 Juni 2012

Revisi 00

Halaman 1/2

Tujuan Prosedur ini dibuat untuk menjadi acuan Administrasi Ijin Menjabat/Mengajar di PTS

Ruang Lingkup Pengajuan surat, verifikasi, pembuatan draft dan penerbitan surat Refferensi Peraturan Rektor No. 540/J27/PP/2003

Umum

Lampiran permohonan ijin mengajar :

Struktur Jabatan/Masa kuliah,Semester dan SKS Surat Rekomendasi dari Kopertis

Rekaman Mutu Surat Permohonan ijin mengajar, surat ijin mengajar Sasaran Kinerja Kinerja dosen lebih terpantau

Uraian

1.

PTS Mengajukan permohonan kepada Rektor tentang lowongan jabatan / mengajar

2.

Rektor Melakukan kajian

beban kerja dari dosen pada Prodi yang dimaksud dan klarifikasi ke Dekan yang bersangkutan

3.

Dekan Melakukan

identifikasi dosen dan mengirimkan

rekomendasi/usulan kepada Rektor

4.

Rektor Mengeluarkan

kebijakan untuk

menyetujui atau menolak tawaran yang diajukan oleh PTS dan

didisposisikan ke Biro AA

5.

Menerima disposisi dari

Biro AA dan Memproses surat persetujuan/penolakan ke PTS dan mengirimkan Surat ke PTS serta tembusannya ke instansi terkait 1. Staff Bagian TU RT HTL 3. Staff Fakultas

5. Staff Subbag. Sarana dan prasarana 1. Bagian TU RT HTL 2. Pimpinan Universitas 3. Pimpinan Fakultas 4. Pimpinan Universitas 5. Kasubbag. Sarana dan prasarana 1. Surat Permohonan ijin mengajar 2. Surat Permohonan ijin mengajar 3. Surat Permohonan ijin mengajar 4. Surat ijin mengajar 5. Surat ijin mengajar

(62)

Revisi 00

Halaman 2/2

(63)

PROSEDUR MUTU PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA DI BAGIAN PENDIDIKAN Tanggal Terbit 01 Juni 2012

Revisi 00

Halaman 1/2

Tujuan Prosedur ini dibuat untuk menjadi acuan Pengadaan Sarana dan Prasarana di Bagian Pendidikan

Ruang Lingkup Pengajuan surat, verifikasi, penerimaan barang dan surat serah terima Refferensi Klausal ISO 9001:7.1.; 7.5

Definisi/Penjelasan Umum

Rekaman Mutu Surat permohonan pengadaan, Surat pengiriman pengadaan Sasaran Kinerja Terpenuhinya kebutuhan sarana dan prasarana tepat waktu Uraian

1.

Melakukan identifikasi kebutuhan sarana pendidikan dengan berkoordinasi dengan Subbag. Regsitrasi dan Subbag Evaluasi Pendidikan.

2.

Membuat surat pengajuan ke bagian perlengkapan

3.

Menerima barang dari

bagian perlengkapan

4.

Melakukan pengecekan

tentang kesesuaian spesifikasi dengan surat pengajuan

1. Staff Subbag. Saran dan prasarana

4. Staff Subbag. Saran dan prasarana 1. Kasub. Sarana dan Prasarana 2. Kasub. Sarana dan Prasarana 3. Kasub. Sarana dan Prasarana 4. Kasub. Sarana dan Prasarana 1. Surat permohonan pengadaan 3. Surat pengiriman pengadaan

(64)

PROSEDUR MUTU PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA DI BAGIAN PENDIDIKAN Tanggal Terbit 01 Juni 2012

Revisi 00

Halaman 2/2

1.1. Flowchart:

Pengadaan Sarana dan Prasarana di Bagian Pendidikan

Bagian Perlengkapan

Subbag Sarana & prasarana

Melakukan identifikasi kebutuhan bagian pendidikan Membuat surat pengadaan barang ke bagian perlengkapan Melakukan proses pengadaan Pengecekan kesesuaian spek barang dengan permintaan 1 sesuai Tidak sesuai Distribusi barang ke sub yang membutuhkan

(65)

Revisi 00

Halaman 1/2

Tujuan Prosedur ini dibuat untuk menjadi acuan Administrasi Ijin Menjabat/Mengajar di PTS

Ruang Lingkup Pengajuan surat, verifikasi, pembuatan draft dan penerbitan surat Refferensi Peraturan Rektor No. 540/J27/PP/2003

Umum

Lampiran permohonan ijin mengajar :

Struktur Jabatan/Masa kuliah,Semester dan SKS Surat Rekomendasi dari Kopertis

Rekaman Mutu Surat Permohonan ijin mengajar, surat ijin mengajar Sasaran Kinerja Kinerja dosen lebih terpantau

Uraian

1.

PTS Mengajukan permohonan kepada Rektor tentang lowongan jabatan / mengajar

2.

Rektor Melakukan kajian

beban kerja dari dosen pada Prodi yang dimaksud dan klarifikasi ke Dekan yang bersangkutan

3.

Dekan Melakukan

identifikasi dosen dan mengirimkan

rekomendasi/usulan kepada Rektor

4.

Rektor Mengeluarkan

kebijakan untuk

menyetujui atau menolak tawaran yang diajukan oleh PTS dan

didisposisikan ke Biro AA

5.

Menerima disposisi dari

Biro AA dan Memproses surat persetujuan/penolakan ke PTS dan mengirimkan Surat ke PTS serta tembusannya ke instansi terkait 1. Staff Bagian TU RT HTL 3. Staff Fakultas

5. Staff Subbag. Sarana dan prasarana 1. Bagian TU RT HTL 2. Pimpinan Universitas 3. Pimpinan Fakultas 4. Pimpinan Universitas 5. Kasubbag. Sarana dan prasarana 1. Surat Permohonan ijin mengajar 2. Surat Permohonan ijin mengajar 3. Surat Permohonan ijin mengajar 4. Surat ijin mengajar 5. Surat ijin mengajar